ANEXO

REGULAMENTO INTERNO DO SUBCOMITÉ SANITÁRIO E FITOSSANITÁRIO UE-GEÓRGIA

Artigo 1.o

Disposições gerais

1.   O Subcomité Sanitário e Fitossanitário («Subcomité SFS»), criado em conformidade com o artigo 65.o, n.o 1, do Acordo de Associação entre a União Europeia e a Comunidade Europeia da Energia Atómica e os seus Estados-Membros, por um lado, e a Geórgia, por outro, («Acordo») assiste o Comité de Associação na sua configuração Comércio, conforme previsto no artigo 408.o, n.o 4, do Acordo, no exercício das suas funções.

2.   O Subcomité SFS desempenha as funções previstas no artigo 65.o, n.o 2, do Acordo, à luz dos objetivos do capítulo 4 do título IV, consagrados no artigo 50.o do Acordo.

3.   O Subcomité SFS é composto por representantes da Comissão Europeia e da Geórgia, responsáveis pelos assuntos sanitários e fitossanitários.

4.   A presidência do Subcomité SFS é assegurada em conformidade com o artigo 2.o por um representante da Comissão Europeia ou da Geórgia com responsabilidades em matéria de assuntos sanitários e fitossanitários.

5.   As Partes no presente regulamento interno são definidas em conformidade com o artigo 428.o do Acordo.

Artigo 2.o

Presidência

As Partes asseguram alternadamente a presidência do Subcomité SFS, por períodos de 12 meses. O primeiro período tem início na data da primeira reunião do Conselho de Associação e termina em 31 de dezembro do mesmo ano.

Artigo 3.o

Reuniões

1.   Salvo acordo das Partes em contrário, o Subcomité SFS reúne-se no prazo de três meses a contar da data de entrada em vigor do Acordo e, em seguida, a pedido de qualquer das Partes ou, pelo menos, uma vez por ano.

2.   As reuniões do Subcomité SFS são convocadas pelo seu presidente para um local e uma data acordados pelas Partes. A convocatória da reunião é enviada pelo presidente do Subcomité SFS pelo menos 28 dias de calendário antes do início da reunião, salvo acordo das Partes em contrário.

3.   Sempre que possível, a reunião periódica do Subcomité SFS é convocada em tempo útil antes da reunião regular do Comité de Associação na sua configuração Comércio.

4.   As reuniões do Subcomité SFS podem ser realizadas por quaisquer meios tecnológicos acordados, tais como a videoconferência ou audioconferência.

5.   Entre as reuniões, o Subcomité SFS pode analisar quaisquer questões, por correspondência.

Artigo 4.o

Delegações

Antes de cada reunião, as Partes são informadas pelo secretariado do Subcomité SFS da composição prevista da delegação de cada uma delas participante na reunião.

Artigo 5.o

Secretariado

1.   Um funcionário da Comissão Europeia e um funcionário da Geórgia exercem conjuntamente as funções de secretários do Subcomité SFS e executam conjuntamente as tarefas de secretariado, num espírito de confiança mútua e de cooperação.

2.   O secretariado do Comité de Associação na sua configuração Comércio deve ser informado de quaisquer decisões, pareceres, recomendações, relatórios ou outras ações acordadas do Subcomité SFS.

Artigo 6.o

Correspondência

1.   A correspondência destinada ao Subcomité SFS é enviada ao secretário de uma das Partes que, por seu turno, informa o outro secretário.

2.   O secretariado do Subcomité SFS assegura que a correspondência endereçada ao Subcomité SFS seja enviada ao presidente do Subcomité SFS e distribuída, se for caso disso, nos mesmos termos dos documentos referidos no artigo 7.o.

3.   A correspondência do presidente é enviada às Partes pelo secretariado em nome do presidente. Esta correspondência é distribuída, se for caso disso, em conformidade com o previsto no artigo 7.o.

Artigo 7.o

Documentos

1.   Os documentos são distribuídos pelos secretários do Subcomité SFS.

2.   Cada Parte transmite os seus documentos ao respetivo secretário. O secretário transmite esses documentos ao secretário da outra Parte.

3.   O secretário da União distribui os documentos aos representantes responsáveis da União e põe sistematicamente em cópia o secretário da Geórgia e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio nesta correspondência.

