povoľovanie a kontrola platieb s cieľom stanoviť, či je suma, ktorá má byť vyplatená prijímateľovi, v súlade s pravidlami Únie, čo zahŕňa najmä administratívne kontroly a kontroly na mieste;

realizácia platieb povolených súm prijímateľom (alebo ich splnomocneným zástupcom) alebo v prípade rozvoja vidieka podiel spolufinancovania Únie;

účtovníctvo s cieľom zaznamenať všetky platby na oddelených účtoch platobnej agentúry pre výdavky EPZF a EPFRV vo forme informačného systému a vypracúvanie pravidelných výkazov výdavkov vrátane mesačných (v prípade EPZF), štvrťročných (v prípade EPFRV) a ročných vyhlásení pre Komisiu. Na účtoch platobnej agentúry sa takisto zaznamenávajú aktíva financované z EPZF a EPFRV, najmä pokiaľ ide o intervenčné zásoby, nezúčtované preddavky, zábezpeky a dlžníkov;

pokiaľ ide o typy intervencií uvedené v nariadení (EÚ) 2021/2115, organizačná štruktúra platobnej agentúry takisto zabezpečuje podávanie správ o výkonnosti vzhľadom na ukazovatele výstupov na účely výročného schvaľovania výkonnosti uvedeného v článku 54 nariadenia (EÚ) 2021/2116 a podávanie správ o výkonnosti vzhľadom na ukazovatele výsledkov v prípade viacročného monitorovania výkonnosti uvedeného v článku 134 nariadenia (EÚ) 2021/2115 na preukázanie splnenia článku 37 nariadenia (EÚ) 2021/2116.

pridelenie primeraných ľudských zdrojov na výkon operácií a existenciu primeraných technických zručností požadovaných na jednotlivých operačných úrovniach;

také rozdelenie povinností, aby žiaden úradník nebol zodpovedný za viac ako jednu z úloh povoľovania, vyplácania alebo účtovania súm hradených z EPZF alebo EPFRV a aby žiaden úradník nevykonával ktorúkoľvek z týchto úloh bez dohľadu;

stanovenie zodpovedností každého úradníka v písomnom opise pracovného miesta vrátane určenia finančných limitov jeho právomoci. Dané právomoci možno vymedziť v systéme;

primeranú odbornú prípravu pracovníkov na všetkých operačných úrovniach vrátane informovanosti o podvodoch a uplatňovanie buď politiky striedania pracovníkov v citlivých funkciách alebo zvýšeného dohľadu;

prijímanie primeraných opatrení v snahe odhaliť možné riziko konfliktu záujmov v zmysle článku 61 nariadenia (EÚ, Euratom) 2018/1046, pokiaľ ide o vykonávanie funkcií platobnej agentúry voči vplyvným osobnostiam a ľuďom v citlivých funkciách v platobnej agentúre a mimo nej, ako aj v snahe predchádzať takýmto rizikám. Ak riziko konfliktu záujmov existuje, malo by byť zavedené opatrenia na zaručenie uplatňovania predmetného článku.

určovanie cieľov platobnej agentúry, aby bola možná identifikácia a posúdenie rizík týkajúcich sa daných cieľov;

identifikáciu rizík vrátane možných nezrovnalostí alebo podvodu vzhľadom na dosahovanie svojich cieľov a analýza daných rizík ako základ pre určenie spôsobu, ako treba riziko riadiť;

pokiaľ ide o riziko možného podvodu, stratégiu boja proti podvodom, ktorá zahŕňa opatrenia na boj proti podvodu a protiprávnemu konaniu poškodzujúcemu finančné záujmy Únie. Tieto opatrenia zahŕňajú prevenciu podvodov, ich zisťovanie a podmienky vyšetrovania vo veci podvodov, ako aj nápravné a odstrašujúce opatrenia s primeranými a odrádzajúcimi sankciami;

vykonávanie opatrení na predchádzanie rizikám a ich zmierňovanie;

identifikáciu a posúdenie zmien, ktoré by mohli mať výrazný vplyv na systém vnútornej kontroly;

pravidelné preskúmanie posudzovania rizika a opatrení zavedených na predchádzanie rizikám alebo ich zmierňovanie.

