(2)

Om te zorgen voor een soepele en effectieve werking van de samenwerkings- en geschillenbeslechtingsmechanismen waarin is voorzien in de artikelen 60 en 65 van Verordening (EU) 2016/679 is het noodzakelijk regels vast te leggen met betrekking tot de afhandeling van de procedures door de toezichthoudende autoriteiten in grensoverschrijdende zaken en door het Comité tijdens de geschillenbeslechting, met inbegrip van de afhandeling van grensoverschrijdende klachten. Om die reden is het ook noodzakelijk regels vast te leggen over uitoefening van het recht om te worden gehoord door de onderzochte partijen voorafgaand aan de vaststelling van besluiten door de toezichthoudende autoriteiten en, indien van toepassing, het Comité.

(2)

Om te zorgen voor een soepele en effectieve werking van de samenwerkings- en geschillenbeslechtingsmechanismen waarin is voorzien in de artikelen 60 en 65 van Verordening (EU) 2016/679 is het noodzakelijk regels vast te leggen met betrekking tot de afhandeling van de procedures door de toezichthoudende autoriteiten in grensoverschrijdende zaken en door het Comité tijdens de geschillenbeslechting, met inbegrip van de afhandeling van grensoverschrijdende klachten. Om die reden is het ook noodzakelijk regels vast te leggen over uitoefening van het recht om te worden gehoord door de partijen voorafgaand aan de vaststelling van besluiten door de toezichthoudende autoriteiten en, indien van toepassing, het Comité. Deze verordening strekt tot bescherming van het recht op behoorlijk bestuur, zoals vastgelegd in artikel 41 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (het “Handvest”). Om dit doel te bereiken, moeten alle gegevensbeschermingsautoriteiten bij de toepassing van de bepalingen van deze verordening op onpartijdige en onafhankelijke wijze en in overeenstemming met de rechtsstaat handelen, zoals vastgelegd in artikel 2 van het Verdrag betreffende de Europese Unie.

(2 bis)

Deze verordening en hoofdstuk VII van Verordening (EU) 2016/679 regelen alleen bepaalde elementen van de samenwerkingsprocedure, wanneer toezichthoudende autoriteiten van meer dan één lidstaat aan de procedure deelnemen. Deze verordening is niet van toepassing wanneer een partij rechtstreeks een klacht indient bij een leidende toezichthoudende autoriteit in een andere lidstaat.

(2 ter)

Het procesrecht van elke lidstaat moet op de toezichthoudende autoriteiten van toepassing zijn voor zover deze verordening niet in de harmonisatie van een zaak voorziet. Sommige procedurele elementen, zoals de horizontale bewijslast van de verwerkingsverantwoordelijke uit hoofde van artikel 5, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679, zijn reeds geregeld bij het Unierecht. In overeenstemming met de voorrang van het recht van de Unie mogen de toezichthoudende autoriteiten het nationaal procesrecht niet toepassen wanneer dat in strijd is met deze verordening en Verordening (EU) 2016/679. De samenwerking tussen toezichthoudende autoriteiten mag niet worden beperkt vanwege verschillen in nationaal procesrecht. De toezichthoudende autoriteiten moeten gebruikmaken van alle opties waar het toepasselijk nationaal recht in voorziet teneinde het partijen in een andere lidstaat mogelijk te maken aan de procedures deel te nemen. Dit kan onder meer de vorm aannemen van deelname op afstand via een videoverbinding en het gebruik van tolken of algemeen beschikbare communicatiemiddelen.

(3)

Klachten zijn een essentiële bron van informatie om inbreuken op de gegevensbeschermingsregels op het spoor te komen. Het vaststellen van een duidelijke en efficiënte procedure voor de afhandeling van klachten in grensoverschrijdende zaken is noodzakelijk, aangezien de klacht mogelijk wordt afgehandeld door een andere toezichthoudende autoriteit dan waar de klacht is ingediend.

(3)

Klachten zijn een essentiële bron van informatie om inbreuken op de gegevensbeschermingsregels op het spoor te komen. Het vaststellen van een duidelijke en efficiënte procedure voor de afhandeling van klachten in grensoverschrijdende zaken is noodzakelijk, aangezien de klacht mogelijk wordt afgehandeld door een andere toezichthoudende autoriteit dan waar de klacht is ingediend. In dit verband wordt aanbevolen een efficiënt mechanisme voor communicatie tussen de toezichthoudende autoriteiten op te zetten, teneinde de informatie die nodig is om klachten af te handelen snel en veilig te kunnen uitwisselen met inachtneming van de gegevensbeschermingsregels.

(4)

Een klacht moet bepaalde informatie bevatten om ontvankelijk te kunnen zijn. Om klagers te helpen met opgave van de noodzakelijke feiten aan de toezichthoudende autoriteiten is daarom een klachtenformulier noodzakelijk. De op het formulier opgegeven informatie mag alleen verplicht zijn in geval van grensoverschrijdende verwerking in de zin van Verordening (EU) 2016/679, hoewel de toezichthoudende autoriteiten het formulier ook kunnen gebruiken voor zaken die geen betrekking hebben op grensoverschrijdende verwerking. Het formulier kan elektronisch of per post worden ingediend. Verstrekking van de in dat formulier vermelde informatie dient bij een klacht die betrekking heeft op grensoverschrijdende verwerking een voorwaarde te zijn om in aanmerking te komen als klacht zoals bedoeld in artikel 77 van Verordening (EU) 2016/679. Er mag geen aanvullende informatie vereist zijn om een klacht ontvankelijk te achten. Het moet voor toezichthoudende autoriteiten mogelijk zijn indiening van klachten te vergemakkelijken door middel van een gebruikersvriendelijk elektronisch format, rekening houdend met de behoeften van personen met een beperking , mits de van de klager gevraagde informatie overeenstemt met de in het formulier vereiste informatie en er geen aanvullende informatie noodzakelijk is om een klacht ontvankelijk te achten .

(4)

Een klacht moet bepaalde minimuminformatie over de vermeende schending bevatten om ontvankelijk te kunnen zijn , of deze nu gaande is of al heeft plaatsgevonden . Het zich niet langer voordoen van een inbreuk mag niet voldoende reden zijn om een klacht af te wijzen. Om klagers te helpen met opgave van de noodzakelijke feiten aan de toezichthoudende autoriteiten is daarom een klachtentemplate noodzakelijk. De op het template opgegeven informatie mag alleen verplicht zijn in geval van grensoverschrijdende verwerking in de zin van Verordening (EU) 2016/679, hoewel de toezichthoudende autoriteiten het template ook kunnen gebruiken voor zaken die geen betrekking hebben op grensoverschrijdende verwerking. De informatie kan elektronisch of per post worden ingediend. Er mag geen aanvullende informatie vereist zijn om een klacht ontvankelijk te achten. Wanneer een klacht niet aan de minimumvereisten voldoet, moet de toezichthoudende autoriteit de klacht afwijzen en de klager informeren over de ontbrekende informatie. De klager kan dan opnieuw een volledige klacht indienen. Hoewel de klager niet verplicht mag zijn contact op te nemen met de onderzochte partij alvorens een klacht in te dienen, moet de klager, indien hij of zij contact heeft gehad met de onderzochte partij alvorens de klacht met betrekking tot dezelfde kwestie in te dienen, de communicatie met betrekking tot dat contact indienen. Het moet voor toezichthoudende autoriteiten mogelijk zijn indiening van klachten te vergemakkelijken door middel van een gebruikersvriendelijk elektronisch format, rekening houdend met de behoeften van personen met een beperking.

(5)

De toezichthoudende autoriteiten zijn verplicht binnen een redelijke termijn te beslissen over klachten. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de omstandigheden van het geval en met name de omstandigheden, de verschillende procedurestappen die de leidende toezichthoudende autoriteit heeft ondernomen, het gedrag van de partijen tijdens de procedure en de complexiteit van de zaak.

(5)

De toezichthoudende autoriteiten zijn verplicht binnen een redelijke termijn te beslissen over klachten. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de omstandigheden van het geval en met name de omstandigheden, de verschillende procedurestappen die de leidende toezichthoudende autoriteit heeft ondernomen, het gedrag van de partijen tijdens de procedure en de complexiteit van de zaak. Artikel 6 van het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens (EVRM) en de artikelen 41 en 47 van het Handvest vereisen een redelijke totale duur van de procedures. Aangezien dit ook rechtsmiddelen omvat op grond van artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679, zouden procedures voor toezichthoudende autoriteiten doorgaans niet langer dan negen maanden mogen duren, tenzij zich uitzonderlijke omstandigheden voordoen. Deze verordening voorziet in verlengingen in geval van vertragingen of verstoringen waarop de leidende toezichthoudende autoriteit geen invloed heeft. Daartoe moet worden gezorgd voor voldoende financiering en personeel om een tijdige en efficiënte behandeling van zaken te waarborgen zonder afbreuk te doen aan het recht op behoorlijk bestuur.

