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Atendendo às contas anuais definitivas do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2010,

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Atendendo ao relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais definitivas do Instituto Europeu para a Igualdade de Género relativas ao exercício de 2010, acompanhado das respostas do Instituto (1),

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Tendo em conta a recomendação do Conselho de 21 de fevereiro de 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

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Tendo em conta o artigo 319.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

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Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), nomeadamente o artigo 185.o,

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Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1922/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de dezembro de 2006, que cria um Instituto Europeu para a Igualdade de Género (3), nomeadamente o artigo 14.o,

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Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (4), nomeadamente o artigo 94.o,

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Tendo em conta o artigo 77.o e o Anexo VI do seu Regimento,

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Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão dos Direitos da Mulher e da Igualdade dos Géneros (A7-0132/2012),

A.

Considerando que o Instituto Europeu para a Igualdade de Género (doravante denominado «Instituto») foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 1922/2006 e adquiriu autonomia em 15 de junho de 2010,

B.

Considerando que o Tribunal de Contas afirmou ter obtido uma garantia razoável de que as contas anuais do Instituto relativas ao exercício de 2010 são fiáveis e de que as operações subjacentes são legais e regulares,

C.

Considerando que o orçamento geral do Instituto para o exercício de 2010 ascendeu a 6 500 000 EUR; considerando que o orçamento do Instituto é financiado na totalidade pela contribuição da União,

1.

Congratula-se com o primeiro relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais do Instituto, relativas ao exercício de 2010;

2.

Constata que o Instituto adquiriu autonomia administrativa e financeira em 15 de junho de 2010;

3.

Considera que deverá ser ponderada uma fusão do Instituto com a Agência dos Direitos Fundamentais da União Europeia a fim de evitar a duplicação de esforços e reduzir os gastos gerais;

4.

Verifica, através do Relatório Anual de Atividade do Instituto que, de 1 de janeiro a 15 de junho de 2010, a DG EMPL, a Direção-Geral que tutela o Instituto, teve a seu cargo a gestão financeira em nome do Instituto, nomeadamente as despesas administrativas e de pessoal, e que, durante este período, a DG EMPL efetuou pagamentos no montante total de 846 876,91 EUR;

5.

Regista, com base no Relatório Anual de Atividade, que, no período limitado de seis meses desde a adoção do Programa Anual de Trabalho para 2010 até à aquisição de autonomia administrativa e financeira, o Instituto registou uma execução orçamental de 65 % em dotações para autorizações e 26 % em dotações para pagamentos; convida o Instituto a tomar medidas imediatas para assegurar futuramente uma taxa de execução orçamental satisfatória;

6.

Constata, através do Relatório Anual de Atividade do Instituto, que, na sequência da revisão do projeto de orçamento para 2010, o Conselho de Administração do Instituto evidenciou dois desequilíbrios orçamentais, que totalizavam 415 000 EUR:

constata que em outubro de 2010 o Conselho de Administração decidiu não afetar esses fundos congelados ao Instituto; solicita ao Instituto que informe a autoridade de quitação sobre o seguimento dado relativamente a esses fundos congelados;

7.

Verifica que em 2010 o Instituto definiu as responsabilidades dos intervenientes financeiros para os membros do pessoal e criou os circuitos financeiros relativos às autorizações; constata, além disso, que o Instituto nomeou todos os intervenientes financeiros, e definiu as respetivas funções e responsabilidades, antes do fim de 2010;

8.

Constata, através do Relatório Anual de Atividade do Instituto, que o Diretor do Instituto delegou os poderes de gestor orçamental ao Chefe Administrativo, em relação a quaisquer despesas até ao montante máximo de 500 000 EUR, no caso das despesas dos Títulos I e II, e pelo prazo de um ano no caso das despesas do Título III; constata também que foi nomeado um Contabilista auxiliar;

9.

