52002DC0426

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD - Synthese van de jaarlijkse activiteitenverslagen en verklaringen van de directeuren-generaal en de diensthoofden

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding

2. Algemene beoordeling van de werkzaamheden van de Commissie in 2001

2.1. Belangrijkste politieke verwezenlijkingen in 2001

2.2. Transversale elementen in de jaarlijkse verslagen

3. De tenuitvoerlegging van de hervorming in 2001

3.1. Prioriteitenstelling en toewijzing en doelmatig gebruik van de middelen

3.2. Wijzigingen van het beleid inzake personele middelen

3.3. Audit, financieel management en controle

3.4. Transversale elementen met betrekking tot de hervorming in de jaarlijkse verslagen

4. De tenuitvoerlegging van de interne controlenormen in 2001

4.1. Stand van de tenuitvoerlegging van de belangrijkste onderdelen van de interne controle

4.1.1. Context van de controle

4.1.2. Prestatie- en risico-evaluatie

4.1.3. Voorlichting en communicatie

4.1.4. Controleactiviteiten

4.1.5. Audit en evaluatie

4.2. Algemene conclusies en maatregelen ter ondersteuning van de verdere ontwikkeling van de tenuitvoerlegging van de interne controle

5. Voorbehoud door de gedelegeerde ordonnateurs

5.1. Soorten voorbehoud

5.2. Belangrijkste thema's/trends

5.2.1. Financiële systemen en de decentralisatie van financiële verantwoordelijkheden

5.2.2. Gedeeld management/De directeuren-generaal kunnen onvoldoende invloed uitoefenen

5.2.3. Audit en controle

5.2.4. Aanwerving en opleiding

5.2.5. Modernisering van het boekhoudingskader en de boekhoudingssystemen van de Commissie

6. Algemene conclusies

6.1. Situatie van de Commissie

6.2. Geplande acties om problemen op te lossen 34

1. Inleiding

Het witboek over de hervorming [1] stelde de behoefte vast aan meer aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid met betrekking tot de doeltreffendheid van de activiteiten van de Commissie. Om die reden dienden de directeuren-generaal en de diensthoofden in het kader van de invoering van activiteitsgestuurd management (AGM) [2] en het charter van de gedelegeerde ordonnateur (GO) een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen, met daarin een betrouwbaarheidsverklaring en de jaarrekeningen.

[1] COM(2000)200 van 1 maart 2000.

[2] Zie mededeling (SEC(2001) 1197/6&7) van 25 juli 2001.

Het activiteitsgestuurd management is in de organisatie van de Commissie vertaald door een beleidsgestuurde cyclus met 4 componenten:

* Bij het begin van de cyclus van strategische planning en programmering stelt de jaarlijkse beleidsstrategie de prioriteiten en de daarmee verband houdende initiatieven vast, alsook het algemene kader voor de middelen.

* Op basis van dat kader specificeert het voorontwerp van begroting de gedetailleerde behoeften aan middelen, terwijl het wetgevings- en werkprogramma van de Commissie de politieke prioriteiten in concrete maatregelen omzet.

* De diensten van de Commissie stellen hun operationele programmering vast in hun jaarlijkse managementplannen, die de beschikbare middelen koppelen aan de activiteiten en maatregelen die voor het betrokken beleidsdomein zijn gepland.

* Om de cyclus te sluiten stelt elke directeur-generaal of elk diensthoofd een verslag op over het uitgevoerde werk, de aanwending van de middelen en de resultaten die zijn/haar dienst heeft bereikt, samen met een verklaring waarin zijn/haar verantwoordelijkheid wordt verwoord [3].

[3] Witboek over de hervorming, actie 82.

2001 was het eerste jaar waarvoor tegen 1 mei 2002 door alle directeuren-generaal en diensthoofden volledige jaarlijkse activiteitenverslagen (hierna jaarlijkse verslagen te noemen) zijn opgesteld. Die jaarlijkse verslagen moeten bijgevolg om diverse redenen worden beschouwd als een eerste stap in de richting van een absoluut coherente cyclus. In de eerste plaats wordt activiteitsgestuurd management geleidelijk ingevoerd (in 2001 beschikten namelijk slechts een paar diensten over een managementplan, en de eerste jaarlijkse beleidsstrategie is voor 2002 goedgekeurd). In de tweede plaats moeten de interne minimale controlenormen tijdens de komende jaren nog verder ten uitvoer worden gelegd. In de derde plaats hebben de directeuren-generaal voor het eerst betrouwbaarheidsverklaringen ondertekend.

Om deze redenen kan de eerste lichting jaarlijkse verslagen niet homogeen zijn. De verslagen zijn wat disparaat, maar het zou onrealistisch zijn te verwachten dat ze meteen perfect zouden zijn. Ondanks deze begrijpelijke onvolkomenheden is deze eerste lichting verslagen een positief resultaat van de hervorming: de invoering van jaarlijkse verslagen verbetert de transparantie en de verantwoordingsplicht, aangezien de Commissie voor het eerst positieve en negatieve aspecten met betrekking tot haar werking bekendmaakt.

Deze synthese heeft tot doel de belangrijkste verwezenlijkingen (en tekortkomingen) van de Commissie te presenteren met betrekking tot haar strategische doelstellingen voor 2000-2005 [4]. Ze analyseert vervolgens de stand van de tenuitvoerlegging van de hervorming in het algemeen, en van de interne controlenormen in het bijzonder. Voorbehoud en opmerkingen van de diensten zijn geresumeerd volgens de belangrijkste thema's die opduiken en hun algemene betekenis voor de Commissie in haar geheel.

[4] De strategische doelstellingen van de Commissie voor 2000-2005: "De vorm van het nieuwe Europa" (COM(2000)154).

In deze synthese wordt de aandacht gevestigd op de belangrijkste transversale elementen in de jaarlijkse verslagen, en worden specifieke maatregelen aangekondigd om er iets aan te doen. De Commissie steunt deze maatregelen en zal in de synthese van de jaarlijkse verslagen van volgend jaar verslag uitbrengen over de geboekte vooruitgang. De Commissie neemt ook nota van de actieplannen die verband houden met de overige vermeldingen van voorbehoud, en verzoekt de verantwoordelijke directeuren-generaal en diensthoofden in het jaarlijks verslag voor 2002 verslag uit te brengen over de geboekte vooruitgang. Er moet worden opgemerkt dat deze synthese ook gebaseerd is op werk dat door de interne auditdienst is uitgevoerd. Met de vaststellingen van die dienst is rekening gehouden bij het opstellen van het bijgevoegde actieplan.

De synthese zal worden toegezonden aan het Europees Parlement, de Raad en de Europese Rekenkamer. Ze zal vergezeld gaan van alle jaarlijkse verslagen van de directeuren-generaal en diensthoofden.

2. Algemene beoordeling van de werkzaamheden van de Commissie in 2001

Op basis van de jaarlijkse verslagen voor 2001 kan deze Commissie berichten dat ze tijdens het tweede jaar van haar mandaat in grote lijnen op schema ligt bij de verwezenlijking van de strategische doelstellingen die voor de periode 2000-2005 [5] zijn vastgesteld, ook al waren er specifieke problemen op bepaalde gebieden.

[5] COM(2000)154 def. van 9.2.2000 (http://europa.eu.int/comm/index_nl.htm)

In de punten hieronder

1) worden de belangrijkste politieke verwezenlijkingen van de Commissie in 2001 in het kader van haar strategische doelstellingen op vijf jaar vermeld, en

2) wordt de aandacht geconcentreerd op de belangrijkste transversale elementen in de jaarlijkse verslagen.

2.1. Belangrijkste politieke verwezenlijkingen in 2001

Bevordering van nieuwe vormen van governance

Deze doelstelling heeft vier belangrijke aspecten: een grotere deelname van de institutionele actoren op nationaal, regionaal en lokaal vlak aan het ontwerp en de tenuitvoerlegging van het communautair beleid, betere regelgeving, de bijdrage van de Commissie aan de voorbereiding van de volgende intergouvernementele conferentie en het succes van het interne hervormingsproces (een gedetailleerde beschrijving van de stand van de interne hervorming in 2001 is afzonderlijk opgenomen onder punt 3).

In juli heeft de Commissie het Witboek over Europese governance aangenomen waarin wordt gewezen op de behoefte van alle instellingen aan een gemeenschappelijke hervorming binnen de grenzen van de bestaande verdragen. Vervolgens heeft ze de aanzet gegeven tot de raadpleging van andere instellingen van de Europese Unie, nationale regeringen, regio's, steden en maatschappelijke organisaties. De wens van het Europees Parlement om een standpunt in te nemen alvorens de Commissie maatregelen met wetgevingsgevolgen neemt, heeft de Commissie ertoe aangezet de dialoog met het Parlement te versterken en de maatregelen met betrekking tot de verbetering van de wetgeving met zes maanden uit te stellen. In het licht van de ontvangen reacties, heeft de Commissie in november 2001 een raadplegingsdocument "De wetgeving verbeteren" aan de Europese Raad van Laken gepresenteerd.

Een andere concrete stap op dat gebied was de goedkeuring van een Verordening (nr. 1049/2001) inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie. Deze nieuwe verordening garandeert een grotere transparantie voor de documenten en legt een essentiële grondslag voor een betere governance in de Unie.

In 2001 werd ook overeenstemming bereikt over het instellen van de Conventie, die haar werkzaamheden op 28 februari 2002 heeft aangevat. Ze moet de intergouvernementele conferentie van 2004 voorbereiden, die het nieuwe Europa vorm zal geven.

De nieuwe sociaal-economische agenda

In haar strategische doelstellingen voor 2000-2005 heeft de Commissie de totstandbrenging van een nieuw economisch en sociaal dynamisme in de Unie als een belangrijke prioriteit vastgesteld. Een optimalisering van het potentieel van de interne markt komt alle burgers en bedrijven ten goede door de totstandkoming van nieuwe werkgelegenheid en de versterking van het concurrentievermogen van de bedrijven.

De Commissie heeft de invoering van de euro op 1 januari 2002 grondig voorbereid en gecoördineerd. Deze invoering wordt nu algemeen als een groot succes beschouwd.

In 2001 zijn positieve stappen gezet voor de totstandbrenging van de Europese vennootschap. Die stappen werden ondersteund door maatregelen om het ondernemerschap aan te moedigen en te bevorderen. Er is eveneens aanzienlijke vooruitgang geboekt om de talrijke maatregelen uit te voeren die in het actieprogramma financiële diensten waren aangekondigd. Er zijn belangrijke initiatieven gelanceerd om het concurrentiebeleid te moderniseren, en in het bijzonder een hervorming van het antitrust-beleid die leidt naar gedeelde handhavingsverantwoordelijkheden.

Er is een groenboek over de hervorming van het gemeenschappelijk visserijbeleid gepubliceerd en er vonden intensieve uitwisselingen plaats met de diverse betrokkenen, met de bedoeling de voorstellen van de Commissie voor te bereiden die in 2002 zijn goedgekeurd.

In het kader van de totstandbrenging van de Europese onderzoeksruimte heeft de Commissie voorstellen voor het kaderprogramma inzake onderzoek en technologische ontwikkeling 2002-2006 goedgekeurd en het debat en de initiatieven gelanceerd inzake de mobiliteit van onderzoekers, onderzoeksinfrastructuren en internationale en regionale dimensies, met de bedoeling de doeltreffendheid en de coherentie van het onderzoek in Europa te verbeteren.

In december 2001 is het nieuwe regelgevingskader voor elektronische communicaties goedgekeurd.

Eind 2001 waren alle interventies van de structuurfondsen goedgekeurd, wat voor het cohesiebeleid een nieuwe stimulans betekende.

Dankzij de aanzienlijke inspanningen die de Commissie heeft geleverd, is de strategie voor duurzame ontwikkeling voor de Europese Unie door de Europese Raad van Göteborg goedgekeurd. Deze strategie neemt de milieudimensie op in de economische en sociale hoofdstukken van het proces van Lissabon. In dat kader is grote vooruitgang vastgesteld op het gebied van de interne markt van gas en elektriciteit, het gemeenschappelijk Europees luchtruim, Galileo en de ontwikkeling van transeuropese netwerken. De Commissie heeft eveneens initiatieven genomen om de toegankelijkheid van e-Learning en de ontwikkeling van levenslang leren te bevorderen met de bedoeling de kennismaatschappij te promoten en de werklozen te helpen bij hun inspanningen om een baan te vinden. Voorts heeft de Commissie duurzame ontwikkeling als een prioriteit voor 2002 en 2003 vastgesteld.

De Commissie heeft een aanvang genomen met de tenuitvoerlegging van de door de Europese Raad van Nice bevestigde communautaire agenda voor het sociaal beleid. De Europese werkgelegenheidsstrategie is voortgezet, en op het gebied van de sociale integratie is de open coördinatiemethode gelanceerd. De Raad en het Europees Parlement hebben onderhandelingen gevoerd over een aantal wetgevingsvoorstellen van de Commissie, onder meer op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, medezeggenschap van de werknemers en de gelijke behandeling van vrouwen en mannen.

Stabilisering van ons continent en versterking van onze stem in de wereld

Deze doelstelling gaat terug op drie grote uitdagingen: geopolitieke verschuivingen, de globalisering en de zwakke punten van het internationale systeem. Op die drie punten waren de maatregelen van de Commissie in 2001 vrij succesvol.

Wat de uitbreiding betreft, heeft de Unie aanzienlijke vooruitgang geboekt voor de 18 hoofdstukken van de uitbreidingsonderhandelingen die in het routeplan voor 2001 waren voorzien. Daardoor was de Unie op goede weg om de onderhandelingen met tot tien kandidaat-lidstaten tegen eind 2002 af te ronden. De diensten van de Commissie zagen ook actief toe op de tenuitvoerlegging van het communautair acquis. Deze activiteit zal in 2002 en 2003 moeten worden voortgezet en versterkt, terwijl het effectieve lidmaatschap van de kandidaat-lidstaten wordt voorbereid. Deze dubbele opdracht zal van de Commissie een grotere investering in personele middelen vergen, zoals reeds is aangegeven in de jaarlijkse beleidsstrategie en in het voorontwerp van begroting voor 2003.

Op het gebied van het handelsbeleid heeft de Commissie actief bijgedragen tot het geslaagde begin van een nieuwe multilaterale handelsronde (de ontwikkelingsagenda van Doha) tijdens de ministeriële conferentie van de Wereldhandelsorganisatie in november in Doha. Samen met de aanhoudende vorderingen bij andere bilaterale en regionale onderhandelingen, met name de besprekingen tussen de EU en Mercosur, heeft deze nieuwe ronde bijgedragen tot het herstel van het vertrouwen in de wereldeconomie en heeft ze de gerechtvaardigde bezorgdheid van de burger over het verband met duurzame ontwikkeling weggenomen, wat nog een prioriteit is die de Commissie voor 2002 en 2003 heeft vastgesteld.

Wat de ontwikkelingssamenwerking betreft, heeft de Raad in februari 2001 het Commissie-initiatief "Alles behalve wapens" aangenomen. Dat moet rechten- en contingentvrije toegang verlenen aan de invoer uit de minst ontwikkelde landen. In mei 2001 hebben de leden van de Verenigde Naties op de 3e conferentie van de Verenigde Naties voor de minst ontwikkelde landen ditzelfde doel onderschreven.

Na de gebeurtenissen van 11 september heeft de Commissie snel gereageerd: ze heeft bijgedragen tot de bestrijding van terrorisme en ze coördineerde een politiek en financieel pakket voor de wederopbouw van Afghanistan, ook al moeten de bestaande procedures worden herzien om een snelle en doeltreffende reactie op grote internationale crisissen te verzekeren. Deze gebeurtenissen toonden ook de beperkingen aan van de middelen die onder rubriek 4 van de financiële vooruitzichten beschikbaar zijn, en onderstreepten de behoefte aan een specifiek en doeltreffend flexibiliteitsinstrument dat het de Commissie mogelijk maakt snel te reageren op onvoorziene internationale crisissen en op wereldvlak een belangrijke rol te spelen.

Een betere levenskwaliteit voor iedereen

De belangrijkste doelstelling van de Unie op dit gebied is te voldoen aan de verwachtingen van de Europese burgers en keuzes te maken die hun dagelijkse leven werkelijk verbeteren.

De veiligheid op zee, in de lucht en op de weg, alsook de veiligheid van de energievoorziening, is door de maatregelen van de Commissie versterkt. Op het gebied van de consumentenbescherming, volksgezondheid en voedselveiligheid heeft de Commissie voorstellen voor een reglementering inzake de traceerbaarheid en de etikettering van genetisch gemodificeerde organismen ingediend, een groenboek over consumentenbescherming gepubliceerd, een verordening voorgesteld inzake verkoopbevordering in de interne markt en haar voorbereidingen voor de oprichting van de Europese Voedselautoriteit voortgezet.

Wat het milieu betreft, keurde de Commissie een voorstel goed voor een zesde communautair milieuactieprogramma voor 2001-2010. De Commissie heeft daadwerkelijk bijgedragen tot het succes van de Europese Unie bij het redden van het protocol van Kyoto over de klimaatverandering en heeft in oktober voorstellen goedgekeurd om het protocol te ratificeren en de verplichtingen van de Unie na te komen.

De terroristische aanslag van 11 september heeft veiligheid bovenaan de politieke agenda geplaatst. De EU-overeenkomst over een Europees arrestatiebevel en het kaderbesluit inzake de definitie van terreuracties illustreren de wijze waarop de Unie snel kan reageren op belangrijke gebeurtenissen die alle burgers aangaan. De Commissie keurde ook een mededeling goed over preventieve waakzaamheid voor eventuele noodsituaties. Ook heeft zij initiatieven genomen ter bestrijding van gezondheidsbedreigingen als gevolg van bioterrorisme, zoals verlangd door de Europese Raad van Gent. In de Raad werd evenwel slechts traag vooruitgang geboekt met de tenuitvoerlegging van de agenda van Tampere wat de totstandbrenging van een ruimte van vrijheid, veiligheid en rechtvaardigheid betreft, en dat is een reden tot bezorgdheid voor 2002 en daarna.

2.2. Transversale elementen in de jaarlijkse verslagen

In de jaarlijkse verslagen van de directeuren-generaal blijken een aantal transversale elementen voor te komen:

Tenuitvoerlegging van de onderzoeksprogramma's waarvan de kosten worden gedeeld

Verschillende directeuren-generaal die met deze programma's werken, signaleren de complexiteit van het financieel management van indirecte acties ingevolge het wetgevingskader, waardoor het gevaar ontstaat dat te veel wordt betaald, als een belangrijk punt, en vragen een gemeenschappelijke aanpak door de verschillende diensten die met kaderprogramma's inzake onderzoek werken. De belangrijkste problemen houden verband met:

* de complexe en talrijke systemen voor de terugbetaling van kosten en de ermee verband houdende implementeringsregels;

* het gebrek aan boetes in de standaardovereenkomsten in geval van overdreven kostendeclaraties door de begunstigden.

Verschillende audits in diverse diensten en vaststellingen in de audit van de Rekenkamer wezen erop dat op dit gebied bijkomende maatregelen moeten worden getroffen.

Actie 1: de Commissie zal vóór eind 2002 een gedetailleerd actieplan goedkeuren dat werk maakt van de complexiteit van het financieel management van indirecte acties door een vereenvoudiging van en een betere coherentie tussen de verschillende bestaande systemen, en door een beter beheer van de overeenkomsten. Om de bestaande risico's te bestrijden, zal de doeltreffendheid van de controles die door de bevoegde diensten worden uitgevoerd, worden verbeterd, en zal intenser werk worden gemaakt van de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap.

Externe betrekkingen:

In het kader van de verbetering van het management van de externe hulp en van zijn impact heeft de Commissie een omvangrijke hervorming van het beheer van de externe steunprogramma's van de EU doorgevoerd, met name door de oprichting van het bureau voor ontwikkelingssamenwerking EuropeAid. Er is goede vooruitgang geboekt met de tenuitvoerlegging van de hervorming, inclusief de lancering van een nieuwe aanpak van de programmering teneinde de kwaliteit te bevorderen, een nieuwe evaluatiestrategie en meer duidelijkheid inzake de respectievelijke verantwoordelijkheden van Relex-DG's. De eerste positieve resultaten waren een betere uitvoering van de begroting in 2001 en vooruitgang bij het verminderen van de achterstand voor oude en sluimerende verplichtingen. Verschillende jaarlijkse verslagen onderstrepen evenwel dat, aangezien 2001 het eerste jaar van de tenuitvoerlegging van deze hervorming was, verdere inspanningen nodig zijn om de doelstellingen te bereiken. In 2001 werd bovendien de deconcentratie gelanceerd, die tot doel heeft de EU-delegaties veel meer management- en financiële verantwoordelijkheden te geven. Deze procedure wordt in 2002 en 2003 voortgezet; bijgevolg zullen de voordelen ervan pas na de voltooiing volledig duidelijk zijn.

De externe betrekkingen vragen in twee opzichten specifieke aandacht. Op politiek vlak wordt gevraagd naar de werkelijke verantwoordelijkheid van de gedelegeerde ordonnateur voor gezamenlijke acties die in het kader van het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid worden genomen, aangezien alleen de Raad erover beslist. Dat voorbehoud heeft belangrijke politieke gevolgen, die de Commissie in het kader van haar interinstitutionele betrekkingen zal bespreken. Langs managementzijde wordt in het voorbehoud de aandacht gevestigd op de risico's die verbonden zijn aan de directe begrotingsbijstand aan derde landen. Daarmee dient bij de evaluatie van de impact van dit soort bijstand in het bijzonder rekening te worden gehouden. In andere gevallen wordt voorbehoud aangetekend bij de algemene risico's van het beheer van de externe bijstand.

Actie 2: de Commissie bevestigt de essentie van de hervorming van Relex en heeft in verschillende gevallen, en op grond van het jaarlijkse verslag van de interne controleur, kunnen vaststellen dat het terrein moet worden onderzocht voor synergieën tussen de diensten die met externe betrekkingen te maken hebben. Relex-commissarissen dienen in overeenstemming met de voorzitter en met vice-voorzitter Kinnock opnieuw te onderzoeken hoe de middelen en de structuren van de DG's Relex, Ontwikkeling en EuropeAid op lange termijn het best kunnen worden georganiseerd om de Relex-commissarissen te helpen hun ongewijzigde portefeuilles te beheren. De Commissie zal daartoe vóór het einde van het jaar voorstellen onderzoeken. De evaluatie door de Commissie luidt dat, aangezien 2001 slechts een startfase is, er verdere inspanningen zullen moeten worden geleverd om de hervorming te consolideren en volledig operationeel te maken. In dat licht zal de Commissie ook de risico's evalueren en transparant maken die verbonden zijn aan externe hulp en in het bijzonder aan directe begrotingsbijstand als een vorm van ontwikkelingshulp, en de belangrijke conclusies aan de andere instellingen meedelen; ze zal ook de deconcentratie van volgend jaar evalueren teneinde lessen te trekken inzake de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de invoering van veranderingen na de tenuitvoerlegging van de hervorming van de externe hulpverlening.

Nucleaire veiligheid:

Wat de complexe materie van de nucleaire veiligheid betreft, die zowel de veiligheid van de kerninstallaties als van het hele milieu omvat, is in verschillende jaarlijkse verslagen de aandacht gevestigd op belangrijke punten: de kwestie van de beschikbare technische deskundigheid in de Commissie om effectief toezicht te houden op bijstandsactiviteiten op nucleair gebied, de problemen die verband houden met het niveau van de controles op de radioactiviteit van de lucht, het water en de bodem in het kader van art. 35 van het Euratomverdrag, de ontmantelingsfondsen voor de nucleaire installaties en de kwestie van de wettelijke bevoegdheid van de EG op het gebied van de nucleaire veiligheid.

Al deze beperkingen kunnen worden gezien tegen de politieke achtergrond: een aantal lidstaten stelt de wettelijke bevoegdheid van de Commissie op dit gebied in vraag, bijvoorbeeld wanneer een beroep wordt gedaan op de Commissie om technische bijstand te verlenen om de nucleaire veiligheid in de kandidaat-lidstaten te verbeteren. Volgens de betrokken jaarlijkse verslagen is de competentie van de Commissie op nucleair gebied onvoldoende. De bevoegdheid van de Commissie op het gebied van de nucleaire veiligheid moet worden verduidelijkt, de verwachtingen van de burgers op dit gebied moeten worden beantwoord en er moet worden gegarandeerd dat de hoogste veiligheidsnormen in alle (huidige en toekomstige) lidstaten worden nageleefd.

Actie 3: van het specifieke voorbehoud zal voor het eind van het jaar werk worden gemaakt, enerzijds door middel van een pakket voorstellen om een operationeel wetgevingskader te creëren voor de vaststelling van EU-veiligheidsnormen en de vrijwaring van de ontmantelingsfondsen, en anderzijds door zorgvuldig te kijken naar de manier waarop nucleaire deskundigheid onder de bevoegde diensten wordt gedeeld met de bedoeling de doeltreffendheid te vergroten.

Structuurfondsen (regionaal, werkgelegenheid, landbouw en visserij):

Wat deze aspecten betreft, wijzen een aantal jaarlijkse verslagen op de problemen waarmee de Commissie wordt geconfronteerd omdat het management van de communautaire fondsen is gedecentraliseerd en bij de lidstaten berust, terwijl de Commissie de volledige verantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van de communautaire begroting. De Commissie is van mening dat de huidige bepalingen inzake de verantwoordingsplicht en het delen van de verantwoordelijkheid met de lidstaten geen voldoening bieden en moeten worden herzien zodat ze beter de huidige situatie weerspiegelen. In dat verband moet worden opgemerkt dat de subsidiariteitsregel tot gevolg heeft dat de Commissie moet optreden zonder over de volledige politieke autoriteit te beschikken, terwijl ze overeenkomstig het Verdrag de volledige verantwoordelijkheid draagt voor de toegewezen middelen. In actie 12 komen de managementaspecten hiervan uitgebreid aan de orde.

Actie 4: de Commissie zal met de Raad duidelijkheid proberen te bereiken omtrent haar deel van de verantwoordelijkheid voor het halen van de doelstellingen die voor het gemeenschappelijk management van de structuurfondsen zijn vastgesteld. De Commissie zal ook voorstellen indienen om haar toezichts- en controlebevoegdheden op haar verantwoordelijkheden af te stemmen.

Uitbreiding:

Om een vlotte integratie dan de kandidaat-lidstaten te verzekeren, moeten de diensten van de Commissie de uitbreiding van een aantal activiteiten tot de nieuwe lidstaten garanderen; ze zijn bereid de volledige deelname aan het EU-beleid te verzekeren vanaf de eerste dag van de toetreding. In verschillende jaarlijkse verslagen van de directeuren-generaal wordt de bezorgdheid geuit over het huidige toezicht op de tenuitvoerlegging van het communautair acquis in de kandidaat-lidstaten en over de reële capaciteit van een aantal diensten om hun activiteiten met het huidige aantal personeelsleden effectief tot de kandidaat-lidstaten uit te breiden. Om die reden en na een zorgvuldig onderzoek van alle behoeften van de diensten, heeft de Commissie aan de begrotingsautoriteit een mededeling gepresenteerd over de gevolgen van de uitbreiding voor haar activiteiten en personele middelen, waarin de algemene behoeften voor de periode van 2003 tot en met 2008 worden uiteengezet. Voor 2003 heeft de Commissie een absoluut minimum van 500 extra personeelsleden vastgesteld.

De Commissie benadrukt dat het absoluut noodzakelijk is te zorgen voor de passende financiering in 2003 van de uitgaven voor 500 personeelsleden voor de voorbereiding van de uitbreiding. Daartoe dient de begrotingsautoriteit samen met de Commissie alle mogelijkheden te onderzoeken om in 2002 te anticiperen op bepaalde administratieve uitgaven (frontloading) en waar mogelijk via transfers tussen instellingen bijkomende kredieten beschikbaar te stellen. Voldoende kredieten voor de aanwerving van personeel voor de uitbreiding zijn essentieel opdat de Commissie een passende voorbereiding van de uitbreiding en de volledige toepassing van het communautair acquis vanaf de eerste dag van de toetreding zou kunnen garanderen. De Commissie vestigt de aandacht van de andere instellingen, de lidstaten en de kandidaat-lidstaten op het belang van deze voorbereidingen.

Governance:

De Commissie werkt aan de tenuitvoerlegging van de maatregelen die in het witboek over Europese governance zijn aangekondigd, en zal in het najaar een pakket maatregelen presenteren, samen met het eindverslag over het raadplegingsproces.

Ingevolge de positieve reactie van de Europese Raad van Laken op haar raadplegingsdocument in december 2001, heeft de Commissie op 5 juni 2002 een actieplan "De wetgeving verbeteren" voorgesteld ter vereenvoudiging en verbetering van de kwaliteit van het regelgevingskader zonder het Verdrag te wijzigen. Naast het actieplan keurde de Commissie 2 mededelingen goed over minimumnormen voor de raadpleging (deze mededeling is onderworpen aan een afzonderlijke openbare raadpleging die tot eind juli 2002 loopt) en over effectbeoordeling.

De Commissie heeft benadrukt dat de tenuitvoerlegging van het in juni 2002 voorgestelde actieplan "De wetgeving verbeteren" gezamenlijk inspanningen vergt van de drie instellingen en van de lidstaten. Daarom stelde de Commissie voor dat de tenuitvoerlegging van het actieplan zou worden ondersteund door een interinstitutioneel akkoord tussen het Parlement, de Raad en de Commissie voor de maatregelen die van de drie instellingen afhangen. De Europese Raad van Sevilla heeft deze aanpak bevestigd en de instellingen opgeroepen tegen eind 2002 een dergelijk akkoord te sluiten.

De Commissie zal de maatregelen die in het actieplan "De wetgeving verbeteren" van 5 juni 2002 zijn opgesomd ten uitvoer leggen en werken in de richting van een interinstitutioneel akkoord voor de maatregelen die tot de bevoegdheden van het Parlement, de Raad en de Commissie behoren. De Commissie zal in het najaar ook een tweede pakket maatregelen presenteren bij wijze van follow-up van het witboek over Europese governance, dat voorstellen zal bevatten over de behandeling van inbreuken, comitologie, regelgevende agentschappen en tripartite overeenkomsten.

3. De tenuitvoerlegging van de hervorming in 2001

Na een allesomvattend intern raadplegingsproces heeft de Commissie begin 2000 haar witboek over de hervorming gepresenteerd. Dat heeft tot doel de diensten van de Commissie te moderniseren. De strategie die in het witboek wordt aangegeven, is op drie grote doelstellingen toegespitst:

* de doeltreffendheid van de hele organisatie verbeteren door een betere vaststelling van de prioriteiten en het op elkaar afstemmen van taken en middelen;

* de maximalisering van de prestaties van het personeel door aanzienlijke wijzigingen van het beheer van de personele middelen en van het personeelsbeleid;

* een herziening van het financieel management op basis van een nauwkeurige omschrijving van de verantwoordelijkheid van elke betrokkene. Dat zal garanderen dat het geld van de belastingbetaler optimaal wordt benut door een verbetering van het financieel management, van de doelmatigheid en van de verantwoordingsplicht.

Het witboek bevat een ambitieus actieplan om de hierboven vermelde algemene doelstellingen volgens een strikt tijdschema in concrete maatregelen om te zetten. Overwegende dat het oorspronkelijke tijdschema voorzag in een volledige uitvoering van de hervorming tegen eind 2002, was 2001 van cruciaal belang om de hervorming in de Commissie een solide basis te geven. Er dient aan te worden herinnerd dat de jaarlijkse verslagen een belangrijk resultaat zijn van de tenuitvoerlegging van de hervorming, en in het bijzonder van de beginselen van transparantie en verantwoordingsplicht.

3.1. Prioriteitenstelling en toewijzing en doelmatig gebruik van de middelen

Om de doeltreffendheid van al haar activiteiten te waarborgen, wilde de Commissie zich concentreren op essentiële beleidsdoelstellingen, door die te vertalen in prioritaire acties waarvoor de nodige middelen beschikbaar zijn, en zodoende het grote belang van de beleidsprioriteiten te bevestigen. Dat betekent dat de Commissie bij het begin van het jaar haar prioriteiten vaststelt en vervolgens de begrotingsprocedure voor het volgende jaar inzet: dat heeft in 2001 geleid tot de totstandkoming van een cyclus van strategische planning en programmering (SPP), die de leidraad moet zijn voor alle activiteiten van de Commissie die verband houden met het bepalen van de prioriteiten, de begrotingsprocedure en de voorbereiding van het wetgevings- en werkprogramma op basis van een grondige onderlinge afstemming van activiteiten en middelen (activiteitsgestuurd management).

Er moet worden opgemerkt dat één van de aspecten waaraan de Commissie nu in het proces van de jaarlijkse beleidsstrategie meer belang heeft gehecht, de interinstitutionele dialoog is. Er is besloten dat de Commissie elk jaar na de goedkeuring van de jaarlijkse beleidsstrategie voor het komende jaar een dialoog zal aanvatten met het Europees Parlement en de Raad over de prioriteiten die in de jaarlijkse beleidsstrategie zijn vastgesteld. Op basis daarvan zal de Commissie een inventarisdocument presenteren dat de dialoog met de instellingen weergeeft, alvorens ze haar wetgevings- en werkprogramma goedkeurt. Daartoe hebben de Commissie en het Europees Parlement een overeenkomst gesloten waarin het tijdschema en de operationele details voor deze dialoog zijn vastgesteld.

Uit de meeste jaarlijkse verslagen blijkt dat in 2001 op dit gebied aanzienlijke vooruitgang is geboekt wat de tenuitvoerlegging betreft: de diensten hebben de mijlpalen van de cyclus (zie de inleiding) vastgesteld en ingevoerd. In het bijzonder de voorbereiding van jaarlijkse managementplannen door alle diensten was een grote stap vooruit. In sommige verslagen wordt vermeld dat de invoering van het activiteitsgestuurd management hen heeft geholpen hun activiteiten toe te spitsen op duidelijke prioriteiten met duidelijke doelstellingen. Daarom kan worden besloten dat de Commissie in 2001 heeft gerealiseerd wat in het witboek was aangekondigd, en dat dit een hele prestatie was gelet op de aanzienlijke beperkingen qua tijd en middelen waarmee die diensten geconfronteerd werden en het feit dat zo'n grote verandering alleen geleidelijk kan worden doorgevoerd.

Het is duidelijk dat de invoering van de cyclus van strategische planning en programmering en van het activiteitsgestuurd management op langere termijn een "culturele verandering" inhoudt. Het is niettemin zeer positief dat de tenuitvoerlegging het oorspronkelijke patroon heeft gevolgd, zonder vertragingen of problemen, en de aandacht heeft gevestigd op belangrijke aspecten die niet als zodanig in het witboek zijn benadrukt.

Het is belangrijk eveneens te herinneren aan de verschillende voorafgaande ervaringen van de diverse diensten op dat gebied van de hervorming: een paar diensten beschikte reeds over een aantal geavanceerde beheersinstrumenten, de meeste diensten beschikten uitsluitend over programmeringsinstrumenten van dag tot dag, en slechts zeer weinig diensten beschikten over geen enkel belangrijk instrument. Daarom werd het activiteitsgestuurd management, hoewel het in 2001 met succes is ingevoerd op het niveau van de Commissie, niet op een homogene manier onthaald door de verschillende diensten van de Commissie.

Op het gebied van de externalisering keurde de Commissie in december 2001 een gewijzigd voorstel voor een verordening van de Raad goed waarbij het concept van "uitvoerende agentschappen" werd ingevoerd voor het beheer van communautaire programma's in het kader van de externalisering in de vorm van "delegatie". In dat gewijzigde voorstel werden de suggesties en amendementen van de Rekenkamer en van het Parlement opgenomen. In november 2001 keurde de Commissie ook een mededeling goed over de "gedecentraliseerde" vorm van externalisering. Ze stelde daarbij de voorwaarden vast voor de gebruikmaking van netwerken van nationale instanties. Tot slot werd een interne gids opgesteld waarin de taken worden gedefinieerd die eventueel kunnen worden uitbesteed, en waarin ook een modelovereenkomst is opgenomen.

3.2. Wijzigingen van het beleid inzake personele middelen

Deze tweede pijler van de hervorming beoogt een algemene modernisering van het beleid inzake personele middelen in de Commissie. In de eerste plaats lanceerde de Commissie een reeks maatregelen om het hervormingspotentieel in het kader van het bestaande personeelsstatuut ten volle te benutten. In 2001 werden veel beslissingen genomen over aspecten van het nieuwe personeelsbeleid. In de tweede plaats presenteerde de Commissie een voorstel voor een verordening tot wijziging van bepaalde aspecten van het personeelsstatuut. De aard van het voorstel maakte een periode van intern overleg met het personeel en onderhandelingen met de vakbonden noodzakelijk, zodat de Commissie een evenwichtig pakket voorstellen voor wijzigingen van het personeelsstatuut aan de Raad kon presenteren. De belangrijkste doelstellingen zijn:

- het principe van de verdienste in de Europese ambtenarij versterken door een nauwer verband tussen prestatie en loopbaanontwikkeling;

- de modernisering van het beleid inzake gelijke kansen, sociale faciliteiten voor het personeel en de arbeidsomstandigheden. Een dergelijke modernisering is essentieel om het beste personeel te kunnen blijven rekruteren en behouden in een nog concurrender omgeving voor hooggekwalificeerd meertalig personeel;

- het aanhouden van een strikte begrotingsdiscipline bij de uitvoering van de hervorming. De voorgestelde kosten zijn bescheiden voor zo'n grote hervorming en zijn in overeenstemming met de verbintenis die de Commissie is aangegaan om het uitgavenplafond van rubriek V van de financiële vooruitzichten te respecteren. Bovendien zullen de maatregelen tot gevolg hebben dat de kosten op middellange termijn duurzaam onder controle worden gehouden.

In 2001 is vertraging opgelopen in vergelijking met het oorspronkelijke tijdschema voor de opstelling van een hele reeks oriëntatiedocumenten. Niettemin waren de resultaten van de besprekingen in het kader van een groep op hoog niveau, die werd voorgezeten door de voormalige secretaris-generaal van de Raad, de heer Ersboell, zeer positief: de overeenkomst over het hervormingspakket voor het personeelsbeleid, die werd bereikt tussen de Commissie en de vakbonden, die volgens de verkiezingsresultaten het merendeel van het personeel vertegenwoordigen. Deze overeenkomst bevat de verbintenis van de Commissie om het voorstellenpakket op grond van een overeenkomst met de personeelsvakbonden in te trekken indien de Raad met eenparigheid van stemmen voorstelt af te wijken van een van de garanties die in het pakket zijn opgenomen. Deze overeenkomst vormt een stevige basis voor de voortzetting van het proces.

Het proces van personeelsraadplegingen en overleg met de vakbonden leverde de volgende resultaten op:

- Het "algemeen pakket voor de hervorming van het personeelsbeleid" van oktober 2001, dat 15 hoofdstukken telde. Over de negen eerste hoofdstukken kon de Commissie de eindbeslissing nemen. Ze betreffen sociale aangelegenheden: gelijke kansen; sociaal beleid en infrastructuur voor het personeel; mobbing; opleiding; mobiliteit; het melden van misstanden; tucht; handhaving van het prestatieniveau; aanwerving; "middle-management"; bezoldiging en pensioenen. De laatste zes punten werden besproken ter definitieve oriëntering van de Commissie: beoordeling en bevordering; loopbaanstructuur; tijdelijk personeel; ombudsdienst; flexibele pensionering en algemene herziening van het personeelsstatuut.

- Op 20 december keurde de Commissie een ontwerp-verordening goed over wijzigingen van het personeelsstatuut en houdende tenuitvoerlegging van regels voor beoordeling en bevordering, met de bedoeling het ontwerp voor advies voor te leggen aan het Interinstitutioneel Comité voor het statuut. De ontwerp-verordening bevat alle wijzigingen van de voor de Europese ambtenarij geldende basisregels die de Commissie nodig acht.

Dankzij het werk dat in 2001 werd verricht, kon de Commissie tijdens het eerste trimester van 2002 de resterende besluiten nemen (richtsnoeren inzake taakbeschrijvingen; richtsnoeren inzake mobiliteit; het voeren van administratieve onderzoeken en tuchtprocedures; de regels die van toepassing zijn op bij de Commissie gedetacheerde nationale deskundigen; het melden van misstanden, sociaal beleid, de ombudsdienst, opleidingsrichtsnoeren en handhaving van het prestatieniveau, beoordeling en bevordering) en de ontwerp-verordening voorleggen aan de Raad met de bedoeling het wetgevingsproces tegen midden 2003 af te sluiten.

3.3. Audit, financieel management en controle

Dit hoofdstuk van de hervorming is gewijd aan de noodzaak om het financieel management te moderniseren en het vertrouwen van de bevolking in het beheer van de middelen van de Europese Unie en de controle op de uitgaven te herstellen. Deze hervorming moet de procedures eenvoudiger en sneller maken en de verantwoordingsplicht versterken door de managementverantwoordelijkheid te decentraliseren naar de mensen die dichter bij het besluitvormingsproces staan en door de transparantie te verbeteren. De belangrijkste elementen van de hervorming op dit gebied zijn:

- grotere verantwoordingsplicht voor het toestaan van uitgaven: de regels moeten worden vereenvoudigd en begrijpelijker worden gemaakt en wie verantwoordelijk is voor het managementproces moet zoveel mogelijk ook verantwoordelijk zijn voor het toestaan van uitgaven. In 2001 hebben de diensten op basis van een evaluatie van de risico's, de organisatiestructuur en de kosteneffectiviteit nieuwe financiële managementcircuits ingevoerd die de belangrijkste fasen van de toestemming voor financiële transacties definiëren die het basisbeginsel respecteren van de scheiding tussen de uitvoerings- en de verificatiefunctie voor een transactie. Elke dienst van de Commissie heeft ook een interne auditdienst aangewezen die de directeur-generaal of het diensthoofd moet bijstaan bij het controleren van de doeltreffendheid van de interne controles.

- scheiding tussen financiële controle en audit: tot 2000 gebeurde zowel de controle ex ante van de uitgaven als een deel van de audit na de uitvoering door dezelfde centrale dienst, wat een mogelijk belangenconflict kon inhouden. Midden 2001 werd de dienst interne audit onafhankelijk van de financiële controle. De rol van deze dienst is van cruciaal belang om de Commissie door zijn onafhankelijke mening te verzekeren van de kwaliteit van het management en van de controlesystemen.

- de centrale financiële dienst, die midden 2000 is opgericht, heeft zich in 2001 geconcentreerd op het voorstel voor de herziening van het financieel reglement, de definiëring en de begeleiding inzake normen voor interne controle en risicomanagement voor de diensten van de Commissie, en de versterking van het beheer van contracten en overheidsopdrachten in de diensten van de Commissie. Bovendien is bijzondere aandacht besteed aan de gevraagde ondersteuning via een help desk, opleiding en voorlichting. Tot slot heeft de noodzaak om de centrale financiële informatiesystemen te bevorderen ertoe geleid dat de maatregelen werden toegespitst op de algemene kwaliteit van de bestaande systemen en de ontwikkeling van nieuwe functies die in het witboek zijn opgenomen (contractenbestand, centraal facturenregister, beheer van de inning van vorderingen).

- de vereiste dat alle directeuren-generaal en diensthoofden een jaarlijkse verklaring moeten afleggen waarin ze de legaliteit en de regulariteit van de desbetreffende transacties verzekeren, alsook dat de middelen zijn aangewend overeenkomstig de beginselen van gezond financieel management.

Voor dit hoofdstuk van de hervorming is de tenuitvoerlegging het verst gevorderd aangezien het de hoogste prioriteit heeft gekregen op grond van de vrij gedetailleerde aanbevelingen van het Comité van onafhankelijke deskundigen. De herziening van het financieel management en de controleprocedures veronderstelde heel wat maatregelen die op het niveau van de diensten moesten worden uitgevoerd. Zoals in de jaarlijkse verslagen is aangegeven, is op deze gebieden aanzienlijke vooruitgang geboekt, maar moet er niettemin nog veel gebeuren opdat de verbeteringen van het financieel management op termijn zouden standhouden. Een aantal diensten wees in zijn jaarlijks verslag op de problemen die het ingaan op dergelijke fundamentele veranderingen met zich brengt, gezien het beperkte aantal gekwalificeerde mensen, de beperkte opleidingsmogelijkheden en interne organisatorische problemen. Teneinde tegemoet te komen aan de problemen waarmee de diensten te maken hebben, zullen de toekomstige aanwervingsplannen aandacht besteden aan de behoefte aan specialisten op financieel gebied (zie actie 14).

Aan de kwestie van interne controle en financieel management is een nieuw elan gegeven door het nieuwe financieel reglement, dat de belangrijkste beginselen van de financiële hervorming weergeeft en op 1 januari 2003 van kracht wordt. De overdracht van de gecentraliseerde functie van voorafgaande goedkeuring betekent dat de diensten zich zullen moeten concentreren op de mate waarin zij klaar zijn om volledige gedecentraliseerde verantwoordelijkheden op zich te nemen (zie actie 12). Bovendien zullen de ondersteunende centrale financiële en boekhoudingsinformatiesystemen die nog een aantal onvolkomenheden vertonen moeten worden verbeterd (zie acties 16 en 17).

3.4. Transversale elementen met betrekking tot de hervorming in de jaarlijkse verslagen

Onvoldoende personeel:

Heel wat jaarlijkse verslagen wijzen erop dat de behoeften aan personele middelen voor de tenuitvoerlegging van de hervorming onderschat werden. De normale plaats waar de Commissie alle behoeften aan personele middelen onderzoekt en daaromtrent beslissingen neemt, is de cyclus van de jaarlijkse beleidsstrategie die leidt tot de goedkeuring van het voorontwerp van begroting en tot het besluit betreffende de toewijzing van de middelen.

De Commissie heeft op dat gebied reeds een aantal maatregelen genomen. In juli 2000 zijn 230 posten toegekend aan diensten van de Commissie om de tenuitvoerlegging van de hervorming te bevorderen. In 2000 erkende een peer group van commissarissen dat er behoefte was aan 1 254 posten, waarvan 580 voor de versterking van het programmamanagement en de controle op de externe hulp en de structurele maatregelen. Reeds in haar jaarlijkse beleidsstrategie voor 2003 heeft de Commissie besloten een derde van de posten die ingevolge de vervroegde uittreding moeten vrijkomen, met het oog op de tenuitvoerlegging van de hervorming opnieuw over de verschillende diensten te verdelen. Er wordt evenwel erkend dat sommige van deze maatregelen tijd vergen om volledig operationeel te worden. Meer algemeen moeten systematischer inspanningen worden geleverd voor het vaststellen van de middelen die de activiteiten vereisen, in het bijzonder met het oog op de nieuwe rol die verschillende diensten en actoren in de Commissie ingevolge het hervormingsproces spelen.

Actie 5: wat het gebrek aan personele middelen voor de tenuitvoerlegging van de hervorming betreft, zal de Commissie in het kader van de volgende cyclus van strategische planning en programmering, die eind 2002 van start gaat, aandacht besteden aan de behoeften waarvan de directeuren-generaal in hun jaarlijkse verslagen melding maken. In dat kader zal het secretariaat-generaal een nieuwe methodologie ontwerpen voor de evaluatie van de middelen die zowel de bestaande als de nieuwe activiteiten vereisen.

Onvoldoende richtsnoeren:

In verschillende jaarlijkse verslagen klagen de directeuren-generaal over het gebrek aan richtsnoeren vanwege de centrale diensten met betrekking tot diverse aspecten van de hervorming. De Commissie besteedt reeds bijzondere aandacht aan interne communicatie en opleiding en methodologie voor essentiële aspecten van de hervorming. Om tegemoet te komen aan de bezorgdheid inzake een volledige en aangepaste begeleiding zal de Commissie niettemin haar inspanningen op dit vlak opdrijven, met name wat het activiteitsgestuurd management betreft. De voorbereiding van de jaarlijkse managementplannen voor 2003 was voor de diensten een cruciale stap om een meer prestatiegericht management te verzekeren.

Actie 6: het secretariaat-generaal zal in nauwe samenwerking met het DG Begroting en het DG Personeelszaken en algemeen beheer de coördinatiemechanismen tussen de centrale diensten herzien teneinde de dienstverlening en het advies aan de operationele diensten te verbeteren. Bovendien zal het secretariaat-generaal tegen oktober 2002 een gedetailleerde gids voor activiteitsgestuurd management publiceren en de diensten helpen bij het opstellen van hun jaarlijks managementplan voor 2003.

Informatiesystemen:

Een ander punt voor concrete actie dat uit verschillende jaarverslagen blijkt, is de noodzaak de problemen inzake de interoperabiliteit van de verschillende informatiesystemen op te lossen. De gebruikers kunnen momenteel niet alle mogelijkheden van de bestaande systemen benutten. Door aan het initiatief eCommissie te werken, zal de Commissie actief de doelstelling nastreven om de systemen naadloos op elkaar aan te sluiten, zodat alle diensten hun doeltreffendheid en hun prestaties zullen kunnen verbeteren.

Actie 7: een dienstenoverschrijdende werkgroep zal de opdracht krijgen de interoperabiliteit van de bestaande managementinformatiesystemen te coördineren. Deze werkgroep zal tegen november 2002 een actieplan opstellen en toezien op de uitvoering ervan.

4. De tenuitvoerlegging van de interne controlenormen in 2001

De interne controle heeft betrekking op alle door het management van een organisatie opgestelde en ingevoerde beleidsmaatregelen en procedures om ervoor te zorgen dat de doelstellingen economisch, doelmatig en doeltreffend worden bereikt; dat externe regels en managementmaatregelen en -regels worden gevolgd; dat bezittingen en gegevens worden beschermd; dat fraude en vergissingen worden voorkomen en opgespoord, dat de boekhouding van deugdelijke kwaliteit is en dat financiële en managementinformatie tijdig beschikbaar is.

Op 13 december keurde de Commissie samen met de charters van de gedelegeerde en de gesubdelegeerde ordonnateurs een reeks interne controlenormen goed die een weerspiegeling moest zijn van deze ruime definitie van interne controle (SEC (2000) 2203). Deze normen moeten worden beschouwd als een reeks basisvoorwaarden die alle interne diensten van de Commissie in alle aspecten van het management van de Commissie, en niet uitsluitend voor financiële aangelegenheden, moeten naleven. In deze context is het belangrijk op te merken dat de controlesystemen moeten streven naar een evenwichtige verhouding tussen de risico's en de kosten, met de bedoeling deze risico's tot een minimum te beperken. Geen enkel systeem kan voor een aanvaardbaar kostenniveau een absolute garantie bieden dat alle fouten zullen worden opgespoord of alle fraude zal worden voorkomen.

Op 30 juni 2001 hebben alle directeuren-generaal en diensthoofden een tussentijds verslag ingediend over de stand van de uitvoering van de hervorming van het financieel management, waarbij in het bijzonder rekening werd gehouden met de stand van de tenuitvoerlegging van de normen. Op 7 november 2001 keurde de Commissie een document goed waarin deze tussentijdse verslagen werden samengevat (SEC(2001)1723/6). Uit dat document bleek dat eind juni 2001 aanzienlijke vooruitgang was geboekt met het nakomen van een aantal tussentijdse basisvereisten, maar dat op een aantal belangrijke gebieden nog vooruitgang nodig was voordat de controlenormen volledig ten uitvoer zouden zijn gelegd. Voorts vermeldde de mededeling over activiteitsgestuurd management, die op een aantal van de controlenormen steunde, duidelijk dat verwacht werd dat bepaalde belangrijke maatregelen na 31 december 2001 geleidelijk zouden worden uitgevoerd.

Wijzend op de geleidelijkheid van de tenuitvoerlegging van de controlenormen en de ermee verbonden tijschema's, en om de diensten te helpen hun vooruitgang in kaart te brengen in dit eerste jaar van jaarlijkse verslagen, heeft de Commissie een nieuwe reeks tussentijdse minimumvoorwaarden vastgesteld waaraan de diensten op 31 december 2001 moesten beantwoorden. Daartoe keurde ze een geactualiseerd tijdschema goed (SEC(2001) 2037/4). Op die manier konden de directeuren-generaal en de diensthoofden zich een idee vormen van wat tegen die datum ten uitvoer moest zijn gelegd, terwijl bepaalde maatregelen natuurlijk afhangen van de datum waarop de besluiten van de Commissie worden goedgekeurd en van de beschikbaarheid van centrale richtsnoeren, en andere maatregelen geleidelijk moeten worden uitgevoerd.

4.1. Stand van de tenuitvoerlegging van de belangrijkste onderdelen van de interne controle

De verantwoordelijkheid om een daadwerkelijke interne controle in te voeren en te blijven toepassen, berust bij de directeuren-generaal en de diensthoofden. In hoofdstuk 3 "Management- en controlevraagstukken - Interne controlenormen" van de jaarlijkse verslagen werden de directeuren-generaal en de diensthoofden verzocht de vooruitgang te beschrijven die voor alle aangelegenheden die met management verband houden, is geboekt, en nadere details te verstrekken over belangrijke zwakke punten of risico's die gevolgen kunnen hebben voor hun jaarlijkse verklaring. Van hen werd verwacht dat ze, om de geboekte vooruitgang in kaart te brengen, verslag zouden uitbrengen over de mate waarin aan de minimumvoorwaarden op 31 december voor de interne controlenormen was voldaan. De diepte van de analyse van de management- en controleaangelegenheden en de mate waarin deze gevolgen kunnen hebben voor de algemene verklaring, verschilden vrij sterk van verslag tot verslag, maar in alle verslagen werd gepoogd aanwijzingen voor de geboekte vooruitgang te geven. Sommige verslagen bevatten zelfs ontwikkelingen in het eerste trimester van 2002. Er moet ook worden opgemerkt dat de betrouwbaarheidsverklaringen van de directeuren-generaal in dit eerste jaar in grote mate gebaseerd waren op de beoordeling van de situatie eind 2001, en dus niet op het hele jaar betrekking hebben.

De vooruitgang die de diensten van de Commissie hebben geboekt, wordt onderzocht aan de hand van elk van de vijf belangrijke onderdelen waarin de interne controlenormen die door de diensten van de Commissie worden gebruikt, zijn onderverdeeld, namelijk: context van de controle, prestatie- en risicomanagement, informatie en communicatie, controleactiviteiten en audit en evaluatie.

4.1.1. Context van de controle

De context van de controle verwijst naar de basisomstandigheden waarin de dienst werkt, met inbegrip van de organisatorische en de administratieve structuur en het beheer van de personele middelen. De controlenormen hebben specifiek betrekking op: ethiek en integriteit; de definitie van de opdracht, de rol en de taken; de bekwaamheid van het personeel verzekeren; prestaties van het personeel; de delegatie en het beheer van gevoelige functies.

Voor de controlenormen onder dit punt oordeelde 75% van de directeuren-generaal dat ze erin waren geslaagd minstens de minimumvoorwaarden op 31 december 2001 te halen.

Een aantal vereisten, zoals de behoefte aan frequentere evaluaties van de prestaties van het personeel en frequentere taakbeschrijvingen, kan slechts op realistische wijze worden voldaan in het kader van een reeks nieuwe initiatieven, die nog hun volle uitwerking moeten krijgen. Op bepaalde andere belangrijke gebieden, zoals de vaststelling en het beheer van gevoelige functies, moet nog worden voortgewerkt. Bijna de helft van de diensten van de Commissie moet nog de gedetailleerde analyse uitvoeren die nodig is om deze posten en de ermee verband houdende lichte controles vast te stellen. Voor gevoelige posten waarvoor lichte controles ongeschikt worden geacht, dient verplichte mobiliteit te worden toegepast. Gezien de problemen waarmee de diensten bij de tenuitvoerlegging van deze norm te kampen hadden, zullen de centrale diensten van de Commissie een gezamenlijke inspanning moeten leveren om de diensten te helpen door hen praktisch advies en praktische begeleiding te verstrekken.

4.1.2. Prestatie- en risico-evaluatie

Het prestatie- en risicomanagement omvat belangrijke beheersaspecten die verband houden met planning, programmering en toezicht op de prestaties, en ligt ten grondslag aan de beginselen van het activiteitsgestuurd management. De controlenormen betreffen met name het proces van het bepalen van de doelstellingen, de meerjarenprogrammering, het opstellen van het jaarlijkse beheersplan, de evaluatie van de prestaties ten opzichte van doelstellingen en indicatoren, en risico-analyse en risicomanagement.

Ongeveer 75% van de directeuren-generaal was van mening dat ze voor deze controlenormen minstens de minimumvoorwaarden op 31 december 2001 hadden gehaald. Er moet niettemin worden opgemerkt dat veel van deze normen, in het bijzonder die inzake de planning en het toezicht, de basis vormen voor lopende initiatieven op het gebied van activiteitsgestuurd management. Van die normen wordt verwacht dat ze over een lange periode geleidelijk ten uitvoer zullen worden gelegd.

Wat risico-evaluatie en risicomanagement betreft, hebben de meeste diensten in 2001 hun risicoprioriteiten grondig herzien, wat voor de Commissie in haar geheel een belangrijke eerste stap betekende in de richting van de invoering van een cultuur van risicomanagement. Er moet worden benadrukt dat dit voor veel directeuren-generaal de eerste keer was dat ze de risico's op zo'n formele basis hebben beschouwd, en de eerste keer dat niet-financiële risico's zo uitdrukkelijk werden behandeld. Hoewel dit op zich een belangrijke stap vooruit is, is het duidelijk dat het hier gaat om vroege fasen in het proces. De informatie over risico's die in de jaarlijkse verslagen wordt verstrekt, is zeer gevarieerd en doet veronderstellen dat er enige onzekerheid bestaat over de wijze waarop risico's moeten worden geëvalueerd en beheerd, en over hoe ze met betrekking tot de algemene verklaring moeten worden beschouwd. Risicomanagement is nog geen verankerd onderdeel van de werkmethodes van de Commissie, en er zal een volgehouden inspanning nodig zijn van de grotere diensten en van de centrale diensten om daarvoor te zorgen.

4.1.3. Voorlichting en communicatie

Informatie en communicatie omvat het instellen van passende procedures voor het beheer van interne informatie en het rapporteren over punten zoals de uitvoering van het begrotings- en het managementplan en de aanwending van middelen. De controlenormen omvatten in het bijzonder de adequaatheid van de managementinformatie, het systeem voor het registreren en klasseren van de post, en het melden van misstanden.

Ongeveer 70% van de directeuren-generaal was van mening dat ze minstens de minimumvoorwaarden op 31 december 2001 hadden gehaald. Voor een aantal controlenormen is op deze gebieden een geleidelijke tenuitvoerlegging gepland, in het bijzonder voor de adequate managementinformatie en de registratie van de post.

4.1.4. Controleactiviteiten

De controleactiviteiten zijn geconcentreerd op de belangrijkste, dagelijkse controlefuncties die de diensten als onderdeel van hun normale werkzaamheden uitoefenen. De controlenormen betreffen in het bijzonder documentatieprocedures, het garanderen van een behoorlijke scheiding van de taken, supervisietaken, het registreren van uitzonderingen en het verzekeren van de continuïteit van de werkzaamheden.

Ongeveer 70% van de directeuren-generaal was van mening dat ze minstens de minimumvoorwaarden op 31 december 2001 hadden gehaald. Op een aantal gebieden is aanzienlijke vooruitgang geboekt, met name wat de scheiding van de taken en de continuïteit van de werkzaamheden betreft, maar andere belangrijke domeinen moeten de meeste diensten nog ontwikkelen. In de praktijk vereist het documenteren van de procedures een permanente herziening en actualisering. Tot nu toe bestond de grootste prioriteit evenwel in het documenteren van de financiële procedures. Hoewel op dat vlak aanzienlijke inspanningen zijn geleverd, vermelden ongeveer 15 diensten dat ze hun werk op dat vlak nog moeten afmaken. Er dient rekening mee te worden gehouden dat dit inderdaad een ingewikkelde en zeer tijdrovende procedure kan zijn. De diensten moeten er bovendien voor zorgen dat ook de operationele procedures gedocumenteerd zijn.

Doeltreffende supervisie is de sleutel tot de ontwikkeling van een sterk kader voor interne controle. Momenteel definiëren de meeste diensten wat in hun omstandigheden aangewezen is, en passen ze dat toe. Op centraal niveau is enige elementaire begeleiding ontwikkeld om de diensten te helpen, maar de centrale diensten zullen ervoor moeten zorgen dat deze begeleiding verder wordt gestimuleerd en met praktische ondersteuning gepaard gaat.

4.1.5. Audit en evaluatie

Audit en evaluatie betreft het eigenlijke management van interne en externe auditaangelegenheden, de evaluatiefunctie en de procedures voor zelfevaluatie door het management. De controlenormen betreffen in het bijzonder het registreren en corrigeren van zwakke punten van de interne controle; een behoorlijke follow-up van de (externe en interne) auditverslagen; het instellen en de werking van een interne auditdienst; het instellen van of de toegang tot een behoorlijke evaluatiefunctie en de jaarlijkse herziening door het management van de eigen interne controleprocedures.

Ongeveer 75% van de directeuren-generaal was van mening dat ze minstens de minimumvoorwaarden op 31 december 2001 hadden gehaald.

Deze gestage vooruitgang is de weergave van het feit dat veel van de zeer specifieke minimumvoorwaarden grotendeels zijn nageleefd, bijvoorbeeld wat het instellen van interne auditdiensten en de jaarlijkse herziening van de interne controleprocedures betreft. Niettemin moet worden opgemerkt dat veel interne auditdiensten, hoewel ze in 2001 zijn opgericht, door aanwervingsproblemen in 2001 pas een volledig programma van auditwerk zullen uitvoeren nadat (vanaf 2002) nieuw bekwaam personeel beschikbaar zal zijn gesteld.

De diensten hebben vooruitgang geboekt met de tenuitvoerlegging van procedures voor het registreren en corrigeren van zwakke punten in de interne controle met betrekking tot de financiële procedures, wat in 2002 zal moeten worden uitgebreid tot de operationele procedures.

Een aantal diensten moet nog een eigen evaluatiefunctie creëren die de beleidsvorming efficiënt kan ondersteunen. Voorts zullen de resultaten van de evaluatie als basis worden gebruikt voor de selectie van doelstellingen en prioriteiten in het kader van de jaarlijkse managementplannen.

4.2. Algemene conclusies en maatregelen ter ondersteuning van de verdere ontwikkeling van de tenuitvoerlegging van de interne controle

De algemene conclusies die uit de verslagen kunnen worden getrokken, zijn over het algemeen positief en bemoedigend wat de beoordeling van hun eigen vooruitgang betreft ten opzichte van de specifieke vereisten inzake interne controle. Er moet evenwel nog verdere vooruitgang worden geboekt om ervoor te zorgen dat de interne controlenormen volledig ten uitvoer worden gelegd en de diensten van de Commissie gestaag evolueren in de richting van een gezond en volwaardig kader voor interne controle.

2001 was een overgangsjaar waarin de diensten met een aantal belangrijke veranderingen werden geconfronteerd en aan tal van uitdagende nieuwe initiatieven het hoofd moesten bieden. De gevolgen van deze factoren mogen niet worden onderschat. De ontwikkeling van een gezond kader van interne controles is een continu proces dat door het duurzame engagement van het management op gang moet worden gehouden.

De informatie die hierover in de jaarlijkse verslagen is opgenomen, getuigt van een beter begrip van de interne controleaangelegenheden. Er mag evenwel niet worden vergeten dat het management er voor het eerst formeel toe verplicht was om op een dergelijke basis te rapporteren. Dat was dan ook in zekere mate terug te vinden in de gevarieerde manier waarop de diensten hun eigen specifieke management- en controleaangelegenheden rapporteerden. Zoals hierboven reeds vermeld, waren de interne auditstructuren van de meeste diensten tijdens het jaar in kwestie niet volledig operationeel. Voor de toekomst wordt verwacht dat uitdrukkelijker zal worden verwezen naar resultaten van de audit, naar de gevolgen voor de stand van de interne controle én naar de gevolgen voor de jaarlijkse verklaring. De rol van de centrale ondersteuningsdiensten mag evenmin worden onderschat. De diensten moeten met tal van initiatieven omgaan, en hoewel de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de interne controle bij hen berust, moeten ze in alle opzichten worden begeleid en ondersteund. Dat geldt in het bijzonder voor het nieuwe financieel reglement.

Op basis van de evaluatie van de tenuitvoerlegging van de normen in 2001 zoals hierboven beschreven:

Actie 8: zal het DG Begroting, in samenwerking met het secretariaat-generaal en het DG Personeelszaken en algemeen beheer, bijzondere aandacht besteden aan het verstrekken van versterkte ondersteuning en praktische begeleiding voor de normen inzake gevoelige functies en supervisie, die als zeer belangrijk worden beschouwd voor de vlotte werking van de diensten van de Commissie: vóór eind 2002.

Actie 9: zullen alle diensten van de Commissie in 2002 bijzondere aandacht besteden aan het ontwerpen en het documenteren van interne controleprocedures, in het bijzonder van de financiële procedures die bedoeld zijn om fouten te voorkomen, onregelmatigheden op te sporen en uitzonderingen te registreren.

5. Voorbehoud door de gedelegeerde ordonnateurs

Het charter van de gedelegeerde ordonnateurs bepaalt dat elke directeur-generaal of elk diensthoofd een verklaring moet ondertekenen waarin hij of zij getuigt van redelijke zekerheid over het feit dat de middelen die zijn toegekend voor de activiteiten die in het begeleidende jaarlijkse verslag zijn beschreven, daarvoor zijn aangewend waarvoor ze waren bedoeld, overeenkomstig de beginselen van gezond financieel management, en dat de ingestelde controleprocedures de nodige garanties bieden voor de legaliteit en regulariteit van de desbetreffende transacties. Op dit punt moet worden opgemerkt dat de richtsnoeren voor de verklaringen niet door alle diensten helemaal op dezelfde manier zijn geïnterpreteerd. Men had kunnen overwegen de directeuren-generaal en diensthoofden te vragen hun verklaringen te herzien om tot een meer homogene interpretatie te komen, maar deze herwerking zou ingewikkeld en tijdrovend zijn geweest. Dit probleem kon in het kader van de lopende procedure bovendien behoorlijk worden aangepakt door de diensten te verzoeken zowel in de verklaring als in het verslag opmerkingen en voorbehoud te maken.

Het charter bepaalt dat in de verklaring voorbehoud mag worden gemaakt om te wijzen op de risico's die zijn verbonden aan de door het directoraat-generaal of de dienst beheerde verrichtingen en acties. Dergelijk voorbehoud moet wijzen op tekortkomingen in het ontwerp of de toepassing van management- en interne controlesystemen. Het moet ook verwijzen naar de maatregelen die zijn genomen of zijn gepland om het probleem te verhelpen. Het moet niettemin duidelijk zijn dat het opnemen van voorbehoud niet tot doel heeft de verklaring zinloos te maken, maar in tegendeel bijkomende maatregelen voor te stellen om vastgestelde risico's te verminderen.

De richtsnoeren waarover de diensten kunnen beschikken alvorens ze de verklaringen afleggen, geven uitleg bij de specifieke criteria hiervoor. Voorbehoud wordt verondersteld betrekking te hebben op substantiële problemen of tekortkomingen die de mogelijkheden van de gedelegeerde ordonnateur kunnen beperken om de redelijke zekerheid te bieden die de verklaring vereist. In het voorbereidingsproces was overeengekomen dat de directeuren-generaal opmerkingen konden maken in de rubriek "conclusies" van het verslag om belangrijke aspecten onder de aandacht te brengen die verband houden met de goede werking van hun diensten of van de Commissie in haar geheel, maar die niet worden beschouwd als voorbehoud in het kader van de verklaringen.

Deze rubriek van de synthese:

- geeft voor alle diensten een samenvatting van de soorten opmerkingen en de soorten voorbehoud die zijn gemaakt;

- concentreert zich op de gebieden van het beheer van de interne controlesystemen;

- behandelt de belangrijkste thema's en de vaakst voorkomende aangelegenheden, beoordeelt de gevolgen en het belang voor de Commissie in haar geheel en bepaalt welke maatregelen moeten worden genomen.

5.1. Soorten voorbehoud

Het voorbehoud dat in de verklaringen wordt gemaakt, verschilt aanzienlijk wat de reikwijdte en de inhoud betreft. Negen directeuren-generaal maakten in de eigenlijke verklaringen geen voorbehoud of opmerkingen. Anderen namen in hun verklaring "voorbehoud" en/of "opmerkingen" op, of maakten geen duidelijk onderscheid tussen beide. Aangezien dit het eerste jaar is dat deze procedure in de hele Commissie wordt toegepast, zal in deze synthese geen onderscheid worden gemaakt tussen voorbehoud en opmerkingen. Voor het gemak wordt de term "commentaar" geacht zowel het voorbehoud als de opmerkingen te omvatten.

Zevenentwintig diensten maakten voorbehoud bij hun betrouwbaarheidsverklaring in de verklaring zelf, of door een rechtstreekse verwijzing naar materiaal elders in hun verslag. Rekening houdend met het voorbehoud en de opmerkingen in de eigenlijke verklaring en in de verslagen, formuleerden in totaal 31 diensten 135 punten van commentaar.

De richtsnoeren verlangden dat de directeuren-generaal voor elk voorbehoud een analyse van het probleem zouden maken, alsook een effectbeoordeling (indien mogelijk kwantificeerbaard) én conclusies (inclusief de nodige maatregelen en tijdschema's). De directeuren-generaal werd ook aanbevolen het kader te definiëren dat werd gebruikt om het niveau van relevantie [6] te beoordelen. Er wordt verondersteld dat elk voorbehoud dat in de verklaring is opgenomen per definitie een substantieel voorbehoud is, of dat nu zo is in kwantitatieve of in kwalitatieve termen, dan wel door de aard of de context. Ongeveer de helft van alle commentaren door de directeuren-generaal ging gepaard met duidelijke actieplannen of details van maatregelen die reeds waren gelanceerd om het betrokken probleem aan te pakken. En zelfs daar waren er slechts weinig gevallen waarbij de mogelijke gevolgen duidelijk waren vastgesteld en gekwantificeerd, en in weinig of geen gevallen was er sprake van relevantie. Over het algemeen waren er zeer weinig specifieke verwijzingen naar relevantie, noch in de formulering van de eigenlijke verklaringen, noch in de tekst van het begeleidende verslag.

[6] De exacte definitie van het begrip relevantie vindt u in document SEC(2002)401 op bladzijde 14.

Niet voor alle commentaren werd een specifiek actieplan nodig geacht, ofwel door hun aard of hun beperkte relevantie, ofwel omdat ze van tijdelijke aard waren of omdat de kosten om de huidige situatie te verbeteren, de verwachte voordelen zouden overtreffen. In veel van deze gevallen wordt het actieplan geleverd door een van de algemene acties waarin in deze synthese is voorzien. In andere gevallen is het commentaar veeleer een algemene opmerking over de politieke context, en is er bijgevolg niet noodzakelijk een actieplan nodig.

Er dient rekening mee te worden gehouden dat de directeuren-generaal voor het eerst dergelijke verklaringen moesten afleggen. Een consequentere benadering van de procedure en van een zo accuraat mogelijke weerspiegeling van de werkelijke situatie in de verklaringen, werpt zich evenwel op. Veel zal afhangen van het door de ervaring verworven verbeterde begrip van de procedure. Er zijn duidelijk een aantal aspecten die specifieke problemen hebben opgeleverd. Voor veel directeuren-generaal bleek relevantie een moeilijk te definiëren begrip. Er zal duidelijk moeten worden gepoogd dit probleem vóór de procedure van volgend jaar op te lossen, aangezien het gaat om een fundamentele beoordeling die bepalend is voor de geloofwaardigheid van de hele procedure van de jaarlijkse verklaring: "relevantie" betekent in gewone taal "belang". Er kan evenwel worden verwacht dat de diensten, naarmate ze het jaarlijkse rapporteringsproces, en in het bijzonder de noodzaak om voorbehoud tot werkelijk relevante punten te beperken, beter gaan begrijpen, in de komende jaren op dit gebied consequenter zullen zijn.

Gezien de uiteenlopende manieren waarop opmerkingen en voorbehoud zijn geformuleerd, zal meer aandacht moeten worden besteed aan de richtsnoeren die aan de directeuren-generaal worden gegeven over wat als voorbehoud kan worden opgenomen. Sommige problemen zijn misschien slechts van voorbijgaande aard, zoals de kruiselingse machtigingen, waarop 9 directeuren-generaal commentaar hebben gegeven. Deze thema's zullen niettemin voor verdere behandeling in overweging moeten worden genomen. Een aantal diensten maakte in 2001 een verandering van gedelegeerde ordonnateurs mee en noteerde dat in de verklaring of in het eigenlijke verslag, zonder evenwel in te gaan op de gevolgen hiervan voor de verklaring. Dit punt is opgenomen in de richtsnoeren die aan de directeuren-generaal zijn bezorgd. Het is ook verder besproken in nieuwe richtsnoeren die zijn bedoeld om de regelingen in de komende jaren te verduidelijken (SEC (2002) 657).

Actie 10: vóór eind 2002 zal het secretariaat-generaal, in samenwerking met het DG Begroting, het DG Personeelszaken en algemeen beheer en de interne auditdienst, de methodologie en de richtsnoeren voor het opstellen van de jaarlijkse verslagen herzien en stimuleren en daarbij bijzondere aandacht besteden aan de kwestie van relevantie, aan de definiëring van de toepassingssfeer van potentieel voorbehoud dat in de begeleidende verklaringen kan worden opgenomen, en aan het omgaan met kruiselingse machtigingen.

5.2. Belangrijkste thema's/trends

De aangelegenheden die veel diensten hebben vermeld, en hun mogelijke betekenis voor de hele Commissie, worden hieronder in detail onderzocht.

5.2.1. Financiële systemen en de decentralisatie van financiële verantwoordelijkheden

Bijna de helft van de directeuren-generaal die commentaar hebben geleverd, maakte melding van zijn/haar bezorgdheid over systemen voor financieel management en de geschiktheid van de interne controles (21 commentaren). De aangesneden thema's betroffen het concept van de financiële circuits, het documenteren van de procedures, controles op procedures voor het beheer van contracten, supervisieregelingen en de vraag of de diensten naar behoren zullen worden uitgerust om volledig gedecentraliseerde financiële verantwoordelijkheden aan te kunnen. Deze kwestie is natuurlijk nog belangrijker geworden door het herziene financieel reglement, dat op 1 januari 2003 van kracht moet worden en niet langer voorziet in het gecentraliseerde ex ante visum.

Actie 11: vooruitlopend op het nieuwe financieel reglement zijn de directeuren-generaal en de diensthoofden reeds begonnen passende interne controlesystemen op te zetten. Tegen november 2002 zullen ze evalueren in welke mate de bestaande interne controlesystemen klaar zijn voor de nieuwe taken, en zullen ze met name de geschiktheid van de financiële circuits evalueren. De centrale diensten van de Commissie zullen de nodige maatregelen nemen om hen daarbij te helpen. De nieuwe of gewijzigde elementen van het nieuwe financieel reglement en de uitvoeringsregels daarvoor zullen tegen oktober 2002 in het kader van de huidige interne controle zijn geïntegreerd. Het DG Begroting zal in samenwerking met het secretariaat-generaal en het DG Personeelszaken en algemeen beheer instrumenten blijven ontwikkelen om de diensten van de Commissie te helpen hun bestaande controlesystemen aan te passen en in overeenstemming te brengen met de nieuwe voorschriften. Er zal een uitgebreid opleidingsprogramma worden ontwikkeld om dit proces te ondersteunen.

5.2.2. Gedeeld management/De directeuren-generaal kunnen onvoldoende invloed uitoefenen

Van alle commentaren vielen er 23 duidelijk buiten de directe invloed van de directeur-generaal. Hoewel een aantal commentaren grotendeels van het optreden van externe organen afhangt, worden ze gedeeltelijk of in sommige gevallen zelfs geheel door de Commissie of de dienst beheerd. De regelingen voor gedeeld of gedecentraliseerd management met betrekking tot de lidstaten was voor een aantal directeuren-generaal duidelijk een reden tot bezorgdheid. Sommigen vermelden ook de problemen met de gedecentraliseerde agentschappen, waar de directeur-generaal misschien wel de aangewezen gedelegeerd ordonnateur is, maar hij of zij geen duidelijk mandaat heeft om werkelijk controle uit te oefenen.

Actie 12: het DG Begroting zal dit probleem in samenwerking met het DG Personeelszaken en algemeen beheer en de betrokken diensten tegen maart 2003 onderzoeken. Het zal de Commissie een voorstel doen over de reikwijdte van de verantwoordelijkheden van de ordonnateur voor elk gebied waarvoor gedeeld management geldt. Zo moeten de directeuren-generaal de nodige maatregelen kunnen nemen wanneer zich onduidelijkheden of problemen voordoen.

5.2.3. Audit en controle

Bijna de helft van de directeuren-generaal verwees direct of indirect naar aspecten die met de audit verband houden, inclusief naar problemen bij het uitvoeren van de controles ter plaatse, die deel uitmaken van de eigen controleactiviteiten van het management, en naar het werk en de rol van hun eigen interne auditdiensten. De bekwaamheid om de verwachte niveaus van controles ter plaatse te halen, werd vaak beperkt door een gebrek aan middelen of door problemen om van de lidstaten de nodige informatie over de systemen te verkrijgen. In verband met de werking van de interne auditdiensten wezen verschillende directeuren-generaal op het feit dat die diensten relatief nieuw zijn en dat de verstrekte betrouwbaarheidsverklaringen tot nu toe beperkt waren, in het bijzonder met betrekking tot de jaarlijkse verklaringen. Audit en controle is een continu proces, waar in de hele Commissie veel over is gedebatteerd, met inbegrip van de jaarlijkse verslagen van zowel de interne auditdienst als de financiële controle. In dat kader zullen tegen eind 2002 aangepaste controlestructuren in elke dienst operationeel moeten zijn, en zullen coherente centrale toezichtsregelingen moeten zijn gedefinieerd. Er zal in navolging van internationaal erkende beginselen van goed bestuur een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen audit en controle.

Actie 13: de Commissie zal ervoor zorgen dat er vóór 1 december 2002 duidelijkheid komt over de verantwoordelijkheden van de belangrijkste actoren inzake audit en controle, met inbegrip van de controles ter plaatse, in overeenstemming met de beginselen van het witboek over de hervorming en het nieuwe financieel reglement, de beste praktijken en de internationaal erkende beginselen van goed bestuur.

5.2.4. Aanwerving en opleiding

Ongeveer de helft van de directeuren-generaal (32 commentaren) maakte melding van aangelegenheden die verband houden met het gebrek aan personele middelen. Er werd melding gemaakt van een breed spectrum van thema's, met inbegrip van tekortkomingen van de eigenlijke aanwervingsprocedure, een tekort aan mensen met een passende kwalificatie op de reservelijsten, en de daaruit voortvloeiende noodzaak om onervaren personeel op te leiden. Om aan deze herhaaldelijk voorkomende verzoeken tegemoet te komen, zal de Commissie de volgende maatregelen nemen:

Actie 14: het DG Personeel en algemeen beheer zal zo spoedig mogelijk in 2002 profielen herzien voor nieuwe aanwervingen waar bij de diensten behoefte aan is op het gebied van financieel management en daarmee verband houdende onderwerpen. Het zal deze profielen vergelijken met het huidige programma van vergelijkende onderzoeken op dat gebied en waar nodig bijkomende algemene vergelijkende onderzoeken organiseren. In dat verband zal het DG Personeelszaken en algemeen beheer een plan opstellen dat vanaf begin 2003 moet worden uitgevoerd door het nieuwe Europees bureau voor personeelsselectie, het EPSO (European Personnel Selection Office). Ondertussen zal de aanwerving van tijdelijk personeel op vrije permanente posten worden voortgezet tot er een voldoende lange reservelijst voor de desbetreffende vergelijkende onderzoeken beschikbaar is.

Actie 15: het DG Begroting zal het personeel de nodige opleiding verstrekken inzake financieel management, alsook opleiding die specifiek is gericht op de tenuitvoerlegging van het nieuwe financieel reglement. Samen met de diensten zullen het DG Personeelszaken en algemeen beheer en het DG Begroting de nodige opleidingssessies organiseren voor de diverse actoren in de uitgavencyclus. Er lopen reeds acties op dat gebied, en die zullen nog worden versterkt.

5.2.5. Modernisering van het boekhoudingskader en de boekhoudingssystemen van de Commissie

Verschillende directeuren-generaal hadden hierop commentaar, en het DG Begroting zelf formuleerde op dit gebied twee belangrijke punten van voorbehoud. De modernisering van de boekhouding van de Commissie betreft hoofdzakelijk drie aspecten: de modernisering van het boekhoudingskader en van de daarmee verband houdende procedures; problemen in verband met het centrale informatiesysteem (Sincom); en problemen met lokale informatiesystemen en in het bijzonder met hun verbinding met het centrale systeem.

* De moderniseringsvereisten met betrekking tot het boekhoudingskader van de Commissie betreffen de mate waarin de van buiten het centrale boekhoudingssysteem verkregen financiële informatie betrouwbaar is, en in welke mate dit kader beantwoordt aan internationaal aanvaarde boekhoudingsbeginselen en -normen. Terwijl blijvend prioriteit wordt gegeven aan de kwaliteit van het huidige operationele systeem, wordt verwacht dat de modernisering van het boekhoudingssysteem door de tenuitvoerlegging van de periodeboekhouding, zoals voorzien in het herziene financieel reglement, dit probleem zal aanpakken.

* In Sincom is de redundantie van bepaalde gegevens in de structuur van de informatiesystemen, en in het bijzonder het gevaar voor een gebrek aan coherentie van de informatie die enerzijds aan de ordonnateurs en anderzijds aan de centrale diensten wordt gepresenteerd, werkelijk een reden tot bezorgdheid. Het DG Begroting heeft op dat vlak eind 2001 reeds een "coherentie"-project gelanceerd. Ook de decentralisatie van de controlefuncties door het herziene financieel reglement zal de coherentie ten goede komen. Daarnaast heeft het DG Begroting ook maatregelen genomen om de veiligheidscontroles en de continuïteit van de audits in het kader van het systeem te versterken. De Commissie is van plan deze aangelegenheden dringend te regelen op grond van een coherent en haalbaar projectplan.

* Tot slot betreft het commentaar in een aantal gevallen de beperkingen van lokale systemen en de behoefte om de kwaliteit van de interfaces met het centrale informatiesysteem te verbeteren. In dat kader aanvaardt de Commissie de verschillende actieplannen die in de respectievelijke jaarlijkse verslagen zijn vermeld. De diensten worden ook verzocht waar mogelijk gemeenschappelijke oplossingen vast te stellen en nauw samen te werken met de centrale financiële dienst om het hierboven vermelde algemene projectplan te optimaliseren, met name inzake de functionaliteit waarin de centrale systemen zouden kunnen voorzien en inzake effectief projectmanagement.

Actie 16: de Commissie zal tegen eind 2002 een coherent uitvoeringsplan voor de modernisering van het boekhoudingskader, met inbegrip van een geleidelijke evolutie in de richting van een periodeboekhouding, goedkeuren en aan de andere instellingen toezenden.

Actie 17: de Commissie zal tegen eind 2002 een mededeling goedkeuren met de strategische oriëntaties voor de toekomstige kern van de financiële informatiesystemen. Bij het opstellen van het projectplan zal aan drie aspecten absolute prioriteit worden gegeven: het vermijden van onverenigbaarheden door redundantie van gegevens en toepassingen, het verder stimuleren van de veiligheidscontroles en voorzieningen voor de continuïteit van de audits in het systeem en het ten uitvoer leggen van het nieuwe financieel reglement tegen 1 januari 2003.

6. Algemene conclusies

De algemene conclusies die uit de verslagen en verklaringen kunnen worden getrokken, zijn over het algemeen positief, rekening houdend met het feit dat dit een eerste ervaring is voor de Commissie.

6.1. Situatie van de Commissie

De procedure van jaarlijkse verslagen en verklaringen is ingevoerd en ontworpen als een cruciaal verantwoordingsinstrument voor de hervorming en het structureel management. Het vernieuwende van dit instrument is zijn eenvoud en doeltreffendheid om de verantwoording en de transparantie te bevorderen, in combinatie met zijn fundamentele eigenschappen van zelfevaluatie en de eigen verantwoordelijkheid voor door het management zelf gemelde uitzonderingen. Dat geeft op zijn beurt een extra stimulans voor de verantwoordelijkheid van het management voor corrigerende maatregelen op die gebieden die onder de controle van de Commissie vallen.

Deze synthese geeft een algemeen beeld dat misschien niet geruststellend is omdat het een veel scherper en uitdagender beeld geeft van de huidige stand van de controles in de Commissie dan ooit tevoren. Maar deze openheid naar binnen en naar buiten toont de hervorming in actie; dat moet worden gezien bovenop de acties die momenteel in het kader van de hervorming lopen, waaruit blijkt dat vooruitgang is geboekt in de richting van de tenuitvoerlegging van een doeltreffender organisatie, hoewel er duidelijk nog meer inspanningen moeten worden geleverd om veel van de risico's op termijn onder controle te krijgen.

Deze procedure heeft ook structurele vragen opgeworpen waarvoor de Commissie misschien een extra inspanning zal moeten leveren, die misschien zelfs verder gaat dan wat in de hervorming was voorzien, bijvoorbeeld om vooruitgang te boeken op het gebied van interne governance, zwakke punten in de controle van institutionele boekhoudings- en informatiesystemen, beperkingen inzake de personele middelen, en de structurele vraag hoe de delegatierisico's - die inherent zijn aan alle werkingsstructuren die op het subsidiariteitsbeginsel gebaseerd zijn - kunnen worden verzoend met het feit dat de Commissie de begrotingsverantwoordelijkheid blijft dragen.

Bij de vooruitgang die ze maakt, houdt de Commissie er ook rekening mee dat dit een leerproces is, dat inherent is aan een eerste invoering van nieuwe managementinstrumenten zoals de jaarlijkse verslagen en de verklaringen, die voor veel lidstaten volledig nieuw zijn. Ze waardeert ook ten volle de lessen die ze eruit kan trekken en de aanbevelingen voor verbeteringen van de procedure voor de komende jaren. Ondanks deze verbeteringen is het niet uitgesloten dat tijdens de komende jaren andere opmerkingen en punten van voorbehoud zullen worden geformuleerd. De Commissie is zich niet bewust van elementen die het beeld van deze lofwaardige inspanningen tijdens het eerste jaar in zijn geheel kunnen verstoren. Dat beeld is duidelijk gebaseerd op informatie waarover de Commissie beschikt. Elementen zoals gedeeld management kunnen deze informatie beperken.

Ook de timing van de hele procedure van het jaarlijks verslag moet worden herzien. Op grond van de artikelen 60, lid 7, en 181, lid 4, van het nieuwe financieel reglement, zal de synthese vanaf 2004 vóór 15 juni ter beschikking moeten worden gesteld van de andere instellingen. Bijgevolg is het mogelijk dat de Commissie reeds in 2003 een gedeeltelijk tijdschema presenteert voor de jaarlijkse verslagen en synthesen. In de in actie 9 voorziene herziene richtsnoeren zal met alle voorstellen op dat gebied rekening worden gehouden.

Er moet ook op worden gewezen dat de problemen of zwakke punten die tot uiting komen door de invoering van de betrouwbaarheidsverklaring in de Commissie, niet mogen worden beschouwd als een verslechtering van het management van de Commissie. Alle vermelde problemen bestonden reeds vóór de hervorming, maar het feit dat de Commissie ze nu erkent en er ook de verantwoordelijkheid voor opneemt, garandeert dat werkelijk maatregelen zullen worden genomen, en dat zal worden gezorgd voor toezicht op en follow-up van deze maatregelen.

6.2. Geplande acties om problemen op te lossen

In dat verband merkt de Commissie op dat de directeuren-generaal in hun voorbehoud onderwerpen aan bod laten komen die zo uiteenlopend zijn, dat alle problemen duidelijk niet tegelijk kunnen worden opgelost. De Commissie beschikt namelijk slechts over beperkte middelen, zowel op financieel als op personeel vlak. Ze moet ook het evenwicht bewaren tussen het investeren van meer middelen in het verbeteren van algemeen beheer en management en/of het versterken van haar capaciteit om een beleid te ontwikkelen en uit te voeren. Dat kan betekenen dat keuzes moeten worden gemaakt tussen verschillende prioriteiten, wat een aantal aanpassingen kan vereisen van het tijdschema voor de acties die in de synthese zijn uiteengezet.

De Commissie neemt nota van alle commentaar en alle daaruit voortvloeiende acties die de directeuren-generaal hebben gepland. Voor de commentaren die niet onder de hierboven vermelde algemene acties vallen, dringt de Commissie er bij de diensten op aan ervoor te zorgen dat tegen september 2002 degelijke actieplannen en begeleidende tijdschema's worden opgesteld.

Tot slot merkt de Commissie op dat de directeuren-generaal de details van de actieplannen moeten voorleggen aan de verantwoordelijke commissaris, die op grond van het jaarlijks verslag en alle andere ter zake doende informatie waarover hij of zij beschikt, moet instemmen met de definitieve versie van het gedetailleerde actieplan. De individuele commissarissen zullen vervolgens verantwoordelijk zijn voor het toezicht op de tenuitvoerlegging van de afgesproken maatregelen door de betrokken directeuren-generaal.

Overeenkomstig het beginsel van de collectieve politieke verantwoordelijkheid van het College en in de context van de kaderovereenkomst inzake de betrekkingen tussen het Europees Parlement en de Commissie, zullen de leden die verantwoordelijk zijn voor de begroting en de administratieve hervorming de synthese aan de bevoegde organen van het Europees Parlement voorleggen, in het bijzonder aan de begrotingscommissie en de aan commissie begrotingscontrole.

De overige commissarissen zullen hun politieke beoordeling voor hun bevoegdheidsgebied presenteren overeenkomstig de regelingen die met de parlementaire commissies zijn afgesproken. Zij kunnen de directeur-generaal verzoeken zijn of haar jaarverslag aan de betrokken parlementaire commissie te presenteren.

Actie 18: de actieplannen van de jaarlijkse activiteitenverslagen zullen tegen september 2002 in de jaarlijkse managementplannen voor 2002 worden opgenomen. Deze actieplannen zullen naar behoren in de jaarlijkse managementplannen voor 2003 worden ingepast. De verantwoordelijke Commissaris zal toezicht houden op de geboekte vooruitgang, die in de volgende ronde van jaarlijkse verslagen zal worden geanalyseerd.

Actieplan

De volgorde van de acties geeft alleen hun plaats in het document weer en is geen volgorde volgens prioriteit.

A) Transversale politieke aangelegenheden

Actie 1: voor de onderzoeksprogramma's zal de Commissie vóór eind 2002 een gedetailleerd actieplan goedkeuren dat werk maakt van de complexiteit van het financieel management van indirecte acties door een vereenvoudiging van en een betere coherentie tussen de verschillende bestaande systemen, en door een beter beheer van de overeenkomsten. Om de bestaande risico's te bestrijden, zal de doeltreffendheid van de controles die door de bevoegde diensten worden uitgevoerd, worden verbeterd, en zal intenser werk worden gemaakt van de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap.

Actie 2: de Commissie bevestigt de essentie van de hervorming van Relex en heeft in verschillende gevallen, en op grond van het jaarlijkse verslag van de interne controleur, kunnen vaststellen dat het terrein moet worden onderzocht voor synergieën tussen de diensten die met externe betrekkingen te maken hebben. Relex-commissarissen dienen in overeenstemming met de voorzitter en met vice-voorzitter Kinnock opnieuw te onderzoeken hoe de middelen en de structuren van de DG's Relex, Ontwikkeling en EuropeAid op lange termijn het best kunnen worden georganiseerd om de Relex-commissarissen te helpen hun ongewijzigde portefeuilles te beheren. De Commissie zal daartoe vóór het einde van het jaar voorstellen onderzoeken. De evaluatie door de Commissie luidt dat, aangezien 2001 slechts een startfase is, er verdere inspanningen zullen moeten worden geleverd om de hervorming te consolideren en volledig operationeel te maken. In dat licht zal de Commissie ook de risico's evalueren en transparant maken die verbonden zijn aan externe hulp en in het bijzonder aan directe begrotingsbijstand als een vorm van ontwikkelingshulp, en de belangrijke conclusies aan de andere instellingen meedelen; ze zal ook de deconcentratie van volgend jaar evalueren teneinde lessen te trekken inzake de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de invoering van veranderingen na de tenuitvoerlegging van de hervorming van de externe hulpverlening.

Actie 3: van het voorbehoud inzake nucleaire veiligheid zal voor het eind van het jaar werk worden gemaakt, enerzijds door middel van een pakket voorstellen om een operationeel wetgevingskader te creëren voor de vaststelling van EU-veiligheidsnormen en de vrijwaring van de ontmantelingsfondsen, en anderzijds door zorgvuldig te kijken naar de manier waarop nucleaire deskundigheid onder de bevoegde diensten wordt gedeeld met de bedoeling de doeltreffendheid te vergroten.

Actie 4: de Commissie zal met de Raad duidelijkheid proberen te bereiken omtrent haar deel van de verantwoordelijkheid voor het halen van de doelstellingen die voor het gemeenschappelijk management van de structuurfondsen (FISCHLER) zijn vastgesteld. De Commissie zal ook voorstellen (BARNIER) indienen om haar toezichts- en controlebevoegdheden op haar verantwoordelijkheden af te stemmen.

B) Tenuitvoerlegging van de hervorming

Actie 5: wat het gebrek aan personele middelen voor de tenuitvoerlegging van de hervorming betreft, zal de Commissie in het kader van de volgende cyclus van strategische planning en programmering, die eind 2002 van start gaat, aandacht besteden aan de behoeften waarvan de directeuren-generaal in hun jaarlijkse verslagen melding maken. In dat kader zal het secretariaat-generaal een nieuwe methodologie ontwerpen voor de evaluatie van de middelen die zowel de bestaande als de nieuwe activiteiten vereisen.

Actie 6: wat de verdere tenuitvoerlegging van de hervorming betreft, zal het secretariaat-generaal in nauwe samenwerking met het DG Begroting en het DG Algemeen beheer de coördinatiemechanismen tussen de centrale diensten herzien teneinde de begeleiding van en het advies aan de operationele diensten te verbeteren. Bovendien zal het secretariaat-generaal tegen oktober 2002 een gedetailleerde gids voor activiteitsgestuurd management publiceren en de diensten helpen bij het opstellen van hun jaarlijks managementplan voor 2003.

Actie 7: een dienstenoverschrijdende werkgroep zal de opdracht krijgen de interoperabiliteit van de bestaande managementinformatiesystemen te coördineren. Deze werkgroep zal tegen november 2002 een actieplan opstellen en toezien op de uitvoering ervan.

Actie 8: het DG Begroting zal in samenwerking met het secretariaat-generaal bijzondere aandacht besteden aan het verstrekken van versterkte ondersteuning en praktische begeleiding voor de normen inzake gevoelige functies en supervisie, die als zeer belangrijk worden beschouwd voor de vlotte werking van de diensten van de Commissie: vóór eind 2002.

Actie 9: alle diensten van de Commissie zullen in 2002 bijzondere aandacht besteden aan het ontwerpen en het documenteren van interne controleprocedures, in het bijzonder van de financiële procedures die bedoeld zijn om fouten te voorkomen, onregelmatigheden op te sporen en uitzonderingen te registreren.

Actie 10: vóór eind 2002 zal het secretariaat-generaal, in samenwerking met het DG Begroting en het DG Personeelszaken en algemeen beheer en de interne auditdienst, de methodologie en de richtsnoeren voor het opstellen van de jaarlijkse activiteitsverslagen voor 2002 herzien en stimuleren en daarbij bijzondere aandacht besteden aan de kwestie van relevantie, aan de definiëring van de toepassingssfeer van potentieel voorbehoud dat in de begeleidende verklaringen kan worden opgenomen, en aan het omgaan met kruiselingse machtigingen.

Actie 11: vooruitlopend op het nieuwe financieel reglement zijn de directeuren-generaal en de diensthoofden reeds begonnen passende interne controlesystemen op te zetten. Tegen november 2002 zullen ze evalueren in welke mate de bestaande interne controlesystemen klaar zijn voor de nieuwe taken, en zullen ze met name de geschiktheid van de financiële circuits evalueren. De centrale diensten van de Commissie zullen de nodige maatregelen nemen om hen daarbij te helpen. De nieuwe of gewijzigde elementen van het nieuwe financieel reglement en de uitvoeringsregels daarvoor zullen tegen oktober 2002 in het kader van de huidige interne controle zijn geïntegreerd. Het DG Begroting zal in samenwerking met het secretariaat-generaal en het DG Personeelszaken en algemeen beheer instrumenten blijven ontwikkelen om de diensten van de Commissie te helpen hun bestaande controlesystemen aan te passen en in overeenstemming te brengen met de nieuwe voorschriften. Er zal een uitgebreid opleidingsprogramma worden ontwikkeld om dit proces te ondersteunen.

C) Horizontale managementthema's

Actie 12: het DG Begroting zal de problemen ingevolge gedeeld management in samenwerking met het DG Personeelszaken en algemeen beheer en de betrokken diensten tegen maart 2003 onderzoeken. Het zal de Commissie een voorstel doen over de reikwijdte van de verantwoordelijkheden van de ordonnateur voor elk gebied waarvoor gedeeld management geldt. Zo moeten de directeuren-generaal de nodige maatregelen kunnen nemen wanneer zich onduidelijkheden of problemen voordoen.

Actie 13: de Commissie zal ervoor zorgen dat er vóór 1 december 2002 duidelijkheid komt over de verantwoordelijkheden van de belangrijkste actoren inzake audit en controle, met inbegrip van de controles ter plaatse, in overeenstemming met de beginselen van het witboek over de hervorming en het nieuwe financieel reglement, de beste praktijken en de internationaal erkende beginselen van goed bestuur.

Actie 14: het DG Personeel en algemeen beheer zal zo spoedig mogelijk in 2002 profielen herzien voor nieuwe aanwervingen waar bij de diensten behoefte aan is op het gebied van financieel management en daarmee verband houdende onderwerpen. Het zal deze profielen vergelijken met het huidige programma van vergelijkende onderzoeken op dat gebied en waar nodig bijkomende algemene vergelijkende onderzoeken organiseren. In dat verband zal het DG Personeelszaken en algemeen beheer een plan opstellen dat vanaf begin 2003 moet worden uitgevoerd door het nieuwe bureau voor personeelsselectie, het EPSO. Ondertussen zal de aanwerving van tijdelijk personeel op vrije permanente posten worden voortgezet tot er een voldoende lange reservelijst voor de desbetreffende vergelijkende onderzoeken beschikbaar is.

Actie 15: het DG Begroting zal het personeel de nodige opleiding verstrekken inzake financieel management, alsook opleiding die specifiek is gericht op de tenuitvoerlegging van het nieuwe financieel reglement. Samen met de diensten zullen het DG Personeelszaken en algemeen beheer en het DG Begroting de nodige opleidingssessies organiseren voor de diverse actoren in de uitgavencyclus. Er lopen reeds acties op dat gebied, en die zullen nog worden versterkt.

Actie 16: de Commissie zal tegen eind 2002 een coherent uitvoeringsplan voor de modernisering van het boekhoudingskader, met inbegrip van een geleidelijke evolutie in de richting van een periodeboekhouding, goedkeuren en aan de andere instellingen toezenden.

Actie 17: de Commissie zal tegen eind 2002 een mededeling goedkeuren met de strategische oriëntaties voor de toekomstige kern van de financiële informatiesystemen. Bij het opstellen van het projectplan zal aan drie aspecten absolute prioriteit worden gegeven: het vermijden van onverenigbaarheden door redundantie van gegevens en toepassingen, het verder stimuleren van de veiligheidscontroles en voorzieningen voor de continuïteit van de audits in het systeem en het ten uitvoer leggen van het nieuwe financieel reglement tegen 1 januari 2003.

Actie 18: de ontbrekende of ongeschikte actieplannen zullen tegen september 2002 in de jaarlijkse managementplannen voor 2002 worden opgenomen. Deze actieplannen zullen net als de andere actieplannen naar behoren in de jaarlijkse managementplannen voor 2003 worden ingepast. De verantwoordelijke Commissaris zal toezicht houden op de geboekte vooruitgang, die in de volgende ronde van jaarlijkse verslagen zal worden geanalyseerd.