ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI PENTRU MĂSURI SANITARE ȘI FITOSANITARE UE-GEORGIA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul pentru măsuri sanitare și fitosanitare (denumit în continuare „Subcomitetul SPS”), instituit în conformitate cu articolul 65 alineatul (1) din Acordul de asociere între Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Georgia, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) asistă Comitetul de asociere în configurația comerț, astfel cum este prevăzut la articolul 408 alineatul (4) din acord (denumit în continuare „Comitetul de asociere în configurația comerț”) în exercitarea atribuțiilor sale.

(2)   Subcomitetul SPS își exercită atribuțiile prevăzute la articolul 65 alineatul (2) din acord în lumina obiectivelor menționate în titlul IV capitolul 4 articolul 50 din acord.

(3)   Subcomitetul SPS este alcătuit din reprezentanți ai Comisiei Europene și ai Georgiei responsabili pentru aspectele sanitare și fitosanitare.

(4)   Un reprezentant al Comisiei Europene sau al Georgiei care este responsabil pentru aspectele sanitare și fitosanitare exercită funcția de președinte al Subcomitetului SPS în conformitate cu articolul 2.

(5)   Părțile din prezentul regulament de procedură sunt definite în conformitate cu articolul 428 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Subcomitetului SPS, alternativ, pentru o perioadă de 12 luni. Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la 31 decembrie în același an.

Articolul 3

Reuniuni

(1)   În afara cazului în care părțile convin altfel, Subcomitetul SPS se întrunește în termen de trei luni de la intrarea în vigoare a acordului, la solicitarea oricăreia dintre părți sau cel puțin o dată pe an.

(2)   Președintele convoacă fiecare reuniune a Subcomitetului SPS, locul și data acestora fiind convenite de părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către președintele Subcomitetului SPS cel târziu cu 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   În măsura posibilităților, reuniunea obișnuită a Subcomitetului SPS este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea obișnuită a Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Reuniunile Subcomitetului SPS pot fi desfășurate prin orice mijloc tehnologic convenit, de exemplu prin videoconferință sau prin audioconferință.

(5)   Subcomitetul SPS poate aborda orice aspect în afara sesiunii, prin corespondență.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile sunt informate, de către secretariatul Subcomitetului SPS, cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.

Articolul 5

Secretariatul

(1)   Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Georgiei exercită în comun funcția de secretari ai Subcomitetului SPS și îndeplinesc împreună sarcinile de secretariat, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

(2)   Secretariatul Comitetului de asociere în configurația comerț este informat cu privire la orice decizie, aviz, recomandare, raport și cu privire la alte măsuri convenite de Subcomitetul SPS.

Articolul 6

Corespondența

(1)   Corespondența adresată Subcomitetului SPS se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul Subcomitetului SPS asigură transmiterea corespondenței adresate Subcomitetului SPS către președintele subcomitetului și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 7.

(3)   Corespondența din partea președintelui este trimisă părților de către secretariat în numele președintelui. Corespondența este difuzată, după caz, astfel cum se prevede la articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1)   Documentele sunt difuzate de către secretarii Subcomitetului SPS.

(2)   O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3)   Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților relevanți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Georgiei și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Secretarul Georgiei difuzează documentele reprezentanților relevanți ai Georgiei și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(5)   Secretarii Subcomitetului SPS reprezintă punctele de contact pentru schimburile de corespondență prevăzute la articolul 58 din acord.

Articolul 8

Confidențialitate

În afara cazului în care părțile decid altfel, reuniunile Subcomitetului SPS nu sunt publice. Atunci când o parte transmite Subcomitetului SPS informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Secretariatul Subcomitetului SPS stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul a primit, din partea unei părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează, astfel cum se prevede la articolul 7, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3)   Subcomitetul SPS adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Alte puncte decât cele care figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi dacă părțile convin astfel.

(4)   Președintele Subcomitetului SPS poate, cu acordul părților, să invite reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți dintr-un anumit domeniu, pe o bază ad-hoc, care să participe la reuniunile Subcomitetului SPS pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori sau experți respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5)   Președintele Subcomitetului SPS poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1)   Cei doi secretari ai Subcomitetului SPS întocmesc în comun un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.

(2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, în legătură cu fiecare punct al ordinii de zi:

(a)	lista participanților la reuniune, lista funcționarilor care îi însoțesc și lista eventualilor observatori sau experți prezenți la reuniune;

(b)	documentația prezentată Subcomitetului SPS;

(c)	declarațiile a căror înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de Subcomitetul SPS; precum și

(d)	concluziile operaționale ale reuniunii, astfel cum se prevede la alineatul (4).

