1.

De Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF's) zijn ontstaan uit internationale overeenkomsten of akkoorden (1)tussen de Gemeenschap en haar lidstaten enerzijds en bepaalde staten in Afrika, het Caribische gebied en de Stille Oceaan (ACS) anderzijds, en uit besluiten van de Raad betreffende de associatie van landen en gebieden overzee (LGO).

2.

De Commissie is verantwoordelijk voor en belast met het beheer van de meeste uitgaven van de EOF's. De investeringsfaciliteit van het EOF wordt sinds 1 april 2003 volledig door de Europese Investeringsbank (EIB) beheerd. De betrouwbaarheidsverklaring van de Rekenkamer en de kwijtingsprocedure van het Europees Parlement hebben geen betrekking op deze faciliteit (2)  (3).

3.

De structuur van het EOF is weergegeven in figuur 1 . De EOF's worden beheerd volgens verschillende regelingen: gecentraliseerd, gezamenlijk of gedecentraliseerd (4). In de gecentraliseerd-beheerswijze worden de contractgunningsprocedures en de betalingen aan de eindbegunstigden door de Commissie zelf beheerd. In de gezamenlijk-beheerswijze worden bepaalde uitvoeringstaken overgelaten aan internationale organisaties, voor zover de boekhoud-, audit-, controle- en aanschafprocedures van de organisaties garanties bieden die gelijkwaardig zijn aan de internationaal aanvaarde standaarden. In de gedecentraliseerd-beheerswijze wordt het dagelijkse beheer gevoerd door de nationale ordonnateur (5)van elke begunstigde staat en de Commissie (zie figuur 2 ). Zij zijn ervoor verantwoordelijk:

4.

Binnen de Commissie worden bijna alle EOF-programma's beheerd door de dienst voor samenwerking EuropeAid (hierna: „EuropeAid”), die ook verantwoordelijk is voor het beheer van de meeste uitgaven voor externe betrekkingen en ontwikkeling, gefinancierd uit de algemene begroting van de Europese Unie (6). Een klein gedeelte van de EOF-projecten (7)heeft betrekking op humanitaire hulp en wordt beheerd door het directoraat-generaal Humanitaire hulp (DG ECHO).

5.

In 2008 werden het zevende, achtste, negende en tiende EOF tegelijk uitgevoerd. De EOF-ordonnateur sloot het zevende EOF af op 31 augustus 2008 (8). Ten tijde van de afsluiting was 10 381 miljoen euro betaald (98,3 % van de 10 559 miljoen euro die was uitgetrokken voor steunmaatregelen). Het saldo van 178 miljoen euro werd overgedragen naar het negende EOF.

5.

6.

Het tiende EOF, dat loopt van 2008 tot 2013 en communautaire steun biedt ten belope van 22 682 miljoen euro, is op 1 juli 2008 in werking getreden. Van dat bedrag is 21 966 miljoen euro bestemd voor de ACS-staten en 286 miljoen euro voor de LGO. Die bedragen omvatten 1 500 miljoen euro, respectievelijk 30 miljoen euro voor de investeringsfaciliteit die de EIB beheert voor de ACS-landen en de LGO. Ten slotte is 430 miljoen euro uitgetrokken voor de uitgaven van de Commissie voor het programmeren en uitvoeren van de EOF.

7.

Tabel 1 geeft de gecumuleerde besteding van de door de Commissie beheerde EOF-middelen en de financiële uitvoering ervan weer. De grafieken I en II geven de middelen en besluiten per steunsector cumulatief weer. In 2008 werden de voorspellingen van de Commissie over de financiële uitvoering voor de globale vastleggingen, de afzonderlijke vastleggingen en de betalingen alle overtroffen en werden recordcijfers bereikt voor de globale vastleggingen (4 723 miljoen euro), de afzonderlijke vastleggingen (2 649 miljoen euro) en de nettobetalingen (3 143 miljoen euro). Dit valt deels te verklaren door het feit dat de uitvoering van het tiende EOF snel kon starten en door de sterke toename van het aantal acties voor begrotingssteun, met globale vastleggingen en betalingen die respectievelijk 2 583 en 606 miljoen euro bereikten. De niet-afgewikkelde betalingen stegen met 15 %, hetgeen redelijk is gezien de recordhoogte van de vastleggingen in dat jaar. Tegelijkertijd namen de oude en sluimerende niet-afgewikkelde betalingen met 33 % af.

7.

8.

Krachtens het financieel reglement van toepassing op het tiende EOF (9)dient de Commissie jaarlijks verslag uit te brengen over het financiële beheer van de EOF's. De Rekenkamer is van oordeel dat het verslag over het financiële beheer een nauwkeurige beschrijving geeft van de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen van de Commissie in het begrotingsjaar (met name wat betreft de financiële uitvoering en de controleactiviteiten), de financiële situatie en de gebeurtenissen die een aanzienlijke invloed hebben gehad op de in 2008 verrichte activiteiten.

I.

II.

III.

IV.

V.

VI.

VII.

VIII.

IX.

X.

XI.

XII.

Europese Rekenkamer

12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxemburg

9.

De opmerkingen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de EOF's in de paragrafen VII en VIII van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op een controle van de geconsolideerde financiële staten (14)en het geconsolideerde verslag over de financiële uitvoering van het zevende, achtste, negende en tiende EOF (15). De controle omvatte een passende reeks controleprocedures die ten doel hadden de bewijsstukken met betrekking tot de bedragen en de toelichtingen steekproefsgewijs te onderzoeken. Tevens werden de gehanteerde boekhoudbeginselen, door de leiding gemaakte relevante ramingen en de algehele presentatie van de geconsolideerde rekeningen beoordeeld.

10.

De opmerkingen over de regelmatigheid (16)van de verrichtingen in de paragrafen IX-XII van de betrouwbaarheidsverklaring zijn gebaseerd op de volgende componenten:

11.

In het kader van de audit werden vijf landen ter plaatse bezocht voor een gedetailleerde controle van de verrichtingen: Angola, de Republiek Congo, Malawi, Mozambique en Mauritanië.

12.

De controle van de Rekenkamer omvatte ook een onderzoek van de bestaande procedures voor de boeking en monitoring van de afgegeven invorderingsopdrachten.

13.

De jaarrekening 2008 is de vierde die werd opgesteld volgens de regels voor de boekhouding op transactiebasis. Zoals de Rekenkamer in haar eerdere jaarverslagen reeds opmerkte, bevat het EOF-boekhoudsysteem niet alle elementen die nodig zijn voor een efficiënte en doeltreffende rapportage van economische informatie op transactiebasis. Het risico op boekhoudfouten neemt dus toe wegens de uitvoerige handmatige omzetting van gegevens op kasbasis in een jaarrekening op transactiebasis. Toch bleek uit de controle van de Rekenkamer dat de jaarrekening ondanks dit risico geen materiële fouten bevatte.

13.

14.

Het nieuwe boekhoudsysteem op transactiebasis ABAC FED werd in februari 2009 ingevoerd. Alle operationele, financiële en boekhoudgegevens van de EOF's werden overgebracht naar het nieuwe systeem. Dit zou de boekhoudkundige omgeving van de EOF's verder moeten verbeteren.

15.

De jaarrekening bevat een voorziening van 2 113 miljoen euro voor de in de verslagperiode gemaakte kosten waarvoor aan het eind van het jaar nog geen rekeningen zijn ontvangen. Deze voorziening wordt geraamd op basis van een aantal veronderstellingen, met name de lineariteit van de contractuele uitgaven. Zoals de Commissie heeft aangekondigd in haar antwoord op het Jaarverslag van de Rekenkamer over de EOF's betreffende het begrotingsjaar 2007 (17), heeft zij een studie uitgevoerd die bevestigde dat deze veronderstelling niet opgaat bij bepaalde soorten contracten. Zoals aangegeven in de toelichtingen bij de jaarrekening heeft de Commissie besloten haar methode vanaf het begrotingsjaar 2009 te verfijnen.

15.

16.

De voornaamste kenmerken en resultaten van de steekproefsgewijze gegevensgerichte controles zijn weergegeven in bijlage 1 .

17.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de ontvangstenverrichtingen geen materiële fouten bevatten.

18.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de vastleggingen voor projecten gaan materiële fouten bevatten.

19.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de vastleggingen voor begrotingssteun een groot aantal niet-kwantificeerbare fouten bevatten. De Rekenkamer constateerde dat de beoordelingen door de Commissie van de naleving van de Cotonou-voorschriften in vergelijking met voorgaande jaren zijn verbeterd; de bewijsvoering is beter gestructureerd en geformaliseerd, met name bij de contracten betreffende de Millennium-ontwikkelingsdoelstellingen. Toch trof de Rekenkamer nog talrijke gevallen aan waarin de Commissie niet op gestructureerde en geformaliseerde wijze had aangetoond dat het beheer van de overheidsmiddelen voldoende transparant, verantwoord en doeltreffend was (zie de paragrafen 44-46).

19.

Ter verbetering van de analyse van de geloofwaardigheid van de hervormingprogramma’s voor het beheer van de overheidsfinanciën van de begunstigden ontwikkelt de Commissie een evaluatiemethode ten behoeve van de delegaties.

20.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de voorschotbetalingen geen materiële fouten bevatten.

21.

Ondanks de tussenkomst van de Commissie om het te verrichten controlewerk te vergemakkelijken, verkreeg de Rekenkamer niet alle nodige informatie en documentatie betreffende tien door internationale organisaties beheerde verrichtingen (18). De Rekenkamer is dan ook niet in staat een oordeel uit te spreken over de regelmatigheid van deze verrichtingen. Zij merkt op dat de verificateur die van de Commissie opdracht had gekregen om een verificatiebezoek aan een van deze organisaties (19)te brengen, een soortgelijk probleem had gemeld.

21.

22.

De controle van de Rekenkamer bracht een materieel foutenpercentage in het bedrag van de gecontroleerde betalingen aan het licht (20). De frequentie en aard van de fouten alsmede de impact van de kwantificeerbare fouten zijn weergegeven in bijlage 1 (deel 1, 1.3 en 1.4 ).

22.

23.

De voornaamste ontdekte soorten kwantificeerbare fouten zijn:

24.

De ontdekte niet-kwantificeerbare fouten hebben voornamelijk betrekking op de naleving van de wettelijk voorgeschreven bankgaranties, het gehanteerde contracttype, de zichtbaarheid van de financiële steun van het EOF, de goedkeuring vooraf van aanbestedingsdocumenten en de contractuele termijnen voor de indiening van financiële verslagen.

24.

25.

De meeste fouten hadden moeten worden ontdekt en gecorrigeerd door de lokale toezichthouders of door de ordonnateurs voordat de betalingen werden goedgekeurd (zie de paragrafen 33 en 34). De meeste gevallen van ontbrekende bewijsstukken betreffen de afsluiting van oude projecten van het zevende EOF in Angola, die waren uitgevoerd in een periode van gewapend conflict en politieke beroering. Door die moeilijke omstandigheden en het grote tijdsverloop sinds het einde van de projecten was het voor de delegatie — die bovendien destijds niet verantwoordelijk was geweest voor het beheer van deze projecten — uiterst moeilijk alle nodige bewijsstukken terug te vinden.

25.

26.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de betalingen voor begrotingssteun een hoog percentage niet-kwantificeerbare fouten bevatten. De aangetroffen gevallen betroffen onder meer: onvoldoende bewijs dat de overmakingen van deviezen waren geboekt volgens de toepasselijke regels; de Commissie verifieerde de naleving van de voorwaarden op basis van verouderde gegevens of helemaal niet; onvoldoende feitenanalyse belette de uitvoering van het programma ter hervorming van de overheidsfinanciën, en toepassing van een onjuiste referentieperiode om de verwezenlijking van de indicatoren te beoordelen (zie de paragrafen 44-46).

26.

Voorts herzag de Commissie in februari 2009 de financiële kanalen voor betalingen in het kader van de begrotingssteun teneinde de rol van de financiële verificatie in het goedkeuringsproces te versterken. Het is de bedoeling dat aldus de evaluatie van de betalingen nog strenger kan verlopen en de naleving van de voorwaarden van de financieringsovereenkomsten beter wordt gewaarborgd.

27.

Bij haar onderzoek van het jaarlijks activiteitenverslag en de verklaring van de directeur-generaal van EuropeAid over het begrotingsjaar 2008 onderzocht de Rekenkamer in hoeverre deze een getrouw beeld geven (dus zonder significante vertekeningen) van de doeltreffendheid van de bestaande procedures. Met name werd onderzocht of de toezicht- en controlesystemen de noodzakelijke zekerheid bieden wat betreft de regelmatigheid van de verrichtingen.

28.

Zoals aangegeven in paragraaf 4 is EuropeAid belast met de uitvoering van de meeste instrumenten voor externe bijstand (21)gefinancierd uit de algemene begroting van de Europese Gemeenschap en de EOF's. Het jaarlijks activiteitenverslag en de verklaring maken geen onderscheid tussen verrichtingen die zijn gefinancierd uit de algemene begroting of uit het EOF, die dezelfde inherente risico's vertonen en onder goeddeels soortgelijke uitvoeringsbepalingen vallen. Tenzij anders vermeld, gelden de opmerkingen van de Rekenkamer over het jaarlijks activiteitenverslag en de verklaring, alsmede over de toezicht- en controlesystemen derhalve voor het hele bevoegdheidsterrein van EuropeAid.

29.

Het jaarlijks activiteitenverslag komt overeen met de bevindingen van de Rekenkamer over de toepassing en resultaten van de bestaande toezicht- en controlesystemen. In vergelijking met voorgaande jaren constateert de Rekenkamer dat de kwaliteit van het jaarlijks activiteitenverslag aanzienlijk is verbeterd: het is beter gestructureerd, duidelijker en informatiever, met name doordat meer gebruik wordt gemaakt van kwantitatieve indicatoren. Toch zouden er meer expliciete conclusies kunnen worden getrokken over de wijze waarop de resultaten van de diverse controles bijdragen tot de zekerheid van de directeur-generaal. Een essentiële indicator voor de geschatte financiële impact van restfouten na de toepassing van alle controles vooraf en achteraf zou de directeur-generaal ook een hechtere grondslag bieden om te bepalen of die fouten onder de vastgestelde materialiteitsdrempel blijven.

29.

30.

Het jaarlijks activiteitenverslag meldt significante personeelsproblemen (22). Gesteld wordt dat het grote aantal personeelsleden met een kort dienstverband in de centrale diensten van EuropeAid en het daaruit voortvloeiende personeelsverloop leiden tot een verlies van institutioneel geheugen, hetgeen nadelig is voor de continuïteit en zichtbaarheid van het operationele beheer en voor een efficiënt gebruik van de middelen. Het aantal vacatures in de delegaties wordt gevaarlijk hoog genoemd en zou een stijgende lijn vertonen.

30.

31.

In haar Jaarverslag over de EOF's betreffende het begrotingsjaar 2007 beval de Rekenkamer aan te onderzoeken of de centrale diensten van EuropeAid en de delegaties over het niveau en type personeelsleden beschikken dat nodig is om de kwaliteit van de controles te verzekeren (23). Tevens beval zij aan, in het licht van het toenemende belang van begrotingssteun een personeelsbeleid te ontwikkelen op basis van een analyse van de vereiste vaardigheden en kennis inzake het beheer van begrotingssteun (24).

31.

32.

De directeur-generaal van EuropeAid verklaart, redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de ingevoerde controleprocedures de nodige waarborgen bieden betreffende de regelmatigheid van de verrichtingen, terwijl de controle van de Rekenkamer een materieel foutenniveau aan het licht bracht. De Rekenkamer stelde vast dat, hoewel nog steeds aanzienlijke vooruitgang werd geboekt, het effect van bepaalde recente maatregelen in 2008 nog niet volledig merkbaar was en dat de opzet of de uitvoering van bepaalde controles voor verbetering vatbaar is (zie de paragrafen 33-43). De resultaten van de follow-up door de Rekenkamer van de voornaamste opmerkingen uit de betrouwbaarheidsverklaring zijn samengevat in bijlage 2 .

32.

De Commissie accepteert echter wel dat de gevolgen van de recente verbeteringen in de algemene controlestructuur in 2008 nog niet volledig zichtbaar waren en dat er nog ruimte is voor verdere verbeteringen.

33.

De Rekenkamer oordeelde dat controles vooraf deels doeltreffend zijn om fouten te ontdekken en te corrigeren, met name waar het gaat om de berekening van de gedeclareerde bedragen, de beschikbaarheid van de vereiste bewijsstukken en de naleving van de aanbestedingsregels. Zoals aangegeven in paragraaf 25 zijn de in Angola geconstateerde fouten te wijten aan uitzonderlijke omstandigheden en stellen ze niet het systeem van controles vooraf van de delegatie ter discussie.

34.

Evenals in voorgaande jaren werden significante gebreken ontdekt in de financiële procedures en controles van de uitvoerende organisaties, de toezichthouders en de nationale ordonnateurs (NAO's):

34.

35.

In het algemeen waren de delegaties op de hoogte van deze gebreken en stelden zij slechts een beperkt vertrouwen in deze controles. Ze hadden ook passende maatregelen getroffen om de vastgestelde gebreken aan te pakken, met name door verplichte audits en uitgavenverificaties vóór de financiële afsluiting van projecten voor te schrijven, door technische audits van lopende contracten in opdracht te geven en door technische bijstand te bieden om de capaciteit van de NAO-diensten te versterken. In 2008 legde EuropeAid ook de basis voor betere begeleidings- en communicatiemiddelen ter ondervanging van de permanente gebreken die waren geconstateerd op het niveau van de eindbegunstigden en de uitvoerende organisaties.

35.

36.

Financiële en systeemgerichte controles van projecten vóór de saldobetaling vormen een belangrijk onderdeel van de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid (25). Hoewel de nieuwe gestandaardiseerde taakomschrijvingen nog niet helemaal operationeel waren in 2008 — het eerste toepassingsjaar — vormden het gebruik ervan bij ongeveer tweederde van de ondernomen controles en de invoering van een beheersinformatiesysteem voor de audit (CRIS Audit) belangrijke stappen op weg naar een consistentere rapportage door de controleurs, een deugdelijke monitoring van de controlewerkzaamheden en een passende analyse van de controleresultaten (26).

36.

37.

Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat de delegaties de operationele richtsnoeren van EuropeAid niet consistent volgden bij het opstellen van hun jaarlijkse controleplan voor 2008 en dat onduidelijk was hoe de op risico gebaseerde controles waren geselecteerd — en dus ook in hoeverre deze bijdroegen aan de zekerheid van de directeur-generaal. EuropeAid beseft echter terdege dat op dit punt verbeteringen nodig zijn: in zijn jaarlijkse beheersplan voor 2008 gaf de dienst voorrang aan internecontrolenorm 6 „Risicobeheer” en er werden een aantal acties — in het bijzonder personeelsopleiding — vastgesteld om een doeltreffender toepassing van deze norm te verzekeren.

37.

38.

De uitvoeringsgraad van de jaarlijkse controleplannen was laag: 56 % van de controles in het plan voor 2008 werd ook in dat jaar gestart; de andere werden uitgesteld of soms geschrapt, en 67 % van de controles in het plan voor 2007 was pas eind 2008 voltooid. Dit is deels te wijten aan een ontoereikende voorbereiding van het jaarlijks controleplan, aan de duur van het controleproces en aan de beperkte capaciteit van de delegaties om controles te organiseren en er follow-up aan te geven.

38.

Sinds juni 2008 werd de uitvoering van de jaarlijkse auditplannen door het bestuur van EuropeAid regelmatig gecontroleerd.

De centrale diensten van EuropeAid zullen verder assistentie blijven bieden aan de delegaties om hun auditplanning te verbeteren. In de context van de voorbereiding van het jaarlijkse auditplan voor 2009 werd de delegaties verzocht speciaal aandacht te hebben voor de beschikbaarheid van middelen.

39.

Ondanks herhaalde aanmaningen van de centrale diensten van EuropeAid zorgden vele delegaties niet voor een tijdige en volledige registratie van hun gegevens in CRIS Audit, hetgeen het nut van dit IT-systeem ondermijnt. De richtsnoeren voor controletaakbeheerders die EuropeAid in november 2008 heeft uitgebracht, dienen dit gebrek te ondervangen.

39.

40.

De controles die de centrale diensten van EuropeAid krachtens de kaderovereenkomst in opdracht geven, zijn onderworpen aan een kwaliteitscontrole. EuropeAid analyseert ook de resultaten van deze controles en geeft follow-up aan herhaalde bevindingen op het niveau van de eindbegunstigden en de uitvoerende partners, zoals vermeld in paragraaf 35. De dienst verrichtte ook een kwaliteitscontrole op een steekproef van controles in opdracht van de delegaties. Er is nog geen algehele analyse verricht van de bevindingen en aanbevelingen van de door de delegaties in opdracht gegeven controles.

40.

41.

De invoering van CRIS Audit is toe te juichen, al zijn nog bepaalde verfijningen nodig zodat de reikwijdte van de controle inzake uitgaven kan worden beoordeeld en het systeem efficiënter kan worden gebruikt voor de toetsing, analyse en benutting van de controlebevindingen en aanbevelingen.

41.

42.

In 2008 legden de centrale diensten van EuropeAid acht toezichtsbezoeken af. Deze waren goed georganiseerd en leidden tot relevante aanbevelingen om de interne controle van de onderzochte delegaties te verbeteren.

43.

Zoals aangegeven in het Jaarverslag van de Rekenkamer over de EOF's betreffende het begrotingsjaar 2007 (27), is het systeem voor controles achteraf van verrichtingen van EuropeAid een effectief mechanisme voor het vaststellen van nalevingsfouten die van invloed zijn op de verrichtingen, maar is het minder effectief in het vaststellen van fouten die doorwerken in het bedrag van de betaling. De Rekenkamer nam nota van het feit dat het verantwoordelijke directoraat in 2008 de reikwijdte van deze controles had uitgebreid: het verrichtte systematische controles op een steekproef van bewijsstukken betreffende de gedeclareerde uitgaven en naar de juistheid van de berekeningen bij prijsherzieningen. Het directoraat introduceerde ook een halfjaarlijkse follow-up van de maatregelen die de delegaties troffen als reactie op de bevindingen van deze controles. Een dergelijke aanpak zal waarschijnlijk de relevantie en doeltreffendheid verbeteren van de controles achteraf van verrichtingen, zowel bij het onderzoek van de regelmatigheid van de verrichtingen als bij de beoordeling van de kwaliteit van de door de ordonnateurs verrichte controles vooraf.

43.

44.

De Overeenkomst van Cotonou bepaalt dat begrotingssteun wordt verleend indien het beheer van de overheidsuitgaven op voldoende transparante, verantwoordelijke en doeltreffende wijze geschiedt (28). De Commissie interpreteert deze voorwaarde op een dynamische wijze (29). Zij is van mening dat ten tijde van het financieringsbesluit in het beheer van de overheidsfinanciën voorkomende gebreken niet hoeven te beletten dat een programma voor begrotingssteun wordt gestart, mits er een verbintenis tot hervormingen bestaat en de geplande hervormingen toereikend worden geacht. Het Europees Parlement heeft vraagtekens geplaatst bij de „dynamische interpretatie” door de Commissie van de criteria om in aanmerking te komen voor begrotingssteun en stelde dat begrotingssteun alleen mag worden verleend aan landen met een minimumniveau aan geloofwaardigheid op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën (30).

44.

45.

In haar Jaarverslagen over de EOF's betreffende de begrotingsjaren 2006 (31)en 2007 (32)beval de Rekenkamer aan, de naleving van de Overeenkomst van Cotonou te toetsen aan basisvereisten. De Commissie accepteerde deze aanbeveling niet omdat zij het als onwenselijk beschouwt om gemeenschappelijke minimumstandaarden vast te stellen die uniform voor alle landen gelden. Zoals het Europees Parlement in zijn verslag over het verlenen van kwijting voor het begrotingsjaar 2007 aangaf (33)geeft deze aanpak de Commissie een grote discretionaire bevoegdheid waar een even grote mate van transparantie tegenover moet staan. Zoals de Rekenkamer stelde in haar Speciaal verslag nr. 2/2005 over de begrotingssteun uit het EOF aan de ACS-staten (34)vereist dit dat de beoordeling van de naleving van de voorschriften van de Overeenkomst van Cotonou op geformaliseerde en gestructureerde wijze wordt gepresenteerd.

45.

De Commissie erkent dat er verbeteringen kunnen worden aangebracht door een meer gestructureerde en formele aanpak van de evaluatie van de subsidiabiliteit van de begrotingssteun, overeenkomstig de Overeenkomst van Cotonou. Daarom is de Commissie doende haar richtsnoeren inzake begrotingssteun verder te verfijnen teneinde haar aanpak te versterken.

46.

Zoals gezegd in het Jaarverslag van de Rekenkamer over de EOF's betreffende het begrotingsjaar 2007 (35)zijn de financieringsovereenkomsten voor uit het negende EOF gefinancierde begrotingssteunprogramma's vaak onvolledig of onduidelijk en bieden ze dus geen kader dat voldoende duidelijk is voor zo'n gestructureerde en geformaliseerde beoordeling. In 2008 constateerde de Rekenkamer een aanzienlijke verbetering in de financieringsovereenkomsten voor de uit het tiende EOF gefinancierde begrotingssteunprogramma's. In sommige gevallen is er nog verdere verbetering mogelijk bij de vaststelling van de door het ontvangende land prioritair te treffen maatregelen betreffende het beheer van de overheidsfinanciën en van de bronnen van informatie om de naleving van de overeengekomen voorwaarden te verifiëren.

46.

47.

De interne-auditfunctie (IAF) werkt effectief en overeenkomstig haar primaire doelstelling, de directeur-generaal zekerheid te verschaffen over de doeltreffendheid en efficiëntie van de processen betreffende risicobeheer, controle en intern bestuur binnen EuropeAid. Naar het oordeel van de IAF blijkt uit de resultaten van het in 2008 verrichte werk dat er geen grote gebreken in de systemen voorkomen die een negatief effect zouden kunnen hebben op de werking van het internecontrolesysteem als geheel. De Rekenkamer vestigt de aandacht op het feit dat met de IAF-audit geen volledige zekerheid kon worden verkregen dat het systeem CRIS-EOF in staat was, vanaf januari 2009 betrouwbare en juiste operationele informatie te verschaffen.

47.

48.

De dienst Interne audit (DIA) van de Commissie verrichtte met de IAF een gezamenlijke audit betreffende de procedures voor financieel beheer in het voor de ACS-staten verantwoordelijke directoraat ten aanzien van de verleende delegaties, en een andere audit aangaande terugvorderingen (36). De controlebevindingen komen overeen met die van de Rekenkamer wat betreft het beheer van de bankgaranties (zie paragraaf 24), het gebruik van CRIS Audit (zie paragraaf 39) en de gecentraliseerde follow-up van controles in opdracht van de delegaties (zie paragraaf 40).

49.

De DIA verrichtte een follow-upcontrole van de uitvoering van de FAFA (37). Hierin werd geconcludeerd dat de controleomgeving moest worden versterkt, zowel op partnerniveau als op projectniveau, met name door het verbeteren van de coördinatie en de verstandhouding met de organen van de VN inzake verificatie- en zekerheidskwesties.

49.

50.

Op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat de EOF-rekeningen van het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar een in elk materieel opzicht getrouw beeld geven van de financiële situatie van de EOF's en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen voor het op die datum afgesloten begrotingsjaar, overeenkomstig de bepalingen van het financieel reglement en de door de rekenplichtige vastgestelde boekhoudregels. De Rekenkamer vestigt de aandacht op de opmerking in paragraaf 15 betreffende de voorziening voor gemaakte kosten.

51.

Wegens de in paragraaf 21 beschreven omstandigheden was de Rekenkamer niet in staat de steekproef van tien betalingen aan bepaalde internationale organisaties volledig te controleren. Zij kan dan ook geen oordeel uitspreken over de regelmatigheid van uitgaven ten bedrage van 190 miljoen euro, ofwel 6,7 % van de uitgaven van het jaar.

52.

Behoudens de in de vorige paragraaf genoemde beperking en op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat voor het per 31 december 2008 afgesloten begrotingsjaar:

a)

de ontvangsten en vastleggingen van de EOF's geen fouten van materieel belang bevatten;

b)

de betalingen van de EOF's fouten van materieel belang bevatten. Het meest waarschijnlijke foutenpercentage ligt tussen 2 en 5 %.

b)

53.

Op basis van haar controlewerkzaamheden concludeert de Rekenkamer dat de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid deels doeltreffend zijn om de regelmatigheid van de betalingen te garanderen. Bijlage 1, deel 2 geeft een overzicht van de beoordeling van de toezicht- en controlesystemen van EuropeAid door de Rekenkamer (38).

54.

In 2008 bracht EuropeAid wederom aanzienlijke verbeteringen aan in zijn toezicht- en controlesystemen. De dienst begon te werken met een nieuwe taakomschrijving voor controles en introduceerde een beheersinformatiesysteem, CRIS Audit, dat de capaciteit van EuropeAid moet verbeteren om audits te plannen en te monitoren, maar ook om controlebevindingen en aanbevelingen te analyseren en er follow-up aan te geven. Het jaarlijks activiteitenverslag is beter gestructureerd, duidelijker en informatiever, met name omdat meer gebruik wordt gemaakt van kwantitatieve indicatoren. Er zouden duidelijker conclusies kunnen worden getrokken over de wijze waarop de resultaten van de diverse controles bijdragen tot de zekerheid van de directeur-generaal en om een essentiële indicator te ontwikkelen voor de geschatte financiële impact van restfouten na de toepassing van alle controles vooraf en achteraf.

54.

55.

EuropeAid heeft een alomvattende controlestrategie opgezet en blijft zich inspannen voor een meer efficiënte en doeltreffende uitvoering van controles. De volgende aanbevelingen moeten in deze context worden gezien:

a)

de controles vooraf moeten worden verbeterd door ze nog sterker te richten op essentiële risico's;

a)

b)

de jaarlijkse controleplannen moeten worden opgesteld op basis van een meer gestructureerde risicoanalyse en een realistischer beoordeling van de voor dit doel beschikbare middelen;

b)

In de context van de voorbereiding van het jaarlijkse auditplan voor 2009 werd de delegaties verzocht speciaal aandacht te hebben voor de beschikbaarheid van middelen.

c)

de uitvoering van de jaarlijkse controleplannen moet het hele jaar door nauwlettend worden gevolgd om tijdig belangrijke afwijkingen te ontdekken en corrigerende maatregelen te treffen;

c)

d)

de functiemogelijkheden van CRIS Audit moeten verder worden ontwikkeld om een meer efficiënte en doeltreffende monitoring van de controleactiviteiten mogelijk te maken alsook een analyse en follow-up van de controlebevindingen en aanbevelingen;

d)

Sinds begin 2009 wordt bijvoorbeeld elke audit die aan CRIS wordt toevertrouwd, automatisch verbonden met een CRIS-auditnummer, waardoor het registratieproces in CRIS Audit wordt voltooid.

De komende maanden worden andere verbeteringen gepland, zoals een meer accurate registratie van de auditbevindingen en van niet-subsidiabele uitgaven.

e)

EuropeAid moet ervoor zorgen dat de delegaties hun gegevens tijdig uitvoerig in CRIS Audit registreren;

e)

f)

in het licht van de resultaten van de aanpak die het voor de ACS-staten verantwoordelijke directoraat volgt, moet EuropeAid het systeem van controles achteraf van de verrichtingen opnieuw bezien om te beoordelen of het nodig en haalbaar is de reikwijdte van die controles uit te breiden.

f)

56.

Ten aanzien van begrotingssteun beveelt de Rekenkamer EuropeAid aan:

a)

zich te blijven inspannen om zijn besluiten betreffende het in aanmerking komen voor begrotingssteun te onderbouwen door op gestructureerde, formele wijze aan te tonen dat het ontvangende land een relevant hervormingsprogramma heeft om binnen afzienbare tijd alle significante zwakheden aan te pakken en dat het betrokken land zich ertoe verbindt dit programma uit te voeren;

a)

b)

ervoor te zorgen dat alle toekomstige financieringsovereenkomsten een alomvattende en duidelijke basis vormen om de naleving van de betalingsvoorwaarden te kunnen beoordelen.

b)