10.7.2008   

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

L 181/15

(1)

Ca urmare a adoptării Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1995/2006 al Consiliului din 13 decembrie 2006 de modificare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3), este necesar să se adapteze Regulamentul (CE) nr. 1653/2004 al Comisiei (4) în vederea alinierii la Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind Regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (denumit în continuare: regulamentul financiar general) (5).

(2)

Alte amendamente au devenit necesare datorită experienței acumulate de agențiile existente.

(3)

Ar trebui clarificat faptul că o bună gestiune financiară necesită un control intern efectiv și eficient. Ar trebui definite principalele caracteristici și obiective ale sistemelor de control intern.

(4)

Ar trebui simplificată publicarea bugetului administrativ al agențiilor, fiind păstrate în același timp prerogativele autorității bugetare și ale Curții de Conturi.

(5)

Procedura privind transferurile care urmează să fie adoptate de directorii agențiilor s-a dovedit a fi neclară, iar în practică a necesitat timp. Prin urmare, ar trebui simplificată și accelerată.

(6)

De asemenea, în regulamentul financiar tip ar trebui introduse o clarificare privind situațiile de conflict de interese, noi dispoziții privind verificarea ex ante a tranzacțiilor individuale similare referitoare la anumite posturi pentru cheltuieli curente, dispoziții privind răspunderea ordonatorilor de credite și utilizarea unui sistem de debitare directă.

(7)

Ar trebui asigurată o mai mare transparență în relația cu autoritatea bugetară, prin noi cerințe de informare care le revin agențiilor în procedura bugetară, mai ales în ceea ce privește numărul de angajați contractuali și renunțarea la recuperarea creanțelor constatate.

(8)

Pentru a asigura transparența utilizării fondurilor provenite din buget, este necesar să se pună la dispoziție informații referitoare la beneficiarii acestor fonduri, în anumite limite necesare pentru protejarea intereselor publice și private legitime.

(9)

Pentru a consolida protecția interesului financiar al Comunităților, agențiile ar trebui să participe la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.

(10)

Pentru a asigura păstrarea datelor cu caracter personal numai atât cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau pentru care sunt procesate în continuare, ar trebui prevăzute cerințe specifice în privința documentelor justificative.

(11)

Pentru a consolida protecția intereselor financiare ale Comunităților, agențiile ar trebui să stabilească o listă a creanțelor, precizând numele debitorilor și valoarea datoriei, atunci când debitorul a fost somat să efectueze plata în temeiul unei hotărâri judecătorești având autoritate de lucru judecat și atunci când nu a fost efectuată nicio plată sau nicio plată substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Această listă ar trebui publicată, cu respectarea legislației aplicabile privind protecția datelor.

(12)

Ar trebui clarificată responsabilitatea contabililor pentru certificarea conturilor pe baza informațiilor financiare furnizate acestora de către ordonatorii de credite. În acest scop, contabilul ar trebui să fie abilitat să verifice informațiile primite de ordonatorul de credite delegat și, dacă este cazul, să formuleze rezerve.

(13)

Având în vedere că agențiile sunt ordonatorii de credite delegați ai Comisiei, aspectele de control intern privind execuția creditelor de funcționare de către directorii acestora fac parte din rapoartele stabilite în temeiul articolului 86 alineatele (3) și (4) din regulamentul financiar general. Pentru a simplifica mecanismele de raportare și pentru a evita fluxul de informații difuze, raportul auditorului intern cu privire la creditele administrative ale agențiilor ar trebui să facă parte din raportul auditorului intern în temeiul articolului 86 alineatul (3) din regulamentul financiar general. Din același motiv, Comisia ar trebui să includă rapoartele întocmite de către agenții în conformitate cu articolul 49, paragraful al patrulea din Regulamentul (CE) nr. 1653/2004 în raportul său, în temeiul articolului 86 alineatul (4) din regulamentul financiar general care este transmis autorității care acordă descărcarea de gestiune.

(14)

Ar trebui clarificate condițiile pentru utilizarea, de către agenții, a serviciilor și a birourilor Comisiei, a birourilor interinstituționale europene și a Centrului de Traduceri pentru organismele Uniunii Europene înființate prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului de înființare a Centrului de Traduceri pentru organismele Uniunii Europene (6). Ar trebui inserată o dispoziție privind selectarea experților, corespunzătoare celei introduse în regulamentul financiar general.

(15)

Pentru a consolida protecția intereselor financiare ale Comunităților și având în vedere că agențiile nu pot exercita anumite prerogative atribuite exclusiv instituțiilor comunitare, ar trebui să li se solicite să insereze clauze contractuale specifice în contractele pe care le încheie cu terții, care să le permită să exercite anumite drepturi, inclusiv suspendarea și rezilierea contractelor și a procedurilor de licitație și stabilirea unui termen de prescripție.

(16)

Din motive de transparență în relația cu autoritatea bugetară, ar trebui introdusă o procedură de informare pentru proiectele cu un impact semnificativ asupra bugetului administrativ al agenției.

(17)

Articolul 14 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003 prevede descărcarea până la data de 29 aprilie a anului N + 2, precizând în același timp că descărcarea de gestiune se acordă împreună cu cea privind execuția bugetului general al Uniunii Europene. În urma revizuirii regulamentului financiar general, care prevede descărcarea în vederea execuției bugetului general al Uniunii Europene înainte de data de 15 mai a anului N + 2, cuprinsul articolului 14 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003 a devenit contradictoriu. Prin urmare, data descărcării de gestiune a bugetului de funcționare al agențiilor executive ar trebui armonizată cu cea a bugetului general.

(18)

Prin urmare, este necesară modificarea în consecință a Regulamentului (CE) nr. 1653/2004,

1.

Articolul 3 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 3

Bugetul se stabilește și se execută în conformitate cu principiile unității și exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare care necesită un control intern efectiv și eficient, precum și cu principiul transparenței, astfel cum au fost stabilite în prezentul regulament.”;

2.

La articolul 9 al patrulea paragraf se adaugă următoarea propoziție:

„Până la data de 1 iunie a anului N + 1, agenția informează Comisia cu privire la executarea veniturilor alocate reportate.”;

3.

La articolul 10, paragraful al doilea se înlocuiește cu următorul text:

„Cu toate acestea, în fiecare an, începând cu 15 noiembrie, pot fi angajate în avans cheltuieli de gestionare curente din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Aceste angajamente nu pot depăși o pătrime din creditele stabilite de comitetul director în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Acestea nu pot fi legate de o nouă cheltuială al cărei principiu nu a fost încă admis în ultimul buget adoptat în mod corespunzător.”;

4.

La articolul 18 primul paragraf se înlocuiește cu următorul text:

„Directorul ia decizii privind transferurile de credite în cadrul bugetului de funcționare. Acesta informează în prealabil comitetul director, care se poate opune acestor transferuri. După aprobarea de către comitetul director sau în absența unui răspuns în termen de trei săptămâni de la furnizarea informațiilor, directorul poate da curs transferurilor planificate.”;

5.

La Titlul II, capitolul 7, se introduce următorul articol 19a:

„Articolul 19a

(1)   Bugetul se execută în conformitate cu un control intern efectiv și eficient.

(2)   În vederea executării bugetului, controlul intern este definit ca un proces aplicabil la toate nivelurile de gestiune și menit să asigure garanția rezonabilă privind atingerea următoarelor obiective:

6.

Articolul 20 se modifică după cum urmează:

7.

Articolul 21 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 21

Cel târziu până la data de 5 martie a fiecărui an, agenția transmite Comisiei o estimare a veniturilor și cheltuielilor sale pentru anul N + 1, întocmită de către directorul agenției și adoptată de comitetul director, precum și orientările generale care stau la baza estimării respective, împreună cu proiectul programului de lucru al acesteia.

Estimarea veniturilor și cheltuielilor agenției include:

Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate ca dovadă a eventualelor avantaje ale unei majorări sau diminuări a bugetului propus pentru funcționarea agenției, comparativ cu bugetul său de funcționare pentru anul N.”;

8.

Articolul 22 se modifică după cum urmează:

9.

