13.

De afgelopen jaren is F4E gevraagd een project met inherente technische uitdagingen en managementrandvoorwaarden die wereldwijd nauwelijks een precedent hebben, uit te voeren: in het kader van de reeds enorme uitdagingen die de tenuitvoerlegging van een technisch complexe inrichting als ITER, die enig in haar soort is, meebrengt, zijn de technische specificaties gebaseerd op inputs die grotendeels zijn verstrekt door een andere entiteit, de ITER-organisatie (IO), en afwijkingen van specificaties, ook tijdens de uitvoering van het contract, zijn buitengewoon frequent. F4E bevindt zich aan het ontvangende eind daarvan en heeft deze inputs grotendeels zonder enige compensatie moeten implementeren.

De goedkeuring in 2011 door de ITER-raad van de zogeheten „MAC-10-richtsnoeren”, waarin de verantwoordelijkheden voor veranderingen in het financieringsontwerp zijn vastgelegd en die oorspronkelijk zijn ingevoerd om besluitvormingsprocessen te stroomlijnen, heeft de hierboven beschreven situatie verergerd in plaats van verbeterd. Dit heeft geleid tot een bescheiden systeem-/waardeanalyse in de IO-integratie, waarbij zich kostenoverschrijdingen en verdere spanningen hebben ontwikkeld tussen de IO en alle Binnenlandse Agentschappen (BA's). Dit is een ernstig probleem voor alle BA's, maar met name voor F4E, waar het effect van voortdurende veranderingen op onderdelen bijna „per definitie” gevolgen heeft voor de gebouwen, zoals blijkt uit de documenten die aan de raad van bestuur van F4E zijn verstrekt in diens vergadering van december 2014.

De kosten hangen uiteraard samen met de reikwijdte van de werkzaamheden (d.w.z. het ontwerp), en des te meer wanneer er wijzigingen moeten worden doorgevoerd als de bouwfase al is begonnen. Uit het feit dat deze bouwfase onder controle van de IO en haar bestuur staat en de kosten een verantwoordelijkheid van F4E zijn, blijkt duidelijk een slechte afstemming van verantwoordelijkheden.

Dit is zonder meer een van de meest uitdagende aspecten van het ITER-project, zoals ook vastgesteld in de studie van het Europees Parlement van 2013 naar de kosteneffectiviteit van het ITER-project door Ernst & Young. De kopjes van de samenvatting van die studie luiden dan ook: „De kostenstijgingen zijn grotendeels voortgevloeid uit het projectniveau en liggen buiten de rechtstreekse controle van F4E” en „F4E is een sui generis organisatie die opereert in een complexe omgeving, hetgeen de mogelijkheden voor kostenefficiëntie beperkt”. Kort gezegd heeft F4E, als gevolg van de opzet van de overeenkomst en de instrumenten daarvan, geen rechtstreekse controle over een significante portie van de kosten die F4E moet absorberen.

Specifiek met betrekking tot de kwestie van de kostenbeheersing, een belangrijke doelstelling van F4E, zou geen enkel controlesysteem dat zich tot F4E beperkt op grond van de MAC-10-richtsnoeren de instroom van veranderingen uit de IO (die optreedt als eigenaar en integrator) hebben kunnen beperken. Pas nu, na de intrekking van de MAC-10-richtsnoeren en de invoering van een vervangend systeem voor het verwezenlijken van de beoogde doelstellingen ervan (het reservefonds van de IO), en de belofte van het nieuwe IO-management om een alomvattend configuratiebeheersysteem te implementeren, is het wellicht mogelijk om door middel van een geleidelijke integratie van technische beheerprocessen een effectiever kostencontrolesysteem ten uitvoer te leggen.

Met name op basis van het voorgaande zijn de belanghebbenden bij het project (de IO en de BA's — met inbegrip van F4E) tot de conclusie gekomen dat het huidige tijdpad niet realistisch is, een feit dat de afgelopen twee jaar (2013-2014) ook is bevestigd in diverse onafhankelijke beoordelingen. Om deze reden werken de IO/F4E, samen met de BA's van de andere partijen, aan een nieuw, herzien tijdpad, dat in november 2015 zou moeten worden gepresenteerd aan de ITER-raad. Het herziene tijdpad zal vervolgens worden beoordeeld door de ITER-partijen, waarbij ook de beschikbare middelen en het kostenaspect in aanmerking dienen te worden genomen, aangezien deze elementen nauw met elkaar zijn verbonden. Het is derhalve zeer waarschijnlijk dat als gevolg van het herziene tijdpad de raming van de totale kosten zal moeten worden besproken en voorgesteld. Dit zal niet alleen van invloed zijn op de middelen die nodig zijn in het huidige MFK (meerjarig financieel kader), maar ook gevolgen hebben op de langere termijn.

