13.

Tijekom proteklih godina od Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije (F4E) tražila se provedba projekta sa svojstvenim tehničkim izazovima i uvjetima ograničenja upravljanja koji teško da imaju presedana u svijetu: u kontekstu već ogromnih izazova provedbe jedinstvenog tehnički složenog uređaja kao što je ITER, tehničke specifikacije temelje se na ulaznim parametrima koje je u velikoj mjeri dao drugi subjekt, Organizacija ITER, a odstupanja od specifikacija, čak tijekom provedbe ugovora, krajnje su učestala. F4E zbog toga trpi jer ih mora provoditi, uglavnom bez ikakve naknade.

Nakon što je Vijeća ITER-a 2011. godine usvojilo takozvane „MAC-10 smjernica” kojima se definiraju odgovornosti za financiranje promjena projekta, izvorno uvedenih s ciljem pojednostavljenja postupka donošenja odluka, pogoršalo se prethodno opisano stanje umjesto da se popravi. To je dovelo do skromnih napora u projektiranju sustava/postupku analize vrijednosti u pogledu integracije Organizacije ITER, uz prekoračenje planiranih troškova i razvoj dodatne napetosti između Organizacije ITER i svih domaćih agencija. Ovaj je problem ozbiljan za sve domaće agencije, no posebno za F4E, gdje utjecaj stalnih promjena na komponente utječe na zgrade gotovo kao „očekivana vrijednost”, što se i vidi iz dokumenata dostavljenih upravljačkom odboru F4E-a na njegovom sastanku u prosincu 2014. godine.

Trošak jasno ovisi o opsegu rada (tj. projektiranja), a još i više kada se preinake zahtijevaju tijekom same faze izgradnje. Činjenica da je prethodno uvelike pod kontrolom Organizacije ITER i njegovog sustava upravljanja, a potonje pod kontrolom F4E-a, jasno prikazuje neusklađenost odgovornosti.

To je zaista jedan od aspekata koji predstavljaju najveći izazov projektu ITER, identificiran i u studiji Europskog parlamenta o troškovnoj učinkovitosti projekta ITER iz 2013. godine koju je izradio Ernst and Young. Uistinu, naslovi sažetka te studije navode kako „Povećanja troškova uvelike su proizašla iz razine projekta i izvan su izravne kontrole F4E-a” i „F4E je sui generis organizacija koja djeluje u složenom okruženju, što ograničava mogućnosti troškovne učinkovitosti”. Ukratko, zbog samog ustrojstva Sporazuma i njegovih instrumenata, značajan dio troškova koje F4E mora apsorbirati nisu pod njegovom izravnom kontrolom.

Posebice u pogledu kontrole troškova, što je ključni cilj F4E-a, temeljem prethodnih MAC-10 smjernica, svaki sustav kontrole ograničen unutar F4E-a ne bi bio sposoban ograničiti dotok promjena iz Organizacije ITER (koji djeluje kao vlasnik i integrator). Tek sada, uz eliminiranje MAC-10 smjernica i uvođenje sustava kojim se one mijenjaju radi postizanja njihove planirane svrhe (pričuvni fond Organizacije ITER), kao i uz obećanje nove uprave Organizacije ITER o provedbi sveobuhvatnog sustava upravljanja konfiguracije, putem postupne integracije postupka tehničkog upravljanja, moglo bi biti moguće provesti učinkovitiji sustav kontrole troškova.

U velikoj mjeri na temelju prethodno navedenoga, zainteresirane strane u projektu (Organizacija ITER i domaće agencije – uključujuću F4E) zaključili su da trenutačni vremenski plan nije realan, što je činjenica koju je također potvrdilo nekoliko neovisnih procjena tijekom posljednje dvije godine (2013.–2014.). Iz tog razloga Organizacija ITER/F4E zajedno s domaćim agencijama drugih stranaka rade na novom, revidiranom rasporedu koji bi trebao biti predstavljen Vijeću ITER-a u studenom 2015. godine. Stranke ITER-a potom će ocijeniti revidirani raspored, koji bi također trebao uzeti u obzir dostupna sredstva i troškovnu dimenziju jer su ti elementi usko povezani. Stoga je vrlo vjerojatno da će kao posljedica revidiranog rasporeda trebati raspraviti i predložiti procjenu ukupnog troška. To neće utjecati na sredstva potrebna za postojeći višegodišnji financijski okvir, no može imati dugoročne posljedice.