4.   O secretário da Geórgia distribui os documentos aos representantes responsáveis da Geórgia e põe sistematicamente em cópia o secretário da União e os secretários do Comité de Associação na sua configuração Comércio nesta correspondência.

5.   Os secretários do Subcomité SFS servem de pontos de contacto para o intercâmbio de informações previsto no artigo 58.o do Acordo.

Artigo 8.o

Confidencialidade

Salvo decisão das Partes em contrário, as reuniões do Subcomité SFS não são públicas. Sempre que uma Parte comunicar ao Subcomité SFS informações que classifique como confidenciais, a outra Parte deve tratar essas informações em conformidade.

Artigo 9.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1.   O secretariado do Subcomité SFS elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião, bem como um projeto de conclusões operacionais, nos termos do artigo 10.o-A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos que tiverem sido objeto de um pedido de inclusão pelas Partes ao secretariado, acompanhado pelos documentos pertinentes, pelo menos 21 dias de calendário antes da data da reunião.

2.   A ordem de trabalhos provisória, juntamente com os documentos pertinentes, é distribuída, nos termos do artigo 7.o, pelo menos 15 dias de calendário antes do início da reunião.

3.   A ordem de trabalhos é aprovada pelo Subcomité SFS no início de cada reunião. Para além dos pontos constantes da ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos, por acordo entre as Partes.

4.   O presidente da reunião do Subcomité SFS pode, mediante acordo da outra Parte, convidar pontualmente representantes de outros organismos das Partes ou peritos independentes especializados num determinado domínio para assistirem às reuniões do Subcomité SFS, a fim de fornecerem informações sobre questões específicas. As Partes asseguram que os referidos observadores ou peritos respeitem as exigências de confidencialidade.

5.   O presidente do Subcomité SFS pode reduzir os prazos previstos nos n.os 1 e 2, depois de consultar as Partes, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas.

Artigo 10.o

Atas e conclusões operacionais

1.   Os secretários elaboram conjuntamente um projeto de ata de cada reunião do Subcomité SFS.

2.   De um modo geral, a ata inclui para cada ponto da ordem de trabalhos:

a)	A lista dos participantes na reunião, a lista dos funcionários que os acompanham e a lista de quaisquer observadores ou peritos que tenham assistido à reunião;

b)	A documentação apresentada ao Subcomité SFS;

c)	As declarações exaradas em ata a pedido do Subcomité SFS; e

d)	As conclusões operacionais da reunião, nos termos do n.o 4.

3.   Os projetos de ata são apresentados ao Subcomité SFS para aprovação. Devem ser aprovados no prazo de 28 dias de calendário a contar da data de cada reunião do Subcomité SFS. É enviada uma cópia a cada um dos destinatários referidos no artigo 7.o.

4.   O secretário do Subcomité SFS da Parte que assegura a presidência do Subcomité SFS elabora um projeto de conclusões operacionais de cada reunião e distribui-o às Partes, juntamente com a ordem de trabalhos, pelo menos 15 dias de calendário antes do início da reunião. Este projeto é atualizado durante a reunião, de forma a que, no final da mesma, salvo acordo das Partes em contrário, o Subcomité SFS adote as conclusões operacionais que indiquem as ações de seguimento acordadas pelas Partes. Uma vez adotadas, as conclusões operacionais são anexadas às atas e a sua execução é analisada nas reuniões subsequentes do Subcomité SFS. Para o efeito, o Subcomité SFS adota um modelo que permita acompanhar cada ação relativamente a um prazo de execução específico.

Artigo 11.o

Decisões e recomendações

1.   O Subcomité SFS está habilitado a adotar decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas, conforme previsto no artigo 65.o do Acordo. Estas decisões, pareceres, recomendações, relatórios e ações conjuntas são adotados por consenso entre as Partes, depois de concluídos os respetivos procedimentos internos necessários para a sua adoção. As decisões são vinculativas para as Partes, que adotam as medidas necessárias para a sua execução.

2.   As decisões, pareceres, recomendações ou relatórios são assinados pelo presidente do Subcomité SFS e autenticados pelos secretários do Subcomité SFS. Sem prejuízo do n.o 3, o presidente assina estes documentos durante a reunião em que a decisão, parecer, recomendação ou relatório em causa é adotado.

