RESOLUTIE (EU) 2018/1347 VAN HET EUROPEES PARLEMENT

van 18 april 2018

met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2016

HET EUROPEES PARLEMENT,

—	gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2016,

—	gezien artikel 94 van en bijlage IV bij zijn Reglement,

—	gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie cultuur en onderwijs (A8-0106/2018),

A.

overwegende dat de kwijtingsautoriteit in het kader van de kwijtingsprocedure de nadruk legt op het bijzonder belang van het verder versterken van de democratische legitimiteit van de instellingen van de Unie door de transparantie en de verantwoordingsplicht te vergroten, en het uitvoeren van het concept van resultaatgericht begroten en een goed personeelsbeheer;

B.	overwegende dat de definitieve begroting van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2016 volgens de staat van ontvangsten en uitgaven (1)50 576 283 EUR bedroeg, hetgeen een toename van 2,0 % ten opzichte van 2015 betekent;

C.

overwegende dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 2016 (hierna „het verslag van de Rekenkamer”) verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben gekregen dat de jaarrekening van het Vertaalbureau betrouwbaar is en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

Follow-up van de kwijting voor 2015

1.

betreurt sterk dat het Vertaalbureau nog altijd geen bedrijfscontinuïteitsplan heeft, zoals de Rekenkamer opmerkt, en dus niet voldoet aan internecontrolenorm 10; spoort het Vertaalbureau aan om de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van verdere actie;

Financieel en begrotingsbeheer

2.

merkt op dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2016 hebben geresulteerd in een uitvoeringspercentage van de begroting van 89,37 %, hetgeen neerkomt op een stijging van 1,21 % ten opzichte van het voorgaande jaar; neemt er kennis van dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten 82,19 % bedroeg, d.w.z. een stijging van 3,66 % ten opzichte van het voorgaande jaar;

3.

merkt op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer in 2016, de kasmiddelen en kortetermijndeposito's van het Vertaalbureau gedaald zijn tot 34 200 000 EUR (ten opzichte van 38 300 000 EUR eind 2015), en de reserves tot 31 100 000 EUR (ten opzichte van 34 000 000 EUR eind 2015); merkt op dat deze afname het resultaat is van een budgettaire aanpak die het gecumuleerde overschot van voorgaande jaren beoogt te verminderen; merkt op dat het Vertaalbureau verklaard heeft dat het ernaar streeft de afbouw van de begrotingsoverschotten in 2017 verder te versnellen als gevolg van de invoering van de nieuwe prijsstructuur, waarmee het gemiddelde vertaaltarief dat de klanten van het Vertaalbureau betalen zal dalen;

Vastleggingen en overdrachten

4.

merkt op dat het Vertaalbureau het totale niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten licht heeft verminderd van 9,63 % in 2015 tot 7,56 % in 2016, d.w.z. met 2,07 %; stelt vast dat het hoge uitvoeringspercentage van betalingen vooral het resultaat is van de uitgaven onder titel 1, waar 97,80 % van de begroting gebruikt werd;

5.

merkt op dat overdrachten vaak gedeeltelijk of geheel kunnen worden gerechtvaardigd door het meerjarige karakter van de operationele programma's van de agentschappen, en niet noodzakelijkerwijs op zwakke punten wijzen in de planning en tenuitvoerlegging van de begroting en niet altijd haaks staan op het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit, vooral niet als ze van tevoren zijn gepland door het agentschap en zijn meegedeeld aan de Rekenkamer; wijst er echter op dat het hoge percentage geannuleerde overdrachten (10 %) moet worden beschouwd als een teken van onzorgvuldige begrotingsplanning;

Personeelsbeleid

6.

stelt vast dat volgens de personeelsformatie 195 posten (van de 197 die in het kader van de begroting van de Unie zijn toegestaan) in 2016 bezet waren, evenveel als in 2015 het geval was; merkt, op basis van het aantal bezette posten op 31 december 2016, met bezorgdheid op dat er dat jaar een genderonevenwicht was, met 61,64 % vrouwen ten opzichte van 38,36 % mannen, een onevenwichtige verhouding van bijna twee op één; beveelt aan dit onevenwicht zo snel mogelijk aan te pakken en te corrigeren;

7.

stelt vast dat het Vertaalbureau tot nu toe de doelstelling van een reductie van het personeelsbestand met 5 % (plus 5 % in zijn hoedanigheid als agentschap „op kruissnelheid”) tussen 2014 en 2018 heeft verwezenlijkt; wijst erop dat het belangrijk is dat het Vertaalbureau over de middelen beschikt die het in staat stellen kwalitatief hoogwaardige vertalingen en taaldiensten te leveren; spreekt zich dan ook uit tegen een verdere reductie van de begroting of het personeelsbestand van het Vertaalbureau;

8.

benadrukt dat het streven naar evenwicht tussen werk en privéleven deel moet uitmaken van het personeelsbeleid van het Vertaalbureau; constateert dat het budget dat werd gebruikt voor welzijnsactiviteiten 13 754 EUR bedroeg; stelt vast dat het gemiddelde ziekteverlof per personeelslid in 2016 13,04 dagen bedroeg;

9.

herinnert eraan dat het Vertaalbureau in 2009 een besluit heeft genomen over psychisch geweld en seksuele intimidatie; steunt de opleidingen en informatiesessies die zijn georganiseerd om het personeel sterker bewust te maken van psychologische en seksuele intimidatie;

10.

stelt met tevredenheid vast dat het Centrum in 2016 geen klachten, rechtszaken of meldingen heeft ontvangen in verband met het aanwerven of ontslaan van personeel;

Preventie van en omgang met belangenconflicten, transparantie en democratie

11.

neemt er kennis van dat de fraudebestrijdingsstrategie van het Vertaalbureau in oktober 2016 door de raad van bestuur is aangenomen, en dat het Vertaalbureau in het jaarverslag van 2017 een hoofdstuk over transparantie, verantwoordingsplicht en integriteit zal opnemen;

12.

stelt met bezorgdheid vast dat het Vertaalbureau ervoor gekozen heeft de belangenverklaringen zonder curricula vitae te publiceren wegens beheersproblemen in verband met de grootte van de raad van bestuur (ongeveer 130 leden en plaatsvervangende leden); stelt vast dat de belangenverklaring en het curriculum vitae van de directeur op de website van het Vertaalbureau staan;

13.

waardeert het dat het Vertaalbureau in 2016 geen zaak van belangenvermenging had;

14.

stelt met tevredenheid vast dat het Vertaalbureau in 2008 interne regels met betrekking tot klokkenluiders heeft aangenomen en deze in 2014 heeft gewijzigd; merkt op dat er in 2016 geen klokkenluiderszaken in het Vertaalbureau waren;

15.

merkt op dat er een onafhankelijk onthullings-, advies- en verwijzingsorgaan met voldoende begrotingsmiddelen nodig is om klokkenluiders te helpen de juiste kanalen te gebruiken om hun informatie over mogelijke onregelmatigheden met betrekking tot de financiële belangen van de Unie te onthullen en tegelijkertijd hun geheimhouding te beschermen en de nodige ondersteuning en advies te bieden;

16.

betreurt het feit dat het Centrum de notulen van de vergaderingen van zijn raad van bestuur niet openbaar maakt; verzoekt het Vertaalbureau zijn beleid hierover te wijzigen;

17.

neemt kennis van de redenen van het Vertaalbureau om toegang tot documenten te weigeren; verwacht dat het Vertaalbureau zo wettig en correct mogelijk gebruik maakt van de mogelijkheid om de toegang tot documenten te weigeren, maar vertrouwelijke en persoonsgegevens te beschermen;

