This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52008DC0338
Communication from the Commission to the European Parliament, the Council and the Court of Auditors - Synthesis of the Commission's management achievements in 2007
Komunikat Komisji do Parlamentu europejskiego, Rady i Trybunału Obrachunkowego - Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2007
Komunikat Komisji do Parlamentu europejskiego, Rady i Trybunału Obrachunkowego - Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2007
/* KOM/2008/0338 wersja ostateczna */
52008DC0338
Komunikat Komisji do Parlamentu europejskiego, Rady i Trybunału Obrachunkowego - Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2007 /* KOM/2008/0338 wersja ostateczna */
[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH | Bruksela, dnia 4.6.2008 KOM(2008) 338 wersja ostateczna KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2007 KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2007 1. WPROWADZENIE Budżet UE jest podstawowym narzędziem realizacji strategii politycznych Unii, stąd też efektywny sposób prowadzenia wydatków UE może mieć duży wpływ na to, czy UE spełni oczekiwania swoich obywateli. Komisja musi być w stanie wykazać, że wydatki ze środków publicznych są celowe, a gospodarowanie nimi właściwe, a także otwarcie mówić o wszelkich przypadkach, kiedy zachowanie wysokich standardów nie jest możliwe. Zgodnie z art. 274 Traktatu WE Komisja ponosi odpowiedzialność za wykonanie budżetu UE. - Operacyjne wykonanie budżetu przekazane jest dyrektorom generalnym, którzy odpowiadają za należyte gospodarowanie finansami oraz prowadzenie skutecznych i efektywnych kontroli. Jako „intendenci delegowani” składają sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego sprawozdania z działalności [1], będącego podstawowym narzędziem, za pomocą którego rozliczają się wobec kolegium . Podpisane przez dyrektorów generalnych oświadczenie o wiarygodności, zawarte w ich rocznym sprawozdaniu z działalności, koncentruje się na zgodności z prawem i prawidłowości transakcji finansowych. Roczne sprawozdania z działalności także wykraczają poza kwestie finansowe i obejmują przegląd wyników realizacji polityki oraz kompleksową ocenę wewnętrznych systemów kontroli. - Obowiązkiem dyrektorów generalnych jest informowanie swojego komisarza (lub komisarzy) o wszelkich problemach napotkanych podczas wykonywania swoich zadań w ciągu roku – obowiązek, który wykracza poza aspekty czysto finansowe. Zanim dyrektor generalny złoży swój podpis pod rocznym sprawozdaniem z działalności, jego treść jest przedmiotem dyskusji z komisarzem (lub komisarzami). - Przyjmując niniejsze podsumowanie, Komisja bierze na siebie odpowiedzialność polityczną za wyniki zarządzania osiągnięte przez dyrektorów generalnych i szefów służb, w oparciu o oświadczenia o wiarygodności i zastrzeżenia przedstawione przez nich w rocznych sprawozdaniach z działalności Wprowadza ona środki w celu zaradzenia stwierdzonym niedociągnięciom. Komisja dołoży wszelkich starań, aby osiągnąć dalszy postęp na drodze do otrzymania od Europejskiego Trybunału Obrachunkowego pozytywnego oświadczenia o wiarygodności, i zaleca swoim służby wdrożenie w całości środków określonych w niniejszym dokumencie. 2. SPORZąDZANIE WYSOKIEJ JAKOśCI ROCZNYCH SPRAWOZDAń Z DZIAłALNOśCI 2.1. Przejrzystsza forma prezentacji Od czasu wprowadzenia w 2002 r. rocznych sprawozdań z działalności dokonano postępu w odniesieniu do ich jakości i zakresu. W 2007 r. dzięki doświadczeniom zdobytym w poprzednich latach i zachętom zarówno ze strony Europejskiego Trybunału Obrachunkowy, jak i audytu przeprowadzonego przez służby audytu wewnętrznego w sprawie procesu zapewnienia wiarygodności poczyniono dalsze wysiłki w celu: - podjęcia działań następczych w związku z zastrzeżeniami zgłoszonymi w przeszłości . Sekretariat Generalny i DG ds. Budżetu monitorowały wszystkie plany działania mające na celu zaradzenie zastrzeżeniom; - dostosowania strategii kontroli do szczególnych cech środowiska kontroli . Strategie kontroli powinny być dopasowane do szczególnego środowiska kontroli danej działalności, gdyż to one stanowią podstawę dla oświadczenia o wiarygodności i ewentualnych zastrzeżeń; W celu przedstawienia strategii kontroli w rocznych sprawozdaniach z działalności w sposób zharmonizowany opracowano wzorce kontroli wewnętrznej, którymi posłużyły się niemal wszystkie służby; - poprawy spójności i jasności sprawozdań . W celu osiągnięcia spójniejszego podejścia w Komisji i w ramach „rodzin” dyrekcji generalnych służby otrzymały dokładniejsze instrukcje, których w większości przestrzegały. Tym samym wypełniono w dużej części zobowiązania poczynione w sprawozdaniu podsumowującym za 2006 r. W szczególności w przypadku intendentów delegowanych obowiązkowe stało się ujawnienie wskaźników stosowanych do zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji. Intendenci delegowani, którzy nie proponowali żadnych zastrzeżeń w odniesieniu do niedociągnięć stwierdzonych w sprawozdaniu rocznym przez Trybunał Obrachunkowy, proszeni byli o wyjaśnienie powodów tego w swoich sprawozdaniach. Aby poszczególne sprawozdania były bardziej kompletne i spójne wewnętrznie, zwrócono się do intendentów delegowanych o opisanie „podstawowych elementów” , na których oparli swoje oświadczenie o wiarygodności. 2.2. Gruntowniejszy proces wzajemnej weryfikacji Ostateczna odpowiedzialność za roczne sprawozdanie z działalności i ewentualne zgłoszone zastrzeżenia spoczywa wprawdzie wyłącznie na dyrektorze generalnym, jednak proces kontrolowania projektów sprawozdań i zastrzeżeń przez Sekretariat Generalny i DG ds. Budżetu także został zaostrzony. - Podobnie jak w poprzednich latach odbyły się posiedzenia w ramach wzajemnej weryfikacji organizowane przez „rodziny” dyrekcji generalnych. - Proces wzajemnej weryfikacji rozszerzono, obejmując nim zastrzeżenia zgłoszone w przeszłości , które dany dyrektor generalny zamierzał wycofać, w celu sprawdzenia, czy wszystkie takie decyzje były zasadne i należycie wyjaśnione. - Aby zapewnić jednolitą odpowiedź, w ramach wzajemnej weryfikacji zbadano także po raz pierwszy wszystkie obszary budżetu, które Trybunał Obrachunkowy w swoich sprawozdaniach za rok 2005 i 2006 uznał za niezadowalające . - Sprawdzono ogólną spójność sprawozdań z wynikami kontroli Trybunału Obrachunkowego i audytami wewnętrznymi , zwłaszcza w przypadkach, gdzie nastąpiło opóźnienie wykonania zaleceń. 