3.   O Subcomité SFS pode tomar decisões, formular recomendações e emitir pareceres ou relatórios através de um procedimento escrito, após a conclusão dos respetivos procedimentos internos, se as Partes assim o acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre os secretários, agindo com o acordo das Partes. Para o efeito, o texto da proposta é distribuído em conformidade com o artigo 7.o, sendo fixado um prazo não inferior a 21 dias de calendário durante o qual devem ser comunicadas quaisquer reservas ou alterações. O presidente pode reduzir o referido prazo, depois de consultar as Partes, a fim de ter em consideração circunstâncias específicas. Depois da aprovação do texto, a decisão, o parecer, a recomendação ou o relatório é assinado pelo presidente e autenticado pelos secretários.

4.   Os atos do Subcomité SFS intitulam-se, respetivamente, «Decisão», «Parecer», «Recomendação» ou «Relatório». As decisões entram em vigor na data da sua adoção, salvo disposição em contrário.

5.   As decisões, os pareceres, as recomendações e os relatórios são distribuídos às Partes.

6.   Cada Parte pode decidir da publicação das decisões, pareceres, recomendações e relatórios do Subcomité SFS na respetiva publicação oficial.

Artigo 12.o

Relatórios

O Subcomité SFS deve apresentar ao Comité de Associação na sua configuração Comércio um relatório sobre as suas atividades e as dos grupos de trabalho técnicos ou dos grupos de trabalho ad hoc por ele criados. O relatório deve ser apresentado 25 dias de calendário antes da reunião anual ordinária do Comité de Associação na sua configuração Comércio.

Artigo 13.o

Línguas

1.   As línguas de trabalho do Subcomité SFS são o inglês e o georgiano.

2.   Salvo decisão em contrário, o Subcomité SFS baseia as suas deliberações em documentação elaborada nessas línguas.

Artigo 14.o

Despesas

1.   Cada Parte suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Subcomité SFS, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações.

2.   As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são suportadas pela Parte que organiza as reuniões.

3.   As despesas relacionadas com os serviços de interpretação em reuniões e com a tradução de documentos para ou a partir do inglês e do georgiano, tal como previsto no artigo 13.o, n.o 1, são suportadas pela Parte que organiza a reunião.

As despesas relacionadas com a interpretação e a tradução para ou a partir de outras línguas devem ser suportadas diretamente pela Parte requerente.

Artigo 15.o

Alteração do regulamento interno

O presente regulamento interno pode ser alterado por decisão do Subcomité SFS, em conformidade com o artigo 65.o, n.o 5, do Acordo.

Artigo 16.o

Grupos de trabalho técnicos e grupos ad hoc

1.   O Subcomité SFS pode, mediante uma decisão nos termos do artigo 65.o, n.o 6, do Acordo, criar ou suprimir, se for caso disso, grupos de trabalho técnicos ou grupos de trabalho ad hoc, incluindo grupos científicos e grupos de peritos.

2.   A composição dos grupos de trabalho ad hoc não se limita necessariamente aos representantes das Partes. As Partes asseguram que os membros de quaisquer grupos criados pelo Subcomité SFS respeitam todas as regras pertinentes em matéria de confidencialidade.

3.   Salvo decisão das Partes em contrário, os grupos criados pelo Subcomité SFS trabalham sob a autoridade deste Subcomité, ao qual prestam contas.

4.   As reuniões dos grupos de trabalho podem ser realizadas em função das necessidades, num local determinado ou através de videoconferência ou audioconferência.

5.   O secretariado do Subcomité SFS recebe cópia de toda a correspondência, documentos e comunicações relevantes que digam respeito às atividades dos grupos de trabalho.

6.   Os grupos de trabalho estão habilitados a fazer recomendações por escrito ao Subcomité SFS. As recomendações devem ser adotadas por consenso e comunicadas ao presidente do Subcomité SFS, que distribui as recomendações nos termos do disposto no artigo 7.o

7.   O presente regulamento interno é aplicável, mutatis mutandis, a qualquer grupo de trabalho técnico ou ad hoc criado pelo Subcomité SFS, salvo disposição em contrário do presente artigo. As referências ao Comité de Associação na sua configuração Comércio devem ser entendidas como referências ao Subcomité SFS.