COMISIA EUROPEANĂ

Bruxelles, 29.6.2017

COM(2017) 346 final

RAPORT AL COMISIEI CĂTRE PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIU

privind funcționarea Agenției Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA)

{SWD(2017) 249 final}
{SWD(2017) 250 final}

1. Introducere

Agenția Europeană pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA sau Agenția) a fost instituită în 2011 prin Regulamentul 1077/2011 1 (regulamentul de instituire) pentru a oferi o soluție pe termen lung pentru gestionarea operațională, la nivel central, a sistemelor informatice la scară largă în acest domeniu. Regulamentul de instituire a fost modificat cu efect de la 20 iulie 2015 prin Regulamentul (UE) nr. 603/2013 (Regulamentul reformat privind Eurodac) 2 pentru a reflecta modificările introduse de acest regulament în ceea ce privește atribuțiile agenției legate de Eurodac.

eu-LISA gestionează în prezent Sistemul de informații privind vizele (VIS), Sistemul de Informații Schengen (SIS) și Eurodac, mai exact instrumentele esențiale pentru protejarea spațiului Schengen și gestionarea frontierelor și pentru punerea în aplicare a politicilor în domeniul azilului și al vizelor. eu-LISA ar putea să fie responsabilă și de pregătirea, dezvoltarea și gestionarea operațională a altor sisteme informatice la scară largă în domeniul de politică menționat, dacă se prevede astfel în instrumentul legislativ relevant în temeiul articolelor 67-89 din TFUE. eu-LISA și-a început activitatea la 1 decembrie 2012. În conformitate cu articolul 31 alineatul (1) din regulamentul de instituire, Comisia a efectuat prima evaluare a agenției, în strânsă consultare cu Consiliul de administrație al agenției. eu-LISA a fost, de asemenea, implicată îndeaproape.

Prezentul raport se bazează pe constatările evaluării externe a activității agenției, care a cuprins perioada decembrie 2012-septembrie 2015. Regulamentul de instituire [articolul 31 alineatul (2)] prevede că, pe baza acestei evaluări, Comisia, după consultarea consiliului de administrație, emite recomandări cu privire la modificarea regulamentului și le înaintează, însoțite de avizul consiliului de administrație, precum și de propuneri corespunzătoare Parlamentului European, Consiliului și Autorității Europene pentru Protecția Datelor. Prezentul raport se axează pe recomandări cu privire la modificarea regulamentului de instituire. La data de 21 martie 2017, Consiliul de administrație al eu-LISA a adoptat un plan de acțiune pentru a urmări constatările evaluării care nu necesită modificări ale regulamentului de instituire.

Acest raport vizează rezultatele evaluării, astfel cum sunt prezentate în documentul de lucru anexat al serviciilor Comisiei privind evaluarea eu-LISA, și raportul de evaluare externă 3 (a se vedea secțiunea 2). Raportul integrează evaluarea și rolul agenției într-o perspectivă mai amplă și ține cont de evoluțiile de fapt, juridice și de politică viitoare (a se vedea secțiunea 3).

2. Evaluarea eu-LISA 2012-2015

2.1. Contextul evaluării

Evaluarea eu-LISA a fost inițiată cu puțin timp înainte de Agenda europeană privind securitatea 4 și de Agenda UE privind migrația 5 , care au fost publicate în aprilie și, respectiv, mai 2015. Aceste comunicări au evidențiat direcția de dezvoltare și punere în aplicare a politicii UE pentru abordarea provocărilor paralele reprezentate de gestionarea migrației și combaterea terorismului, crima organizată și criminalitatea informatică.

Ambele agende includ trimiteri directe la sistemele exploatate de eu-LISA la nivel central sau la cele preconizate a fi dezvoltate și exploatate, sub rezerva adoptării instrumentelor legislative relevante.

Gestionarea mai eficientă a frontierelor externe ale spațiului Schengen presupune o mai bună valorificare a (noilor) oportunități oferite de sistemele informatice și tehnologiile moderne. Evaluarea a fost efectuată în contextul fluxurilor de migrație fără precedent, precum și al noilor amenințări la adresa securității (atacuri teroriste) cu care se confruntă statele membre și al concluziilor Consiliului European care identifică nevoia urgentă de a aborda aceste fenomene cu o nouă forță și noi instrumente 6 . Aceste evenimente și concluzii au evidențiat din nou importanța vitală a bazelor de date operate de către agenție pentru funcționarea curentă, eficace și durabilă a spațiului Schengen.

2.2. Constatările evaluării

În general, evaluarea a confirmat faptul că agenția asigură în mod eficace gestionarea operațională a sistemelor informatice la scară largă în domeniul libertății, al securității și al justiției și îndeplinește sarcinile prevăzute în regulament, precum și sarcinile noi încredințate acesteia. S-a constatat, de asemenea, că eu-LISA a contribuit în mod eficace la constituirea unui mediu informatic mai coordonat, mai eficace și mai coerent pentru gestionarea sistemelor informatice la scară largă care susțin punerea în aplicare a politicilor DG Justiție și Afaceri Interne (JAI).

În urma evaluării s-a identificat însă că există loc de îmbunătățiri. Marea majoritate a deficiențelor pot fi remediate prin modificări aduse eu-LISA la nivel structural, organizațional sau de personal sau prin modificări aduse practicilor de lucru și documentelor acesteia. Cu toate acestea, pentru a adapta mandatul agenției în vederea asigurării că aceasta răspunde provocărilor din UE în domeniul migrației și al securității, în urma evaluării a fost identificată necesitatea unei revizuiri sau extinderi la scară redusă a sarcinilor încredințate eu-LISA în regulamentul de instituire și în alte instrumente juridice relevante.

Principalele constatări 7 ale acestei evaluări în raport cu cele patru criterii de evaluare sunt următoarele:

2.2.1. Eficacitate

Agenția eu-LISA asigură în mod eficace gestionarea operațională a celor trei sisteme informatice la scară largă și a pus în aplicare cadre de organizare eficace. Cu toate acestea, au fost identificate oportunități importante de îmbunătățire la nivelul monitorizării performanței proceselor informatice puse în aplicare. A fost identificat un risc cu privire la continuitatea activității din cauza absenței unui plan unic și transversal de redresare în caz de dezastru pentru cele trei sisteme. Lipsesc, de asemenea, indicatori-cheie de performanță, nu există o revizuire sistematică a capacității sistemelor, iar procesul de notificare a incidentelor este insuficient.

Inconvenientul legat de repartizarea actuală a responsabilităților între eu-LISA și Comisia privind infrastructura de comunicații 8 ar putea fi rezolvat prin încredințarea întregii responsabilități de gestionare a infrastructurii de comunicații agenției și transferarea către aceasta a bugetului și a sarcinilor aferente gestionate în prezent de către Comisie. Repartizarea actuală a sarcinilor nu mai este necesară în baza unui contract sau în alte condiții 9 , iar un transfer ar simplifica relația dintre contractant și agenție, reducând totodată la minim cheltuielile indirecte și cele conexe.

Din motive de eficacitate și ca urmare a statisticilor publicate în prezent în conformitate cu cadrul juridic existent, merită să fie avută în vedere acordarea unei responsabilități extinse agenției eu-LISA în ceea ce privește generarea/publicarea de statistici pentru fiecare sistem. În aceeași ordine de idei, s-ar putea dovedi oportună și explorarea posibilității de a însărcina eu-LISA cu elaborarea de rapoarte privind calitatea și analiza datelor (de exemplu, rapoarte de analiză a datelor incluse în sisteme de către statele membre și rapoarte privind cererile de acces la datele incluse în sisteme).

Monitorizarea proiectelor de cercetare este considerată pertinentă și necesară. Cu toate acestea, producția a fost destul de scăzută până în prezent și ar trebui să se acorde mai multă atenție asigurării conformității cu mandatul agenției și consecvenței cu alte activități de cercetare ale factorilor implicați.

Activitățile de formare sunt, în principiu, în concordanță cu cerințele autorităților naționale. Cu toate acestea, ar fi necesar ca formarea să fie armonizată mai mult cu cerințele tehnice.

eu-LISA a răspuns în mod eficace la sarcinile noi, în special DubliNet, VISION și implementarea proiectului-pilot „Frontiere inteligente” 10 .

Acest din urmă proiect, care a fost de altfel bine implementat, a subliniat necesitatea agenției de a-și consolida capacitatea de gestionare financiară în ceea ce privește gestionarea granturilor UE. Evaluarea a confirmat că, în cazul în care eu-LISA ar urma să fie însărcinată cu dezvoltarea de noi sisteme informatice la scară largă, aceasta nu ar reuși să facă acest lucru având resursele actuale, lipsindu-i o capacitate suficientă de gestionare și dezvoltare a proiectelor. Cu privire la parteneriatul și sinergiile cu alte agenții ale UE, eu-LISA a dezvoltat acorduri de cooperare și de lucru eficace cu cele mai relevante agenții JAI. Cu toate acestea, ar trebui să se asigure îndeplinirea mandatului acesteia, fiind identificat un risc de pierdere a concentrării asupra priorităților de bază ale activității sale, de exemplu ca urmare a ambiției eu-LISA de a furniza servicii altor agenții.

Un alt aspect foarte important implică o mai bună valorificare a potențialului grupurilor consultative, asigurându-se consultarea acestora cu privire la documentele de programare în timp util și furnizarea unor informații de către acestea. În plus, agenția ar trebui să își consolideze sprijinul pentru protecția datelor la Strasbourg, fie prin transferarea responsabilului cu protecția datelor (RPD) de la Tallinn la Strasbourg, fie prin numirea unui RPD adjunct pentru a îmbunătăți comunicarea cu personalul tehnic din Strasbourg și a le acorda acestora asistență în chestiuni legate de protecția datelor.

2.2.2. Eficiență

Atunci când și-a îndeplinit sarcinile prevăzute în mandatul său, eu-LISA a aliniat în mod eficient funcțiile, operațiunile și procesele interne cu gestionarea unui cadru IT. Cu toate acestea, agenția ar trebui să revizuiască alocarea de resurse pentru sarcini astfel încât să asigure disponibilitatea unor resurse suficiente de personal pentru gestionarea proiectelor în funcție de cerințele acestora. eu-LISA a dezvoltat treptat o strategie în materie de achiziții și acorduri contractuale. De asemenea, agenția a realizat unele progrese în ceea ce privește rigoarea și claritatea principalelor documente de programare și de raportare care constituie principala sursă de evaluare globală a performanțelor. Cu toate acestea, mai există loc de îmbunătățiri la nivelul mecanismelor de programare și de raportare și al transparenței acestora. În ceea ce privește soluțiile organizaționale, resursele umane și procedurile, agenția a acționat în mod consecvent în conformitate cu procedura bugetară, însă, pe lângă implicarea în mod corespunzător a tuturor părților interesate, inclusiv a personalului tehnic al agenției, care ar putea avea o contribuție mai mare la procedura bugetară dacă rolul acestora ar fi consolidat, aceasta ar putea implica și grupurile consultative într-o măsură mai mare, punându-le la dispoziție toate informațiile relevante cu privire la proiectele pe care acestea trebuie să le evalueze în vederea acordării de consiliere adecvată Consiliului de administrație.

În cadrul evaluării s-a acordat o atenție deosebită acordului privind crearea mai multor amplasamente. Analiza comparativă a tuturor scenariilor alternative descrise în detaliu în raportul de evaluare externă a oferit asigurarea necesară cu privire la faptul că aspectele legate de securitate pentru stabilirea amplasamentului principal și a amplasamentului de siguranță ale sistemelor în Franța și, respectiv, Austria, sunt, în continuare, valabile. Același lucru este valabil și în ceea ce privește considerentele politice pentru stabilirea sediului agenției în Estonia 11 . Costurile suplimentare directe și indirecte 12 legate de acordul privind crearea mai multor amplasamente sunt, prin urmare, considerate justificate și rezonabile.

În ceea ce privește planificarea, eu-LISA a pus în aplicare proceduri corespunzătoare pentru elaborarea programului de lucru și a bugetului anual. De asemenea, aceasta a introdus practici și sisteme contabile adecvate și corespunzătoare în conformitate cu practicile generale din UE. Această acțiune ar putea fi consolidată pe viitor prin implicarea mai favorabilă incluziunii a părților interesate și a grupurilor consultative, în special prin:

·efectuarea de evaluări sistematice ex ante și ex post ale programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative, astfel cum se prevede la articolul 29 alineatul (5) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei 13 și în Regulamentul financiar al agenției 14 , și

·corelarea, într-un mod mai sincronizat și mai transparent, a raportării bugetare cu implementarea programului anual de lucru. În plus, conceperea unui sistem de gestionare pe activități și o previzionare bugetară multianuală mai detaliată ar permite eu-LISA să aibă o imagine de ansamblu mai bună asupra activităților sale, facilitându-i, totodată, planificarea.

În general, eu-LISA și-a îndeplinit noile sarcini în mod eficient. Însă aceasta ar putea să gestioneze mai bine utilizarea resurselor externe prin consolidarea capacităților interne și asigurarea unei poziții mai puțin dependente de contractanții externi. eu-LISA a instituit, de asemenea, politici, procese și proceduri adecvate pentru reglementarea, structurarea și organizarea operațiunilor, însă ar trebui să ia măsuri pentru a le actualiza periodic. Guvernanța a respectat dispozițiile în materie de guvernanță din regulamentul de instituire și din regulamentul de procedură 15 . Cu toate acestea, participarea grupurilor consultative ar trebui să fie îmbunătățită prin creșterea gradului de implicare activă și promptă a acestora în elaborarea documentelor Consiliului de administrație (în special a programelor anuale de lucru și a rapoartelor de activitate), precum și în evaluarea și stabilirea priorității proiectelor avute în vedere de către eu-LISA. Utilizarea procedurii scrise ar trebui să fie revizuită, astfel încât să nu se adopte tacit decizii importante care au un impact financiar semnificativ și trebuie să fie dezbătute în cadrul Consiliului de administrație.

2.2.3. Consecvență

Cu excepția intervențiilor ocazionale care nu erau în concordanță cu direcția de politică a Comisiei sau care au interpretat în mod eronat mandatul acesteia, eu-LISA a acționat, în general, în acord cu principalele părți interesate, indiferent dacă printre acestea s-a aflat Comisia și alte instituții sau statele membre și țările asociate.

Agenția a depus eforturi lăudabile pentru a institui o strategie de cooperare solidă prin care să stabilească legături cu diferite părți interesate în mod structurat, adoptând Strategia de gestionare a părților interesate.

Cu privire la cooperarea eficace cu Comisia, regulamentul de instituire și Memorandumul de înțelegere dintre Comisie și agenție prevăd un cadru solid în acest sens 16 . Cu toate acestea, procesul de elaborare și conținutul documentelor de programare ale eu-LISA ar putea fi îmbunătățite și armonizate în mod strict cu mandatul agenției și avizele Comisiei. Astfel cum s-a subliniat în evaluarea eficacității agenției, concluzia evaluării a fost aceea că se recomandă să se transfere agenției responsabilitățile Comisiei în ceea ce privește infrastructura de comunicații în vederea îmbunătățirii coerenței la nivelul gestionării sarcinilor conexe. Agenția deține competența și capacitatea tehnică de a îndeplini aceste sarcini, iar transferul acestora ar putea conduce, de asemenea, la creșterea eficienței.

2.2.4. Relevanță și valoare adăugată

În general, evaluarea a oferit asigurarea necesară cu privire la faptul că înființarea eu-LISA a oferit o valoare adăugată, în special prin faptul că a reunit cele trei sisteme „sub un singur acoperiș”, a centralizat expertiza, a exploatat sinergii și a asigurat un cadru mai flexibil decât ar fi fost posibil înainte. Principalul factor de succes al eu-LISA de la instituirea sa a fost capacitatea acesteia de a asigura un mediu uniform și stabil pentru exploatarea și întreținerea sistemelor la nivel central. Aceasta a contribuit la dezvoltarea unui mediu informatic coordonat, eficace și coerent pentru gestionarea sistemelor informatice care susțin implementarea politicilor din domeniul JAI. Prin instituirea unei singure autorități administrative care să își asume gestionarea operațională a celor trei sisteme informatice se creează un nivel ridicat de valoare adăugată, în măsura în care agenția își îndeplinește sarcinile într-un mod eficace și eficient.

Totuși, potrivit evaluării, nu este încă posibil să se afirme dacă înființarea agenției eu-LISA a dus la creșterea eficienței prin realizarea de economii considerabile. Nu s-a putut efectua o evaluare comparativă generală a costurilor din cauza unei diferențe la nivelul modului de înregistrare a costurilor înainte și după ce sistemele au fost transferate agenției și a lipsei unui proces intern de înregistrare pentru măsurarea tuturor costurilor aferente fiecărui sistem.

În urma comparării costurilor de exploatare s-a constatat că agenția trebuie să asigure înregistrarea clară a costurilor pentru fiecare sistem (gestionare pe activități) pentru a se putea stabilidacă s-a produs o creștere a eficienței. Deși au fost create în mod clar sinergii la nivel administrativ și organizațional, o arhitectură axată pe servicii pentru sistemele informatice este încă în curs de elaborare.

3. Evoluții după perioada de evaluare

Evaluarea eu-LISA a coincis cu prima evaluare a cadrelor legislative privind SIS II 17 și VIS 18 . În mod similar, în cadrul acțiunilor privind viitoarea arhitectură a politicii UE în materie de azil, Comisia a adoptat o comunicare 19 și propuneri legislative, inclusiv o propunere de revizuire a Regulamentului de la Dublin 20 , care încredințează eu-LISA sarcina de dezvoltare și gestionare operațională a unui nou sistem automatizat 21 . Pachetul legislativ include, de asemenea, o propunere de revizuire a Regulamentului Eurodac 22 , care extinde domeniul de aplicare al sistemului. Ambele inițiative vor avea un impact asupra eu-LISA.

O altă contribuție majoră din partea Comisiei o constituie Comunicarea intitulată „Sisteme de informații mai puternice și mai inteligente în materie de frontiere și securitate” din aprilie 2016 23 . Comunicarea, al cărei scop principal este îmbunătățirea interoperabilității sistemelor informaționale, prevede noi sarcini pentru agenție, dintre care unele vor fi desfășurate în comun cu Comisia, iar altele vor fi realizate și împreună cu statele membre. Aceasta prevede faptul că Comisia va examina posibilitatea instituirii unui nou sistem, și anume Sistemul european de informații și de autorizare privind călătoriile (ETIAS). Comisia a adoptat propunerea ETIAS în noiembrie 2016 24 și, în prezent, este supusă examinării de către Parlamentul European și Consiliu. Soluțiile inovatoare identificate în comunicare se reflectă și în Foaia de parcurs în vederea consolidării schimbului de informații și a gestionării informațiilor, inclusiv a soluțiilor de interoperabilitate, în domeniul justiției și afacerilor interne, aprobată de Consiliul Justiție și Afaceri Interne în iunie 2016 25 .

În conformitate cu această comunicare, Comisia a înființat un grup de experți la nivel înalt pentru a aborda aspectele juridice, tehnice și operaționale ale diferitelor opțiuni în vederea realizării interoperabilității sistemelor informaționale în domeniul gestionării frontierelor și al securității la frontiere. În urma constatărilor grupului de experți prezentate în raportul său final 26 , Comisia a prezentat și alte idei concrete Parlamentului European și Consiliului în cel de Al șaptelea raport privind progresele înregistrate în ceea ce privește o uniune a securității efectivă și autentică, ca bază pentru o discuție comună privind calea de urmat 27 . Alături de comunicarea din aprilie 2016, Comisia a prezentat o propunere privind un sistem de intrare/ieșire 28 , care ar putea deveni, sub rezerva adoptării acestuia de către colegiuitori, primul sistem informatic la scară largă dezvoltat efectiv de eu-LISA.

În elaborarea și îndeplinirea sarcinilor menționate mai sus, eu-LISA va trebui să țină seama de dreptul fundamental la protecția datelor cu caracter personal, recunoscut prin articolul 8 din Carta drepturilor fundamentale, și în special de principiul limitării scopului aplicat dreptului respectiv. 29 La analizarea interoperabilității sistemelor ample, ar trebui să se acorde o atenție deosebită cerințelor privind protecția datelor începând cu momentul conceperii, care sunt menționate la articolul 25 din noul Regulament general privind protecția datelor și la articolul 20 din Directiva privind protecția datelor de către autoritățile polițienești, care se vor aplica de la 25 mai 2018 și, respectiv, 5 mai 2018.

Atunci când are în vedere eventuale modificări ale regulamentului de instituire, Comisia trebuie să ia în considerare modificările aduse legislației UE de la data înființării agenției (cum ar fi Regulamentul financiar și Regulamentul financiar-cadru) 30 și modificările care decurg din abordarea comună anexată la Declarația comună a Parlamentului European, a Consiliului UE și a Comisiei Europene privind agențiile descentralizate din 19 iulie 2012 („Abordarea comună”). De asemenea, aceasta trebuie reflecte schimbările produse la nivel legislativ ca urmare a evaluării SIS II. Odată cu acumularea experienței în exploatarea sistemelor la nivel central și în vederea asigurării unei eficiențe sporite, eu-LISA însăși a sugerat, în documentele sale de programare, unele idei pentru îmbunătățirea mai multor aspecte legate de configurarea tehnică actuală a sistemelor, care ar putea impune modificarea regulamentului de instituire și/sau a regulamentelor privind sistemele.

Regulamentul instituit răspunde la mediul juridic, politic și economic în care a fost înființată Agenția. Rezultatul procesului de evaluare (a se vedea secțiunea 2) și aceste evoluții de fapt, juridice și în materie de politică oferă ocazia de a adapta mandatul eu-LISA la potențialul în creștere al acesteia de a contribui și mai mult la îndeplinirea noilor nevoi ale UE și la dezvoltarea noii abordări a interoperabilității. De exemplu, extinderea mandatului pentru a oferi sprijin, în anumite condiții, statelor membre care sunt responsabile de exploatarea componentelor naționale ale sistemelor, merită o atenție deosebită. Aceasta trebuie avută în vedere și prin prisma intervenției eu-LISA în Grecia ca urmare a crizei refugiaților 31 .

Astfel cum este prevăzut în Comunicarea privind programarea resurselor umane și financiare pentru agențiile descentralizate în perioada 2014-2020 32 , care a stabilit o programare a nivelurilor efectivelor de personal și ale subvențiilor pentru fiecare agenție descentralizată, această programare trebuie să fie compatibilă cu reducerea cu 5 % a personalului pe o perioadă de cinci ani, aplicabilă tuturor instituțiilor, organismelor și agențiilor. Având în vedere recenta sa înființare, agenției eu-LISA nu i s-a solicitat să își reducă personalul în perioada 2013-2015.

Prin urmare, modificările aduse regulamentului de instituire vor trebui să stabilească un echilibru între realitatea politică, juridică și financiară, obiectivul principal fiind acela de a garanta faptul că eu-LISA păstrează o capacitate suficientă pentru a se concentra asupra îndeplinirii sarcinilor sale principale. Printre acestea se numără evoluția sistemelor actuale, dezvoltarea preconizată a EES, ETIAS și a noului sistem automatizat de înregistrare a cererilor de protecție internațională și monitorizarea fiecărei părți a statelor membre în toate aplicațiile și a sistemului de repartizare corectiv.

Se poate preconiza în mod rezonabil că va exista o creștere progresivă a contribuției eu-LISA la crearea unui mediu informatic coordonat, eficace și coerent pentru gestionarea sistemelor informatice care susțin punerea în aplicare a politicilor JAI prin asigurarea unui mediu profesional și stabil pentru susținerea dezvoltării, gestionării operaționale și a evoluției sistemelor informatice, inclusiv a interoperabilității acestora, dacă este cazul și dacă acest lucru este permis prin cadrul juridic al sistemelor.

Potențialul eu-LISA de a oferi în continuare valoare adăugată acțiunilor realizate de părțile sale interesate va crește cu timpul și odată cu evoluțiile tehnologice și politice. Pe lângă ambiția pe termen lung a eu-LISA de a deveni un centru de excelență, există un număr tot mai mare de cereri de sprijin ad hoc pentru părțile sale interesate, cum ar fi asistența de la începutul anului 2016 acordată autorităților elene pentru creșterea capacității serverului Eurodac. În mod similar, eu-LISA ar putea oferi sprijin furnizând serviciilor relevante ale Comisiei informații cu privire la chestiuni tehnice legate de sistemele existente sau noi, la cererea acestora din urmă. Cu toate acestea, există limitări juridice și financiare clare în ceea ce privește acțiunile pe care le poate realiza eu-LISA.

4. Recomandări privind modificarea regulamentului de instituire

4.1. Recomandări emise în cadrul evaluării

Recomandările de modificare legislativă a regulamentului agenției, care sunt prezentate în evaluarea externă, sunt rezumate în documentul de lucru al serviciilor Comisiei anexat la prezentul raport. Acestea includ următoarele recomandări:

-Responsabilitățile Comisiei în ceea ce privește infrastructura de comunicații ar trebui transferate către eu-LISA. Această modificare va necesita modificarea instrumentelor aferente sistemelor. Aceasta va presupune un transfer al bugetului relevant.

-O nouă dispoziție privind cadrul de cooperare dintre eu-LISA și alte agenții JAI ar trebui să clarifice domeniul de aplicare al cooperării în cadrul mandatului eu-LISA.

-Consiliul de administrație ar trebui să adopte, până la sfârșitul lunii august a fiecărui an, un raport interimar referitor la progresele înregistrate în ceea ce privește desfășurarea activităților planificate care acoperă primele șase luni ale aceluiași an.

-Ar trebui să se aibă în vedere o extindere a domeniului de aplicare al schemelor-pilot care pot fi încredințate agenției eu-LISA de către Comisie (articolul 9). Domeniul de aplicare este limitat în prezent la proiectele-pilot menționate la articolul 54 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar, adică acelea care pot fi implementate fără un act de bază: Acesta ar trebui extins cel puțin la proiectele-pilot pentru care există un act de bază.  

În urma evaluării externe a fost recomandată, de asemenea, efectuarea unei evaluări a riscurilor și a unei evaluări ex ante pentru proiectele în valoare de peste 500 000 EUR care sunt derulate de eu-LISA în cadrul mandatului său actual (mai exact, nu decurg dintr-un instrument legislativ care îi încredințează acesteia un nou sistem pentru care Comisia va asigura o evaluare a impactului). Aceasta este o recomandare importantă care trebuie abordată în mod adecvat de către eu-LISA. Recomandarea nu impune însă modificarea regulamentului de instituire a agenției, deoarece articolul 29 alineatul (5) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei și Regulamentul financiar al Agenției prevăd deja efectuarea de evaluări ex ante și ex post ale programelor și activităților care implică cheltuieli semnificative.

În urma evaluării externe au fost formulate și alte recomandări de modificare a mandatului agenției. Aceste modificări ar trebui să fie introduse în instrumentele legislative ale sistemelor și nu ar presupune o modificare a regulamentului de instituire a agenției în ceea ce privește statisticile:

-extinderea responsabilității eu-LISA în ceea ce privește generarea/publicarea de statistici pentru fiecare sistem;

-introducerea unei noi sarcini pentru eu-LISA, și anume aceea de a elabora rapoarte privind calitatea și rapoarte de analiză a datelor. Aceste modificări ar fi supuse asigurării conformității cu cadrul legislativ privind protecția datelor.

4.2 Recomandări care decurg din evoluțiile politice, juridice sau de fapt ulterioare

Recomandările de modificare a regulamentului de instituire a agenției, care decurg din evoluțiile politice, juridice sau de fapt menționate la punctul 3, pot fi sintetizate după cum urmează:

-posibilele modificări care decurg din propunerile de revizuire a instrumentelor legislative SIS și din regulamentul revizuit privind reformarea sistemului Eurodac ar trebui să se reflecte în regulamentul agenției;

-ar trebui să se introducă, după caz, modificări pentru a permite eu-LISA să îndeplinească sarcinile prevăzute în Comunicarea Comisiei intitulată „Sisteme de informații mai puternice și mai inteligente în materie de frontiere și securitate” din 6 aprilie 2016, precum și în cel de Al șaptelea raport privind progresele înregistrate în ceea ce privește o uniune a securității efectivă și autentică din 16 mai 2017, inclusiv prin intermediul unor studii sau activități de testare;

-ar trebui să se introducă modificările care decurg din legislația revizuită a UE (cum ar fi Regulamentul financiar și Regulamentul financiar-cadru);

-ar trebui să fie reflectate modificări care decurg din adoptarea de către colegislatori a propunerilor Comisiei prin care agenției i se încredințează noi sisteme precum EES sau a propunerilor de reformare a Regulamentului Dublin;

-ar trebui să fie reflectate, dacă se justifică, modificările care decurg din documentele de programare ale eu-LISA privind evoluțiile tehnice, cum ar fi configurația activ/activ a sistemelor centrale;

-ar trebui să fie integrate modificări care decurg din abordarea comună;

-ar trebui să se prevadă, dacă este necesar, modificări care să permită eu-LISA să ofere îndrumări statelor membre în ceea ce privește conectarea sistemelor naționale la sistemele centrale și să acorde asistență și sprijin ad hoc statelor membre (cum ar fi sprijinul acordat în zone hotspot din Grecia);

-ar trebui să se aducă modificări pentru a permite eu-LISA să acorde, la cerere, asistență sau sprijin serviciilor relevante ale Comisiei cu privire la chestiuni tehnice legate de sisteme existente sau noi;

-ar trebui să se introducă o modificare a articolului 1 alineatul (3) pentru a clarifica faptul că agenția ar putea deveni responsabilă de sisteme existente care i-ar putea fi transferate.

5. Concluzie

5.1. Rezultatul evaluării

Prima evaluare a agenției a confirmat că, în mod similar sistemelor cuprinse în activitatea sa de gestionare operațională, care sunt vitale pentru funcționarea spațiului Schengen, aflat în permanentă evoluție, eu-LISA este o agenție cu performanțe bune și din ce în ce mai importantă.

Decizia de instituire a unei agenții specifice a Uniunii Europene, căreia îi este încredințată gestionarea operațională a SIS, VIS și Eurodac, precum și pregătirea, dezvoltarea și gestionarea operațională a unor sisteme similare, s-a dovedit, prin urmare, a fi pe deplin justificată.

De asemenea, evaluarea a confirmat faptul că funcționarea agenției constituie o activitate în desfășurare. Chiar dacă ar fi nerealist să se aștepte ca agenția să ajungă la maturitate deplină în primii trei ani de existență, eu-LISA s-a impus ca un organism credibil în ceea ce privește asigurarea gestionării operaționale a SIS, VIS și Eurodac, precum și îndeplinirea unor sarcini suplimentare. De asemenea, aceasta este o parte interesată importantă pentru instituțiile europene și alte agenții JAI.

De asemenea, în cadrul evaluării au fost prezentate sugestii de îmbunătățire a executării mandatului actual și au fost identificate limitări în ceea ce privește extinderea mandatului. 

Deși agenția a dovedit că poate face mai mult cu același nivel de resurse și se poate adapta cu un grad ridicat de flexibilitate la noile cerințe, una dintre concluziile evaluării a fost și aceea că, în cazul în care agenției eu-LISA i se atribuie responsabilitatea pentru noi sisteme informatice, aceasta nu ar fi capabilă să le gestioneze cu resursele disponibile. În contextul provocărilor în materie de migrație și securitate, este clar că, în anii ce vor urma, eu-LISA va continua să fie extrem de ocupată cu îndeplinirea misiunii sale principale (mai exact, gestionarea operațională a SIS II, VIS și Eurodac, evoluția preconizată și interoperabilitatea acestora, precum și dezvoltarea și gestionarea operațională a viitoarelor sisteme informatice la scară largă în domeniul libertății, al securității și al justiției).

În consecință, ar trebui să se pună accent pe asigurarea faptului că agenția deține capacitatea de a-și gestiona activitatea principală. Pentru a reduce riscul ca eu-LISA să nu fie în măsură să satisfacă solicitările care apar ca urmare a evoluțiilor foarte dinamice din acest domeniu de politică, agenția va trebui să stabilească mai multe legături cu părțile sale interesate, în primul rând statele membre și Comisia; Consiliul de administrație și grupurile consultative vor constitui principalele platforme în acest scop. Pentru asigurarea reușitei, este esențială stabilirea priorității sarcinilor principale și îmbunătățirea continuă a eficienței din punctul de vedere al costurilor.

5.2. Măsuri ulterioare

Pe lângă prezentul raport și recomandările formulate în acesta, Comisia prezintă, la aceeași dată, o propunere de modificare a regulamentului de instituire și a instrumentelor aferente sistemelor, acolo unde este necesar.

Pe lângă faptul că va integra schimbările rezultate din evaluarea externă independentă, în special transferarea responsabilităților Comisiei legate de infrastructura de comunicații către eu-LISA, propunerea va armoniza regulamentul de instituire cu instrumentele actualizate aplicabile funcționării agențiilor UE, cum ar fi Regulamentul financiar, precum și cu abordarea comună. De asemenea, aceasta va ține cont de propunerile de revizuire a instrumentelor legislative SIS și de propunerea în urma căreia Regulamentul reformat Eurodac a fost revizuit.

Eventualele noi sarcini încredințate agenției, prevăzute în Comunicarea intitulată „Sisteme de informații mai puternice și mai inteligente în materie de frontiere și securitate” și în Al șaptelea raport privind progresele înregistrate în ceea ce privește o uniune a securității efectivă și autentică, vor trebui să fie reflectate și în regulamentul de instituire a agenției.

Alte modificări vor include o extindere specifică suplimentară a domeniului de aplicare al mandatului agenției, cum ar fi posibilitatea de a oferi sprijin ad hoc statelor membre, precum și modificări care decurg din evoluțiile tehnice, atunci când acestea sunt justificate.

În final, alături de modificările impuse de viitoarea adoptare a propunerii privind EES, regulamentul de instituire ar necesita, de asemenea, modificări declanșate de alte propuneri care au în vedere sarcini legate de dezvoltarea sau gestionarea operațională pentru eu-LISA.

Modificările descrise mai sus sunt în esență de natură tehnică, în sensul că sunt necesare fie pentru îmbunătățirea funcționării și eficacității operaționale a agenției, fie datorită altor evoluții legislative și în materie de politică, și anume, încredințarea de sisteme sau sarcini noi acesteia. Aceste modificări ar extinde mandatul agenției într-un mod limitat, ele fiind evaluate în principal în raport cu resursele financiare și umane, inclusiv majorările bugetare propuse de către Comisie pentru eu-LISA în cadrul procedurilor legislative în curs pentru EES, Eurodac, Dublin II, SIS și ETIAS.

(1)

     JO L 286, 1.11.2011, p.1.

(2)

     JO L 180, 29.6.2013 p.1.

(3)

    http://bookshop.europa.eu/is-bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/EU-Bookshop-Site/en_GB/-/EUR/ViewPublication-Start?PublicationKey=DR0116464  

(4)

     COM(2015) 185 final, 28.4.2015.

(5)

     COM(2015) 240 final, 13.5.2015.

(6)

     EUCO 22/15, EUCO 26/15, EUCO 28/15, EUCO 1/16, EUCO 12/1/16 REV 1.

(7)

     Pentru detalii cu privire la toate constatările, vă rugăm să consultați raportul de evaluare externă (http://bookshop.europa.eu).

(8)

     A se vedea articolul 7 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1077/2011.

(9)

     Cu excepția sistemelor care utilizează EuroDomain precum Eurodac.

(10)

     A se vedea documentul de lucru anexat al serviciilor Comisiei, în special secțiunea 1.1, p. 3 (DubliNet, VISION, proiectul-pilot „Frontiere inteligente”) și secțiunea 2.1, p. 4 (proiectul-pilot „Frontiere inteligente”).

(11)

     În cadrul Consiliului European din decembrie 2003, statele membre au convenit să acorde prioritate noilor state aderente în ceea ce privește distribuirea sediilor oficiilor sau agențiilor comunitare care vor fi înființate în viitor. Conform concluziilor acestui Consiliu European, sediile viitoarelor oficii sau agenții ar trebui să fie stabilite în primul rând în statele membre care au aderat la Uniune în 2004 sau ulterior. Consiliul European din iunie 2008 a reamintit concluziile din 2003, subliniind, de asemenea, că ar trebui să se acorde prioritatea corespunzătoare statelor membre în care nu există încă un oficiu sau o agenție a UE. Alegerea, de către colegiuitori, a orașului Tallinn ca sediu al agenției eu-LISA a fost făcută pe baza ofertei comune din partea Estoniei și a Franței, potrivit căreia sediul agenției ar urma să fie Tallinn, iar amplasamentul tehnic ar rămâne la Strasbourg, unde sistemele erau deja în curs de dezvoltare.

(12)

     Costurile cuantificabile cuprind cheltuielile asociate misiunii pentru deplasarea între amplasamente, desfășurarea unor proceduri paralele de achiziții, stabilirea mai multor contractanți pentru prestatorii de servicii (de exemplu, curățenie, pază) sau pierderea unor oportunități de realizarea a unor economii semnificative la nivelul costurilor de funcționare. Printre exemplele de dezavantaje necuantificabile se numără efectele negative asupra fluidității comunicației dintre amplasamente (agravată și mai mult de diferența care există la nivel funcțional între Tallinn și Strasbourg), provocările inerente de la nivelul gestiunii generate de distanța geografică, păstrarea și atragerea lucrătorilor calificați sau impedimentul din calea formării unei culturi organizaționale puternice și unificate.

(13)

     Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei, JO L 328 din 7.12.2013, p. 42.

(14)

     În avizul său privind Programul anual de lucru pentru 2017 al eu-LISA, Comisia a reamintit că, în conformitate cu Carta generală de guvernare informatică a Secretariatului General al Comisiei, aplicabilă începând din 14.2.2011, pentru toate proiectele cu o sumă mai mare de 500 000 EUR, ar trebui să se redacteze un „document de viziune” care să evalueze implicațiile juridice, tehnice, financiare și organizatorice, precum și dimensiunea multianuală a proiectelor.

(15)

     Astfel cum au fost revizuite prin documentul 2015-153 adoptat în cadrul celei de a 11-a reuniuni a Consiliului de administrație al eu-LISA (17-18 noiembrie 2015).

(16)

     C(2014) 3486 final.

(17)

   COM(2016) 880 final, 21.12.2016.

(18)

   COM(2016) 655 final, 14.10.2016.

(19)

     COM(2016) 197 final, 6.4.2016.

(20)

     COM(2016) 270 final, 4.5.2016.

(21)

     Un sistem automat care va permite înregistrarea tuturor cererilor de protecție internațională și monitorizarea părții fiecărui stat membru în toate cererile și a sistemului de repartizare corectivă.

(22)

   COM(2016) 272 final, 4.5.2016.

(23)

     COM(2016) 194 final, 6.4.2016.

(24)

     COM(2016) 731 final, 16.11.2016.

(25)

     9368/16, 6.6.2016.

(26)

      http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetailDoc&id=32600&no=1

(27)

     COM(2017) 261 final, 16.5.2017.

(28)

     COM(2016) 194 final, 6.4.2016.

(29)

     Articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, articolul 6 alineatul (1) litera (b) din Directiva 95/46/CE, înlocuit ulterior cu articolul 5 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul (UE) 2016/679, JO L 119, 4.5.2016, p. 1-88, articolul 3 din Decizia-cadru 2008/977/JAI a Consiliului, înlocuit ulterior cu articolul 4 alineatul (1) litera (b) din Directiva (UE) 2016/680, JO L 119, 4.5.2016, p. 89-131.

(30)

     Regulamentul (UE, Euratom) 2015/1929, L 286 din 30.10.2015, p. 1. Regulamentul delegat (UE) nr. 1271/2013 al Comisiei, JO L 328 din 7.12.2013, p. 42.

(31)

     Comisia a solicitat sprijinul eu-LISA la începutul anului 2016, în perioada crizei refugiaților, într-o zonă „hotspot” în ceea ce privește creșterea capacității serverelor pentru Eurodac și participarea în cadrul unor grupuri operative regionale ale UE (EURTF) din Pireu și Catania. Nu se poate exclude faptul că este posibil ca în viitor să se solicite un astfel de sprijin ad hoc în alte zone.

(32)

    COM(2013) 519 final, 10.7.2013.