14.

F4E is gebonden aan de uitvoering van de door de IO opgelegde eisen en wijzigingen in het ontwerp, ook als deze mogelijk effecten op en risico's voor de kosten zouden kunnen meebrengen. Tegelijkertijd voert F4E, onder nauw toezicht van zijn raad van bestuur, vastberaden een groot aantal kostenbeperkende maatregelen uit om ervoor te zorgen dat het in het huidige MFK tot 2020 vastgestelde begrotingsplafond wordt gerespecteerd. Enkele van deze maatregelen zijn:

Kostenbeheersing zal een prioriteit blijven op het niveau van het algemene projectmanagement onder leiding van de nieuwe (sinds maart 2015) directeur-generaal van de ITER-organisatie.

Wat de kosten op het niveau van F4E betreft, wordt een gedetailleerde raming van de totaalkosten tot voltooiing op niveau 6 van het projectstructuurplan (Work Breakdown Structure — WBS) uitgevoerd voor de bijdragen in natura van de EU, rekening houdend met risico's en onzekerheden. Het resultaat zal leiden tot de beoordeling van nieuwe eisen in het geval van onvoorziene gebeurtenissen.

15.

Zoals bij eerdere gelegenheden is gerapporteerd door F4E, is het begrotingsplafond in het huidige MFK vastgesteld op basis van de veronderstellingen van de in 2008 verrichte analyse (verslag-Toschi), die is uitgevoerd op WBS-niveau 3 (systeem) en 4 (aanbestedingsregeling). Dat betekent op geen enkele wijze dat er geen systeem is om de kosten te monitoren. Feitelijk bestaat er reeds een volledig operationeel systeem om kosten op het niveau van de aanbestedingsregeling (WBS-niveau 4) en op het niveau van het systeem (WBS-niveau 3) te beheersen en te monitoren, (zoals bekrachtigd door de Rekenkamer in haar verslag van 2013). Waar F4E ten tijde van de audit (maart 2015) echter nog niet over beschikte, waren alle gegevens op niveau 6 (contracten). Dat betekent niet dat F4E de kosten van afzonderlijke contracten niet heeft geraamd; dat heeft F4E wel gedaan, maar in de afzonderlijke projectteams, en niet centraal en op uniforme wijze.

Hoewel F4E al sinds jaren gebruikmaakt van een aantal gegevensbeheertools om haar operationele en financiële gegevens bij te houden/te beheren (bv. ABAC, ABAC-contracten, Primavera, IDM enz.), geïntegreerd in een kernsysteem, het „geïntegreerde rapportagesysteem”, bevestigt F4E dat er wordt gewerkt aan de verbetering van haar systeem voor het beheer van kostengegevens en -afwijkingen. Het eerste deel, het systeem en de methodologie voor de monitoring van kostenramingen en -afwijkingen op contractniveau, is in september 2015 gepresenteerd aan de dienst Interne Audit (Internal Audit Service — IAS) van de Commissie tijdens het bezoek van de dienst in het kader van de follow-upaudit van de opstelling van de aanbestedingsregeling. De tweede fase zal bestaan uit de tenuitvoerlegging van een volledig geïntegreerd Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem waarin gegevens en processen zullen worden geïntegreerd, van begroten over aanbesteden tot afwijkingenbeheer en levering. De tenuitvoerlegging van het ERP is overeengekomen op het niveau van de raad van bestuur, samen met de oprichting van een speciale, vierde afdeling binnen de F4E-organisatie die zich zal richten op projectbeheer (kosten, reikwijdte, kwaliteit, tijdpad en risico) en de infrastructuur ervan (datamodellen, tools, processen).

F4E bevestigt dat het referentiescenario voor de kosten zoals ontwikkeld door de groep-Toschi in 2008, rekening houdend met de wijzigingen in de reikwijdte door de IO in het verleden, op niveau 4 is bijgewerkt en opnieuw zal worden bijgewerkt telkens wanneer wijzigingen van de kostenraming worden goedgekeurd door de ITER-raad (voornamelijk door middel van projectwijzigingsverzoeken). Wat het referentiescenario voor de kosten op niveau 6 betreft, is de reconstructie van de kostenramingen volgens de methode-Toschi op dat niveau alleen voor enkele systemen (zoals het Magnet-systeem) mogelijk gebleken, omdat er onvoldoende gegevens van de resultaten van de groep-Toschi beschikbaar zijn om een alomvattende (d.w.z. waarin de hele reikwijdte wordt opgesomd) opsplitsing van de niveau 4-waarden tot niveau 6 mogelijk te maken.