(5 bis)

De rechtstreekse interactie tussen de toezichthoudende autoriteiten van de lidstaten en de partijen wordt beheerst door het nationale procesrecht, voor zover Verordening (EU) 2016/679, deze verordening of het recht van de Unie geen voorrang hebben. In het geval van indirecte interactie van een leidende toezichthoudende autoriteit met een partij via een andere toezichthoudende autoriteit, moet het procesrecht van laatstgenoemde autoriteit van toepassing zijn op elke directe interactie met de partij. Overeenkomstig artikel 56, lid 6, van Verordening (EU) 2016/679 heeft een klager het recht om uitsluitend te communiceren met de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend. Dit belet de klager niet om rechtstreeks te communiceren met een andere toezichthoudende autoriteit, met inbegrip van de leidende toezichthoudende autoriteit, wat efficiënter kan zijn.

(5 ter)

Om ervoor te zorgen dat in alle grensoverschrijdende zaken, ook in lidstaten waar geen gecodificeerd nationaal procesrecht bestaat, wordt voldaan aan de minimumvereisten van eerlijke en efficiënte procedures, stelt de verordening rechtstreeks toepasselijke regels vast op basis van artikel 41 van het Handvest.

(5 quater)

Het moet mogelijk zijn om, in overeenstemming met het nationale procesrecht dat van toepassing is op de toezichthoudende autoriteit waarmee de partij rechtstreeks in contact staat, strikt noodzakelijke en evenredige beperkingen toe te passen met betrekking tot de openbaarmaking of het verdere gebruik van wettelijk beschermde informatie, zoals persoonsgegevens of handelsgeheimen die beschermd zijn krachtens Richtlijn (EU) 2016/943 (1a). Dit kan de interne beraadslagingen en besluitvorming van de autoriteit omvatten. De minst ingrijpende maatregelen, zoals beperking van het gebruik van informatie of het zwart maken van informatie, moeten worden toegepast. Partijen moeten er altijd van op de hoogte worden gesteld dat hun informatie werd onthouden, en waarom.

(5 quinquies)

De leidende toezichthoudende autoriteit beheert de zaak in overeenstemming met deze verordening, Verordening (EU) 2016/679 en haar nationale procesrecht, en werkt daarbij in een geest van wederzijds begrip en vertrouwen volledig samen met andere toezichthoudende autoriteiten. Andere toezichthoudende autoriteiten moeten alle relevante informatie en hun standpunten aan de leidende toezichthoudende autoriteit verstrekken. De leidende toezichthoudende autoriteit moet de zaak op een efficiënte en passende wijze structureren, waarbij zij ten volle rekening houdt met de standpunten van andere toezichthoudende autoriteiten. Tegelijkertijd moet de procedure in overeenstemming zijn met Verordening (EU) 2016/679, met name waar het het één-loketmechanisme voor geschillenbeslechting en de bevoegdheden van de leidende toezichthoudende autoriteit betreft.

(5 sexies)

Toezichthoudende autoriteiten kunnen ook aanvullende procedures starten, bijvoorbeeld in het geval van systemische of herhaaldelijke inbreuken. Dit mag echter niet leiden tot inmenging in de rechten van de partijen.

(5 septies)

Inbreuken kunnen betrekking hebben op de rechten van meerdere betrokkenen en dit betekent dat bewijsmateriaal uit procedures in andere procedures moeten worden gebruikt met het oog op een efficiënte procedure en consequente besluitvorming. Met het oog op een objectieve beoordeling van de hoogte van de immateriële schade per gemiddelde betrokkene, kunnen burgerlijke rechtbanken gebruikmaken van vaststaande feiten of bewijs voor het bepalen van een vordering uit hoofde van artikel 82 van Verordening (EU) 2016/679.

(5 octies)

Elke toezichthoudende autoriteit moet één of meer talen bepalen die zij aanvaardt voor inkomende informatie van andere toezichthoudende autoriteiten. Er moet een aanvullende gezamenlijke “samenwerkingstaal” worden gekozen die alle toezichthoudende autoriteiten moeten aanvaarden voor inkomende of uitgaande informatie. In geval van rechtsmiddelen is het aan de toezichthoudende autoriteit waartegen een rechtsmiddel is ingesteld om alle documenten in de relevante aanvaarde talen te vertalen.

(6)

Elke klacht die door een toezichthoudende autoriteit wordt afgehandeld op grond van artikel 57, lid 1, punt f), van Verordening (EU) 2016/679 moet met de nodige passende zorgvuldigheid worden onderzocht vanuit de gedachte dat elk gebruik van bevoegdheden door de toezichthoudende autoriteit passend , noodzakelijk en evenredig moet zijn met het oog op waarborging van de naleving van Verordening (EU) 2016/679. Elke bevoegde autoriteit heeft de beoordelingsvrijheid om te beslissen in hoeverre een klacht moet worden onderzocht. Bij de beoordeling in hoeverre een onderzoek passend is, moeten toezichthoudende autoriteiten ernaar streven aan de klager een bevredigende oplossing te bieden die wellicht geen uitputtend onderzoek vereist van alle juridische en feitelijke elementen uit de klacht, maar wel effectief en snel is voor de klager. Het oordeel over de omvang van de vereiste onderzoeksmaatregelen kan worden ingegeven door de ernst van de vermeende inbreuk, de systemische of herhaaldelijke aard daarvan of het feit, indien van toepassing, dat de klager ook geprofiteerd heeft van zijn rechten op grond van artikel 79 van Verordening (EU) 2016/679.

(6)

Elke klacht die door een toezichthoudende autoriteit wordt afgehandeld op grond van artikel 57, lid 1, punt f), van Verordening (EU) 2016/679 moet met de nodige passende zorgvuldigheid worden onderzocht vanuit de gedachte dat elk gebruik van bevoegdheden door de toezichthoudende autoriteit doeltreffend , evenredig en afschrikkend moet zijn met het oog op waarborging van de naleving van Verordening (EU) 2016/679. Bij de beoordeling in hoeverre een onderzoek passend is, moeten toezichthoudende autoriteiten ernaar streven aan de klager een bevredigende oplossing te bieden die onderzoek vereist van alle relevante juridische en feitelijke elementen uit de klacht, om ervoor te zorgen dat gezamenlijk een beslissing kan worden genomen en een effectieve en snelle oplossing voor de klager kan worden geboden . Niettegenstaande het feit dat het van belang is de klager binnen een kort tijdsbestek van een bevredigende oplossing te voorzien, moeten de toezichthoudende autoriteiten naar behoren onderzoeken of een klacht duidt op een ernstigere of meer systemische inbreuk. Het plannen van de procedure is belangrijk om een snel resultaat te garanderen. Toezichthoudende autoriteiten mogen niet verwijzen naar de rechten op grond van artikel 79 van Verordening (EU) 2016/679 als reden om het onderzoek van een klacht te beperken . Om naleving van artikel 47 van het Handvest te waarborgen, moet de behandeling van een klacht altijd leiden tot een voor beroep vatbare beslissing. Tenzij een klacht wordt ingetrokken, mogen klachten niet worden afgesloten of anderszins worden beëindigd zonder een beslissing die aan een rechterlijke toetsing kan worden onderworpen.

(7)

De leidende toezichthoudende autoriteit dient aan de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend , de benodigde informatie te verstrekken over de voortgang van het onderzoek teneinde de klager op de hoogte te kunnen houden .

(7)

De leidende toezichthoudende autoriteit dient aan de toezichthoudende autoriteiten onmiddellijke toegang op afstand te verlenen tot een gezamenlijk dossier dat alle relevante documenten van de zaak bevat, met inbegrip van alle interne of vertrouwelijke informatie, alsook tot een vertaling van alle documenten in de samenwerkingstaal . Daarnaast moet de leidende toezichthoudende autoriteit de andere toezichthoudende autoriteiten actief informeren over belangrijke veranderingen die onmiddellijke actie of nadere aandacht kunnen vereisen. Ook moet een duidelijke en efficiënte procedure voor de afhandeling van klachten in grensoverschrijdende zaken worden vastgesteld, aangezien de klacht mogelijk wordt afgehandeld door een andere toezichthoudende autoriteit dan waarbij de klacht is ingediend.

(8)

De bevoegde toezichthoudende autoriteit moet aan de klager toegang verlenen tot de documenten op basis waarvan de toezichthoudende autoriteit tot een voorlopige conclusie is gekomen over volledige of gedeeltelijke afwijzing van de klacht .

(8)

De bevoegde toezichthoudende autoriteit moet aan de partijen toegang op afstand verlenen tot het gezamenlijk dossier, maar kan dit recht op toegang onder bepaalde omstandigheden ook beperken . Dankzij een dergelijke toegang moet het mogelijk zijn gebruik te maken van een doeltreffende voorziening in rechte overeenkomstig artikel 47 van het Handvest.

