1.   Dit besluit stelt de interne voorschriften vast betreffende de voorwaarden waaronder de GAR, in het kader van de informele procedure van het beleid van de GAR betreffende de bescherming van de waardigheid van de persoon en ter voorkoming van psychische intimidatie en seksuele intimidatie, de toepassing van de rechten die zijn vervat in de artikelen 14 tot en met 21, artikel 35, evenals in artikel 4, in overeenstemming met artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725, kan beperken.

2.   Dit besluit is van toepassing op de verwerking(en) van persoonsgegevens door de GAR ten behoeve van het initiëren, uitvoeren en afsluiten van de informele procedure in het kader van het beleid van de GAR betreffende de bescherming van de waardigheid van personen en ter voorkoming van psychische intimidatie en seksuele intimidatie. Met betrekking tot de verwerking(en) van persoonsgegevens door de GAR ten behoeve van interne onderzoeken, administratieve onderzoeken en tuchtprocedures, is een ander besluit betreffende de beperking van rechten van toepassing (voor verwijzing: GAR/ES/2019/32).

3.   De betrokken gegevenscategorieën zijn harde gegevens (administratieve bijzonderheden, telefoon, privéadres, elektronische communicatie, en verkeersgegevens) en/of zachte gegevens (beoordelingen, opening van onderzoeken, verslagen over vooronderzoeken) enz.

4.   Onder voorbehoud van de voorwaarden van dit besluit kunnen de beperkingen van toepassing zijn op de volgende rechten: de rechten op toegang, rectificatie, uitwissing en overdraagbaarheid, de rechten op informatie, vertrouwelijkheid van communicatie en beginselen van de gegevensverwerking mits zij betrekking hebben op een recht.

1.   Teneinde gegevensinbreuken, gegevensverlies of ongeautoriseerde openbaarmaking van gegevens te voorkomen, zijn de volgende waarborgen ingevoerd: beperking van de toegangsrechten tot elektronische mappen en tot de functionele mailbox voor het indienen van klachten, met sleutels beveiligde kasten en specifieke opleiding over vertrouwelijkheid aan de personen die de informatie behandelen.

2.   De voor deze verwerking verantwoordelijke is de GAR, hier vertegenwoordigd door de coördinator voor de bestrijding van intimidatie van de GAR.

3.   De verzamelde persoonsgegevens worden bewaard overeenkomstig de GAR-voorschriften inzake de bewaring van gegevens. De bewaartermijn is in overeenstemming met het beginsel van het niet langer aanhouden dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van het doel van de verwerking en, uiteindelijk, om gerechtelijke of administratieve afhandeling van geschillen mogelijk te maken.

1.   Overeenkomstig artikel 25, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 wordt een beperking alleen toegepast ter waarborging van:

2.   Elke beperking is in een democratische samenleving noodzakelijk en evenredig en laat de wezenlijke inhoud van de grondrechten en fundamentele vrijheden onverlet.

3.   Er wordt een noodzakelijkheids- en evenredigheidsonderzoek verricht op basis van onderhavige interne voorschriften. Leder geval wordt voor verantwoordingsdoeleinden gedocumenteerd in een interne beoordelingsnota.

4.   Beperkingen worden naar behoren gecontroleerd en elke zes maanden wordt een periodieke evaluatie verricht.

5.   Beperkingen worden opgeheven zodra de omstandigheden die deze rechtvaardigen niet meer van toepassing zijn.

6.   Het risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkene is de tijdelijke beperking van de daadwerkelijke uitoefening van de rechten van de betrokkene, onder meer op het gebied van informatie, uitwissing of verdediging, zoals gewaarborgd door Verordening (EU) 2018/1725. Met deze risico’s wordt rekening gehouden in de reikwijdte van de in lid 3 van dit artikel vermelde noodzakelijkheids- en evenredigheidstoets.

1.   Gedurende de procedure van beperking informeert de GAR de functionaris voor gegevensbescherming van de GAR (de “DPO”) onverwijld wanneer hij de toepassing van rechten van betrokkenen beperkt overeenkomstig dit besluit. Hij verleent inzage in het register en in de beoordeling van de noodzaak en de evenredigheid van de beperking.

2.   De DPO kan de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk verzoeken de toepassing van de beperkingen opnieuw te beoordelen. De verwerkingsverantwoordelijke informeert de DPO schriftelijk over de uitkomst van de gevraagde beoordeling en wanneer de beperking is opgeheven.

1.   In de op zijn intranet gepubliceerde gegevensbeschermingsmededelingen die de betrokkenen informeren over hun rechten in het kader van een gegeven procedure, neemt de GAR informatie op over mogelijke beperkingen van deze rechten. Aangegeven wordt welke rechten kunnen worden beperkt, de redenen daarvan en de potentiële duur.

2.   Daarnaast stelt de GAR de betrokkenen individueel onverwijld schriftelijk in kennis van hun rechten met betrekking tot huidige of toekomstige beperkingen, onverminderd het volgende lid.

3.   De betrokkenen worden in kennis gesteld van de voornaamste redenen voor de toepassing van een beperking en van hun recht om een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

1.   Wanneer betrokkenen toegang vragen tot hun persoonsgegevens die worden verwerkt in de context van een of meer specifieke gevallen of voor een bepaalde verwerkingshandeling, overeenkomstig artikel 17 van Verordening (EU) 2018/1725, beperkt de GAR zijn beoordeling van het verzoek uitsluitend tot deze persoonsgegevens.

2.   Wanneer de GAR het recht op inzage als bedoeld in artikel 17 van Verordening (EU) 2018/1725 geheel of gedeeltelijk beperkt, neemt hij de volgende maatregelen:

De verstrekking van de onder a) bedoelde informatie kan worden uitgesteld, achterwege gelaten of geweigerd overeenkomstig artikel 25, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1725.

3.   De in lid 2, onder b), bedoelde opgetekende gegevens en, in voorkomend geval, de documenten met onderliggende feitelijke en juridische elementen worden geregistreerd. Deze worden de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op diens verzoek ter beschikking gesteld. Artikel 25, lid 7, van Verordening (EU) 2018/1725 is hierbij van toepassing.