Daarom hebben de werkzaamheden zich geconcentreerd op het helemaal opnieuw opstellen van een nieuw referentiescenario voor de kosten, waarin niet alleen rekening wordt gehouden met risico's die van invloed kunnen zijn op de prijzen (zoals in de analyse van Toschi), maar ook met de raming van de totaalkosten tot voltooiing voor alle geplande niveau 6-activiteiten.

Daartoe heeft de directeur van F4E een taskforce ingesteld, die een gestructureerd en traceerbaar proces moet vaststellen en toepassen teneinde een voorlopige raming van de totaalkosten tot voltooiing op niveau 6 te verkrijgen voor het totaal van de werkzaamheden die F4E moet voltooien om aan haar verplichtingen uit hoofde van het ITER-project te voldoen. Dit komt ook tegemoet aan de noodzaak om de geloofwaardigheid van de kostenramingen en de factoren (zoals risico's en onzekerheden) die de resultaten en de betrouwbaarheid ervan beïnvloeden te verzekeren en te behouden. Het systeem en de methodologie zijn reeds aan de IAS gepresenteerd tijdens het follow-upbezoek van september 2015.

Er is geen update van de EU-bijdrage aan het ITER-project na de bouwfase uitgevoerd, en deze zal ook niet worden ingepland totdat door het project relevante informatie is verstrekt die een dergelijke analyse mogelijk maakt.

16.

F4E wil erop wijzen dat de volgende twee actieplannen, voor zover dat mogelijk is binnen het wettelijk kader van het ITER-project, gericht zijn op maatregelen die enkele van de hierboven vermelde zwakke punten moeten wegnemen.

In de eerste plaats heeft de ITER-raad (waarin Europa wordt vertegenwoordigd door de Commissie) op 5 maart 2015 de nieuwe directeur-generaal van de IO benoemd en zijn goedkeuring gehecht aan een actieplan dat deze had opgesteld in reactie op, onder andere, het beheersonderzoek 2013 voor ITER. Naast de opstelling van een nieuw basisscenario (reikwijdte, tijdpad en kosten) voor het ITER-project werd in het actieplan van de IO een aantal specifieke maatregelen voorgesteld, zoals:

In de tweede plaats heeft de nieuwe waarnemend directeur van F4E een actieplan opgesteld en op 24 maart 2015 aan de raad van bestuur van F4E gepresenteerd, die het volledig bekrachtigde. Het F4E-actieplan vormt in een aantal opzichten een aanvulling op het ITER-actieplan, maar omvat ook verdere verbeteringen van de eigen activiteiten van F4E. De belangrijkste elementen zijn de volgende:

Deze actieplannen worden sinds maart 2015 uitgevoerd door de IO en F4E, en verwacht wordt dat dit zal leiden tot verbeteringen ten aanzien van een groot aantal van de door de Rekenkamer en het Europees Parlement in het kwijtingverslag voor 2013 gemaakte opmerkingen. De tenuitvoerlegging van deze actieplannen wordt nauwlettend gevolgd op de hoogste bestuurlijke niveaus van het ITER-project, zowel in de IO als in F4E.

18.

F4E levert namens Europa bijdragen in natura aan het ITER-project in de vorm van onderdelen. Zodra het ontwerp van een onderdeel voldoende is ontwikkeld, wordt een zogeheten aanbestedingsregeling gesloten tussen F4E en de IO, waarin wordt vastgelegd wat er wanneer moet worden geleverd. Nu de werkzaamheden tot tevredenheid van de IO worden uitgevoerd, krijgt F4E geleidelijk meer krediet van ITER, als blijk van erkenning voor de voortgang van het werk zoals gemeten aan de hand van specifieke, van tevoren overeengekomen mijlpalen. Dit is het systeem dat door de ITER-partners is overeengekomen om ervoor te zorgen dat het juiste niveau van informatie aan de ITER-raad wordt verstrekt, teneinde op die manier een geïntegreerde rapportage door alle BA's en een passende maatstaf voor de voortgang van het project te waarborgen.

