Zapewnianie należytego zarządzania finansowego budżetem UE

KLUCZOWE ZAGADNIENIA

W skład zespołu wchodzi niezależny przewodniczący wysokiego szczebla powołany przez Komisję Europejską na nieodnawialną pięcioletnią kadencję. Tę funkcję może pełnić albo były członek Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej lub Trybunału Obrachunkowego, albo były dyrektor generalny instytucji UE innej niż Komisja. Mianowany jest także zastępca przewodniczącego.

Przewodniczący:

• reprezentuje zespół, przewodniczy posiedzeniom zespołu, ustala jego harmonogram i organizuje jego prace;
• jest wspierany przez stały sekretariat;
• zwołuje zespół, jeżeli otrzyma on wniosek o wydanie zalecenia w danej sprawie.

Jeżeli przewodniczący nie może wykonywać swoich funkcji, zastępuje go wiceprzewodniczący, który jest mianowany zgodnie z takimi samymi zasadami, co przewodniczący.

Zespół składa się również z:

• dwóch stałych członków: głównego doradcy odpowiedzialnego za „kwestie finansowe i prawne, praworządność, zapobieganie nadużyciom finansowym i procedurę wczesnego wykrywania nadużyć finansowych” z Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu oraz innej osoby wyznaczonej przez Dyrektora Generalnego ds. Budżetu;
• urzędnika zatwierdzającego składającego wniosek;
• obserwatorów, w tym:
  • członka służby prawnej Komisji, który uczestniczy we wszystkich posiedzeniach zespołu;
  • przedstawiciela z ramienia OLAF-u lub EPPO, jeśli dana sprawa dotyczy informacji przekazanych przez te urzędy;
  • urzędników zatwierdzających z instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE, których dotyczy sprawa;
  • innych obserwatorów zaproszonych przez przewodniczącego.

Stały sekretariat działa w imieniu przewodniczącego. Ponadto:

• jest obsługiwany przez urzędników Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu;
• organizuje prace zespołu;
• przygotowuje dokumenty dla zespołu;
• sprawdza przekazywane dokumenty i informacje;
• określa osoby, których może dotyczyć sprawa;
• prowadzi rejestr wszystkich zaleceń zespołu.

Każdy członek zespołu lub jego sekretariatu, który uważa, że może być dotknięty konfliktem interesów, nie bierze udziału w pracach nad daną sprawą.

Uczestnictwo OLAF-u:

• OLAF współpracuje ściśle z zespołem z myślą o zapewnieniu poszanowania praw procesowych i praw podstawowych oraz o ochronie osób zgłaszających przypadki naruszenia;
• w przypadku, gdy sprawa opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, przed wysłaniem powiadomienia do danej osoby lub podmiotu zespół konsultuje się z OLAF-em, aby nie podważać poufności postępowań sądowych i aktualnie prowadzonych dochodzeń.

Uczestnictwo EPPO:

• EPPO współpracuje z zespołem zgodnie z warunkami współpracy określonymi w umowie, o której mowa w art. 103 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939;
• gdy wniosek organu wnioskującego opiera się w całości bądź w części na informacjach przekazanych przez EPPO, przedstawiciel tego urzędu uczestniczy w posiedzeniach zespołu w roli obserwatora.

Przekazywanie spraw do zespołu. Każdy urzędnik zatwierdzający w instytucji, jednostce organizacyjnej lub organie UE:

• może przekazać wniosek pocztą elektroniczną, w sposób umożliwiający zachowanie poufności, w celu wydania przez zespół zalecenia;
• powiadamia zespół niezwłocznie po powzięciu informacji, które mogą doprowadzić do wykluczenia osoby lub podmiotu z otrzymywania środków UE;
• przekazuje wszystkie niezbędne informacje, które udało się mu uzyskać.

Prawo do bycia wysłuchanym. Podmioty gospodarcze¹:

• mogą przedstawiać uwagi dotyczące sprawy, chyba że istnieją uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub postępowania sądowego;
• otrzymują pismo i dokumenty informujące o okolicznościach faktycznych sprawy;
• przekazują swoje uwagi, które nie mogą przekraczać 10 stron, pocztą elektroniczną w terminie trzech tygodni (te warunki mogą zostać złagodzone w bardziej złożonych sprawach).

Zespół:

• podejmuje starania w celu osiągnięcia konsensusu przy wydawaniu zalecenia w sprawie dotyczącej osoby lub podmiotu;
• jeżeli osiągnięcie konsensusu jest niemożliwe, przyjmuje decyzję większością głosów drogą głosowania, w którym przewodniczący ma jeden głos, dwaj stali członkowie mają razem jeden głos, a członek reprezentujący urzędnika zatwierdzającego również ma jeden głos;
• informuje o swoim zaleceniu obserwatorów oraz instytucję, organ lub jednostkę organizacyjną, które przekazały sprawę;
• przyjmuje zalecenie w ciągu trzech miesięcy od otrzymania sprawy, chyba że przewodniczący zdecyduje o przedłużeniu tego okresu, w szczególności celem zagwarantowania danej osobie fizycznej lub prawnej prawa do bycia wysłuchanym;
• członkowie zespołu i jego sekretariatu oraz wszystkie osoby biorące udział w postępowaniach lub pracach przygotowawczych zachowują najściślejszą poufność.

Członkowie personelu UE. Zespół:

• może wydać opinię stwierdzającą, czy dany członek personelu UE dopuścił się nieprawidłowości finansowej;
• w takich przypadkach poszerzony zostaje o trzech dodatkowych członków (jeden przedstawiciel organu odpowiedzialnego za kwestie dyscyplinarne danej instytucji, jeden członek wyznaczony przez jej komitet pracowniczy i jeden członek służby prawnej takiej instytucji).

Zanim zespół zapozna się ze sprawą, jest ona przedmiotem postępowania kontradyktoryjnego prowadzonego przez urzędnika zatwierdzającego.

Decyzja uchyla decyzje Komisji: C(2011) 6109 final i (UE) 2015/2463, w których określono regulaminy wcześniejszych zespołów.

Decyzja została zmieniona 3 lipca 2021 r. na mocy decyzji (UE) 2021/1081 w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania zespołu i dołączenia wzmianki do ustaleń między Komisją a EPPO.