zatwierdzanie płatności i ich kontrola w celu ustalenia, w szczególności poprzez kontrole administracyjne i kontrole na miejscu, czy kwota, która ma zostać wypłacona beneficjentowi, jest zgodna z przepisami Unii;

dokonywanie płatności zatwierdzonej kwoty beneficjentowi (lub jego cesjonariuszom) lub – w przypadku rozwoju obszarów wiejskich – części współfinansowania unijnego;

księgowanie, którego celem jest rejestracja wszystkich płatności EFRG i EFRROW na oddzielnych rachunkach agencji płatniczej, które mają formę systemu informacyjnego, oraz przygotowywanie okresowych zestawień wydatków, łącznie z miesięcznymi (w odniesieniu do EFRG), kwartalnymi (w odniesieniu do EFRROW) i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Na rachunkach agencji płatniczej rejestrowane są również operacje finansowane przez EFRG i EFRROW, w szczególności dotyczące zapasów interwencyjnych, nierozliczonych zaliczek, zabezpieczeń oraz dłużników;

w odniesieniu do rodzajów interwencji, o których mowa w rozporządzeniu (UE) 2021/2115, struktura organizacyjna agencji płatniczej zapewnia również wypełnienie obowiązków w zakresie sprawozdawczości z realizacji celów w odniesieniu do wskaźników produktu w ramach rocznego rozliczenia z realizacji celów, o którym mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) 2021/2116, oraz sprawozdawczości z realizacji celów dotyczącej wskaźników rezultatu na potrzeby wieloletniego monitorowania realizacji celów, o którym mowa w art. 134 rozporządzenia (UE) 2021/2115, co świadczy o zgodności z art. 37 rozporządzenia (UE) 2021/2116.

przydział odpowiednich zasobów ludzkich do przeprowadzania operacji oraz odpowiedni poziom umiejętności technicznych niezbędnych na różnych poziomach operacyjnych;

podział obowiązków polegający na tym, że żaden urzędnik nie jest odpowiedzialny za więcej niż jeden z rodzajów obowiązków: zatwierdzanie, wypłacanie lub księgowanie sum obciążających EFRG lub EFRROW, a także aby żadna z tych czynności nie była wykonywana bez nadzoru;

określenie w pisemnym opisie stanowiska pracy obowiązków każdego urzędnika, łącznie z ustaleniem limitów finansowych jego uprawnień. Te ostatnie mogą być określone w systemie;

prowadzenie odpowiednich szkoleń pracowników na wszystkich poziomach operacyjnych, w tym szkoleń podnoszących świadomość w zakresie nadużyć finansowych, oraz sprawowanie przez pracowników na wrażliwych stanowiskach funkcji w systemie rotacyjnym lub poddanie ich wzmocnionemu nadzorowi;

wprowadzenie odpowiednich środków w celu uniknięcia i wykrycia potencjalnego ryzyka konfliktu interesów w rozumieniu art. 61 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 w odniesieniu do wykonywania funkcji agencji płatniczej wobec osób mających wpływ i osób na wrażliwych stanowiskach w agencji płatniczej i poza nią. W przypadku gdy istnieje ryzyko wystąpienia konfliktu interesów, wprowadza się środki w celu zapewnienia stosowania tego artykułu.

określenie celów agencji płatniczej umożliwiających identyfikację i ocenę ryzyka związanego z tymi celami;

identyfikację ryzyka, w tym potencjalnych nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, które może zagrozić realizacji jej celów, oraz analizę tego ryzyka służącą jako podstawa do określenia sposobu zarządzania tym ryzykiem;

w odniesieniu do ryzyka potencjalnych nadużyć finansowych – strategię zwalczania nadużyć finansowych, która obejmuje środki zwalczania nadużyć finansowych i wszelkich nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii. Środki te obejmują zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie oraz warunki prowadzenia dochodzeń w ich sprawie oraz środki naprawcze i odstraszające wraz z proporcjonalnymi i odstraszającymi sankcjami;

wdrażanie środków mających na celu zapobieganie ryzyku i ograniczanie go;

identyfikację i ocenę zmian, które mogłyby mieć znaczący wpływ na system kontroli wewnętrznej;

regularny przegląd oceny ryzyka i środków wprowadzonych w celu zapobiegania zidentyfikowanym zagrożeniom lub ich ograniczania.