In de financiële staten 2014 (opgenomen in de jaarrekening 2014 van F4E) heeft F4E een tabel opgenomen die laat zien dat de waarde van de ondertekende aanbestedingsregelingen en de van de IO ontvangen kredieten tot nu toe laag is. De reden hiervoor is dat het initiële IO-management kredieten in aanbestedingsregelingen voornamelijk pas tegen het einde distribueerde; deze tekortkoming leidt tot enig „pessimisme” in verslagen. Dit is geïdentificeerd als een probleem dat moet worden opgelost, en samen met de IO wordt al gewerkt aan een herziening van de kredietdistributies tijdens het bestaan van de aanbestedingsregelingen zodat de door elk BA gerealiseerde voortgang nauwkeuriger wordt weerspiegeld. Dit zal naar verwachting in de loop van 2015 worden opgelost.

Het is om deze reden dat F4E in de financiële staten 2014 een raming van het percentage afgeronde werken heeft opgenomen, op basis van het bedrag van de kosten die in 2014 zijn gemaakt in verband met aanbestedingsregelingen, en een vergelijking maakt met de geraamde waarde van de bijdrage in natura aan het project.

Daarnaast stelt F4E een jaarlijks voortgangsverslag en een jaarlijks activiteitenverslag op, waarin gedetailleerde informatie wordt verstrekt over de algehele voortgang van de Europese bijdrage aan het ITER-project, samen met de resultaten van de jaarlijkse KPI's en bedrijfsdoelstellingen. Bovendien wordt F4E jaarlijks onderworpen aan een externe beoordeling, waarbij onafhankelijke deskundigen de voortgang van het project beoordelen op basis van bestaande verslagen om de raad van bestuur en de Europese Raad een overzicht van de voortgang van het ITER-project te kunnen geven.

19.

De lange vertragingen die zich in het project hebben geaccumuleerd ten opzichte van het huidige basisscenario (eerste plasma in november 2020) hebben een verschuiving in de vastleggingen voor een groot aantal systemen veroorzaakt.

De vele wijzigingsverzoeken van de IO hebben het project afgeremd; ze hebben geleid tot vertragingen en hebben ontelbare afwijkingen van bestaande contracten veroorzaakt, en daarmee het project in algemene zin vertraagd. Hoewel deze gebeurtenissen voor het merendeel buiten de controle van F4E vielen, werd F4E gevraagd deze afwijkingen ten uitvoer te leggen in overeenstemming met de door de ITER-raad (waarin Europa wordt vertegenwoordigd door de Commissie, en niet door F4E) goedgekeurde MAC-10-richtsnoeren. Vanwege deze frequente wijzigingen heeft F4E ook vaak besloten om bepaalde aanbestedingsacties niet te ondernemen, d.w.z. totdat de specificaties relatief stabiel werden geacht. Op open contracten toegepaste afwijkingen zijn feitelijk een significante oorzaak van kostenstijgingen en moeten daarom tot een minimum worden beperkt om de problemen met de kostenbeperking die de Rekenkamer in andere bevindingen aan de orde stelt te bestrijden.

Voorts is de starheid van het begrotingsprofiel in het MFK moeilijk te rijmen met de waargenomen ontwikkelingen in een innovatief project van deze aard, dat een meer realistisch tijdpad nodig heeft. Als gevolg daarvan stond de uitvoering van de vastleggingskredieten van F4E de afgelopen jaren onder druk. Het plan voor een Europees Fonds voor strategische investeringen maakte een verschuiving van 500 miljoen euro aan vastleggingskredieten van 2015 naar 2018-2020 mogelijk. Deze verschuiving sluit beter aan bij het uitvoeringsprofiel en is meer in overeenstemming met het nieuwe, realistische tijdpad.

Wat de betalingskredieten betreft, hebben de vertragingen in het project de ondertekening van contracten vertraagd, waardoor de geplande voorfinancieringen en andere voorziene betalingen niet mogelijk waren.

De wijziging in het management van de IO en de inmiddels lopende herziening van het basisscenario van het project zouden de basis moeten vormen voor een toekomstige verbetering op dit gebied.

20.

F4E is verheugd dat de Rekenkamer de aanzienlijke geboekte vooruitgang erkent, en ziet de lopende acties als onderdeel van de voortdurende verbetering en ontwikkeling van haar controlesystemen.

In verband met het centrale systeem voor het monitoren van de kosten: we verwijzen naar ons antwoord op paragraaf 15. F4E beschikt inmiddels over een centraal systeem om kostengegevens op contractniveau te monitoren en te beheersen.