medzi platobnou agentúrou a daným orgánom musí byť uzavretá písomná dohoda, v ktorej sa okrem delegovaných úloh uvádza aj povaha informácií a podpornej dokumentácie, ktoré sa majú predkladať platobnej agentúre, a lehota na ich predkladanie. Dohoda musí platobnej agentúre umožňovať, aby spĺňala akreditačné kritériá.

platobná agentúra vo všetkých prípadoch zostáva zodpovedná za efektívne riadenie príslušných fondov. Platobná agentúra zostáva plne zodpovedná za zákonnosť a správnosť príslušných transakcií vrátane ochrany finančných záujmov Únie, ako aj za vykázanie príslušných výdavkov Komisii a zodpovedajúce zostavenie účtov;

jasne sa vymedzia zodpovednosti a povinnosti iného orgánu, najmä z hľadiska kontroly a overovania súladu s pravidlami Únie;

platobná agentúra zabezpečí, aby iný orgán disponoval účinnými systémami, ktoré zaistia uspokojivé plnenie jeho úloh;

iný orgán výslovne potvrdí platobnej agentúre, že plní svoje úlohy, a opíše použité prostriedky;

platobná agentúra pravidelne preskúmava delegované úlohy v snahe potvrdiť, že vykonaná práca má vyhovujúcu úroveň a že je v súlade s pravidlami Únie.

platobná agentúra stanoví podrobné postupy prijímania, zaznamenávania a spracúvania žiadostí vrátane opisu všetkých potrebných dokumentov a informačného systému, ktorý sa má používať;

každý úradník zodpovedný za povoľovanie má k dispozícii podrobný kontrolný zoznam overovaní, ktoré sa musia vykonať, a v podpornej dokumentácii k žiadosti potvrdí, že tieto kontroly sa vykonali. Potvrdenie možno poskytnúť aj v elektronickej forme. Musí sa zdokladovať systematické (napr. výberové, systémové alebo plánované) posúdenie práce vedúceho pracovníka;

žiadosť je schválená na platbu až po vykonaní dostatočných kontrol s cieľom zabezpečiť súlad s pravidlami Únie;

Kontroly zahŕňajú kontroly požadované v úprave, ktorou sa riadi osobitné opatrenie, na základe ktorého sa pomoc žiada, a kontroly požadované v článku 59 nariadenia (EÚ) 2021/2116 na predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam a na ich zisťovanie s osobitným zreteľom na hroziace riziká. V prípade EPFRV sa okrem toho uplatňujú postupy na overenie, či sa rešpektovali podmienky poskytnutia pomoci vrátane uzatvárania zmlúv a či sa dodržali všetky uplatniteľné pravidlá Únie vrátane pravidiel stanovených v strategických plánoch SPP;

vedenie platobnej agentúry musí byť na príslušnej úrovni pravidelne a včas informované o výsledkoch vykonaných administratívnych kontrol a kontrol na mieste, aby sa pred vybavením žiadosti vždy dala zohľadniť dostatočnosť týchto kontrol.

vykonaná práca sa podrobne opíše v správe priloženej ku každej žiadosti, sérii žiadostí alebo podľa potreby v správe, ktorá sa vzťahuje na jeden hospodársky rok. K správe sa prikladá osvedčenie o oprávnenosti schválených žiadostí a o povahe, rozsahu a obmedzeniach vykonanej práce. Toto osvedčenie možno poskytnúť aj v elektronickej forme. V prípade EPFRV sa okrem toho poskytne uistenie, že sa dodržali kritériá poskytovania pomoci vrátane uzatvárania zmlúv a že sa dodržali všetky uplatniteľné pravidlá Únie vrátane pravidiel stanovených v strategických plánoch SPP. Ak akékoľvek fyzické alebo administratívne kontroly nie sú úplné, ale boli vykonané na vzorke žiadostí, vybrané žiadosti sa identifikujú, opíše sa metóda výberu vzorky a oznámia sa výsledky všetkých inšpekcií a opatrení prijatých v súvislosti s rozpormi a nezrovnalosťami. Podporná dokumentácia (v papierovej alebo elektronickej forme) musí byť dostatočná na to, aby zaručovala, že sa vykonali všetky požadované kontroly oprávnenosti schválených žiadostí;