14.

F4E je obavezan provesti zahtjeve i promjene u projektu koje nametne Organizacija ITER, premda one mogu imati utjecaja na trošak i rizike troška. Istovremeno F4E žustro provodi veliki broj mjera za ograničavanje troškova pod pomnim nadzorom svog upravljačkog odbora kako bi osigurao poštivanje gornje granice proračuna dodijeljene za postojeći višegodišnji financijski okvir do 2020. godine. Neke od tih mjera su:

Kontrola troška i dalje će biti prioritet na razini globalnog upravljanja projektom pod vodstvom novog generalnog direktora Organizacije ITER od ožujka 2015. godine.

U pogledu proračuna troškova na razini F4E-a, detaljna procjena po završetku na 6. razini strukture analize rada za doprinose EU-a u stvarima izvršava se uzimajući u obzir rizike i nesigurnosti. Ovaj će rezultat dovesti do vrednovanja novih zahtjeva u pogledu pričuva.

15.

Kako je F4E naveo u ranijim izvješćima, maksimalni proračun za postojeći višegodišnji financijski okvir utvrđen je na pretpostavkama vježbe koja je izvršena 2008. godine (Toschijevo izvješće), izvedena na 3. razini (sustav) i 4. razini strukture organizacije rada (dogovor o nabavi). To ni na koji način ne znači da ne postoji sustav za nadzor troškova. Zapravo, već postoji u potpunosti funkcionalan sustav kontrole i nadzora troškova na razini organizacije nabave, na 4. razini strukture analize rada i na razini sustava, na 3. razini strukture analize rada (kako to i potvrđuje Sud u svom izvješću iz 2013. godine). Ono što F4E zaista nije imao uspostavljeno u trenutku revizije (ožujak 2015. godine) bili su svi podaci na 6. razini (ugovori). To ne znači da F4E nije procijenio troškove na pojedinačnim ugovorima, F4E je to učinio, no u pojedinačnim projektnim skupinama, a ne na centraliziran i jednoobrazan način.

Premda F4E već godinama upotrebljava nekoliko alata za upravljanje podacima radi održavanja/upravljanja svojim operativnim i financijskim podacima (npr. ABAC, ABAC ugovori, Primavera, IDM itd.) integriranih središnjim integriranim sustavom izvješćivanja, F4E potvrđuje da napreduje rad na poboljšavanju sustava upravljanja podacima o troškovima i odstupanjima. Prvi dio, sustav i metodologija praćenja procjena troškova i odstupanja na razini ugovora, predstavljen je u rujnu 2015. godine Službi za unutarnju reviziju (IAS) Komisije tijekom njihove posjete povodom pripreme naknadne revizije dogovora o nabavi. Druga faza bit će provedba potpuno integriranog sustava planiranja resursa koji će integrirati podatke i postupke: od izrade proračuna, preko nabave, sve do upravljanja odstupanjima i isporukama. Sporazum o provedbi sustava planiranja resursa postignut je na razini upravljačkog odbora zajedno s uspostavom specijaliziranog četvrtog odjela unutar organizacije F4E-a usmjeren na upravljanje projektom (trošak, opseg, kvaliteta, raspored i rizik) i njegovoj infrastrukturi (podatkovni modeli, alati, procesi).

F4E potvrđuje da ažuriranje, kojim se uzima u obzir prethodne promjene opsega koje dolaze iz Organizacije ITER, osnovice troška, kako ga je razradila grupa Toschi 2008. godine na 4. razini, izvršeno i ažurirano kad god je Vijeće ITER-a odobravalo promjene osnovice (uglavnom putem zahtjeva za izmjenu projekta). U pogledu osnovice troška na 6. razini, rekonstrukcija Toschijeve procjene troškova na takvoj je razini bila moguća samo za neke sustave (npr. Magnet) kako ne postoji dovoljno podataka iz rezultata grupe Toschi za sveobuhvatnu (tj. sažimanje cijelog opsega) raspodjelu vrijednosti 4. do 6. razine.

