(1)   Prezenta decizie stabilește condițiile de gestionare a informațiilor UE clasificate (IUEC) de nivel RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) în conformitate cu Decizia nr. 41/2021.

(2)   Prezenta decizie se aplică tuturor serviciilor din cadrul Curții de Conturi Europene și în ansamblu incintelor acesteia. Ea se aplică și camerelor și comitetelor Curții, care sunt incluse în termenul „servicii” utilizat în scopul prezentei decizii.

(1)   Accesul la informații clasificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED poate fi acordat după ce:

(2)   Stagiarilor Curții de Conturi Europene nu li se pot da sarcini care să necesite accesul acestora la informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(3)   În ceea ce privește alte categorii de personal, acordarea sau nu a accesului este prevăzută în tabelul din anexă.

(1)   Membrii personalului care elaborează un document pe baza informațiilor definite la articolul 1, de exemplu în contextul articolului 3 alineatul (6) din Decizia nr. 41-2023, analizează întotdeauna dacă este necesar ca documentul în cauză să fie sau nu clasificat. Clasificarea unui document drept IUEC implică o evaluare și o decizie a emitentului cu privire la întrebarea dacă divulgarea documentului către persoane neautorizate ar cauza prejudicii intereselor Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre. În cazul în care persoanele care redactează documentul nu sunt sigure dacă se justifică clasificarea documentului în cauză drept „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”, acestea ar trebui să se consulte în această privință cu managerul principal sau cu directorul responsabil.

(2)   Un document trebuie clasificat cel puțin la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED dacă divulgarea neautorizată a acestuia ar putea, printre altele:

(3)   Emitenții pot decide să atribuie un nivel de clasificare standard categoriilor de informații pe care le creează în mod regulat. Cu toate acestea, emitenții se asigură că informațiilor individuale li se atribuie nivelul de clasificare corespunzător.

(1)   Informațiile trebuie clasificate de îndată ce sunt create. Notele personale, proiectele preliminare sau mesajele care conțin informații ce justifică clasificarea la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED trebuie marcate ca atare încă de la început și trebuie elaborate și gestionate în conformitate cu prezenta decizie.

(2)   În cazul în care pentru documentul final nu se mai justifică nivelul de clasificare RESTREINT UE/EU RESTRICTED, documentul respectiv se declasifică.

(1)   În conformitate cu articolul 3 alineatul (1) din Decizia nr. 41/2021, nivelul de clasificare general al unui document trebuie să fie cel puțin echivalent cu cel al componentei sale având cel mai ridicat nivel de clasificare. La compilarea unor informații din surse diferite, documentul agregat final este reexaminat pentru a i se stabili nivelul general de clasificare de securitate, deoarece poate necesita o clasificare superioară celei atribuite părților sale componente.

(2)   Documentele care conțin atât părți clasificate, cât și neclasificate trebuie structurate și marcate în așa fel încât componentele cu niveluri de clasificare și/sau sensibilitate diferite să poată fi identificate și detașate cu ușurință, dacă este necesar. Astfel, fiecare parte va putea fi gestionată în mod corespunzător atunci când va fi detașată de celelalte componente.

(1)   Informațiile a căror clasificare este justificată trebuie marcate și gestionate ca atare, indiferent de forma lor fizică. Nivelul de clasificare se comunică în mod clar destinatarilor, fie printr-un marcaj de clasificare, în cazul în care informațiile sunt furnizate în scris, indiferent dacă sunt livrate pe hârtie, pe un suport de stocare amovibil sau într-un sistem informatic și de comunicații (SIC), fie printr-un anunț, în cazul în care informațiile sunt furnizate sub formă verbală, de exemplu într-o conversație sau într-o prezentare. Materialele clasificate se marchează fizic pentru a permite identificarea cu ușurință a clasificării de securitate a acestora.

(2)   Pe documente, marcajul de clasificare complet „RESTREINT UE/EU RESTRICTED” se scrie cu majuscule, fără a fi abreviat, în franceză și engleză (mai întâi în franceză), în conformitate cu alineatul (3). Marcajul nu se traduce în alte limbi.

