1.   Akákoľvek žiadosť, oznam, písomné podanie alebo iný dokument rozhodcovského tribunálu sa zasielajú obom stranám v rovnakom čase.

2.   Akákoľvek žiadosť, oznam, písomné podanie alebo iný dokument jednej strany, ktoré sú adresované rozhodcovskému tribunálu, sa skopírujú a zašlú druhej strane v rovnakom čase.

3.   Akákoľvek žiadosť, oznam, písomné podanie alebo iný dokument jednej strany, ktoré sú adresované druhej strane, sa prípadne skopírujú a zašlú rozhodcovskému tribunálu v rovnakom čase.

4.   Akékoľvek oznámenie uvedené v odsekoch1, 2 a 3 sa vykoná prostredníctvom e-mailu alebo prípadne akýmikoľvek inými telekomunikačnými prostriedkami, ktoré poskytujú záznam o jeho odoslaní. Oznámenie sa pokladá za doručené v deň, keď bolo odoslané, ak sa nepreukáže niečo iné.

5.   Všetky oznámenia sa zasielajú na adresu Generálneho riaditeľstva Európskej komisie pre obchod Európskej únie a koordinátorovi štátov SADC-DHP, ako sa ustanovuje v článku 105 dohody.

6.   Menšie chyby administratívnej povahy v žiadosti, ozname, písomnom podaní alebo inom dokumente týkajúcom sa rozhodcovského konania možno opraviť doručením nového dokumentu, v ktorom sa zmeny jasne vyznačia.

7.   Ak posledný deň na doručenie dokumentu pripadá na deň pracovného voľna v Európskej komisii alebo štátny sviatok v príslušnom štáte alebo príslušných štátoch SADC-DHP, dokument sa považuje za doručený v nasledujúci pracovný deň.

8.   V závislosti od povahy sporu sa kópie všetkých žiadostí a oznámení adresovaných Výboru pre obchod a rozvoj zasielajú aj ostatným príslušným podvýborom zriadeným na základe dohody.

1.   Ak sa podľa článku 80 dohody rozhodca vyberá losovaním, predseda Výboru pre obchod a rozvoj bezodkladne informuje strany o dátume, čase a mieste losovania.

2.   Strany môžu byť prítomné na losovaní, ktoré sa vykoná za účasti prítomnej strany alebo strán.

3.   Predseda Výboru pre obchod a rozvoj písomne oznámi každej fyzickej osobe, ktorá bola vybratá do funkcie rozhodcu, jej vymenovanie do tejto funkcie. Každá fyzická osoba obom stranám potvrdí svoju disponibilitu do piatich (5) dní odo dňa, keď bola informovaná o svojom vymenovaní.

4.   Ak v čase predloženia žiadosti podľa článku 80 ods. 3 dohody nebudú existovať žiadne zoznamy uvedené v článku 94 dohody alebo tieto zoznamy nebudú obsahovať dostatok mien, rozhodcovia sa vyžrebujú spomedzi fyzických osôb, ktoré boli formálne navrhnuté jednou alebo oboma stranami.

1.   Pokiaľ sa strany nedohodnú inak, schádzajú sa pred rozhodcovským tribunálom do desiatich (10) dní po jeho zriadení, aby rozhodli o tých záležitostiach, ktoré tieto strany alebo arbitrážny tribunál považujú za vhodné, vrátane:

2.   Rozhodcovia a zástupcovia strán sa môžu na stretnutí uvedenom v odseku 1 zúčastniť aj prostredníctvom telefónu alebo videokonferencie.

1.   Ak sa strany do siedmich (7) dní od dátumu zriadenia rozhodcovského tribunálu nedohodnú inak, rozhodcovský tribunál má tento mandát:

2.   Ak sa strany dohodnú na inom mandáte, oznámia ho rozhodcovskému tribunálu v lehote stanovenej v odseku 1.

1.   Všetkým zasadnutiam rozhodcovského tribunálu predsedá jeho predseda. Rozhodcovský tribunál môže na predsedu delegovať právomoc prijímať správne a procesné rozhodnutia.