Stoga je rad bio usmjeren na cjelokupnu ponovnu izradu nove osnovice troškova, uključujući ne samo rizike koji utječu na cijene (kako je to učinjeno tijekom Toschijeve analize), već uzimajući također u obzir postupak procjene nakon dovršenja za sve planirane aktivnosti 6. razine.

U tu je svrhu direktor F4E-a uspostavio radnu skupinu radi definiranja i primjene strukturiranog i sljedivog postupka kako bi se dobila procjena nakon dovršenja na 6. razni za cjelokupni rad što ga F4E ima izvršiti u sklopu svojih obveza u okviru ITER projekta. To također zadovoljava potrebu uspostave i održavanja vjerodostojnosti procjena i faktora troškova (npr. rizici i nesigurnosti) koji utječu na rezultate i njihovu pouzdanost. Sustav i metodologija već su predstavljeni IAS-u tijekom njihove naknadne posjete u rujnu 2015. godine.

Ažuriranje doprinosa Unije projektu ITER izvan njegove faze izgradnje nije izvršeno i nije planirano dok projekt ne osigura relevantne informacije kako bi se takva analiza omogućila.

16.

F4E želi istaknuti da su cilj tih dvaju akcijskih planova, u onoj mjeri u kojoj je to moguće u okviru pravnog okvira projekta ITER, mjere koje kompenziraju neke od slabosti koje su identificirane u prethodnom tekstu.

Prvo, 5. ožujka 2015. godine, Vijeće ITER-a (gdje Europu predstavlja Komisija) imenovalo je novog glavnog direktora Organizacije ITER i podržalo akcijski plan koji je on pripremio kao odgovor, između ostaloga, na procjenu upravljanja ITER-a za 2013. Dodatno uz objavu nove osnovice projekta ITER (opseg, raspored i trošak), akcijskim planom Organizacije ITER predloženo je nekoliko specifičnih mjera kao što su:

Drugo, novi vršitelj dužnosti direktora F4E-a pripremio je akcijski plan i predstavio ga upravljačkom odboru F4E-a 24. ožujka 2015. godine, gdje je on u potpunosti podržan. Akcijski plan F4E-a nadopunjava ITER-ov akcijski plan u nekoliko pogleda, no također i identificira dodatna poboljšanja rada samog F4E-a. Glavni su elementi:

Nakon ožujka 2015. godine Organizacija ITER i F4E provode te akcijske planove te se očekuje se da će dovesti do poboljšanja povezanih s brojnim opaskama što su ih naveli Revizorski sud i Europski parlament u njihovom izvješću o izvršavanju funkcija iz 2013. godine. Provedba tih akcijskih planova pomno se nadzire na najvišim razinama upravljanja projekta ITER, kako u Organizaciji ITER, tako i u F4E-u.

18.

F4E u ime Europe, daje doprinos u stvarima projektu ITER u obliku komponenti. U trenutku kada je projekt komponente dovoljno zreo, zaključuje se takozvani sporazum o nabavi između F4E-a i Organizacije ITER, gdje se određuje što se i u kojem roku mora osigurati. Radovi se izvode sukladno zahtjevima Organizacije ITER, a F4E-u se postupno dodjeljuje odobrenje ITER-a čime se potvrđuje napredak radova povezanih sa specifičnim, unaprijed dogovorenim ključnim točkama. To je sustav o kojemu je postignut sporazum između partnera ITER-a pri pružanju prave razine informacija Vijeću ITER-a, čime se osigurava integrirano izvješćivanje koje je u nadležnosti svih domaćih agencija i predstavlja pravilnu mjeru napretka projekta.