(3)   Marcajul de clasificare RESTREINT UE/EU RESTRICTED se aplică după cum urmează:

(4)   La elaborarea unui document RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

(1)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot purta alte marcaje („identificatori de securitate”), care să specifice, de exemplu, domeniul la care se referă documentul sau care să indice o distribuție specială bazată pe principiul necesității de a cunoaște. De exemplu:

(2)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot conține un avertisment de securitate care să ofere instrucțiuni specifice cu privire la modul de manipulare și de gestionare a documentelor respective.

(3)   Ori de câte ori este posibil, indicațiile cu privire la declasificare trebuie introduse pe prima pagină a documentului, la momentul elaborării acestuia. De exemplu, se poate utiliza următorul marcaj:

(1)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED se elaborează cu ajutorul mijloacelor electronice, atunci când acestea sunt disponibile.

(2)   La crearea informațiilor de nivel RESTREINT UE/EU RESTRICTED, membrii personalului Curții de Conturi Europene utilizează sisteme informatice și de comunicații acreditate (denumite în continuare „SIC”) (a se vedea articolul 6 din Decizia nr. 41/2021). Membrii personalului se consultă cu responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene în cazul în care nu sunt siguri care SIC trebuie utilizat. În consultare cu responsabilul pentru securitatea informațiilor, se pot aplica proceduri speciale în situații de urgență sau în cadrul unor configurații tehnice specifice.

(3)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED, inclusiv cele aflate în faza de proiect, astfel cum se prevede la articolul 5, nu pot fi transmise printr-un e-mail deschis obișnuit, nu pot fi tipărite și nici scanate utilizând imprimante sau scanere obișnuite și nu pot fi manipulate pe dispozitivele personale ale membrilor personalului. Pentru a tipări documente RESTREINT UE/EU RESTRICTED, nu se pot utiliza decât imprimante sau copiatoare care sunt conectate la calculatoare autonome sau la un sistem acreditat.

(1)   Emitentul exercită asupra informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED pe care le-a creat așa-numitul control aferent emitentului. Trebuie cerută aprobarea scrisă prealabilă a emitentului înainte ca informațiile să poată fi:

(2)   Deținătorilor de informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED li s-a acordat acces la informațiile clasificate pentru a-și putea îndeplini atribuțiile. Aceștia sunt responsabili cu gestionarea, păstrarea și protecția corectă a informațiilor respective, în conformitate cu Decizia nr. 41/2021. Spre deosebire de emitenții informațiilor clasificate, deținătorii de astfel de informații nu sunt autorizați să decidă cu privire la declasificarea sau la transmiterea către țări terțe sau organizații internaționale a informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(3)   În cazul în care emitentul unei informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED nu poate fi identificat, controlul aferent emitentului se exercită de către serviciul Curții de Conturi Europene care deține informația clasificată în cauză. În cazul în care transmiterea de informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED către o țară terță sau o organizație internațională este considerată necesară de către deținătorul informațiilor, Curtea de Conturi Europeană se consultă cu una dintre părțile la un acord privind securitatea informațiilor încheiat cu țara terță respectivă sau cu organizația internațională respectivă.

(1)   Utilizarea suporturilor de stocare amovibile este controlată și se ține o evidență a unor astfel de utilizări. Se utilizează numai suporturi de stocare amovibile furnizate de Curtea de Conturi Europeană sau de o altă instituție, de o altă agenție sau de un alt organ al UE, aprobate de responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene și criptate cu ajutorul unui produs aprobat de acesta. Suporturile personale de stocare amovibile și cele oferite gratuit la conferințe, seminare etc. nu pot fi utilizate pentru transferul de informații clasificate. Atunci când este posibil, ar trebui utilizate suporturi de stocare amovibile rezistente la TEMPEST, în conformitate cu orientările emise de responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene.