Belangrijkste verwezenlijkingen

18.

spreekt zijn voldoening uit over de door het Vertaalbureau genoemde drie belangrijkste resultaten van 2016, namelijk: — het Vertaalbureau heeft zijn strategie 2016-2020 ontwikkeld, en deze werd door de raad van bestuur aangenomen; — het nieuwe systeem voor het beheer van de vertaalworkflow (eCdT) werd succesvol bij de klanten van het Vertaalbureau ingezet; — het Vertaalbureau heeft een nieuwe prijsstructuur voor de vertaling van documenten ontwikkeld, waarmee klanten kunnen besparen door hergebruik van inhoud die in de vertaalgeheugens van het Vertaalbureau is opgeslagen;

19.

betreurt echter sterk dat het Vertaalbureau geen effect-, resultaat- of inputindicatoren gebruikt voor zijn programmeringsdocumenten; merkt op dat het Vertaalbureau geen systematische ex-ante-evaluaties voor planning en controles verricht en roept het Vertaalbureau ook op om systematische ex-postevaluaties te gebruiken om prestaties te meten;

Interne audit

20.

verneemt van het vertaalbureau dat de dienst Interne Audit van de Commissie (IAS) een follow-upcontrole heeft uitgevoerd van het continuïteitsmanagement van het Vertaalbureau en het beheer van de vertaalworkflow; stelt vast dat alle aanbevelingen, met uitzondering van drie, die in 2017 behandeld zouden worden, naar behoren en effectief werden geïmplementeerd; stelt vast dat aanzienlijke vorderingen werden geboekt bij de invoering van bedrijfscontinuïteitsplannen die gedeeltelijk de geconstateerde risico's beperken, waardoor het belang van de aanbeveling kon worden aangepast van „zeer belangrijk” naar „belangrijk”; merkt bovendien op dat de IAS de lopende ontwikkeling van het nieuwe systeem voor het beheer van de vertaalworkflow, eCdT, erkend heeft, maar ook van oordeel was dat verschillende elementen nog voltooid moeten worden vooraleer de „belangrijke” aanbeveling als volledig geïmplementeerd kan worden beschouwd; verzoekt het Vertaalbureau bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen van de IAS;

Prestaties

21.

wijst op de herziening van het klanttevredenheidssysteem met het oog op de ontwikkeling van een effectievere procedure om met klanten om te gaan; verwelkomt de nieuwe aanpak die in september 2016 aan zes klanten werd voorgesteld, namelijk het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie, het Europees Geneesmiddelenbureau, het Europees Agentschap voor chemische stoffen, het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten, de Europese Bankautoriteit en het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk; kijkt uit naar de gestroomlijnde oplossing die in de loop van 2017 op punt gesteld en ingezet zal worden;

22.

juicht het toe dat er in 2016 nieuwe overeenkomsten zijn ondertekend tussen het Vertaalbureau en drie entiteiten, waarmee het aantal klanten van het Vertaalbureau op 64 is gekomen; verzoekt de agentschappen en organen van de Unie overlapping van de vertaaldiensten daar waar mogelijk te vermijden door meer gebruik te maken van de diensten van het Vertaalbureau;

23.

stelt vast dat volgens het jaarlijks activiteitenverslag van het Vertaalbureau, op basis van de eindejaarsherziening van het management van het Vertaalbureau, en onder toepassing van een aantal wegingsfactoren, de totale implementatie van het gewijzigde werkprogramma 2016 van het Vertaalbureau 79,2 % bedroeg op basis van de oorspronkelijke begroting en 85 % op basis van de gewijzigde begroting;

24.

juicht het toe dat het Vertaalbureau een nieuw actieplan voor waarborging van vertaalkwaliteit (TQAAP) voor 2015-2016 heeft vastgesteld; neemt er kennis van dat de verwezenlijkingsdoelstelling voor het TQAAP in het gewijzigde werkprogramma 2016 van het Vertaalbureau op 100 % was vastgesteld en dat eind 2016 98,2 % daadwerkelijk was gerealiseerd; erkent dat de nadruk werd gelegd op de invoering van een nieuw instrument voor corpusbeheer (MultiTrans) en de automatisering van de informatiestroom over relevante vertaalverzoeken via het nieuwe instrument voor het beheer van de workflow, eCdT; verwelkomt de verdere vooruitgang die geboekt werd met de tests met de eigen machinevertalingssystemen van het Vertaalbureau;

25.

juicht het toe dat het Vertaalbureau kwaliteit centraal blijft stellen, zoals blijkt uit de manier waarop het omgaat met vertalingen van externe contractanten die als „herhaaldelijk onbevredigend” worden gekwalificeerd; juicht het toe dat het Vertaalbureau continu thematische opleidingen organiseert voor zowel de vertalers in vaste dienst, als de externe contractanten, aangezien dit helpt bij het op peil houden van de kwaliteit;

Overige opmerkingen

26.

herhaalt zijn onwrikbare toegewijdheid aan meertaligheid in de Unie als essentieel element voor interactie met de burgers en, dus, als een onmisbare voorwaarde voor het succes van het democratische bestel van de Unie; stelt in dit verband voor dat het Europees Parlement het voorbeeld volgt van de Raad en het Comité van de Regio's en vertaling en vertolking toestaat in de talen die op nationaal niveau grondwettelijke status hebben (2); waardeert de rol van het Vertaalbureau bij het ondersteunen van het werk van de EU-agentschappen en -organen in de vorm van kwalitatief hoogwaardige vertalingen en taaldiensten;

27.

verneemt uit het verslag van de Rekenkamer dat het Vertaalbureau tot taak heeft om voor de agentschappen en organen van de Unie, en desgewenst voor de EU-instellingen, vertaaldiensten te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten; verneemt daarnaast dat de meeste agentschappen en organen volgens hun oprichtingsverordeningen verplicht zijn om gebruik te maken van de vertaaldiensten van het Vertaalbureau; verneemt echter dat sommige onder hen (die meer dan de helft van de inkomsten van het Vertaalbureau vertegenwoordigen) steeds meer gebruikmaken van interne of andere alternatieve oplossingen, wat betekent dat de capaciteit van het Vertaalbureau niet optimaal wordt gebruikt en dat er op niveau van de Unie sprake is van een parallelle systeemontwikkeling en een verdubbeling van de exploitatiekosten, en dat het bedrijfsmodel en de bedrijfscontinuïteit van het Vertaalbureau in gevaar komen;

28.

vraagt het Vertaalbureau met klem door te gaan met het onderzoeken van innovatieve taaltechnologieën als ondersteuning van zijn kerntaken; is van oordeel dat het Vertaalbureau, met het ontwikkelen van meertalige terminologiebronnen, zoals IATE, ertoe bijdraagt dat alle talen van de Unie gelijke tred houden met nieuwe concepten.

29.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 18 april 2018 (3) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.

---

(1)  PB C 443 van 29.11.2016, blz. 10.

(2)  De Raad en het Comité van de Regio's hebben een administratief akkoord gesloten met de Spaanse en Britse regering opdat de talen die op nationaal niveau grondwettelijke status hebben, zoals Catalaans, Galicisch, Baskisch, Welsh en Schots Gaelic, gebruikt kunnen worden voor verschillende doeleinden, met inbegrip van vertaling en vertolking. Dit heeft geen gevolgen voor de begroting van de instellingen van de Unie, aangezien het nationale niveau alle kosten hiervoor op zich neemt. Tot nu toe heeft noch de Raad, noch het Comité van de Regio's problemen gemeld bij de toepassing van het akkoord.

(3)  Aangenomen teksten, P8_TA(2018)0133 (zie bladzijde 393 van dit Publicatieblad).