U financijskim izvješćima iz 2014. godine (uključenim u godišnja izvješća F4E-a za 2014. godinu) F4E je uključio tablicu koja prikazuje vrijednost potpisanih sporazuma o nabavi i iznose odobrenja primljenih do tog trenutka od Organizacije ITER, pri čemu je potonjih zaista malo. Razlog tome je da je prva uprava Organizacije ITER distribuirala odobrenja unutar dogovora o nabavi uglavnom prema kraju i taj nedostatak izaziva određeni „pesimizam” u izvješćima. To je identificirano kao problem koji treba riješiti i već je počeo rad s Organizacijom ITER kao bi se revidiralo raspodjele odobrenja tijekom trajanja dogovora o nabavi na način koji točnije odražava napredak koji postigne svaka domaća agencija. Očekuje se da će se ovo riješiti tijekom 2015. godine.

Zbog tog razloga F4E uključio je u godišnja izvješća za 2014. godinu procjenu postotka dovršenih radova na temelju iznosa troškova povezanih sa sporazumima o nabavi nastalih tijekom 2014. i usporedio ih s procijenjenom vrijednošću doprinosa u stvarima projektu.

Uz to, F4E sastavlja godišnje izvješće o napretku i godišnje izvješće o aktivnosti koja pružaju detaljne informacije u smislu cjelokupnog napretka europskog doprinosa projektu ITER zajedno s postignutim godišnjim ključnim pokazateljima uspjeha (KPI) i korporativnim ciljevima. Štoviše, F4E podliježe godišnjem vanjskom ocjenjivanju gdje neovisni stručnjaci ocjenjuju napredak projekta na temelju postojećih izvješća kako bi upravljačkom odboru i Europskom vijeću omogućili pregled napretka projekta ITER.

19.

Dugotrajna kašnjenja koja je projekt akumulirao u odnosu na trenutačne osnovne pokazatelje (prva plazma u studenom 2020. godina) doveli su do pomaka u obvezama za brojne sustave.

Zapravo su višestruki zahtjevi za izmjene koje dolaze od Organizacije ITER usporili projekt i doveli do kašnjenja, prouzročili bezbrojna odstupanja od postojećih ugovora i stvorili globalna kašnjenja projekta. Premda su ti događaji bili uglavnom izvan kontrole F4E-a, od njega se tražilo da provede takva odstupanja u skladu s MAC-10 smjernicama što ih je odobrilo Vijeće ITER-a (gdje Europu predstavlja Komisija, a ne F4E). Zbog tih učestalih izmjena, F4E je također često odlučio suzdržati se od daljnjeg poduzimanja pojedinih aktivnosti nabave i to do trenutka kada se smatralo da su specifikacije razmjerno stabilne. Odstupanja primijenjena na otvorene ugovore zapravo predstavljaju značajan uzrok povećanja troškova i stoga moraju biti ograničena na minimum kako bi se rješavalo te probleme u pogledu ograničavanja troškova o kojima je izvijestio Sud u drugim opažanjima.

Dodatno, krutost proračunskog profila u okviru višegodišnjeg financijskog okvira teško se može pomiriti sa zapaženim razvojem u inovativnom projektu ove prirode koji zahtijeva realniji raspored. Posljedično, posljednjih je godina provedba sredstava za preuzimanje obveza F4E-a bila pod pritiskom. Plan za Europski fond za strateška ulaganja omogućio je premještanje sredstava za preuzimanje obveza u vrijednosti 500 milijuna eura s 2015. godine na 2018.–2020. Taj pomak bolje odgovara profilu provedbe i više je u skladu s novim, realnim rasporedom.

U pogledu odobrenih sredstava za plaćanje, takva kašnjenja u projektu usporila su potpisivanje ugovora i posljedično nisu omogućila planirana pretfinanciranja i druga predviđena plaćanja.

Promjena uprave Organizacije ITER i promjena osnovnih parametara projekta koji su u tijeku trebaju biti osnova za poboljšanje ovog problema u budućnosti.

20.

F4E pozdravlja činjenicu da Sud prepoznaje značajan postignuti napredak i smatra da su aktivnosti koje su u tijeku dio stalnih poboljšanja i razvoja njegovih sustava kontrole.

U vezi sa središnjim sustavom za praćenje troškova upućujemo na naš odgovor u odlomku 15. F4E je uspostavio središnji sustav za praćenje i kontrolu troškovnih podataka na razini ugovora.

