COMISIA EUROPEANĂ
Bruxelles, 28.3.2025
COM(2025) 156 final
ANEXĂ
la
Propunerea de decizie a Consiliului
privind poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii Europene în cadrul Consiliului APE și al Comitetului înalților funcționari instituite prin Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte, în ceea ce privește adoptarea Regulamentului de procedură al Consiliului APE, a Regulamentului de procedură pentru soluționarea litigiilor și a Codului de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor, precum și a Regulamentului de procedură al Comitetului înalților funcționari
ANEXĂ
Proiect de
DECIZIE Nr. [...]
A CONSILIULUI ACORDULUI DE PARTENERIAT ECONOMIC
privind Regulamentul său de procedură
CONSILIUL ACORDULUI DE PARTENERIAT ECONOMIC,
având în vedere Acordul de parteneriat economic (APE) dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) semnat la Nairobi la 18 decembrie 2023, în special articolul 105,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
Regulamentul de procedură al Consiliului APE este stabilit astfel cum este prevăzut în anexă.
Prezenta decizie intră în vigoare la ...
Întocmită la ...la...
Anexă
REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL CONSILIULUI ACORDULUI DE PARTENERIAT ECONOMIC
instituit prin articolul 104 din Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte
ARTICOLUL 1
Rolul Consiliului APE
Consiliul instituit în temeiul articolului 104 din Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), este responsabil de toate aspectele menționate la articolul 104 din acord.
ARTICOLUL 2
Componență și președinție
1.Consiliul APE este alcătuit din reprezentanți ai Uniunii Europene și ai
Republicii Kenya la nivel ministerial sau din persoanele desemnate de aceștia.
2.Consiliul APE este coprezidat de membrul Comisiei Europene responsabil cu comerțul și de secretarul de cabinet competent, responsabil cu comerțul internațional pentru Republica Kenya.
ARTICOLUL 3
Secretariatul
1.
Funcționarii din cadrul departamentului responsabil cu comerțul internațional al fiecărei părți asigură împreună secretariatul Consiliului APE.
2.Fiecare parte notifică celeilalte părți numele, funcția și datele de contact ale funcționarului care îndeplinește funcția de membru al secretariatului Consiliului APE pentru partea respectivă. Se consideră că acest funcționar continuă să acționeze în calitate de membru al secretariatului pentru partea în cauză până la data la care partea notifică celeilalte părți un nou membru.
ARTICOLUL 4
Reuniuni
1.În conformitate cu articolul 104 alineatul (5) din acord, Consiliul APE se reunește la intervale regulate, care nu depășesc o perioadă de doi (2) ani și, în mod extraordinar, ori de câte ori circumstanțele o impun, cu acordul părților.
2.Reuniunile au loc la data și ora convenite, alternativ la Bruxelles și la Nairobi, cu excepția cazului în care copreședinții convin altfel.
3.Reuniunile sunt convocate de copreședintele părții care găzduiește reuniunea.
4.
O reuniune poate avea loc cu prezență fizică, prin videoconferință sau prin orice alte mijloace convenite de părți.
ARTICOLUL 5
Delegații
Într-un termen rezonabil înaintea unei reuniuni, funcționarul care îndeplinește funcția de secretar al Consiliului APE pentru fiecare parte îl informează pe funcționarul care îndeplinește funcția de secretar al celeilalte părți cu privire la componența prevăzută a delegațiilor Uniunii Europene și, respectiv, ale Republicii Kenya. Listele precizează numele și funcția fiecărui membru al delegației.
ARTICOLUL 6
Ordinea de zi a reuniunilor
1.Cu cel puțin 21 de zile înainte de reuniune, membrul secretariatului Consiliului APE al părții care găzduiește reuniunea trimite celeilalte părți o propunere de ordine de zi provizorie, cu un termen pentru prezentarea de observații. Cu cel puțin 14 zile înainte de reuniune, secretariatul Consiliului APE stabilește ordinea de zi provizorie, ținând seama de observații.
2.Ordinea de zi este adoptată de Consiliul APE la începutul fiecărei reuniuni. Rubricile care nu apar pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi prin consens.
ARTICOLUL 7
Invitarea experților
Copreședinții Consiliului APE pot, de comun acord, invita experți (și anume funcționari neguvernamentali) să participe la reuniunile Consiliului APE pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice și numai pentru părțile reuniunii în care sunt discutate astfel de subiecte specifice.
ARTICOLUL 8
Procesele-verbale
1.Proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni este redactat de către funcționarul care acționează în calitate de membru al secretariatului părții care găzduiește reuniunea, în termen de 15 zile de la încheierea reuniunii, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel. Proiectul de proces-verbal se transmite membrului secretariatului celeilalte părți pentru observații.
2.Ca regulă generală, procesul-verbal rezumă fiecare punct de pe ordinea de zi, specificând, unde este cazul:
(a)toate documentele prezentate Consiliului APE;
(b)orice declarație a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de unul dintre copreședinții Consiliului APE și
(c)deciziile luate, recomandările formulate, declarațiile convenite și concluziile adoptate cu privire la puncte specifice.
3.Procesul-verbal include o listă a tuturor deciziilor Consiliului APE adoptate prin procedură scrisă, în temeiul articolului 9 alineatul (2), de la ultima reuniune a Consiliului.
4.O anexă la procesul-verbal include, de asemenea, o listă cu numele, titlurile și calitatea tuturor persoanelor care au participat la reuniunea Consiliului APE.
5.Secretariatul modifică proiectul de proces-verbal pe baza observațiilor primite, iar proiectul de proces-verbal astfel revizuit este aprobat de părți în termen de 30 de zile de la data reuniunii, sau până la orice altă dată convenită de către copreședinți. După ce a fost aprobat, secretariatul redactează două exemplare originale ale procesului-verbal și fiecare dintre părți primește un exemplar al acestuia.
ARTICOLUL 9
Decizii și recomandări
1.Consiliul APE poate adopta decizii și recomandări cu privire la toate aspectele în care acordul prevede acest lucru. Consiliul APE adoptă decizii și recomandări de comun acord, astfel cum se prevede la articolul 105 alineatul (1) din acord.
2.În perioada dintre reuniuni, Consiliul APE poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă.
3.Textul unui proiect de decizie sau de recomandare se prezintă în scris de către un copreședinte celuilalt copreședinte în limba de lucru a Consiliului APE pe cale diplomatică. Cealaltă parte are la dispoziție o lună sau orice perioadă mai lungă de timp specificată de partea care înaintează propunerea pentru a-și exprima acordul în ceea ce privește proiectul de decizie sau de recomandare. În cazul în care cealaltă parte nu își exprimă acordul, propunerea de decizie sau de recomandare este discutată și poate fi adoptată la reuniunea următoare a Consiliului APE. Proiectele de decizii sau de recomandări se consideră adoptate de îndată ce cealaltă parte își exprimă acordul și se înregistrează în procesul-verbal al reuniunii Consiliului APE în temeiul articolului 8 alineatul (3).
4.În cazul în care Consiliul APE este împuternicit în temeiul acordului să adopte decizii sau recomandări, astfel de acte poartă titlul de „decizie” sau, respectiv, de „recomandare”. Secretariatul Consiliului APE atribuie fiecărei decizii sau recomandări un număr de ordine progresiv, menționează data adoptării și oferă o descriere a subiectului lor. Fiecare decizie și recomandare prevede data intrării sale în vigoare.
5.Deciziile și recomandările adoptate de Consiliul APE se întocmesc în două exemplare, sunt autentificate de către copreședinți și un exemplar din fiecare este transmis fiecărei părți.
ARTICOLUL 10
Transparența
1.Părțile pot conveni să se reunească în public.
2.Fiecare dintre părți poate decide cu privire la publicarea deciziilor și recomandărilor Consiliului APE în propriul jurnal oficial sau online.
3.
Toate documentele transmise de o parte sunt considerate confidențiale, cu excepția cazului în care partea respectivă decide altfel.
4.
Ordinile de zi provizorii ale reuniunilor sunt făcute publice înainte de reuniunea Comitetului. Procesele-verbale ale reuniunilor sunt făcute publice în urma aprobării acestora în conformitate cu articolul 8.
5.
Publicarea documentelor menționate la alineatele (2)-(4) se efectuează în conformitate cu normele aplicabile în materie de protecție a datelor ale fiecărei părți.
ARTICOLUL 11
Regimul lingvistic
1.Limba de lucru a Consiliului APE este limba engleză.
2.Consiliul APE adoptă decizii privind modificarea acordului în limbile textelor autentice ale acordului. Toate celelalte decizii ale Consiliului APE, inclusiv cea prin care se adoptă prezentul regulament de procedură, precum și orice modificări ulterioare adoptate în conformitate cu articolul 13, se adoptă în limba de lucru menționată la alineatul (1).
3.Fiecare parte răspunde de traducerea deciziilor și a altor documente în limba (limbile) sa (sale) oficială (oficiale), dacă acest lucru este necesar, și acoperă cheltuielile aferente unor astfel de traduceri.
ARTICOLUL 12
Cheltuieli
1.Fiecare parte suportă toate cheltuielile rezultate în urma participării sale la reuniunile Consiliului APE, în special cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, precum și cheltuielile legate de videoconferințe sau teleconferințe, cheltuielile poștale și de telecomunicații.
2.Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
3.Cheltuielile legate de furnizarea de servicii de interpretariat din și în limba de lucru a Consiliului APE în cadrul reuniunilor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
ARTICOLUL 13
Modificarea Regulamentului de procedură
Prezentul regulament de procedură poate fi modificat în scris printr-o decizie a Consiliului APE, în conformitate cu articolul 9.
Proiect de
DECIZIE Nr. [...]
A CONSILIULUI ACORDULUI DE PARTENERIAT ECONOMIC
privind Regulamentul de procedură pentru soluționarea litigiilor și Codul de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor
CONSILIUL ACORDULUI DE PARTENERIAT ECONOMIC,
având în vedere Acordul de parteneriat economic (APE) dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), semnat la Nairobi la 18 decembrie 2023, în special articolele 105 și 120,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
Regulamentul de procedură pentru soluționarea litigiilor și Codul de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor sunt stabilite în forma prevăzută în anexele 1 și 2.
Prezenta decizie intră în vigoare la ...
Întocmită la ...la...
Anexa 1
REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ PENTRU SOLUȚIONAREA LITIGIILOR
I. Definiții
1. În sensul părții „Evitarea și soluționarea litigiilor” și al prezentului Regulament de procedură pentru soluționarea litigiilor, precum și al Codului de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor:
(a)
„consilier” înseamnă o persoană angajată de una dintre părți pentru a consilia sau a asista respectiva parte în cadrul unei proceduri de arbitraj;
(b)
„arbitru” înseamnă un membru al unei comisii de arbitraj;
(c)
„asistent” înseamnă o persoană care, în temeiul mandatului unui arbitru și sub coordonarea și controlul unui arbitru, desfășoară activități de documentare sau îl asistă pe respectivul arbitru în activitatea sa;
(d)
„parte reclamantă” înseamnă partea care solicită instituirea unei comisii de arbitraj în conformitate cu articolul 5 (Inițierea procedurilor comisiei de arbitraj);
(e)
„mediator” înseamnă o persoană care a fost selectată ca mediator în conformitate cu partea VII titlul I (Evitarea litigiilor) articolul 111 (Mediere) din acord;
(f)
„parte pârâtă” înseamnă partea acuzată de încălcarea unei dispoziții vizate.
II.
Notificări
2.
Orice cerere, aviz, comunicare scrisă sau alt document (denumit în continuare „notificare”) al:
(a)
comisiei de arbitraj se transmite ambelor părți în același timp;
(b)
unei părți, care este adresat comisiei de arbitraj, se transmite în copie celeilalte părți în același timp; și
(c)
unei părți, care este adresat celeilalte părți, se transmite în copie comisiei de arbitraj în același timp.
3.
Orice notificare se efectuează prin e-mail sau, după caz, prin orice alt mijloc de telecomunicație care permite înregistrarea transmiterii. În absența unor dovezi contrare, în cazul unei astfel de notificări, data primirii se consideră a fi aceeași cu data trimiterii.
4.
Notificările se adresează Direcției Generale responsabile de Comerț a Comisiei Europene din Uniune și, respectiv, departamentului responsabil de comerț internațional din Republica Kenya.
5.Erorile minore de redactare dintr-o notificare legată de procedura de arbitraj pot fi corectate prin transmiterea unui nou document în care se indică în mod clar modificările.
6.Dacă ultima zi pentru transmiterea unui document coincide cu o zi nelucrătoare a instituțiilor Uniunii Europene sau a guvernului Republicii Kenya, termenul de transmitere a documentului se încheie în ziua lucrătoare imediat următoare.
III.
Numirea arbitrilor
7.În cazul în care un arbitru este selectat prin tragere la sorți, în temeiul articolului 113 (Instituirea comisiei de arbitraj) din partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor), copreședintele Comitetului înalților funcționari al părții reclamante îl informează prompt pe copreședintele părții pârâte cu privire la data, ora și locul de desfășurare a selecției prin tragere la sorți. Partea pârâtă poate să fie prezentă în timpul selecției respective, dacă dorește acest lucru. Selecția se efectuează cu partea sau părțile care sunt prezente.
8.Copreședintele părții reclamante îi trimite fiecărei persoane care a fost selectată să îndeplinească funcția de arbitru o notificare scrisă cu privire la selectarea sa. Fiecare persoană astfel desemnată confirmă ambelor părți disponibilitatea sa, în termen de cinci zile de la data transmiterii respectivei notificări.
9.
Arbitrii acceptă numirea lor prin semnarea contractelor de numire. Fără a aduce atingere articolului 112 (Inițierea procedurii de arbitraj), părțile depun eforturi pentru a se asigura că, cel târziu până în momentul în care toți arbitrii selectați și-au confirmat disponibilitatea, acestea au convenit asupra remunerației și rambursării cheltuielilor arbitrilor și ale asistenților și au pregătit contractele de numire necesare, în vederea semnării acestora în cel mai scurt timp. Remunerația și cheltuielile arbitrilor trebuie să se bazeze pe standardele OMC. Cuantumul remunerației și al cheltuielilor asistentului sau asistenților unui arbitru nu poate depăși 50 % din remunerația arbitrului respectiv.
IV.
Reuniunea de organizare
10.
Cu excepția cazului în care convin altfel, părțile se prezintă în fața comisiei de arbitraj în termen de șapte zile de la instituirea acesteia pentru a stabili aspectele pe care părțile sau comisia de arbitraj le consideră adecvate, inclusiv calendarul procedurii comisiei. Arbitrii și reprezentanții părților pot participa la această reuniune prin orice mijloace, inclusiv prin telefon, videoconferință sau alte mijloace electronice de comunicații.
V.
Mandatul
11.
Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, în termen de cinci zile de la data instituirii comisiei de arbitraj, acesteia îi revine următorul mandat:
„de a examina, din perspectiva dispozițiilor relevante ale Acordului UE-Kenya menționate de părți, chestiunea menționată în cererea de instituire a unei comisii de arbitraj, de a formula constatări cu privire la aplicabilitatea dispozițiilor vizate și la conformitatea măsurii examinate cu dispozițiile respective și de a elabora un raport în conformitate cu articolele 114 (Raportul intermediar al comisiei de arbitraj) și 115 (Hotărârea comisiei de arbitraj) din acordul respectiv.”
12.În cazul în care părțile convin cu privire la un alt mandat, ele notifică mandatul convenit comisiei de arbitraj în termenul prevăzut la articolul 11.
VI.
Comunicări scrise
13.
Partea reclamantă transmite comunicarea sa scrisă în termen de cel mult 20 de zile de la data instituirii comisiei de arbitraj. Partea pârâtă transmite comunicarea sa scrisă în termen de cel mult 20 de zile de la data transmiterii comunicării scrise a părții reclamante.
VII.
Funcționarea comisiei de arbitraj
14.Președintele comisiei de arbitraj prezidează toate reuniunile acesteia. Comisia de arbitraj poate delega președintelui autoritatea de a lua decizii administrative și procedurale.
15.Cu excepția cazului în care se prevede altfel în partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor) din acord sau în prezentul regulament de procedură, comisia de arbitraj își poate desfășura activitățile prin orice mijloace, inclusiv prin telefon, videoconferință sau alte mijloace electronice de comunicare.
16.Numai arbitrii pot participa la deliberările comisiei de arbitraj, dar comisia de arbitraj își poate autoriza asistenții să fie prezenți la deliberări.
17.Redactarea oricărei decizii și a oricărui raport rămâne în responsabilitatea exclusivă a comisiei de arbitraj și nu poate fi delegată.
18.În cazul în care apare o chestiune procedurală care nu este reglementată în partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor) din acord sau în anexele acestuia, comisia de arbitraj, după consultarea părților, poate adopta o procedură corespunzătoare, compatibilă cu dispozițiile respective.
19.Comisia de arbitraj asigură soluționarea promptă a litigiului. În cazul în care consideră că este necesară modificarea perioadelor de timp aplicabile în cadrul procedurilor sale, altele decât perioadele de timp prevăzute în partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor), sau efectuarea altor ajustări procedurale sau administrative, comisia de arbitraj informează în scris părțile cu privire la motivele modificării sau ale ajustării și la perioada de timp sau ajustarea necesară. Comisia de arbitraj poate adopta modificarea sau ajustarea după consultarea părților.
VIII. Înlocuire
20.
În cazul în care o parte consideră că un arbitru nu respectă cerințele prevăzute în anexa XX (Codul de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor) și, din acest motiv, ar trebui înlocuit, partea respectivă notifică acest lucru celeilalte părți în termen de 15 zile de la data la care a obținut suficiente dovezi cu privire la presupusa nerespectare din partea arbitrului.
21.Părțile se consultă în termen de 15 zile de la data notificării menționate la articolul 20. Părțile îl informează pe arbitru cu privire la presupusa sa nerespectare a cerințelor respective și îi pot solicita acestuia să ia măsurile necesare pentru remedierea situației. Ele pot, de asemenea, dacă ajung la un acord, să revoce arbitrul și să selecteze un nou arbitru în conformitate cu articolul 113 (Instituirea comisiei de arbitraj).
22.În cazul în care părțile nu ajung la un acord cu privire la necesitatea de a înlocui un arbitru, altul decât președintele comisiei de arbitraj, oricare dintre părți poate solicita ca această chestiune să fie supusă atenției președintelui comisiei de arbitraj, a cărui decizie este definitivă.
În cazul în care președintele comisiei de arbitraj constată că arbitrul nu respectă cerințele din anexa XX (Codul de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor), se revocă arbitrul respectiv și se selectează un nou arbitru în conformitate cu articolul 113 (Instituirea comisiei de arbitraj).
23.În cazul în care părțile nu ajung la un acord în ceea ce privește necesitatea de a înlocui președintele, oricare dintre părți poate solicita ca această chestiune să fie supusă atenției uneia dintre persoanele rămase pe sublista președinților, întocmită în temeiul articolului 125 (Lista arbitrilor). Numele acestei persoane este tras la sorți de către copreședintele Comitetului înalților funcționari desemnat de partea solicitantă sau de către delegatul președintelui. Decizia luată de persoana selectată cu privire la necesitatea înlocuirii președintelui este definitivă. Dacă această persoană constată că președintele nu respectă cerințele prevăzute în anexa XX (Codul de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor), se revocă președintele și se selectează un nou președinte în conformitate cu articolul 113 (Instituirea comisiei de arbitraj).
IX. Audieri
24.
În conformitate cu calendarul stabilit în temeiul articolului 10, după consultarea părților și a celorlalți arbitri, președintele comisiei de arbitraj notifică părților data, ora și locul audierii. Aceste informații sunt puse la dispoziția publicului de către partea pe teritoriul căreia are loc audierea.
25.
Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, audierea are loc la Bruxelles în cazul în care partea reclamantă este Republica Kenya și la Nairobi în cazul în care partea reclamantă este Uniunea Europeană. Partea pârâtă este responsabilă de administrarea logistică a audierii și suportă cheltuielile aferente.
26.
Prin excepție de la articolul 25, la cererea uneia dintre părți, comisia de arbitraj poate decide să organizeze o audiere virtuală sau hibridă și poate să ia măsurile corespunzătoare, ținând seama de dreptul la un proces echitabil și de necesitatea de a asigura transparența, în conformitate cu articolele 40-43.
27.
Comisia de arbitraj poate convoca audieri suplimentare în cazul în care părțile convin astfel.
28.
Toți arbitrii trebuie să fie prezenți pe întreaga durată a unei audieri.
29.Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, următoarele persoane pot participa la audiere, indiferent dacă audierea este sau nu deschisă publicului:
(a)
reprezentanții și consilierii uneia dintre părți și
(b)
asistenții, interpreții și alte persoane a căror prezență este solicitată de comisia de arbitraj.
30.
Cu cel târziu cinci zile înainte de data unei audieri, fiecare dintre părți trimite comisiei de arbitraj și celeilalte părți o listă cu numele persoanelor care vor pleda sau vor face prezentări orale în cursul audierii în numele părții respective, precum și cu numele altor reprezentanți și consilieri care vor lua parte la audiere.
31.Comisia de arbitraj se asigură că părțile beneficiază de un tratament egal și că li se acordă suficient timp pentru a-și prezenta argumentele.
32.Comisia de arbitraj poate adresa întrebări directe oricărei părți, în orice moment al audierii.
33.Comisia de arbitraj ia măsurile necesare în vederea transmiterii către părți, în cel mai scurt timp după audiere, a unei înregistrări a audierii.
34.
În termen de 10 zile de la data audierii, oricare dintre părți poate trimite o comunicare scrisă suplimentară cu privire la orice aspect abordat în cadrul audierii.
X.
Întrebări scrise
35.Comisia de arbitraj poate, în orice moment al procedurii, să adreseze întrebări scrise uneia sau ambelor părți. Orice întrebare adresată uneia dintre părți se transmite în copie celeilalte părți.
36.Fiecare parte transmite celeilalte părți o copie a răspunsurilor sale la întrebările adresate de comisia de arbitraj. Cealaltă parte are posibilitatea de a prezenta observații în scris cu privire la răspunsurile respective în termen de cinci zile de la transmiterea copiei respective.
XI.Suspendare și încetare
37.La cererea părții reclamante, comisia de arbitraj își poate suspenda activitatea în orice moment pentru o perioadă care nu depășește 12 luni consecutive. La cererea ambelor părți, comisia de arbitraj își suspendă în orice moment activitatea, pentru o perioadă convenită de părți și care nu depășește 12 luni consecutive.
38.Comisia de arbitraj își reia activitatea înainte de data expirării perioadei de suspendare, la cererea ambelor părți. Comisia de arbitraj își reia activitatea la data expirării perioadei de suspendare, la cererea părții reclamante. Comisia de arbitraj își poate relua activitatea la data expirării perioadei de suspendare, la cererea părții pârâte, în cazul în care suspendarea a fost cerută de ambele părți. Partea solicitantă transmite o notificare celeilalte părți în acest sens. În cazul în care comisia de arbitraj nu își reia activitatea la data expirării perioadei de suspendare în conformitate cu prezentul articol, autoritatea comisiei de arbitraj expiră, iar procedura de soluționare a litigiilor încetează.
39.În cazul suspendării activității comisiei de arbitraj, termenele relevante prevăzute în partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor) se prelungesc cu o perioadă echivalentă cu cea în care a fost suspendată activitatea comisiei de arbitraj.
XII.
Confidențialitate
40.
Fiecare parte și comisia de arbitraj tratează drept confidențiale orice informații care se califică drept confidențiale în temeiul articolului 41. În cazul în care o parte transmite comisiei de arbitraj o comunicare scrisă care conține informații confidențiale, aceasta furnizează de asemenea, o comunicare fără informații confidențiale, care se pune la dispoziția publicului.
41.
Informațiile confidențiale constau în:
(a) informații comerciale confidențiale;
(b) informații care sunt protejate împotriva punerii la dispoziția publicului în temeiul prezentului acord;
(c) informații care sunt protejate împotriva punerii la dispoziția publicului, în cazul informațiilor părții reclamante, în conformitate cu legislația părții reclamante, iar în cazul informațiilor de la partea pârâtă, în conformitate cu legislația părții pârâte sau
(d) informații a căror divulgare ar obstrucționa aplicarea legii.
42.
În cazul în care părțile nu sunt de acord cu privire la calificarea informațiilor drept confidențiale, comisia de arbitraj decide, la cererea uneia dintre părți, după consultarea părților.
43.
Comisia de arbitraj se reunește în sesiuni închise publicului în cazul în care comunicările și pledoariile uneia dintre părți conțin informații confidențiale. Părțile păstrează caracterul confidențial al audierilor în cazul în care acestea se desfășoară în sesiuni închise publicului.
XIII.
Transparența
44.
Fiecare parte face publice cu promptitudine:
(a)
o cerere de consultări în temeiul articolului 110 alineatul (2) (Consultări);
(b)
o cerere a comisiei de arbitraj în temeiul articolului 112 (Inițierea procedurii de arbitraj);
(c)
data instituirii unei comisii de arbitraj în conformitate cu articolul 113 alineatul (5) (Instituirea comisiei de arbitraj), termenul pentru comunicările amicus curiae stabilit de comisie în conformitate cu articolul 51 litera (a) și limba de lucru pentru procedura comisiei de arbitraj stabilită în conformitate cu articolul 55 sau 56;
(d)
observațiile și declarațiile sale furnizate în cadrul procedurii comisiei de arbitraj;
(e)
o soluție stabilită de comun acord, în temeiul articolului 119 (Soluții de comun acord) și
(f)
rapoartele finale și deciziile comisiei de arbitraj.
45.
Orice audiere a comisiei de arbitraj este deschisă publicului.
46.
Persoanele fizice ale unei părți sau persoanele juridice stabilite pe teritoriul unei părți pot transmite comisiei de arbitraj comunicări cu titlul de amicus curiae, în conformitate cu articolul 51.
47.
Articolele 44 și 45 fac obiectul protecției informațiilor confidențiale, astfel cum se prevede la articolele 40-43.
XIV.
Contacte ex parte
48.Comisia de arbitraj nu se întâlnește și nu comunică cu niciuna dintre părți în absența celeilalte părți.
49.Niciun arbitru nu poate discuta vreun aspect al obiectului procedurii comisiei de arbitraj cu o parte sau cu ambele părți în absența celorlalți arbitri.
50.
Fiecare parte se angajează să nu aibă niciun contact cu un arbitru. Orice contact între o parte și o persoană care este luată în considerare pentru selectarea ca arbitru se limitează la aspecte legate de disponibilitatea persoanei respective și de contractul de numire.
XV.
Comunicări amicus curiae
51.
Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, în termen de cinci zile de la data instituirii comisiei de arbitraj, aceasta poate primi comunicări scrise nesolicitate din partea unor persoane fizice ale unei părți sau a unor persoane juridice stabilite pe teritoriul unei părți, independente de guvernele părților (denumite în continuare comunicări „amicus curiae”), cu condiția ca acestea:
(a)
să fie primite de comisia de arbitraj până la o dată stabilită de comisia de arbitraj, care nu poate fi ulterioară datei stabilite pentru prima comunicare scrisă a părții pârâte;
(b)
să fie concise și, în niciun caz, să nu depășească 15 pagini, inclusiv anexele, redactate folosind spațiere dublă;
(c)
să fie direct relevante pentru un aspect de fapt sau de drept aflat în atenția comisiei de arbitraj;
(d)să conțină o descriere a persoanei care transmite informațiile, inclusiv, dacă este cazul, naționalitatea sau locul de rezidență al unei persoane, natura activităților sale, statutul său juridic, obiectivele sale generale, sursa finanțării sale și orice entitate care exercită controlul asupra sa;
(e)să precizeze natura interesului pe care persoana respectivă îl are în legătură cu procedura comisiei de arbitraj și
(f)să fie redactate în limba de lucru stabilită în conformitate cu articolele 55 sau 56.
52.Comunicările amicus curiae se notifică părților pentru ca acestea să își poată transmite observațiile. Părțile pot prezenta observații în termen de 10 zile de la data notificării comunicărilor.
53.Comisia de arbitraj include, în raportul său, toate comunicările amicus curiae primite în temeiul articolului 51. Comisia de arbitraj nu este obligată să se refere, în raportul său, la argumentele prezentate în astfel de comunicări. Totuși, în cazul în care abordează aceste argumente în raportul său, comisia de arbitraj ia în considerare, de asemenea, orice observații formulate de părți în conformitate cu articolul 52.
XVI.
Cazuri de urgență
54.
În cazurile de urgență menționate în partea VII din acord, comisia de arbitraj, după consultarea părților, ajustează, după caz, termenele prevăzute în prezentul Regulament de procedură. Comisia de arbitraj notifică aceste ajustări părților.
XVII. Limba de lucru și traducerile
55.În cadrul consultărilor menționate la articolul 110 (Consultări) și cel târziu în cadrul reuniunii de organizare menționate la articolul 10, părțile depun eforturi pentru a ajunge la un acord în privința unei limbi de lucru comune care să fie utilizată în cadrul procedurii comisiei de arbitraj.
56.În cazul în care părțile nu reușesc să ajungă la un acord cu privire la o limbă de lucru comună, limba de lucru pentru procedura comisiei de arbitraj este limba în care a fost negociat acordul.
57.Rapoartele și deciziile comisiei de arbitraj se redactează în limba de lucru.
58.În cazul în care una dintre părți prezintă un document într-o limbă care nu este limba de lucru, aceasta prezintă în același timp o traducere a acestuia, pe cheltuiala proprie.
XVIII. Termene
59.Toate termenele prevăzute în prezentul Regulament de procedură se calculează în zile calendaristice începând cu ziua următoare actului la care se referă, cu excepția cazului în care se prevede altfel.
60.Orice termen menționat în prezentul Regulament de procedură poate fi modificat prin acordul reciproc al părților.
61.Comisia de arbitraj poate propune părților, în orice moment, să modifice orice perioadă de timp stabilită în Regulamentul de procedură, precizând motivele care stau la baza propunerii.
XIX. Costuri
62.
Fiecare parte își suportă propriile cheltuieli generate de participarea la procedura comisiei de arbitraj.
63.
Cu excepția cazului în care se prevede altfel, părțile sunt răspunzătoare în solidar pentru cheltuielile legate de aspectele organizatorice, inclusiv remunerația și cheltuielile arbitrilor, și le împart în mod egal.
XX.
Alte proceduri
64.
Termenele prevăzute în prezentul Regulament de procedură se ajustează în conformitate cu termenele speciale prevăzute pentru transmiterea unui raport sau a unei decizii de către comisia de arbitraj în temeiul articolului 115 (Hotărârea comisiei de arbitraj), al articolului 116 (Reexaminarea măsurilor adoptate pentru respectarea hotărârii comisiei de arbitraj), al articolului 117 (Măsuri temporare în caz de neconformitate) și al articolului 118 (Reexaminarea măsurilor adoptate pentru punerea în conformitate după adoptarea măsurilor adecvate) din partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor).
XXI. Modificarea Regulamentului de procedură și a Codului de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor
65.
Consiliul APE poate modifica prezentul Regulament de procedură și Cod de conduită aplicabil arbitrilor și mediatorilor anexate la acord.
Anexa 2
CODUL DE CONDUITĂ APLICABIL ARBITRILOR ȘI MEDIATORILOR
I.
Definiții
1.În sensul prezentului cod de conduită:
(a)
„candidat” înseamnă o persoană care este luată în considerare pentru selectarea ca arbitru în temeiul articolului 113 (Instituirea comisiei de arbitraj) sau 125 (Lista arbitrilor) din partea VII (Evitarea și soluționarea litigiilor) din acord;
(b)
„mediator” înseamnă o persoană care a fost selectată ca mediator în conformitate cu partea VII titlul I (Evitarea litigiilor) articolul 111 (Mediere) din acord; și
(c)
„arbitru” înseamnă un membru al comisiei de arbitraj.
II.
Principii directoare
2.
Pentru a menține integritatea și imparțialitatea mecanismului de soluționare a litigiilor, fiecare candidat și arbitru:
(a)
se familiarizează cu prezentul Cod de conduită;
(b)
este independent și imparțial;
(c)
evită conflictele de interese directe sau indirecte;
(d)
evită orice încălcare a deontologiei sau parțialitate și orice aparență de încălcare a deontologiei sau de parțialitate;
(e)
respectă standarde înalte de conduită;
(f)
nu acceptă instrucțiuni din partea niciunei organizații și a niciunui guvern în ceea ce privește soluționarea litigiilor prevăzută în prezentul acord; și
(g)
nu este influențat de interes personal, presiuni externe, considerente politice, proteste publice, loialitate față de o parte și teama de critici.
3.Arbitrul nu poate, în mod direct sau indirect, să își asume o obligație sau să accepte beneficii care ar afecta sau ar părea că afectează îndeplinirea în mod corespunzător a atribuțiilor sale.
4.Arbitrul nu își poate folosi poziția în comisia de arbitraj pentru a servi interese personale sau private. Arbitrul evită acțiunile care pot crea impresia că alte persoane se află într-o poziție specială pentru a-l influența.
5.Arbitrul nu permite ca relațiile sau responsabilitățile sale financiare, de afaceri, profesionale, familiale sau sociale, anterioare sau existente, să îi influențeze conduita sau judecata.
6.Arbitrul evită să intre în orice relație sau să dobândească orice interes financiar care i-ar putea afecta imparțialitatea sau care ar putea crea, în mod rezonabil, o aparență de încălcare a deontologiei sau de parțialitate.
III.
Obligații de informare
7.Înainte de acceptarea numirii în funcția de arbitru în temeiul articolului 113 (Instituirea comisiei de arbitraj) din partea VII titlul II (Soluționarea litigiilor), candidații cărora li s-a solicitat să participe ca arbitri primesc o copie a prezentului Cod de conduită și declară orice interese, relații sau aspecte, anterioare sau existente, care le-ar putea afecta independența ori imparțialitatea sau care ar putea crea, în mod rezonabil, o aparență de încălcare a deontologiei sau de parțialitate. În acest scop, candidații depun toate eforturile rezonabile pentru a se informa în legătură cu existența unor astfel de interese, relații sau aspecte.
8.
Obligația de informare este o obligație permanentă, care impune arbitrilor să depună în orice moment eforturi rezonabile pentru a se informa cu privire la orice interes, relație sau aspect menționat la alineatul (7) care ar putea apărea în orice etapă a procedurii și să îl divulge cât mai curând posibil.
9.
Candidații și arbitrii comunică în scris aspecte privind încălcările efective sau potențiale ale prezentului Cod de conduită părților, în vederea analizării lor de către părți.
IV.
Atribuțiile arbitrilor
10.După acceptarea numirii sale, un arbitru trebuie să fie disponibil să își îndeplinească și își îndeplinește atribuțiile cu atenție și promptitudine pe durata întregii proceduri, în mod onest și cu profesionalism.
11.Arbitrii analizează doar acele aspecte care apar în cursul procedurii și sunt necesare pentru luarea unei decizii sau pentru întocmirea unui raport. Aceștia nu deleagă această atribuție niciunei alte persoane.
12.
Asistenții respectă obligațiile prevăzute pentru arbitri în părțile II (Principii directoare), III (Obligații de informare) și VII (Confidențialitate) mutatis mutandis. Arbitrii iau toate măsurile necesare pentru a se asigura că asistenții lor cunosc și respectă aceste obligații.
V.
Atribuțiile potențialilor candidați
13.Persoanele incluse pe lista întocmită în temeiul articolului 125 (Lista arbitrilor) din acord respectă standarde înalte de conduită și evită orice încălcare sau orice aparență de încălcare a acestora. Persoanele incluse pe lista respectivă sau avute în vedere pentru includere comunică fără întârziere părților orice chestiune care ar putea justifica o examinare în acest sens.
VI.
Obligațiile foștilor arbitri
14.Foștii arbitri trebuie să evite acțiunile care ar putea crea aparența că au favorizat una dintre părți în îndeplinirea atribuțiilor lor sau că ar fi obținut vreun beneficiu în urma oricărei decizii sau a oricărui raport al comisiei de arbitraj.
15.
Foștii arbitri se conformează obligațiilor prevăzute în partea VII (Confidențialitate) din prezentul Cod de conduită.
VII.
Confidențialitate
16.Arbitrii nu pot, în niciun moment, să comunice sau să utilizeze informații cu caracter confidențial referitoare la o procedură sau de care au luat cunoștință în cadrul procedurii pentru care au fost desemnați, decât pentru scopurile procedurii respective. În special, ei nu divulgă și nici nu utilizează astfel de informații pentru a dobândi avantaje personale, pentru a favoriza alte persoane sau pentru a influența în mod negativ interesele altora.
17.Arbitrii nu divulgă o decizie sau un raport al comisiei de arbitraj sau părți din acestea înainte de publicarea lor în conformitate cu articolul XIII (Transparență) din Regulamentul de procedură pentru soluționarea litigiilor.
18.Arbitrii nu dezvăluie niciodată conținutul deliberărilor unei comisii de arbitraj sau opiniile vreunui arbitru și nici nu fac nicio declarație cu privire la procedura pentru care au fost desemnați sau cu privire la aspectele care fac obiectul litigiului în cadrul procedurii.
VIII.
Cheltuieli
19.Arbitrii păstrează o evidență și întocmesc un raport final cu privire la timpul dedicat procedurii și la cheltuielile lor, precum și cu privire la timpul și cheltuielile unui asistent, dacă este cazul.
IX.
Mediatorii
20.Prezentul Cod de conduită se aplică mutatis mutandis mediatorilor.
****
Proiect de
DECIZIE Nr. [...]
A COMITETULUI ÎNALȚILOR FUNCȚIONARI
privind Regulamentul său de procedură
Comitetul înalților funcționari,
având în vedere Acordul de parteneriat economic (APE) dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), semnat la Nairobi la 18 decembrie 2023, în special articolele 106 și 107,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
Regulamentul de procedură al Comitetului înalților funcționari este stabilit astfel cum este prevăzut în anexă.
Prezenta decizie intră în vigoare la ...
Întocmită la ... la ...
Anexă
REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI ÎNALȚILOR FUNCȚIONARI
instituit prin articolul 106 din Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte
ARTICOLUL 1
Rolul Comitetului înalților funcționari
Comitetul înalților funcționari instituit în temeiul articolului 106 din Acordul de parteneriat economic dintre Uniunea Europeană, pe de o parte, și Republica Kenya, membră a Comunității Africii de Est, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”), este responsabil de toate aspectele menționate la articolul 106 alineatul (5) din acord.
ARTICOLUL 2
Componență și președinție
1.Comitetul înalților funcționari este alcătuit din și coprezidat de reprezentanți ai Uniunii Europene și ai Republicii Kenya, în conformitate cu articolul 106 din acord, sau de persoanele desemnate de aceștia.
2.Fiecare parte notifică celeilalte părți numele, funcția și datele de contact ale înaltului funcționar sau ale secretarului principal care este responsabil cu copreședinția Comitetului înalților funcționari pentru partea respectivă. Se consideră că acest înalt funcționar sau secretar principal este autorizat să reprezinte partea până la data la care partea a notificat celeilalte părți un nou copreședinte.
ARTICOLUL 3
Secretariatul
1.
Funcționarii din cadrul departamentului responsabil cu comerțul pentru fiecare parte asigură împreună secretariatul Comitetului înalților funcționari.
2.Fiecare parte notifică celeilalte părți numele, funcția și datele de contact ale funcționarului care îndeplinește funcția de membru al secretariatului Comitetului înalților funcționari pentru partea respectivă. Se consideră că acest funcționar continuă să acționeze în calitate de membru al secretariatului pentru partea în cauză până la data la care partea notifică celeilalte părți un nou membru.
ARTICOLUL 4
Reuniuni
1.În temeiul articolului 106 alineatul (3) și sub rezerva oricăror instrucțiuni care pot fi date de Consiliul APE, Comitetul înalților funcționari se reunește cel puțin o dată pe an și poate organiza reuniuni extraordinare ori de câte ori circumstanțele o impun, în orice moment convenit de către părți. Comitetul înalților funcționari se reunește, de asemenea, înaintea reuniunilor Consiliului APE.
2.Reuniunile au loc la data și ora convenite, alternativ la Bruxelles și la Nairobi, cu excepția cazului în care copreședinții convin altfel.
3.Reuniunile sunt convocate de copreședintele părții care găzduiește reuniunea.
4.
O reuniune poate avea loc cu prezență fizică, prin videoconferință sau prin orice alte mijloace convenite de părți.
ARTICOLUL 5
Delegații
Într-un termen rezonabil înaintea unei reuniuni, funcționarul care îndeplinește funcția de secretar al Comitetului înalților funcționari pentru fiecare parte informează funcționarul care îndeplinește funcția de secretar al celeilalte părți cu privire la componența prevăzută a delegațiilor Uniunii Europene și, respectiv, ale Republicii Kenya. Listele precizează numele și funcția fiecărui membru al delegației.
ARTICOLUL 6
Ordinea de zi a reuniunilor
1.Cu cel puțin 21 de zile înainte de reuniune, membrul secretariatului Comitetului înalților funcționari al părții care găzduiește reuniunea trimite celeilalte părți o propunere de ordine de zi provizorie, cu un termen pentru prezentarea de observații. Cu cel puțin 14 zile înainte de reuniune, secretariatul Comitetului înalților funcționari stabilește ordinea de zi provizorie, ținând seama de observații.
2.Ordinea de zi se adoptă de către Comitetul înalților funcționari la începutul fiecărei reuniuni. Chestiunile care nu figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi de comun acord.
ARTICOLUL 7
Invitarea experților
Copreședinții Comitetului înalților funcționari pot, de comun acord, invita experți (și anume funcționari neguvernamentali) să participe la reuniunile Comitetului înalților funcționari pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice și numai pentru părțile reuniunii în care sunt discutate astfel de subiecte specifice.
ARTICOLUL 8
Procesele-verbale
1.Proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni este redactat de către funcționarul care acționează în calitate de membru al secretariatului părții care găzduiește reuniunea, în termen de 15 zile de la încheierea reuniunii, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel. Proiectul de proces-verbal se transmite membrului secretariatului celeilalte părți pentru observații.
2.
În cazul în care prezentele articole se aplică reuniunilor comitetelor specializate sau ale Comitetului special pentru vămi și facilitarea comerțului, procesele-verbale ale reuniunilor comitetelor respective sunt puse la dispoziție pentru orice reuniune ulterioară a Comitetului înalților funcționari sau a Consiliului APE, după caz.
3.Ca regulă generală, procesul-verbal rezumă fiecare punct de pe ordinea de zi, specificând, unde este cazul:
(a)toate documentele prezentate Comitetului înalților funcționari;
(b)orice declarație a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de unul dintre copreședinții Comitetului înalților funcționari și
(c)deciziile luate, recomandările formulate, declarațiile convenite și concluziile adoptate cu privire la puncte specifice.
4.Procesul-verbal include o listă a tuturor deciziilor Comitetului înalților funcționari adoptate prin procedură scrisă în temeiul articolului 9 alineatul (2) de la ultima reuniune a Comitetului.
5.O anexă la procesul-verbal include, de asemenea, o listă cu numele, titlurile și calitatea tuturor persoanelor care au participat la reuniunea Comitetului înalților funcționari.
6.Secretariatul modifică proiectul de proces-verbal pe baza observațiilor primite, iar proiectul de proces-verbal astfel revizuit este aprobat de părți în termen de 30 de zile de la data reuniunii, sau până la orice altă dată convenită de către copreședinți. După ce a fost aprobat, secretariatul redactează două exemplare originale ale procesului-verbal și fiecare dintre părți primește un exemplar al acestuia.
ARTICOLUL 9
Decizii și recomandări
1.Comitetul înalților funcționari poate adopta decizii și recomandări cu privire la toate domeniile în care acordul prevede acest lucru. Comitetul înalților funcționari adoptă decizii și recomandări de comun acord, astfel cum se prevede la articolul 107 din acord.
2.În perioada dintre reuniuni, Comitetul înalților funcționari poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă.
3.Textul unui proiect de decizie sau de recomandare se prezintă în scris de către un copreședinte celuilalt copreședinte în limba de lucru a Comitetului înalților funcționari. Cealaltă parte are la dispoziție o lună sau orice perioadă mai lungă de timp specificată de partea care înaintează propunerea pentru a-și exprima acordul în ceea ce privește proiectul de decizie sau de recomandare. În cazul în care cealaltă parte nu își exprimă acordul, propunerea de decizie sau de recomandare este discutată și poate fi adoptată la reuniunea următoare a Comitetului înalților funcționari. Proiectele de decizii sau de recomandări se consideră adoptate de îndată ce cealaltă parte își exprimă acordul și se înregistrează în procesul-verbal al reuniunii Comitetului în temeiul articolului 8 alineatul (3).
4.În cazul în care Comitetul înalților funcționari este împuternicit în temeiul acordului să adopte decizii sau recomandări, astfel de acte poartă titlul de „decizie” sau, respectiv, de „recomandare”. Secretariatul Comitetului înalților funcționari atribuie fiecărei decizii sau recomandări un număr de ordine progresiv, menționează data adoptării și oferă o descriere a subiectului lor. Fiecare decizie și recomandare prevede data intrării sale în vigoare.
5.Deciziile și recomandările adoptate de Comitetul înalților funcționari sunt stabilite în două exemplare, autentificate de către copreședinți și un exemplar din fiecare este transmis fiecărei părți.
ARTICOLUL 10
Transparența
1.Părțile pot conveni să se reunească în public.
2.Fiecare dintre părți poate decide cu privire la publicarea deciziilor și recomandărilor Comitetului înalților funcționari în propriul jurnal oficial sau online.
3.
Toate documentele transmise de o parte sunt considerate confidențiale, cu excepția cazului în care partea respectivă decide altfel.
4.
Ordinile de zi provizorii ale reuniunilor sunt făcute publice înainte de reuniunea Comitetului. Procesele-verbale ale reuniunilor sunt făcute publice în urma aprobării acestora în conformitate cu articolul 8.
5.
Publicarea documentelor menționate la alineatele (2)-(4) se efectuează în conformitate cu normele aplicabile în materie de protecție a datelor ale fiecărei părți.
ARTICOLUL 11
Regimul lingvistic
1.Limba de lucru a Comitetului înalților funcționari este limba engleză.
2.Comitetul înalților funcționari adoptă decizii în limba de lucru menționată la alineatul (1).
3.Fiecare parte răspunde de traducerea deciziilor și a altor documente în limba (limbile) sa (sale) oficială (oficiale), dacă acest lucru este necesar, și acoperă cheltuielile aferente unor astfel de traduceri.
ARTICOLUL 12
Cheltuieli
1.Fiecare parte suportă toate cheltuielile rezultate în urma participării sale la reuniunile Comitetului înalților funcționari, în special cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, precum și cheltuielile legate de videoconferințe sau teleconferințe, cheltuielile poștale și de telecomunicații.
2.Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
3.Cheltuielile legate de furnizarea de servicii de interpretariat din și în limba de lucru a Comitetului înalților funcționari în cadrul reuniunilor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.
ARTICOLUL 13
Comitete specializate și alte organisme instituite în cadrul acordului
1.
Pentru îndeplinirea cu eficacitate a sarcinilor sale, în temeiul articolului 107 din acord, Comitetul înalților funcționari poate institui, sub autoritatea sa, comitete specializate responsabile cu abordarea unor subiecte specifice în cadrul acordului. În acest scop, Comitetul înalților funcționari stabilește componența și sarcinile acestor comitete specializate.
2.
În conformitate cu articolul 107 din acord, Comitetul înalților funcționari elaborează directive și supraveghează toate comitetele specializate și alte organisme instituite în temeiul acordului.
3.
Comitetul înalților funcționari este informat în scris despre punctele de contact desemnate de comitetele specializate sau de alte organisme înființate în temeiul acordului. Întreaga corespondență, toate documentele și comunicările relevante între punctele de contact ale fiecărui comitet specializat privind punerea în aplicare a acordului se transmit simultan secretariatului Comitetului înalților funcționari.
4.
Prezentul Regulament de procedură se aplică mutatis mutandis comitetelor specializate și altor organisme înființate în temeiul acordului, cu excepția cazului în care Comitetul înalților funcționari decide altfel.
ARTICOLUL 14
Modificarea Regulamentului de procedură
Prezentul Regulament de procedură poate fi modificat în scris printr-o decizie a Comitetului înalților funcționari, în conformitate cu articolul 9.
