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Document C2005/079/11
Call for proposals relating to the processing of papers of Members of the European Parliament accumulated in the exercise of their duties and handed over in the form of legal donations or legacies (2005-002)
Convite à apresentação de propostas relativo à acção de tratamento do património arquivístico dos deputados europeus constituído no exercício do seu mandato e concedido sob a forma de doações ou legados legais (2005-002)
Convite à apresentação de propostas relativo à acção de tratamento do património arquivístico dos deputados europeus constituído no exercício do seu mandato e concedido sob a forma de doações ou legados legais (2005-002)
JO C 79 de 1.4.2005, p. 17–28
(ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, NL, PL, PT, SK, SL, FI, SV)
1.4.2005 |
PT |
Jornal Oficial da União Europeia |
C 79/17 |
Convite à apresentação de propostas relativo à acção de tratamento do património arquivístico dos deputados europeus constituído no exercício do seu mandato e concedido sob a forma de doações ou legados legais (2005-002)
(2005/C 79/11)
No âmbito da política de informação sobre a história da integração europeia, o Parlamento Europeu selecciona anualmente projectos que contribuam para realizar o tratamento do património arquivístico dos deputados e antigos deputados europeus constituído no exercício do seu mandato ligado ao Parlamento Europeu e concedido sob a forma de doações ou legados a institutos, associações ou fundações.
Base jurídica
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Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. |
— |
Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/200 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. |
— |
Regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação, aprovado pela Mesa do Parlamento Europeu em 2 de Junho de 2003. |
Programa e fonte de financiamento: tratamento do património arquivístico dos deputados europeus
Rubrica orçamental: 2271 da Secção I – Parlamento – do orçamento geral da União Europeia.
I. NATUREZA DAS ACÇÕES, ZONA GEOGRÁFICA E DURAÇÃO DO PROJECTO
1. Objectivo da acção: facilitar o tratamento e o acesso gratuito ao património arquivístico que os deputados europeus constituíram em ligação e durante o exercício do seu mandato parlamentar europeu. A acção insere-se no quadro da política de informação sobre a história da integração europeia, que o Parlamento Europeu desenvolve em benefício dos investigadores e dos cidadãos europeus.
2. Objecto das actividades: tratamento arquivístico de documentos adquiridos pelos deputados ou antigos membros do Parlamento Europeu (bem como da Assembleia Comum da CECA e da Assembleia Parlamentar Europeia), no exercício do seu mandato parlamentar europeu. Estes documentos deverão ter sido entregues, a título de doação ou de legado, a um instituto, associação ou fundação inscrito no SPP-ICA e não deverão ter ainda sido objecto de tratamento arquivístico. Não será admitido qualquer subsídio para despesas efectuadas antes da assinatura da convenção específica de financiamento (artigo 112.o do Regulamento Financeiro). Estas actividades articular-se-ão da seguinte forma:
Elaboração de um plano de classificação
Tratamento arquivístico segundo as normas ISAD(G) e ISAAR (CPF)
Digitalização e microfilmagem dos documentos
3. Zona geográfica: União Europeia
4. Duração máxima: até 30 de Setembro de 2006 (data limite de apresentação do pedido de pagamento do saldo do subsídio, após a conclusão do projecto).
5. Publicidade: o presente convite à apresentação de propostas e o formulário de pedido de subsídio são enviados, para publicação:
ao Jornal Oficial da União Europeia;
ao sítio Internet do PE (http://www.europarl.eu.int/tenders);
ao sítio Internet do Conselho Internacional de Arquivos – secção dos Arquivos e Arquivistas dos Parlamentos e Partidos Políticos.
II. FINANCIAMENTO
1. |
Orçamento máximo destinado ao presente convite à apresentação de propostas (este montante pode ser reduzido ou aumentado em função de exigências orçamentais ou funcionais): 250 000 euros. |
2. Montante máximo e mínimo dos subsídios
— |
Percentagem máxima do custo do projecto susceptível de ser financiado por recursos comunitários: 50 % dos custos determinados à razão de 9 900 euros por metro linear (+/- 5 000 folhas) para os documentos de texto e de 7 euros por unidade para os documentos de outra natureza (esta percentagem aplica-se unicamente aos fundos elegíveis para financiamento – ver ponto 1.6. do formulário de pedido de subsídio). |
— |
Montante mínimo das subvenções: 4 950 euros |
O montante máximo dos subsídios será determinado em função das dotações disponíveis na rubrica 2271.