(3)   Proiectul de proces-verbal se înaintează spre aprobare Subcomitetului SPS. Acesta se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni a Subcomitetului SPS. O copie se trimite fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

(4)   Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul Subcomitetului SPS al părții care deține președinția Subcomitetului SPS și este transmis părților, împreună cu ordinea de zi, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Proiectul respectiv se actualizează în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, în afara cazului în care părțile au convenit altfel, Subcomitetul SPS adoptă concluziile operaționale, care reflectă acțiunile subsecvente convenite de părți. După aprobare, concluziile operaționale sunt anexate la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în cursul următoarelor reuniuni ale Subcomitetului SPS. În acest scop, Subcomitetul SPS adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un termen specific.

Articolul 11

Decizii și recomandări

(1)   Subcomitetul SPS are competența de a adopta decizii, avize, recomandări, rapoarte și măsuri comune, astfel cum se prevede la articolul 65 din acord. Respectivele decizii, avize, recomandări, rapoarte și măsuri comune se adoptă de comun acord de către părți după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor. Deciziile sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare.

(2)   Fiecare decizie, aviz, recomandare sau raport este semnat de președintele Subcomitetului SPS și autentificat de către secretarii Subcomitetului SPS. Fără a aduce atingere alineatului (3), președintele semnează documentele respective în timpul reuniunii în care se adoptă decizia, avizul, recomandarea sau raportul relevant.

(3)   Subcomitetul SPS poate să ia decizii, să formuleze recomandări și să adopte avize sau rapoarte prin procedură scrisă, după finalizarea procedurilor interne, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între cei doi secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este difuzat în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenul menționat, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Din momentul ajungerii la un acord cu privire la text, decizia, avizul, recomandarea sau raportul este semnat de președinte și autentificat de către secretari.

(4)   Actele elaborate de Subcomitetul SPS se numesc „decizie”, „aviz”, „recomandare” sau „raport”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizie.

(5)   Deciziile, avizele, recomandările și rapoartele sunt transmise ambelor părți.

(6)   Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria publicație oficială, a deciziilor, avizelor și recomandărilor Subcomitetului SPS.

Articolul 12

Rapoarte

Subcomitetul SPS prezintă Comitetului de asociere în configurația comerț un raport cu privire la activitățile sale și ale grupurilor de lucru tehnice sau ale grupurilor ad-hoc înființate de Subcomitetul SPS. Raportul se prezintă cu 25 de zile înainte de reuniunea anuală ordinară a Comitetului de asociere în configurația comerț.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1)   Limbile de lucru ale Subcomitetului SPS sunt limbile engleză și georgiană.

(2)   În afara cazului în care se decide altfel, Subcomitetul SPS deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile menționate.

Articolul 14

Cheltuieli

(1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Subcomitetului SPS, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

(3)   Cheltuielile legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea documentelor în sau din engleză și georgiană, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1), sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Interpretarea și traducerea în sau din alte limbi sunt suportate direct de partea solicitantă.

Articolul 15

Modificarea regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului SPS, în conformitate cu articolul 65 alineatul (5) din acord.

Articolul 16

Grupurile de lucru tehnice și grupurile ad-hoc

(1)   În conformitate cu articolul 65 alineatul (6) din acord, Subcomitetul SPS poate decide să înființeze sau să desființeze, după caz, grupuri de lucru tehnice sau grupuri ad-hoc, inclusiv grupuri științifice și grupuri de experți.

(2)   Calitatea de membru al grupului de lucru ad-hoc nu trebuie limitată la reprezentanții părților. Părțile se asigură că membrii oricărui grup creat de Subcomitetul SPS respectă cerințele corespunzătoare privind confidențialitatea.

(3)   În afara cazului în care părțile decid altfel, grupurile create de Subcomitetul SPS își desfășoară activitatea sub autoritatea Subcomitetului SPS căruia îi raportează.

(4)   Reuniunile grupurilor de lucru pot fi organizate, în funcție de necesități, în persoană sau prin videoconferință sau audioconferință.

(5)   Secretariatului Subcomitetului SPS i se transmit copii ale întregii corespondențe, ale tuturor documentelor și comunicărilor legate de activitățile grupurilor de lucru.

(6)   Grupurile de lucru au competența de a formula recomandări în scris Subcomitetului SPS. Recomandările sunt formulate de comun acord și comunicate președintelui Subcomitetului SPS, care le transmite conform dispozițiilor articolului 7.

(7)   Prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis oricărui grup de lucru tehnic sau grup de lucru ad-hoc creat de Subcomitetul SPS, cu excepția cazului în care se specifică altfel în prezentul articol. Trimiterile la Comitetul de asociere în configurația comerț se interpretează ca trimiteri la Subcomitetul SPS.