ak dokumentáciu (v papierovej alebo elektronickej forme) týkajúcu sa schválených žiadostí a uskutočnených kontrol uchovávajú iné orgány, tieto orgány, ako aj platobná agentúra stanovia postupy na zabezpečenie toho, aby sa celá takáto dokumentácia alebo elektronické údaje uchovali a platobná agentúra ich mala k dispozícii.

účtovnými postupmi sa zabezpečí, aby boli mesačné (v prípade EPZF), štvrťročné (v prípade EPFRV) a ročné vyhlásenia úplné, presné a vypracované načas a aby sa zistili a napravili prípadné chyby alebo opomenutia, najmä prostredníctvom pravidelných kontrol a zosúhlasení;

pri účtovaní týkajúcom sa intervenčného skladovania sa zabezpečí, aby boli množstvá a súvisiace náklady správne a rýchlo spracované a zaznamenané podľa identifikovateľných šarží a na správnom účte v každej etape od prijatia ponuky po fyzický odbyt produktu v súlade s platnými predpismi, a zároveň aby bolo možné kedykoľvek určiť množstvo a povahu zásob na každom mieste.

osobitnej identifikácie platieb preddavkov v účtovníctve alebo pomocných záznamoch;

získavania záruk len od finančných inštitúcií, ktoré spĺňajú podmienky kapitoly IV tohto nariadenia a ktoré schválili príslušné orgány, pričom zostávajú v platnosti až do zúčtovania alebo uplatnenia na základe jednoduchej žiadosti platobnej agentúry;

zúčtovania preddavkov v stanovených lehotách, pričom sa urýchlene identifikujú tie, ktoré neboli zúčtované včas, a urýchlene sa uplatnia záruky.

monitorovanie technických útvarov a delegovaných orgánov zodpovedných za vykonávanie kontrol a iných funkcií s cieľom zabezpečiť náležité vykonávanie predpisov, usmernení a postupov;

iniciovanie systémových zmien v záujme všeobecného zlepšenia kontrolných systémov;

skúmanie nárokov a žiadostí predložených platobnej agentúre, ako aj iných informácií, pri ktorých existuje podozrenie z nezrovnalostí;

postupy monitorovania na predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam a na ich odhaľovanie s osobitným zreteľom na tie oblasti výdavkov SPP v právomoci platobnej agentúry, pri ktorých existuje vysoké riziko podvodu alebo iných vážnych nezrovnalostí.

útvar vnútorného auditu musí byť nezávislý od iných oddelení platobnej agentúry a podlieha priamo riaditeľovi platobnej agentúry;

útvar vnútorného auditu overuje, či sú postupy prijaté agentúrou vhodné na zabezpečenie overovania súladu s pravidlami Únie a či sú účty presné, úplné a vypracované včas. Overovania možno obmedziť na vybrané opatrenia a vzorky transakcií za predpokladu, že plán auditu zabezpečí pokrytie všetkých významných oblastí vrátane oddelení zodpovedných za schvaľovanie počas obdobia, ktoré nepresiahne päť rokov;

práca útvaru vnútorného auditu sa vykonáva v súlade s medzinárodne prijatými normami, zaznamenáva sa do pracovných dokumentov a jej výsledkom sú správy a odporúčania pre vrcholový manažment agentúry.

