51999PC0601

Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD inzake het standpunt van de Gemeenschap binnen de gezamenlijke raad EU-Chili met betrekking tot het huishoudelijk reglement van de gezamenlijke raad

(door de Commissie ingediend)

TOELICHTING

De Kaderovereenkomst voor samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten en de Republiek Chili, die op 1 februari 1999 in werking trad, houdt de oprichting in van een gezamenlijke raad. Overeenkomstig artikel 34 van de Overeenkomst neemt de gezamenlijke raad zijn huishoudelijk reglement aan.

De Commissie doet de Raad een voorstel toekomen voor een Besluit van de Raad inzake het standpunt van de Gemeenschap met betrekking tot het huishoudelijk reglement in de bijlage met het oog op een besluit van de gezamenlijke raad.

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

inzake het standpunt van de Gemeenschap binnen de gezamenlijke raad EU-Chili met betrekking tot het huishoudelijk reglement van de gezamenlijke raad

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Overwegende hetgeen volgt:

Artikel 34 van de Kaderovereenkomst voor Samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds, bepaalt dat de gezamenlijke raad van die Overeenkomst zijn huishoudelijk reglement aanneemt.

BESLUIT:

Bijgaand ontwerp-besluit goed te keuren als standpunt van de Gemeenschap binnen de gezamenlijke raad EU-Chili.

Gedaan te Brussel, op

Voor de Raad

De Voorzitter

Ontwerp

BESLUIT VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD

opgericht bij de Kaderovereenkomst voor Samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds, van 21 juni 1996

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE GEZAMENLIJKE RAAD

DE GEZAMENLIJKE RAAD,

Gelet op de Kaderovereenkomst voor Samenwerking tussen de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, enerzijds, en de Republiek Chili, anderzijds, die op 21 juni 1996 in Florence werd ondertekend, hierna de "Overeenkomst" genoemd, inzonderheid op de artikelen 33 tot 37,

Overwegende dat die Overeenkomst op 1 februari 1999 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGEND HUISHOUDELIJK REGLEMENT VASTGESTELD:

Artikel 1 - Voorzitter

1. De gezamenlijke raad wordt bij toerbeurt voorgezeten door een vertegenwoordiger van het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie en een vertegenwoordiger van de Republiek Chili.

Artikel 2 - Vergaderingen

1. De gezamenlijke raad komt regelmatig bijeen op ministerieel niveau en wanneer de omstandigheden dit eisen, indien de partijen hiermee instemmen.

2. Elke vergadering van de gezamenlijke raad vindt plaats in een in onderling overleg door de partijen vastgestelde plaats.

3. De vergaderingen van de gezamenlijke raad worden gezamenlijk bijeengeroepen door de secretarissen van de gezamenlijke raad.

Artikel 3 - Vertegenwoordiging

1. De leden van de gezamenlijke raad kunnen zich bij verhindering laten vertegenwoordigen.

2. Een lid dat zich wenst te laten vertegenwoordigen, deelt de voorzitter voor de vergadering waarop hij zal worden vertegenwoordigd de naam van zijn vertegenwoordiger mede. De vertegenwoordiger van een lid van de gezamenlijke raad oefent alle rechten van het vertegenwoordigde lid uit.

Artikel 4 - Delegaties

1. Leden van de gezamenlijke raad mogen zich laten vergezellen door ambtenaren. De voorzitter wordt voor elke vergadering op de hoogte gesteld van de voorgenomen samenstelling en van het hoofd van de delegatie van elke partij.

Artikel 5 - Secretariaat

1. Een ambtenaar van het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de diplomatieke missie bij de Europese Unie van de Republiek Chili treden gezamenlijk op als secretarissen van de gezamenlijke raad.

Artikel 6 - Documenten

1. Wanneer de besprekingen van de gezamenlijke raad gebaseerd zijn op schriftelijke documentatie, worden de desbetreffende documenten door de twee secretarissen van een nummer voorzien en als documenten van de gezamenlijke raad verspreid.

Artikel 7- Correspondentie

1. De voor de gezamenlijke raad of de voorzitter van de gezamenlijke raad bestemde correspondentie wordt aan de secretarissen van de gezamenlijke raad toegezonden.

2. De beide secretarissen zien erop toe dat de correspondentie wordt doorgezonden aan de voorzitter van de gezamenlijke raad; in voorkomend geval laten zij de correspondentie als in artikel 6 bedoelde documenten circuleren onder de overige leden van de gezamenlijke raad. Correspondentie die voor circulatie is bestemd wordt verzonden aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten van de Europese Unie en de diplomatieke missie bij de Europese Unie van de Republiek Chili.

3. Mededelingen van de Voorzitter van de gezamenlijke raad worden door de respectieve secretaris aan de geadresseerden toegezonden; de secretarissen laten de mededelingen in voorkomend geval, als de in artikel 6 bedoelde documenten, circuleren onder de overige leden van de gezamenlijke raad via de in de voorgaande alinea vermelde adressen.

Artikel 8 - Agenda van de vergaderingen

1. De secretarissen van de gezamenlijke raad, stellen in overleg met de beide partijen de voorlopige agenda voor elke vergadering vast, die uiterlijk vijftien dagen vóór de begindatum van de vergadering aan de in artikel 7 bedoelde geadresseerden wordt toegezonden. Op de voorlopige agenda staan de punten ten aanzien waarvan een van de twee partijen uiterlijk eenentwintig dagen vóór de begindatum van de vergadering een verzoek heeft ontvangen om deze op de agenda te plaatsen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende stukken uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, bij de secretarissen zijn binnengekomen. De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de gezamenlijke raad vastgesteld. Andere punten dan de op de voorlopige agenda vermelde punten kunnen op de agenda worden geplaatst als beide partijen daarmee instemmen.

2. Met instemming van beide partijen kunnen de in lid 1 vermelde termijnen worden ingekort als dat in een bepaald geval vereist is.

Artikel 9 -Notulen

1. De twee secretarissen maken van elke vergadering ontwerp-notulen op.

2. In de notulen wordt over het algemeen voor elk punt van de agenda het volgende vermeld:

- de bij de gezamenlijke raad ingediende documentatie;

- verklaringen die op verzoek van een lid van de gezamenlijke raad worden opgenomen;

- de ingediende voorstellen, de goedgekeurde aanbevelingen, de overeengekomen verklaringen en de vastgestelde conclusies met betrekking tot specifieke punten.

3. In de notulen is tevens een lijst opgenomen van de leden van de gezamenlijke raad of van hun vertegenwoordigers die aan de vergadering hebben deelgenomen;

4. De ontwerp-notulen worden aan de gezamenlijke raad voor goedkeuring in zijn volgende vergadering voorgelegd. De ontwerp-notulen kunnen ook schriftelijk worden goedgekeurd door beide partijen. Na te zijn goedgekeurd worden twee authentieke afschriften van de notulen door de twee secretarissen ondertekend en door de partijen gearchiveerd. Een afschrift van de notulen wordt aan elk van de in artikel 7 hiervoor genoemde geadresseerden toegezonden.

Artikel 10 - Aanbevelingen

1. In de gevallen van de artikelen 33 - 36 van de Overeenkomst doet de gezamenlijke raad aanbevelingen of voorstellen bij overeenstemming tussen de partijen. Gedurende de periode tussen zittingen in kan de gezamenlijke raad aanbevelingen of voorstellen doen via een schriftelijke procedure, indien beide partijen daarmee instemmen. Een schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de twee secretarissen, die in overleg met de partijen handelen.

2. De aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad als bedoeld in de artikelen 33 - 36 van de Overeenkomst worden voorzien van de vermelding "aanbeveling" of "voorstel", gevolgd door een volgnummer, de datum van goedkeuring en een omschrijving van het onderwerp.

3. De aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad worden door de twee secretarissen gewaarmerkt en twee authentieke afschriften door de delegatiehoofden van de beide partijen ondertekend.

4. De aanbevelingen en voorstellen worden als documenten van de gezamenlijke raad ter kennis gebracht van elk van de in artikel 7 hiervoor bedoelde geadresseerden.

Artikel 11 - Openbaarheid

1. De vergaderingen van de gezamenlijke raad zijn, tenzij anders wordt beslist, niet openbaar.

2. De partijen kunnen beslissen om de aanbevelingen en voorstellen van de gezamenlijke raad op te nemen in hun respectievelijke publicatieblad.

Artikel 12 - Kosten

1. Elke partij draagt bij deelneming aan vergaderingen van de gezamenlijke raad de eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en de eigen kosten voor post en telecommunicatie bij.

2. De kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, het tolken op vergaderingen, het vertalen en het vermeerderen van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer optreedt.