2.3. Wnioski - Komisja odnotowuje postęp dokonany w sposobie prezentacji rocznych sprawozdań z działalności; ich poziom był generalnie zadawalający, Komisja odnotowuje jednak, że istnieją dziedziny, w których jest jeszcze miejsce dla dalszej poprawy. - Dyrektor generalny wyraża opinię opartą na informacjach pochodzących m.in. z audytów własnych Komisji, sprawozdań i obserwacji Trybunału Obrachunkowego, a w stosownych przypadkach wyników kontroli przeprowadzonych przez państwa członkowskie. W audycie rocznym Trybunał wyraża opinię na temat rachunków oraz zgodności z prawem i prawidłowości transakcji, a dyrektor generalny w swojej opinii koncentruje się na stwierdzeniu, czy biorąc pod uwagę wieloletni charakter kontroli, środki wykorzystano zgodnie z ich przeznaczeniem. - Wzajemna weryfikacja była użyteczna, jednak w pewnych dziedzinach pozostaje jeszcze wiele do zrobienia w zakresie poprawy procesu rocznych sprawozdań z działalności, zwłaszcza w celu zapewnienia spójności między służbami. Praktyka Trybunału Obrachunkowego, polegająca na prowadzeniu klasyfikacji sprawozdań pod względem stopnia ich rzetelności jako dowodu audytorskiego, stała się bodźcem do wprowadzenia ulepszeń. - W celu promowania dalszej poprawy, zwłaszcza w zakresie spójności i klarowności sprawozdań , Sekretariat Generalny i DG ds. Budżetu będą się co roku wcześnie kontaktowały ze służbami, aby przedyskutować stan rzeczy w zakresie zastrzeżeń zgłoszonych w poprzednich rocznych sprawozdaniach z działalności. Ponadto proces wzajemnej weryfikacji w formie, w jakiej jest obecnie organizowany zostanie rozszerzony o spotkania dwustronne z wybranymi służbami prowadzone w oparciu o propozycje zawarte w projektach rocznych sprawozdań z działalności. - Sekretariat Generalny i DG ds. Budżetu udzielą także dalszych wskazówek w celu zwiększenia spójności w podejściu do problemów zagrożenia reputacji oraz klarowniejszego podejścia do związku między wskaźnikami błędów, istotnością i zastrzeżeniami. 3. PEWNOść CO DO ZGODNOśCI Z PRAWEM I PRAWIDłOWOśCIą TRANSAKCJI ORAZ ZASTRZEżENIA ZGłOSZONE PRZEZ DYREKTORÓW GENERALNYCH Po przeanalizowaniu rocznych sprawozdań z działalności, a zwłaszcza deklaracji podpisanych przez poszczególnych dyrektorów generalnych, Komisja odnotowuje, że wszyscy dyrektorzy generalni stwierdzili w swoich sprawozdaniach, że posiadają wystarczająca pewność , iż zasoby przydzielone na ich działalność wykorzystano zgodnie z ich przeznaczeniem i zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że ustanowione procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Niemniej jednak pewną liczbę deklaracji zakwalifikowano z zastrzeżeniami . Dyrekcje generalne, których to dotyczyło, zaznaczyły, że dołożą wszelkich starań, aby za pomocą jasno określonych planów działania zaradzić tym niedociągnięciom. Mimo tych niedociągnięć, żadna ze służb nie stwierdziła, aby uniemożliwiły jej one zapewnienia „wystarczającej pewności”. Liczba zastrzeżeń za 2007 r. była nieco niższa niż za rok 2006 (17 w porównaniu do 20), co było kontynuacją tendencji spadkowej poprzednich lat. Łącznie 13 dyrektorów generalnych zgłosiło zastrzeżenia za 2007 r. (15 za 2006 r.), przy czym czterech miało dwa zastrzeżenia. Zakres poszczególnych zastrzeżeń był w niektórych przypadkach poszerzony i obejmował większą liczbę państw członkowskich lub programów. Dziewięć zastrzeżeń zgłoszonych na 2006 r. wycofano, ale jedenaście pojawiło się na nowo. Większość zastrzeżeń zgłoszonych na 2007 r. dotyczyła jakości systemów kontrolnych państw członkowskich lub błędów wykrytych po stronie beneficjenta. W załączniku 2 dostępny jest przegląd zastrzeżeń zgłoszonych na 2007 r. 3.1. Fundusze strukturalne Środki strukturalne stanowią jedną z głównych strategii politycznych Unii wdrażanej wraz z państwami członkowskimi na zasadzie „zarządzania dzielonego”. W rocznych sprawozdaniach z działalności przedstawiono szczegółową ocenę systemów kontrolnych państw członkowskich, określając stopień ich rzetelności. W 2007 r. dyrektorzy generalni odpowiedzialni za fundusze strukturalne postanowili, że we wszystkich przypadkach poważnych braków stwierdzonych w programach lub w państwach członkowskich będą systematycznie brać to pod uwagę przy obliczaniu, czy suma „kwot narażonych na ryzyko” osiąga kryterium istotności, chyba że istnieją rzetelne dowody audytorskie na to, że władze krajowe stosują plan działania mający zaradzić niedociągnięciom i że osiągnęły już pierwsze rezultaty. Podejście to, które jest zgodne z zaleceniami sprawozdania Trybunału Obrachunkowego za 2006 r., wzmacnia podstawę, na której opierają się oświadczenia o wiarygodności tych dyrektorów generalnych. Spowodowało to także zwiększenie się w 2007 r. w porównaniu z rokiem 2006 liczby programów lub państw członkowskich, w stosunku do których zgłoszono zastrzeżenia. - Dyrektor Generalny ds. Polityki Regionalnej zgłosił zastrzeżenia w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w odniesieniu do dziesięciu państw członkowskich (Finlandii, Grecji, Hiszpanii, Irlandii, Luksemburga, Niemiec, Polski, Republiki Czeskiej, Słowacji, Włoch) oraz w sprawie 51 programów INTERREG. Zgłosił także zastrzeżenie w sprawie sposobu zarządzania Funduszem Spójności w pięciu państwach członkowskich (Bułgarii, Republice Czeskiej, Słowacji, Węgrzech i Polsce). - Dyrektor Generalny ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Równości Szans zgłosił zastrzeżenie w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego w odniesieniu do ośmiu państw członkowskich (Hiszpanii, Zjednoczonego Królestwa, Francji, Włoch, Słowacji, Portugalii, Belgii i Luksemburga). W 2007 r. i na początku 2008 r. podjęto szereg środków w celu dokładniejszego określenia i wzmocnienia zadań, jakie maja do wypełnienia państwa członkowskie i Komisja w ramach zarządzania dzielonego. - Aby poprawić spójność kontroli przeprowadzanych przez organy kontroli państw członkowskich, Komisja wydała wskazówki dla państw członkowskich w sprawie właściwego poziomu korekt, jaki należy zastosować w przypadku nieprawidłowości związanych z przetargami publicznymi w przypadkach projektów współfinansowanych oraz, na lata 2007–2013, obszerne wytyczne w sprawie procedury oceny zgodności z przepisami, w sprawie stworzenia krajowej strategii audytu oraz w sprawie doboru próby kontrolnej. - Komisja przyjęła strategię natychmiastowego wszczynania formalnej procedury zawieszania płatności i korekt finansowych w przypadku stwierdzenia w wyniku audytu poważnych niedociągnięć systemowych. Na przykład w kwietniu 2007 r. wstrzymano płatności w przypadku 12 programów w Zjednoczonym Królestwie. Aktualnie w stosunku do 54 programów i 60 projektów w ramach Funduszu Spójności wszczęta jest formalna procedura zawieszenia płatności i korekty finansowych. W październiku 2007 r. Komisja po raz pierwszy przedstawiła skonsolidowane dane finansowe dla korekt finansowych przeprowadzonych na szczeblu krajowym poprzez wycofania i odzyskanie środków przez państwa członkowskie[2]. - Po raz pierwszy państwa członkowskie miały – zgodnie z przepisami rozporządzenia finansowego – przedstawić roczne podsumowania dotyczące dostępnych wyników audytów i deklaracji w dziedzinie zarządzania dzielonego. Na koniec kwietnia 2008 r. wszystkie państwa członkowskie oprócz jednego (Niemiec) przedstawiły podsumowania roczne w odniesieniu do obszaru polityki dotyczącego działań strukturalnych, spełniające (lub w znacznym stopniu spełniające) wymogi minimalne wspomnianego rozporządzenia. Jednak brak w wielu przypadkach ogólnej analizy lub wniosków, spowodowany przynajmniej częściowo nowością tego wymogu, ograniczał ich wartość dodaną. Komisja ściśle nadzoruje proces sporządzania podsumowań rocznych, aby zagwarantować, że wszystkie państwa członkowskie przedstawią takie podsumowanie i że będą one spełniać wymogi minimalne. W przypadku niedostarczenia podsumowania lub gdy nie spełnia ono wymogów wysyłano pisma; w przypadku Niemiec Komisja rozpoczęła procedurę prawną. Komisja zgadza się z opinią, że wyniki kontroli Trybunału Obrachunkowego w zakresie funduszy strukturalnych wykazują niedopuszczalnie wysoki wskaźnik błędu. Jej zaangażowanie w trwające i nowe działania sformalizowano, przyjmując „ Komunikat w sprawie planu działania na rzecz umocnienia nadzoru Komisji nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego ”[3]. Komisja będzie co kwartał przedstawiać Parlamentowi Europejskiemu sprawozdania dotyczące wykonania wspomnianego planu działania, zawierające informacje na temat zarządzonych przez Komisję korekt i zwrotów środków. W październiku 2008 r. Komisja przedstawi ponadto sprawozdanie z postępów w odniesieniu do planu działania, a w styczniu 2009 r. sprawozdanie końcowe. Komisja wykazała duże zaangażowanie polityczne na rzecz obniżenia poziomu błędów i stosowania zawieszania płatności i korekt finansowych, aby pokazać, że budżet działań strukturalnych jest zarządzany rygorystycznie. Komisja jest przekonana, że wymóg sporządzania podsumowań rocznych wpłynie na zwiększenie odpowiedzialności finansowej państw członkowskich za wykorzystywanie środków z funduszy strukturalnych pod warunkiem, że będą one przestrzegać zaleceń dotyczących poprawy jakości. Proces ten ułatwi Komisji przełożenie swojej własnej pewności. 3.2. Rolnictwo Wsparcie dla rolnictwa i rozwoju obszarów wiejskich udzielane jest w ramach zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi poprzez kompleksowe czteropoziomowe zarządzanie i system kontroli. Stanowi to podstawę do wystarczającej pewności Dyrektora Generalnego ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich co do zgodności z prawem i prawidłowości transakcji w tej dziedzinie. Zasady merytoryczne rządzące przyznawaniem wsparcia w dziedzinie rolnictwa zarówno w ramach EFGR, jak i EFRROW skonsolidowano i uproszczono. Płatności bezpośrednie wynoszą obecnie około 84,5 % ogółu wydatków EFGR i są zarządzane i kontrolowane za pomocą zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli (IACS). Trybunał Obrachunkowy przyznał, że – pod warunkiem właściwego stosowania – jest to skuteczny system ograniczenia ryzyka błędu lub nieprawidłowych wydatków. Informacje statystyczne otrzymane od państw członkowskich obejmujące niemal 90 % wydatków EFGR i EFRROW wykazują ogólny wskaźnik błędu dla wydatków na rolnictwo poniżej poziomu istotności. Ponadto w 2007 r. szereg nowych instrumentów było po raz pierwszy stosowanych w pełnym wymiarze. Dotyczy to zwłaszcza poświadczenia wiarygodności wydawanego przez agencje płatnicze państw członkowskich, podsumowania rocznego (sprawozdania podsumowującego) przedstawianego przez krajowe organy koordynujące oraz obowiązku jednostek certyfikujących polegającego na kontroli i zatwierdzaniu wyników inspekcji i przeprowadzaniu kontroli po dokonaniu płatności. Państwa członkowskie generalnie zastosowały się do tych nowych zobowiązań prawnych. Zastrzeżenie co do IACS w Grecji obowiązuje od 2002 r. Grecki plan działania przyniósł rezultaty, ale nadal nie wdrożono w pełni operacyjnego systemu identyfikacji działek rolnych przewidzianego na koniec 2008 r. Kwota narażona na ryzyko nie jest istotna, ale ogólna kwestia pozostaje istotna o tyle, że stanowi dla Komisji problem zagrożenia reputacji. Drugie zastrzeżenie zgłoszone przez Dyrektora Generalnego ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich dotyczy rozwoju obszarów wiejskich. Wstępne dane od państw członkowskich wskazują na to, że wskaźnik błędu w wydatkach odnoszących się do rozwoju obszarów wiejskich (zwłaszcza w odniesieniu do środków agrośrodowiskowych) jest wyższy niż w przypadku innych części wydatków na rolnictwo. Wyższy wskaźnik wydaje się być spowodowany raczej złożonością tych środków aniżeli niedociągnięciami systemów kontroli. Z tych powodów Komisja uważa, że dopuszczalny poziom ryzyka błędu można by ustalić na powyżej 2 %. Nie można jednak ustalić dokładnego wskaźnika błędu ze względu na to, że są to dane wstępne. Nie można zatem stwierdzić, czy wskaźnik błędu w przypadku wydatków odnoszących się do rozwoju obszarów wiejskich jest poniżej progu istotności czy nie, co jest powodem zgłoszenia zastrzeżeń przez dyrektora generalnego w stosunku do tej kwestii. Komisja będzie nadal ściśle monitorować, czy władze greckie podejmują wszelkie konieczne środki w celu wdrożenia planu działania dotyczącego IACS. Komisja podjęła już działania ograniczające w celu obniżenia wskaźnika błędu w przypadku wydatków odnoszących się do rozwoju obszarów wiejskich dla okresu programowania 2007–2013. Komisja zbada także koszty kontroli w tej dziedzinie i korzyści z nich wynikające, szczególnie w odniesieniu do środków agrośrodowiskowych, w celu zaradzenia kwestii ryzyka rezydualnego. . 3.3. Działania zewnętrzne W swoim sprawozdaniu za 2006 r. Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że organizacje odpowiedzialne za wdrażanie projektów działały w sposób niezadowalający i że konieczne jest podjęcie dalszych wysiłków w kwestii skutecznego wdrażania systemów i nadzoru. Dyrektor generalny ds. biura współpracy EuropeAid, odpowiedzialny za pomoc zewnętrzną, podjął szereg środków w celu wzmocnienia swojej strategii kontroli. Znacznie zwiększono liczbę przeprowadzanych audytów, zwłaszcza w zakresie weryfikacji środków pomocy wydawanych przez organizacje międzynarodowe, która wzrosła z siedmiu w 2006 r. do 50 w 2007 r. Do końca roku rozpoczęto łącznie 650 audytów. W przypadku kontroli wydatków dokonywanych w ramach umów o dotacje, a także w przypadku audytów finansowych i systemowych prowadzonych przez Komisję określono nowy zakres uprawnień. Przyczynia się to do dalszego wzmocnienia i usystematyzowania kontroli w zakresie głównych obszarów ryzyka zidentyfikowanych przez Trybunał. Dyrektor generalny wyraził przekonanie, że system kontroli właściwie ograniczył ryzyko i nie wniósł zastrzeżenia. W ostatnich latach Komisja