In verband met de actieplannen in reactie op interne controles: F4E werkt actief aan de tenuitvoerlegging van de open acties op basis van de door de directeur vastgestelde en door het auditcomité en de raad van bestuur goedgekeurde prioriteiten, waarbij de als „kritiek” en „zeer belangrijk” aangemerkte aanbevelingen met de nodige urgentie worden uitgevoerd. Bij de tenuitvoerlegging van deze actieplannen is substantiële vooruitgang geboekt.

Evaluatie door het IAC van de monitoring van contractuitvoering op het gebied van de ITER-gebouwen: het actieplan in reactie op deze controle is in februari 2015 vastgesteld, en er is significante vooruitgang geboekt: van de 24 voorgestelde acties zijn er twintig ten uitvoer gelegd, is er één geannuleerd en lopen er drie nog.

Evaluatie door de IAS van het contractbeheer: het actieplan is in november 2014 vastgesteld, en de huidige stand van zaken is als volgt: van de 19 voorgestelde acties zijn er twaalf ten uitvoer gelegd en lopen er zeven nog.

Bedrijfsrisico's: De update van grote risico's van 2015 zal worden uitgevoerd met het oog op de volgende vergadering van het AC in november, waaronder het vaststellen van een passende risicobereidheid om de flexibiliteit van F4E te verbeteren en een gezonder financieel beheer mogelijk te maken.

21.

F4E wil benadrukken dat het relatief hoge percentage procedures van gunning via onderhandelingen het gevolg is van de complexe en innovatieve context waarin de gemeenschappelijke onderneming opereert. Dit resulteert vaak in beperkte mededinging of (in extreme gevallen) een monopolie of zelfs geen deelname aan oproepen tot het indienen van voorstellen. In het bijzonder waren in 15 van de 39 in 2014 afgesloten procedures van gunning via onderhandelingen de specifieke omstandigheden van de markt en/of de aan te besteden diensten/werken zodanig dat de procedure van gunning via onderhandelingen de beste aanbestedingsoptie was, in overeenstemming met artikel 100, lid 2, van de uitvoeringsvoorschriften voor F4E.

De overige 24 procedures van gunning via onderhandelingen hadden betrekking op contracten met een lage waarde, in overeenstemming met artikel 100, lid 1, van de uitvoeringsvoorschriften voor F4E. Opgemerkt moet worden dat deze 24 contracten 36 % van het totale aantal ondertekende contracten (alle typen aanbestedingsprocedures) uitmaken, maar slechts 0,3 % van de gegunde waarde. De procedures van gunning via onderhandelingen met een lage waarde gaan (als gevolg van procedurele vereenvoudigingen) gepaard met een veel beperkter gebruik van interne middelen dan de open procedure, de beperkte procedure en de concurrentiegerichte dialoog, en het gebruik ervan wordt door F4E daarom beschouwd als een waardevol instrument om de beperkte interne middelen te focussen op de aanbestedingen met een hoge waarde/hoog risico.

F4E wil eraan herinneren dat de aard van de activiteiten die verband houden met de reikwijdte van het ITER-project, zodanig is dat beperkte concurrentie helaas een feit is waarop F4E niet meer dan bescheiden invloed kan uitoefenen. De meeste kansen die in de handen van F4E lagen om de concurrentie te vergroten, zijn aangegrepen (namelijk brede verspreiding aan de industrie in alle lidstaten via industriële verbindingsfunctionarissen en speciaal aan dit onderwerp gewijde vergaderingen, gerichte en algemene informatiedagen voor de industrie op verschillende locaties in Europa, opvoering van de inspanningen voor de stabilisering van en een beter inzicht in onze toeleveringsketen, een intern beleid inzake vooraankondigingen, intensivering van marktonderzoek, standaard intellectuele-eigendomsrechten en aansprakelijkheidsbepalingen, enz.). De activiteiten van F4E moeten worden vergeleken met soortgelijke, grensverleggende hightechprojecten die wereldwijd enig in hun soort zijn. Het valt niet te ontkennen dat F4E nog meer zou kunnen investeren in inspanningen om de concurrentie te vergroten, maar dit zou duidelijk een groter beslag leggen op interne middelen en daarom negatieve gevolgen hebben voor andere werkterreinen.

Ook het zeer kleine aantal voorstellen dat ontvangen wordt voor subsidieaanvragen, is vooral toe te schrijven aan twee factoren: enerzijds houdt de bijzonder gespecialiseerde aard van de subsidies van F4E in dat deze enkel interessant zijn voor een klein aantal aanvragers in Europa, en anderzijds leidt het succes van het Europese fusieprogramma bij het oprichten van een Europees onderzoeksdomein op het gebied van fusie met een minimale overlap en een nauwe samenwerking tussen teams die in één domein actief zijn, tot pan-Europese consortia die de meeste voorstellen doen naar aanleiding van oproepen van F4E.