3. Modalidades de financiamento
— |
50 % após o estabelecimento da lista de beneficiários, desde que estejam cumpridas as seguintes condições:
|
— |
50 % após a conclusão do projecto e a entrega dos documentos constitutivos da prova desta conclusão. |
4. Número de subsídios
Apenas um fundo documental pode ser objecto de um pedido de subsídio por requerente e por ano.
III. CONDIÇÕES DE ELEGIBILIDADE E DE FINANCIAMENTO
1. Condições de elegibilidade
a) |
Ser uma pessoa colectiva, membro do Conselho Internacional de Arquivos – secção dos Arquivos e Arquivistas dos Parlamentos e Partidos Políticos (SPP/ICA); |
b) |
Possuir conhecimentos substanciais no domínio dos arquivos; |
c) |
Dominar as regras deontológicas e as normas internacionais ISAD(G) e ISAAR(CPF); |
d) |
Ter experiência comprovada na gestão de documentos relativos às actividades parlamentares; |
e) |
Não se encontrar em qualquer das condições de exclusão previstas nos artigos 93.o e 94.o do Regulamento Financeiro (ver formulário de pedido de subsídio, «Declarações sob compromisso de honra»). |
f) |
Poder apresentar todos os documentos comprovativos necessários para atestar os critérios de elegibilidade, de selecção e de atribuição definidos no presente convite à apresentação de propostas e na base jurídica, tendo particularmente em conta as provas da solidez, composição e valor histórico (para a história da integração europeia) do fundo. |
2. Condições mínimas de financiamento
O financiamento só pode ser atribuído a um instituto, uma associação ou uma fundação quando:
a) |
Os documentos tenham sido doados ou legados a título gratuito e com renúncia, por parte dos seus autores, à retribuição do exercício dos seus direitos patrimoniais a título de direitos de autor e, nomeadamente, do direito de reprodução, e o requerente disponha de um direito real à utilização do fundo documental a título gratuito e possa comprovar esse direito; |
b) |
O tratamento arquivístico dos documentos de texto esteja sujeito às regras deontológicas e, nomeadamente, às normas ISAD (G) e ISAAR (CPF), em conformidade com as indicações constantes do anexo 1 do regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação, aprovado pela Mesa do Parlamento Europeu em 2 de Junho de 2003; |
c) |
Não seja concedido ao requerente outro subsídio, ao mesmo título, financiado pelo orçamento geral da União Europeia; |
d) |
Os documentos não sejam utilizados, após tratamento arquivístico, para fins lucrativos; |
e) |
O requerente se comprometa a pôr à disposição do Parlamento Europeu e dos utilizadores (em papel ou suporte electrónico e, se for caso disso, no seu sítio na Internet) o inventário completo dos documentos tratados e a facultar o acesso gratuito aos documentos originais; |
f) |
O requerente disponha de outras fontes de financiamento para o tratamento dos arquivos; |
g) |
O requerente se comprometa a gerir directamente a preparação e a gestão do projecto e não se limite a um papel de intermediário; |
h) |
Os documentos a tratar arquivisticamente:
|
IV. PROCESSO DE SELECÇÃO E DE ATRIBUIÇÃO
1. Critérios de selecção
O requerente deverá demonstrar que dispõe de fontes de financiamento estáveis e suficientes para manter a sua actividade durante o período de realização da acção e para participar no seu financiamento (em, pelo menos 50 %) e no seu pré-financiamento, antes do pagamento do saldo (de 25 %, no mínimo).
Deve possuir competências reconhecidas em matéria de arquivística que possibilitem a execução do tratamento arquivístico em questão. Para este efeito, devem ser anexos os curricula vitae do pessoal encarregado do tratamento. Deverão também ser especificados e documentados os recursos humanos e materiais externos que o requerente prevê utilizar através da celebração de contratos. N. B.: tendo em conta a alínea g) do n.o 2 do ponto III, a utilização de recursos externos só pode verificar-se para tarefas de execução material.
Por último, o requerente deve demonstrar a sua capacidade efectiva para colocar à disposição dos utilizadores o inventário dos documentos e facultar-lhes o acesso gratuito aos originais.