(2)   Atunci când un document clasificat este gestionat sau stocat în format electronic pe suporturi de stocare amovibile, cum ar fi pe unități flash pentru USB, hard diskuri USB, CD-uri, DVD-uri sau carduri de memorie (inclusiv SSD (4)), marcajul de clasificare trebuie să fie vizibil în mod clar pe informațiile afișate în sine, precum și în numele fișierului și pe suportul de stocare amovibil.

(3)   Personalul trebuie să aibă în vedere faptul că, atunci când pe suportul de stocare amovibil sunt stocate cantități mari de informații clasificate, poate fi justificată atribuirea unui nivel de clasificare mai ridicat dispozitivului în cauză.

(4)   Pentru a transfera informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED pe sau de pe suporturi de stocare amovibile, nu pot fi utilizate decât SIC care au fost acreditate în mod corespunzător.

(5)   Atunci când se descarcă informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED pe suporturi de stocare amovibile, înainte de transferul datelor se acordă o atenție deosebită asigurării faptului că suporturile în cauză nu conțin viruși sau programe malware.

(6)   Dacă este cazul, suporturile de stocare amovibile se manipulează în conformitate cu procedurile operaționale de securitate aferente sistemului de criptare utilizat.

(7)   Documentele care sunt salvate pe suporturi de stocare amovibile și care fie nu mai sunt necesare, fie au fost transferate într-un SIC adecvat sunt eliminate sau șterse în condiții de siguranță prin utilizarea unor produse sau metode aprobate. Cu excepția cazului în care sunt depozitate într-un articol de mobilier de birou încuiat corespunzător, suporturile de stocare amovibile se distrug atunci când nu mai sunt necesare. La distrugerea sau ștergerea acestora se utilizează o metodă care să respecte normele de securitate ale Curții de Conturi Europene. Se păstrează un inventar al suporturilor amovibile, iar distrugerea lor se înregistrează.

(1)   În conformitate cu articolul 5 alineatul (8) și cu articolul 6 alineatul (9) din Decizia nr. 41/2021, informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi gestionate într-o zonă administrativă (5) sau într-o zonă securizată a Comisiei (6), pentru utilizarea căreia Curtea de Conturi Europeană a încheiat un acord privind nivelul serviciilor, după cum urmează:

(2)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi gestionate temporar în afara unei zone securizate sau a unei zone administrative, cu condiția ca deținătorul să se fi angajat să respecte măsurile compensatorii de protecție împotriva accesului persoanelor neautorizate. Printre măsurile compensatorii se numără cel puțin următoarele:

(3)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED tipărite se păstrează într-un articol de mobilier de birou încuiat într-o zonă administrativă sau securizată. Acestea pot fi depozitate temporar în afara unei zone securizate sau a unei zone administrative, cu condiția ca deținătorul să se fi angajat să respecte măsurile compensatorii.

(4)   Poate fi solicitată consultanță suplimentară responsabilului pentru securitatea informațiilor.

(5)   Orice suspiciune de incident de securitate și orice incidente de securitate efective care implică documentul se raportează responsabilului pentru securitatea informațiilor cât mai curând posibil.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi copiate sau traduse la cererea deținătorului, cu condiția ca emitentul să nu fi impus nicio restricție. Cu toate acestea, nu pot fi făcute mai multe copii decât sunt strict necesare.

(2)   În cazul reproducerii doar a unei părți dintr-un document clasificat, se aplică aceleași condiții ca în cazul copierii documentului complet. Extrasele se clasifică, de asemenea, drept RESTREINT UE/EU RESTRICTED, cu excepția cazului în care emitentul le-a marcat în mod expres ca neclasificate.

(3)   Măsurile de securitate aplicabile informațiilor originale se aplică, de asemenea, copiilor și traducerilor informațiilor în cauză.

(1)   Ori de câte ori este posibil, informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED care trebuie scoase din zonele securizate sau din zonele administrative sunt transmise pe cale electronică, utilizând mijloace acreditate în mod corespunzător, și/sau sunt protejate prin produse criptografice aprobate.

