52006DC0277

[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 7.6.2006

KOM(2006) 277 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY I EUROPEJSKIEGO TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO

Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2005

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie 4

2. Pewność uzyskana dzięki rocznym sprawozdaniom z działalności 5

2.1. Zarys ogólny: większa pewność obejmująca szerszy zakres… 5

2.2. … W oparciu o wzmocnioną metodologię 7

2.3. Powtarzające się zastrzeżenia 8

3. Główne kwestie przekrojowe wynikające z otrzymanych rocznych sprawozdań z działalności oraz z zaleceń 10

3.1. Zarządzanie wynikami i kontrola wewnętrzna 10

3.1.1. Skuteczność kontroli wewnętrznej w Komisji 10

3.1.2. Zarządzanie ryzykiem jako sposób włączenia kontroli wewnętrznej do środowiska administracyjnego 11

3.1.3. Zarządzanie wynikami 12

3.2. Zarządzanie 12

3.2.1. Działania podejmowane w następstwie sprawozdań z kontroli 12

3.2.2. Zlecanie usług na zewnątrz i agencje 13

3.2.3. Wspólne służby 14

3.2.4. Uproszczenie 14

3.3. Zarządzanie finansowe i sprawozdawczość 15

3.3.1. Przepisy finansowe 15

3.3.2. Harmonogram działań dotyczących zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej 16

3.3.3. Kontrole ex-ante i ex-post 17

3.3.4. Księgowość i sprawozdawczość finansowa 18

3.4. Systemy informatyczne i ciągłość operacji 20

3.4.1. Systemy informatyczne 20

3.4.2. Zarządzanie kryzysowe i ciągłość funkcjonowania 20

3.5. Zasoby ludzkie 21

3.5.1. Właściwy poziom kompetencji 21

3.5.2. Rekrutacja 21

3.5.3. Mobilność 22

3.5.4. Sprawozdania na temat zasobów ludzkich w Komisji 23

4. Wnioski 23

ZAŁĄCZNIK 1

ZAŁĄCZNIK 2

ZAŁĄCZNIK 3

ZAŁĄCZNIK 4

1. WPROWADZENIE

W niniejszym rocznym podsumowaniu Komisja składa sprawozdanie z wyników realizacji polityki oraz ze sposobu, w jaki zarządzała zasobami ludzkimi i finansowymi, które zostały jej zapewnione do celu wdrażania polityki wspólnotowej. Podsumowanie osiągnięć w poszczególnych dziedzinach polityki [COM(2006) 124] to pierwszy tego rodzaju odrębny dokument, w którym określono postępy dokonane w 2005 r. podczas realizacji strategicznych celów Komisji i w którym wyliczono osiągnięcia w poszczególnych dziedzinach polityki z ubiegłego roku. Niniejsze Podsumowanie osiągnięć Komisji w zakresie zarządzania za rok 2005 stanowi uzupełnienie podsumowania osiągnięć politycznych; opisano w nim sposób, w jaki Komisja wywiązała się ze swoich obowiązków w zakresie zarządzania, oraz stopień pewności, jaki oferują w tym względzie jej wewnętrzne systemy kontroli. Zgodnie z art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego Komisja przesyła roczne podsumowanie do władzy budżetowej najpóźniej do dnia 15 czerwca każdego roku.

Przyjmując niniejsze podsumowanie, Komisja przyjmuje na siebie odpowiedzialność polityczną za wyniki zarządzania osiągnięte przez dyrektorów generalnych i szefów służb, w oparciu o oświadczenia o wiarygodności i zastrzeżenia przedstawione przez nich w rocznych sprawozdaniach z działalności, przyznając przy tym, że konieczne są dalsze wysiłki w celu zaradzenia stwierdzonym niedociągnięciom. W niniejszym podsumowaniu Komisja zajmuje również stanowisko w sprawie kwestii przekrojowych wyłaniających się z analizy tych sprawozdań i poruszanych przez wewnętrznego rewidenta, Europejski Trybunał Obrachunkowy, organ udzielający absolutorium lub też opisanych przez Komitet ds. Audytu i Dyrektora Generalnego ds. Budżetu w jego sprawozdaniu zatytułowanym „Ogólny zarys stanu kontroli wewnętrznej w dyrekcjach generalnych i służbach Komisji” [SEC(2006) 567].

Zgodnie z art. 274 traktatu WE Komisja ponosi odpowiedzialność za wykonanie budżetu unijnego. W niniejszym podsumowaniu przedstawiono wnioski Komisji na temat każdego z głównych obszarów zarządzania i systemowych kwestii przekrojowych. Podsumowanie to stanowi zwieńczenie konstrukcji, jaką jest struktura wprowadzona przez Komisję w ramach rozliczalności i której filarami są roczne sprawozdania z działalności przedstawione przez intendentów delegowanych. W perspektywie ogólnej w niniejszym dokumencie podsumowano również dokonane w 2005 r. postępy na drodze ku pełnemu rozwojowi potencjału, jakim dysponują systemy zarządzania i kontroli Komisji w dziedzinach takich jak:

- Promowanie rozliczalności Komisji : roczne sprawozdania z działalności za rok 2005 zostały sporządzone w oparciu o solidniejszą metodologię i spójniejsze podejście do wspólnych spraw (pkt 2.2 poniżej); po raz pierwszy do budżetu unijnego zastosowano w pełni zasady rachunkowości memoriałowej, mimo konieczności rozwiązania pewnych przejściowych problemów (pkt 3.3.4).

- Wzmocnienie zarządzania wynikami : nadal rozwijano skuteczność kontroli wewnętrznej, która jeszcze zostanie wzmocniona dzięki większemu skupieniu uwagi na realizowaniu zasady proporcjonalności i efektywności kontroli pod względem kosztów (pkt 3.1.1); rok 2005 był rokiem, w którym wprowadzono po raz pierwszy w całej Komisji nową metodologię zarządzania ryzykiem (pkt 3.1.2); zainicjowano działania mające na celu polepszenie jakości celów i wskaźników (pkt 3.1.3).

- Wzmocnienie odpowiedzialności i zdolności kontrolnej Komisji: zaproponowano lub wdrożono usprawnienia w celu osiągnięcia efektu uproszczenia (pkt 3.2.4); przedstawiono plan działania dotyczący wprowadzenia zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej (pkt 3.3.2); usprawniono zasady podejmowania odpowiednich kroków w następstwie planów działania (pkt 3.2.1) oraz poprawiono niezawodność i stabilność strategii kontroli wewnętrznej (pkt 3.3.3).

Rok 2005, którego dotyczy podsumowanie, jest pierwszym rokiem, w którym procedura udzielania absolutorium dotyczy budżetu w pełni zarządzanego przez Komisję pod przewodnictwem J. M. Barroso.

2. Pewność uzyskana dzięki rocznym sprawozdaniom z działalności

2.1. Zarys ogólny: większa pewność obejmująca szerszy zakres…

Komisja cieszy się z faktu, że zasady reformy stały się dziś integralną częścią procesu zarządzania w jej dyrekcjach generalnych i służbach. Komisja z zadowoleniem przyjmuje ogólną poprawę sposobu, w jaki roczne sprawozdania z działalności za rok 2005 umacniają pewność potwierdzoną w załączonych poświadczeniach wiarygodności podpisanych przez intendentów delegowanych. Zastrzeżenia (patrz wykaz w załączniku 3) są bardziej precyzyjne i lepiej uzasadnione, niż to miało miejsce w poprzednich latach, często towarzyszą im też wyjaśnienia dotyczące ogólnego wpływu na wystarczającą pewność.

Same sprawozdania były z reguły konkretniejsze i jaśniejsze, a przez to zyskiwały na znaczeniu jako podstawowe instrumenty w zakresie rozliczalności i przekazywania informacji. Po przeprowadzeniu analizy rocznych sprawozdań z działalności oraz, w szczególności, oświadczeń o wiarygodności podpisanych przez dyrektorów generalnych i szefów służb Komisja odnotowuje, że wszyscy intendenci delegowani wydali poświadczenia wiarygodności. Z analizy tej wyłania się kilka kwestii ogólnych, które zasługują na uwagę:

Zarządzanie dzielone we współpracy z państwami członkowskimi. Komisja zauważa, że zastrzeżenia dotyczące tego obszaru są konkretniejsze w porównaniu z zastrzeżeniami przedstawianymi w poprzednich latach budżetowych. W sprawozdaniach z 2005 r. wskazano na przykład, jakiego programu lub obszaru geograficznego dotyczą niedociągnięcia. Zdaniem Komisji jedynie połączone wysiłki i współpraca z organami krajowymi, zgodnie z zasadami opisanymi w planie działania dotyczącym zintegrowanych ram kontroli (patrz poniżej), doprowadzą do zdecydowanego postępu na drodze ku osiągnięciu wystarczającej pewności w odniesieniu do obszarów, których dotyczą zastrzeżenia. Plan działania dotyczący zintegrowanych ram kontroli (patrz poniżej) przewiduje również zalecane przez wewnętrznego rewidenta wzmożenie wysiłków w celu ujednolicenia strategii kontroli, planowanie i zarządzanie ryzykiem wspólnie z państwami członkowskimi, korzystanie z efektów pracy innych organów kontrolujących oraz systematyczne korzystanie ze sprawozdań w zakresie zarządzania dostarczanych przez organy państw członkowskich. Komisja będzie nadal dążyć do wzmocnienia pewności organów krajowych zarządzających środkami unijnymi, co powinno przyczynić się do dalszego wzmocnienia ogólnej pewności co do zgodności z prawem i prawidłowości działań. Zewnętrzne działania prowadzone w ramach zarządzania scentralizowanego, zdecentralizowanego i wspólnego. Uznaje się, że wysoki poziom ryzyka, który charakteryzuje działania w państwach trzecich, pozostaje pod kontrolą, zaś jedyne zastrzeżenie przedstawione co do tego obszaru odnosi się do podziału obowiązków między Komisję a Organizację Narodów Zjednoczonych w ramach realizacji wkładu finansowego UE do filaru IV UNMIK w Kosowie. W 2006 r. Komisja będzie pracować wspólnie z przedstawicielami Organizacji Narodów Zjednoczonych nad sposobem rozwiązania tej kwestii. Działania wewnętrzne, zarządzanie scentralizowane. Komisja zdaje sobie sprawę z systemowych problemów związanych z kontrolą, w szczególności w dziedzinie badań, ale również ogólnie w obszarze polityki wewnętrznej. Problemy te są związane ze zwrotem kosztów i prowadzą do powtarzających się błędów, w szczególności w zakresie kosztów osobowych. Komisja oczekuje wprowadzenia stosownych uproszczeń i wzmocnienia mechanizmów kontroli wprowadzonych w ramach szóstego programu ramowego w celu uzyskania widocznego postępu w miarę rozwoju programów i po wprowadzaniu w życie nowego systemu obowiązkowego poświadczania zestawień kosztów przez niezależnych audytorów. Jednakże jedynym sposobem rozwiązania problemu jest całkowite uproszczenie mechanizmu finansowania. Należy również zwiększyć stopień pewności uzyskanej dzięki agencjom krajowym w ramach pośredniego zarządzania scentralizowanego. Komisja będzie kontynuować wysiłki zmierzające do uproszczenia sposobu wdrażania programów wspólnotowych i zbada kwestię systemowych problemów z kontrolą związanych ze zwrotem kosztów. W szczególności zaproponowane przez Komisję zasady udziału w siódmym programie ramowym w dziedzinie badań naukowych przewidują korzystanie z uproszczonych mechanizmów finansowania, takich jak szersze zastosowanie płatności ryczałtowych, skali kosztów jednostkowych i stawek średnich, opierających się na proporcjonalności i efektywności kontroli pod względem kosztów, a zarazem chroniących interesy finansowe Unii Europejskiej. Realizując część planu działania dotyczącego zintegrowanych ram kontroli (patrz pkt 3.3.2 poniżej), Komisja będzie kontynuować wysiłki zmierzające do uproszczenia ram prawnych i uściśli zasady korzystania ze świadectw kontroli, zapewniając wzmocnioną koordynację właściwych służb w tej dziedzinie. W ten sposób, w razie konieczności przy zastosowaniu sankcji, kontrole zestawień kosztów będą mogły stać się bardziej skuteczne i wydajne. Wydatki administracyjne. Środki przyjęte przez biuro wypłacania należności pozwoliły na ustabilizowanie systemu informacji na potrzeby obliczania pensji i emerytur, a zastrzeżenie wyrażone w oświadczeniu z 2004 r. przedstawionym przez zarządzającego jednostką ds. zasobów nie pojawia się już w sprawozdaniu z 2005 r. Biuro ds. Infrastruktury i Logistyki w Brukseli (OIB) ujawniło trudności z planowaniem w zakresie zarządzania umowami i zamówieniami publicznymi, które powinny zostać rozwiązane w 2006 r. Komisja uważa, że wystarczająca pewność może zostać uzyskana w oparciu o roczne sprawozdania z działalności w obszarze wydatków administracyjnych. Pomimo że zastrzeżenia dotyczące planowania zamówień publicznych i środków przeznaczonych dla przedstawicielstw nie podważyły wystarczającej pewności uzyskanej od dyrektora generalnego, Komisja dopilnuje wdrożenia przez tę służbę skutecznych środków naprawczych w celu ograniczenia do minimum prawdopodobieństwa wystąpienia podobnych sytuacji w przyszłości. |

- Wnioski

Ogólnie Komisja uważa, że pomimo niedociągnięć opisanych w rocznych sprawozdaniach z działalności za rok 2005, funkcjonujące systemy kontroli wewnętrznej gwarantują wystarczającą pewność co do zgodności z prawem i prawidłowości działań, za które Komisja jest odpowiedzialna na mocy art. 274 traktatu WE. Niemniej jednak Komisja przyznaje, że konieczne są dalsze wysiłki w celu usunięcia pewnych niedociągnięć, w szczególności tych, które podkreślili w swoich zastrzeżeniach intendenci delegowani.

Komisja dopilnuje, by jej intendenci delegowani kontynuowali wysiłki zmierzające do zagwarantowania tego, by wystarczająca pewność uzyskana dzięki oświadczeniom towarzyszącym rocznym sprawozdaniom została skutecznie wsparta poprzez odpowiednie systemy kontroli wewnętrznej.

2.2. … W oparciu o wzmocnioną metodologię

W ramach dążenia do usprawniania i upraszczania zasad wytyczne dotyczące rocznych sprawozdań z działalności za rok 2005 zmieniono w następujący sposób:

- Wymogi dotyczące sprawozdawczości za rok 2005 były łagodniejsze i dotyczyły w większym stopniu wpływu najważniejszych działań. Dzięki temu roczne sprawozdania z działalności charakteryzowały się większą równowagą między wynikami realizacji polityki a kontrolą wewnętrzną i kwestiami z zakresu zarządzania finansami, przez co ich wkład w podejmowanie decyzji stał się jaśniejszy i konkretniejszy, a przekazywanie wyników łatwiejsze.

- Do osiągnięcia celu, jakim jest zwiększona rozliczalność , dążono poprzez jednoznaczne oświadczenia oraz ocenę charakteru i cech właściwych dla środowiska, w którym działają dyrektorzy generalni, na poziomie zarządzania, ryzyka i kontroli. Ocena dotyczyła również poszczególnych elementów i wyników systemu zarządzania i kontroli, na których opiera się wiarygodność wymagana w oświadczeniu.

- W 2005 r. podjęto działania, które były kontynuowane w 2006 r. przed przyjęciem sprawozdań rocznych, w celu dostarczenia wskazówek dotyczących oceny istotności niedociągnięć (w tym również niedociągnięć systemowych) i zachęcających do przyjęcia przez grupy pokrewnych dyrekcji generalnych wspólnej metodologii i progów istotności , dostosowanych do ich sytuacji. Wspólną metodologię uzgodniono dla grupy zarządzania dzielonego i zaproponowano dla grupy badań naukowych. Również grupa polityki wewnętrznej poczyniła pewne postępy.

- Wszystkie dyrekcje generalne zostały także poproszone o ujawnienie kryteriów istotności, jakimi się posłużono , oraz o przedstawienie swoich ogólnych wniosków na temat łącznego wpływu zastrzeżeń na całość oświadczenia.

Wzajemna weryfikacja ewentualnych zastrzeżeń przyczyniła się w dużym stopniu, dzięki dużej liczbie spotkań w obrębie grup pokrewnych dyrekcji generalnych i spotkań dwustronnych, do uściślenia definicji zastrzeżeń pod względem treści i spójności w rozwiązywaniu podobnych problemów. Weryfikacja ta pozwoliła również na osiągnięcie jakościowego postępu w korzystaniu z kryteriów istotności oraz określaniu ilościowego wpływu zastrzeżeń. W odniesieniu do metodologii, mając na uwadze wzmocnienie zastrzeżeń, a nie ograniczenie ich ilości, intendenci delegowani uznali, że:

- istnienie ryzyka niekoniecznie uzasadniało zastrzeżenie, chyba że problem pojawił się w roku objętym sprawozdaniem lub system kontroli nie był w stanie zapobiec tego rodzaju wydarzeniom o istotnym znaczeniu;

- krytyczne zalecenie pokontrolne uzasadni sformułowanie zastrzeżenia wyłącznie jeśli 1) leżące u jego podstaw niedociągnięcie będzie dotyczyć obszaru objętego oświadczeniem o wiarygodności, 2) intendent delegowany uzna, że obecny system kontroli wewnętrznej nie rozwiązuje kwestii stwierdzonych niedociągnięć w odpowiedni sposób oraz 3) stwierdzi, że próg istotności został przekroczony.

Wnioski

W 2005 r. odnotowano duże postępy w zakresie zwiększania stopnia rozliczalności i zapewniania bardziej spójnego podejścia w grupach pokrewnych dyrekcji generalnych zajmujących się podobną działalnością. Praca podjęta przez poszczególne grupy pokrewnych dyrekcji generalnych będzie kontynuowana, tak aby wszystkie obszary, w tym również te, w których nie ustalono jeszcze wspólnej metodologii, korzystały z określonej, spójnej metodologii. Grupy pokrewnych dyrekcji generalnych będą również prowadzić dalsze prace nad wskaźnikami odnoszącymi się do kontroli i stopnia pewności (patrz pkt 3.1.1 poniżej).

2.3. Powtarzające się zastrzeżenia

Zastrzeżenia służą określeniu obszarów problematycznych, w których należy skoncentrować wysiłki w celu zapewnienia zgodności z prawem i prawidłowości działań oraz należytego korzystania z zasobów. Powtarzające się zastrzeżenie może stanowić problem samo w sobie. W tym względzie Komisja zauważa, że istnieją różne rodzaje powtarzających się zastrzeżeń:

Zastrzeżenia, których zakres zmniejsza się z roku na rok lub w odpowiedzi na które wprowadzono skuteczny plan działania (zastrzeżenia przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Polityki Regionalnej co do EFRR lub Funduszu Spójności w pewnych państwach członkowskich lub krajach kandydujących; zastrzeżenie co do zintegrowanego systemu zarządzania i kontroli (IACS) w Grecji przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich; zastrzeżenia co do zakresu kontroli ex-post i co do Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Sprawiedliwości, Wolności i Bezpieczeństwa; zastrzeżenie co do rachunkowości memoriałowej w odniesieniu do Europejskiego Funduszu Rozwoju przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu). Komisja zauważa, że w niektórych przypadkach rozwiązanie problemu leżącego u podstaw zastrzeżenia będzie wymagało podjęcia dalszych wysiłków przez strony trzecie (w przypadku zarządzania dzielonego – przez państwa członkowskie). Zastrzeżenia odnoszące się do problemów strukturalnych, utrudniających znalezienie ogólnego i trwałego rozwiązania, zgodnego z obowiązującymi ramami prawnymi, dla kwestii określonej w zastrzeżeniach (problemy poruszane przez kilka dyrekcji generalnych w związku z piątym programem ramowym w dziedzinie badań naukowych; zastrzeżenie co do europejskich organizacji normalizacyjnych przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Przedsiębiorstw i Przemysłu; zastrzeżenia co do preferencyjnego przywozu wołowiny wysokiej jakości przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Rolnictwa i Rozwoju Obszarów Wiejskich). Komisja będzie nadal podejmować działania naprawcze za pomocą innowacyjnych środków odnoszących się do samego pojęcia mechanizmu finansowania (na przykład w obszarze programów ramowych w dziedzinie badań naukowych rozważane będzie korzystanie z dotacji opartych na płatnościach ryczałtowych i skali kosztów jednostkowych). Zastrzeżenia odnoszące się do niedociągnięć niekorzystnie wpływających na działania prowadzone poza centralą lub działania prowadzone w centrali, ale związane z działaniami zarządzanymi poza nią, w przypadku gdy zaradzenie takim niedociągnięciom okazało się trudne z uwagi na szczególną sytuację spowodowaną fizyczną odległością i niewielkim rozmiarem jednostek (zastrzeżenie co do braku sytemu zorganizowanej i systematycznej kontroli ex-post dla dotacji przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Komunikacji; dwa zastrzeżenia dotyczące środków administracyjnych przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Stosunków Zewnętrznych). Komisja uważa, że zważywszy na kwoty wchodzące w grę, zastrzeżenia te jedynie ograniczyły konsekwencje na poziomie Komisji. Komisja dopilnuje tego, by właściwe dyrekcje generalne podjęły w 2006 r. konieczne działania w celu rozwiązania tych kwestii. Niedociągnięcia/niemożność osiągnięcia przez dyrekcję generalną lub służbę celów, których nie obejmuje zakres oświadczenia o wiarygodności (zastrzeżenie co do niemożności przeprowadzenia rocznej kontroli organów wspólnotowych przedstawione przez Służbę Audytu Wewnętrznego; zastrzeżenie co do bezpieczeństwa jądrowego przedstawione przez Dyrekcję Generalną ds. Energii i Transportu; zastrzeżenie co do biura ds. ubezpieczeń zdrowotnych Rady przedstawione przez biuro wypłacania należności). Należy zauważyć, że z jednej strony oświadczenie o wiarygodności obejmuje wykorzystanie zasobów zgodnie z ich przeznaczeniem i z zasadami należytego zarządzania finansami, natomiast z drugiej strony ustanowione procedury kontrolne dostarczają koniecznych gwarancji dotyczących zgodności z prawem i prawidłowości transakcji. Komisja uważa, że kwestie te, zważywszy na ich charakter i na fakt, że nie są one w pełni objęte zakresem oświadczenia o wiarygodności, można by w przyszłości poruszać w treści rocznych sprawozdań z działalności. |

- Przedstawiono również kilka nowych zastrzeżeń co do kwestii przekrojowych związanych z rachunkowością i sprawozdawczością finansową jak również z brakami, które zostały stwierdzone w budynku centrum danych i które mają niekorzystny wpływ na ciągłość operacji realizowanych przez systemy informatyczne. Będzie o tym mowa poniżej, w pkt 3.3.4 i 3.4.1.

3. Główne kwestie przekrojowe wynikające z otrzymanych rocznych sprawozdań z działalności oraz z zaleceń

3.1. Zarządzanie wynikami i kontrola wewnętrzna

3.1.1. Skuteczność kontroli wewnętrznej w Komisji

Jak zauważa wewnętrzny rewident i zgodnie z tym, co odnotowano w ogólnym sprawozdaniu, dyrekcje generalne i służby Komisji poczyniły znaczące postępy w zakresie kontroli wewnętrznej : roczne sprawozdania z działalności pokazują na przykład, że większość dyrekcji generalnych i służb zróżnicowała i dostosowała obieg środków finansowych do różnych potrzeb i stwierdzonych rodzajów ryzyka; niektóre dyrekcje generalne coraz bardziej dbają o to, by zobowiązania i płatności były równo rozdysponowane w skali roku, próbując ograniczyć tendencję do dokonywania transakcji budżetowych pod koniec roku; do procesu zarządzania nadal wprowadza się aspekty zarządzania ryzykiem, a wyniki kontroli i wnioski, jakie można z nich wyciągnąć, są analizowane coraz bardziej skrupulatnie. Niemniej jednak, zwróciwszy uwagę na kilka pozostających niedociągnięć, zarówno wewnętrzny rewident jak i Trybunał Obrachunkowy wezwali dyrekcje generalne i służby Komisji do kontynuowania wysiłków zmierzających do skutecznego korzystania z nowych narzędzi i rodzajów kontroli. W tym kontekście nasila się wymiana doświadczeń i narzędzi między dyrekcjami generalnymi w ramach sieci koordynatorów kontroli wewnętrznej.

Można wprowadzić skuteczne i wydajne systemy kontroli wewnętrznej, jeśli położy się nacisk na wyraźnie określone i możliwe do osiągnięcia cele kontroli , przy wykorzystaniu wskaźników pokazujących stopień realizacji tych celów w określonej perspektywie czasowej i przy zapewnieniu proporcjonalności i efektywności kontroli pod względem kosztów . W szczególności :

- Skuteczność i wydajność systemów kontroli wewnętrznej, w tym sposób, w jaki radzą sobie one z ryzykiem związanym ze zgodnością z prawem i prawidłowością wykonania budżetu, będzie monitorowana przy pomocy wskaźników jakościowych i ilościowych . Intensywniej korzystać się będzie z tabel wyników, w połączeniu z regularnym przeglądem przydatności i znaczenia wskaźników w odniesieniu do każdej grupy docelowej.

- Proporcjonalność i efektywność kontroli pod względem kosztów zostaną wzmocnione dzięki uproszczeniu i dostosowaniu metod zarządzania, celem doprowadzenia do właściwej równowagi pomiędzy potrzebą kontroli a zasobami udostępnionymi w celu jej przeprowadzenia. Oczekuje się, że częstsze korzystanie z płatności ryczałtowych i stawek zryczałtowanych w przypadku dotacji, poświadczenia wiarygodności wydane przez strony trzecie odpowiedzialne za zadania związane z wykonaniem budżetu oraz świadectwa kontroli pozwolą na ograniczenie stopnia złożoności kontroli przeprowadzanych bezpośrednio przez Komisję. Jednak konieczna będzie również zmiana podejścia do definicji ram technicznych i prawnych, na przykład w stosunku do płatności ryczałtowych.

Wreszcie trzeba będzie nadać kontroli wewnętrznej i zarządzaniu ryzykiem wspólne ramy, zgodnie z obecną praktyką międzynarodową i w oparciu o doświadczenie nabyte w zakresie 24 istniejących standardów kontroli wewnętrznej i wspólną metodologię zarządzania ryzykiem wprowadzoną w roku ubiegłym.

Wnioski

Komisja opracuje wskaźniki umożliwiające ocenę stopnia realizacji celów kontroli. Wskaźniki te będą w szczególności dotyczyć sposobu, w jaki systemy kontroli wewnętrznej radzą sobie z ryzykiem związanym ze zgodnością z prawem i prawidłowością działań. Sprawozdawczość w zakresie skuteczności kontroli wewnętrznej będzie nadal wzmacniana, tam gdzie to stosowne, w rocznych sprawozdaniach z działalności. Komisja wzywa również Parlament Europejski i Radę do wspierania wysiłków zmierzających do dostosowania ram prawnych w celu zapewnienia skutecznego stosowania zasady proporcjonalności i efektywności kontroli pod względem kosztów.

3.1.2. Zarządzanie ryzykiem jako sposób włączenia kontroli wewnętrznej do środowiska administracyjnego

Zgodnie z tym, co zostało przewidziane w sprawozdaniu podsumowującym za rok 2004, w 2005 r. Komisja przyjęła ramowe zasady zarządzania ryzykiem dla całej Komisji, w których ustalono wspólne podejście do zarządzania ryzykiem. Następnie dyrekcje generalne i służby Komisji rozpoczęły wprowadzanie tej wspólnej metodologii do procesu planowania poprzez określenie rodzajów zasadniczego ryzyka i reakcji na nie w swoich rocznych planach zarządzania na rok 2006. Ten pilotażowy projekt przyczynił się do zwiększenia poczucia odpowiedzialności wśród pracowników dyrekcji generalnych, pomógł zwiększyć świadomość ryzyka w całej Komisji, jak również wywarł wpływ na strategię kontroli dyrekcji generalnych i na ukierunkowanie kontroli.

Główne rodzaje ryzyka, jakie zostały wyróżnione , są związane ze strategią, planowaniem i systemami (nieskuteczne strategie kontroli; niewystarczająca dostępność, obsługa i zabezpieczenie systemów informatycznych), z zasobami ludzkimi i ich organizacją (brak osób posiadających wiedzę specjalistyczną z niektórych dziedzin, przeciągające się procedury rekrutacji, nadmierna zależność od pracowników kontraktowych, niejasny podział ról i obowiązków oraz kwestie bezpieczeństwa personelu i budynków), jak również z czynnikami zewnętrznymi (brak wsparcia politycznego poza Komisją, katastrofy, niewłaściwe zrozumienie i stosowanie zasad i przepisów prawnych przez partnerów zewnętrznych).

Z ogólnego zarysu kontroli wewnętrznej wynika, że należy kontynuować wysiłki zmierzające do poprawienia jakości zarządzania ryzykiem i częstszego jego stosowania, tak aby stało się ono częścią nie tylko planowania działań, ale i regularnej i ciągłej działalności z zakresu zarządzania. W tym względzie podjęte zostaną kroki zmierzające do zapewnienia większego zaangażowania kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla, dzielenia się doświadczeniami przez poszczególne służby i kontynuację rozważeń na temat tego, w jaki sposób powinno się stawiać czoła ryzyku w obrębie poszczególnych grup pokrewnych dyrekcji generalnych.

Wnioski

Komisja będzie nadal włączać zarządzanie ryzykiem do prowadzonego przez siebie procesu zarządzania, a ocenę ryzyka do swoich systemów kontroli wewnętrznej. Komisja będzie kontynuować pracę nad sposobem konsolidacji zarządzania ryzykiem wokół grup pokrewnych dyrekcji generalnych spotykających się z podobnymi problemami. |

3.1.3. Zarządzanie wynikami

Przeprowadzono pierwszy etap przeglądu wyników, który został zainicjowany w 2004 r. sprawozdaniem podsumowującym i który doprowadził do opracowania pierwszego rejestru standardowych celów i wskaźników mających zastosowanie do dwóch działań horyzontalnych wspólnych dla wszystkich dyrekcji generalnych („Strategia i koordynacja polityki” i „Wsparcie administracyjne”). Drugi etap , którego realizację rozpoczęto w 2006 r., dotyczy głównie celów i wskaźników dla programów nakładów . Zgodnie z tym, co zostało zaproponowane przez Trybunał Obrachunkowy i Parlament Europejski (patrz również pkt 3.1.1 powyżej), na tym etapie zbadane zostaną po raz pierwszy wskaźniki, które są bezpośrednio powiązane ze zgodnością z prawem i prawidłowością.

W dziedzinie zarządzania wynikami Komisja zachęca dyrekcje generalne zajmujące się podobnymi działaniami do ściślejszej współpracy i dzielenia się swoim doświadczeniem w celu promowania bardziej spójnego i skutecznego podejścia . Dostępne instrumenty, takie jak plany zarządzania i sprawozdania z działalności, będą podlegały dalszemu dostosowaniu, tak aby pełniły rolę skutecznych narzędzi zarządzania wnoszących wartość dodaną na wszystkich poziomach i umożliwiających rzetelne monitorowanie i szybkie działania naprawcze.

Wnioski

Komisja będzie kontynuować przegląd celów i wskaźników, zwracając przy tym szczególną uwagę na programy nakładów na rok 2006 i na inne zadania Komisji na rok 2007.

3.2. Zarządzanie

3.2.1. Działania podejmowane w następstwie sprawozdań z kontroli

Komitet ds. Audytu Komisji odgrywa ważną rolę w monitorowaniu pokontrolnych działań lub zaleceń oraz w przedstawianiu Komisji pełnego obrazu głównych wniosków i działań zaradczych. W marcu 2005 r. Komisja podjęła decyzję o poszerzeniu uprawnień tego organu poprzez włączenie do ich zakresu zaleceń w sprawie działań następczych wydanych przez Trybunał Obrachunkowy i organ udzielający absolutorium. Stworzenie bazy danych w celu rejestrowania tych zaleceń poprawiło skuteczność skierowanych do Komisji sprawozdań Komitetu ds. Audytu.

Zgodnie z tym, co stwierdzono w ogólnym zarysie kontroli wewnętrznej, prawie wszystkie dyrekcje generalne zgłosiły, że wprowadzono stosowne plany działania w celu zaradzenia niedociągnięciom stwierdzonym przez wewnętrznego rewidenta lub jednostki kontroli wewnętrznej oraz że wdrażanie tych planów jest regularnie monitorowane. Jak zauważa wewnętrzny rewident, choć zalecenia będące wynikiem kontroli wewnętrznej są bardzo dobrze przyjmowane przez dyrekcje generalne Komisji, często dochodzi do znacznego opóźnienia we wdrażaniu planów działania . Wewnętrzny rewident proponuje, by na poziomie kadry kierowniczej wyższego szczebla regularnie monitorowano działania podejmowane w następstwie tego rodzaju zaleceń oraz włączono je w pełni do normalnego trybu planowania w zakresie zarządzania. Komitet ds. Audytu będzie miał w tym względzie rolę do odegrania: w oparciu o działania nadzorcze prowadzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego, uprzedzi on odpowiednich komisarzy i służby o znacznym opóźnieniu, jeśli takie będzie mieć miejsce, w realizacji planów działania. Komisja odnotowuje również, że wewnętrzny rewident zobowiązał się do wydawania mniejszej ilości, ale za to konkretniejszych zaleceń, w odpowiedzi na prośby przedstawione w tym względzie przez dyrekcje generalne.

Wnioski

Komisja dopilnuje, by jej dyrekcje generalne sporządzały dokładne plany działania, przy uwzględnieniu ustalonych priorytetów i ograniczeń w zakresie zasobów, oraz by w oparciu o te plany wdrażały na czas zalecenia wydane w następstwie kontroli.

3.2.2. Zlecanie usług na zewnątrz i agencje

Pierwsze trzy agencje wykonawcze miały stać się w pełni operacyjne w 2005 r., z czego jedna osiągnęła ten poziom w drugiej połowie 2005 r. Głównym wyzwaniem na etapie zakładania agencji okazała się rekrutacja. Ze względu na trudności w tym względzie jedna z agencji dotąd nie osiągnęła pełnego poziomu operacyjności. Istniejące agencje wykonawcze przedstawią po raz pierwszy kompleksowe roczne sprawozdania z działalności za rok 2006; sprawozdania te zostaną uwzględnione w następnym sprawozdaniu podsumowującym.

W okresie przejściowym agencje wykonawcze działały w ścisłej współpracy z pokrewnymi dyrekcjami generalnymi, przygotowując przekazanie akt. Aby usprawnić proces tworzenia nowych agencji w nowym okresie programowania oraz aby wykorzystać zebrane doświadczenia, Komisja zainicjowała przegląd swoich wewnętrznych wytycznych, zaś przyszłe agencje będą również stosować standardowe umowy o poziomie świadczonych usług ze służbami horyzontalnymi Komisji. Należy skrupulatnie monitorować przejście na nowy okres programowania, zakładanie nowych agencji i ocenę tych istniejących, aby zapewnić należyte uwzględnienie wyciągniętych wniosków i najlepszych praktyk.

Zgodnie z informacją zawartą w poprzednim sprawozdaniu podsumowującym, w 2005 r. Komisja przedstawiła propozycję ogólnych zasad funkcjonowania agencji regulacyjnych w postaci projektu porozumienia międzyinstytucjonalnego. Ten projekt porozumienia ma na celu ustalenie minimalnych standardów i zasad dobrego zarządzania w celu utworzenia, funkcjonowania i nadzorowania agencji regulacyjnych. Zaproponowane przez Komisję porozumienie międzyinstytucjonalne zostało zaaprobowane przez Parlament Europejski, jednak Rada nie była w stanie go przyjąć.

Na mocy obowiązujących przepisów wewnętrzny rewident Komisji musi każdego roku poddać kontroli wszystkie agencje regulacyjne. W swoim rocznym sprawozdaniu z działalności wewnętrzny rewident odnotowuje, że nie można było całkowicie wypełnić tego zobowiązania. Komisja zaproponowała zmianę do rozporządzenia finansowego, zgodnie z którą każda agencja regulacyjna ma utworzyć swoją własną służbę kontroli wewnętrznej, co powinno pozwolić na rozwiązanie problemu począwszy od roku 2007.

Wnioski

Ostatnio Komisja poddała przeglądowi swoje wytyczne dotyczące zakładania i funkcjonowania agencji wykonawczych, tak aby zarówno istniejące jak i nowe agencje wykonawcze mogły rozwijać się zgodnie ze stabilnymi i kompletnymi zasadami ramowymi, zawierającymi w szczególności niekolidujące z innymi przepisami ustalenia w zakresie delegowania obowiązków i sprawozdawczości pomiędzy tego rodzaju agencjami a dyrekcjami generalnymi, którym podlegają. Konieczny jest wkład ze strony wszystkich instytucji w celu wynegocjowania kompleksowych zasad ramowych oraz w celu jaśniejszego określenia obowiązków, jakie mają wypełniać odpowiednio instytucje i agencje regulacyjne. Te zasady ramowe miałyby zastosowanie do agencji tworzonych w przyszłości oraz, na późniejszym etapie, do agencji, które już istnieją. Komisja wzywa Radę do przyjęcia proponowanych zasad ramowych dla agencji regulacyjnych, do zaproponowania poprawek lub innych opcji. |

3.2.3. Wspólne służby

Wewnętrzny rewident zaleca zbadanie potencjalnych korzyści z korzystania ze wspólnych służb w celu zwiększenia wydajności i skuteczności zarządzania , opierając się na przykładzie takich dziedzin jak: służby informatyczne, komunikacja i zarządzania zasobami finansowymi i ludzkimi.

Z ogólnego zarysu stanu kontroli wewnętrznej wynika, że szczególnie mało liczebne służby i biura spotykają się z trudnościami w zakresie ciągłości funkcjonowania oraz kompetencji i mobilności personelu. W dokumencie tym proponuje się kilka rozwiązań, do których należy utworzenie wspólnych służb dla dyrekcji generalnych oraz punktów pomocy doraźnej prowadzonych przez służby centralne w celu udzielania służbom operacyjnym wsparcia w wykonaniu wyspecjalizowanych zadań.

Wnioski

Komisja zgadza się co do tego, że uzgodnienia zawarte między służbami mogą stanowić wartość dodaną dla mało liczebnych służb, pod warunkiem że uzgodnienia te opierają się na analizie kosztów w stosunku do korzyści oraz że dokonuje się ich zgodnie z właściwymi przepisami, przy zachowaniu zakresu odpowiedzialności każdego intendenta delegowanego. Służby centralne opracują szereg rozwiązań praktycznych, zapewniając przy tym zachowanie równowagi w zakresie obowiązków i rozliczalności pomiędzy dyrekcjami generalnymi i służbami. |

3.2.4. Uproszczenie

W sprawozdaniu z postępu w realizacji reformy z dnia 21 grudnia 2005 r. uproszczenie określone zostało jako ważny priorytet przekrojowy dla Komisji, dotyczący wszystkich obszarów zarządzania wewnętrznego. Można wyłonić cztery główne kategorie: uproszczenie prawodawstwa , uproszczenie oczekiwanych kontroli , uproszczenie przyszłych programów nakładów oraz uproszczenie procedur wewnętrznych i metod pracy.

W dziedzinie uproszczenia prawodawstwa Komisja przedstawiła wyniki analizy rozpatrywanych wniosków legislacyjnych , zaś we wrześniu 2005 r. ogłosiła zamiar wycofania 68 z nich. W październiku przedstawiono nowy etap programu uproszczenia prawodawstwa oparty na wynikach konsultacji z zainteresowanymi stronami. Komisja przedstawiła również swoje stanowisko w sprawie wspólnej metodologii w zakresie mierzenia obciążenia administracyjnego, jaką mają stosować instytucje unijne i państwa członkowskie podczas oceniania wpływu inicjatyw legislacyjnych ze strony UE.

W trakcie negocjowania perspektywy finansowej na lata 2007-2013 ogólnym celem wniosków przedstawianych przez Komisję było uproszczenie w odniesieniu do instrumentów legislacyjnych i programów nakładów . Przykład może stanowić wniosek Komisji dotyczący uproszczenia szeregu przepisów prawnych w celu wspierania spójności i skuteczności polityki zewnętrznej Unii. Ogólnie systematycznie poszukiwano komplementarności między programami w celu wzmocnienia ich wpływu i wyciągnięcia największych korzyści z funduszy na poziomie europejskim.

W analizach ryzyka przeprowadzonych przez dyrekcje generalne w związku z ich planami zarządzania na rok 2006 często wskazuje się na niewłaściwe zrozumienie i stosowanie przez pośredników i beneficjentów wspólnotowych zasad i przepisów prawnych jako jeden z rodzajów zasadniczego ryzyka; uproszczenie w pewnym stopniu tych przepisów z pewnością pomogłoby w ograniczeniu tego ryzyka. Władze prawodawcze powinny zastanowić się nad wykonalnością proponowanych kontroli i związanym z nimi stosunkiem kosztów do korzyści. We wniosku Komisji dotyczącym zasad udziału w siódmym programie ramowym w dziedzinie badań naukowych przewidziano na przykład częstsze korzystanie ze stawek zryczałtowanych (w tym skali kosztów jednostkowych) i płatności ryczałtowych w ramach stosowania rozporządzenia finansowego. Alternatywne rozwiązanie – opieranie się wyłącznie na weryfikacji kwalifikowalności kosztów rzeczywistych – okazało się bardzo trudne do zastosowania ze względu na ciężar administracyjno–finansowy, jaki spada z tego tytułu na Komisję.

W 2005 r. uproszczono wiele procedur wewnętrznych . W obszarze zarządzania finansami zmieniono zasady wykonania rozporządzenia finansowego celem uproszczenia przepisów dotyczących przyznawania kontraktów i dotacji, szczególnie tych opiewających na niewielką kwotę. Komisja wystąpiła z inicjatywą mającą na celu uproszczenie zarządzania zasobami ludzkimi i procedurami administracyjnymi . Utworzono grupę zadaniową, której uprawnienia obejmują przeprowadzenie konsultacji z personelem i zaproponowanie środków służących uproszczeniu niepotrzebnych, skomplikowanych i uciążliwych procedur.

Wnioski

Podczas negocjacji w sprawie całości aktów prawnych i programów dla perspektywy finansowej na lata 2007-2013 Komisja będzie kontynuować rozważania na temat uproszczenia ram prawnych. Komisja zamierza nadal upraszczać swoje procedury wewnętrzne i wzywa władze prawodawcze do poświęcenia tym zagadnieniom koniecznej uwagi. |

3.3. Zarządzanie finansowe i sprawozdawczość

3.3.1. Przepisy finansowe

W 2005 r. Komisja przyjęła zmiany do zasad wykonania rozporządzenia finansowego, dzięki którym uproszczono przepisy w zakresie zamówień publicznych i dotacji z korzyścią dla oferentów, wnioskodawców, beneficjentów oraz zainteresowanych służb instytucji europejskich. Komisja zaproponowała także wprowadzenie kilku dodatkowych zmian do rozporządzenia finansowego: po pierwsze , mającej wejść w życie w połowie 2006 r. zmiany zasad wykonania rozporządzenia finansowego, która ma na celu między innymi uproszczenie obowiązujących przepisów; po drugie , planowanej weryfikacji rozporządzeń finansowych i związanych z nimi zasad wykonawczych, która ma odbywać się w cyklu trzyletnim, począwszy od 1 stycznia 2007 r.

W ramach drugiego z wymienionych działań Komisja złożyła wniosek o wprowadzenie nowej budżetowej zasady skutecznej i efektywnej kontroli wewnętrznej w zakresie rozporządzenia finansowego w celu poprawy skuteczności i efektywności działań, wiarygodności sprawozdań finansowych, ochrony interesów finansowych Wspólnot i zarządzania ryzykiem związanym z legalnością i prawidłowością prowadzonych transakcji. Ryzyko, że w transakcjach prowadzonych w ramach programów unijnych pojawią się nieprawidłowości lub że transakcje te nie będą zgodne z prawem – będące nieodłącznym elementem wdrażania aktu podstawowego – zostanie zminimalizowane poprzez odpowiedni poziom kontroli, tak by osiągnąć akceptowalny poziom ryzyka przy uwzględnieniu wieloletniego charakteru programów i rodzaju danych płatności.

Wnioski

Komisja wzywa organ prawodawczy do przyjęcia aktów podstawowych do końca 2006 r. oraz rozporządzenia finansowego do połowy 2006 r. po to, by jak najwcześniej jesienią 2006 r. mogła przyjąć zasady wykonawcze do tego rozporządzenia, przez co wykonywanie rozporządzenia mogłoby rozpocząć się z odpowiednim wyprzedzeniem w stosunku do nowego okresu programowania. Zanim to nastąpi, Komisja rozpocznie odpowiednie przygotowania, określi strategię zarządzania i kontroli, dokona ustaleń organizacyjnych i wybierze właściwe narzędzia.

3.3.2. Harmonogram działań dotyczących zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej

W 2005 r. Komisja przyjęła Harmonogram działań dotyczących zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej oraz oceniła różnicę, jaka istnieje między zasadami kontroli wewnętrznej według Komisji oraz zasadami wyrażonymi w opinii opartej na „jednolitej kontroli” Trybunału Obrachunkowego. W tym samym kontekście w styczniu 2006 r. Komisja wydała Plan działania na rzecz zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej , zawierający szesnaście działań (związanych z upraszczaniem przepisów i wspólnymi procedurami kontroli; oświadczeniami dotyczącymi zarządu i poświadczeniami wiarygodności kontroli; dzieleniem się wynikami kontroli i analiz kosztów w stosunku do korzyści; likwidowaniem braków charakteryzujących poszczególne sektory). Ostatecznym celem tych środków jest zapewnienie skuteczniejszej i bardziej efektywnej kontroli wewnętrznej funduszy unijnych oraz stworzenie solidnych podstaw, na których Trybunał Obrachunkowy mógłby formułować bardziej pozytywne poświadczenia wiarygodności.

Komisja uważa, że współpraca państw członkowskich i innych podmiotów, którym powierza zadanie wykonania budżetu, ma istotne znaczenie dla skutecznego funkcjonowania zintegrowanych ram kontroli wewnętrznej, gdyż powinna stwarzać gwarancje poprawnego zarządzania środkami unijnymi. W tym względzie nowo przyjęte porozumienie międzyinstytucjonalne w sprawie dyscypliny budżetowej i należytego zarządzania finansami przewiduje, że zgodnie z planem działania, właściwe organy kontrolne w państwach członkowskich sporządzają ocenę zgodności systemów zarządzania i kontroli z rozporządzeniami Wspólnoty, a państwa członkowskie zobowiążą się dokonać rocznego podsumowania dostępnych wyników kontroli i oświadczeń na odpowiednim szczeblu krajowym.

Wnioski

Komisja jest zdecydowana ustanowić zintegrowane ramy kontroli zewnętrznej. Zwraca uwagę, że skuteczne funkcjonowanie zasad zawartych w owych ramach będzie także w dużej mierze zależeć od współpracy z innymi podmiotami, takimi jak: Rada i Parlament Europejski, organy krajowe odpowiedzialne za zarządzanie i kontrolę wykorzystania funduszy unijnych oraz najwyższe izby kontroli w państwach członkowskich.

3.3.3. Kontrole ex-ante i ex-post

Z rocznych sprawozdań z działalności za rok 2005 wynika, że nastąpił postęp zarówno pod względem kontroli ex-ante , jak i ex-post . Wskazuje się w nich między innymi na powszechniejsze stosowanie list kontrolnych w celu harmonizacji i dokumentacji prowadzonych kontroli oraz na większą dokładność wyników kontroli ex-ante i ex-post oraz wniosków wyciąganych z oświadczeń o wiarygodności. Sprawozdania pokazują, w jaki sposób kontrole wpasowują się w strategię i zasady kontroli wewnętrznej oraz jak wykorzystuje się je w charakterze narzędzi do monitorowania i zarządzania.

Obowiązkowe świadectwa kontroli (np. te przewidziane w szóstym programie ramowym w dziedzinie badań naukowych) wprowadzono w celu zwiększenia dokładności kosztorysów przedkładanych podczas kontroli ex-ante w odniesieniu do zarządzania bezpośredniego. Oczekuje się, że źródłem postępu w tej dziedzinie będą także wytyczne wydane w 2005 r. przez sieć kontroli ex-post w sprawie wspólnej terminologii na potrzeby kontroli ex-post , szablonu sprawozdań z kontroli ex-post oraz klasyfikacji błędów i ich oddziaływania na stopień wystarczającej pewności.

Warto wziąć także pod uwagę proaktywny i zapobiegawczy charakter kontroli ex-ante , dzięki którym obniża się niepotrzebne koszty związane z późniejszym zwrotem środków. Na początku nowego okresu programowania, czyli w roku 2007, kontrole ex-ante mogą w większym stopniu skupiać się na kategoriach kosztów i rodzajach beneficjentów, pozwalając na zidentyfikowanie obszarów najbardziej zagrożonych pod względem błędów i niedociągnięć. Należy wówczas rozważyć możliwość modulowania poziomu szczegółowości kontroli ex ante w zależności od zidentyfikowanych obszarów ryzyka.

Potrzebny jest także dalszy postęp pod względem wykazywania niezawodności i stabilności strategii i struktur kontroli wewnętrznej , na przykład poprzez lepsze wyważenie proporcji między kontrolami ex-ante i ex-post ; zwiększenie skuteczności przeglądów ex-ante i ex-post (szczególnie poprzez wyznaczanie terminów przeglądu w taki sposób, by możliwe były jeszcze ewentualne działania naprawcze, skupienie się na tych zagadnieniach, kategoriach kosztów lub rodzajach beneficjentów, które charakteryzują się częstymi błędami lub większym zagrożeniem oraz zapewnienie dostatecznego zasięgu kontroli); poprawa jakości prowadzonych kontroli dzięki wykorzystaniu wyników wcześniejszych kontroli; wzmocnienie nadzoru nad kontrolami i zwiększenie ich skuteczności, dążenie do zwiększenia praktycznej przydatności świadectw kontroli i oświadczeń dotyczących zarządu oraz promowanie spójności i współdziałania w dyrekcjach generalnych zajmujących się podobną działalnością.

W oparciu o sprawozdanie przedstawione w załączniku 4 należy zwrócić szczególną uwagę na warunki stosowania procedur negocjacyjnych w związku ze wzrostem liczby i wartości umów zawieranych dzięki tej procedurze.

Wnioski

Komisja będzie w dalszym ciągu rozwijać swoje procedury wewnętrzne, w szczególności dzięki wymianie dobrych praktyk w ramach sieci kontroli ex-post , między innymi poprzez nadanie formalnego kształtu wspólnym wytycznym w sprawie metod tworzenia próby statystycznej i związanego z nimi poziomu pewności oraz dzięki właściwej strategii kontroli zapewniającej proporcjonalny rozkład kontroli ex-ante i ex-post .

3.3.4. Księgowość i sprawozdawczość finansowa

W dniu 1 stycznia 2005 r. Komisja zmieniła ogólny system rachunkowości UE z kasowego na memoriałowy , dostosowując się tym samym do międzynarodowych standardów rachunkowości w sektorze publicznym i wypełniając zobowiązanie zawarte w rozporządzeniu finansowym. Dyrekcje generalne Komisji znalazły się pod dużą presją, zwłaszcza wobec konieczności określenia po raz pierwszy bilansów otwarcia i szacunkowej wartości środków w chwili zamknięcia rachunków.

W dniu 31 marca 2006 r. księgowy Komisji poinformował Europejski Trybunał Obrachunkowy o pierwszych sprawozdaniach finansowych Wspólnot Europejskich przygotowanych zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości. Sprawozdania te były owocem trzyletniej, intensywnej pracy wszystkich służb Komisji oraz innych instytucji i agencji:

- Opracowano zasady rachunkowości odpowiadające działalności Wspólnot i spełniające międzynarodowe standardy, a wraz z nimi podręczniki rachunkowości, w których omówiono sposoby stosowania tych zasad.

- Opracowano systemy informatyczne pozwalające spełnić nowe wymogi w dziedzinie rachunkowości.

- Odpowiednio dostosowano procedury administracyjne wszystkich służb Komisji, tak by móc rejestrować zdarzenia rachunkowe w chwili, gdy mają one miejsce, nie zaś wyłącznie w chwili otrzymania lub wypłaty środków pieniężnych albo pod koniec roku, tym samym wprowadzając zasady rachunkowości memoriałowej.

- Określono bilanse konieczne to otwarcia pierwszych rachunków memoriałowych.

Prace ukończono w styczniu 2005 r., na tyle wcześnie by nowe zasady można było wprowadzić z początkiem roku obrachunkowego 2005. Od stycznia 2005 r.:

- Organy zatwierdzające sprawdziły i zatwierdziły bilanse otwarcia.

- We wszystkich departamentach podano szacunkową wartość wydatków narosłych na początku i na końcu każdego roku.

- Księgowy Komisji zbadał systemy rachunkowości w każdym departamencie, by upewnić się, że można przy ich użyciu zapisywać i przekazywać wymagane informacje rachunkowe.

- Przygotowano sprawozdania finansowe Komisji i skonsolidowano je ze sprawozdaniami finansowymi innych instytucji i agencji.

W ten sposób Komisja dotrzymała określonych w rozporządzeniu finansowym terminów przygotowania sprawozdań finansowych, które pod wszystkimi istotnymi względami odpowiadają standardom międzynarodowym, oraz wypełniła swoje zobowiązanie wobec Parlamentu Europejskiego i Rady do złożenia sprawozdania z postępów na drodze do osiągnięcia tego celu[1], uznanego przez obie instytucje za szczególnie ambitny.

Jednak praca nie dobiegła jeszcze końca, w związku z modernizacją systemów informatycznych należy przenieść rachunki typu imprest i Europejski Fundusz Rozwoju. Opóźnienia te nie mają jednak istotnego wpływu na same rachunki, a wynikają z trudności we wprowadzaniu nowych systemów oraz konieczności wyszkolenia odpowiednich służb, mocno rozproszonych pod względem geograficznym.

Mimo że przejście na nowy system odbyło się bez przeszkód i że przeprowadzono kompleksowe testy, w czasie kontroli systemów lokalnych pod koniec 2005 r. trzech z nich nie zatwierdzono w związku z obawami co do ich prawidłowego funkcjonowania. Stwierdzono istotne błędy w danych liczbowych dostarczonych przez co najmniej jedną dyrekcję generalną, którą poproszono o dokonanie odpowiednich korekt.

Dwie dyrekcje generalne sformułowały zastrzeżenia, wskazując na wątpliwości przy zgłaszaniu szeregu transakcji według nowych zasad rachunkowości memoriałowej, ale potwierdziły wysoką jakość danych o transakcjach wprowadzonych do systemu 31 marca 2006 r. Z wymienionych wyżej powodów, a także dlatego, że tymczasowe sprawozdania finansowe podlegają obecnie kontroli Trybunału Obrachunkowego i konieczne mogą być korekty przed planowanym do 31 lipca 2006 r. zatwierdzeniem ostatecznej wersji skonsolidowanych sprawozdań finansowych, Dyrekcja Generalna ds. Budżetu w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2005 r. wniosła w rozpatrywanej sprawie systemowe, tymczasowe i czasowo ograniczone zastrzeżenie. Wspomniana wyżej oraz inne dyrekcje generalne prowadzą obecnie wspólną analizę mającą na celu sprawdzenie i poprawienie jakości rachunkowości oraz dokonanie niezbędnych korekt w rachunkach.

Mimo wysiłków ze strony służb Komisji zmierzających do sprawdzenia i potwierdzenia bilansów otwarcia i narosłych wydatków Trybunał Obrachunkowy może znaleźć dalsze błędy, które należy poprawić w końcowych sprawozdaniach finansowych do 31 lipca 2006 r. Ryzyko wystąpienia błędów zwiększa się z powodu niedoboru wykwalifikowanego personelu księgowego w Komisji, opóźnień w niektórych służbach, których skutkiem była praca w pośpiechu, oraz opóźnień w tworzeniu określonych narzędzi rachunkowo-sprawozdawczych w systemie informatycznym. W przyszłości planuje się włączenie rachunków typu imprest prowadzonych przez zagraniczne przedstawicielstwa Komisji do centralnego systemu rachunkowości oraz włączenie Europejskiego Funduszu Rozwoju do systemu rachunkowości memoriałowej. Ponadto z chwilą wejścia w życie zmienionego rozporządzenia finansowego księgowy będzie podpisywał końcowe sprawozdania finansowe, oświadczając, że zostały one sporządzone zgodnie z zasadami przedstawiania sprawozdania finansowego oraz zasadami, regułami i metodami rachunkowości.

Na wniosek wewnętrznego rewidenta Komisja sporządziła pełny wykaz rachunków bankowych, które są współzarządzane przez pracowników Komisji, lecz nie zostały otwarte przez księgowego Komisji. Z wniosków operacyjnych wynika, że powinien istnieć formalny rejestr rachunków obsługiwanych przez pracowników przedstawicielstw Komisji, w sytuacji gdy działają oni jako pełnomocnicy rachunków w imieniu danego organu państwa będącego beneficjentem, i że taki rejestr należy regularnie sprawdzać, by upewnić się, że zamknięto rachunki nieaktywne.

Wnioski

Komisja docenia ogromny wysiłek, jaki włożyły jej poszczególne departamenty w związku z przejściem na system rachunkowości memoriałowej. Jednak olbrzymia skala zadania oraz nieznajomość nowych procedur rachunkowych stwarzają ryzyko pozostawienia błędów i braków w tymczasowych sprawozdaniach finansowych. Komis ja dołoży wszelkich możliwych starań, by poprawiono każdy istotny błąd znaleziony przez jej rewidentów w końcowych sprawozdaniach finansowych, które mają być zatwierdzone 31 lipca 2006. Wyciągając wnioski z doświadczeń, problemów i opóźnień, jakie wystąpiły w trakcie pierwszego roku stosowania rachunkowości memoriałowej, Komisja udoskonali swoje procedury i systemy rachunkowe, by poprawić jakość informacji finansowych i dotrzymać terminów wyznaczonych na kolejne lata obrachunkowe.

3.4. Systemy informatyczne i ciągłość operacji

3.4.1. Systemy informatyczne

Technologia informatyczna (IT) stała się istotnym czynnikiem, który bezpośrednio wspiera działalność administracyjną Komisji i większość (o ile nie wszystkie) jej działań operacyjnych i politycznych. W listopadzie 2005 r. Komisja przejęła poprawioną wersję strategii e-Commission służącej poprawie jakości i przejrzystości usług informatycznych świadczonych zarówno na rzecz własnego personelu, jak i podmiotów zewnętrznych. Podstawowe wymogi w zakresie technologii informatycznej wprowadzono także do ogólnych ram kontroli wewnętrznej Komisji.

Jeśli chodzi o ciągłość operacji związanych z infrastrukturą informatyczną, Dyrekcja Generalna ds. Informatyki wniosła w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności zastrzeżenie o zasięgu horyzontalnym dotyczące nieodpowiedniej infrastruktury budowlanej centrum danych (niedostateczny poziom ochrony fizycznej i nieodpowiednie warunki lokalowe w pomieszczeniach technicznych), co dotyczy wszystkich krytycznych systemów informatycznych administrowanych w tym centrum. Wewnętrzny rewident podkreśla potrzebę dokładniejszego określenia roli i zakresu odpowiedzialności służb horyzontalnych i operacyjnych działających w dziedzinach związanych z IT, między innymi w dziedzinie bezpieczeństwa, planowania, ciągłości operacji, rozwoju komputerowych systemów informacji i administrowania takimi systemami.

Wnioski

Kwestia właściwej infrastruktury budowlanej centrum danych, w którym administruje się systemami informatycznymi, będzie potraktowana w sposób priorytetowy. Prowadzone obecnie analizy optymalnych metod zarządzania technologią informatyczną powinny doprowadzić do wyciągnięcia wniosków operacyjnych na rok 2006, których celem jest poprawa skuteczności zarządzania oraz efektywniejsze gospodarowanie zasobami.

3.4.2. Zarządzanie kryzysowe i ciągłość funkcjonowania

W 2005 r. do nowego regulaminu wewnętrznego Komisji wprowadzono pojęcie ciągłości funkcjonowania. Pojęcie to pojawiło się w kilku rocznych sprawozdaniach z działalności , a dwie operacyjne dyrekcje generalne wniosły w tym względzie zastrzeżenia, związane z niedostępnością usług informatycznych świadczonych na rzecz państw członkowskich w związku z programami o zasięgu ogólnowspólnotowym i wymianą informacji.

Korzystając z wyników dotychczasowych prac w zakresie przygotowania się na katastrofy, Sekretariat Generalny z pomocą zainteresowanych dyrekcji generalnych opracowuje ramowe zasady postępowania w celu utrzymania ciągłości funkcjonowania Komisji na wypadek zakłóceń systemowych. Ponadto w odpowiedzi na apel Rady Europejskiej, w którym wzywa ona do opracowania mechanizmów reakcji na sytuacje kryzysowe zarówno w państwach członkowskich, jak i na szczeblu UE, Komisja wdrożyła w grudniu 2005 r. nową, szczegółową procedurę koordynacji mającą na celu poprawę spójności reagowania na poważne zagrożenia wymagające działania na szczeblu europejskim.

Wnioski

Komisja przyjmie wytyczne dotyczące zasad postępowania wszystkich swoich służb i będzie kontynuować opracowywanie odpowiednich planów zachowania ciągłości funkcjonowania.

3.5. Zasoby ludzkie

Kwestiami o priorytetowym znaczeniu w 2005 r. pozostawały rozszerzenie i wdrożenie zmienionego regulaminu pracowniczego (nowa struktura kariery zawodowej, nowoczesne warunki pracy, równe szanse, ochrona norm zawodowych i etycznych itp.). Duży nacisk położono na zapewnienie służbom Komisji odpowiednich wskazówek co do sposobów stosowania nowych zasad, tak by zapewnić ich prawidłowe i jednolite wdrażanie. Zapoczątkowano także nowe inicjatywy, w tym uproszczenie procedur administracyjnych i zwiększenie „profesjonalizacji” w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi.

3.5.1. Właściwy poziom kompetencji

Ze sprawozdań z działalności niektórych dyrekcji generalnych oraz ogólnego przeglądu kontroli wewnętrznej wynika, że w dziedzinie zarządzania finansami, a także w takich dziedzinach, jak: tłumaczenie pisemne, tłumaczenie ustne, informatyka, cła, podatki, badania naukowe i inspekcje nuklearne, występuje niedobór wyspecjalizowanego personelu. Komisja stoi zatem wobec konieczności zatrudnienia wysoko wyspecjalizowanych pracowników z różnych branż, a co za tym idzie odpowiedniego dostosowania swojej polityki zatrudnienia.

Wnioski

Komisja rozpozna wszystkie braki i zgłosi konkretne zapotrzebowanie, tak by można je było szybko uwzględnić w programie prac międzyinstytucjonalnego Europejskiego Urzędu Doboru Kadr. Kontynuowany będzie plan rekrutacji specjalistów i dalszego rozwoju działalności szkoleniowej.

3.5.2. Rekrutacja

Ogólne wyniki rekrutacji osób z nowych państw członkowskich są zadowalające. Pozostają jednak nadal pewne braki, jeśli chodzi o kierownictwo średniego szczebla, pracowników kategorii AST/B* oraz przedstawicieli określonych specjalności, takich jak lingwiści kategorii AD. Oczekuje się, że do końca 2006 r. trudno będzie osiągnąć cele wyznaczone na lata 2004–2006 i wysiłki w tym zakresie trzeba będzie kontynuować w roku 2007 i później.

Od 1995 r. Komisja wyznacza docelowy poziom rekrutacji i mianowania kobiet na stanowiska kierownicze i inne stanowiska w kategorii A*/AD. Od tamtej pory osiągnięto znaczący postęp. Wysiłki w tym względzie należy jednak kontynuować. Jeśli chodzi o kierownictwo wyższego szczebla, cel wynoszący 20 % został znacznie przekroczony, sięgając 32,8 %. Ogólny cel w odniesieniu do stanowisk na poziomie A*/AD wynoszący 50 % został nieznacznie przekroczony, sięgając 51,4%. Jednak wśród kierowników średniego szczebla nie udało się osiągnąć zakładanego poziomu 30 %, sięgając zaledwie 24,4 %.

Ogólna liczba wolnych stanowisk w Komisji zmniejszyła się znacząco w 2005 r., pojawiły się natomiast problemy z rekrutacją przy zakładaniu agencji wykonawczych.

3.5.3. Mobilność

W 2005 r. mobilność pracowników wewnątrz poszczególnych dyrekcji generalnych i służb oraz między nimi kształtowała się na poziomie zbliżonym do roku 2004 (około 15 % stałego personelu). Dotyczy to zarówno zmiany stanowisk w reakcji na oferty zatrudnienia, jak i obejmowania stanowisk newralgicznych, czy też funkcji kierownika działu. W 2005 r. 12,5 % spośród wszystkich stanowisk pracy w Komisji oznaczono jako „newralgiczne”, ale w dyrekcjach generalnych zajmujących się wydatkowaniem środków odsetek ten wzrósł do ponad 40 %.

W ogólnym przeglądzie kontroli wewnętrznej wskazuje się na szereg trudności związanych z przymusową zmiana stanowisk, co ma niekorzystny wpływ na poszczególne departamenty i ich pracowników (ciągłość działalności, kompetencje personelu oraz kwestie związane ze strategicznym ujednolicaniem przepisów i zarządzaniem zasobami ludzkimi). Dotyczy to zwłaszcza przypadków przymusowego przenoszenia pracowników na stanowiska newralgiczne oraz dużej rotacji zatrudnienia mających miejsce w niektórych departamentach, jak również krótkoterminowych kontraktów dla wykwalifikowanych pracowników zatrudnianych na czas określony.

W odpowiedzi na rosnące znaczenie zjawiska mobilności pracowników Komisja zwiększyła w 2005 r. zakres doradztwa zawodowego, oferując szereg kursów mających pomóc pracownikom w przygotowaniu się do zmiany stanowiska, gromadząc i rozpowszechniając najlepsze praktyki w tym zakresie oraz przygotowując strategię zarządzania karierą swoich pracowników. Komisja powołała grupę roboczą, której celem jest opracowanie sposobów lepszego zarządzania mobilnością, tak by osiągnąć ostateczny cel, jakim jest „właściwy człowiek na właściwym stanowisku”. Zagadnienia, którymi zajmuje się grupa, to między innymi: mobilność przymusowa a mobilność dobrowolna i mobilność kierowników średniego szczebla. Problem mobilności przymusowej stanowi szczególne wyzwanie dla mało liczebnych służb z dużym odsetkiem stanowisk newralgicznych.

Wnioski

Komisja dostosuje w razie potrzeb swoje metody zarządzania mobilnością, tak by osiągnąć ostateczny cel, jakim jest „właściwy człowiek na właściwym stanowisku”, szczególnie jeśli chodzi o stanowiska newralgiczne. W ciągu 2006 r. złożone zostaną wnioski mające na celu złagodzenie skutków mobilności, w których szczególną uwagę zwróci się na funkcje wymagające wysoko wyspecjalizowanych kadr, a także na niewielkie dyrekcje generalne i miejsca zatrudniające nieliczny personel.

3.5.4. Sprawozdania na temat zasobów ludzkich w Komisji

W 2005 r. Komisja przeprowadziła dwie analizy mające na celu ustalenie liczby pracowników zatrudnionych z jednej strony w dziedzinie komunikacji zewnętrznej, z drugiej zaś strony w dziedzinie kontroli wewnętrznej i zarządzania finansami. System informacji o zatrudnieniu (JIS) w swoim obecnym kształcie nie zapewnia miarodajnych informacji na temat zasobów ludzkich zaangażowanych ogółem w dany proces (np. komunikacja, zarządzanie finansami, monitorowanie stosowania prawa UE…). System ten należy dopracować w taki sposób, by pozwalał na szczegółową analizę wykorzystania zasobów ludzkich w Komisji.

Wnioski

Komisja podejmie odpowiednie kroki w celu poprawy swoich systemów informatycznych służących do zarządzania zasobami ludzkimi, w szczególności systemu informacji o zatrudnieniu, tak by pozwalał on jej na uzyskanie całościowego i miarodajnego obrazu posiadanych w danym momencie zasobów ludzkich i na sporządzanie szczegółowych analiz według poszczególnych procesów.

4. WNIOSKI

Przyjmując niniejsze podsumowanie, Komisja przyjmuje na siebie odpowiedzialność polityczną za sposób, w jaki zarządzali dyrektorowie generalni i szefowie służb, w oparciu o oświadczenia o wiarygodności i zastrzeżenia przedstawione przez nich w rocznych sprawozdaniach z działalności, przyznając przy tym, że konieczne są dalsze wysiłki w celu zaradzenia stwierdzonym niedociągnięciom. W niniejszym podsumowaniu Komisja zajmuje również stanowisko w sprawie kwestii przekrojowych wyłaniających się w wyniku zbadania tych sprawozdań i poruszanych przez audytora wewnętrznego, Europejski Trybunał Obrachunkowy, organ udzielający absolutorium lub też opisanych przez Komitet ds. Audytu i przez Dyrektora Generalnego ds. Budżetu w jego sprawozdaniu „Ogólny zarys stanu kontroli wewnętrznej w dyrekcjach generalnych i służbach Komisji” [SEC(2006) 567].

Ogólnie Komisja uważa, że pomimo niedociągnięć opisanych w rocznych sprawozdaniach z działalności za rok 2005, funkcjonujące systemy kontroli wewnętrznej gwarantują wystarczającą pewność co do zgodności z prawem i prawidłowości działań, za które Komisja jest odpowiedzialna na mocy art. 274 traktatu WE. Niemniej jednak Komisja przyznaje, że konieczne są dalsze wysiłki w celu usunięcia pewnych niedociągnięć, w szczególności tych, które podkreślili w swoich zastrzeżeniach intendenci delegowani.

Komisja dopilnuje tego, by jej intendenci delegowani kontynuowali wysiłki zmierzające do zagwarantowania tego, by wystarczająca pewność uzyskana dzięki oświadczeniom towarzyszącym rocznym sprawozdaniom została skutecznie wsparta poprzez odpowiednie systemy kontroli wewnętrznej.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées, les statistiques sont les suivantes : 295 marchés négociés pour une valeur totale de 177.436.732 euros ont été attribués sur l’ensemble de 3 102 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 316 129 953 euros. La proportion moyenne pour ces 2 DG du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 9,5%. La moyenne des 2 DG calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 13,5%.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Quatre catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. Ceci est notamment le cas de certaines prestations dans le domaine informatique et de la maintenance des immeubles. En particulier, l’augmentation de la proportion de procédures négociées, mesurée en montant, relève d’un nombre limité de marchés se trouvant dans cette situation.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), sont évoqués.

Finalement, certaines procédures négociées sont expressément prévues comme des procédures ordinaires , non spéciales, par les dispositions applicables (services juridiques et services de l'annexe II-B de la directive 2004/18/CE).

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. D'une part, le renforcement de leur structure interne , soit par le transfert de ressources internes vers l'activité contractuelle, soit par l'introduction ou l’amélioration des instruments de contrôle ; d’autre part l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types . Les procédures de marchés devront être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste d’audit.

[1] Komisja przedstawiała co pół roku sprawozdania z postępu, z których ostatnie dotyczyło postępu, jaki nastąpił do 31 maja 2005 r.