—

având în vedere conturile anuale finale ale Institutului European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați pentru exercițiul financiar 2011,

—

având în vedere Raportul Curții de Conturi privind conturile anuale ale Institutului European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați pentru exercițiul financiar 2011, însoțit de răspunsurile Institutului (1),

—

având în vedere Recomandarea Consiliului din 12 februarie 2013 (05753/2013 – C7-0041/2013),

—

având în vedere articolul 319 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

—

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (2), în special articolul 185,

—

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (3), în special articolul 208,

—

având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1922/2006 al Parlamentului European și al Consiliului din 20 decembrie 2006 privind înființarea unui Institut European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați (4), în special articolul 14,

—

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei din 19 noiembrie 2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (5), în special articolul 94,

—

având în vedere articolul 77 și anexa VI la Regulamentul său de procedură,

—

având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar și avizul Comisiei pentru drepturile femeii și egalitatea de gen (A7-0081/2013),

A.

întrucât Institutul European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați (denumit în continuare „Institutul”) a fost înființat în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1922/2006 și și-a dobândit autonomia la 15 iunie 2010;

B.

întrucât Curtea de Conturi a declarat că a obținut asigurări rezonabile cu privire la fiabilitatea conturilor anuale ale Institutului pentru exercițiul financiar 2011 și cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor subiacente;

C.

întrucât 2011 a fost primul an complet de funcționare a Institutului de când acesta și-a câștigat independența financiară și administrativă, în iunie 2010;

D.

întrucât structura Institutului se bazează pe mandatul și misiunile prevăzute în cadrul regulamentului de bază prin care a fost înființat și pe obiectivele aprobate de consiliul de administrație al Institutului în cadrul programului de activitate pe termen mediu 2010-2012 și al programului anual de lucru;

E.

întrucât bugetul general al Institutului pentru exercițiul financiar 2011 s-a ridicat la 7 530 000 EUR, comparativ cu un buget general de 5 678 123,09 EUR aferent exercițiului financiar 2010, ceea ce reprezintă o majorare cu 32,6 %; întrucât bugetul Institutului este finanțat în întregime prin contribuția de la bugetul Uniunii;

F.

întrucât, la sfârșitul anului 2011, Institutul a înregistrat un rezultat bugetar pozitiv de 1 156 400,29 EUR (6), (după deducerea diferențelor de curs valutar în valoare de 2 650,64 EUR), cuantum care a fost înscris ulterior în conturi ca pasiv față de Comisie,

1.

reamintește că Institutul și-a dobândit autonomia administrativă și financiară la 15 iunie 2010; constată că, în consecință, toate procedurile de achiziții publice din 2010 au fost inițiate în principal în ultimul trimestru al anului 2010;

2.

ia act de faptul că execuția bugetară se pregătește pe baza contabilității de casă modificate, ceea ce înseamnă că creditele de plată reportate sunt înscrise împreună cu plățile efectuate și veniturile realizate;

3.

constată, pe baza conturilor anuale, că, în 2011, execuția plăților a fost mai eficace decât în 2010, înregistrându-se îmbunătățiri semnificative la toate titlurile; constată, pe baza conturilor anuale, că Institutul a înregistrat o rată de execuție bugetară de 44,19 % pentru plăți și de 88,54 % pentru angajamente la sfârșitul lui 2011;

4.

admite, pe baza conturilor anuale (7), că rata plăților de la titlul I „Cheltuieli de personal” a crescut la 88,49 % în 2011, comparativ cu 49,19 % în 2010; solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile întreprinse pentru a îmbunătăți această rată;

5.

ia act, pe baza conturilor anuale, de faptul că rata plăților executate de la titlul II „Cheltuieli administrative” a crescut la 34,71 % în 2011, comparativ cu 28,99 % în 2010; solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile realizate pentru a îmbunătăți nivelurile de execuție, deoarece nivelurile reduse de execuție evidențiază existența unor dificultăți în planificarea și execuția bugetului;

6.

ia act, pe baza conturilor anuale, de nivelul foarte redus de execuție a creditelor de plată de la titlul III („Cheltuieli operaționale”), și anume 18,36 %; constată că acest lucru a fost pricinuit de un număr ridicat de achiziții ce au fost lansate în cea de-a doua parte a anului 2010, după ce Institutul a devenit autonom din punct de vedere administrativ în iunie 2010; solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile realizate începând cu iunie 2010 pentru a îmbunătăți nivelurile de execuție, deoarece nivelurile reduse de execuție evidențiază existența unor dificultăți în planificarea și execuția bugetului;

7.

constată, pe baza conturilor anuale, că a fost reportată în 2012 o sumă de 3 339 551,93 EUR din creditele de angajament contractate până la sfârșitul lui 2011, dar neplătite, sumă care reprezintă 50 % din volumul total al angajamentelor; constată, în plus, că cuantumul total al creditelor reportate care au fost anulate (adică, reportate din 2010 și neplătite în 2011) se ridică la 295 741,61 EUR, acesta fiind primul exercițiu complet de funcționare, în care personalul s-a confruntat pentru prima oară cu diverse tipuri de proceduri de achiziții publice și a inițiat măsuri printre care și o solicitare tardivă pentru un eveniment organizat de președinție și alte acțiuni, în cea de a doua parte a exercițiului; solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile întreprinse pentru a asigura, în viitor, o rată de execuție bugetară satisfăcătoare;

8.

constată, pe baza conturilor anuale, că, la sfârșitul anului 2010, Institutul nu a întreprins exercițiul de dezangajare necesar și că toate creditele au fost reportate automat;

9.

constată că Institutul a definit în 2010 responsabilitățile actorilor financiari pentru membrii personalului și a elaborat circuite financiare pentru creditele de angajament; ia act de faptul că, până la sfârșitului lui 2010, Institutul a desemnat toți actorii financiari și le-a definit rolurile și responsabilitățile;

10.

constată că Institutul a primit trei transferuri financiare din partea Comisiei, în valoare totală de 7 530 000 EUR (respectiv 3 390 000 EUR în cadrul primului transfer, 2 070 000 EUR în cadrul celui de-al doilea transfer și 2 070 000 EUR în cadrul celui de-al treilea transfer);

11.

ia act, pe baza Raportului anual, că, în 2011, Institutul a înregistrat șase excepții legate de tranzacțiile financiare, care au făcut obiectul unor discuții cu conducerea, șefii de echipe și personalul competent, astfel încât, în viitor, să fie evitate noi greșeli; solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile întreprinse pentru a remedia această deficiență;

12.

constată că, în 2011, au fost finalizate 123 de proceduri de achiziții publice în sectorul operațiunilor și al administrației și că volumul global al achizițiilor publice a reprezentat aproximativ 50 % din bugetul general al Institutului; constată, de asemenea, că activitățile de achiziții publice din 2011 au fost efectuate în conformitate cu programul de lucru din anul în cauză;

13.

ia act, pe baza conturilor anuale, de faptul că, în 2011, Institutul a finalizat procedurile de recrutare a trei agenți temporari și a trei agenți contractuali (în condițiile în care, în 2010, Institutul a recrutat 23 de agenți temporari) și a atins o rată de 94 % de ocupare a schemei sale de personal, comparativ cu 92,3 % în 2010; salută îmbunătățirea ratei de ocupare a schemei de personal a Institutului, ceea ce va contribui la funcționarea eficace a acestuia;

14.

constată că, potrivit Serviciului de Audit Intern (IAS), au fost instituite o serie de politici, strategii, proceduri și orientări pentru a veni în sprijinul punerii în aplicare a Statutului funcționarilor în cadrul Institutului; constată că unele elemente se află încă în plină evoluție și ar trebui finalizate într-o etapă ulterioară, în special prin adoptarea de instrumente informatice de gestionare a resurselor umane (și anume, a unor aspecte precum elaborarea fișelor posturilor, stabilirea obiectivelor personale și formalizarea planurilor individuale de formare); solicită Institutului să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile întreprinse pentru a aborda aspectele menționate mai sus;

15.

salută cel de-al doilea raport de evaluare ex ante al Institutului, din data de 8 septembrie 2011, care se axează pe obiectivele și operațiunile specifice Institutului și urmărește să ofere orientări conducerii Institutului cu privire la finalizarea obiectivelor și a activităților; subliniază că, în contextul crizei și al măsurilor de austeritate, este esențial ca Institutul să asigure un randament optim fără să pericliteze realizarea cu succes a importantului său mandat;

16.

salută crearea de către Institut a Centrului de resurse și de documentare, ca o sursă europeană unică de cunoștințe instituționale și metodologice cu privire la egalitatea de gen;

17.

subliniază că, date fiind obiectivele și sarcinile Institutului, se impune menținerea unei entități separate specifice în cadrul instituțional;

18.

constată, pe baza Raportului anual, că personalul Institutului a fost transferat la 1 martie 2010 din sediul temporar de la Bruxelles la sediul său permanent de la Vilnius, Lituania;

19.

constată, pe baza Raportului anual, că Guvernul Republicii Lituania a asigurat plata chiriei birourilor Institutului pe o perioadă de doi ani, până la 15 decembrie 2011;

20.

salută inițiativa unică, desfășurată la Vilnius în coordonare cu reprezentanțele altor instituții ale Uniunii (Reprezentanța Comisia și Biroul de informare al Parlamentului European), de a identifica și a alege un sediu comun; constată că nou-constituita „Casă a UE” s-a dovedit necesară și va crea sinergii, va spori vizibilitatea Uniunii, va genera economii și va permite partajarea costurilor;

21.

salută primele activități de auditare întreprinse în 2011 în cadrul Institutului de către Serviciul de Audit Intern (IAS); constată, pe baza raportului elaborat de IAS (8), că nu au fost formulate în mod deschis nici recomandări „critice”, nici recomandări „foarte importante” în cadrul rapoartelor prezentate de IAS la 31 decembrie 2011;

22.

constată că, în decembrie 2011, IAS a efectuat la sediul Institutului o revizuire restrânsă a punerii în aplicare a standardelor de control intern; constată că Institutul a acceptat recomandările referitoare la finalizarea procedurii de punere în aplicare a standardelor de control intern, iar conducerea a adoptat un plan de acțiune prevăzut a fi pus în aplicare în 2012; solicită Institutului să informeze autoritatea de descărcare de gestiune cu privire la acțiunile întreprinse pentru a respecta recomandările în cauză;

23.

constată că analiza riscurilor întreprinsă de IAS a evidențiat anumite procese (9) care nu au putut fi încadrate în planul de audit al IAS, întrucât controalele au fost apreciate drept inexistente sau insuficiente;

24.

constată, pe baza observațiilor formulate de Curtea de Conturi, că este necesar ca Institutul să aducă îmbunătățiri în ceea ce privește consemnarea documentară a inventarului fizic realizat pentru activele fixe și în ceea ce privește estimarea cheltuielilor angajate;

25.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la Rezoluția sa din 17 aprilie 2013 (10) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.