(2)   În funcție de mijloacele disponibile sau de circumstanțele specifice, informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi transportate fizic, în mână, sub formă de documente pe hârtie sau pe suporturi de stocare amovibile. Pentru transferul de informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED se preferă utilizarea suporturilor de stocare amovibile, nu trimiterea de documente pe hârtie.

(3)   Se pot utiliza numai suporturile de stocare amovibile care sunt criptate cu ajutorul unui produs aprobat de responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene. Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED salvate pe suporturi de stocare amovibile care nu sunt protejate de un produs de criptare aprobat de responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene sunt manipulate în același mod ca și documentele pe hârtie.

(4)   O trimitere poate conține mai multe informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED, cu condiția respectării principiului necesității de a cunoaște.

(5)   Ambalajul utilizat trebuie să asigure faptul că nu se poate vedea conținutul. Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED se transportă în ambalaje opace, cum ar fi un plic, un dosar opac sau o servietă. Ambalajul exterior nu trebuie să poarte nicio indicație cu privire la natura sau la nivelul de clasificare al conținutului acestuia. În cazul în care se utilizează două ambalaje, și anume unul plasat în interiorul celuilalt, pe ambalajul interior se înscrie mențiunea RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Atât pe ambalajul interior, cât și pe cel exterior trebuie să se menționeze numele destinatarului, funcția și adresa acestuia, precum și o adresă de retur în cazul în care nu se poate efectua livrarea.

(6)   Orice incidente de securitate care implică informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED transportate de către membrii personalului sau de către curieri trebuie raportate pentru investigații ulterioare directorului Direcției Resurse umane, finanțe și servicii generale, prin intermediul responsabilului pentru securitatea informațiilor.

(1)   Suporturile de stocare amovibile utilizate pentru transportarea informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED trebuie însoțite de o notă de expediere, în care să se prevadă detalii privind respectivele suporturi de stocare amovibile care conțin informațiile clasificate, precum și privind toate fișierele pe care le conțin, pentru a-i permite destinatarului să facă verificările care se impun.

(2)   Suporturile de stocare amovibile trebuie să conțină numai documentele care trebuie furnizate. De exemplu, toate informațiile clasificate aflate pe o unitate flash pentru USB trebuie să fie destinate aceluiași destinatar. Expeditorul trebuie să aibă în vedere faptul că stocarea de cantități mari de informații clasificate pe astfel de dispozitive poate justifica atribuirea unui nivel de clasificare mai ridicat întregului dispozitiv.

(3)   Pentru transportarea de informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED, nu pot fi utilizate decât suporturi de stocare amovibile care poartă marcajul de clasificare adecvat.

(1)   Personalul poate transporta documente RESTREINT UE/EU RESTRICTED în interiorul unei clădiri a Curții de Conturi Europene sau între instituții, agenții sau organe ale Uniunii, dar documentele trebuie să rămână în permanență în posesia purtătorului și nu pot fi citite în public.

(2)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi trimise prin poșta internă către alte birouri ale Curții de Conturi Europene într-un singur plic opac obișnuit, dar nu trebuie să existe nicio indicație pe ambalaj cu privire la clasificarea conținutului lor.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi transportate de către personalul sau curierii Curții de Conturi Europene sau ai altei instituții, altei agenții sau altui organ al UE oriunde în Uniune, cu condiția să se respecte următoarele instrucțiuni:

(2)   Personalul care dorește să trimită informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED în alte locații din Uniune le poate transmite prin unul dintre următoarele mijloace:

(1)   Informațiile clasificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi transportate de mână de către membrii personalului de pe teritoriul Uniunii pe teritoriul unei țări terțe.

(2)   Personalul Biroului de ținere a evidenței le poate transmite prin unul dintre următoarele mijloace:

(3)   Atunci când transportă de mână documente pe hârtie sau pe suporturi de stocare amovibile clasificate la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED, personalul trebuie să respecte toate măsurile suplimentare de mai jos:

(1)   În sensul prezentei decizii, „curierii comerciali” includ serviciile poștale naționale și societățile de curierat comercial care oferă un serviciu de transport de informații contra unei taxe, iar acestea sunt fie transportate de mână, fie urmărite.

