(1)   Prezenta decizie stabilește normele interne privind condițiile în care SRB, în cadrul procedurii informale din Politica SRB în domeniul protecției demnității persoanei și al prevenirii hărțuirii psihologice și sexuale. SRB poate restricționa aplicarea articolelor 14-21, 35, precum și a articolului 4 din acesta, în temeiul articolului 25 din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(2)   Prezenta decizie este aplicabilă tuturor operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de SRB în scopul inițierii, al desfășurării și al închiderii procedurii informale în cadrul Politicii SRB în domeniul protecției demnității persoanei și al prevenirii hărțuirii psihologice și sexuale. Pentru operațiunea (operațiunile) de prelucrare a datelor cu caracter personal de către SRB în scopul efectuării investigațiilor interne, a anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare, este aplicabilă altă decizie privind restricționarea drepturilor (referință: SRB/ES/2019/32).

(3)   Categoriile de date avute în vedere sunt datele concrete (detalii administrative, date privind comunicațiile prin telefon, la adresa privată, comunicațiile electronice și date privind traficul) și/sau date calitative (evaluări, deschiderea anchetelor, rapoarte privind investigațiile preliminare) etc.

(4)   Sub rezerva condițiilor prezentate în prezenta decizie, restricțiile pot fi aplicabile următoarelor drepturi: de acces, de rectificare, de ștergere, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la informare, la confidențialitatea comunicării, precum și principiilor operațiunii de prelucrare a datelor, cu condiția ca acestea să se refere la un drept.

(1)   Garanțiile instituite pentru a evita încălcarea securității datelor, scurgerile de date sau divulgarea lor neautorizată sunt următoarele: restricționarea drepturilor de acces la fișierele electronice și la căsuța poștală funcțională pentru transmiterea plângerilor, dulapuri securizate cu chei și formare specifică privind confidențialitatea pentru persoanele care manipulează informațiile.

(2)   Operatorul acestei operațiuni de prelucrare este SRB, reprezentat aici de coordonatorul structurii de combatere a hărțuirii din cadrul SRB.

(3)   Datele cu caracter personal culese sunt stocate și păstrate în conformitate cu normele SRB privind păstrarea documentelor. Perioada de păstrare respectă principiul păstrării pe o perioadă ce nu o depășește pe cea necesară pentru îndeplinirea scopului operațiunii de prelucrare și, eventual, pentru a permite desfășurarea litigiilor judiciare sau administrative.

(1)   În conformitate cu articolul 25 alineatul (1) din Regulamentul (UE) 2018/1725, orice restricție va fi aplicabilă doar pentru a garanta:

(2)   Orice restricții trebuie să fie necesare și proporționale într-o societate democratică și să respecte esența drepturilor și libertăților fundamentale.

(3)   Se efectuează un test de necesitate și proporționalitate în baza prezentelor norme interne. Acesta este documentat printr-o notă de evaluare internă în scopul respectării principiului responsabilității, de la caz la caz.

(4)   Restricțiile sunt monitorizate în mod corespunzător, iar revizuirea periodică se efectuează o dată la șase luni.

(5)   Restricțiile sunt ridicate imediat ce circumstanțele care le justifică nu mai sunt aplicabile.

(6)   Riscul în ceea ce privește drepturile și libertățile persoanei vizate constă în limitarea temporară a exercitării efective a drepturilor persoanei vizate, printre altele a dreptului la informare, la ștergere sau la apărare, potrivit celor garantate de Regulamentul (UE) 2018/1725.Aceste riscuri sunt luate în considerare în sfera de aplicare a testului de necesitate și proporționalitate menționat la alineatul (3) din prezentul articol.

(1)   Comitetul Unic de Rezoluție, pe perioada oricărei proceduri de restricționare și fără întârzieri nejustificate, informează responsabilul cu protecția datelor al Comitetului Unic de Rezoluție („RPD”) ori de câte ori restricționează aplicarea drepturilor persoanelor vizate în conformitate cu prezenta decizie. Acesta acordă acces la evidența și la evaluarea necesității și proporționalității restricției.

(2)   RPD îi poate solicita operatorului în scris revizuirea aplicării restricțiilor. SRB informează RPD în scris cu privire la rezultatul revizuirii solicitate și cu privire la momentul în care s-a ridicat restricția.

(1)   Comitetul Unic de Rezoluție include în notificările privind protecția datelor publicate pe intranetul său, prin care informează persoanele vizate cu privire la drepturile lor în cadrul unei anumite proceduri, informații referitoare la eventuala restricționare a acestor drepturi. Informațiile includ drepturile care pot fi restricționate, motivele și durata potențială.

(2)   În plus, Comitetul Unic de Rezoluție informează individual persoanele vizate cu privire la drepturile lor privind restricțiile prezente sau viitoare, fără întârzieri nejustificate, în scris, fără a aduce atingere următorului alineat.

(3)   Persoanele vizate sunt informate cu privire la principalele motive pe care se bazează aplicarea unei restricționări, precum și cu privire la dreptul lor de a înainta o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor.

(1)   În cazul în care persoanele vizate solicită acces la datele lor cu personale prelucrate în contextul unuia sau mai multor cazuri specifice sau la o anumită operațiune de prelucrare, în conformitate cu articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, SRB își limitează evaluarea cererii doar la aceste date cu caracter personal.

(2)   În cazul în care SRB restricționează, integral sau parțial, dreptul de acces menționat la articolul 17 din Regulamentul (UE) 2018/1725, acesta ia următoarele măsuri:

Furnizarea informațiilor menționate la litera (a) poate fi amânată, omisă sau refuzată, conform articolului 25 alineatul (8) din Regulamentul (UE) 2018/1725.

(3)   Consemnările menționate la punctul (b) de la alineatul (2) și, dacă este cazul, documentele care conțin elemente de fapt și de drept care stau la baza acestora vor fi înregistrate. La cerere, ele sunt puse la dispoziția Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Se aplică articolul 25 alineatul (7) din Regulamentul (UE) 2018/1725.