U vezi s akcijskim planovima kao odgovora na unutarnje revizije: F4E aktivno provodi provedbu otvorenih aktivnosti u skladu s prioritetima koje je uspostavio direktor i o kojima je postignut sporazum između povjerenstva za reviziju i upravljačkog odbora, čime se žurno reagira na preporuke koje su ocijenjene kao kritične i vrlo važne. Postignut je značajan napredak u provedbi tih akcijskih planova:

IAC-ova kontrola praćenja provedbe ugovora u području zgrada ITER-a: akcijski plan kao odgovor na ovu reviziju usvojen je u veljači 2015. godine i postignut je značajan napredak: od 24 predložene aktivnosti, provedeno je 20, jedna je otkazana, a 3 su u tijeku.

IAS-ov pregled upravljanja ugovorima: akcijski plan usvojen je u studenom 2014. i trenutačno stanje je kako slijedi: od 19 predloženih aktivnosti, dvanaest je provedeno, a 7 je u tijeku.

Korporativni rizici: ažuriranje rizika visoke razine za 2015. godinu bit će izvršeno uzimajući u obzir sljedeće povjerenstvo za reviziju u studenom, uključujući uspostavu odgovarajuće sklonosti preuzimanju rizika tako da se poboljša agilnost i razborito financijsko upravljanje F4E-a.

21.

F4E želi naglasiti da je razmjerno velik udio pregovaračkih postupaka posljedica složenog i inovativnog konteksta u kojemu djeluje. To često dovodi do ograničenog nadmetanja ili (u ekstremnim slučajevima) do monopola ili čak izostanka sudjelovanja u pozivima na podnošenje ponuda. Točnije, u 15 od 39 pregovaračkih postupaka zaključenih 2014. godine, posebne okolnosti tržišta i/ili usluga/radova koje se može nabaviti, učinili su pregovarački postupak najboljim oblikom nabave, u skladu s člankom 100.2 provedbenih pravila F4E-a.

Preostala 24 pregovaračka postupka odgovaraju ugovorima male vrijednosti u skladu s čl. 100.1 provedbenih pravila F4E-a. Treba primijetiti da ta 24 ugovora iznose 36 % ukupnog broja potpisanih ugovora (sve vrste postupaka nabave), ali samo 0,3 % u smislu dodijeljene vrijednosti. Pregovarački postupci male vrijednosti odnose se na puno manje korištenje unutarnjim resursima od otvorenih, ograničenih, ili onih što uključuju kompetitivni dijalog (zbog postupovnog pojednostavljenja), i stoga F4E smatra njihovu upotrebu vrijednim alatom u smislu usmjeravanja ograničenih unutarnjih resursa na nabave velike vrijednosti/velikog rizika.

F4E želi podsjetiti da je priroda aktivnosti povezanih s opsegom projekta ITER takva da je ograničena konkurencija na žalost činjenica, na što F4E može imati tek skroman utjecaj. Većina mogućnosti koje je imao F4E-a u smislu povećanja konkurencije bila je iskorištena (tj. široka diseminacija prema industriji u svim državama članicama putem službenika za vezu s industrijom i tematskih sastanaka, ciljanih i općih informativnih dana za industriju na raznim lokacijama diljem Europe, povećanja napora u vezi stabilizacije i boljeg razumijevanja našeg lanca opskrbe, interne politike o obavijestima s prethodnim informacijama, intenziviranja ispitivanja tržišta, industrijskog standarda prava intelektualnog vlasništva i odredbi o odgovornosti, itd.). Aktivnosti F4E-a treba usporediti sa sličnim novim, visokotehnološkim projektima širom svijeta. Nije moguće zanijekati da je F4E mogao uložiti još više napora kako bi povećao konkurenciju, no time bi se potrošilo više unutarnjih resursa, što bi negativno utjecalo na druga područja.

Slično, u odnosu na vrlo mali broj ponuda primljenih za pozive za dodjelu sredstava, ovo je stanje takvo uglavnom zbog 2 faktora: s jedne strane krajnje specijalizirana priroda F4E-ovih dodjela sredstava zanimljiva je samo malom broju podnositelja zahtjeva u Europi, a s druge strane je uspjeh europskog fuzijskog programa u stvaranju europskog istraživačkog područja u fuziji s minimalnim dupliciranjem napora i bliskom suradnjom među skupinama aktivnima na jednom području. Potonje se manifestira kroz to što su paneuropski konzorciji iza većine odgovora na pozive F4E-a.