22.

In verband met de vijf aanbestedingsprocedures wil F4E de volgende opmerkingen maken:

Aan de verschillende contracten toegewezen bedragen:

De Rekenkamer merkt op dat op het moment dat de aanbestedingsprocedures werden uitgeschreven (2013 en 2014), F4E nog niet een waarde (binnen de 6,6 miljard euro) had toegewezen aan de verschillende contracten. Zoals F4E eerder heeft gerapporteerd, was de op 6,6 miljard euro gemaximeerde begroting vastgesteld op basis van de veronderstellingen van het verslag-Toschi voor WBS-niveaus 3 (systeem) en 4 (aanbestedingsregeling) en niet voor niveau 6 (contracten). De reden hiervan was dat de mate van gedetailleerdheid van de verdeling van het totale project (reikwijdte) over verschillende contracten op dat moment niet homogeen was tussen de verschillende systemen. Vandaar de noodzaak om de reikwijdte en de daaraan gerelateerde kosten te monitoren op niveau 3 en niveau 4, wat een rechtstreekse vergelijking met het referentiescenario van Toschi en dus met de 6,6 miljard euro mogelijk maakte.

Afwijking van de toegewezen waarde van het referentiescenario voor de kosten:

Het door de Rekenkamer genoemde geval heeft betrekking op een aanbestedingsprocedure op het gebied van gebouwen, waar het lage niveau van vaststelling van het ontwerp (op het niveau van functionele specificaties) en de voortdurend veranderende eisen van de IO, die ook het gevolg waren van de nieuwe verzoeken van de Franse veiligheidsautoriteit, een escalatie van de kosten op dit gebied veroorzaakte die de initieel toegekende portie van de begroting overschreed.

Om de kostenrisico's te beheren en het kosteneffect van hoofdzakelijk de voortdurende veranderingen in de reikwijdte van de projectresulaten waarmee F4E op enkele van haar verantwoordelijkheidsgebieden te maken kreeg te minimaliseren, is in december 2014 een gedetailleerde analyse van de oorzaken en de geleerde lessen gepresenteerd aan de raad van bestuur van F4E. Aangetoond is dat vertragingen in de levering van inputgegevens en de voortdurende wijzigingsverzoeken door de IO, alsmede de aanscherping van de veiligheidseisen na het ongeval in Fukushima, de voortgang van het werk afremmen en leiden tot talloze afwijkingen met een enorm kosteneffect.

F4E heeft weliswaar beperkende maatregelen genomen om de kosten te beheersen, maar de tenuitvoerlegging van aan het project opgelegde wijzigingen, met de daaraan verbonden kosten, was in veel gevallen onvermijdelijk.

Gebreken in de beoordeling van de financiële offertes:

F4E is van mening dat de beoordeling van de financiële offertes geen gebreken vertoonde.

Daarbij mag niet uit het oog worden verloren dat de monitoring en controle van de ontwikkeling van de reikwijdte en de daarmee verbonden kosten ten tijde van deze aanbestedingsprocedures op niveau 3 en 4 gebeurde. Ook moet worden benadrukt dat als F4E een groot contract toekent, er altijd, naast de verplichte aanbeveling van het uitvoerend comité, specifieke vergaderingen worden gehouden met de ordonnateur om, voorafgaand aan de gunning van het contract, een volledig beeld te geven van zowel kosten- als risicoaspecten. Elke keer dat deze aanbestedingsprocedures werden geïnitieerd, had de projectteammanager de mogelijke kosten van de procedure reeds geraamd (d.w.z. door middel van een eigen beoordeling, input van deskundigen of een raming van de industrie) en ervoor gezorgd dat de oorspronkelijke reikwijdte werd bestreken tegen kosten die het mogelijk maakten om de totale kosten op WBS-niveau 4 onder het toegekende plafond te houden. De nu uitgevoerde werkzaamheden op centraal niveau om een raming van de totaalkosten tot voltooiing op WBS-niveau 6 te maken, zorgen voor een betere aanpak van de beheersing en verdere beperking van de kosten.