(9)

Om ervoor te zorgen dat de toezichthoudende autoriteiten inbreuken op Verordening (EU) 2016/679 snel een halt toeroepen en een snelle oplossing bieden voor klagers, moeten de toezichthoudende autoriteiten ernaar streven klachten minnelijk te schikken, indien dit op zijn plaats is. Het feit dat een individuele klacht door middel van een minnelijke schikking is afgedaan, verhindert de bevoegde toezichthoudende autoriteit niet van ambtshalve voortzetting van een zaak, bijvoorbeeld in geval van systemische of herhaaldelijke inbreuken op Verordening (EU) 2016/679.

(9)

Om ervoor te zorgen dat de toezichthoudende autoriteiten inbreuken op Verordening (EU) 2016/679 snel een halt toeroepen en een snelle oplossing bieden voor klagers, moeten de toezichthoudende autoriteiten ernaar kunnen streven klachten tussen de partijen minnelijk te schikken, indien dit op zijn plaats is. Toezichthoudende autoriteiten mogen de behandeling van een klacht niet afhankelijk maken van deelname aan een procedure voor het treffen van een minnelijke schikking. Schikkingen moeten de vorm kunnen aannemen van een overeenkomst tussen de partijen op grond van het toepasselijke recht, maar moeten de autoriteiten binden. Het feit dat een individuele klacht door middel van een minnelijke schikking is afgedaan, verhindert de bevoegde toezichthoudende autoriteit niet van ambtshalve voortzetting van een zaak, bijvoorbeeld in geval van systemische of herhaaldelijke inbreuken op Verordening (EU) 2016/679. Een dergelijke ambtshalve mogelijkheid mag echter niet worden misbruikt om besluiten over klachten uit te stellen.

(10)

Teneinde de effectieve werking van de samenwerkings- en coherentiemechanismen uit hoofdstuk VII van Verordening (EU) 2016/679 te waarborgen, is het van belang dat grensoverschrijdende zaken vlot worden afgehandeld en in de geest van oprechte en effectieve samenwerking die ten grondslag ligt aan artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679. De leidende toezichthoudende autoriteit dient haar bevoegdheid uit te oefenen in nauwe samenwerking met de andere betrokken toezichthoudende autoriteiten. Omgekeerd dienen de betrokken toezichthoudende autoriteiten vanaf een vroeg stadium actief betrokken te zijn bij het onderzoek met het oog op het bereiken van consensus en met volledige gebruikmaking van de in Verordening (EU) 2016/679 geboden middelen.

(10)

Teneinde de effectieve werking van de samenwerkings- en coherentiemechanismen uit hoofdstuk VII van Verordening (EU) 2016/679 te waarborgen, is het van belang dat grensoverschrijdende zaken vlot worden afgehandeld en in de geest van oprechte en effectieve samenwerking die ten grondslag ligt aan artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679. De leidende toezichthoudende autoriteit dient haar bevoegdheid uit te oefenen in nauwe samenwerking met de andere betrokken toezichthoudende autoriteiten. Omgekeerd dienen de betrokken toezichthoudende autoriteiten vanaf een vroeg stadium actief betrokken te zijn bij het onderzoek met het oog op het bereiken van consensus en met volledige gebruikmaking van de in Verordening (EU) 2016/679 geboden middelen. Dit dient in overeenstemming te zijn met het één-loketmechanisme van Verordening (EU) 2016/679 en, in voorkomend geval, waarborgen bieden betreffende niet-discriminerende behandeling van partijen, rechtszekerheid, en onafhankelijkheid van de vaststelling van besluiten door de toezichthoudende autoriteiten.

(11)

Het is met name belangrijk dat toezichthoudende autoriteiten zo vroeg mogelijk, voorafgaand aan de kennisgeving van de vermeende inbreuken aan de onderzochte partijen en de vaststelling van het ontwerpbesluit zoals bedoeld in artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679, consensus bereiken over de belangrijkste aspecten van het onderzoek waardoor minder zaken zullen worden voorgelegd aan het geschillenbeslechtingsmechanisme uit artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679 en uiteindelijk grensoverschrijdende zaken snel worden opgelost.

(11)

Het is met name belangrijk dat toezichthoudende autoriteiten zo vroeg mogelijk, voorafgaand aan de vaststelling van het ontwerpbesluit zoals bedoeld in artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679, consensus bereiken over de belangrijkste aspecten van de zaak via de samenvatting van belangrijke kwesties en commentaar op die samenvatting waardoor minder zaken zullen worden voorgelegd aan het geschillenbeslechtingsmechanisme uit artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679 en uiteindelijk grensoverschrijdende zaken snel worden opgelost.

(12)

De samenwerking tussen toezichthoudende autoriteiten dient te zijn gebaseerd op een open dialoog die de betrokken toezichthoudende autoriteiten in staat stelt invloed van betekenis uit te oefenen op het onderzoek door hun ervaringen en standpunten te delen met de leidende toezichthoudende autoriteit , met inachtneming van de ruimte voor de beoordelingsvrijheid die elke toezichthoudende autoriteit heeft , met inbegrip van het oordeel in hoeverre het op zijn plaats is een zaak te onderzoeken, en van de verschillende tradities van de lidstaten. Met het oog hierop dient de leidende toezichthoudende autoriteit aan de betrokken toezichthoudende autoriteiten een samenvatting te verstrekken van de belangrijkste punten met haar voorlopige standpunt over de hoofdpunten van een onderzoek. Deze samenvatting dient in een vroeg stadium te worden verstrekt om effectieve betrokkenheid van de betrokken toezichthoudende autoriteiten mogelijk te maken , maar tegelijkertijd ook in een stadium waarin de standpunten over de zaak van de leidende toezichthoudende autoriteit al voldoende ontwikkeld zijn . De betrokken toezichthoudende autoriteiten moeten de gelegenheid krijgen commentaar te geven op een breed spectrum van vragen, zoals de reikwijdte van het onderzoek en de vaststelling van ingewikkelde feitelijke en juridische beoordelingen . Gelet op het gegeven dat de reikwijdte van het onderzoek bepaalt welke zaken onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit vereisen, moeten toezichthoudende autoriteiten ernaar streven zo vroeg mogelijk consensus te bereiken over de reikwijdte van het onderzoek.

(12)

De samenwerking tussen toezichthoudende autoriteiten dient te zijn gebaseerd op een open dialoog die de betrokken toezichthoudende autoriteiten in staat stelt invloed van betekenis uit te oefenen op het onderzoek door hun ervaringen en standpunten te delen met de leidende toezichthoudende autoriteit. De toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend of die een ambtshalve maatregel eist, kan de leidinggevende toezichthoudende autoriteit een samenvatting verstrekken van de belangrijkste punten met haar voorlopige standpunt over de hoofdpunten van een onderzoek. De leidende toezichthoudende autoriteit moet de samenvatting van de belangrijkste punten opstellen. De samenvatting van de belangrijkste punten moet deel uitmaken van het gezamenlijke dossier, en moet een levend document zijn dat in de loop van de procedure door de leidende toezichthoudende autoriteit wordt bijgewerkt. Deze samenvatting dient in een vroeg stadium te worden verstrekt om effectieve betrokkenheid van de betrokken toezichthoudende autoriteiten mogelijk te maken. De betrokken toezichthoudende autoriteiten moeten de gelegenheid krijgen commentaar te geven op elke actualisering van de samenvatting van de belangrijkste punten . De toezichthoudende autoriteiten moeten de mogelijkheid hebben om eventuele geschillen aan het Comité voor te leggen. Toezichthoudende autoriteiten streven ernaar zo vroeg mogelijk consensus te bereiken over de reikwijdte van het onderzoek.

(13)

In het belang van effectieve, inclusieve samenwerking tussen alle betrokken toezichthoudende autoriteiten en de leidende toezichthoudende autoriteit dient het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten beknopt, voldoende duidelijk en nauwkeurig te zijn zodat dit gemakkelijk te begrijpen is voor alle toezichthoudende autoriteiten. De juridische argumenten moeten worden gegroepeerd door verwijzing naar het deel van de samenvatting op hoofdpunten waarop deze betrekking hebben. Bij het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten kunnen aanvullende documenten worden gevoegd. Een verwijzing naar aanvullende documenten in het commentaar van een betrokken toezichthoudende autoriteit kan echter niet volstaan indien daarin de essentiële juridische of feitelijke argumenten ontbreken. De juridische en feitelijke bijzonderheden die de grondslag vormen voor dergelijke documenten moeten in ieder geval samengevat, coherent en begrijpelijk worden aangegeven in het commentaar zelf.