22.

U odnosu na pet postupaka nabave F4E želi dati sljedeće komentare:

Iznos dodijeljen različitim ugovorima:

Sud primjećuje da u vrijeme pokretanja postupaka nabave (2013. i 2014. godine) F4E nije izvršio alokaciju vrijednosti od 6,6 milijardi eura različitim ugovorima. Kako je F4E naveo u ranijim izvješćima, ograničeni proračun od 6,6 milijardi eura uspostavljen je na pretpostavkama Toschijevog izvješća koje je načinjeno na 3. razini (sustav) i 4. razini (dogovor o nabavi), a ne 6. razini (ugovori). To je zbog toga što u to vrijeme, pojedinosti o tome kako podijeliti ukupan opseg između različitih ugovora nisu bile usklađene u različitim sustavima. Stoga je bio nužan nadzor nad razvojem opsega i povezanim troškom na 3. i 4. razini, što je omogućilo izravnu usporedbu s Toschijevom osnovicom i time sa 6,6 milijardi eura.

Odstupanja dodijeljenog iznosa od osnovice troška:

Slučaj o kojemu je izvijestio Revizorski sud odgovara postupku nabave u području zgrada, gdje su niska razina definiranosti projekta (na razini funkcionalne specifikacije) i zahtjevi Organizacije ITER koji se neprekidno mijenjaju, također zbog novih zahtjeva francuskog tijela za sigurnost, prouzročili povećanje troškova u ovom području iznad početno dodijeljenog proračuna.

Kako bi se odgovorilo na rizike troškova i smanjio utjecaj troškova koji proistječu iz stalnih izmjena krajnjih rezultata projekta koje je F4E imao u nekim područjima iz svoje nadležnosti, posebice kod zgrada, detaljna analiza uzroka i naučenoga predstavljena je upravljačkom odboru F4E-a u prosincu 2014. Pokazalo se da kašnjenja u isporuci ulaznih podataka i neprekidni zahtjevi za izmjene koje traži Organizacija ITER te povećanje sigurnosnih zahtjeva nakon nezgode u Fukushimi usporavaju napredak F4E-ovog rada te vode do nebrojenih odstupanja s ogromnim utjecajem na cijenu.

Čak i da je F4E uspostavio aktivnosti ograničavanja utjecaja kako bi se ograničili troškovi, u brojnim su slučajevima izmjene kao i njihovi troškovi nametnuti projektu, bili neizbježni.

Nedostaci u procjeni financijskih ponuda:

F4E smatra da nije bilo nedostataka u procjeni financijskih ponuda.

Mora se imati na umu da su se u vrijeme tih postupaka nabave praćenje i kontrola razvoja opsega i njegovog povezanog troška provodili na 3. i 4. razini. Također treba naglasiti da kad god je F4E dodijelio velik ugovor, povrh obvezujuće preporuke Izvršnog odbora, uvijek su održani specifični sastanci s dužnosnikom za ovlaštenja kako bi se osigurala potpuna slika, prije dodjele ugovora i o proračunu troškova i o aspektima rizika. Kad su pokrenuti ti postupci nabave, voditelj projektnog tima već je procijenio mogući trošak nabave (tj. putem vlastite procjene, konzultacija sa stručnjakom ili procjenom industrije) te je osigurao da je izvorni opseg obuhvaćen troškom koji omogućava zadržavanje sveukupnog troška na 4. razini strukture analize rada unutar dodijeljenog maksimalnog iznosa. Sada izvršeni radovi na središnjoj razini za definiranje EAC-a na 6. razini strukture analize rada osiguravaju bolji pristup kontroli i dodatnom ograničavanju troškova.