agencja płatnicza i ten organ muszą zawrzeć pisemną umowę, w której określają – oprócz delegowanych zadań – rodzaj informacji i dokumentów potwierdzających, które mają zostać przedłożone agencji płatniczej, oraz terminy ich przedłożenia. Umowa ta musi umożliwiać agencji płatniczej spełnienie kryteriów akredytacyjnych;

we wszystkich przypadkach na agencji płatniczej ciąży odpowiedzialność za skuteczne zarządzanie przedmiotowymi funduszami. Pozostaje ona w pełni odpowiedzialna za legalność i prawidłowość transakcji stanowiących ich podstawę, w tym ochronę interesów finansowych Unii, jak również za deklarowanie Komisji stosownych wydatków i odpowiednie przygotowanie sprawozdania finansowego;

zakres odpowiedzialności i obowiązków tego innego organu, w szczególności w zakresie kontroli i weryfikacji zgodności z przepisami unijnymi, jest wyraźnie określony;

agencja płatnicza zapewnia dysponowanie przez ten inny organ skutecznymi systemami gwarantującymi, że będzie on wypełniał swoje zadania w sposób zadowalający;

ten inny organ wyraźnie potwierdza agencji, że wypełnia swoje zadania, i opisuje stosowane w tym celu środki;

agencja płatnicza dokonuje regularnych przeglądów delegowanych zadań, aby potwierdzić, że praca jest wykonywana w sposób zadowalający i jest zgodna z przepisami unijnymi.

agencja płatnicza ustala szczegółowe procedury dotyczące przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków, łącznie z opisem wszelkich dokumentów i systemu informacyjnego, którymi należy się posługiwać;

każdy urzędnik odpowiedzialny za zatwierdzanie płatności ma do swojej dyspozycji szczegółową listę kontrolną weryfikacji, które jest zobowiązany przeprowadzić, oraz poświadcza w dokumentach załączonych do wniosku, że weryfikacje te zostały przeprowadzone. Poświadczenie to może zostać sporządzone w wersji elektronicznej. Należy przedstawić dowody systematycznego przeglądu prac, takiego jak przegląd oparty na próbie, systemie lub planie, przez wyższego rangą pracownika;

wniosek o płatność zostaje zatwierdzony dopiero po przeprowadzeniu wystarczających kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z przepisami Unii;

kontrole te składają się z kontroli wymaganych przez rozporządzenie regulujące poszczególne środki, w ramach których wnioskuje się o pomoc finansową, oraz z kontroli wymaganych na podstawie art. 59 rozporządzenia (UE) 2021/2116 do celów zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom, w szczególności w odniesieniu do wskazanych rodzajów ryzyka. W przypadku EFRROW wymagane są dodatkowe procedury w celu sprawdzenia, czy przestrzegane były warunki przyznawania pomocy, w tym udzielania zamówień, oraz wszelkie obowiązujące przepisy Unii, w tym ustalone w ramach planu strategicznego WPR;

kierownictwo agencji płatniczej jest, na właściwym poziomie, systematycznie i terminowo informowane o wynikach przeprowadzanych kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu, aby wystarczający charakter tych kontroli mógł być zawsze brany pod uwagę przed rozpatrzeniem wniosku;

wykonane prace są wyszczególnione w sprawozdaniu towarzyszącym każdemu wnioskowi, partii wniosków lub, w stosownych przypadkach, w sprawozdaniu obejmującym jeden rok gospodarczy. Sprawozdaniu towarzyszy zaświadczenie dotyczące dopuszczalności zatwierdzonych wniosków oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. Zaświadczenie to może zostać sporządzone w wersji elektronicznej. Ponadto w przypadku EFRROW wymagane jest dodatkowe zapewnienie, że przestrzegane były kryteria przyznawania pomocy, w tym udzielania zamówień, oraz wszelkie obowiązujące przepisy Unii, w tym ustalone w ramach planu strategicznego WPR. Jeżeli jakiekolwiek kontrole bezpośrednie lub administracyjne nie są wyczerpujące, ale zostały przeprowadzone metodą wyrywkową, wybrane wnioski są identyfikowane, metoda kontroli wyrywkowej jest opisywana oraz sporządzane jest sprawozdanie dotyczące wyników wszystkich inspekcji oraz środków przedsięwziętych w odniesieniu do niezgodności i nieprawidłowości. Dokumenty potwierdzające (w formie papierowej lub elektronicznej) są wystarczające, aby stanowić gwarancję, że przeprowadzone zostały wszelkie wymagane kontrole kwalifikowalności zatwierdzonych wniosków;