(13)

In het belang van effectieve, inclusieve samenwerking tussen alle betrokken toezichthoudende autoriteiten en de leidende toezichthoudende autoriteit dienen door de betrokken toezichthoudende autoriteiten en de partijen ingediende documenten beknopt, voldoende duidelijk en nauwkeurig te zijn zodat deze gemakkelijk te begrijpen zijn voor alle toezichthoudende autoriteiten. De toezichthoudende autoriteiten kunnen daarom de lengte van de ingediende stukken van de partijen beperken. De juridische argumenten moeten worden gegroepeerd door verwijzing naar het deel van de samenvatting op hoofdpunten waarop deze betrekking hebben.

(14)

Zaken die niet leiden tot betwisting, vereisen geen uitgebreide bespreking door de toezichthoudende autoriteiten om tot consensus te komen en kunnen derhalve sneller worden afgehandeld. Wanneer geen van de betrokken toezichthoudende autoriteiten commentaar naar voren brengt over de samenvatting op hoofdpunten, dient de leidende toezichthoudende autoriteit de in artikel 14 bedoelde voorlopige bevindingen binnen negen maanden bekend te maken.

(14)

Zaken die niet leiden tot betwisting (niet-contentieuze zaken) , vereisen geen uitgebreide bespreking door de toezichthoudende autoriteiten om tot consensus te komen en kunnen derhalve sneller worden afgehandeld. Wanneer geen van de betrokken toezichthoudende autoriteiten commentaar naar voren brengt over de samenvatting op hoofdpunten, dient de leidende toezichthoudende autoriteit het ontwerpbesluit binnen drie maanden na ontvangst van de klacht bekend te maken.

(15)

De toezichthoudende autoriteiten dienen alles in het werk te stellen om in een sfeer van oprechte en effectieve samenwerking tot consensus te komen. Wanneer de betrokken toezichthoudende autoriteiten en de leidende toezichthoudende autoriteit derhalve van mening verschillen over de reikwijdte van een onderzoek op basis van een klacht, waaronder de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 op grond waarvan de inbreuk wordt onderzocht, of wanneer het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten betrekking heeft op een belangrijke wijziging in de ingewikkelde juridische of technische beoordeling, dient de betrokken toezichthoudende autoriteit gebruik te maken van de middelen waarin is voorzien in de artikelen  61 en  62 van Verordening (EU) 2016/679 .

(15)

De toezichthoudende autoriteiten dienen alles in het werk te stellen om in een sfeer van oprechte en effectieve samenwerking tot consensus te komen. Wanneer de betrokken toezichthoudende autoriteiten en de leidende toezichthoudende autoriteit derhalve van mening verschillen over de reikwijdte of procedurele kwesties van een zaak, moeten de toezichthoudende autoriteiten de zaak snel aan het Comité voorleggen . Het Comité moet de noodzakelijke procedurele beslissingen nemen. Het Comité en de toezichthoudende autoriteiten moeten ernaar streven lopende procedures zo snel mogelijk af te ronden. De leidende toezichthoudende autoriteit of een van de betrokken toezichthoudende autoriteiten moet ook in staat zijn het Comité om een dringend bindend besluit te verzoeken, zonder dat op grond van artikel  61 of artikel  62 een verzoek is ingediend .

(16)

Wanneer de toezichthoudende autoriteiten er met deze middelen niet in slagen consensus te bereiken over de reikwijdte van een op een klacht gebaseerd onderzoek, dient de leidende toezichthoudende autoriteit het Comité te verzoeken om een dringend bindend besluit op grond van artikel 66, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679. Ten behoeve hiervan moet het vereiste van dringendheid verondersteld worden. De leidende toezichthoudende autoriteit dient passende conclusies te trekken uit het dringende bindend besluit van het Comité ten behoeve van de voorlopige bevindingen. Het dringende bindend besluit van het Comité kan niet de plaats innemen van het resultaat van het onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit of de effectiviteit van de rechten van de onderzochte partijen om te worden gehoord. Het Comité behoort met name de reikwijdte van het onderzoek niet op eigen initiatief uit te breiden.

(17)

Teneinde de klager in staat te stellen zijn recht op een doeltreffende voorziening in rechte overeenkomstig artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679 uit te oefenen, dient de toezichthoudende autoriteit bij volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht dit te doen door middel van een besluit waartegen beroep kan worden ingesteld bij een nationale rechtbank.

(17)

Teneinde de klager in staat te stellen zijn recht op een doeltreffende voorziening in rechte overeenkomstig artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679 uit te oefenen, dient de behandeling van een klacht altijd te leiden tot een besluit waartegen beroep kan worden ingesteld bij een nationale rechtbank.

(18)

Klagers dienen de gelegenheid te krijgen hun standpunten duidelijk te maken voordat een besluit in hun nadeel wordt genomen. In geval volledige of gedeeltelijke afwijzing van een klacht in een grensoverschrijdende zaak dient de klager derhalve de gelegenheid te krijgen zijn standpunten kenbaar te maken voor de indiening van een ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679, een herzien ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 4, van Verordening (EU) 2016/679 of een bindend besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679. De klager kan verzoeken om inzage in de niet-vertrouwelijke versie van de documenten waarop het besluit tot volledige of gedeeltelijke afwijzing van de klacht is gebaseerd.

(19)

Het is noodzakelijk de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de leidende toezichthoudende autoriteit en de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, duidelijk te maken in geval van afwijzing van een klacht in een grensoverschrijdende zaak. Als aanspreekpunt voor de klager tijdens het onderzoek dient de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend , de klager te vragen naar diens standpunten over de voorgenomen afwijzing van de klacht. Deze dient ook verantwoordelijk te zijn voor alle communicatie met de klager. Al dergelijke communicatie dient te worden gedeeld met de leidende toezichthoudende autoriteit. Aangezien op grond van artikel 60, leden 8 en 9, van Verordening (EU) 2016/679 de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, verantwoordelijk is voor goedkeuring van het definitieve besluit tot afwijzing van de klacht, dient die toezichthoudende autoriteit ook verantwoordelijk te zijn voor de voorbereiding van het ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679.

(19)

Het is noodzakelijk de verdeling van de verantwoordelijkheden tussen de leidende toezichthoudende autoriteit en de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, duidelijk te maken in geval van afwijzing van een klacht in een grensoverschrijdende zaak. Als aanspreekpunt voor de klager tijdens het onderzoek dient de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend verantwoordelijk te zijn voor alle communicatie met de klager. Al dergelijke communicatie dient te worden gedeeld met de leidende toezichthoudende autoriteit. Aangezien op grond van artikel 60, leden 8 en 9, van Verordening (EU) 2016/679 de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, verantwoordelijk is voor goedkeuring van het definitieve besluit , dat in overeenstemming moet zijn met haar nationale procedurerecht, tot afwijzing van de klacht, dient die toezichthoudende autoriteit ook door de leidende toezichthoudende autoriteit te worden betrokken bij de voorbereiding van het ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 3, en elk definitief besluit overeenkomstig artikel 60, leden 7 tot en met 9, van Verordening (EU) 2016/679.

(21)

Teneinde het recht op behoorlijk bestuur en het recht van verdediging daadwerkelijk te waarborgen, zoals vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (hierna “het Handvest” genoemd) , met inbegrip van het recht van iedere persoon om te worden gehoord voorafgaand aan een individuele maatregel die hem nadelig zou raken, is het van belang te zorgen voor duidelijke regels over de uitoefening van dit recht.

(21)

Teneinde het recht op behoorlijk bestuur en het recht van verdediging daadwerkelijk te waarborgen, zoals vastgelegd in het Handvest, met inbegrip van het recht van iedere persoon om te worden gehoord voorafgaand aan een individuele maatregel die hem nadelig zou raken, is het van belang te zorgen voor duidelijke regels over de uitoefening van dit recht voor alle partijen die bij een zaak betrokken zijn . Alle partijen moeten gerechtigd zijn het recht om te worden gehoord af te wijzen.

(22)

De regels met betrekking tot de door de toezichthoudende autoriteiten toegepaste administratieve procedure bij handhaving van Verordening (EU) 2016/679 dienen ervoor te zorgen dat de onderzochte partijen daadwerkelijk de gelegenheid krijgen hun standpunten naar voren te brengen over de juistheid en relevantie van de feiten, bezwaren en omstandigheden die tijdens de procedure naar voren zijn gebracht door de toezichthoudende autoriteit, zodat zij in staat zijn hun rechten van verdediging uit te oefenen. In de voorlopige bevindingen wordt het voorlopige standpunt na onderzoek naar de vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 uiteengezet. Deze vormen op deze wijze een wezenlijke procedurele waarborg voor inachtneming van het recht om te worden gehoord. De onderzochte partijen moeten de beschikking krijgen over de benodigde documenten om zichzelf naar behoren te verdedigen en commentaar te geven op de inbreuken waarvan zij verdacht worden door toegang te krijgen tot het administratieve dossier.