postupu zhromažďovania informácií o verejnom skladovaní;

zhody medzi účtovnými údajmi, ktorými disponuje na mieste správca skladu, a informáciami zaslanými platobnej agentúre;

fyzická prítomnosť sa musí preukázať dostatočne reprezentatívnou fyzickou inšpekciou, ktorá sa vzťahuje aspoň na percentuálny podiel stanovený v časti II a umožňuje usúdiť, že úhrnné množstvá zapísané v materiálnom účtovníctve sú skutočne prítomné;

kontroly kvality sa vykonávajú vizuálnym, olfaktorickým a/alebo organoleptickým spôsobom a v prípade pochybností prostredníctvom hĺbkových analýz.

meno/názov správcu skladu, adresu navštíveného skladu a opis kontrolovaných šarží;

dátum a čas začiatku a ukončenia inšpekcie;

miesto konania inšpekcie a opis podmienok uskladnenia, balenia a dostupnosti;

úplnú totožnosť osôb vykonávajúcich inšpekciu, ich služobné zaradenie a poverenie;

vykonané inšpekčné opatrenia a použité postupy určenia objemu, ako sú metódy merania, výpočty, predbežné a konečné výsledky, ako aj vyvodené závery;

v prípade každej šarže alebo akosti množstvo uvedené v účtovných knihách platobnej agentúry, množstvo v skladových knihách a prípadné nezrovnalosti medzi oboma knihami;

v prípade každej šarže alebo akosti, keď sa vykonáva ich fyzická inšpekcia, údaje uvedené v písmene f), ako aj množstvo zistené na mieste a prípadné rozdiely; číslo šarže alebo akosti, palety, škatule, silá, nádrže či iné príslušné nádoby, hmotnosť (v prípade potreby čistá a hrubá hmotnosť) alebo objem;

vyhlásenia správcu skladu v prípade nezrovnalostí alebo rozdielov;

miesto, dátum a podpis osoby, ktorá vypracovala správu, a správcu skladu alebo jeho zástupcu;

prípadné využitie rozšírenej inšpekcie v prípade nezrovnalostí s uvedením percentuálneho podielu uskladnených množstiev, ktoré sú predmetom rozšírenej inšpekcie, zistených nezrovnalostí a poskytnutých vysvetlení.

vykonané kontroly, v rámci ktorých sa jasne rozlišujú fyzické inšpekcie (inventarizačné kontroly);

skontrolované množstvá;

zistené nezrovnalosti vo vzťahu k mesačným a ročným vyhláseniam, ako aj dôvody týchto anomálií.

Skontrolované množstvá a zistené nezrovnalosti sa pre každý príslušný produkt uvádzajú v hmotnostnom alebo objemovom vyjadrení a ako percentuálny podiel celkového držaného množstva.

V tomto súhrnnom dokumente sa samostatne uvádzajú kontroly na overenie akosti uskladnených produktov. Komisii sa zasiela zároveň s ročnými účtami uvedenými v článku 9 ods. 3 prvom pododseku písm. a) nariadenia (EÚ) 2021/2116.

identifikácie kontrolných čísiel šarží a škatúľ na základe záznamov o nákupe alebo o príjme;

váženia paliet (jednej z 10) a škatúľ (jednej z každej palety);

vizuálnej kontroly obsahu škatule (jednej z piatich paliet);

kontroly stavu balenia.

identifikácie kontrolných čísiel šarží a vriec na základe záznamov o nákupe alebo o príjme;

váženia paliet (jednej z 10) a vriec (jedného z 10);

vizuálnej kontroly obsahov vriec (jedného z piatich paliet);

kontroly stavu balenia.

Počet vybratých zásobníkov alebo skladovacích komôr na kontrolu, ktorý zodpovedá aspoň 5 % celkového objemu obilnín alebo ryže uskladnených v rámci verejného skladovania.

Výber sa zakladá na záznamoch platobnej agentúry o zásobách, ale správcovi skladu sa neoznamuje.

Fyzická inšpekcia:

Vzorka šarží, pri ktorých sa plánuje kontrola, predstavuje aspoň 5 % celkového množstva uskladneného v rámci verejného skladovania. Výber šarží na kontrolu sa pripravuje pred návštevou skladu na základe účtovných údajov platobnej agentúry, ale správcovi skladu sa neoznamuje.

Overenie prítomnosti kontrolovaného množstva a jeho zloženia na mieste. Overenie musí zahŕňať:

Opis fyzicky skontrolovaných šarží a prípadných zistených nedostatkov sa uvádza v správe z inšpekcie.

Správca skladu musí vlastniť doklady týkajúce sa uskladnenia produktov, ich skladovania a vyskladnenia, ktoré slúžia ako základ na zostavenie ročných účtov a ktoré musia obsahovať aspoň tieto údaje:

Doklady týkajúce sa uskladnenia, skladovania a vyskladnenia produktov zasiela správca skladu platobnej agentúre aspoň raz mesačne ako podklad súhrnného mesačného výkazu zásob. Platobná agentúra ich musí dostať do 10. dňa v mesiaci, ktorý nasleduje po mesiaci, ktorého sa výkaz zásob týka.

Vzor súhrnného mesačného výkazu zásob (orientačný vzor) sa uvádza v tejto časti. Platobné agentúry ho elektronicky poskytnú správcom skladov.

Správca skladu pripraví ročný výkaz zásob na základe mesačných výkazov uvedených v bode 1. Platobnej agentúre sa zašle najneskôr 15. októbra nasledujúceho po uzávierke účtovného obdobia.

Ročný výkaz zásob musí obsahovať súhrn uskladnených množstiev rozčlenených podľa produktov a miesta skladovania, pričom pri každom produkte sa uvádzajú množstvá na sklade, čísla šarží (s výnimkou obilnín), rok uskladnenia a vysvetlenie prípadných zistených nezrovnalostí.

Vzor súhrnného ročného výkazu zásob (orientačný vzor) sa uvádza v tejto časti.

vedenie počítačového materiálneho účtovníctva intervenčných zásob;

priamu a okamžitú dostupnosť stáleho inventára;

nepretržitú dostupnosť všetkých dokumentov týkajúcich sa uskladnenia, skladovania a vyskladnenia zásob, ako aj účtovných dokladov a záznamov vyhotovených v súlade s týmto nariadením, ktoré drží správca skladu;

neustály prístup k týmto dokumentom pre zamestnancov platobnej agentúry a Komisie, ako aj pre každú nimi riadne poverenú osobu.

Vzhľadom na množstvové straty vyplývajúce z bežných operácií skladovania vykonávaných podľa pravidiel, sa pre každý poľnohospodársky produkt, ktorý je predmetom opatrenia verejného skladovania uplatňujú tieto prípustné odchýlky:

Percentuálny podiel prípustných strát pri vykosťovaní hovädzieho mäsa sa stanovuje na hodnotu 32. Uplatňuje sa na všetky množstvá vykostené počas daného účtovného obdobia.

Prípustné odchýlky uvedené v bode 1 sa stanovujú ako percentuálny podiel skutočnej hmotnosti uskladnených a prevzatých množstiev bez obalu počas príslušného účtovného obdobia, ktoré sa zvyšujú o množstvá na sklade na začiatku daného obdobia.

Tieto odchýlky sa uplatňujú pri fyzických inšpekciách zásob. Pre každý produkt sa vypočítajú na základe celého množstva, ktoré platobná agentúra skladuje.

Skutočná hmotnosť pri uskladnení a vyskladnení sa vypočíta tak, že od zaznamenanej hmotnosti sa odpočíta štandardná hmotnosť obalu, ktorá sa uvádza v podmienkach uskladnenia, alebo, ak sa takáto podmienka nestanovila, odpočíta sa priemerná hmotnosť obalov, ktorú používa agentúra.

Prípustná odchýlka sa nevzťahuje na straty z hľadiska počtu obalov alebo počtu zaznamenaných kusov.

Do výpočtu prípustných odchýlok uvedených v bodoch 1 a 2 sa nezapočítavajú množstvá chýbajúce v dôsledku krádeží či iné straty vyplývajúce zo zistiteľných príčin.