(2)   Curierii comerciali pot recurge la serviciile unui subcontractant. Cu toate acestea, răspunderea cu privire la respectarea prezentei decizii îi rămâne societății de curierat.

(3)   În cazul în care destinatarul indicat se află în afara UE, se utilizează două straturi de ambalaje. Atunci când expeditorul pregătește pentru transport trimiteri clasificate, acesta trebuie să aibă în vedere faptul că serviciile de curierat comercial nu pot livra trimiteri de nivel RESTREINT UE/EU RESTRICTED decât destinatarului indicat, unui locțiitor autorizat în mod corespunzător al acestuia, ofițerului de control al registraturii, locțiitorului său autorizat în mod corespunzător ori unui recepționer. Pentru a atenua riscul ca trimiterea să nu ajungă la destinatarul indicat, pe stratul exterior și, după caz, pe cel interior al ambalajului expedierii se indică o adresă de retur.

(4)   Serviciile oferite de curierii comerciali care furnizează servicii de trimitere electronică a documentelor transmise cu confirmare de primire nu se utilizează pentru informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(1)   Trebuie respectate toate condițiile de transport prevăzute într-un acord privind securitatea informațiilor sau într-un acord administrativ. În cazul în care au unele semne de întrebare, membrii personalului se consultă cu responsabilul pentru securitatea informațiilor sau cu Biroul de ținere a evidenței.

(2)   Se poate renunța la cerința privind utilizarea unui ambalaj dublu în cazul informațiilor clasificate care sunt protejate prin produse criptografice aprobate. Cu toate acestea, în scopul indicării destinatarului și, de asemenea, întrucât suportul de stocare amovibil poartă un marcaj de clasificare de securitate explicit, suportul trebuie transportat cel puțin într-un plic obișnuit, putând fi însă necesare măsuri de protecție fizică suplimentare, cum ar fi utilizarea de plicuri cu bule de aer.

(1)   Reuniunile în cadrul cărora urmează să fie discutate informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED nu pot fi organizate decât într-o sală de reuniune care a fost acreditată la nivelul de clasificare respectiv sau la un nivel mai ridicat. În cazul în care nu este disponibilă o astfel de sală, personalul solicită avizul responsabilului pentru securitatea informațiilor.

(2)   De regulă, ordinea de zi a reuniunii nu ar trebui clasificată. Chiar dacă ordinea de zi a unei reuniuni menționează documente clasificate, nu înseamnă că trebuie automat clasificată. Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate în așa fel încât să se evite periclitarea protecției Uniunii sau a intereselor unuia sau mai multor state membre.

(3)   Dacă la ordinea de zi se atașează fișiere electronice care conțin informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED, este obligatorie protejarea acestora prin produse criptografice aprobate de responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene.

(4)   Organizatorii reuniunii le reamintesc participanților că nu poate fi trimisă prin e-mail deschis obișnuit sau prin alte mijloace care nu au fost acreditate în mod corespunzător în conformitate cu articolul 11 din prezenta decizie nicio observație cu privire la un punct de pe ordinea de zi care este clasificat RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(5)   Organizatorii reuniunii încearcă să înscrie punctele RESTREINT UE/EU RESTRICTED în mod consecutiv pe ordinea de zi, pentru a facilita buna funcționare a reuniunii. Numai persoanele pentru care s-a stabilit necesitatea de a cunoaște pot fi prezente în timpul discuțiilor privind punctele clasificate.

(6)   În invitația la reuniune, participanții trebuie avertizați că în cadrul acesteia vor fi discutate subiecte clasificate și că se vor aplica măsurile de securitate de rigoare.

(7)   În invitație sau chiar într-o notă de pe ordinea de zi trebuie să li se reamintească participanților că dispozitivele electronice portabile trebuie să fie închise în timpul discutării punctelor RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(8)   Înainte de reuniune, organizatorii acesteia pregătesc o listă completă a participanților externi.