U slučaju da ugovor sadrži opcije u iznosu do 32 milijuna eura i dodatne troškove, mora se primijetiti da je svrha takvih opcija obuhvatiti potencijalne rizike za cijeli aranžman nabave (zavojnice torusnog polja). Financijskim utjecajem rizika upravljalo se na razini aranžmana nabave (odnosno na 4. razini strukture analize rada). Zaista, u ovom specifičnom sustavu F4E je postignuo ukupnu uštedu: ukupna financijska vrijednost 3 ugovora sklopljena za proizvodnju zavojnica torusnog polja stvarno iznosi ~50 milijuna eura manje od financijske vrijednosti dodijeljene za zavojnice torusnog polja na 4. razini (što odgovara ograničenom proračunu od 6,6 milijardi eura. Taj je iznos daleko iznad 32 milijuna eura povezanih s opcijama ovog ugovora i stoga je više nego dostatan pokrivanje rizika ne samo ovog ugovora, već i drugih dvaju ugovora. Također je važno primijetiti da zahvaljujući strategiji smanjivanja rizika koju je usvojio F4E za ova 3 ugovora, ti rizici sada imaju malu vjerojatnost (trenutačno ispod 5 %).

Kašnjenja u postupcima nabave:

F4E smatra da ta kašnjenja ne predstavljaju slabost u postupcima nabave jer ona odgovaraju izuzetnom okruženju u kojemu F4E djeluje (manjak konkurencije i složenost ugovora) te potrebama pronalaska ušteda, osiguravajući da su specifikacije dovoljno zrele prije pokretanja postupaka nabave.

Nepredviđena aktivnost:

F4E je morao uvesti materijalnu aktivnost nabave u program rada za 2014. godinu, koja zaista nije bila izvorno predviđena u osnovnim parametrima projekta JT60SA Širi pristup. Pokrenuta je nakon mišljenja stručnjaka, kako bi se savladala nepredviđena tehnička poteškoća. O aktivnosti i potencijalnim rizicima te šteti za ugled povezanoj s tim izbjegavanjem razgovaralo se u prosincu 2013. godine na upravljačkom odboru koji se složio s provedbom ove značajne nabave kao žurnog pitanja. Ova je dodatna aktivnost u svakom slučaju izvršena u okviru pričuve dodijeljene ovom specifičnom projektu i bez obzira na žurnost, F4E je uspio održati razumno nadmetanje i pribaviti ekonomičnu cijenu.

Ocjena tehničkih kriterija za dodjelu:

Tehničke su specifikacije pripremljene na temelju ishoda stručnog pregleda i zahtjevi sadržani u specifikacijama su u potpunosti definirali značajne zahtjeve. Izričito prihvaćanje svih zahtjeva oba ponuditelja (u obliku ispravno popunjene „matrice usklađenosti”) zajedno s opisom predloženog postupka proizvodnje i ocjenom rizika u prilogu ponudama, rezultiralo je punom sigurnošću u pogledu tehničke kvalitete ponuda. Na temelju toga ocjenjivačko se povjerenstvo jednoglasno složilo da je dodjeljivanje maksimalnog tehničkog rangiranja objema ponudama bilo opravdano.

Upotreba prethodne obavijesti:

F4E smatra kako to nije predstavljalo slabost u postupku nabave jer su poduzete korektivne aktivnosti za povećanje nadmetanja.

Zaista, u tri postupka koje je identificirao Revizorski sud nije bilo objave prethodne obavijesti jer to nije bilo predviđeno internim postupcima u tom trenutku (to se u međuvremenu promijenilo kako bi se odgovorilo na rizike što su ih istaknule druge revizije i sada je upotreba prethodnih obavijesti obvezna za nabave iznad 10 milijuna eura). F4E smatra da je umanjio rizik slabe konkurencije izvršavanjem ciljanih aktivnosti (informacijski dani, događaji kao što je poslovni forum, ispitivanja tržišta, korištenje mreže službenika za vezu s industrijom itd.). Takva strategija diseminacije smatra se učinkovitijom od jednostavne objave prethodne obavijesti putem Službenog lista jer je izravnije upućena dotičnim gospodarskim subjektima.

25.

Od tri revizije provedene 2014. godine, dva su završna izvješća primljena u prosincu 2014. i podijeljena sa Sudom. Preliminarno revizorsko izvješće o trećoj reviziji primljeno je u prosincu 2014. i u tijeku su razgovori s revizorom i korisnikom.