(22)

De regels met betrekking tot de door de toezichthoudende autoriteiten toegepaste administratieve procedure bij handhaving van Verordening (EU) 2016/679 dienen ervoor te zorgen dat de partijen daadwerkelijk het recht hebben om te worden gehoord, en de gelegenheid krijgen hun standpunten naar voren te brengen over de juistheid en relevantie van de feiten, bezwaren en omstandigheden die tijdens de procedure naar voren zijn gebracht door de toezichthoudende autoriteit, zodat zij in staat zijn hun rechten van verdediging uit te oefenen. In de voorlopige bevindingen wordt het voorlopige standpunt na onderzoek naar de vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 uiteengezet. Deze vormen op deze wijze een wezenlijke procedurele waarborg voor inachtneming van het recht om te worden gehoord. De partijen moeten de beschikking krijgen over alle benodigde documenten om naar behoren commentaar te geven op de voor het onderzoek relevante zaken door toegang te krijgen tot het administratieve gezamenlijke dossier.

(23)

De voorlopige bevindingen bepalen de reikwijdte van het onderzoek en daardoor ook de reikwijdte van een toekomstig definitief besluit, indien van toepassing, op basis van een bindend besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679), dat aan verwerkingsverantwoordelijken of verwerkers kan worden gestuurd. De voorlopige bevindingen dienen zodanig te zijn verwoord dat ze ook in beknopte vorm voldoende duidelijk zijn om de onderzochte partijen in staat te stellen de aard van de vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 naar behoren te achterhalen. Aan de verplichting om aan de onderzochte partijen alle noodzakelijke informatie te verstrekken teneinde hen in staat te stellen zich naar behoren te verdedigen is voldaan als in het definitieve besluit de onderzochte partijen niet worden beschuldigd van andere inbreuken dan de in de voorlopige bevindingen vermelde en alleen feiten in aanmerking zijn genomen waarover de onderzochte partijen hun standpunten kenbaar hebben kunnen maken. Het definitieve besluit van de leidende toezichthoudende autoriteit hoeft echter niet noodzakelijkerwijs een exacte kopie van de voorlopige bevindingen te zijn. De leidende toezichthoudende autoriteit dient te worden toegestaan om in het definitieve besluit de antwoorden van de onderzochte partijen op de voorlopige bevindingen en, indien van toepassing, het herziene ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 en het besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), waarmee het geschil tussen de toezichthoudende autoriteiten is beslecht mee te laten wegen. De leidende toezichthoudende autoriteit dient in staat te zijn haar eigen oordeel te vellen over de door de onderzochte partijen naar voren gebrachte feiten en juridische kwalificaties ofwel om de bezwaren in te trekken wanneer de toezichthoudende autoriteit deze ongegrond bevindt of haar argumenten aan te vullen of anders te formuleren, zowel in feite als in rechte, ter ondersteuning van de bezwaren die zij in stand houdt. Rekening houden met een argument dat door een onderzochte partij naar voren is gebracht tijdens de administratieve procedure zonder dat deze de gelegenheid heeft gekregen daarover een mening te uiten voor de goedkeuring van het definitieve besluit hoeft niet per se een schending van de rechten van verdediging te vormen.

(23)

De voorlopige bevindingen dienen zodanig te zijn verwoord dat ze ook in beknopte vorm voldoende duidelijk zijn om de partijen in staat te stellen de aard van de vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 naar behoren te achterhalen. Aan de verplichting om aan de partijen alle noodzakelijke informatie te verstrekken om te worden gehoord , is voldaan als in het definitieve besluit alleen feiten in aanmerking zijn genomen waarover de partijen hun standpunten kenbaar hebben kunnen maken. Het definitieve besluit van de leidende toezichthoudende autoriteit hoeft echter niet noodzakelijkerwijs een exacte kopie van de voorlopige bevindingen te zijn. De leidende toezichthoudende autoriteit dient te worden toegestaan om in het definitieve besluit de antwoorden van de partijen op de voorlopige bevindingen en, indien van toepassing, het herziene ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 en het besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van die verordening waarmee het geschil tussen de toezichthoudende autoriteiten is beslecht mee te laten wegen. De leidende toezichthoudende autoriteit dient in staat te zijn haar eigen oordeel te vellen over de door de partijen naar voren gebrachte feiten en juridische kwalificaties ofwel om de bezwaren in te trekken wanneer de toezichthoudende autoriteit deze ongegrond bevindt of haar argumenten aan te vullen of anders te formuleren, zowel in feite als in rechte, ter ondersteuning van de bezwaren die zij in stand houdt.

(24)

De onderzochte partijen dienen het recht te krijgen om te worden gehoord voorafgaand aan de voorlegging van een herzien ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 of de vaststelling van een bindend besluit door het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679.

(24)

De partijen dienen het recht te krijgen om te worden gehoord in geëigende fasen van de procedure, met name voorafgaand aan de voorlegging van een herzien ontwerpbesluit op grond van artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679 of de vaststelling van een bindend besluit door het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679.

(25)

Klagers dienen de mogelijkheid te krijgen betrokken te raken bij de door een toezichthoudende autoriteit aangespannen procedure met het oog op het vaststellen of ophelderen van kwesties die betrekking hebben op een mogelijke inbreuk op Verordening (EU) 2016/679. Het feit dat een toezichthoudende autoriteit al een onderzoek is gestart naar het onderwerp van de klacht of de klacht zal afhandelen in een ambtshalve onderzoek na ontvangst van de klacht, staat de kwalificatie van betrokkene als klager niet in de weg. Een onderzoek door een toezichthoudende autoriteit naar een mogelijke inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 door een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker vormt echter geen contradictoire procedure tussen de klager en de onderzochte partijen. Het is een procedure die is aangespannen door een toezichthoudende autoriteit, op haar eigen initiatief of op grond van een klacht, ter vervulling van haar taken op grond van artikel 57, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679. De onderzochte partijen en de klager verkeren daardoor niet in dezelfde procedurele positie en klager kan zich niet beroepen op het recht op een eerlijk proces wanneer het besluit geen nadelige gevolgen heeft voor zijn juridische positie. De betrokkenheid van de klager bij de procedure tegen de onderzochte partijen mag het recht van deze partijen om te worden gehoord niet in gevaar brengen.

(25)

Klagers dienen de mogelijkheid te krijgen betrokken te raken bij de door een toezichthoudende autoriteit aangespannen procedure met het oog op het vaststellen of ophelderen van kwesties die betrekking hebben op een mogelijke inbreuk op Verordening (EU) 2016/679. Het feit dat een toezichthoudende autoriteit al een onderzoek is gestart naar het onderwerp van de klacht of de klacht zal afhandelen in een ambtshalve onderzoek na ontvangst van de klacht, staat de kwalificatie van betrokkene als klager niet in de weg.

(25 bis)

Niettegenstaande het feit dat de onderzochte partijen en de klager niet in dezelfde procedurele positie verkeren, zijn er omstandigheden waarin klagers argumenten en bewijs kunnen aanvoeren die de voortgang van het onderzoek ten goede kunnen komen. Dit is met name het geval in omstandigheden waarin een orgaan, organisatie of vereniging zonder winstoogmerk overeenkomstig artikel 80 van Verordening (EU) 2016/679 een klacht heeft ingediend namens een betrokkene of op eigen initiatief. De toezichthoudende autoriteiten moeten er, met behoud van hun onafhankelijkheid, voor zorgen dat dergelijke klagers tijdens alle fasen van het onderzoek, ook bij ambtshalve onderzoeken, gehoord kunnen worden.

(26)

Klagers dienen de mogelijkheid te krijgen om schriftelijke opmerkingen in te dienen over de voorlopige bevindingen. Zij mogen evenwel geen toegang hebben tot bedrijfsgeheimen of andere vertrouwelijke gegevens van andere partijen die bij de procedure zijn betrokken. Klagers dienen geen recht op algemene toegang tot het administratieve dossier te krijgen.

(27)

Bij het vaststellen van de termijnen voor de onderzochte partijen en klagers voor indiening van hun standpunten over de voorlopige bevindingen dienen de toezichthoudende autoriteiten rekening te houden met de complexiteit van de kwestie die in deze bevindingen aan de orde komen, zodat de onderzochte partijen en klagers voldoende gelegenheid krijgen om op zinvolle wijze hun standpunten over de besproken kwesties naar voren te brengen.

(27)

Bij het vaststellen van de termijnen en de limieten voor de lengte van de ingediende stukken voor de partijen voor indiening van hun standpunten over de voorlopige bevindingen dienen de toezichthoudende autoriteiten rekening te houden met de complexiteit van de kwestie die in deze bevindingen aan de orde komen, alsook met de mogelijkheid van de onderzochte partijen en de klagers om te reageren, zodat de onderzochte partijen voldoende gelegenheid krijgen om op zinvolle wijze hun standpunten over de besproken kwesties naar voren te brengen. Dit mag echter niet leiden tot onnodig lange procedures.