(1)   Atunci când sunt transmise informații RESTRICTED UE/EU RESTRICTED, de exemplu în cursul unei prezentări ori al unei videoconferințe, pot fi utilizate numai sistemele informatice acreditate în conformitate cu articolul 11 din prezenta decizie.

(2)   Președintele reuniunii se asigură că dispozitivele electronice portabile neautorizate au fost închise.

(1)   Înainte de a începe discuțiile cu privire la informații clasificate, președintele reuniunii îi informează pe participanți că va trece la modul de desfășurare a reuniunii utilizat în cazul informațiilor clasificate. Ușile și storurile se închid.

(2)   La începutul discuției, participanților și interpreților, după caz, li se înmânează numai numărul necesar de documente.

Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED nu pot fi lăsate nesupravegheate în timpul pauzelor reuniunii.

(3)   La sfârșitul reuniunii, participanților și interpreților li se reamintește să nu lase nesupravegheate în sala de reuniune niciun document clasificat și nicio notiță cu informații clasificate pe care au luat-o în timpul reuniunii. Documentele clasificate sau notițele lăsate în sală de către participanți la sfârșitul reuniunii sunt adunate de organizatorii reuniunii și sunt distruse în tocătoare de hârtie corespunzătoare.

(4)   În cursul reuniunii se întocmește o listă a participanților și o fișă cu informațiile clasificate comunicate statelor membre și transmise oral țărilor terțe sau organizațiilor internaționale pentru a fi înregistrate în minuta lucrărilor.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED se comunică altei instituții sau agenții, altui organ sau oficiu al Uniunii numai dacă destinatarul are o necesitate de a cunoaște și entitatea în cauză are un acord juridic corespunzător cu Curtea de Conturi Europeană.

(2)   La Curtea de Conturi Europeană, Biroul de ținere a evidenței creat în cadrul Secretariatului Curții constituie, de regulă, principalul punct de intrare și de ieșire pentru schimburile de informații clasificate la nivelul RESTREINT UE/EU RESTRICTED dintre Curtea de Conturi Europeană și alte instituții, agenții, organe și oficii ale Uniunii. Cu toate acestea, informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi partajate direct cu destinatarii vizați după ce au fost informați responsabilul pentru securitatea informațiilor din cadrul Curții de Conturi Europene și Biroul de ținere a evidenței.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pot fi partajate cu statele membre dacă destinatarul are o necesitate de a cunoaște.

(2)   Informațiilor clasificate ale statelor membre care poartă un marcaj de clasificare național echivalent (8) și care au fost furnizate Curții de Conturi Europene li se acordă același nivel de protecție ca informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED sunt comunicate unei țări terțe sau unei organizații internaționale numai în cazul în care destinatarul prezintă necesitatea de a cunoaște, iar țara sau organizația internațională în cauză are un cadru juridic sau administrativ adecvat, de exemplu un acord privind securitatea informațiilor sau un acord administrativ cu Curtea de Conturi Europeană. Dispozițiile unui astfel de acord prevalează asupra dispozițiilor prezentei decizii.

(2)   Biroul de ținere a evidenței din cadrul Secretariatului Curții de Conturi Europene acționează, de regulă, ca principal punct de intrare și de ieșire pentru toate schimburile de informații clasificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED dintre Curtea de Conturi Europeană, pe de o parte, și țările terțe și organizațiile internaționale, pe de alta.

(3)   Pentru a asigura trasabilitatea, informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED se înregistrează de către Biroul de ținere a evidenței:

(4)   Înregistrarea se poate efectua pe hârtie sau în registre electronice.

(5)   Procedurile de înregistrare a informațiilor clasificate gestionate în cadrul unui SIC acreditat pot fi efectuate de procesele din cadrul SIC. În acest caz, SIC trebuie să includă măsuri de garantare a integrității înregistrărilor din registre.

(6)   Informațiilor clasificate primite de la țări terțe sau de la organizații internaționale li se acordă un nivel de protecție echivalent IUEC care poartă marcajul de clasificare echivalent, astfel cum este prevăzut în acordul privind securitatea informațiilor sau în acordul administrativ aferent.

(1)   Atunci când Curtea de Conturi Europeană sau unul dintre serviciile acesteia stabilește că este nevoie în mod excepțional să se comunice informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED unei țări terțe, unei organizații internaționale sau unei entități din UE cu care nu s-a încheiat un acord privind securitatea informațiilor sau un acord administrativ, se urmează procedura de comunicare excepțională ad-hoc a informațiilor.

(2)   Serviciile Curții de Conturi Europene contactează responsabilul pentru securitatea informațiilor și emitentul. Curtea de Conturi Europeană se consultă cu una dintre părțile la un acord privind securitatea informațiilor încheiat cu entitatea UE respectivă, cu țara terță respectivă sau cu organizația internațională respectivă.

(3)   După această consultare, colegiul Curții de Conturi Europene, pe baza unei propuneri a secretarului general, poate autoriza comunicarea informațiilor vizate.

(1)   Informațiile rămân clasificate numai atât timp cât necesită protecție. Prin „declasificare” se înțelege faptul că informațiile nu mai sunt considerate clasificate. La elaborarea IUEC, emitentul indică, atunci când acest lucru este posibil, dacă informațiile UE clasificate pot fi declasificate la o anumită dată sau în urma unui anumit eveniment. În caz contrar, emitentul revizuiește periodic informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED pentru a stabili dacă această clasificare mai este adecvată.

(2)   Informațiile clasificate RESTREINT UE/EU RESTRICTED care provin de la Curtea de Conturi Europeană vor fi declasificate automat după treizeci de ani, în conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 (9), astfel cum a fost modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1700/2003 al Consiliului (10) și prin Regulamentul (UE) 2015/496 al Consiliului (11).

(3)   Documentele Curții de Conturi Europene pot fi, de asemenea, declasificate în mod ad-hoc, de exemplu în urma unei cereri de acces din partea publicului.

(1)   Informațiile RESTREINT UE/EU RESTRICTED nu pot fi declasificate fără permisiunea emitentului.

(2)   Serviciul din cadrul Curții de Conturi Europene care elaborează un document clasificat are responsabilitatea de a decide dacă documentul respectiv poate fi declasificat. La Curtea de Conturi Europeană, în cazul tuturor cererilor de declasificare trebuie consultat managerul principal sau directorul serviciului emitent ori coordonatorul de activitate. Dacă serviciul respectiv a compilat informații clasificate din mai multe surse, acesta solicită mai întâi consimțământul tuturor părților care au furnizat materiale-sursă, inclusiv al părților din statele membre, din cadrul altor organisme ale UE, din țări terțe sau din cadrul organizațiilor internaționale.

(3)   Atunci când serviciul emitent din cadrul Curții de Conturi Europene a fost desființat, iar responsabilitățile sale au fost preluate de către alt serviciu, decizia privind declasificarea se ia de către acest serviciu. Atunci când serviciul emitent din cadrul Curții de Conturi Europene a fost desființat, dar responsabilitățile sale nu au fost preluate de către alt serviciu, decizia privind declasificarea se ia împreună de către directorii din cadrul Curții de Conturi Europene.

(1)   Marcajul de clasificare inițial din partea de sus și de jos a fiecărei pagini se taie în mod vizibil (nu se elimină), folosind funcția „barat” pentru documentele în format electronic sau se taie manual pentru documentele pe hârtie.

(2)   Prima pagină (pagina de gardă) se ștampilează cu marcajul „declasificat” și pe aceasta se adaugă informațiile privind autoritatea responsabilă cu declasificarea și data aferentă.

(3)   Destinatarii inițiali ai informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED sunt informați cu privire la declasificare. Destinatarii inițiali au responsabilitatea de a informa orice destinatari ulteriori cărora le-au trimis sau le-au copiat informațiile originale RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(4)   Serviciul de arhive al Curții de Conturi Europene este informat cu privire la toate deciziile de declasificare luate.

(5)   Toate traducerile informațiilor clasificate fac obiectul acelorași proceduri de declasificare ca versiunea lingvistică originală.

(1)   Este posibilă și declasificarea parțială (de exemplu, anexe, numai unele paragrafe). Procedura este identică cu cea utilizată în cazul declasificării întregului document.

(2)   În urma unei declasificări parțiale (operațiune denumită „sanitizare”) a informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se elaborează un extras declasificat.

(3)   Părțile care rămân clasificate se înlocuiesc cu textul:

fie în corpul textului, dacă partea care rămâne clasificată face parte dintr-un paragraf, fie ca paragraf, dacă partea care rămâne clasificată este un anumit paragraf sau mai mult de un paragraf.

(4)   În cazul în care o întreagă anexă nu poate fi declasificată și, prin urmare, nu este inclusă în extras, se precizează acest lucru în text.

(1)   Curtea de Conturi Europeană nu trebuie să strângă cantități mari de informații clasificate.

(2)   Serviciile emitente examinează periodic cantități mici de informații în vederea distrugerii sau ștergerii acestora la intervale scurte de timp. O astfel de reexaminare se desfășoară la intervale regulate atât pentru informațiile pe hârtie, cât și pentru informațiile stocate în SIC.

(3)   Membrii personalului distrug sau șterg în mod securizat orice document RESTREINT UE/EU RESTRICTED care nu mai este necesar, sub rezerva oricăror cerințe de arhivare pentru documentul original.

(4)   Membrii personalului nu sunt obligați să informeze emitentul dacă distrug sau șterg copii ale documentelor RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(5)   Materialele aflate în faza de proiect care conțin informații clasificate fac obiectul acelorași metode de eliminare ca și documentele clasificate finalizate.

(6)   Pentru distrugerea informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED se utilizează doar tocătoarele de hârtie aprobate. Pentru distrugerea documentelor RESTREINT UE/EU RESTRICTED sunt adecvate tocătoarele de hârtie DIN 32757 de nivelul 4 și DIN 66399 de nivelul 5.

(7)   Hârtia tocată rezultată în urma utilizării tocătoarelor de hârtie aprobate poate fi eliminată ca deșeuri de birou obișnuite.

(8)   Toate suporturile și dispozitivele care conțin informații RESTREINT UE/EU RESTRICTED sunt sanitizate corespunzător atunci când ajung la sfârșitul ciclului lor de viață. Datele electronice se distrug sau se șterg din resursele de tehnologie a informațiilor și de pe suporturile de stocare (inclusiv backpupurile) aferente într-un mod care să ofere o asigurare rezonabilă că informațiile nu pot fi recuperate. Prin sanitizare se elimină datele de pe dispozitivul de stocare și, de asemenea, se elimină toate etichetările, marcajele și evidențele activităților.

(9)   Suporturile informatice de stocare se predau responsabilului pentru securitatea informațiilor în vederea distrugerii și a eliminării.

(1)   Directorul Direcției Resurse umane, finanțe și servicii generale împreună cu responsabilul pentru securitatea informațiilor elaborează, aprobă și, dacă este necesar, activează planurile de evacuare și distrugere de urgență pentru salvgardarea informațiilor RESTREINT UE/EU RESTRICTED în privința cărora există un risc semnificativ de a ajunge în mâinile unor persoane neautorizate în timpul unei crize. În ordinea priorității și în funcție de natura situației de urgență, se are în vedere:

(2)   Atunci când se activează planurile de urgență, se acordă prioritate mutării sau distrugerii mai întâi a informațiilor de nivel mai ridicat.

(3)   Detaliile operaționale ale planurilor de evacuare și distrugere de urgență sunt clasificate ele însele ca RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

(1)   Deciziile privind arhivarea și momentul arhivării, precum și privind măsurile practice necesare sunt adoptate în conformitate cu politica Curții de Conturi Europene privind securitatea informațiilor, cu politica sa privind clasificarea informațiilor și cu politica sa în materie de arhivare.

(2)   Documentele RESTREINT UE/EU RESTRICTED nu se trimit Arhivelor istorice ale Uniunii Europene din Florența.