podjęła szereg środków w celu poprawienia identyfikowalności i przejrzystości funduszy UE wydawanych za pośrednictwem ONZ i innych funduszy powierniczych posiadających wielostronnych donatorów; należą do nich wytyczne dotyczące przejrzystości finansowania, zwiększona liczba misji kontrolnych, bardziej szczegółowe wymogi w odniesieniu do sprawozdań i poprawiona analiza zgodności standardów kontroli finansowej ONZ. Komisja nadal będzie wzmacniać swoją strategię kontroli w obszarze pomocy zewnętrznej i pogłębiać zarówno refleksję na temat kosztów kontroli jak i swój dialog z Trybunałem Obrachunkowym. Będzie nadal dokładać starań na rzecz zwiększenia przejrzystości w zakresie beneficjentów końcowych, przestrzegając przy tym zasad dotyczących danych osobowych i wymogów bezpieczeństwa. Będzie kontynuować wysiłki zmierzające do lepszego wykorzystania wyników audytów w ramach „rodziny” RELEX i lepszego dzielenia się nimi. Komisja będzie nadal monitorować i poprawiać wdrażanie umów ramowych w sprawie procedur finansowych i kontraktowych podpisanych między innymi z szeregiem agencji ONZ[4] i Bankiem Światowym[5]. 3.4. Działania przedakcesyjne PHARE W ramach Rozszerzonego Zdecentralizowanego Systemu Wdrażania (EDIS) Komisja powierza kompetencje administracyjne agencjom wykonawczym kraju beneficjenta. Wyniki kontroli wykazały, że w przypadku dwóch agencji wdrażających program PHARE w Bułgarii mogło dojść do nieprawidłowości w odniesieniu do umów i płatności. W kwestii tej, stanowiącej zagrożenie dla należytego zarządzania finansami i reputacji Komisji, zawieszono płatności i zgłoszono zastrzeżenie. Komisja wskazała 25 działań korekcyjnych, które władze bułgarskie mają podjąć w celu zaradzenia niedociągnięciom systemów kontroli . W 2008 r. przeprowadzone zostaną celowe kontrole na miejscu. Podjęte zostaną także energiczne działania w celu uniknięcia w przyszłości podobnych niedociągnięć w innych krajach. SAPARD Trybunał Obrachunkowy doszedł do wniosku, że sytuacja w odniesieniu do programu SAPARD w 2006 r. nie była satysfakcjonująca. Dyrekcja Generalna ds. Rolnictwa odpowiedzialna za SAPARD podjęła już odpowiednie kroki w związku z wnioskami Trybunału. Doszła ona jednak do wniosku, że nie spełnione zostało kryterium istotności, aby zgłosić zastrzeżenie na 2007 r. 3.5. Strategie w ramach polityki wewnętrznej Badania - Ze względu na błędy w deklaracjach kosztów beneficjentów dyrekcje generalne ds. badań zgłosiły zastrzeżenia na 2006 r. w sprawie piątego programu ramowego . Nie ma natomiast zastrzeżeń w przypadku roku 2007, gdyż program ten stopniowo dobiega końca i względny ciężar dokonanych płatności jest mniej znaczący. Zgodnie z planem działania dotyczącym PR5 prowadzono ponadto energiczne działania następcze do wyników audytu polegające na nakazach odzyskania środków. - W odniesieniu do szóstego programu ramowego dyrekcje generalne określiły wspólną strategię audytu na lata 2007–2010. Jej celem jest dokonanie oceny zgodności z prawem i prawidłowości transakcji na podstawie wyników audytu (losowy dobór próby) oraz obniżanie poziomu błędów poprzez identyfikowanie i korygowanie błędów w deklaracjach kosztów największych beneficjentów w uzupełnieniu o próbę wybraną na podstawie analizy ryzyka. Realizacje tej strategii rozpoczęto na pełną skalę w 2007 r., przeprowadzając 377 audytów ex–post . Rok 2007 był pierwszym rokiem wdrażania strategii wieloletniej; rozpoczęto stosowanie procesu ekstrapolacji wyników audytu na nieobjęte audytem umowy z tym samym beneficjentem. W tym kontekście i biorąc pod uwagę wskaźniki błędów powyżej 2 %, służby postanowiły opatrzyć oświadczenie o wiarygodności za ten rok z zastrzeżeniem dotyczącym dokładności wniosków o zwrot kosztów w przypadku PR6. - W ramach siódmego programu ramowego wystosowano zaproszenia do składania wniosków i jak dotychczas dokonano jedynie płatności w ramach prefinansowania. Podjęto ważne działania w celu ograniczenia ryzyka błędu: opracowano tzw. procedury ustalone, wymagające od kontrolerów poświadczających zastosowania obowiązkowego zestawu procedur i złożenia sprawozdania w obowiązkowej formie. Wzmacnia się kontrole ex–ante poprzez wprowadzenie możliwości certyfikacji audytowej ex–ante metody księgowej beneficjenta . Nie zgłoszono żadnych zastrzeżeń. Komisja poczyniła znaczne wysiłki w celu poprawy zarządzania funduszami na badania naukowe w ramach mających zastosowanie przepisów prawnych i finansowych. Mimo że dyrektorzy generalni zajmujący się szóstym programem ramowym wyrazili zastrzeżenia, jednym z głównych celów wspólnej wieloletniej strategii audytu jest obniżenie ogólnego poziomu ryzyka poniżej progu istotności. Ponadto służby będą kontynuować wdrażanie siódmego programu ramowego, tak aby w jego przypadku można było w pełni skorzystać z uproszczeń wprowadzonych w nowych ramach prawnych. Sprawiedliwość, wolność i bezpieczeństwo Na 2007 r. zgłoszono dwa zastrzeżenia dotyczące wdrażania Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców w ramach zarządzania dzielonego. Jedno z nich dotyczy przedłużenia ważności zastrzeżenia zgłoszonego w 2006 r. odnoszącego się do niedociągnięć systemów kontroli w przypadku zarządzania tym funduszem we Włoszech. Odpowiedzialność za rozwiązanie tej kwestii spoczywa głównie na władzach włoskich, a odpowiednia dyrekcja generalna monitoruje uważnie ich poczynania w tym zakresie. Należy zauważyć, że kwota narażona na ryzyko dotyczy wprawdzie znacznej części budżetu Włoch, jednak jego wpływ w kontekście ogólnego budżetu DG ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa na 2007 r. jest ograniczony. Ponadto dyrektor generalny w swoim sprawozdaniu zaznaczył, że prawodawstwo sektorowe dotyczące Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców II dostarczało jedynie niewielkiej podstawy do prowadzenia prac w zakresie monitorowania i nadzoru oraz że monitorowanie uzależnione było w dużym stopniu od własnej strategii kontroli Komisji (misje związane z monitorowaniem i ocena systemów kontroli). Z uwagi na to, że w 2007 r. w 14 państwach członkowskich Komisja nie przeprowadziła kontroli na miejscu dyrektor generalny postanawiał zgłosić zastrzeżenie ze względu na ograniczoną pewność co do Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców II w tych państwach członkowskich . Komisja podejmie kroki mające na celu zwiększenie w 2008 r. pewności w odniesieniu do zarządzania przez wspomniane państwa Europejskim Funduszem na rzecz Uchodźców II. Analiza ryzyka będzie służyć za podstawę do odbywania kolejnych wizyt, a państwa członkowskie otrzymają bardziej jednoznaczne wskazówki. W latach 2008–2013 Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców II objęty zostanie nowym aktem podstawowym, w którym poświęcać się będzie uwagę kwestiom wynikającym z poprzednich funduszy. Inne obszary polityki Dyrekcja Generalna ds. Środowiska natknęła się na problemy w związku z wnioskami o zwrot kosztów i zgłosiła zastrzeżenia w związku z dużym odsetkiem błędów wykrytych podczas kontroli ex-post . Dwa kolejne zastrzeżenia, zgłoszone już w 2006 r., podtrzymano w 2007 r. - Dyrekcja Generalna ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu wyraziła zastrzeżenia, gdyż dwóch beneficjentów dotacji zaangażowanych w normalizację na poziomie europejskim, nie posiadało właściwych systemów sprawozdawczości kosztowej. - Dyrekcja Generalna ds. Gospodarczych i Finansowych zgłosiła zastrzeżenie z uwagi na ewentualne niepowodzenie systemu kontroli wewnętrznej jednostki zewnętrznej, której powierzono pośrednie zarządzanie scentralizowane. W 2007 r. w każdym z tych obszarów podjęto odpowiednie środki. W 2008 r. prowadzono energiczne działania obejmujące lepsze informowanie beneficjentów, uproszczenie zasad nowych przepisów ramowych i umów oraz ściślejszą kontrolę Komisji. Komisja poinstruowała swoje służby, aby podjęły wszelkie niezbędne środki zmierzające do wycofania zastrzeżeń, jak tylko rozwiązane zostaną związane z nimi problemy. Komunikacja społeczna Dyrekcja Generalna ds. Komunikacji Społecznej w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2006 r. zgłosiła zastrzeżenie związane z niedociągnięciami w systemie kontroli wewnętrznej. Problem ten rozwiązano, ustanawiając centralną kontrolę ex–post . Jednak z uwagi na fakt, że dział ten rozpoczął działalność dopiero w dwóch ostatnich miesiącach 2007 r., dyrektor generalny postanowił podtrzymać zastrzeżenie na 2007 r. Edukacja i Kultura Dyrektor Generalny ds. Edukacji i Kultury, antycypując wyniki skorygowanego systemu kontroli wdrożonego w 2007 r. w związku z nowym prawodawstwem, wycofał wniesione poprzednio zastrzeżenia w odniesieniu do agencji krajowych. System ten opiera się na oświadczeniach o wiarygodności ex–ante przedstawionych przez państwa członkowskie. W tym roku dyrektor generalny w swoim sprawozdaniu poinformował o wskaźniku błędu powyżej 3 % w przypadku projektów poddanych audytowi, zaznaczył jednak, że wyniku tego nie można ekstrapolować, gdyż próbę objętą audytem wybrano na podstawie analizy ryzyka: kwestii tej nie uznano zatem za istotną. Dyrekcja Generalna dokładała też wszelkich starań, aby księgowy zatwierdził jej lokalny system rachunkowości. Komisja poinstruowała DG ds. Edukacji i Kultury o konieczności zapewnienia skutecznego wdrażania strategii kontroli i zaradzenia wszystkim przeszkodom stojącym na drodze do otrzymania zatwierdzenia jej lokalnego systemu rachunkowości. Statystyka Zastrzeżenie zgłoszone przez Eurostat w 2006 r. z powodu braku pewności co do prawidłowości płatności dokonanych na rzecz niektórych krajowych instytucji statystycznych wycofano ze względu na fakt, że w 2007 r. podjęto działania naprawcze, takie jak ściślejsze weryfikacje ex–ante , co dało dyrektorowi generalnemu wystarczającą pewność co do prawidłowości płatności dokonanych w tym roku. Jego służby zajmują się obecnie kwestiami dotyczącymi lat poprzednich. 3.6. Administracja Odpowiednie i wiarygodne systemy technologii informatycznej mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania praktycznie wszystkich obszarów działalności Komisji. Jednak pomimo wynajmu kilku nowych pomieszczeń przeznaczonych dla centrum danych, Dyrektor Generalny ds. Informatyki uznał za konieczne podtrzymanie poprzednio dokonanego zastrzeżenia w sprawie infrastruktury budowlanej ze względu na nieadekwatność części infrastruktury w Luksemburgu mieszczącej obecnie zarówno system główny, jak i awaryjny. W 2007 r. dokonano wprawdzie pewnych ulepszeń w odniesieniu do danego budynku i ryzyko w 2007 r. zostało zażegnane, Komisja uważa jednak, że konieczne jest dalsze zmniejszenie zagrożenia związanego z ciągłością działania i integralnością danych. W latach 2008–2009 Komisja będzie nadal wdrażać swoją wieloletnią strategię IT, zapewniając bezpieczną i dostosowaną funkcjonalnie infrastrukturę budowlaną dla centrów danych i komunikacji Komisji. 3.7. Wnioski - Komisja zaleca swoim służbom podejmowanie energicznych działań w celu zaradzenia przyczynom zastrzeżeń zawartych w rocznych sprawozdaniach z działalności za 2007 r. i ściśle monitoruje czynione postępy, zwracając przy tym szczególną uwagę na zastrzeżenia powracające. - Regularny dialog między komisarzami a dyrektorami generalnymi o kwestiach zarządzania jest ważnym ogniwem łańcucha odpowiedzialności. Jest to szczególnie ważne w przypadkach powracających zastrzeżeń oraz w obszarach, w których Trybunał Obrachunkowy stwierdził niedociągnięcia. Komisja zaleca w takich sytuacjach dyrektorom generalnym, aby regularnie informowali swojego komisarza (swoich komisarzy) o bieżącym stanie rzeczy lub poczynionych postępach. - Wdrożenie przedstawionego w lutym 2008 r. planu działania na rzecz umocnienia nadzoru Komisji nad działaniami strukturalnymi w ramach zarządzania dzielonego jest dla Komisji kwestią najwyższej wagi i musi być wykonane w terminie. - Komisja zachęca państwa członkowskie do dobrowolnego przedstawiania krajowych poświadczeń rocznych, które stanowiłyby dodatkowy „element podstawowy” oświadczenia o wiarygodności dyrektorów generalnych. - Zaradzenie przyczynom błędów jest sprawą najwyższej wagi, dlatego służby Komisji przygotują wskazówki i podejmą wszelkie niezbędne działania, aby ograniczyć ryzyko błędu. - Komisja dołoży także wszelkich starań, aby wykazać skuteczność swoich kontroli. Jej system rachunkowości został zreorganizowany w taki sposób, aby od 2008 r. umożliwić pełną sprawozdawczość Komisji w zakresie korygowania błędów, w tym błędów odnoszących się do płatności z lat wcześniejszych. - Komisja będzie nadto kontynuować prace dotyczące kontroli kosztów i korzyści oraz ryzyka rezydualnego. Jesienią 2008 r. spodziewany jest komunikat w tej sprawie, który powinien dostarczyć solidnej podstawy do dalszego opracowania konceptu dopuszczalnego ryzyka jako narzędzia określenia, na ile skutecznie zarządza się ryzykiem w programach wspólnotowych. 4. INNE KWESTIE WYRÓżNIONE W SPRAWOZDANIACH ROCZNYCH 4.1. Wykonanie przepisów prawa UE Przepisy prawne spełniają swoją rolę tylko wtedy, gdy są ono właściwie stosowane i egzekwowane. W 2007 r. Komisja przedstawiła ambitny komunikat mający na celu minimalizację takiego ryzyka i przedstawiający środki ukierunkowane na poprawę stosowania prawa wspólnotowego[6] . Będzie to wymagało od państw członkowskich i Komisji ściślejszej współpracy na rzecz zapobiegania problemom, skuteczniejszego ich rozwiązywania i szybszego rozstrzygania w przypadkach naruszeń. Konieczne będzie także lepsze uwzględnianie zagadnień dotyczących wprowadzania w życie i egzekwowania prawa, począwszy od projektów uregulowań prawnych poprzez proces ich przyjmowania aż do oceny ich skutków. Wyjaśnienie problemów związanych z wprowadzaniem prawa w życie jest niezbędne do poprawy aktów prawnych oraz osiągnięcia celów inicjatywy „lepszego stanowienia prawa”, takich jak uproszczenie i zmniejszenie obciążeń administracyjnych w interesie obywateli i przedsiębiorstw. 4.2. Zachowanie zasobów rybnych W sprawozdaniu specjalnym[7] Trybunał Obrachunkowy dowodził, że aby osiągnąć cel zrównoważonej eksploatacji zasobów rybołówstwa należy znacznie zaostrzyć aktualne systemy kontroli, inspekcji i sankcji dotyczących zasad ochrony wspólnotowych zasobów rybnych. Komisja zgadza się z analizą Trybunału. Po pierwsze zachęca ona państwa członkowskie do stosowania środków przejściowych, które zaproponowano na zasadzie dobrowolnej. Będzie ona jednocześnie opracowywać ambitny wniosek, mający na celu reformę europejskiej polityki kontroli: aktualny stan zasobów ryb wskazuje jednoznacznie na konieczność zwiększenia i zharmonizowania skuteczności systemów kontroli, inspekcji i sankcji. Komisja dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia zrównoważonego rozwoju zasobów rybnych, co może być zagwarantowane jedynie poprzez działania na szczeblu europejskim. Dlatego w październiku 2008 r. przedłoży wniosek rozporządzenia Rady przekształcający i modernizujący system kontroli Wspólnej Polityki Rybołówstwa. Aby osiągnąć te cele, Komisji potrzebne jest pełne zaangażowanie ze strony państw członkowskich. 4.3. Bezpieczeństwo Audyt dotyczący przedstawicielstw Komisji wykazał luki w systemach bezpieczeństwa informacji i ich przekazywania oraz w poziomie bezpieczeństwa fizycznego. Plan działania jest aktualnie w trakcie wdrażania. Oprócz rutynowych środków bezpieczeństwa ukierunkowanych na osoby, budynki i technologię informatyczną w swoich siedzibach głównych, Komisja zwróci baczniejszą uwagę na bezpieczeństwo przedstawicielstw. 5. WNIOSEK OGÓLNY Komisja jest zdania, że istniejące systemy kontroli wewnętrznej z jej ograniczeniami opisanymi w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2007 r. dostarczają wystarczającej pewności, że zasoby przydzielone na ich działalność wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem i zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Jest także zdania, że istniejące procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości transakcji, za co Komisja jest odpowiedzialna na mocy art. 274 Traktatu WE. Niemniej jednak Komisja przyznaje, że konieczne są dalsze wysiłki w celu usunięcia szeregu niedociągnięć, w szczególności tych, na które zwrócili uwagę w swoich zastrzeżeniach intendenci delegowani oraz należących do obszarów budżetu, które Trybunał Obrachunkowy uznał za niezadowalające. Annexes: Annex 1: Human Resources management and other management issues Annex 2: Reservations 2003-2007 Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives Annex 4: Executive and regulatory agencies Annex 5: Report on negotiated procedures Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007 Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits ZAŁĄCZNIK 1: Human Resources Management and other management issues 1. HUMAN RESOURCES MANAGEMENT - Ethics In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on ‘Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission’ dated 5 March 2008[8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission. Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders[9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably. The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners. - Screening of Human Resources of April 2007 In April 2007, the Commission presented its “screening” of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission’s overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008. The Commission’s willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis. - In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields. - As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled “Reinforcing the Union’s Disaster Response Capacity”[10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters. - In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs. - Integrated human resources strategy The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation. - IT tools The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements. - Recruiting and retaining permanent staff The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO. - Recruitment of citizens from enlargement countries Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission’s recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements. 6. OTHER MANAGEMENT ISSUES - The internal control framework in the Commission An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework[11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice. The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the “gaps” have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009. - Financial management In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services’ systems were not validated , although the risk to the accuracy of the Commission’s accounts as a whole is not considered material. The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO’s local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009. Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times , the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly. A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced[13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes. - Internal audit The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007. While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor’s view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation. A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture: - Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year’s Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning. - The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service[14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources. - Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members. - Transparency initiative Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, “Follow-up to the Green Paper ‘European Transparency Initiative’”[15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation[16] were organised on the text of the code of conduct. In order to enhance financial transparency[17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009. The Commission adopted a Green Paper[18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation. - Business continuity management All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008. - Building policy In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg[19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market. ZAŁĄCZNIK 2: Reservations 2003-2007 Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Completed It is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341. Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Completed An internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Completed Working groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for: - the Research family - direct centralised management (grants and procurement) - joint management - shared management. For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. | Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Completed The guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs’ internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together (“building blocks”). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators. The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Completed Under the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, “internal control templates” were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General’s assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SG By end 2008 | New action | Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Completed The revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6). Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. | Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned services By October 2008 | New action | Governance | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Completed Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs’ internal databases, “Issue track” system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. - New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the “peer review” process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. | Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing In a Communication of March 2008[20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. | Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a “protocole d’accord” to take over its IT-support. The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007. The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter’s human and financial resources was renewed in 2007. OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space) - with ERC and RTD Commission Agency (signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building) - with CFCA Executive Agency | Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. | Financial management | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing Commission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. | Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Completed In 2007, “internal control templates” were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General’s assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | Completed A centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. | Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action In 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. | Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Completed During 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. | Human resources | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Completed DG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Completed New rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008. The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. | Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing Among the measures already started: - the development of the HR Community; - the dissemination of best practices; - the HR Professionalisation Programme; - the development of HR Metrics; - the HR scorecard prototype; - the specification of the HR reporting facility in Sysper2. | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing On 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission’s needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing The e-CV project was delayed because of rearranged priorities. There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Completed The revision of the Commission’s Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission’s services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. | Continuity of operations | Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 | Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Completed All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. | ZAŁĄCZNIK 4: Executive and regulatory agencies In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works. Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains “real control” over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field. Six executive agencies have been created: - the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former Intelligent Energy Executive Agency) - the Public Health Executive Agency ( PHEA ) - the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA ) - the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ) - the European Research Council Executive Agency ( ERC) - the Research Executive Agency ( REA ). Three of these were operational in 2007 . Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows: Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total | EACI | 22 | 47 | 69 | PHEA | 8 | 20 | 28 | EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 | Total | 99 | 299 | 10 | 408 | The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[24]. If new needs appear, the Commission’s starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 “EU agencies: the way forward”[25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies[26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission’s intranet to provide a platform for documents of shared interest. ZAŁĄCZNIK 5: Rapport sur les procédures négociées 1. BASE LÉGALE L’article 54 des Modalités d’Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l’obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l’objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d’Activités (RAA) visé à l’art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées. 2. MÉTHODOLOGIE Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d’actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l’Union européenne. En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l’application d’autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte. 3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL 3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales « actions extérieures » Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €. La proportion moyenne pour l’Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l’Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 11,32 %. Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme « notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution », quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c’est-à-dire lorsqu’elle est supérieure au seuil de référence s’établissant à 20,46 % . Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu’une des directions générales n’a passé qu’une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés. Par ailleurs, l’évolution par rapport à 2006 pour l’ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %). 3.2. Les trois directions générales « actions extérieures » Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €. La proportion moyenne pour les 3 directions générales « actions extérieures » du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s’élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 % , aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil. La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l’année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur. 4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils: - Des déviations statistiques résultant d’un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l’utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). - Des situations objectives du secteur d’activité économique où le nombre d’opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. - Des marchés complémentaires , lorsqu’ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base. Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales: - L’établissement de documents types et documents d’orientation . La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s’intègre dans cette ligne d’action. - L’amélioration de la formation et une meilleure communication interservices . À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d’ateliers qui ont pour objectif, d’une part, d’améliorer le niveau des procédures des marchés et, d’autre part, d’offrir un forum d’échange d’expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques. - L’amélioration du système d’évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation . - Le renforcement de la structure interne et l’application des standards de contrôle . Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l’audit. ZAŁĄCZNIK 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007 (Article 87.5 IR) In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more. The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007. EC budget: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 1.565.692,31 | 9 | EAC | 651.065,59 | 5 | EACEA | 466.000,00 | 2 | ECHO | 507.960,89 | 1 | ENTR | 627.441,60 | 4 | INFSO | 1.089.676,12 | 7 | RTD | 1.312.047,13 | 5 | TREN | 1.283.040,18 | 5 | 7.502.923,82 | 38 | European Development Fund: Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers | AIDCO | 465.540,96 | 2 | ZAŁĄCZNIK 7 Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits (Article 106.6 IR) Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[29]. Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC: 2005 | 2007 | Late payments in number | 42,74% | 22,57% | Late payments in value | 17,48% | 11,52% | Delays on average[31] | 49,13 days | 47,98 days | The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions. The Commission has taken many steps to avoid late payments . Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008. As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007. 2005 | 2007 | Requests for interest for late payments in number | 149, i.e. 0,11% | 136, i.e. 0,16% | Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | The rules for the payment of interest for late payments are clearly stipulated in the standard contracts and grant agreements used by the Commission authorising officers. The very limited number of requests for payment of interest might be due to the fact that beneficiaries have not paid sufficient attention to the clauses entitling them to claim interest or that they deliberately do not claim it, in particular if the amount is not significant or if they have submitted the supporting documents late[32]. As from 1 January 2008 payment of interest for late payments is automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. | [1] Artykuł 60 rozporządzenia finansowego. [2] Załącznik do sprawozdania rocznego na temat realizacji funduszy strukturalnych – SEC(2007) 1456, http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/reports/pdf/annex/2006_sf_annex_en.pdf [3] COM(2008)97. [4] Ramowa umowa finansowo-administracyjna/ FAFA [5] Ramowa umowa w sprawie funduszy powierniczych i współfinansowania. [6] Komunikat na temat „Skuteczna Europa – stosowanie prawa wspólnotowego” – COM(2007) 502 z 5.9.2007. [7] Europejski Trybunał Obrachunkowy, Sprawozdanie specjalne nr 7/2007 w sprawie systemów kontroli, inspekcji i sankcji dotyczących zasad ochrony wspólnotowych zasobów rybnych (Dz.U. C 317 z 28.12.2007). [8] COM(2008) 301. [9] http://ec.europa.eu/dgs/policy_advisers/publications/docs/hpo_professional_ethics_en.pdf [10] COM(2008) 130. [11] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341. [12] COM(2008) 110. [13] Communication on the prevention of fraud by building on operational results: a dynamic approach to fraud-proofing - COM(2007) 806, 17.12.2007. [14] http://ec.europa.eu/dgs/internal_audit/index_en.htm [15] COM(2007) 127http://www.cc.cec/sg_vista/cgi-bin/repository/getdoc/COMM_PDF_COM_2007_0127_F_EN_ACTE.pdf [16] http://ec.europa.eu/transparency/consultation_code/index_en.htm [17] http://ec.europa.eu/commission_barroso/kallas/transparency_en.htm [18] COM(2007) 185http://ec.europa.eu/transparency/revision/docs/gp_en.pdf [19] COM(2007) 501. [20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135. [21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004. [22] Para 37 Opinion 02/2004. [23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003). [24] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities". [25] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135. [26] It however indicated that agencies which are already under inter-institutional discussion would go ahead as planned, including existing proposals in the fields of energy and telecoms, as well as planned agencies in the field of justice and home affairs and that changes in the scope of existing agencies would also continue. [27] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13). [28] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate. [29] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25). [30] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007. [31] Net delays. [32] In 2007, more than 1/3 of the total amount of interest paid has been paid to two energy suppliers. [33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).