w przypadku gdy dokumenty (w formie papierowej lub elektronicznej) dotyczące zatwierdzonych wniosków oraz przeprowadzonych kontroli znajdują się w posiadaniu innych organów, zarówno takie organy, jak i agencja płatnicza ustanawiają procedury w celu zapewnienia, aby te dokumenty lub elektroniczne rejestry danych były przechowywane i dostępne dla agencji płatniczej.

procedury księgowe zapewniają kompletność, dokładność i terminowość miesięcznych (w przypadku EFRG), kwartalnych (w przypadku EFRROW) i rocznych deklaracji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich błędów i przeoczeń, w szczególności poprzez kontrole i uzgadnianie przeprowadzane w określonych przedziałach czasowych;

rachunkowość dotyczącą magazynu interwencyjnego, która zapewnia, by ilości oraz koszty towarzyszące były prawidłowo i bezzwłocznie przetwarzane i rejestrowane w odniesieniu do identyfikowalnej partii oraz na właściwym rachunku na każdym etapie, począwszy od przyjęcia oferty do fizycznego zbycia produktu, zgodnie ze stosownymi przepisami, oraz by można było w każdym momencie ustalić ilość i charakter zapasów w każdym miejscu.

oddzielnej identyfikacji płatności zaliczek w dokumentacji księgowej lub w dodatkowym rejestrze;

uzyskiwania gwarancji wyłącznie od tych instytucji finansowych, które spełniają warunki rozdziału IV niniejszego rozporządzenia i które zostały zatwierdzone przez właściwe organy, a także udzielają gwarancji, które pozostają ważne do chwili rozliczenia lub wykorzystania na zwykłe żądanie agencji płatniczej;

rozliczanie zaliczek w ustalonych terminach oraz bezzwłoczną identyfikację tych, które nie zostały rozliczone w terminie, i bezzwłoczne wykorzystanie gwarancji.

monitorowanie służb technicznych i delegowanych organów odpowiedzialnych za przeprowadzanie kontroli i inne funkcje mające na celu zapewnienie właściwego wdrażania rozporządzeń, wytycznych i procedur;

wprowadzanie zmian w systemie w celu ogólnej poprawy systemów kontroli;

przegląd skarg i wniosków przesłanych do agencji płatniczej, a także innych informacji sugerujących istnienie nieprawidłowości;

procedury monitorowania w celu zapobiegania nadużyciom i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, szczególnie w odniesieniu do tych obszarów wydatków w ramach WPR wchodzących w zakres kompetencji agencji płatniczej, które są narażone na znaczące ryzyko nadużyć lub innych poważnych nieprawidłowości.

służba audytu wewnętrznego jest niezależna od innych działów agencji płatniczej i podlega bezpośrednio dyrektorowi agencji płatniczej;

służba audytu wewnętrznego weryfikuje, czy procedury przyjęte przez agencję są wystarczające do zapewnienia zgodności z przepisami Unii, a także dokładność, kompletność i terminowość rachunków. Weryfikacja może ograniczać się do wybranych środków i próby transakcji, pod warunkiem że plan audytu zapewnia objęcie, w okresie nieprzekraczającym pięciu lat, wszystkich ważnych obszarów, łącznie z wydziałami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie;

prace służby audytu wewnętrznego są wykonywane zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami, rejestrowane w dokumentach roboczych, a ich wynikiem są sprawozdania i zalecenia kierowane do ścisłego kierownictwa agencji.