Met betrekking tot de contractvarianten ad 32 miljoen euro en de bijkomende kosten moet worden opgemerkt dat deze varianten zijn bedoeld om potentiële risico's voor de gehele aanbestedingsregeling (toroïdale spoelen) op te vangen. Het financiële effect van risico's werd beheerd op het niveau van de aanbestedingsregeling (d.w.z. op WBS-niveau 4). In dit specifieke systeem heeft F4E in totaal een besparing gerealiseerd: de totale financiële waarde van de drie contracten die zijn gegund voor de vervaardiging van de toroïdale spoelen lag feitelijk circa 50 miljoen euro onder de financiële waarde die was toegewezen aan de toroïdale spoelen op niveau 4 (overeenkomstig de gemaximeerde begroting van 6,6 miljard euro). Dit bedrag ligt ruim boven de 32 miljoen euro van de varianten van dit contract, en daarom is het meer dan adequaat om niet alleen de risico's van dit contract, maar ook die van de andere twee contracten te dekken. Tevens is het belangrijk om op te merken dat de waarschijnlijkheid dat deze risico's zich materialiseren inmiddels, dankzij de risicobeperkingsstrategie van F4E voor deze drie contracten, laag is (momenteel lager dan 5 %).

Vertragingen in de aanbestedingsprocedures:

F4E is van mening dat deze vertragingen geen zwak punt in de aanbestedingsprocedures vormen, omdat ze feitelijk het gevolg zijn van de buitengewone omstandigheden waarin F4E opereert (gebrek aan concurrentie en contractuele complexiteit) alsmede van de noodzaak om te streven naar kostenbesparingen door ervoor te zorgen dat de specificaties voldoende uitontwikkeld zijn voordat de aanbestedingsprocedures worden gestart.

Onvoorziene activiteit:

F4E moest in het werkprogramma voor 2014 een materiële aanbestedingsactiviteit opnemen die inderdaad niet was voorzien in het referentiescenario voor het JT-60SA Broader Approach Project. Deze werd op basis van deskundig advies geïnitieerd om een onvoorziene technische moeilijkheid te overwinnen. De activiteit, en de potentiële risico's en reputatieschade van het niet-opnemen van de activiteit, is besproken tijdens de vergadering van december 2013 van de raad van bestuur, die besloot om deze aanbesteding met urgentie uit te voeren. Deze aanvullende activiteit werd hoe dan ook uitgevoerd binnen de voorziening voor onvoorziene omstandigheden die aan dit specifieke project was toegewezen, en F4E is er ondanks de urgente aard van de activiteit in geslaagd om een redelijk niveau van concurrentie te bereiken en een economische prijs te verkrijgen.

Beoordeling van technische gunningscriteria:

De technische specificaties zijn opgesteld op basis van het resultaat van de deskundigenevaluatie, en de in de specificaties vervatte eisen gaven een volledige omschrijving van de materiële vereisten. De uitdrukkelijke aanvaarding van alle eisen door elk van de twee bieders (in de vorm van een naar behoren ingevulde „compliancematrix”), samen met de beschrijving van het voorgestelde productieproces en de risicobeoordeling die bij de offertes waren gevoegd, gaven volledige zekerheid over de technische kwaliteit van de twee aanbiedingen. Op grond hiervan besloot het evaluatiecomité unaniem dat de toekenning van de maximale technische score aan beide offertes gerechtvaardigd was.

Gebruik van vooraankondigingen:

F4E is van mening dat dit geen zwak punt in de aanbestedingsprocedure vormde, omdat mitigerende acties zijn ondernomen om de concurrentie te vergroten.

In de drie door de Rekenkamer vermelde procedures is er inderdaad geen vooraankondiging gepubliceerd, aangezien daar destijds niet in werd voorzien in de interne procedures (dit is in de tussentijd veranderd om in andere controles aan het licht gekomen risico's af te dekken, en nu is het gebruik van vooraankondigingen verplicht voor aanbestedingen met een waarde van meer dan 10 miljoen euro). F4E is van mening dat het risico van een laag niveau van concurrentie is beperkt door de uitvoering van gerichte maatregelen (informatiedagen, evenementen als bedrijfsfora, marktonderzoeken, gebruik van het netwerk van industriële verbindingsfunctionarissen enz.). Een dergelijke informatieverspreidingsstrategie wordt geacht effectiever te zijn dan de simpele publicatie van een vooraankondiging in het Publicatieblad, aangezien de betrokken economische actoren zo op een meer rechtstreekse manier worden bereikt.

25.

Van de drie in 2014 uitgevoerde controles werden in december 2014 twee eindcontroleverslagen ontvangen, die aan de Rekenkamer zijn doorgegeven. Ook in december 2014 werd het voorlopige controleverslag van de derde controle ontvangen, en de gesprekken met de auditor en de begunstigde zijn momenteel gaande.