2. Critérios de atribuição
A acção proposta deverá tender para a maximização da eficácia da política que o Parlamento Europeu desenvolve para assegurar aos investigadores e aos cidadãos europeus a mais completa informação sobre a história da integração europeia. Para este efeito, serão aplicáveis os seguintes critérios de atribuição, com a ponderação relativa anteriormente mencionada:
a) |
capacidade do fundo documental (quer se trate de documentos de texto ou de outra natureza) para constituir um complemento significativo para a história da integração europeia (para este efeito, excluem-se os documentos oficiais do Parlamento Europeu ou da União Europeia); Ponderação relativa do critério: . . . . . . . . . ./60 pontos |
b) |
Importância das funções que o deputado ou antigo membro exerce/exerceu no quadro do seu mandato parlamentar europeu; Ponderação relativa do critério: . . . . . . . . . ./15 pontos |
c) |
novidade das fontes de informação. A conformidade com este critério será avaliada em função da percentagem de documentos não publicados que fazem parte de um fundo e justificados no pedido de financiamento; Ponderação relativa do critério: . . . . . . . . . ./15 pontos |
d) |
capacidade do requerente para permitir o acesso ao fundo documental para um vasto público. A conformidade com este critério será avaliada em função dos seguintes parâmetros:
|
Na avaliação dos critérios de atribuição, ter-se-á em conta, na medida do possível, a necessidade de assegurar um equilíbrio equitativo entre as diferentes propostas, segundo o duplo critério da origem geográfica e da filiação política (Considerando 5 do Regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação).
3. Procedimento
O comité de avaliação estabelecerá uma classificação das propostas com base nos pontos atribuídos no respeito da ponderação relativa dos critérios, já anteriormente mencionada.
Os elementos que justifiquem a conformidade com os critérios devem ser claramente indicados no acto de candidatura e justificados por todos os elementos comprovativos julgados úteis. O comité de avaliação poderá convidar o requerente a completar ou explicitar os comprovativos necessários no prazo que fixe. Todos os elementos relativos ao pedido de financiamento devem ser justificados, se necessário, através de documentos comprovativos. Os elementos que não tenham podido ser provados não serão tomados em consideração na avaliação dos critérios.
O Parlamento reserva-se o direito de verificar in loco, se necessário, os dados apresentados pelos requerentes no âmbito do presente convite à apresentação de propostas.
4. Período previsto de notificação dos resultados do procedimento de atribuição
Julho/Setembro de 2005
V. MODALIDADES DE APRESENTAÇÃO DO PEDIDO/INFORMAÇÕES GERAIS
1. Apresentação de um pedido
Os pedidos devem ser apresentados por meio do formulário de pedido de financiamento, cujos campos devem ser preenchidos na sua totalidade, sob pena de não admissibilidade.
Os pedidos, com os documentos que os acompanham, devem ser apresentados em papel (um original assinado e cinco cópias) e suporte electrónico (duas disquetes ou dois CD).
2. Data limite para a recepção dos pedidos
A data limite para a recepção dos pedidos é 25.5.2005. Os pedidos recebidos pela entidade adjudicante depois desta data não serão considerados.
3. Transmissão das propostas
As propostas devem ser
— |
redigidas no formulário de pedido de financiamento; |
— |
obrigatoriamente assinadas pelo requerente ou seu mandatário devidamente habilitado; |
— |
perfeitamente legíveis, a fim de eliminar qualquer dúvida quanto às condições e aos valores em causa; |
— |
enviadas em dois envelopes. Os dois envelopes serão fechados. O envelope interior deverá conter, além da indicação do serviço destinatário, tal como figura no convite à apresentação de propostas, a seguinte indicação: CONVITE À APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS 2005-002 «Tratamento do património arquivístico dos deputados europeus» NÃO DEVE SER ABERTO PELO SERVIÇO DO CORREIO NEM POR NENHUMA OUTRA PESSOA NÃO AUTORIZADA Caso sejam utilizados envelopes autocolantes, serão fechados com fita adesiva sobre a qual será aposta a assinatura do expedidor. Entende-se por assinatura do expedidor não só a sua assinatura manuscrita, como também o carimbo do seu organismo; |
— |
ser enviadas, o mais tardar, na data limite fixada no convite à apresentação de propostas, quer por via postal em carta registada, fazendo fé a data do carimbo do correio, quer por portador, contra recibo com data do serviço do correio do local do serviço do Parlamento Europeu indicado no convite à apresentação de propostas. A entrega por portador deve ser efectuada o mais tardar até às 12 horas do dia em que termina o prazo. |
Considera-se que as propostas enviadas por correio privado foram entregues por portador. Incumbe ao requerente assegurar-se de que a sua proposta foi entregue, o mais tardar às 12 horas do dia estabelecido como data limite, ao Serviço do Correio do Parlamento Europeu, no endereço que se segue, entrega de que deve ser passado recibo.
O endereço que deve constar do envelope exterior é o seguinte:
PARLEMENT EUROPÉEN |
Service du Courrier Officiel |
ASP 0 F 158 |
Att.: Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
O envelope deverá conter também o endereço do expedidor.