procedury gromadzenia informacji odnoszących się do przechowywania publicznego;

zgodności danych księgowych, którymi dysponuje na miejscu podmiot przechowujący z danymi przekazanymi agencji płatniczej;

kontroli fizycznej, za pomocą której określana jest rzeczywista ilość zapasów, która to kontrola przeprowadzana jest na wystarczająco reprezentatywnej próbie, odpowiadającej co najmniej wartościom procentowym podanym w części II, co umożliwia stwierdzenie faktycznego posiadania w zapasach wszystkich ilości ujętych w ewidencji zapasów;

kontroli jakości, której dokonuje się wizualnie, zapachowo lub organoleptycznie i, w razie wątpliwości, przy zastosowaniu pogłębionej analizy.

nazwę podmiotu przechowującego, adres wizytowanego magazynu i opis kontrolowanych partii produktu;

datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia czynności kontrolnych;

miejsce przeprowadzania kontroli, jak również opis warunków przechowywania, opakowania oraz dostępności;

dokładne dane osób kontrolujących, z określeniem ich stanowisk i uprawnień;

przeprowadzone czynności kontrolne oraz zastosowane zasady pomiaru objętościowego, takie jak metody pomiaru, dokonane obliczenia, otrzymane wyniki pośrednie i końcowe oraz ustalone wnioski pokontrolne;

dla każdej przechowywanej partii lub dla każdej klasy produktów – ilość wymienioną w rachunkach agencji płatniczej, ilość wymienioną w rachunkach magazynu oraz stwierdzone ewentualne rozbieżności między tymi rachunkami;

dla każdej partii lub klasy poddanej kontroli fizycznej – informacje określone w lit. f) oraz ilość zweryfikowaną na miejscu i wszelkie rozbieżności, numer partii lub klasy, palety, kartony, silosy, kadzie i inne pojemniki użyte do ważenia oraz masę (zarówno netto, jak i brutto, w stosownych przypadkach) lub objętość;

sporządzone przez podmiot przechowujący deklaracje w przypadku zaistnienia rozbieżności lub niezgodności;

miejsce, datę i podpis sporządzającego sprawozdanie oraz podmiotu przechowującego lub jego przedstawiciela;

w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, ewentualne zalecenie przeprowadzenia rozszerzonej kontroli, z określeniem wartości procentowej przechowywanych ilości, które mają zostać poddane takiej kontroli, stwierdzeniem rozbieżności i podaniem wyjaśnień.

przeprowadzonych kontroli, z wyróżnieniem kontroli fizycznych (inwentaryzacji);

skontrolowanych ilości;

stwierdzonych nieprawidłowości oraz ich przyczyn porównanych z zestawieniami miesięcznymi i rocznymi.

Skontrolowane ilości i stwierdzone rozbieżności określa się dla każdego produktu, którego to dotyczy, według masy lub objętości oraz wartości procentowej w stosunku do wszystkich przechowywanych ilości.

Dokument podsumowujący w oddzielny sposób uwzględnia kontrole przeprowadzone w celu sprawdzenia jakości przechowywanych produktów. Komisja otrzymuje podsumowanie równocześnie ze sprawozdaniami rocznymi, o których mowa w art. 9 ust. 3 akapit pierwszy lit. a) rozporządzenia (UE) 2021/2116.

identyfikacji numerów kontrolnych partii i kartonów w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu;

ważeniu palet (jednej na 10) i kartonów (jednego na paletę);

wizualnym sprawdzeniu zawartości kartonu (jedna paleta na pięć);

sprawdzeniu stanu opakowania.

identyfikacji numerów kontrolnych partii i worków w oparciu o dowody zakupu lub przyjęcia do magazynu;

ważeniu palet (jednej na 10) i worków (jednego na 10);

wizualnym sprawdzeniu zawartości worka (jedna paleta na pięć),

sprawdzeniu stanu opakowania.

liczba wybranych pojemników lub komór, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości zbóż lub ryżu przechowywanych publicznie.

Wyboru dokonuje się na podstawie danych ewidencji zapasów dostępnych w agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego;

kontrola fizyczna:

Wybór partii, które mają zostać poddane kontroli, odpowiada co najmniej 5 % całkowitej ilości przechowywanej publicznie. Wyboru dokonuje się przed wizytacją magazynu na podstawie danych księgowych agencji płatniczej bez powiadamiania podmiotu przechowującego.

Weryfikacja na miejscu obecności wybranych partii w magazynie i ich zawartości. Weryfikacja obejmuje:

Opis skontrolowanych fizycznie partii towaru oraz stwierdzonych braków zostaje odnotowany w sprawozdaniu z kontroli.

podmiot przechowujący musi posiadać dokumenty świadczące o przyjęciu, przechowywaniu i odbiorze produktów z magazynu, które to dokumenty służą za podstawę do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i zawierają co najmniej następujące dane:

podmiot przechowujący przekazuje dokumenty dotyczące przyjęcia, przechowywania i odbioru produktów z magazynu agencji płatniczej co najmniej raz w miesiącu w formie miesięcznego skróconego zestawienia zapasów. Dokumenty należy udostępnić agencji płatniczej do dziesiątego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego takie zestawienie zapasów dotyczy;

wzór miesięcznego skróconego zestawienia zapasów (wzór przykładowy) znajduje się poniżej. Podmioty przechowujące otrzymują wspomniany wzór od agencji płatniczych drogą elektroniczną.

podmiot przechowujący sporządza roczną deklarację zapasów na podstawie miesięcznych zestawień zapasów opisanych w pkt 1. Przekazuje je agencji płatniczej najpóźniej dnia 15 października po zamknięciu roku budżetowego;

roczna deklaracja zapasów zawiera skrócone zestawienie przechowywanych ilości z wyszczególnieniem każdego produktu i miejsca jego przechowywania oraz określeniem ilości każdego z przechowywanych produktów, numerów partii (z wyjątkiem zbóż), roku przyjęcia produktów do magazynu oraz wyjaśnienie ewentualnie stwierdzonych nieprawidłowości;

wzór rocznej skróconej deklaracji zapasów (wzór przykładowy) znajduje się poniżej.

prowadzenie skomputeryzowanej ewidencji zapasów interwencyjnych;

bezpośrednie i niezwłoczne udostępnianie stałego spisu inwentarza;

oddawanie do dyspozycji w każdej chwili całości dokumentacji odnoszącej się do przyjmowania, przechowywania i wydawania zapasów, jak również dokumentów księgowych i sprawozdań sporządzonych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, którymi dysponuje podmiot przechowujący;

stały dostęp do tych dokumentów dla przedstawicieli agencji płatniczej i Komisji oraz należycie upoważnionych przez nie osób.

Dla każdego produktu rolnego, który jest objęty przechowywaniem w magazynach państwowych, ustala się następujące granice tolerancji, pokrywające straty ilościowe wynikające z normalnych czynności związanych przechowywaniem i wykonywanych zgodnie z zasadami:

Wartość procentowa dopuszczalnych strat przy oddzielaniu wołowiny od kości wynosi 32. Ma ona zastosowanie do wszystkich ilości w danym roku budżetowym.

Granice tolerancji, o których mowa w pkt 1, ustala się jako wartość procentową rzeczywistej masy, bez opakowania, ilości przyjętych do magazynu i przejętych w trakcie danego roku budżetowego, powiększone o ilości przechowywane na początku wspomnianego roku budżetowego.

Wspomniane granice tolerancji mają zastosowanie przy kontrolach fizycznych. Oblicza się je dla każdego produktu, w stosunku do wszystkich ilości przechowywanych przez agencję płatniczą.

Rzeczywistą masę przy przyjęciu do magazynu i odbiorze z niego oblicza się, odejmując od masy stwierdzonej standardową masę opakowania, przewidzianą w warunkach przyjęcia do magazynu, lub – w przypadku braku takich warunków – średnią masę opakowania stosowaną przez agencję płatniczą.

Granica tolerancji nie pokrywa strat w liczbie opakowań lub w liczbie zarejestrowanych sztuk.

Przy obliczaniu granic tolerancji, o których mowa w pkt 1 i 2, nie uwzględnia się ilości brakujących z powodu kradzieży lub innych strat wynikających z możliwych do określenia przyczyn.