Verifica, através do Relatório Anual de Atividade, que, antes do fim de 2010, foram estabelecidas e aplicados procedimentos em relação às áreas administrativas seguintes: deslocações em serviço, gestão de queixas, perguntas e respostas sobre compras, IVA, contabilidade de qualidade, conciliação de contas bancárias, processamento dos pagamentos, autorizações e pagamentos, e que foram criados e aplicados uma política de telecomunicações e um quadro de registo de documentos;

10.

Observa que em 2010 foram realizados 63 concursos e assinados os contratos relativos aos serviços adquiridos; constata que o montante total contratado ascendeu a 1 974 626 EUR;

11.

Verifica, através do Relatório Anual de Atividade, que surgiram duas dificuldades importantes durante o processo de contratação pública:

estas dificuldades resultaram em atrasos, e alguns procedimentos de adjudicação tiveram que ser anulados, e, por esta razão, a maioria das dotações orçamentais transitou para 2011; convida, por conseguinte, o Instituto a melhorar a situação e informar a autoridade de quitação sobre as ações empreendidas;

12.

Constata, além disso, que 85 % dos contratos adjudicados, no valor de 1 628 122 EUR, estavam relacionados com serviços requeridos pelas atividades operacionais e que os restantes 292 504 EUR (15 %) se destinavam à aquisição de bens e serviços requeridos pelas atividades administrativas;

13.

Regista, com base no Relatório Anual de Atividade do Instituto, que o Instituto recrutou 23 agentes temporários e 6 agentes contratuais, e atingiu 92,3 % do nível previsto no quadro de pessoal;

14.

Sublinha a necessidade de preencher todas as vagas que são necessárias a um funcionamento eficaz do Instituto e à consecução dos objetivos visados pelo Instituto;

15.

Verifica que, nos termos do artigo 20.o do regulamento constitutivo do Instituto [Regulamento (CE) n.o 1922/2006], o Instituto deveria ter encomendado uma avaliação externa independente das suas atividades o mais tardar até 18 de janeiro de 2010; constata, através do Relatório Anual de Atividade, que o Conselho de Administração adiou a avaliação ex post, dado o facto de que o Instituto não entrou em funcionamento a partir de 19 de janeiro de 2010, mas decidiu encomendar uma avaliação ex ante em 2010 e uma avaliação intercalar o mais tardar até 2013; solicita ao Instituto que comunique imediatamente os resultados dessa avaliação ex ante à autoridade de quitação;

16.

Regista que o Instituto, apoiado pela DG EMPL, lançou em dezembro de 2010 o caderno de encargos relativo à «Segunda avaliação ex ante do IEIG visando as operações e os objetivos específicos do Instituto»;

17.

Convida o Instituto a informar a autoridade de quitação sobre a execução dessas avaliações e as respetivas conclusões;

18.

Relembra o Tribunal de Contas do facto de o trabalho realizado pelo Instituto ser de maior importância para a promoção da igualdade de género na União; observa, por conseguinte, que os relatórios futuros deverão conter pormenores sobre eventuais obstáculos que tenham impossibilitado as atividades do Instituto no decorrer do processo orçamental.

19.

Realça que, numa altura de crise económica e de austeridade, é vital que o Instituto seja económico nos seus gastos sem comprometer o bom desempenho da sua importante missão.

20.

Constata, através do Relatório Anual de Atividade do Instituto, que em 1 de março de 2010 foi feita a mudança do pessoal do Instituto das instalações temporárias em Bruxelas para a sede permanente em Vilnius, na Lituânia;

21.

É informado pelo Instituto de que a primeira auditoria do Serviço de Auditoria Interna será realizada em 2012;

22.

Verifica, através do Relatório Anual de Atividade, que o OLAF visitou o Instituto e ministrou uma primeira sessão de formação ao pessoal sobre princípios de auditoria e normas de controlo interno em novembro de 2010; verifica, além disso, que foi elaborado em 2010 um acordo de cooperação entre o OLAF e o Instituto, acordo que foi aprovado pelo Conselho de Administração do Instituto em 26 de janeiro de 2011;

23.

Remete, no respeitante às demais observações, de natureza transversal, que acompanham a sua decisão de quitação, para a sua Resolução de 10 de maio de 2012 (5) sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das Agências.