(28)

De uitwisseling van standpunten voorafgaand aan goedkeuring van een ontwerpbesluit houdt een open dialoog in en een uitgebreide uitwisseling van standpunten waarbij de toezichthoudende autoriteiten hun uiterste best dienen te doen om consensus te bereiken over de voortgang van een onderzoek. Omgekeerd moet het verschil van mening, geuit in relevante en gemotiveerde bezwaren op grond van artikel 60, lid 4, van Verordening (EU) 2016/679, die de kans op geschillenbeslechting tussen toezichthoudende autoriteiten op grond van artikel 65 van Verordening (EU) 2016/679 verhogen en de vaststelling van een definitief besluit door de bevoegde toezichthoudende autoriteit vertragen, zich voordoen in het uitzonderlijke geval dat de toezichthoudende autoriteiten er niet in slagen consensus te bereiken en waar nodig om de coherente interpretatie van Verordening (EU) 2016/679 te waarborgen. Dergelijke bezwaren dienen spaarzaam te worden ingezet wanneer het gaat om coherente handhaving van Verordening (EU) 2016/679, aangezien elk gebruik van relevante en gemotiveerde bezwaren leidt tot vertraging van de oplossing voor betrokkene. Aangezien over de reikwijdte van het onderzoek en de relevante feiten dient te worden beslist voorafgaand aan de verzending van de voorlopige bevindingen, dienen deze kwesties door de betrokken toezichthoudende autoriteiten niet te worden opgeworpen door middel van relevante en gemotiveerde bezwaren. Deze kunnen de betrokken toezichthoudende autoriteiten echter aan de orde stellen in hun commentaar op de samenvatting op hoofdpunten op grond van artikel 9, lid 3, voordat de voorlopige bevindingen naar de onderzochte partijen worden gestuurd.

(29)

In het belang van een doeltreffende en inclusieve afronding van de geschillenbeslechtingsprocedure waarin alle toezichthoudende autoriteiten de gelegenheid moeten krijgen hun standpunten bij te dragen en gelet op de dwingende termijnen tijdens geschillenbeslechting, dienen de relevante en gemotiveerde bezwaren wat vorm en structuur betreft, te voldoen aan bepaalde vereisten. Derhalve dienen relevante en gemotiveerde bezwaren te worden beperkt tot een voorgeschreven lengte, duidelijk het verschil van mening over het ontwerpbesluit aan te geven en dit alles in voldoende duidelijke, coherente en nauwkeurige bewoordingen.

(29)

In het belang van een doeltreffende en inclusieve afronding van de geschillenbeslechtingsprocedure waarin alle toezichthoudende autoriteiten de gelegenheid moeten krijgen hun standpunten bij te dragen en gelet op de dwingende termijnen tijdens geschillenbeslechting, dienen de relevante en gemotiveerde bezwaren wat vorm en structuur betreft, te voldoen aan bepaalde vereisten. Derhalve dienen relevante en gemotiveerde bezwaren duidelijk het verschil van mening over het ontwerpbesluit aan te geven en dit alles in voldoende duidelijke, coherente en nauwkeurige bewoordingen.

(30)

Toegang tot het administratieve dossier wordt verleend als onderdeel van de in het Handvest verankerde rechten van verdediging en het recht op behoorlijk bestuur. Aan de onderzochte partijen dient toegang te worden verleend tot het administratieve dossier wanneer deze op de hoogte worden gesteld van de voorlopige bevindingen en de termijn voor indiening van hun schriftelijke antwoord op de voorlopige bevindingen dient te worden vastgesteld .

(30)

Toegang tot het gezamenlijke dossier kan worden verleend in de geest van het in het Handvest verankerde recht op behoorlijk bestuur. Aan de partijen dient toegang te worden verleend tot het gezamenlijke dossier. Op verzoek van een partij kan de toegang van de partijen tot het gezamenlijke dossier worden beperkt om hun wettelijk erkende rechten of de rechten van anderen te beschermen, of in het algemeen belang. Die beperking moet evenredig zijn met de betreffende erkende rechten van anderen of met het algemeen belang.

(31)

Bij het verlenen van toegang tot het administratieve dossier dienen de toezichthoudende autoriteiten te zorgen voor bescherming van bedrijfsgeheimen en andere vertrouwelijke informatie. De categorie andere vertrouwelijke gegevens omvat andere gegevens dan bedrijfsgeheimen, die als vertrouwelijk kunnen worden beschouwd voor zover de openbaarmaking ervan een verwerkingsverantwoordelijke, een verwerker of een natuurlijke persoon aanzienlijk zou schaden. De toezichthoudende autoriteiten dienen in staat te zijn aan onderzochte partijen die documenten of verklaringen overleggen of hebben overgelegd te verzoeken aan te geven welke informatie vertrouwelijk is.

(31)

Bij het verlenen van toegang tot het gezamenlijk dossier dienen de toezichthoudende autoriteiten te zorgen voor bescherming van bedrijfsgeheimen en andere wettelijk beschermde vertrouwelijke informatie , alsook voor bescherming van informatie van publiek belang overeenkomstig het toepasselijk nationaal recht . De categorie andere vertrouwelijke gegevens omvat andere gegevens dan bedrijfsgeheimen, die als vertrouwelijk kunnen worden beschouwd voor zover de openbaarmaking ervan een verwerkingsverantwoordelijke, een verwerker of een natuurlijke of rechtspersoon aanzienlijk zou schaden. De toezichthoudende autoriteiten dienen in staat te zijn aan onderzochte partijen die documenten of verklaringen overleggen of hebben overgelegd, te verzoeken aan te geven welke informatie vertrouwelijk is en een niet-vertrouwelijke versie te verstrekken .

(33)

Bij doorverwijzing van een zaak voor de geschillenbeslechting op grond van artikel 65 Verordening (EU) 2016/679 dient de leidende toezichthoudende autoriteit aan het Comité alle benodigde informatie te verstrekken om het in staat te stellen de ontvankelijkheid van relevante en gemotiveerde bezwaren te beoordelen en het besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 te nemen. Na ontvangst van alle in artikel 23 vermelde noodzakelijke documenten door het Comité dient de voorzitter van het Comité de doorverwijzing van de zaak te registreren in de zin van artikel 65, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679.

(33)

Bij doorverwijzing van een zaak voor de geschillenbeslechting op grond van artikel 65 Verordening (EU) 2016/679 dient de leidende toezichthoudende autoriteit aan het Comité alle benodigde informatie te verstrekken om het in staat te stellen de ontvankelijkheid van relevante en gemotiveerde bezwaren te beoordelen en het besluit op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 te nemen. Na ontvangst van alle noodzakelijke documenten door het Comité dient het Comité de doorverwijzing van de zaak te registreren overeenkomstig artikel 65, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679.

(34)

Het bindend besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 kan uitsluitend betrekking hebben op zaken die hebben geleid tot de geschillenbeslechting; het wordt zodanig opgesteld dat de leidende toezichthoudende autoriteit haar definitieve besluit kan vaststellen op basis van het besluit van het Comité , met behoud van haar discretionaire bevoegdheid .

(34)

Het bindend besluit van het Comité op grond van artikel 65, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679 kan uitsluitend betrekking hebben op zaken die hebben geleid tot de geschillenbeslechting; het wordt in duidelijke en nauwkeurige bewoordingen opgesteld, en wel zodanig dat de leidende toezichthoudende autoriteit haar definitieve besluit kan vaststellen op basis van het besluit van het Comité.

(36)

Ten behoeve van de stroomlijning van de procedure voor vaststelling van dringende adviezen en dringende bindende besluiten van het Comité op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 is het noodzakelijk procedureregels vast te stellen met betrekking tot het moment van het verzoek om een dringend advies of een dringend bindend besluit, de aan het Comité over te leggen documenten waarop het Comité zijn besluit dient te baseren en aan wie het advies of besluit moet worden toegestuurd, en de gevolgen van het advies of het besluit van het Comité.

(36)

Ten behoeve van de stroomlijning van de procedure voor vaststelling van dringende adviezen en dringende bindende besluiten van het Comité op grond van artikel 66, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 is het noodzakelijk procedureregels vast te stellen met betrekking tot het moment van het verzoek om een dringend advies of een dringend bindend besluit, de aan het Comité over te leggen documenten waarop het Comité zijn besluit dient te baseren en aan wie het advies of besluit moet worden toegestuurd, en de gevolgen van het advies of het besluit van het Comité. Voorlopige maatregelen overeenkomstig artikel 66, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 moeten alle mogelijke maatregelen omvatten binnen de bevoegdheden van toezichthoudende autoriteiten, overeenkomstig artikel 58 van die verordening.