Planiranje provedbe ex post revizije za nepovratna sredstva F4E-a tijekom 2015. počela je u rujnu 2014. odabirom 3 korisnika i potpisivanjem specifičnih ugovora s vanjskim revizorskim tvrtkama u veljači 2015. Primljena su odgovarajuća 3 preliminarna izvješća o reviziji koja se trenutačno analiziraju.

26.

Financijska uredba F4E-a mora biti izmijenjena kako bi odražavala promjene što ih je uvela izmijenjena Okvirna financijska uredba i Opća financijska uredba u skladu s napomenama Revizorskog suda.

F4E je Komisiji predao Financijsku uredbu F4E-a s pripadajućim provedbenim pravilima 25.7.2014., a rasprava je u tijeku od tada. Komisija bi htjela dati općenito mišljenje o Financijskoj uredbi F4E-a i pripadajućim provedbenim pravilima nakon što se odredbe pravila nabave iz nove Direktive 2014/24/EU od 26. veljače 2014. ugrade u Opću financijsku uredbu i njegova provedbena pravila u Okvirnu financijsku uredbu i pripadajuća provedbena pravila.

Kako ne bi dodatno odgađao izmjene Financijske uredbe F4E-a i pripadajućih provedbenih pravila, upravljački se odbor složio slijediti dva koraka postupka u ovom spisu na svom posljednjem sastanku u lipnju 2015. godine:

U međuvremenu, 3. srpnja 2015., Komisija je podnijela F4E-u novi nacrt pravila o nabavi radi razmatranja tako da ovisno o njihovom postupku odobravanja koje provode Vijeće/EP (Opća financijska uredba) i Komisija (Pravila primjene Opće financijske uredbe), postupak u jednom koraku bi još uvijek mogao biti moguć.

29.

Relevantna odluka upravljačkog odbora uspostavlja sredstva za provedbu obveza u pogledu intelektualnog vlasništva u vezi s dostupnošću tehnologija i davanja korisničkih prava: oba se ta aspekta obrađuju kroz formulacije F4E-ovog modela za klauzule o intelektualnom vlasništvu. U vezi provedbe drugih aktivnosti vezanih za industrijsku politiku, mora se primijetiti da je F4E do kraja 2014. godine proveo24 od 32 predviđene aktivnosti.

F4E smatra da njegov pristup pravima intelektualnog vlasništva povećava tržišno natjecanje jer su ugovorni uvjeti atraktivniji za ugovaratelje, što pridonosi ograničavanju troškova i širenju naše prisutnosti diljem Europe.

33.

U ožujku 2015. godine španjolska je vlada ponudila nove prostore F4E-u, u zgradi koju bi se dijelilo s Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC). F4E je pozdravio ovu ponudu i njeno je odobrenje prošlo detaljan pregled i stručnu analizu.

U lipnju 2015. godine neovisni vanjski arhitekt izvršio je analizu kako bi pokušao usporediti ponudu sa zahtjevima. Rezultat je pokazao kako još uvijek postoje kritični problemi, posebno o dostupnom prostoru u kratkoročnom do srednjoročnom razdoblju, koje treba riješiti država domaćin prije no što ponuda može potpuno odgovarati potrebama F4E-a.

F4E i država domaćin ocjenjuju način na koji je moguće napredovati k rješavanju tih kritičnih problema kako bi se pronašlo konačno rješenje u kratkoročnom razdoblju.

34.

Kako bi se izbjegao pravni vakuum u očekivanju formalnog usvajanja nedostajućih provedbenih pravila svog Pravilnika o osoblju, F4E se oslonio na dvije prijelazne mjere kako slijedi:

Postignut je značajan napredak i broj provedbenih pravila formalno usvojenih primjenjujući analogiju na Zajedničko poduzeće trenutačno iznosi 26. Četiri dodatna provedbena pravila poduzeće Fuzija za energiju trenutno usvaja putem pisanog postupka i očekuje se njihovo formalno usvajanje do studenog 2015.

U pogledu preostalih provedbenih pravila koja treba usvojiti, nakon reforme osoblja EU-a iz 2014. godine: