1.   V tomto rozhodnutí sa stanovujú pravidlá týkajúce sa podmienok, za ktorých agentúra v rámci svojich postupov stanovených v odseku 2 môže podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 obmedziť uplatňovanie práv zakotvených v článkoch 14 až 21, 35 a 36, ako aj v jeho článku 4.

2.   V rámci administratívneho fungovania agentúry sa toto rozhodnutie vzťahuje na operácie spracúvania osobných údajov, ktoré agentúra vykonáva na účely: vykonávania administratívnych vyšetrovaní, disciplinárnych konaní, predbežných činností týkajúcich sa prípadov potenciálnych nezrovnalostí nahlasovaných úradu OLAF, spracúvania prípadov oznamovania protispoločenskej činnosti, vybavovania (formálnych a neformálnych) postupov v prípade obťažovania, spracúvania interných a externých sťažností, vykonávania vnútorných auditov, vyšetrovaní, ktoré uskutočňuje zodpovedná osoba v súlade s článkom 45 ods. 2 nariadenia (EÚ) 2018/1725, interných vyšetrovaní v oblasti bezpečnosti informačných technológií (IT) alebo so zapojením externých subjektov (napr. CERT-EU), ako aj vybavovania žiadostí o prístup k vlastnej zdravotnej dokumentácii.

3.   Dotknutými kategóriami osobných údajov sú tzv. tvrdé údaje (tzn. objektívne údaje, ako sú identifikačné údaje, kontaktné údaje, služobné údaje, administratívne údaje, údaje získané z konkrétnych zdrojov, elektronické komunikácie a prevádzkové údaje) a/alebo tzv. mäkké údaje (tzn. subjektívne údaje týkajúce sa konkrétneho prípadu, ako napríklad odôvodnenie, údaje o správaní, hodnotenia, údaje o výkonnosti a výkone povolania a údaje súvisiace s predmetom alebo predložené v súvislosti s predmetom postupu alebo činnosti).

4.   Ak agentúra vykonáva svoje povinnosti v súvislosti s právami dotknutých osôb podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, zváži, či sa uplatňuje niektorá z výnimiek stanovených v uvedenom nariadení.

5.   Za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí sa obmedzenia môžu vzťahovať na tieto práva: práva na poskytovanie informácií dotknutým osobám, práva na prístup k osobným údajom, práva na ich opravu, práva na ich vymazanie, práva na obmedzenie spracúvania, práva na nahlásenie prípadov porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe alebo na dôvernosť komunikácie.

1.   Záruky, ktoré sú zavedené na zabránenie prípadom porušenia ochrany údajov, únikom alebo neoprávnenému zverejneniu, sú tieto:

2.   Prevádzkovateľom spracovateľských operácií je agentúra, zastupovaná svojím výkonným riaditeľom, ktorý môže funkciu prevádzkovateľa delegovať. Dotknuté osoby sú o delegovanom prevádzkovateľovi informované prostredníctvom oznámení o ochrane údajov alebo záznamov uverejnených na webovej stránke a distribuovaných interne v rámci agentúry.

3.   Obdobie uchovávania osobných údajov uvedené v článku 1 ods. 3 nesmie byť dlhšie, ako je potrebné a vhodné na účely, na ktoré sa údaje spracúvajú. V žiadnom prípade však nesmie byť dlhšie, než je obdobie uchovávania údajov uvedené v oznámeniach o ochrane údajov, vyhláseniach o ochrane osobných údajov alebo v záznamoch uvedených v článku 5 ods. 1.

4.   Ak agentúra uvažuje o uplatnení obmedzenia, zváži riziko v súvislosti s právami a slobodami dotknutej osoby, najmä vo vzťahu k riziku pre práva a slobody iných dotknutých osôb a riziku, že sa oslabí účinok vyšetrovaní alebo postupov agentúry, napríklad tým, že sa zničia dôkazy. Riziká pre práva a slobody dotknutej osoby sa týkajú predovšetkým, ale nielen, rizík poškodenia dobrej povesti a rizík spojených s právom na obhajobu a právom na vypočutie.

1.   Akékoľvek obmedzenie agentúra uplatní len na zaručenie:

2.   Ako osobitné uplatňovanie účelov opísaných v odseku 1 môže agentúra použiť obmedzenia vo vzťahu k osobným údajom vymieňaným s útvarmi Komisie alebo inými inštitúciami, orgánmi, agentúrami a úradmi Únie, príslušnými orgánmi členských štátov alebo tretích krajín alebo medzinárodnými organizáciami za týchto okolností:

3.   Každé obmedzenie má byť potrebné a primerané vzhľadom na riziká vo vzťahu k právam a slobodám dotknutých osôb a má rešpektovať podstatu základných práv a slobôd v demokratickej spoločnosti.

4.   V prípade, že sa zvažuje uplatnenie obmedzenia, na základe týchto pravidiel sa vykoná test nutnosti a primeranosti. Individuálne podľa jednotlivých prípadov sa test zdokumentuje formou oznámenia o vnútornom posúdení na účely vyvodenia zodpovednosti.

5.   Obmedzenia sa zrušia, len čo prestanú existovať okolnosti, pre ktoré boli zavedené. Platí to najmä v prípade, ak sa predpokladá, že výkon obmedzeného práva by už neoslaboval účinok uloženého obmedzenia ani nepriaznivo neovplyvňoval práva alebo slobody iných dotknutých osôb.

1.   Agentúra bez zbytočného odkladu informuje svoju zodpovednú osobu vždy, keď prevádzkovateľ obmedzí uplatňovanie práv dotknutých osôb alebo rozšíri obmedzenie, a to v súlade s týmto rozhodnutím. Prevádzkovateľ poskytne zodpovednej osobe prístup k záznamu, ktorý obsahuje posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti obmedzenia, a v zázname uvedie dátum informovania zodpovednej osoby.

2.   Zodpovedná osoba môže písomne požiadať prevádzkovateľa o preskúmanie uplatňovania obmedzení. Prevádzkovateľ písomne informuje zodpovednú osobu o výsledku požadovaného preskúmania.

3.   Prevádzkovateľ informuje zodpovednú osobu o zrušení obmedzenia.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ obmedziť právo na informácie v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

Agentúra zahrnie do oznámení o ochrane osobných údajov, vyhlásení o ochrane osobných údajov alebo záznamov v zmysle článku 31 nariadenia (EÚ) 2018/1725, ktoré sú uverejnené na jej webovej stránke a/alebo distribuované interne na účely informovania dotknutých osôb o ich právach v rámci príslušného postupu, informácie týkajúce sa možného obmedzenia týchto práv. Ide o informácie o tom, ktoré práva môžu byť obmedzené, dôvody a možné trvanie obmedzenia.

2.   Bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia v odseku 3, agentúra, ak je to primerané, individuálne informuje všetky dotknuté osoby, ktorých sa týka konkrétna spracovateľská operácia, a to bez zbytočného odkladu a písomne, o ich právach v súvislosti so súčasnými alebo budúcimi obmedzeniami.

3.   Ak agentúra úplne alebo čiastočne obmedzí poskytovanie informácií dotknutým osobám uvedeným v odseku 2, zaznamená dôvody tohto obmedzenia, právny základ v súlade s článkom 3 tohto rozhodnutia vrátane posúdenia nutnosti a primeranosti obmedzenia.

Tento záznam a v náležitých prípadoch aj dokumenty obsahujúce súvisiace faktické a právne prvky sa zaregistrujú. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

4.   Obmedzenie uvedené v odseku 3 sa uplatňuje dovtedy, kým platia dôvody, ktoré ho opodstatňujú.

Ak dôvody na obmedzenie už neplatia, agentúra poskytne dotknutej osobe informácie o hlavných dôvodoch, na základe ktorých bolo obmedzenie uplatnené. Agentúra zároveň informuje dotknutú osobu o práve podať kedykoľvek sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov, alebo žiadať o súdne prostriedky nápravy na Súdnom dvore Európskej únie.

Agentúra preskúma uplatňovanie obmedzenia každých šesť mesiacov od jeho prijatia a pri ukončení príslušného zisťovania, postupu alebo vyšetrovania. Prevádzkovateľ následne každých šesť mesiacov monitoruje, či je potrebné dané obmedzenie zachovať.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť právo na prístup k osobným údajom v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

Ak dotknuté osoby žiadajú o prístup k svojim osobným údajom spracúvaným v súvislosti s jedným alebo viacerými konkrétnymi prípadmi alebo konkrétnou spracovateľskou operáciou v súlade s článkom 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725, agentúra obmedzí svoje posúdenie žiadosti len na takéto osobné údaje.

2.   Ak agentúra úplne alebo čiastočne obmedzí právo prístupu uvedené v článku 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725, podnikne tieto kroky:

Prístup k vlastnej zdravotnej dokumentácii sa obmedzuje len v prípade žiadostí o priamy prístup k osobným zdravotným údajom, ktoré majú psychologickú alebo psychiatrickú povahu, ak je pravdepodobné, že prístup k takýmto údajom bude predstavovať riziko pre zdravie dotknutej osoby. Obmedzenia sú primerané tomu, čo je nevyhnutné na ochranu dotknutej osoby. Prístup k takýmto informáciám sa poskytne lekárovi podľa výberu dotknutej osoby.

Poskytnutie informácií uvedených v písmene a) sa môže odložiť, môže sa od neho upustiť alebo sa môže zamietnuť, ak by sa ním zrušil účinok obmedzenia v súlade s článkom 25 ods. 8 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Agentúra preskúma uplatňovanie obmedzenia každých šesť mesiacov od jeho prijatia a pri ukončení príslušného vyšetrovania. Prevádzkovateľ následne každých šesť mesiacov monitoruje, či je potrebné dané obmedzenie zachovať.

3.   Tento záznam a v náležitých prípadoch aj dokumenty obsahujúce súvisiace faktické a právne prvky sa zaregistrujú. Na požiadanie sa sprístupnia európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť právo na opravu, vymazanie a obmedzenie spracúvania údajov v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

2.   Ak agentúra úplne alebo čiastočne obmedzí uplatňovanie práva na opravu údajov, vymazanie a obmedzenie spracúvania údajov uvedené v článkoch 18, 19 ods. 1 a 20 ods. 1 nariadenia (EÚ) 2018/1725, podnikne kroky stanovené v článku 6 ods. 2 tohto rozhodnutia a záznam zaregistruje v súlade s článkom 6 ods. 3 tohto rozhodnutia.

1.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a vhodné, obmedziť právo na nahlásenie prípadov porušenia ochrany osobných údajov v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

2.   V riadne odôvodnených prípadoch a za podmienok stanovených v tomto rozhodnutí môže prevádzkovateľ, ak je to potrebné a primerané, obmedziť právo na dôvernosť elektronických komunikácií v súvislosti s týmito spracovateľskými operáciami:

3.   Ak agentúra obmedzí nahlásenie prípadov porušenia ochrany osobných údajov dotknutej osobe alebo dôvernosť elektronických komunikácií uvedených v článkoch 35 a 36 nariadenia (EÚ) 2018/1725, zaznamená a zaregistruje dôvody obmedzenia v súlade s článkom 5 ods. 3 tohto rozhodnutia. Uplatňuje sa článok 5 ods. 4 tohto rozhodnutia.