(36 bis)

Het Comité moet bij toezichthoudende autoriteiten elke aanvullende informatie kunnen opvragen die het nodig heeft om een bindend besluit te kunnen nemen.

(36 ter)

De klager moet het recht hebben een rechtsmiddel in te stellen wanneer een toezichthoudende autoriteit geen gebruikmaakt van haar bevoegdheden of anderszins niet de nodige maatregelen neemt die door Verordening (EU) 2016/679 worden vereist. Daarnaast moeten de partijen het recht hebben om actie te ondernemen tegen de leidende toezichthoudende autoriteit in geval van inactiviteit of te lange procedures. Om ervoor te zorgen dat er geen hiaat in de handhaving is, moeten de partijen bij de zaak en de organisaties op grond van artikel 80, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 de bevoegdheid hebben om in het algemeen belang een rechtsmiddel aan te wenden als een toezichthoudende autoriteit een besluit van het Comité niet naleeft en indien zij van oordeel zijn dat de rechten van een betrokkene onder Verordening (EU) 2016/679 als gevolg van de verwerking zijn geschonden.

(38)

Overeenkomstig artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 zijn de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en het Europees Comité voor gegevensbescherming geraadpleegd, en op [ ] hebben zij een gezamenlijk advies uitgebracht,

(38)

Overeenkomstig artikel 42, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1725 zijn de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming en het Europees Comité voor gegevensbescherming geraadpleegd, en op 19 september 2023 hebben zij een gezamenlijk advies uitgebracht,

1)

“onderzochte partijen ”: de verwerkingsverantwoordelijke(n) en/of verwerker(s) die het voorwerp zijn van onderzoek wegens een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 in verband met grensoverschrijdende verwerking ;

1)

“onderzochte partij ”: de verwerkingsverantwoordelijke(n) en/of verwerker(s) die het voorwerp zijn van een beschuldiging of onderzoek wegens een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 , alsook hun vertegenwoordiger(s) ;

1 bis)

“klager”: de betrokkene of een instelling, organisatie of vereniging zonder winstoogmerk die een klacht heeft ingediend overeenkomstig artikel 77 van Verordening (EU) 2016/679 en derhalve als partij bij de procedure wordt beschouwd;

1 ter)

“partij”: de partij of partijen die het voorwerp is of zijn van onderzoek, de klager(s) en eventuele derden bij de zaak zoals gedefinieerd in het nationale recht;

1 quater)

“nationaal procesrecht”: de wetten, regels en administratieve bepalingen van de lidstaat die de procedure voor een toezichthoudende autoriteit regelen;

1 quinquies)

“klachtenprocedure”: een procedure waarin de uitkomst van een klacht wordt vastgesteld overeenkomstig artikel 77 van Verordening (EU) 2016/679;

1 sexies)

“ambtshalve procedure”: een onderzoek naar de activiteiten van een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat op initiatief van een toezichthoudende autoriteit is ingesteld overeenkomstig artikel 57, lid 1, punt a), van Verordening (EU) 2016/679;

1 septies)

“gezamenlijk dossier”: een specifiek elektronisch dossier voor iedere zaak die onder het toepassingsgebied van deze verordening valt, die beheerd wordt door de leidende toezichthoudende autoriteit en waarin alle relevante informatie, met name documenten, stukken, memo’s en andere informatie betreffende een zaak, worden opgeslagen en op afstand toegankelijk worden gemaakt voor de betrokken toezichthoudende autoriteiten en partijen bij de zaak;

1 octies)

“autoriteit waarbij de klacht is ingediend”: de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend overeenkomstig artikel 4, lid 22, punt c), van Verordening (EU) 2016/679;

2)

“samenvatting op hoofdpunten”: de door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de betrokken toezichthoudende autoriteiten te verstrekken samenvatting van de belangrijkste relevante feiten en de standpunten van de leidende toezichthoudende autoriteit over de zaak;

2)

“samenvatting op hoofdpunten”: de door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de betrokken toezichthoudende autoriteiten te verstrekken samenvatting van de belangrijkste relevante feitelijke en juridische kwesties binnen de voorlopig vastgestelde reikwijdte van het onderzoek en de feitelijke en juridische standpunten van de leidende toezichthoudende autoriteit over de zaak;

3)

“voorlopige bevindingen”: het door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de onderzochte partijen verstrekte document met een uiteenzetting van de naar voren gebrachte vermeende inbreuken, de relevante feiten, ondersteunend bewijs, juridische analyse en, indien van toepassing, voorgestelde corrigerende maatregelen;

3)

“voorlopige bevindingen”: het door de leidende toezichthoudende autoriteit aan de partijen verstrekte document met een uiteenzetting van de naar voren gebrachte vermeende inbreuken, de relevante feiten, ondersteunend bewijs, juridische analyse en, indien van toepassing, voorgestelde corrigerende maatregelen;

4 bis)

“vertrouwelijke versie van documenten”: documenten die vertrouwelijke of gevoelige informatie bevatten die op grond van de toepasselijke wetgeving van de Unie of de lidstaten en gegevensbeschermingsregels mogelijk wettelijke bescherming geniet;

4 ter)

“niet-vertrouwelijke versie van documenten”: een versie van documenten waarin vertrouwelijke of gevoelige informatie is weggelaten en die aan de klager kan worden verstrekt zonder dat dat in strijd is met de wetgeving van de Unie of de lidstaten of de gegevensbeschermingsregels.

a)

dat haar zaak onpartijdig, eerlijk en gelijk wordt behandeld, zelfs als deze voor verschillende toezichthoudende autoriteiten in verschillende rechtsgebieden is gebracht (“eerlijke procedure”);

b)

dat zij wordt gehoord voordat er maatregelen worden genomen die nadelig voor haar zijn, onder andere voordat het besluit wordt genomen om een klacht te behandelen of geheel of gedeeltelijk te verwerpen (“recht om te worden gehoord”);

c)

dat zij toegang heeft tot het gezamenlijk dossier, met uitzondering van interne beraadslagingen van de toezichthoudende autoriteit of de beraadslagingen tussen die autoriteiten (“procedurele transparantie”).

a)

bij wijze van voorlopige conclusie vaststellen of de klacht betrekking heeft op grensoverschrijdende verwerking van persoonsgegevens van de klager, en neemt daarbij in ieder geval het volgende in overweging:

i)

de bij de verwerking in kwestie betrokken verwerkingsverantwoordelijke of verwerker;

ii)

het aantal vestigingen van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker in de EU;

iii)

de plaats van de hoofdvestiging;

iv)

de activiteiten van vestigingen in meer dan één lidstaat;

v)

de aanzienlijke gevolgen die betrokkenen in meer dan één lidstaat zullen ondervinden of waarschijnlijk zullen ondervinden.

b)

vaststellen welke toezichthoudende autoriteit de veronderstelde leidende toezichthoudende autoriteit is overeenkomstig artikel 56, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679, en of de zaak van lokale aard is overeenkomstig artikel 56, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679,

c)

één van de volgende acties ondernemen:

i)

de klacht doorzenden naar de veronderstelde leidende toezichthoudende autoriteit overeenkomstig artikel 56, lid 1, van Verordening (EU) 2016/679 en de klager daarvan in kennis stellen. De beoordeling van de ontvankelijkheid van de klacht door de toezichthoudende autoriteit waarbij de klacht is ingediend, is bindend voor de leidende toezichthoudende autoriteit; hetzij of

ii)

de klacht behandelen overeenkomstig artikel 56, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679.

II

Indiening en afhandeling van klachten

II

Klachten en ambtshalve procedures

a)

de opportuniteit van het bieden van een doeltreffende en vlotte voorziening aan de klager;

a)

een doeltreffende en vlotte voorziening aan de klager;

b)

de ernst van de vermeende inbreuk ;

b)

het onderzoek van alle feitelijke en juridische elementen die nodig zijn om gezamenlijk te beslissen over de klacht en een besluit te nemen op grond van artikel 60, leden 7 tot en met 9, van Verordening (EU) 2016/679 ;

c)

de systemische of herhaaldelijke aard van de vermeende inbreuk .

c)

het onderzoek van alle andere elementen die nodig zijn voor de efficiënte handhaving van Verordening (EU) 2016/679, met inbegrip van de ambtshalve uitoefening van bevoegdheden op grond van artikel 58, lid 2, artikel 83 of artikel 84 van Verordening (EU) 2016/679, met name in het geval van systemische of herhaaldelijke inbreuken .

a)

acht weken wanneer commentaar overeenkomstig artikel 9, lid 3, wordt geleverd op een samenvatting op hoofdpunten of een geactualiseerde samenvatting op hoofdpunten;

b)

acht weken wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit voornemens is boetes op te leggen of andere sancties vast te stellen;

c)

de periode tussen een verwijzing op grond van artikel 26 bis, lid 1 of 2, en het besluit van het Comité;

d)

de periode van een eventuele verlenging die door het Comité is toegestaan krachtens artikel 26 bis, lid 3.

a)

aan de voorwaarden voor een minnelijke schikking uit hoofde van lid 1 bis is voldaan, en of

b)

een ambtshalve onderzoek uit hoofde van alinea 1 ter moet worden ingeleid.

a)

de onderzochte partij een recidivist is;

b)

de onderzochte partij het voorwerp is geweest van een groot aantal andere minnelijke schikkingen;

c)

het brede onderwerp van de klacht betrekking heeft op een groot aantal andere betrokkenen dan de klager, een langdurig karakter heeft, of van ernstige aard is; of

d)

de uitoefening van bevoegdheden anderszins is vereist voor het waarborgen van de doeltreffende, evenredige en afschrikkende handhaving van Verordening (EU) 2016/679.

a)

een verklaring om een betrokken toezichthoudende autoriteit te zijn, en

b)

een samenvatting van de belangrijkste punten overeenkomstig artikel 9.

a)

de betrokken toezichthoudende autoriteit ervan in kennis stellen dat zij een ambtshalve procedure heeft ingeleid;

b)

de betrokken toezichthoudende autoriteit ervan in kennis stellen dat artikel 56, lid 2, van Verordening (EU) 2016/679 op de zaak van toepassing is en dat de leidende toezichthoudende autoriteit overeenkomstig artikel 56, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 niet voornemens is zelf de zaak te behandelen; of

c)

het verzoek afwijzen indien zij van oordeel is dat zij niet de leidende toezichthoudende autoriteit is of dat er geen sprake is van een prima facie inbreuk op Verordening (EU) 2016/679.

a)

acht weken wanneer commentaar overeenkomstig artikel 9, lid 3, wordt geleverd op een samenvatting op hoofdpunten of een geactualiseerde samenvatting op hoofdpunten;

b)

acht weken wanneer de leidende toezichthoudende autoriteit voornemens is boetes op te leggen of andere sancties vast te stellen;

c)

de periode tussen een verwijzing op grond van artikel 26 bis en het besluit van het Comité;

d)

de periode van een eventuele verlenging die door het Comité is toegestaan krachtens artikel 26 bis, lid 3.

a)

vertaling van klachten en de standpunten van klagers in de taal die ten behoeve van het onderzoek wordt gebruikt door de leidende toezichthoudende autoriteit;

b)

vertaling van door de leidende toezichthoudende autoriteit verstrekte documenten in de taal die wordt gebruikt voor communicatie met de klager, wanneer het op grond van deze verordening of Verordening (EU) 2016/679 noodzakelijk is dergelijke documenten aan de klager te verstrekken.

a)

informatie over het openen van een onderzoek naar een vermeende inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 ;

a)

informatie over het openen van een ambtshalve onderzoek of een klachtenprocedure ;

e)

samenvatting op hoofdpunten in een onderzoek overeenkomstig artikel 9;

e)

het opstellen of bijwerken van de samenvatting op hoofdpunten in een onderzoek overeenkomstig artikel 9;

e bis)

commentaar op een samenvatting op hoofdpunten overeenkomstig artikel 9, lid 3;

f)

informatie over de te ondernemen stappen om een inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 vast te stellen voorafgaand aan de voorbereiding van de voorlopige bevindingen;

f)

informatie over de te ondernemen stappen om een inbreuk op Verordening (EU) 2016/679 vast te stellen voorafgaand aan de voorbereiding van de voorlopige bevindingen en voorafgaand aan de voorbereiding van het ontwerpbesluit ;

i)

de standpunten van de klager over de voorlopige bevindingen;

i)

de standpunten van de klager over de niet-vertrouwelijke versie van de voorlopige bevindingen en, in voorkomend geval, andere aspecten van het onderzoek waarover de klager zijn standpunten schriftelijk kenbaar heeft gemaakt ;

k bis)

een ontwerpbesluit overeenkomstig artikel 60, lid 3, van Verordening (EU) 2016/679 of een herzien ontwerpbesluit overeenkomstig artikel 60, lid 5, van Verordening (EU) 2016/679;

k ter)

alle relevante en gemotiveerde bezwaren overeenkomstig artikel 60, lid 4, van Verordening (EU) 2016/679;

k quater)

elk rechtsmiddel dat tijdens een procedure op grond van artikel 60 van Verordening (EU) 2016/679 of tegen een besluit op grond van artikel 60, leden 7 tot en met 9, van Verordening (EU) 2016/679 wordt ingesteld.

a)

de belangrijkste relevante feiten;

a)

de relevante feiten;

b)

een voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek, met name de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 waarop de onderzochte vermeende inbreuk betrekking heeft;

b)

een voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek, met name de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 waarop de vermeende inbreuk betrekking heeft , en, in voorkomend geval, een indicatie of deze lijken te zijn geschonden ;

c)

beoordeling van ingewikkelde juridische en technologische aspecten die relevant zijn voor een voorlopige oriëntatie van haar oordeel ;

c)

voorlopige feitelijke of juridische beoordelingen, betreffende alle relevante standpunten van de partijen op het moment dat de samenvatting wordt opgesteld, inclusief alle relevante Europese jurisprudentie, alsook richtsnoeren, aanbevelingen en optimale praktijken van het Comité ;

a)

de gebruikte bewoordingen zijn voldoende duidelijk en nauwkeurig om de leidende toezichthoudende autoriteit en, indien van toepassing, de betrokken toezichthoudende autoriteiten in staat te stellen hun standpunten voor te bereiden;

b)

de juridische argumenten zijn beknopt aangegeven en gegroepeerd door verwijzing naar het deel van de samenvatting op hoofdpunten waarop deze betrekking hebben;

c)

het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteit kan worden onderbouwd met documenten ter aanvulling van het commentaar op bepaalde punten.

b)

de voorlopige oriëntatie met betrekking tot ingewikkelde juridische beoordelingen, vastgesteld door de leidende toezichthoudende autoriteit op grond van artikel 9, lid 2, punt c);

b)

de voorlopige feitelijke of juridische beoordelingen, vastgesteld door de leidende toezichthoudende autoriteit op grond van artikel 9, lid 2, punt c);

c)

de voorlopige oriëntatie met betrekking tot ingewikkelde technologische beoordelingen, vastgesteld door de leidende toezichthoudende autoriteit op grond van artikel 9, lid 2, punt c).

c bis)

voorlopige vaststelling van mogelijke corrigerende maatregel(en) overeenkomstig artikel 9, lid 2, punt d).

a)

de in artikel 9, lid 2, punten a) en b), bedoelde documenten ;

a)

de in artikel 9, lid 2, punten a) en b), bedoelde relevante informatie, inclusief, in voorkomend geval, alle actualiseringen daarvan ;

b)

het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteit die het niet eens is met de voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit.

b)

het commentaar van de betrokken toezichthoudende autoriteiten die het niet eens zijn met de voorlopige vaststelling van de reikwijdte van het onderzoek door de leidende toezichthoudende autoriteit of de feitelijke of juridische beoordeling van de elementen van de samenvatting op hoofdpunten zoals bedoeld in artikel 9, lid 2;

b bis)

toegang tot het gezamenlijk dossier.

a)

de naam van de toezichthoudende autoriteit die het besluit heeft genomen;

b)

de datum waarop het besluit is genomen;

c)

een onpartijdige samenvatting van de relevante feiten van de zaak en de bron daarvan;

d)

de rechtsgronden voor het besluit;

e)

de uitgeoefende corrigerende bevoegdheden, sancties of andere maatregelen; alsmede

f)

informatie over het recht op een doeltreffende voorziening in rechte overeenkomstig artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679 en het toepasselijke nationale procesrecht.

1 septies.

De op grond van artikel 60, leden 7 tot en met 9, van Verordening (EU) 2016/679 aan de partijen verstrekte informatie omvat een afschrift van het juridisch bindende besluit, en informatie over in overeenstemming met artikel 78 van Verordening (EU) 2016/679 beschikbare rechtsmiddelen.

1 octies.

De toezichthoudende autoriteiten publiceren zonder onnodige vertraging, en in ieder geval niet later dan drie maanden na de vaststelling daarvan, alle wettelijk bindende besluiten die zij nemen, tenzij de nieuwe besluiten niet wezenlijk afwijken van eerder gepubliceerde besluiten. In overeenstemming met het toepasselijke nationale recht kunnen toezichthoudende autoriteiten namen van partijen en andere informatie aan de hand waarvan partijen geïdentificeerd kunnen worden, alsook andere informatie die krachtens het toepasselijke recht beschermd is, bewerken.

a)

zijn uitsluitend gebaseerd op feitelijke bestanddelen die in het ontwerpbesluit zijn opgenomen; alsmede