2.   Ak nie je v časti III dohody alebo v tomto rokovacom poriadku stanovené inak, môže rozhodcovský tribunál vykonávať svoje činnosti akýmikoľvek prostriedkami vrátane telefónu, faxového prenosu alebo počítačového spojenia.

3.   Na rokovaní rozhodcovského tribunálu sa môžu zúčastniť len rozhodcovia, ale rozhodcovský tribunál môže povoliť asistentom rozhodcov, aby boli na týchto rokovaniach prítomní.

4.   Za vypracovanie akéhokoľvek rozhodnutia alebo správy je zodpovedný výlučne rozhodcovský tribunál a táto zodpovednosť sa nesmie delegovať.

5.   Ak sa vyskytne procesná otázka, na ktorú sa časť III dohody a jej prílohy nevzťahujú, rozhodcovský tribunál môže po konzultácii so stranami prijať vhodný postup, ktorý je zlučiteľný s týmito ustanoveniami.

6.   Keď rozhodcovský tribunál usúdi, že je potrebné zmeniť niektoré iné lehoty týkajúce sa konania, než sú lehoty stanovené v časti III dohody, alebo vykonať nejakú inú procesnú alebo administratívnu úpravu, konzultuje so stranami a písomne ich informuje o dôvodoch tejto zmeny alebo úpravy, pričom uvedie lehoty alebo úpravu, ktoré sú potrebné.

1.   Ak rozhodca nie je schopný zúčastniť sa na konaní, odstúpi alebo musí byť nahradený, náhrada sa vyberie v súlade s článkom 80 ods. 3 dohody.

2.   Keď sa strana domnieva, že rozhodca nespĺňa požiadavky stanovené v prílohe II (Kódex správania pre rozhodcov a mediátorov) a že z tohto dôvodu by mal byť nahradený, táto strana to oznámi druhej strane do pätnástich (15) dní od dátumu, keď získala dostatočné dôkazy o údajnom neplnení požiadaviek uvedenej prílohy.

3.   Strany medzi sebou konzultujú do pätnástich (15) dní od oznámenia druhej strane.

4.   Strany informujú rozhodcu o jeho údajnom neplnení požiadaviek a môžu ho požiadať, aby podnikol kroky na nápravu údajného neplnenia. Takisto môžu, ak sa tak dohodnú, zbaviť rozhodcu funkcie a vybrať nového rozhodcu v súlade s článkom 80 dohody.

5.   Ak sa strany nedokážu dohodnúť na potrebe nahradiť iného rozhodcu, než je predseda rozhodcovského tribunálu, ktorákoľvek strana môže požiadať o predloženie tejto záležitosti predsedovi rozhodcovského tribunálu, ktorého rozhodnutie je konečné.

6.   Ak predseda rozhodcovského tribunálu usúdi, že rozhodca nespĺňa požiadavky stanovené v prílohe II (Kódex správania pre rozhodcov a mediátorov), vyberie sa nový rozhodca v súlade s článkom 80 dohody.

7.   Ak sa strany nedokážu dohodnúť na potrebe nahradiť predsedu, ktorákoľvek strana môže požiadať, aby sa táto záležitosť predložila jednému zo zostávajúcich členov na zozname fyzických osôb, ktorý bol zriadený podľa článku 94 dohody, vybraných na funkciu predsedu rozhodcovského tribunálu. Meno tohto člena určí žrebovaním predseda Výboru pre obchod a rozvoj. Takto vybraná fyzická osoba urobí rozhodnutie, či predseda spĺňa požiadavky prílohy II (Kódex správania pre rozhodcov a mediátorov). Uvedené rozhodnutie je konečné. Ak podľa rozhodnutia predseda nespĺňa požiadavky stanovené v prílohe II (Kódex správania pre rozhodcov a mediátorov), vyberie sa nový predseda v súlade s článkom 80 dohody.

1.   Predseda rozhodcovského tribunálu na základe harmonogramu určeného podľa článku 4 ods. 1 písm. c) po konzultácii so stranami a ostatnými rozhodcami oznámi stranám dátum, čas a miesto pojednávania. Tieto informácie zverejní strana, na ktorej území sa pojednávanie uskutoční, okrem prípadu, keď je pojednávanie neverejné.

2.   Pokiaľ sa strany nedohodnú inak, pojednávanie sa koná v Bruseli, ak je sťažujúcou sa zmluvnou stranou štát SADC-DHP, alebo Juhoafrickej colnej únie (SACU), podľa okolností, a pojednávanie sa koná na územiach štátov SADC-DHP, ak je sťažujúcou sa zmluvnou stranou Európska únia. Ak sa spor týka opatrenia uplatňovaného štátom SADC-DHP, pojednávanie sa uskutoční na území toho štátu, pokiaľ tento štát písomne neoznámi rozhodcovskému tribunálu do desiatich (10) dní od jeho zriadenia, že pojednávanie by sa malo konať na inom mieste.

3.   Zmluvná strana, voči ktorej sťažnosť smerovala, znáša výdavky vyplývajúce z logistického zabezpečenia pojednávania, ktoré zahŕňajú náklady na prenájom miesta pojednávania. Takéto náklady nezahŕňajú žiadne náklady na preklad alebo tlmočenie ani akékoľvek náklady súvisiace s poradcami, rozhodcami, ich administratívnymi zamestnancami a asistentmi, ktoré sa im majú uhradiť.

4.   Rozhodcovský tribunál môže zvolať dodatočné pojednávania, ak sa na tom strany dohodnú.

5.   Všetci rozhodcovia sa zúčastňujú na celom priebehu pojednávania.

6.   Pokiaľ sa strany nedohodnú inak, na pojednávaní sa bez ohľadu na to, či je verejné, môžu zúčastniť tieto osoby:

7.   Najneskôr sedem (7) dní pred dátumom pojednávania každá strana doručí rozhodcovskému tribunálu a druhej strane zoznam mien osôb, ktoré v mene tejto strany prednesú na pojednávaní ústne argumentácie alebo prezentácie, ako aj zoznam mien ostatných zástupcov a poradcov, ktorí sa na pojednávaní zúčastnia.

8.   Podľa článku 89 ods. 2 dohody sú pojednávania rozhodcovského tribunálu verejné, ak rozhodcovský tribunál nerozhodne inak z vlastnej iniciatívy alebo na žiadosť strán.

9.   Rozhodcovský tribunál po konzultácii so stranami rozhodne o vhodnom logistickom zabezpečení a postupoch s cieľom zabezpečiť, aby sa pojednávania, ktoré sú verejné, viedli účinným spôsobom. Tieto postupy by mohli zahŕňať využitie živého vysielania cez internet alebo uzavretého televízneho okruhu (CCTV).

10.   Rozhodcovský tribunál vedie pojednávanie nasledujúcim spôsobom, pričom zabezpečí, aby sťažujúca sa zmluvná strana a zmluvná strana, voči ktorej sťažnosť smerovala, mali k dispozícii rovnaký čas na argumentáciu a protiargumentáciu:

11.   Rozhodcovský tribunál môže klásť otázky ktorejkoľvek zo strán kedykoľvek počas pojednávania.

12.   Rozhodcovský tribunál zabezpečí vyhotovenie prepisu pojednávania a jeho doručenie stranám v primeranej lehote po skončení pojednávania. Strany môžu k prepisu predložiť pripomienky a rozhodcovský tribunál môže tieto pripomienky zvážiť.

13.   Do desiatich (10) dní od dátumu pojednávania môže každá strana doručiť doplňujúce písomné podanie týkajúce sa akejkoľvek záležitosti, ktorá sa vyskytla počas pojednávania.

1.   Rozhodcovský tribunál sa môže kedykoľvek v priebehu konania písomne obrátiť s otázkami na jednu alebo obe strany. Kópia akýchkoľvek otázok položených jednej strane sa zašle druhej strane.

2.   Každá strana takisto poskytne druhej strane kópiu svojich odpovedí na otázky položené rozhodcovským tribunálom. Každá strana musí mať možnosť predložiť písomné pripomienky k odpovediam druhej strany do siedmich (7) dní od doručenia uvedenej kópie.

1.   Každá strana a rozhodcovský tribunál zaobchádzajú so všetkými informáciami, ktoré druhá strana predložila rozhodcovskému tribunálu a označila za dôverné, ako s dôvernými informáciami. Ak jedna zo strán predloží rozhodcovskému tribunálu písomné podanie, ktoré obsahuje dôverné informácie, do pätnástich (15) dní poskytne aj podanie bez dôverných informácií, ktoré sa môže sprístupniť verejnosti.

2.   Žiadne z ustanovení tohto rokovacieho poriadku nebráni tomu, aby strana zverejnila vyhlásenia k svojim vlastným stanoviskám, pokiaľ pri uvádzaní odkazu na informácie predložené druhou stranou nezverejní žiadne informácie, ktoré táto druhá strana označila za dôverné.

3.   Rozhodcovský tribunál sa schádza na neverejnom zasadnutí v prípade, že podanie a argumentácie jednej zo strán obsahujú dôverné obchodné informácie. Strany zachovajú dôvernosť pojednávaní rozhodcovského tribunálu, ak sú pojednávania neverejné.

1.   Rozhodcovský tribunál sa nesmie stretávať ani komunikovať so žiadnou stranou v neprítomnosti druhej strany.

2.   Žiadny rozhodca nesmie rokovať o žiadnych aspektoch predmetu konania s jednou stranou alebo s oboma stranami v neprítomnosti ostatných rozhodcov.

1.   Pokiaľ sa strany do piatich (5) dní od dátumu zriadenia rozhodcovského tribunálu nedohodnú inak, rozhodcovský tribunál môže prijímať nevyžiadané písomné podania od fyzickej osoby strany alebo právnickej osoby usadenej na území strany, ktorá je nezávislá od orgánov štátnej správy strán za predpokladu, že:

2.   Podania sa doručia stranám na vyjadrenie. Strany môžu do desiatich (10) dní od dátumu doručenia podaní predložiť pripomienky rozhodcovskému tribunálu.

3.   Rozhodcovský tribunál uvedie vo svojej správe všetky podania, ktoré mu boli doručené podľa odseku 1 tohto článku. Rozhodcovský tribunál nie je povinný zaoberať sa vo svojej správe argumentáciou uvedenou v týchto podaniach, ale ak tak urobí, musí takisto zohľadniť všetky pripomienky predložené stranami podľa odseku 2 tohto článku.

1.   Počas konzultácií uvedených v článku 77 dohody a najneskôr na stretnutí uvedenom v článku 4 ods. 1 tohto rokovacieho poriadku sa strany usilujú dohodnúť sa na spoločnom pracovnom jazyku konania pred rozhodcovským tribunálom.

2.   Ak sa strany nedokážu dohodnúť na spoločnom pracovnom jazyku, uplatnia sa pravidlá stanovené v článku 91 ods. 2 dohody.

3.   Zmluvná strana, voči ktorej sťažnosť smerovala, zabezpečí tlmočenie ústnych podaní do jazykov, ktoré si strany vybrali.

4.   Správy a rozhodnutia rozhodcovského tribunálu sa vydávajú v jazyku alebo jazykoch, ktoré si strany vybrali. Ak sa strany nedohodnú na spoločnom pracovnom jazyku, priebežná a záverečná správa rozhodcovského tribunálu sa vydá v jednom z pracovných jazykov WTO.

5.   Ktorákoľvek strana môže predložiť pripomienky k presnosti prekladu ktoréhokoľvek preloženého znenia dokumentu, ktorý bol vyhotovený v súlade s týmto rokovacím poriadkom.

6.   Každá strana znáša sama náklady na preklad svojich písomných podaní. Akékoľvek náklady, ktoré vzniknú v súvislosti s prekladom nálezu, hradia obe strany rovnakým dielom.

1.   S cieľom zachovať integritu a nestrannosť mechanizmu urovnávania sporov každý kandidát a rozhodca:

2.   Rozhodca nesmie priamo ani nepriamo prevziať žiadny záväzok ani prijať žiadnu výhodu, ktorá by akýmkoľvek spôsobom narúšala riadny výkon jeho povinností alebo by vzbudzovala zdanie takéhoto narušenia.

3.   Rozhodca nesmie využívať svoje postavenie v rozhodcovskom tribunáli na presadzovanie akýchkoľvek osobných alebo súkromných záujmov. Rozhodca sa zdržiava činov, ktoré by mohli vzbudzovať dojem, že iné osoby sú v osobitnom postavení, ktoré im umožňuje ovplyvňovať ho.

4.   Rozhodca nesmie dopustiť, aby jeho konanie alebo rozhodovanie ovplyvnili minulé alebo súčasné finančné, obchodné, profesijné, osobné alebo spoločenské vzťahy alebo povinnosti.

5.   Rozhodca nesmie vstupovať do žiadneho vzťahu ani nadobúdať akékoľvek finančné podiely, ktoré by mohli ovplyvniť jeho nestrannosť alebo ktoré by mohli odôvodnene vzbudzovať zdanie nevhodného správania alebo zaujatosti.

6.   Rozhodca vykonáva svoju funkciu bez toho, aby prijímal alebo vyhľadával pokyny od akéhokoľvek orgánu štátnej správy, akejkoľvek medzinárodnej vládnej organizácie alebo medzinárodnej mimovládnej organizácie alebo akéhokoľvek súkromného zdroja, a do sporu, ktorý je mu pridelený, nezasahoval v jeho ktoromkoľvek skoršom štádiu.

1.   Skôr ako kandidát, ktorý bol požiadaný, aby zaujal funkciu rozhodcu, prijme svoje menovanie za rozhodcu podľa článku 80 dohody, zverejní akýkoľvek záujem, vzťah alebo záležitosť, ktoré by mohli ovplyvňovať jeho nezávislosť alebo nestrannosť alebo ktoré by odôvodnene mohli vzbudzovať zdanie nevhodného správania alebo zaujatosti v konaní.

2.   Kandidát na tento účel vynaloží všetko primerané úsilie, aby zistil všetky takéto záujmy, vzťahy a záležitosti vrátane finančných záujmov, profesionálnych záujmov alebo zamestnaneckých či rodinných záujmov.

3.   Povinnosť zverejnenia podľa odseku 1 je trvalá povinnosť, ktorou sa od rozhodcu vyžaduje, aby zverejnil všetky také záujmy, vzťahy alebo záležitosti, ktoré môžu vzniknúť v priebehu ktorejkoľvek fázy konania.

4.   Kandidát alebo rozhodca oznámi Výboru pre obchod a rozvoj akékoľvek záležitosti týkajúce sa skutočného alebo možného porušenia tohto kódexu správania čo najskôr po tom, čo sa o nich dozvie, aby ich strany mohli posúdiť.

1.   Rozhodca musí byť po prijatí svojho menovania pripravený vykonávať a musí vykonávať svoje povinnosti počas celého konania dôkladne, rýchlo, spravodlivo a usilovne.

2.   Rozhodca posudzuje iba tie záležitosti, ktoré boli vznesené počas konania a sú potrebné na to, aby vydal rozhodnutie, a nedeleguje túto povinnosť na žiadnu inú osobu.

3.   Rozhodca podnikne všetky náležité kroky s cieľom zabezpečiť, aby jeho asistenti a administratívni zamestnanci poznali a dodržiavali povinnosti, ktoré rozhodcovia majú podľa článkov 2, 3, 4 a 6 tohto kódexu správania.

1.   Každý bývalý rozhodca sa zdrží konania, ktoré by mohlo vzbudzovať zdanie, že pri výkone svojich povinností bol zaujatý, alebo že mal výhody z rozhodnutia rozhodcovského tribunálu.

2.   Každý bývalý rozhodca musí dodržiavať povinnosti stanovené v článku 6 tohto kódexu správania.

1.   Rozhodca nesmie nikdy zverejniť žiadne neverejné informácie týkajúce sa konania alebo získané počas konania, pre ktoré bol vymenovaný. Rozhodca nesmie v žiadnom prípade zverejniť alebo použiť takéto informácie na získanie osobnej výhody alebo výhody pre iné osoby alebo na poškodenie záujmov iných osôb.

2.   Rozhodca nesmie zverejniť rozhodnutie rozhodcovského tribunálu ani jeho časti pred jeho uverejnením.

3.   Rozhodca nesmie nikdy zverejniť obsah rokovaní rozhodcovského tribunálu ani názor ktoréhokoľvek rozhodcu, ani vydať žiadne vyjadrenia týkajúce sa konania, pre ktoré bol vymenovaný, či sporných otázok v konaní.