(1)   Sesizarea comitetului are loc în cazurile și în conformitate cu procedurile stabilite în Regulamentul (UE) 2015/322 al Consiliului (1) („Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED”), în special articolele 7, 9 și 14, și, după caz, în Decizia 2013/755/UE a Consiliului (2) („Decizia de asociere peste mări”). În ceea ce privește responsabilitățile conferite acestuia prin Decizia de asociere peste mări, comitetul este denumit „comitetul FED-TTPM”.

(2)   Pe lângă cazurile de sesizare prevăzute la alineatul (1):

(1)   Comitetul este convocat de către președinte, fie din proprie inițiativă, fie la cererea unui stat membru.

(2)   Pot fi convocate ședințe comune ale comitetului cu alte comitete, pentru a se discuta aspecte aflate în sfera de competență respectivă a acestora.

(1)   Președintele elaborează proiectul de ordine de zi și îl prezintă comitetului.

(2)   În ordinea de zi, se face distincție între:

(3)   Orice delegație poate solicita includerea unui punct pe ordinea de zi a ședințelor comitetului. Informațiile relevante privind aceste puncte pot fi oferite verbal sau în scris, ulterior, după caz.

(4)   Ordinea de zi include aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare.

(5)   Cel puțin o dată la trei luni și ori de câte ori sunt disponibile informații actualizate, ordinea de zi este însoțită de o planificare orientativă pe termen lung a reuniunilor viitoare. Această planificare include elementele care trebuie prezentate în vederea unui aviz, precum și aspectele strategice care au legătură cu FED, care urmează să fie transmise pentru informare și/sau pentru un schimb de opinii. Planificarea include elementele care urmează să fie prezentate comitetului în cursul viitoarelor șase luni. În măsura posibilului, planificarea indică, de asemenea, elementele care sunt susceptibile de a fi prezentate comitetului pe perioada de șase luni subsecventă.

(1)   Președintele le trimite membrilor comitetului invitația și proiectul de ordine de zi al reuniunii, precum și proiectele de măsuri asupra cărora se solicită comitetului să emită un aviz, cu suficient de mult timp înainte de reuniune, ținând seama de urgența și de complexitatea chestiunii, și în orice caz cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii. Celelalte documente aferente ședinței, în special documente de informare și un schimb de opinii, se trimit, pe cât posibil, în același termen.

Toate documentele se transmit în conformitate cu articolul 15 alineatele (2) și (3).

(2)   În cazuri de urgență și în care măsura care urmează a fi adoptată trebuie aplicată imediat, președintele poate, din proprie inițiativă sau la cererea unui membru al comitetului, să scurteze termenul pentru trimiterea documentelor menționate la alineatul (1). Acest termen nu va fi mai scurt de șapte zile calendaristice. Cazurile de urgență se justifică în mod corespunzător, în scris, de către Comisie.

(3)   Cu titlu de excepție, în cazuri de extremă urgență într-o țară sau regiune parteneră (de exemplu, în cazul în care țara beneficiară se află într-o situație economică, socială și politică gravă, suferă o catastrofă naturală, o criză umanitară sau se află în situații externe de natură similară care necesită o reacție foarte rapidă), președintele poate, la cererea unui membru al comitetului sau din proprie inițiativă, să facă abstracție de termenele prevăzute la alineatele (1) și (2). Cazurile de urgență sau extremă urgență se justifică corespunzător, în scris, de către Comisie.

(4)   Alineatele (2) și (3) nu se aplică documentelor de strategie și programelor indicative multianuale și nici modificărilor aduse acestora în urma evaluărilor la jumătatea și la sfârșitul perioadei menționate la articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED.

(5)   În cazul proiectelor de măsuri prezentate, spre avizare, comitetului prin procedura orală, delegațiile informează în scris secretariatul comitetului, cu cel puțin trei zile lucrătoare înainte de data reuniunii, cu privire la:

pe ordinea de zi menționată la articolul 4 alineatul (1).

La cererea unui stat membru, orice punct „A” poate fi supus discuției și transferat la lista cu punctele „B” cât mai devreme posibil înainte de reuniune sau, în cazuri excepționale, în cadrul reuniunii.

De asemenea, delegațiile formulează observațiile și cererile de informații suplimentare în scris și, ori de câte ori este posibil, cel târziu cu trei zile lucrătoare înainte de data reuniunii.

Comisia furnizează informații suplimentare și răspunde observațiilor, atunci când este posibil, în scris și cu cel puțin o zi înainte de reuniune.

(6)   Din motive imperioase de urgență justificate corespunzător, Comisia poate utiliza și procedura stabilită la articolul 14 alineatul (4) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED. În astfel de cazuri, președintele înaintează măsurile comitetului în termen de cel mult 14 zile după adoptarea lor, pentru a obține avizul acestuia.

(1)   Atunci când un caz este înaintat comitetului spre avizare, acesta este dezbătut în condițiile și în conformitate cu procedura stabilită la articolul 14 alineatul (3) și, respectiv, la articolul 14 alineatul (4) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED și la articolul 8 alineatele (2) și (3) din Acordul intern între reprezentanții guvernelor statelor membre ale Uniunii Europene, reuniți în cadrul Consiliului, privind finanțarea ajutoarelor Uniunii Europene în baza cadrului financiar multianual pentru perioada 2014-2020, în conformitate cu Acordul de parteneriat ACP-UE, și privind alocarea de asistență financiară pentru țările și teritoriile de peste mări cărora li se aplică partea a patra din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (3) („Acordul intern”).

(2)   Cu excepția unei eventuale obiecții din partea unui membru al comitetului, președintele poate, fără să recurgă la un vot formal, să stabilească faptul că a fost emis un aviz favorabil de către comitet, prin consens, cu privire la proiectele de măsuri.

(3)   Atunci când se recurge la procedura orală și se face o schimbare substanțială sau se adaugă noi elemente de fapt la propunerile de măsuri în timpul reuniunii, președintele, din proprie inițiativă sau la cererea unui stat membru, poate amâna votul privind un anumit punct de pe ordinea de zi până la sfârșitul ședinței sau până la o ședință ulterioară.

(4)   În cazul în care, în temeiul alineatului (3), președintele respinge amânarea votului cerută de una sau mai multe delegații, delegația (delegațiile) solicitantă (solicitante) poate (pot) formula o rezervă, care poate fi retrasă în termen de maximum trei zile lucrătoare începând cu ziua următoare ședinței. Avizul comitetului se înregistrează ca definitiv la expirarea acestei perioade. Comisia informează statele membre cu privire la poziția definitivă adoptată de statul membru (statele membre) a cărui (ale căror) delegație (delegații) a (au) formulat o rezervă în cadrul comitetului.

(5)   Sub rezerva celui de al doilea paragraf al prezentului alineat, în cazul în care documentele legate de un anumit punct de pe ordinea de zi nu au fost transmise membrilor comitetului în termenul prevăzut la articolul 5 alineatele (1) și (2), votul cu privire la un anumit punct poate fi amânat până la reuniunea următoare.

La propunerea președintelui sau la cererea unui membru al comitetului, comitetul poate decide cu majoritatea simplă a membrilor săi să mențină acest punct pe ordinea de zi datorită caracterului urgent al problemei. Dacă este necesar, se poate aplica procedura scrisă prevăzută la articolul 11 din prezentul regulament de procedură.

(6)   În contextul unei examinări a programelor anuale sau multianuale de acțiune, orice delegație poate solicita retragerea unui proiect sau program din programul de acțiune. În cazul în care acea solicitare este susținută de o minoritate de blocaj a delegațiilor, astfel cum se stipulează la articolul 8 alineatul (3) din Acordul intern, coroborat cu articolul 8 alineatul (2) din Acordul intern, programul de acțiune este adoptat de Comisie fără proiectul sau programul în cauză. Cu excepția cazului în care Comisia, în acord cu opiniile delegațiilor din cadrul comitetului, nu dorește să continue proiectul sau programul retras, acesta va fi prezentat încă o dată comitetului într-o etapă ulterioară, în afara programului de acțiune, sub forma unei măsuri individuale care se adoptă apoi de către Comisie în conformitate cu procedura stabilită la articolul 14 din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED.

(1)   Fiecare delegație poate invita Comisia, în orice moment, să furnizeze comitetului informații și să efectueze un schimb de opinii pe teme legate de atribuțiile descrise la articolul 3 alineatul (3), la articolul 7 alineatul (2) și la articolul 14 alineatul (2) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED. Orice evaluare, inclusiv recomandările și acțiunile ulterioare pot fi, de asemenea, discutate în cadrul comitetului la cererea unui stat membru, în conformitate cu articolul 18 alineatul (2) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED. Astfel cum se prevede la articolul 18 alineatul (4) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED, Comisia evaluează progresele înregistrate în punerea în aplicare a celui de al 11-lea FED, inclusiv a programelor indicative naționale, și înaintează Consiliului rapoarte de punere în aplicare anual, începând cu 2015. Respectivul raport poate fi, de asemenea, discutat în cadrul comitetului la solicitarea statelor membre.

(2)   Astfel de schimburi de opinii pot duce la formularea de către delegații a unor recomandări pe care Comisia le ia în considerare. Procesul-verbal al comitetului prezintă intervențiile făcute. O intervenție susținută de o majoritate calificată a delegațiilor, astfel cum este prevăzut la articolul 8 alineatul (3) din Acordul intern, coroborat cu articolul 8 alineatul (2) din Acordul intern, este consemnată ca recomandare.

(1)   Fiecare delegație este considerată a fi un singur membru al comitetului. Fiecare stat membru decide componența delegației sale și informează președintele cu privire la aceasta.

(2)   Cu aprobarea președintelui, delegațiile pot fi însoțite de experți neguvernamentali, pe cheltuiala statului membru în cauză.

Într-un termen rezonabil și, în orice caz, cel târziu cu cinci zile calendaristice înainte de data reuniunii, se comunică președintelui următoarele informații:

În cazul în care președintele nu exprimă obiecții cu privire la participarea unui expert înaintea reuniunii relevante a comitetului, se consideră că permisiunea este acordată.

În perspectiva reuniunii, președintele informează delegațiile cu privire la participarea unui expert neguvernamental, indicând organizația pe care acesta/aceasta o reprezintă.

(3)   O delegație poate, dacă este necesar, să reprezinte cel mult un al doilea stat membru. Președintele este informat în scris înainte de începerea reuniunii, de delegația care urmează a fi reprezentată.

(4)   Cvorumul necesar pentru deliberările comitetului este cel necesar pentru emiterea unui aviz cu majoritate calificată în conformitate cu articolul 14 alineatele (3) și (4) din Regulamentul de punere în aplicare a celui de al 11-lea FED.

(1)   Reprezentanții țărilor aderente sunt invitați să participe la ședințele comitetului de la data semnării Tratatului de aderare.

(2)   Președintele poate decide să invite reprezentanți ai altor părți terțe sau alți experți pentru a discuta cu privire la anumite puncte de pe ordinea de zi a comitetului, din proprie inițiativă sau la cererea unui membru al comitetului. Cu toate acestea, o majoritate simplă a statelor membre se poate opune participării acestora la reuniune.

(3)   Reprezentanții părților terțe și experții menționați la alineatele (1) și (2) și cei menționați la articolul 9 alineatul (2) nu sunt prezenți și nu iau parte la votul comitetului.

(1)   În cazuri justificate corespunzător, președintele poate obține avizul comitetului prin procedură scrisă. Președintele comunică membrilor comitetului prepunerile de proiecte de măsuri și stabilește un termen pentru emiterea unui aviz în funcție de urgența proiectului în cauză.

Delegațiile au la dispoziție 21 de zile calendaristice de la trimiterea propunerilor pentru a adopta o poziție. Se consideră că orice delegație a comitetului care nu își exprimă opoziția sau intenția de a se abține înainte de termenul stabilit în comunicare și-a dat acordul tacit cu privire la propunere.

În cazuri de urgență sau extremă urgență într-o țară sau regiune parteneră, se aplică aceleași termene prevăzute la articolul 5 alineatele (2) și (3). Cazul de urgență sau extremă urgență trebuie justificat corespunzător, în scris, de către Comisie.

(2)   Cu toate acestea, în cazul în care un membru al comitetului solicită ca propunerile de măsuri să fie luate în discuție în cadrul unei reuniuni, procedura scrisă se încheie și măsurile propuse se reportează pentru următoarea reuniune.

(3)   Comisia îi informează în scris pe membrii comitetului cu privire la rezultatul procedurii scrise fără întârziere și, în orice caz, cel târziu în termen de șapte zile calendaristice de la expirarea termenului.

(1)   La fiecare ședință, președintele întocmește o listă de prezență specificând autoritățile sau organismele din care fac parte participanții și o distribuie participanților pe parcursul reuniunii respective.

(2)   La începutul fiecărei reuniuni, orice delegație a cărei participare la lucrările comitetului reprezintă un conflict de interese în legătură cu un anumit punct de pe ordinea de zi trebuie să informeze președintele cu privire la această situație. În plus, orice persoană desemnată de către statele membre, precum și experții care au fost autorizați de către președinte să participe la reuniune în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) și articolul 10 alineatul (2) și reprezentanții părților terțe care au fost invitați să participe la reuniune în conformitate cu articolul 10 informează președintele cu privire la orice conflict de interese referitor la un anumit punct de pe ordinea de zi.

În eventualitatea unui astfel de conflict de interese, persoana în cauză se retrage din ședință, la cererea președintelui, atunci când se discută punctele relevante de pe ordinea de zi.

(1)   Corespondența privind comitetul este adresată Comisiei, în atenția secretariatului comitetului.

(2)   Corespondența adresată delegațiilor de către secretariat se transmite reprezentantului permanent al statului membru în cauză, pe calea electronică cea mai rapidă și mai sigură. Atunci când Comisiei îi este indicată de către o reprezentanță permanentă o anumită adresă electronică centrală pentru corespondența referitoare la activitatea comitetelor, se utilizează adresa respectivă pentru corespondență. În plus, corespondența poate fi transmisă direct persoanelor desemnate de către statele membre să le reprezinte în comitet.

(3)   În afară de situațiile excepționale, corespondența dintre Comisie și delegații se trimite în ambele direcții prin mijloacele electronice prevăzute în acest scop de către Comisie.

(1)   Solicitările de acces la documentele comitetului sunt tratate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4). Comisia decide cu privire la solicitările de acces la documentele respective în temeiul regulamentului său de procedură (5). În cazul în care solicitarea este adresată unui stat membru, acesta aplică articolul 5 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

(2)   Dezbaterile din cadrul comitetului au caracter confidențial.

(3)   Documentele înaintate membrilor comitetului, experților și reprezentanților părților terțe au caracter confidențial, cu excepția cazului în care se acordă acces la documentele respective în temeiul alineatului (1) sau în cazul în care documentele sunt făcute publice în alt mod de către Comisie.

(4)   Membrii comitetului, precum și experții și reprezentanții părților terțe trebuie să respecte obligațiile de confidențialitate prevăzute în prezentul articol. Președintele se asigură că experții și reprezentanții părților terțe au cunoștință de cerințele de confidențialitate care le sunt impuse.

(1)   Cheltuielile de funcționare ale comitetului, inclusiv cele de călătorie ale unui participant pentru fiecare stat membru, sunt suportate de Comisie.

În cazul în care alocația financiară o permite și în limitele respectivei alocații financiare, Comisia acoperă cheltuielile de călătorie pentru doi membri ai delegației care prezintă o cerere în acest sens.

(2)   Comisia pune la dispoziția comitetului spațiul și resursele materiale necesare desfășurării activității acestuia.