O endereço que deve constar do envelope interior é o seguinte:
Direction générale de la Présidence |
Unité Budget et Finances (ASP 1H353) |
rue Wiertz 60 |
B-1047 Bruxelles (Belgique) |
As propostas que não respeitem as condições estabelecidas no presente artigo serão consideradas como não admissíveis.
4. Informações detalhadas
Na seguinte página Internet encontram-se disponíveis os seguintes textos
http://www.europarl.eu.int/tenders/:
— |
regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou legados a um instituto, associação ou fundação |
— |
impresso para o pedido de financiamento |
— |
modelo de garantia de boa execução da acção |
— |
modelo de convenção |
Qualquer pedido de esclarecimento sobre o presente convite à apresentação de propostas com vista à concessão de subsídios deve ser enviado por correio electrónico, indicando a referência da publicação para o seguinte endereço electrónico:
|
Ibalthazart@europarl.eu.int ou |
|
Rphilippot@europarl.eu.int |
FORMULÁRIO DE PEDIDO DE SUBSÍDIO
Rubrica orçamental 2271
(Tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação)
Nome do requerente: |
|
Processo n.o: |
|
Espaço reservado à entidade adjudicante |
I. ACÇÃO DE TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO
1 Descrição
1.1. |
Nome do deputado do Parlamento Europeu que concedeu os documentos |
1.2. |
Data da entrega |
1.3. |
Modalidade da entrega:
|
1.4. |
Os documentos foram legados a título gratuito e com renúncia, por parte dos seus autores, à retribuição do exercício dos seus direitos patrimoniais a título de direitos de autor e, nomeadamente, do direito de reprodução? Os documentos podem, portanto, ser utilizados a título gratuito?
Em caso afirmativo, juntar em anexo um documento comprovativo. |
1.5. |
Composição do fundo
|
1.6. |
Justificação do valor do fundo (máximo: uma página), segundo os seguintes critérios:
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1.7. |
Descrição das intervenções eventualmente já efectuadas no mesmo fundo (indicar o número de páginas já tratadas): (máximo: meia página) |
1.8. |
Descrição pormenorizada das intervenções previstas (ver ponto 4 I do convite à apresentação de propostas) (máximo: uma página) |
1.9. |
Metodologia
(máximo: uma página):
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1.10. |
Duração e plano de acção |
2. Resultados esperados (máximo: uma página)
II. O REQUERENTE
1. Identidade
Denominação jurídica completa: |
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Sigla (se aplicável): |
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Estatuto jurídico comprovativo da qualidade de pessoa colectiva |
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Comprovação dos poderes de representação da pessoa colectiva (anexar os documentos comprovativos) |
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Elementos comprovativos da inscrição SPP/ICA) |
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Número de sujeito passivo de IVA (se aplicável): |
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Endereço oficial: |
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Endereço postal: |
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Pessoa a contactar: |
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N.o de telefone |
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N.o de fax: |
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Endereço de correio electrónico: |
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Sítio Internet: |
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2. Referências bancárias
O banco deve ter sede no país onde o requerente está registado.
Nome do banco: |
|
Endereço do banco: |
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N.o da conta: |
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Nome do(s) signatário(s) |
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Função/funções do(s) signatário(s) |
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Código do banco: |
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Número de IBAN da conta do requerente N.B.: Esta conta deverá permitir a identificação dos fundos eventualmente pagos pelo PE |
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Código SWIFT: |
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3. Apresentação do requerente (máximo: uma página).
3.1. Quando foi criada a organização e quando iniciou a sua actividade?
3.2. Quais são, presentemente, as actividades principais da organização?
3.3. Indicação dos órgãos de direcção e das pessoas que os compõem, com indicação das respectivas funções estatutárias
ÓRGÃO |
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Nome |
Profissão |
Sexo |
Função |
Número de anos cumpridos no órgão |
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3.4. Conhecimentos em matéria de arquivo
3.4.1. |
Historial sucinto da actividade exercida em matéria de arquivo (máximo: uma página). |
3.4.2. |
Curricula vitae dos arquivistas (máximo: uma página por arquivista). |
3.4.3. |
Capacidade para aplicar os métodos ISAD(G) e ISAAR(CPF), em conformidade com as indicações definidas no anexo 1 do regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação, aprovado pela Mesa do Parlamento Europeu em 2 de Junho de 2003
|
3.4.4. |
Estimativa dos recursos humanos e materiais externos que o requerente prevê utilizar em tarefas de execução material, através da celebração de contratos (especificar quais). |
3.5. Indicar as relações com os utilizadores dos fundos (quantos investigadores, estudantes, cidadãos?)
3.6. Disponibilização dos documentos tratados
3.6.1. |
Pode colocar gratuitamente à disposição do Parlamento Europeu e dos utilizadores o inventário dos documentos tratados e facultar-lhes o acesso aos originais dos documentos? De que forma? |
3.6.2. |
Tenciona criar uma base de dados com os documentos digitalizados? |
3.6.3. |
Tenciona publicar os documentos num sítio na Internet (respeitando os limites eventualmente impostos pelas leis em matéria de protecção dos dados pessoais)? |
4. Orçamento
4.1. |
Anexar o orçamento corrente do requerente para o exercício de 2005. O requerente deve indicar as fontes de financiamento que permitem cobrir o financiamento da acção em pelo menos 50 % dos seus custos não cobertos pelo subsídio pedido e pelo menos 25 % dos custos a financiar pelo pagamento do saldo (50 % da subsídio) após a conclusão da acção. |
4.2. |
Anexar a conta de gestão e o balanço do exercício de 2004. |
4.3. |
O requerente beneficia ou pediu para beneficiar de outras fontes de financiamento durante o exercício de 2005 para a mesma acção prevista no capítulo I ou para outras acções ou a título das suas actividades correntes a cargo do orçamento geral da União Europeia?
Em caso afirmativo:
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DECLARAÇÕES SOB COMPROMISSO DE HONRA
O requerente declara não se encontrar numa das situações seguintes (que constituem motivo de exclusão do financiamento nos termos dos artigos 93.o e 94.o do Regulamento Financeiro):
a) |
estar em situação de falência ou ser de objecto de um processo de falência, de liquidação, de cessação de actividade, ou estar sujeito a qualquer outro meio preventivo de liquidação de património ou em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza nos termos da legislação e regulamentação nacionais; |
b) |
ter sido condenado por sentença transitada em julgado por qualquer delito que afecte a sua honorabilidade profissional; |
c) |
ter cometido falta grave em matéria profissional, comprovada por qualquer meio que as entidades adjudicantes possam apresentar; |
d) |
estar em situação irregular relativamente ao pagamento de contribuições para a Segurança Social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do Estado onde se encontra estabelecido; |
e) |
ter sido condenado por sentença transitada em julgado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa ou qualquer outra actividade ilegal lesiva dos interesses financeiros das Comunidades; |
f) |
na sequência de um procedimento de adjudicação de um outro contrato ou de um procedimento de concessão de uma subsídio financiados pelo orçamento comunitário, ter sido declarado em situação de falta grave em matéria de execução, devido ao incumprimento das suas obrigações contratuais; |
g) |
encontrar-se em situação de conflito de interesses; |
h) |
não fornecer as informações requeridas no presente formulário de pedido ou prestar falsas declarações. |
Encontro-me numa das situações supracitadas
Em caso afirmativo, indique qual:
Em caso de concessão de um subsídio, o requerente compromete-se a não utilizar o património arquivístico tratado para fins lucrativos
Em caso de concessão de um subsídio, o requerente compromete-se a colocar à disposição dos utilizadores (em papel e suporte electrónico e, se for caso disso, no seu sítio na Internet) o inventário completo dos documentos pessoais tratados e a facultar-lhes o acesso aos documentos originais
O requerente compromete-se a gerir directamente a preparação e a gestão do projecto e a não se limitar a um papel de intermediário
Em caso de concessão de um subsídio, o requerente compromete-se a acompanhar o pedido de saldo, após a conclusão da acção, pelos documentos indicados no n.o 2, alíneas a), b), c) e d), do artigo 6.o do regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação, aprovado pela Mesa do Parlamento Europeu em 2 de Junho de 2003.
Em caso de concessão de um subsídio, o requerente compromete-se a não efectuar despesas antes da assinatura de uma convenção específica de financiamento.
Em caso de concessão de um subsídio, o requerente compromete-se a respeitar integralmente as regulamentações que constituem o fundamento jurídico da acção que é objecto do financiamento («Base jurídica» do convite à apresentação de propostas:
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Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de Junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias; |
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Regulamento (CE, Euratom) n.o 2342/2002 da Comissão, de 23 de Dezembro de 2002, que estabelece as normas de execução do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/200 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias; |
— |
Regulamento sobre o tratamento do património arquivístico dos deputados europeus concedido sob a forma de doações ou de legados a um instituto ou a uma associação ou fundação, aprovado pela Mesa do Parlamento Europeu em 2 de Junho de 2003. |
Assinatura do representante legal, confirmando sob compromisso de honra a exactidão das informações acima prestadas
Feito em . . . . . . . . . . em . . . . . . . . . .
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Assinatura