La articolul 23 alineatul (1), litera (b) se înlocuiește cu următorul text:

10.

La articolul 24, alineatul (1), paragraful al doilea, termenii „sub gradul A3” se înlocuiesc cu „sub gradul AD13”;

11.

La articolul 25 se introduce următorul paragraf:

„Fără a aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în privința prevenirii și detectării fraudei și a neregulilor, agențiile vor participa la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.”;

12.

La articolul 27, primul paragraf se înlocuiește cu următorul text:

„Se interzice tuturor factorilor financiari și oricărei alte persoane implicate în execuția, gestiunea, auditul sau controlul bugetului în sensul capitolului 2 din prezentul titlu să ia orice măsuri susceptibile care pot da naștere unor conflicte între interesele proprii și cele ale agenției sau ale Comunităților. În cazul în care apare o astfel de situație, persoana respectivă trebuie să se abțină de a lua o astfel de măsură și să prezinte superiorului său chestiunea în cauză. Directorul trebuie să o prezinte comitetului director.”;

13.

Articolele 29 și 30 se înlocuiesc cu următorul text:

„Articolul 29

(1)   Ordonatorul de credite are răspunderea de a executa veniturile și cheltuielile în conformitate cu principiile unei bune gestionări financiare și de a asigura respectarea cerințelor de legalitate și regularitate. Acesta păstrează documentele justificative privind operațiunile efectuate timp de cinci ani de la data deciziei de acordare a descărcării privind execuția bugetului. Atunci când este posibil, datele cu caracter personal conținute în documentele justificative se șterg în cazul în care datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului sau al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

(2)   Ordonatorul de credite stabilește, în conformitate cu standardele minime adoptate de Comisie pentru departamentele sale și ținând seama de riscurile specifice asociate gestiunii și naturii acțiunii finanțate, structura organizatorică și procedurile optime de control și de gestiune internă pentru îndeplinirea obligațiilor ce îi revin, inclusiv, dacă este cazul, verificări ex post.

În funcție de natura și sfera de cuprindere a îndatoririlor sale, ordonatorul de credite poate institui, în cadrul compartimentelor sale, o funcție de expert și consilier menită să îl ajute să controleze riscurile aferente activităților sale.

Înainte de autorizarea unei operațiuni, aspectele operaționale și financiare se verifică de alți membri ai personalului decât cel care a inițiat operațiunea.

În scopul verificării ex ante, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile de rutină cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de misiune și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite responsabil ca fiind o singură operațiune. În acest caz, în funcție de propria evaluare a riscurilor, ordonatorul de credite responsabil efectuează verificarea ex post corespunzătoare.

Inițierea și verificarea ex ante și ex post a unei operațiuni sunt funcții separate.

(3)   În temeiul articolului 9 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003, ordonatorul de credite raportează comitetului director, până la data de 15 martie a fiecărui an, cu privire la îndeplinirea atribuțiilor sale sub forma unui raport anual de activitate, însoțit de informații financiare și de gestionare care confirmă că informațiile cuprinse în raport oferă o imagine reală și corectă, cu excepția cazului în care se prevede altfel în rezervele formulate cu privire la zone specifice din contul de venituri și cheltuieli.

Articolul 30

(1)   Comitetul director numește un contabil, care este funcționar detașat sau agent temporar recrutat direct de agenție și care este responsabil de următoarele operațiuni:

(2)   Înainte de aprobarea conturilor de către comitetul director, contabilul le semnează, astfel că are certitudinea întemeiată că situația conturilor oferă o imagine corectă a situației financiare a agenției.

În acest scop, contabilul se asigură că respectivele conturi au fost întocmite în conformitate cu normele contabile, cu metodele și sistemele contabile stabilite și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.

Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.

Ordonatorul de credite rămâne pe deplin responsabil de utilizarea corespunzătoare a fondurilor pe care le gestionează, precum și de legalitatea și regularitatea cheltuielilor aflate sub controlul său.

Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite și să efectueze în continuare orice alte verificări pe care le consideră necesare pentru semnarea conturilor.

Contabilul poate formula rezerve, dacă este cazul, furnizând în același timp explicații clare privind natura și aria de cuprindere a rezervelor.

Contabilul obține de la ordonatorul de credite, care le garantează fiabilitatea, toate informațiile necesare prezentării conturilor care oferă o imagine reală cu privire la activele agenției și la execuția bugetului.

(3)   În afara cazului în care prezentul regulament prevede altfel, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerarul și echivalentul de numerar. Acesta răspunde de păstrarea acestora.”;

14.

La titlul IV capitolul 2 se inserează următorul articol 30a:

„Articolul 30a

Pentru îndeplinirea obligațiilor sale, contabilul poate delega anumite atribuții subordonaților săi care sunt agenți temporari.”;

15.

Articolul 34 se modifică după cum urmează:

16.

La articolul 35 alineatul (1) se adaugă următorul paragraf:

„În mod anonim, directorul menționează opiniile grupului de experți în raportul său anual de activitate și indică măsurile de urmărire luate.”;

17.

La articolul 38, paragraful al treilea se înlocuiește cu următorul text:

„Contractele încheiate de agenție cu operatorii economici prevăd că orice datorie neplătită la data scadenței stabilite în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei (8). Condițiile în care dobânda de întârziere este datorată agenției, inclusiv rata dobânzii de penalizare, sunt specificate în mod explicit în contracte.

18.

La articolul 40, primul paragraf se înlocuiește cu următorul text:

„În cazul în care ordonatorul de credite responsabil intenționează să renunțe total sau parțial la recuperarea unei creanțe constatate, el se asigură că renunțarea este corectă și respectă principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității. El raportează comitetului director intenția sa de a renunța la recuperarea unei astfel de creanțe constatate. Renunțarea de a recupera o creanță constatată este decizia motivată a ordonatorului de credite. Ordonatorul de credite poate delega această decizie numai pentru creanțe mai mici de 5 000 EUR. Decizia de renunțare specifică măsurile care au fost luate pentru a asigura recuperarea, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.”

19.

Articolul 42 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 42

Termenul de plată poate fi prelungit de contabil, împreună cu ordonatorul de credite responsabil, numai în urma unei cereri scrise și motivate corespunzător, cu condiția ca debitorul să se angajeze să plătească dobândă pe întreaga perioadă de timp permisă, începând cu data stabilită în nota de debit și să ofere o garanție financiară a cărei valoare să acopere atât suma principală, cât și dobânda, pentru a proteja drepturile agenției.”

20.

În titlul IV capitolul 4 se inserează următoarele articole 42a și 42b:

„Articolul 42a

Contabilul ține o listă a sumelor datorate care trebuie recuperate. Creanțele agenției sunt grupate în listă în funcție de data emiterii ordinului de recuperare. El indică, de asemenea, decizii de a renunța sau de a renunța parțial la recuperarea creanțelor constatate. Lista se adaugă la raportul privind gestiunea financiară și bugetară a agenției. Agenția întocmește o listă a creanțelor agenției cu privire la bugetul său administrativ, specificând numele debitorilor și cuantumul datoriei, dacă debitorul a fost somat să plătească prin hotărâre judecătorească care are autoritate de lucru judecat și dacă s-a efectuat sau nu o plată semnificativă timp de un an de la pronunțarea hotărârii. Lista se publică, ținând seama de legislația relevantă cu privire la protecția datelor.

Articolul 42b

Creanțele agenției față de terți și creanțele terților față de agenție sunt supuse unui termen de prescripție de cinci ani. Termenul de prescripție este prevăzut în contractele încheiate de agenție.”;

21.

La articolul 47, după primul paragraf se inserează următorul paragraf:

„În cazul în care se efectuează plăți cu privire la serviciile prestate sau bunurile furnizate și, conform analizei riscurilor efectuată de către ordonatorul de credite, acesta poate cere aplicarea unui sistem de debitare directă.”;

22.

Articolul 49 se modifică după cum urmează:

23.

Articolul 50 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 50

(1)   În ceea ce privește achizițiile publice pentru funcționarea agenției, dispozițiile regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002, se aplică sub rezerva alineatelor (3)-(5) din prezentul articol.

(2)   Agențiile pot solicita să fie asociate, ca autoritate contractantă, la atribuirea contractelor Comisiei sau a contractelor interinstituționale.

(3)   În cazul în care Comisia, birourile interinstituționale sau Centrul de Traduceri pot să furnizeze bunuri, să presteze servicii sau să efectueze lucrări, agențiile recurg în primul rând la aceste organisme. Același lucru se aplică în cazul în care aceste organisme pot să îndeplinească atribuțiile respective prin contracte încheiate cu operatori economici și să ofere servicii auxiliare semnificative ce depășesc calitatea de simplu intermediar sau consultant. Agenția încheie contracte cu aceste organisme.

(4)   Pentru aplicarea articolului 101 din regulamentul financiar general, cererea de oferte prevede că, înainte de semnarea contractului, agenția poate fie să renunțe la achizițiile publice, fie să anuleze procedura de achiziții publice, fără ca ofertanții sau candidații să aibă dreptul la o compensație.

(5)   Pentru aplicarea articolului 103 din regulamentul financiar general, cererile de oferte lansate de agenție prevăd că aceasta poate să suspende procedura și poate să ia toate măsurile necesare, inclusiv anularea procedurii în condițiile prevăzute în articolul respectiv.

Pentru aplicarea articolului 103 din regulamentul financiar general, în contractele încheiate de către agenție se stipulează că aceasta poate lua măsurile specificate în articolul respectiv, în condițiile prevăzute de acesta.”;

24.

Se inserează următoarele titluri VA și VB:

„TITLUL VA

PROIECTE CU IMPLICAȚII BUGETARE SEMNIFICATIVE

Articolul 50a

Consiliul de administrație notifică autoritatea bugetară în cel mai scurt timp cu privire la intenția sa de a pune în aplicare orice proiect care poate avea implicații financiare semnificative pentru finanțarea bugetului său operațional și, în special, cu privire la orice proiecte de natură imobiliară, cum ar fi închirierea sau cumpărarea de clădiri. Consiliul de administrație informează Comisia cu privire la aceasta.

În cazul în care o ramură a autorității bugetare intenționează să emită un aviz, aceasta notifică agenția în cauză, în termen de două săptămâni de la primirea informațiilor referitoare la proiect, cu privire la intenția sa de a emite un aviz. În absența unui răspuns, agenția poate demara operațiunea planificată.

Avizul se înaintează agenției în cauză și Comisiei în termen de două săptămâni de la notificare, în temeiul celui de-al doilea paragraf.

TITLUL VB

EXPERȚI

Articolul 50b

Articolul 265a din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică mutatis mutandis pentru selectarea experților, care urmează să fie plătiți pe baza unei sume fixe, pentru asistarea agenției, în special pentru evaluarea propunerilor și a cererilor de ajutoare nerambursabile sau a ofertelor pentru achiziții, precum și pentru furnizarea de asistență tehnică în vederea aplicării recomandărilor formulate și evaluarea finală a proiectelor. De asemenea, agențiile pot să utilizeze listele de experți întocmite de Comisie.”;

25.

Articolul 51 se înlocuiește cu următorul text:

„Articolul 51

Conturile agenției conțin situațiile financiare și rapoartele privind execuția bugetului. Acestea sunt însoțite de un raport privind gestiunea financiară și bugetară pe parcursul anului, care prezintă, inter alia, rata de execuție a creditelor împreună cu informații sintetice privind transferurile de credite între diferitele posturi bugetare.”

26.

Articolul 57 se modifică după cum urmează:

27.

La articolul 66 primul paragraf se înlocuiește cu următorul text:

„La recomandarea Consiliului care hotărăște cu majoritate calificată, Parlamentul European acordă directorului descărcarea de gestiune privind execuția bugetului administrativ pentru exercițiul N, până cel târziu la data de 15 mai a exercițiului N + 2. Directorul informează comitetul director cu privire la observațiile Parlamentului European, care sunt incluse în rezoluția care însoțește decizia de descărcare de gestiune.”;

28.

Articolul 68 se elimină.