De planning van de controles achteraf van de F4E-subsidies voor 2015 begon in september 2014 met de selectie van drie begunstigden en de ondertekening in februari 2015 van de specifieke contracten met de externe auditfirma's. De drie desbetreffende voorlopige controleverslagen zijn ontvangen en worden momenteel geanalyseerd.

26.

Het financieel reglement van F4E moet worden gewijzigd om de door de herziene financiële kaderregeling en het Financieel Reglement ingevoerde veranderingen te weerspiegelen, in overeenstemming met de opmerkingen van de Rekenkamer.

Het financieel reglement van F4E en de uitvoeringsvoorschriften daarvoor zijn door F4E op 25 juli 2014 aan de Commissie voorgelegd, en sindsdien lopen de besprekingen. De Commissie wil een algemeen advies over het financieel reglement en de uitvoeringsbepalingen van F4E afgeven zodra de bepalingen van de aanbestedingsvoorschriften van de nieuwe Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 zijn omgezet in het Financieel Reglement en de bijbehorende uitvoeringsbepalingen en in de financiële kaderregeling en de bijbehorende uitvoeringsbepalingen.

Om de wijziging van het financieel reglement en de uitvoeringsvoorschriften van F4E niet verder te vertragen, heeft de raad van bestuur tijdens zijn meest recente vergadering van juni 2015 besloten om in dit dossier een procedure met twee fasen te volgen:

Ondertussen heeft de Commissie op 3 juli 2015 de nieuwe ontwerp-aanbestedingsvoorschriften ter overweging aan F4E voorgelegd, waardoor, afhankelijk van het proces van goedkeuring door de Raad en het Europees Parlement (Financieel Reglement) en de Commissie (uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement), een proces met één fase nog steeds tot de mogelijkheden behoort.

29.

De relevante besluiten van de raad van bestuur bepalen de middelen voor de tenuitvoerlegging van de verplichtingen met betrekking tot intellectuele-eigendomsrechten in verband met de beschikbaarheid van technologieën en de toekenning van gebruikersrechten: deze beide aspecten worden bestreken door de bewoording van de modelclausules inzake intellectuele-eigendomsrechten van F4E. Wat betreft de uitvoering van de andere maatregelen met betrekking tot het industriële beleid, moet worden opgemerkt dat F4E eind 2014 24 van de 32 voorziene maatregelen ten uitvoer had gelegd.

F4E is van mening dat haar aanpak van intellectuele-eigendomsrechten de concurrentie vergroot omdat de contractuele voorwaarden aantrekkelijker zijn voor aannemers, wat zowel bijdraagt tot het beperken van de kosten als tot de verspreiding van onze aanwezigheid in Europa.

33.

In maart 2015 heeft de Spaanse regering nieuwe kantoorruimte voor F4E aangeboden in een gebouw dat zal worden gedeeld met de Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC). Dit aanbod werd door F4E gunstig onthaald, en de goedkeuring werd onderworpen aan een gedetailleerde inspectie en analyse door deskundigen.

In juni 2015 heeft een onafhankelijke externe architect een analyse verricht om te proberen het aanbod af te wegen tegen de vereisten. Daaruit kwam naar voren dat er nog steeds kritieke zorgen zijn, met name ten aanzien van de beschikbare ruimte op de korte tot middellange termijn, die door het gastland moeten worden weggenomen voordat het voorstel volledig aansluit op de behoeften van F4E.

F4E en het gastland beoordelen de wijze waarop kan worden tegemoetgekomen aan deze essentiële punten teneinde op korte termijn tot een definitieve oplossing te komen.

34.

Om een wettelijk vacuüm te voorkomen in afwachting van de formele vaststelling van de uitstaande uitvoeringsvoorschriften voor haar personeelsstatuut, heeft F4E de volgende twee overgangsmaatregelen toegepast:

Hierbij is aanzienlijke vooruitgang geboekt, en het aantal formeel vastgestelde of naar analogie op de gemeenschappelijke onderneming toegepaste uitvoeringsvoorschriften staat momenteel op 26. Nog eens vier uitvoeringsvoorschriften doorlopen momenteel het proces van vaststelling door F4E via de schriftelijke procedure en zullen naar verwachting in november 2015 formeel worden vastgesteld.

Wat betreft de overige nog vast te stellen uitvoeringsvoorschriften, na de hervorming van het Statuut van de EU in 2014: