52013DC0606

RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU

Raport anual către autoritatea care acordă descărcarea de gestiune privind auditurile interne desfășurate în anul 2012 [articolul 99 alineatul (5) din Regulamentul financiar ]

CUPRINS

1........... Introducere..................................................................................................................... 5

2........... Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere............................................... 5

3........... Producerea rapoartelor de audit...................................................................................... 6

3.1........ Punerea în aplicare a planului de audit al IAS pentru anul 2012........................................ 6

3.2........ Recomandări noi și nivelul de acceptare......................................................................... 7

3.3........ Punerea în aplicare a recomandărilor formulate în perioada 2008-2012............................ 8

4........... Principalele constatări și recomandări............................................................................. 8

4.1........ Auditurile cu caracter orizontal........................................................................................ 8

4.1.1..... Procesul raportului anual de activitate (mai multe DG-uri)................................................. 8

4.1.2..... Gestionarea și monitorizarea alocării resurselor de personal (mai multe DG-uri)............... 9

4.1.3..... Rambursarea și sistemele de facturare interne (mai multe DG-uri)................................. 10

4.2........ Agricultură, resurse naturale și sănătate........................................................................ 11

4.2.1..... Auditurile privind strategia de control (DG MARE, DG SANCO)................................. 11

4.2.2..... Strategia de control — Direcția J (DG AGRI)............................................................. 12

4.3........ Coeziunea.................................................................................................................... 12

4.3.1..... Încheierea perioadei de programare 2000-2006 (DG REGIO, DG EMPL)................... 12

4.3.2..... Punerea în aplicare a programelor pentru perioada 2007-2013 (DG REGIO)................ 13

4.4........ Cercetare, energie și transport..................................................................................... 14

4.4.1..... Auditurile privind strategia de control (DG ENER)......................................................... 14

4.5........ Ajutorul extern, dezvoltarea și extinderea..................................................................... 14

4.5.1..... Structura organizării interne în cadrul delegațiilor UE (DG DEVCO)............................. 14

4.6........ Educație și cetățenie................................................................................................ 14

4.6.1..... Programul de învățare pe tot parcursul vieții (DG EAC/EACEA)............................... 14

4.6.2..... Auditurile privind strategia de control (DG HOME)....................................................... 15

4.6.3..... Monitorizarea punerii în aplicare a legislației UE (DG JUST)........................................ 15

4.7........ Afaceri economice și financiare.................................................................................... 15

4.7.1..... Punerea în aplicare de către FEI a programului CIP (DG ECFIN)................................. 16

4.7.2..... Operațiunile extrabugetare (DG ECFIN)..................................................................... 16

4.7.3..... Auditurile privind strategia de control (DG ENTR)......................................................... 17

4.7.4..... Monitorizarea punerii în aplicare a legislației UE (DG TAXUD).................................... 17

4.8........ Servicii generale și resurse umane................................................................................ 17

4.8.1..... Producerea, elaborarea și difuzarea datelor statistice (DG ESTAT).............................. 17

4.9........ Auditurile în domeniul tehnologiilor informației (TI)....................................................... 18

4.9.1..... Gestionarea sistemelor informatice locale (DG DEVCO, DG TRADE).......................... 18

4.9.2..... Guvernanța și performanța în domeniul tehnologiilor informației (IT) (DG SANCO/EAHC)           18

4.9.3..... Orizont 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA).......................................................... 19

5........... Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei........................................... 19

6........... Concluzii...................................................................................................................... 19

1.           Introducere

Prezentul raport informează autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la activitatea desfășurată de Serviciul de Audit Intern (IAS) al Comisiei, în conformitate cu articolul 99 alineatul (5) din Regulamentul financiar . Acesta se bazează pe raportul elaborat de auditorul intern al Comisiei în conformitate cu articolul 99 alineatul (3) din regulamentul menționat, în ceea ce privește rapoartele de audit și de consultanță ale IAS finalizate în 2012[1] cu privire la diferite direcții generale, servicii și agenții executive ale Comisiei[2]. Raportul descrie deficiențele identificate și măsurile adoptate pentru remedierea lor și cuprinde informații privind expunerea la riscuri semnificative, precum și aspecte referitoare la control și guvernanță[3].

Comisia a răspuns deja la unele dintre recomandări în raportul de sinteză[4].

2.           Misiunea IAS: independență, obiectivitate și răspundere

Misiunea IAS este de a contribui la buna gestiune în cadrul Comisiei Europene prin auditarea sistemelor interne de gestiune și de control cu scopul de a evalua eficacitatea acestora în vederea realizării de îmbunătățiri continue.

IAS își desfășoară activitatea sub autoritatea membrului Comisiei responsabil cu auditul și răspunde în fața Comitetului de monitorizare a auditurilor (CMA). Independența IAS este consacrată în Regulamentul financiar și în carta misiunii acestuia, adoptată de Comisie.

IAS își desfășoară activitatea în conformitate cu dispozițiile regulamentului financiar, ale Standardelor internaționale pentru practica profesională a auditului intern și ale Codului de etică al Institutului Auditorilor Interni.

IAS nu auditează sistemele de control ale statelor membre asupra fondurilor Comisiei. Astfel de audituri, care ating nivelul beneficiarilor individuali, sunt efectuate de auditorii interni ai statelor membre, de autoritățile naționale de audit, de diferitele direcții generale ale Comisiei și de Curtea de Conturi Europeană (CCE). Cu toate acestea, IAS auditează măsurile luate de serviciile Comisiei pentru a supraveghea și a audita organismele din statele membre, precum și alte organisme care sunt responsabile cu efectuarea plăților din fondurile UE, cum ar fi Organizația Națiunilor Unite. În conformitate cu Regulamentul financiar , IAS poate îndeplini astfel de îndatoriri la fața locului, inclusiv în statele membre.

Opinia generală privind gestiunea financiară a Comisiei

Astfel cum se prevede în carta sa, IAS a emis cea de-a treia opinie generală privind gestiunea financiară a Comisiei.

Opinia generală pentru anul 2012 se bazează pe auditurile din domeniul gestiunii financiare în cadrul Comisiei, efectuate atât de IAS, cât și de structurile de audit intern (IAC), în perioada anterioară de trei ani 2010-2012. De asemenea, aceasta în considerare informațiile provenite din alte surse, cum ar fi rapoartele din partea Curții de Conturi Europene.

IAS, structurile de audit intern și Curtea de Conturi Europeană au planificat auditarea tuturor entităților financiare care pot fi auditate și prezintă un risc ridicat și care sunt importante pentru punerea în aplicare a bugetului până la sfârșitul perioadei, cu scopul de a asigura o abordare cuprinzătoare. Finalizarea misiunilor de audit în 2012 contribuie la asigurarea unei abordări suficiente pentru anul 2012.

Contribuția IAS la atenuarea riscului privind descărcarea de gestiune și la o declarație de asigurare („DAS”) cu mai multe elemente pozitive

Procedura descărcării de gestiune implică riscuri reputaționale pentru Comisie. Activitatea IAS sprijină Comisia în atenuarea acestui risc.

Conformitatea rămâne aspectul cel mai important al dezbaterii, deși procedura de descărcare de gestiune se axează într-o măsură tot mai mare pe performanță. Evaluarea conformității se bazează pe rezultatele obținute în urma auditului efectuat de Curtea de Conturi Europeană în contextul declarației de asigurare („DAS”). Acesta reprezintă opinia Curții de Conturi Europene cu privire la fiabilitatea conturilor UE și cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente.

Pentru a reduce riscul de erori în ceea ce privește plățile, Comisia trebuie să se asigure că strategiile de control puse în aplicare sunt proporționale cu riscurile. Strategiile de control trebuie să fie eficace în prevenirea și detectarea erorilor și trebuie să fie însoțite de sancțiuni administrative disuasive și de rapoarte privind indicele de eroare reziduală.

Din acest motiv, auditurile efectuate cu scopul de a se asigura aplicarea unei strategii de control coerente pentru fiecare domeniu important de cheltuieli au prioritate în planurile strategice de audit pentru perioada 2010-2012 și pentru perioada 2013-2015 elaborate de IAS. În 2012, au fost efectuate audituri privind strategiile de control în cadrul următoarelor direcții generale: AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE și SANCO.

3.           Producerea rapoartelor de audit

3.1.        Punerea în aplicare a planului de audit al IAS pentru anul 2012

Până la data limită de 1 februarie 2013, IAS a pus în aplicare 100 % din misiunile sale prioritare (88 % în 2011) și 62 % din misiunile neprioritare (69 % în 2011).

În total, au fost finalizate 89 de rapoarte (inclusiv audituri, audituri de urmărire și consultanță), care pot fi defalcate după cum urmează[5]:

|| 2012 || 2011 || 2010

|| Misiuni || Rapoarte || Misiuni || Rapoarte || Misiuni || Rapoarte

AUDIT || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28

CONSULTANȚĂ || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6

URMĂRIRE || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50

REVIZUIRI || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0

Total || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84

Documentul de lucru al serviciilor anexat sintetizează toate rapoartele de audit finalizate. Acesta include obiectivele, domeniul de aplicare, riscurile și recomandările fiecărui raport, stadiul punerii în aplicare a recomandărilor formulate pentru perioada 2008-2012, precum și rezumate ale concluziilor misiunilor de urmărire.

3.2.        Recomandări noi și nivelul de acceptare

În 2012, IAS a emis următorul număr de recomandări, inclusiv nivelul de acceptare a acestora:

|| Recomandări noi || Recomandări acceptate || Recomandări respinse

Prioritate || # || # || % || # || %

Esențială || 0 || 0 || || 0 ||

Foarte importantă || 83 || 83[6] || 100 % || 0 ||

Importantă || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 %

De dorit || 0 || 0 || || 0 ||

Total || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 %

Pentru toate recomandările acceptate (sau parțial acceptate), entitățile auditate au elaborat planuri de acțiune care au fost prezentate IAS și au fost evaluate ca fiind satisfăcătoare.

3.3.        Punerea în aplicare a recomandărilor formulate în perioada 2008-2012

Entitățile auditate au raportat că 78 % din recomandările acceptate emise între 2008 și 2012 au fost puse în aplicare până la începutul anului 2013. Documentul de lucru al serviciilor anexat oferă o imagine de ansamblu asupra nivelului de punere în aplicare a recomandărilor (evaluarea entităților auditate).

Cu toate acestea, punerea în aplicare a 29 dintre recomandările foarte importante[7] a depășit cu peste șase luni termenul limită inițial[8]. Nu este restantă nicio recomandare esențială. CMA a fost informat în mod regulat cu privire la recomandările esențiale sau foarte importante restante de peste șase luni.

În total, au fost acceptate 733 de recomandări, pentru care IAS a efectuat audituri de urmărire până la sfârșitul anului 2012.

Activitatea de urmărire a IAS a confirmat faptul că recomandările erau puse în aplicare în mod satisfăcător, contribuind la îmbunătățirea sistemelor de control în cadrul serviciilor auditate. IAS a închis 88 % din recomandările urmărite în cursul perioadei de raportare.

4.           Principalele constatări și recomandări

4.1.        Auditurile cu caracter orizontal

4.1.1.     Procesul raportului anual de activitate (mai multe DG-uri)

Obiectivul auditului a fost de a evalua gradul de adecvare și de eficacitate al procesului raportului anual de activitate (RAA) din cadrul Comisiei în ansamblu, în special, măsura în care acesta s-a dovedit eficace în sprijinirea declarației de asigurare a diferiților ordonatori de credite delegați. IAS a analizat conceperea procesului, existența unor orientări clare și a monitorizării regulate la nivel global, precum și punerea în aplicare de către diferitele direcții generale/servicii.

Auditul a fost efectuat în SG, în DG BUDG și în nouă direcții generale/servicii operaționale, și anume direcțiile generale CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME, DEVCO și OIB.

În ansamblu, IAS consideră că procesul este bine stabilit și că acesta și-a atins obiectivul de a fi un instrument de răspundere și de asigurare din partea conducerii față de instituție. Cu toate acestea, au fost identificate unele domenii foarte importante în care sunt necesare îmbunătățiri. În special, IAS a solicitat serviciilor centrale:

(i) să ofere instrucțiuni suplimentare privind prezentarea rapoartelor asupra economiei, eficienței și eficacității operațiunilor financiare și nefinanciare și asupra costurilor/eficienței controalelor, astfel încât să sprijine în mod adecvat concluziile privind buna gestionare formulate de ordonatorii de credite delegați și declarația de asigurare;

(ii) să consolideze procesul de control al calității astfel încât să se concentreze mai mult pe elementele esențiale ale raportului anual de activitate, cum ar fi fiabilitatea procesului de obținere a asigurării și informațiile în sprijinul declarației de asigurare, și

(iii) să eficientizeze structura raportului anual de activitate pentru a evita rapoartele prea lungi și complexe și pentru a elabora documente care sunt mai utile pentru Colegiu, Curtea de Conturi Europeană și autoritatea care acordă descărcarea de gestiune.

Serviciile centrale au acceptat recomandările formulate de IAS și au elaborat un plan de acțiune pentru a îmbunătăți procesul raportului anual de activitate (RAA), plan pe care IAS îl consideră satisfăcător. Unele acțiuni au fost deja puse în aplicare în contextul exercițiului RAA din 2012.

În ceea ce privește activitatea desfășurată în cadrul a nouă direcții generale/servicii operaționale, IAS a identificat o singură problemă majoră[9] în cazul DG DEVCO. Un audit limitat privind coordonarea contribuției delegațiilor la raportul anual de activitate a arătat că DG DEVCO ar trebui să își consolideze sistemul de responsabilitate (denumit „piramidă de control”), prin:

(i) îmbunătățirea calității raportului anual de activitate al DG DEVCO, în special cu privire la informațiile privind sistemul de control intern și elementele în sprijinul declarației de asigurare a ordonatorilor de credite delegați;

(ii) promovarea rapoartelor șefilor de delegație (EAMR) ca „instrumente de responsabilitate” prin solicitarea furnizării de informații suplimentare în sprijinul declarației lor de asigurare;

(iii) oferirea de orientări suplimentare șefilor de delegație astfel încât aceștia să poată obține informații cuprinzătoare și coerente în sprijinul declarației lor de asigurare, și

(iv) consolidarea rolului sediului central în sprijinirea, coordonarea și supravegherea obligațiilor de raportare ale șefilor de delegație. Planul de acțiune al DG DEVCO este considerat satisfăcător.

4.1.2.     Gestionarea și monitorizarea alocării resurselor de personal (mai multe DG­uri)

Obiectivul auditului a fost de a evalua dacă serviciile selectate ale Comisiei au instituite proceduri și mecanisme adecvate pentru a gestiona și a monitoriza în mod eficace și eficient alocarea resurselor de personal în contextul reducerii efectivelor de personal[10].

Auditul s-a concentrat asupra procedurilor relevante din patru direcții generale: AGRI, RTD, COMP și DGT, selectate pentru a avea o imagine de ansamblu reprezentativă asupra diferitelor activități din cadrul Comisiei. De asemenea, IAS a efectuat o revizuire la nivel înalt a procedurilor de alocare a resurselor de personal la nivel global, în cadrul SG, DG BUDG și DG HR.

În plus, a fost întreprinsă o analiză generală cu scopul de a obține o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra procedurilor instituite în toate serviciile Comisiei.

IAS a recomandat ca DG AGRI și DG RTD să își continue eforturile în scopul de a elabora mecanisme și instrumente pentru cartografierea îndatoririlor, de a institui instrumente/metode pentru a colecta informații suficiente și fiabile privind volumul de muncă, precum și de a elabora un plan privind resursele umane. Direcțiile generale au acceptat toate recomandările. În ansamblu, IAS a evaluat planurile de acțiune ca fiind satisfăcătoare.

Acțiunile de audit și rezultatele analizei la nivelul întregii Comisii efectuate de IAS au indicat deficiențe la nivelul operațional al direcțiilor generale care pot fi soluționate numai prin acțiuni ale serviciilor centrale, capabile, de asemenea, să atenueze riscurile asociate. IAS a recomandat ca serviciile centrale să dezvolte în continuare cadrul global pentru a gestiona și a monitoriza alocarea resurselor de personal și pentru a facilita difuzarea bunelor practici între personalul responsabil cu planificarea strategică și programare (PSP) și personalul responsabil cu resursele umane în domeniu. De asemenea, serviciile centrale ar trebui să îmbunătățească cadrul global de raportare și de responsabilitate pentru serviciile Comisiei privind utilizarea posturilor redistribuite în cadrul serviciilor, în conformitate cu deciziile Comisiei privind alocarea resurselor de personal.

4.1.3.     Rambursarea[11] și sistemele de facturare interne (mai multe DG-uri)

IAS a evaluat dacă procesele de rambursare[12] au respectat Regulamentul financiar și orientările la nivel central, precum și calculul consecvent și transparent al costurilor serviciilor prestate. Auditul a fost realizat în cadrul DG BUDG (ca unul dintre cele mai importante servicii pentru gestionarea cadrului bugetar și de reglementare și pentru promovarea bunei gestiuni financiare), DG DIGIT și SCIC. În lipsa unor orientări la nivel central sau a unor instrucțiuni privind procesul de rambursare, în urma auditului, s-a constatat că direcțiile generale auditate și-au definit propriile criterii. În ansamblu, s-a constatat că acestea sunt în conformitate cu normele bugetare.

Cu toate acestea, IAS a solicitat entităților auditate să consolideze procesul și să permită punerea în aplicare consecventă în întreaga Comisie prin:

(i) instituirea unui cadru de guvernanță care să cuprindă atribuirea clară a asumării procesului, definiția procesului de rambursare și aprobarea modelelor de cost ale principalilor prestatori de servicii;

(ii) furnizarea de instrucțiuni și de orientări la nivel central (inclusiv criteriile pentru identificarea serviciilor și a costurilor), și

(iii) oferirea mai multor clarificări privind liniile bugetare utilizate pentru finanțarea cheltuielilor aferente domeniului informatic.

IAS consideră că grupul de coordonare a ABM, în calitate de organism de guvernanță, ar trebui să își însușească procesul și, în cele din urmă, să fie organismul responsabil cu definirea procesului.

DG BUDG a acceptat toate recomandările, iar planul de acțiune elaborat este evaluat ca fiind satisfăcător.

DG DIGIT a fost invitată:

(i) să identifice într-un mod mai clar serviciile și costurile care urmează să fie rambursate și să propună criterii pentru identificarea sistemelor informatice pentru care costurile de găzduire sunt rambursate, și;

(ii) să se asigure că organismul de conducere aprobă modificările semnificative ale modelului de cost.

Planul de acțiune rezultat în urma recomandărilor acceptate este evaluat ca fiind satisfăcător.

4.2.        Agricultură, resurse naturale și sănătate

(AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO)

4.2.1.     Auditurile privind strategia de control (DG MARE, DG SANCO)

Strategia de control a DG MARE nu include obiective clare, cuantificabile și măsurabile referitoare la procesul de obținere a asigurării, în special în ceea ce privește autoritățile naționale de audit și abordarea proprie planificată a DG MARE. Indicatorii cantitativi și calitativi pentru măsurarea performanței activității de audit a DG MARE sunt insuficienți. De asemenea, DG MARE trebuie să își consolideze monitorizarea strategiilor naționale de audit și a rapoartelor anuale de control și să își îmbunătățească controalele privind modul în care autoritățile naționale de audit determină eșantionarea și rata de eroare.

Auditul în cadrul DG SANCO a vizat controalele ex ante și ex post. IAS a subliniat necesitatea ca DG SANCO să își finalizeze documentul privind strategia de control.

Planurile de acțiune pentru soluționarea aspectelor din ambele audituri au fost evaluate ca fiind satisfăcătoare.

4.2.2.     Strategia de control — Direcția J (DG AGRI)

Auditul din cadrul DG AGRI s-a axat pe conceperea și monitorizarea strategiei de control pentru perioada de programare 2007-2013.

IAS a constatat că strategia de audit nu era suficient de formalizată și că existau lacune în definiția universului auditului, în stabilirea unor obiective cantitative și măsurabile (de exemplu, sfera de cuprindere a auditului), precum și în analiza conexă a capacității.

Dat fiind faptul că se apropie următoarea perioadă de programare, ar trebui să se consolideze rolul de furnizori de asigurare jucat de organismele de certificare în statele membre, cu scopul de a asigura controale îmbunătățite și de a optimiza utilizarea resurselor limitate de audit ale DG AGRI.

De asemenea, IAS a remarcat că planurile de audit nu erau sprijinite în mod satisfăcător de evaluări de risc și că a existat un număr semnificativ de audituri nesoluționate (13 % din misiunile aferente perioadei 2007-2010 sunt încă deschise), în pofida eforturilor direcției generale de a-l reduce. IAS a recomandat ca DG AGRI să își elaboreze și să își formalizeze strategia de control, să își reproiecteze evaluările riscurilor în conformitate cu obiectivele stabilite, precum și să asigure o monitorizare adecvată prin îmbunătățirea cantitativă și calitativă a indicatorilor-cheie de performanță a căror divulgare în raportul anual de activitate ar trebui să fie îmbunătățită.

DG a acceptat toate recomandările, iar IAS a evaluat planul de acțiune ca fiind satisfăcător.

4.3.        Coeziunea

(REGIO, EMPL)

În 2012, au fost efectuate patru audituri cu scopul de a oferi garanții privind eforturile întreprinse de direcțiile generale pentru a aborda ratele de eroare ridicate, în special în cadrul DG REGIO. Pentru prima dată, IAS a însoțit[13] auditorii direcției generale în misiunile desfășurate în statele membre.

4.3.1.     Încheierea perioadei de programare 2000-2006 (DG REGIO, DG EMPL)

Este esențial ca direcțiile generale să dețină un proces de încheiere bine pregătit pentru a demonstra că toate erorile și neregulile sunt detectate și corectate.

Deși direcțiile generale au pregătit și au gestionat bine procesul de încheiere pentru Fondul European de Dezvoltare Regională (DG REGIO) și pentru Fondul social european (DG EMPL), sunt necesare îmbunătățiri în ceea ce privește planificarea, metodologia și orientările, în special în momentul pregătirii pentru încheierea perioadei de programare 2007-2013, precum și în ceea ce privește documentația cu scopul de a oferi dovezi mai bune privind verificările efectuate asupra documentelor de încheiere.

Auditul încheierii proiectelor Fondului de coeziune (FC) din cadrul DG REGIO a identificat incoerențe și lacune în procesul de evaluare. Având în vedere numărul mare de proiecte și activitățile care urmează să fie efectuate, aspectele menționate trebuie abordate pe durata rămasă a procesului de încheiere. În această privință, începând cu 21 decembrie 2012, au fost instituite modele armonizate pentru analiza declarațiilor de lichidare. Acestea au fost concepute pentru a soluționa anumite lacune identificate de IAS, în special coordonarea între unitățile de audit și cele geografice și asigurarea coerenței în evaluarea calitativă a documentelor de încheiere.

De asemenea, auditurile au reamintit în mod oportun direcțiilor generale necesitatea de a prezenta rapoarte cu privire la eficacitatea procesului de încheiere a programelor pentru perioada 2000-2006 și de a demonstra capacitatea de corecție multianuală a strategiei de control[14].

DG a acceptat toate recomandările, iar IAS a evaluat planurile de acțiune ca fiind satisfăcătoare.

4.3.2.     Punerea în aplicare a programelor pentru perioada 2007-2013 (DG REGIO)

Recunoscând ratele de eroare ridicate în domeniul coeziunii, IAS a efectuat un audit privind punerea în aplicare a perioadei de programare 2007-2013 pentru programele Fondului European de Dezvoltare Regională (FEDER) și ale Fondului de coeziune, cu scopul de a evalua măsura în care DG REGIO a determinat și a raportat rate de eroare fiabile și gradul în care a fost necesară adoptarea de măsuri suficiente și adecvate în vederea reducerii ratelor de eroare ridicate.

IAS a făcut referire la eforturile întreprinse de DG REGIO în vederea consolidării măsurilor corective și a reducerii ratelor de eroare, dar a subliniat nivelul foarte ridicat de risc inerent implicat atunci când DG depinde într-o măsură atât de mare de autoritățile de audit ale statelor membre. În pofida eforturile depuse deja, acest aspect reprezintă în continuare o provocare majoră pentru DG. Autoritățile au interpretat orientările în moduri diferite, în special în ceea ce privește eșantionarea statistică și sfera de cuprindere a universului auditului[15]. În plus, DG trebuie să își îmbunătățească propriile verificări privind rapoartele anuale de control ale autorităților de audit, pentru a se asigura că auditorii sunt în măsură să ajungă la concluzii cu privire la impactul fiabilității ratelor de eroare din auditurile statelor membre.

IAS a constatat variații semnificative în ceea ce privește amploarea și profunzimea testelor la fața locului. Recunoscând totodată că DG REGIO necesită o abordare bazată pe risc, activitățile la fața locului sunt atât de importante pentru procesul său de asigurare, încât astfel de incoerențe trebuie soluționate pentru a reduce la minimum riscul de nedetectare a deficiențelor și/sau a erorilor și neregulilor sistemului.

Entitățile auditate au acceptat toate recomandările, iar IAS a evaluat planul lor de acțiune ca fiind satisfăcător.

4.4.        Cercetare, energie și transport[16]

(EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER)

4.4.1.     Auditurile privind strategia de control (DG ENER)

Revizuirea controalelor în cadrul DG ENER a vizat controalele ex ante și ex post. S-a constatat faptul că este necesară elaborarea de documente de lucru ale auditului complete și coerente în dosarele corespunzând auditurilor ex post. Ulterior, IAS a recomandat ca DG ENER să utilizeze un program de audit standardizat și să producă dovezi mai bune pentru revizuirea și aprobarea problemelor de audit. Recomandările au fost acceptate, iar planul de acțiune a fost evaluat ca fiind satisfăcător.

4.5.        Ajutorul extern, dezvoltarea și extinderea

(DEVCO, ECHO, ELARG, FPI)

4.5.1.     Structura organizării interne în cadrul delegațiilor UE (DG DEVCO)

Crearea Serviciului European de Acțiune Externă (SEAE) a impus constituirea unei serii de noi structuri și procese, care implică atât sediul central, cât și delegații. Obiectivul general al acestei revizuiri limitate a fost de a evalua procedurile instituite între Comisia Europeană și SEAE pentru a se asigura buna gestiune financiară a bugetului alocat ajutorului extern pus în aplicare prin intermediul delegațiilor UE.

IAS a invitat DG DEVCO să analizeze dacă instituirea unei funcții de conducere de nivel intermediar — în special în delegațiile mai mari ale UE — ar putea sprijini șeful de delegație în gestionarea asistenței financiare. Va exista un audit privind punerea în aplicare eficace a reglementărilor revizuite din cauza modificărilor în derulare în cadrul procedurilor (de exemplu, circuitele financiare revizuite) și a punerii în aplicare a unei arhitecturi revizuite de control intern în delegații[17] la momentul revizuirii limitate.

4.6.        Educație și cetățenie

(COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST)

4.6.1.     Programul de învățare pe tot parcursul vieții (LLP) (DG EAC/EACEA)

Obiectivul auditului a fost de a evalua dacă strategia de control instituită de EACEA pentru gestionarea programului LLP îi permite să obțină o asigurare rezonabilă referitoare la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor financiare subiacente, precum și de a evalua gradul de adecvare, eficiență și eficacitate a sistemului de control intern al DG EAC pentru exercitarea rolului său de supraveghere în calitate de DG tutelară a punerii în aplicare a programului de către agenție.

Conceperea procesului final de plăți[18] este bine organizată și instituită în EACEA, dar auditul a evidențiat punerea în aplicare incoerentă a strategiei de control bazate pe risc și neconformitatea cu principiul neretroactivității.

Sistemul de control intern pentru exercitarea rolului de supraveghere al DG EAC în calitate de DG tutelară a fost evaluat ca fiind adecvat, eficient și eficace, deși procesul de evaluare a măsurii în care a fost realizată politica de supraveghere strategică este îngreunat de anumite deficiențe, cum ar fi lipsa unei strategii de supraveghere actualizate, lacune în documentație cu privire la reglementările în materie de supraveghere și lipsa indicatorilor-cheie de performanță. Implicarea directă a DG EAC în gestionarea operațională a programului LLP poate să nu fie modalitatea cea mai eficientă de utilizare a resurselor.

DG EAC și EACEA au acceptat toate recomandările, iar EACEA și planurile de acțiune au fost evaluate ca fiind satisfăcătoare.

4.6.2.     Auditurile privind strategia de control (DG HOME)

IAS a evidențiat deficiențele existente la nivelul monitorizării procedurilor de încheiere ale DG HOME, în special lipsa unor instrumente adecvate pentru monitorizarea în mod corespunzător a gestionării unui număr mare de procese anuale de încheiere a programelor. În plus, DG HOME nu înregistrase în mod corect depunerea cu întârziere a documentelor de încheiere ca evenimente de neconformitate. IAS a recomandat ca DG să respecte cerințele standardelor de control intern ale Comisiei. DG ar trebui să își consolideze sistemele de gestiune și de control și să își revizuiască procedurile printr-o listă de verificare a încheierii și prin orientări pentru documentele de încheiere din dosar.

De asemenea, IAS a identificat deficiențe în ceea ce privește strategia de audit ex post a direcțiilor generale și a recomandat introducerea unei metodologii astfel încât rezultatele auditurilor ex post să poată fi incluse în modelul de asigurare pentru RAA al direcțiilor generale. Planul de acțiune conex este evaluat ca fiind satisfăcător.

4.6.3.     Monitorizarea punerii în aplicare a legislației UE (DG JUST)

Una dintre activitățile centrale ale Comisiei este controlul privind aplicarea corectă de către statele membre a legislației UE, astfel cum se prevede în tratat. „Acquis-ul Uniunii” și domeniile de politică ale DG JUST, auditate în 2012, generează peste 10 % din totalul de cazuri de încălcare a legislației europene în curs la nivelul întregii Comisii. Auditorii au recunoscut nivelul bun de maturitate și actualele eforturi depuse de DG, dar au evidențiat anumite deficiențe în procedurile acestora de planificare strategică și de programare, în special în ceea ce privește sfera de cuprindere acordată acestui aspect în planurile de gestiune și în RAA. În consecință, resursele alocate acestei activități și evaluarea performanței acestora nu sunt optime, în pofida importanței și dimensiunii activității. Planul de acțiune conex este evaluat ca fiind satisfăcător.

4.7.        Afaceri economice și financiare

(COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE)

4.7.1.     Punerea în aplicare de către FEI a programului CIP (DG ECFIN)

Instrumentul financiar destinat IMM-urilor cu o rată mare de creștere și capacitate de inovare (GIF), care face parte din programul-cadru pentru competitivitate și inovare (CIP) și din programul pentru inovație și spirit antreprenorial (EIP), este un instrument financiar al Uniunii pentru întreprinderile mici și mijlocii. Fondul European de Investiții (FEI) pune în aplicare GIF în numele Comisiei pe baza unui acord de gestionare fiduciară (FMA).

Obiectivul auditului a fost de a evalua gradul de eficacitate a punerii în aplicare a GIF de către FEI, în special, (i) modul în care FEI respectă acordul de gestionare fiduciară și (ii) gradul de eficacitate și de eficiență a supravegherii GIF de către DG ECFIN, astfel încât acesta să își atingă obiectivele specifice.

Auditul a evidențiat două probleme:

(i) deficiențe în ceea ce privește indicatorii utilizați pentru a reflecta obiectivele instrumentului financiar, și

(ii) definiția evenimentelor care constituie o schimbare semnificativă în acordul de gestionare fiduciară.

DG ECFIN a acceptat toate recomandările, iar planurile de acțiune au fost evaluate ca fiind satisfăcătoare.

4.7.2.     Operațiunile extrabugetare (DG ECFIN)

Ca urmare a crizei financiare și a datoriilor suverane, Uniunea Europeană a creat noi instrumente financiare care să acționeze ca debitor și să acorde împrumuturi monetare statelor membre care se confruntă cu dificultăți financiare. Comisia Europeană a instituit mecanismul european de stabilizare financiară, un program de asistență financiară în cadrul căruia poate să acorde credite și să le finanțeze prin emiterea de instrumente de reducere a datoriilor pe piețele de capital.

Auditul a evidențiat două probleme în gestionarea noului instrument:

(i) DG ECFIN se confruntă cu noi provocări interne și externe în cazul cărora practicile uzuale de gestionare a riscurilor nu sunt adecvate scopului urmărit. Elaborarea de controale în domeniul sprijinului logistic, al securității în sectorul tehnologiei informației și al gestionării documentelor rămăsese în urmă, și

(ii) dat fiind mediul în care se desfășoară operațiunile DG ECFIN, aceasta se confruntă cu provocarea de a atrage și de a păstra personalul competent fără a pune în pericol continuitatea activității.

Aceste deficiențe pot afecta continuitatea activității, precum și eficiența și eficacitatea operațiunilor, iar rezultatul este expunerea Comisiei la un risc reputațional ridicat.

Pentru a răspunde recomandărilor IAS, DG ECFIN a întreprins un amplu exercițiu de evaluare a riscurilor privind modalitatea de punere în aplicare a noilor sale sarcini.

4.7.3.     Auditurile privind strategia de control (DG ENTR)

Prezentul audit a vizat controalele ex ante și ex post. IAS a recomandat ca DG ENTR să consolideze rolul coordonatorului de controale interne. În plus, ar trebui să se îmbunătățească gestionarea documentelor și înregistrarea excepțiilor. Planul de acțiune al DG a fost evaluat ca fiind satisfăcător.

4.7.4.     Monitorizarea punerii în aplicare a legislației UE (DG TAXUD)

IAS a efectuat un audit în cadrul DG TAXUD privind monitorizarea punerii în aplicare a legislației UE. În pofida unei serii de puncte forte, cum ar fi experiența profesională considerabilă, cunoștințele responsabililor de dosare și stabilirea eficientă a priorităților în ceea ce privește volumul de lucru, auditul a evidențiat unele deficiențe.

DG TAXUD face parte dintre cele trei domenii de politică care au generat cel mai mare număr de încălcări, cu peste 12 % din totalul cazurilor de încălcare a legislației europene în curs la nivelul întregii Comisii, însă acest lucru nu se reflectă pe deplin în planul de gestionare sau în raportul anual de activitate. Sunt necesare îmbunătățiri în ceea ce privește măsurarea performanțelor în cadrul acestei activități. De asemenea, IAS a recomandat asigurarea unei mai bune coordonări între unități cu scopul de a monitoriza mai eficace aplicarea legislației UE în domeniul vamal. Planul de acțiune al direcției generale a fost evaluat ca fiind satisfăcător.

4.8.        Servicii generale și resurse umane

(HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG)

4.8.1.     Producerea, elaborarea și diseminarea datelor statistice (DG ESTAT)

Responsabilitatea asigurării producerii de statistici europene în conformitate cu normele și cu principiile statistice stabilite[19] și cu respectarea codului de practici privind statisticile europene îi revine DG ESTAT (Eurostat)[20].

Faptul că între direcțiile generale responsabile cu diferitele politici, pe de o parte, și Eurostat, pe de altă parte, există o lipsă de coordonare în ceea ce privește activitățile statistice a fost inclus în registrul riscurilor din 2011 al DG ESTAT drept un risc critic.

Obiectivul auditului a fost de a evalua adecvarea, eficacitatea și eficiența proceselor legate de producția, elaborarea și difuzarea statisticilor gestionate de DG ESTAT (în colaborare cu alte direcții generale și servicii ale Comisiei).

Au fost identificate următoarele aspecte care pot conduce la incoerențe, lacune/suprapuneri, calitatea inferioară a datelor și perturbarea continuității activității:

(i) lipsa unei definiții clare și a unei interpretări comune a termenului „statistici” în cadrul Comisiei;

(ii) nealinierea între programul statistic european al Eurostat și ciclul de planificare strategică al Comisiei;

(iii) rolul și responsabilitatea Eurostat nu sunt acceptate și recunoscute pe deplin,

(iv) lipsa unei asigurări privind gradul de respectare a codului de practici privind statisticile europene, și

(v) lipsa de coordonare la nivelul Comisiei privind utilizarea prestatorilor externi de servicii statistice.

În urma auditului, la 17 septembrie 2012, Comisia a adoptat o nouă decizie privind Eurostat (2012/504/UE), care abordează o mare parte dintre constatările de mai sus. Planul de acțiune a fost considerat satisfăcător.

4.9.        Auditurile în domeniul tehnologiilor informației (TI)

IAS a efectuat o serie de audituri în domeniul tehnologiilor informației, care au reflectat contribuția IAS la monitorizarea globală a securității și a viabilității tehnologice a Comisiei.

4.9.1.     Gestionarea sistemelor informatice locale (DG DEVCO, DG TRADE)

Auditurile sistemelor informatice locale din cadrul DG DEVCO și DG TRADE au analizat gestionarea eficace și eficientă a activităților informatice și au constatat existența unor unități de tehnologia informației bine instituite. Rapoartele de audit au pus un accent special pe importanța punerii în aplicare a unui sistem eficace de guvernanță informatică și a unei mai bune gestionări a riscurilor, pe importanța protecției confidențialității informațiilor prelucrate (DG TRADE) și a consolidării cadrului de securitate în domeniul tehnologiei informației pentru a reduce la minimum eventualele încălcări ale securității (DG DEVCO).

4.9.2.     Guvernanța și performanța în domeniul tehnologiei informației (DG SANCO/EAHC)

DG SANCO dispune de un buget relativ mare pentru domeniul tehnologiei informației și finanțează cea mai mare parte a cheltuielilor aferente domeniului din creditele operaționale. De la auditul anterior[21], s-a constatat o îmbunătățire semnificativă în ceea ce privește maturitatea generală a controalelor generale în domeniul tehnologiei informației. Acest audit s-a axat pe aspectele legate de guvernanță, performanță și calitate. A fost efectuată o evaluare cu un caracter mai limitat pentru EAHC, ținând seama de bugetul mult mai redus alocat domeniului tehnologiei informației.

Auditorii au constatat că:

(i) DG SANCO încă nu dispune de un plan strategic global pe termen lung în domeniul tehnologiei informației sau de o strategie documentată care să includă EAHC și în care să explice modul în care va sprijini procesele comerciale în intervalul de timp în cauză. Deși planul general și planul de gestionare în domeniul tehnologiei informației includ unii indicatori-cheie de performanță de nivel înalt, încă nu există un proces amplu de gestionare a performanței, și

(ii) EAHC ar trebui să formalizeze unele proceduri-cheie (modificare, performanță și managementul calității).

Planul de acțiune este evaluat ca fiind satisfăcător.

4.9.3.     Orizont 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA)

„Orizont 2020”, programul emblematic pentru cercetare și inovare, își propune să asigure competitivitatea Europei pe plan mondial și constituie un stimulent pentru creșterea economică și crearea de noi locuri de muncă. Au fost elaborate mai multe proiecte informatice în sprijinul gestionării acestui proiect, cu DG RTD în calitate de proprietar al sistemului și DG CNECT și ERCEA în calitate de directori administrativi.

IAS a formulat două recomandări foarte importante:

(i) necesitatea unei integrări îmbunătățite a sistemului informatic care să permită inițiativei să înregistreze progrese, inclusiv necesitatea unor proceduri clare și a unei guvernanțe globale clare în domeniul tehnologiei informației prin intermediul unui Comitet de coordonare a proiectelor de tehnologia informației, și

(ii) necesitatea ca DG RTD să își definească mai bine activitățile în cadrul proiectului și planul resurselor.

Având în vedere faptul că Orizont 2020 este o inițiativă nouă și transversală, punerea în aplicare a recomandărilor poate implica DG DIGIT și alte direcții generale din domeniul cercetării.

DG RTD a elaborat planuri de acțiune care au fost evaluate ca fiind satisfăcătoare.

5.           Consultarea cu Grupul pentru nereguli financiare al Comisiei

Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare nu a raportat probleme sistemice în 2012 în conformitate cu articolul 73 alineatul (6)[22] din Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene.

6.           Concluzii

Punerea în aplicare a planurilor de acțiune întocmite în urma auditurilor efectuate de IAS în anul curent și în anii precedenți contribuie la îmbunătățirea constantă a cadrului de control intern al Comisiei.

Prin urmare, s-a solicitat serviciilor Comisiei să se asigure că iau măsuri în urma recomandărilor care decurg din audituri. IAS va efectua audituri de urmărire privind executarea planurilor de acțiune, care vor fi examinate de către comitetul de monitorizare a progreselor înregistrate în urma auditurilor, care, la rândul său, va informa colegiul, după caz.

IAS, în strânsă coordonare cu toate structurile de audit intern, a elaborat un nou plan strategic de audit care vizează perioada 2013-2015. IAS va continua să se concentreze asupra auditurilor financiare/ale conformității, iar auditurile în domeniul tehnologiei informației vor intensifica, de asemenea, activitățile privind auditul de performanță.

[1]               Rapoartele de audit și de consultanță finalizate până la 1 februarie 2013 sunt incluse în prezentul raport.

[2]               Raportul nu se referă la agențiile europene descentralizate, Serviciul European de Acțiune Externă sau alte organisme care au fost auditate de IAS și primesc rapoarte anuale separate.

[3]               Necesare pentru Standardul de performanță 2060 din cadrul Standardelor internaționale pentru practica profesională a auditului intern (Standardele) promulgate de AII.

[4]               COM(2013) 334 final.

[5]               În cazul în care o misiune nu se referă la o singură direcție generală sau la un singur serviciu în calitate de entitate auditată, misiunea respectivă poate avea ca rezultat producerea mai multor rapoarte de audit.

[6]               4 recomandări au fost doar parțial acceptate.

[7]               Dintre cele 29 de recomandări, două au fost emise în 2006, iar una dintre acestea este raportată de conducere ca fiind „pusă în aplicare” din martie 2013.

[8]               Data limită este 1 februarie 2013.

[9]               Domeniile pentru care s-a constatat că sunt necesare îmbunătățiri minore au fost aduse în atenția direcțiilor generale prin intermediul unei scrisori cu recomandări către conducere. Direcțiile generale în cauză au răspuns pozitiv la scrisoarea respectivă, angajându-se să ia în considerare — în măsura posibilului — observațiile formulate de IAS începând cu actualul exercițiu RAA.

[10]             Comisia a propus o reducere a efectivelor de personal cu 5 % în fiecare instituție, organism și agenție a UE în perioada 2013-2017, prin neînlocuirea unui anumit procent din personalul care părăsește locul de muncă (pensionare sau expirarea contractului). De asemenea, Comisia a înființat un mecanism de redistribuire a posturilor pentru a-și satisface prioritățile, bazat pe o cotă lineară de 1 % aplicată tuturor schemelor de personal de bază.

[11]             Costurile serviciilor din cadrul direcțiilor generale/serviciilor către alte direcții generale/servicii sau instituții care sunt transferate din linia bugetară a clientului în cea a prestatorului (ordine de recuperare, co-delegări și subdelegări între servicii). Nu există un număr estimativ care să ofere o imagine de ansamblu asupra sumelor rambursate cliențillor interni și externi de către prestatorii de servicii din cadrul Comisiei.

[12]             Costurile serviciilor din cadrul direcțiilor generale/serviciilor către alte direcții generale/servicii sau instituții care sunt transferate din linia bugetară a clientului în cea a prestatorului (ordine de recuperare, co-delegări și subdelegări între servicii). Nu există un număr estimativ care să ofere o imagine de ansamblu asupra sumelor rambursate cliențillor interni și externi de către prestatorii de servicii din cadrul Comisiei.

[13]             În auditul privind punerea în aplicare a perioadei de programare 2007-2013 în cadrul DG REGIO

[14]             La 12 aprilie 2013, a fost prezentat COCOBU un raport privind capacitatea de corecție a corecțiilor financiare pentru perioada 2000-2006.

[15]             La 4 aprilie 2013, DG REGIO a transmis autorităților de audit orientări actualizate privind eșantionarea. De asemenea, în noiembrie 2012, la Bruxelles, aceasta a organizat ateliere adresate organismelor respective, iar în 2013 a organizat seminarii în unele state membre (Italia, Spania, Germania, Slovacia și Republica Cehă).

[16]             În 2011, în acest domeniu de politică au fost desfășurate acțiuni de audit importante, în special cu privire la strategiile de control.

[17]             De exemplu, modificarea rapoartelor privind gestionarea asistenței externe, a declarației de asigurare din partea șefilor de delegație.

[18]             Cu excepția plăților finale din cadrul bugetului administrativ și din domeniul achizițiilor publice, precum și a părților din LLP puse în aplicare prin intermediul agențiilor naționale în statele membre.

[19]             Regulamentul (CE) nr. 223/2009, articolul 6.

[20]             COM(2005) 0217 final.

[21]             Auditul în domeniul tehnologiei informației din 2006 privind „sistemele informatice la scară largă”.

[22]             Articolul 117 din Regulamentul privind normele de aplicare stipulează: „Raportul anual respectiv [și anume, raportul în conformitate cu articolul 99 alineatul (3)] menționează, de asemenea, orice probleme sistemice detectate de grupul specializat instituit în temeiul articolului 73 alineatul (6) din Regulamentul financiar .