BESLUIT Nr. 1 VAN DE STABILISATIE- EN ASSOCIATIERAAD EU–BOSNIË EN HERZEGOVINA

van [datum]

tot vaststelling van zijn reglement van orde

DE STABILISATIE- EN ASSOCIATIERAAD,

Gezien de stabilisatie- en associatieovereenkomst tussen de Europese Gemeenschappen en hun lidstaten, enerzijds, en Bosnië en Herzegovina, anderzijds („de overeenkomst”), en met name de artikelen 115, 116, 118 en 120,

Overwegende dat de overeenkomst op 1 juni 2015 in werking is getreden,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Voorzitterschap

Het voorzitterschap van de stabilisatie- en associatieraad wordt bij toerbeurt voor een periode van twaalf maanden bekleed door de partijen. De eerste periode begint op de datum van de eerste vergadering van de stabilisatie- en associatieraad en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Artikel 2

Vergaderingen

De stabilisatie- en associatieraad komt eenmaal per jaar bijeen op ministerieel niveau. Op verzoek van een der partijen kunnen speciale vergaderingen van de stabilisatie- en associatieraad worden belegd, indien de partijen dat overeenkomen. Tenzij de partijen anderszins overeenkomen, wordt elke vergadering van de stabilisatie- en associatieraad gehouden op de plaats waar de vergaderingen van de Raad van de Europese Unie gewoonlijk worden gehouden, op een in onderling overleg vastgestelde datum. Vergaderingen van de stabilisatie- en associatieraad worden door de secretarissen van de stabilisatie- en associatieraad gezamenlijk bijeengeroepen, in overleg met de voorzitter.

Artikel 3

Vertegenwoordiging

De leden van de stabilisatie- en associatieraad mogen zich doen vertegenwoordigen indien zij verhinderd zijn de vergadering bij te wonen. Indien een lid zich wenst te laten vertegenwoordigen dient hij de voorzitter vóór de vergadering waar hij vertegenwoordigd zal worden, in kennis te stellen van de naam van zijn vertegenwoordiger. De vertegenwoordiger van een lid van de stabilisatie- en associatieraad oefent alle rechten van dit lid uit.

Artikel 4

Delegaties

De leden van de stabilisatie- en associatieraad mogen worden vergezeld door ambtenaren. Vóór elke vergadering wordt de voorzitter in kennis gesteld van de voorgenomen samenstelling van de delegaties van beide partijen. Wanneer er op de agenda een punt staat dat verband houdt met de Europese Investeringsbank, woont een vertegenwoordiger van die bank de vergadering van de stabilisatie- en associatieraad als waarnemer bij. De stabilisatie- en associatieraad kan niet-leden uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie te verstrekken over bijzondere onderwerpen.

Artikel 5

Secretariaat

Een ambtenaar van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en een ambtenaar van de missie van Bosnië en Herzegovina bij de Europese Unie treden gezamenlijk op als secretarissen van de stabilisatie- en associatieraad.

Artikel 6

Correspondentie

De voor de stabilisatie- en associatieraad bestemde correspondentie wordt gericht aan de voorzitter van de stabilisatie- en associatieraad op het adres van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

De beide secretarissen zorgen ervoor dat deze correspondentie aan de voorzitter van de stabilisatie- en associatieraad wordt doorgezonden en, in voorkomend geval, wordt verspreid onder de andere leden van de stabilisatie- en associatieraad. Verspreide correspondentie wordt gericht aan het secretariaat-generaal van de Commissie, de Europese dienst voor extern optreden, de permanente vertegenwoordigingen van de lidstaten en de missie van Bosnië en Herzegovina bij de Europese Unie.

Mededelingen die uitgaan van de voorzitter van de stabilisatie- en associatieraad, worden door de beide secretarissen aan de adressaten gericht en, in voorkomend geval, verspreid onder de andere in de tweede alina bedoelde leden van de stabilisatie- en associatieraad.

Artikel 7

Publiciteit

De vergaderingen van de stabilisatie- en associatieraad zijn niet openbaar, tenzij anders wordt beslist.

Artikel 8

Agenda van de vergaderingen

1.   De voorzitter stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt door de secretarissen van de stabilisatie- en associatieraad uiterlijk 15 dagen voor het begin van de vergadering naar de in artikel 6 bedoelde adressaten gezonden. De voorlopige agenda omvat de punten waarvoor de voorzitter uiterlijk 21 dagen vóór het begin van de vergadering een verzoek tot opname op de agenda heeft ontvangen; een punt wordt evenwel pas op de voorlopige agenda geplaatst als de desbetreffende documenten uiterlijk op de datum waarop de agenda wordt verzonden, zijn binnengekomen bij de secretarissen. De agenda wordt bij het begin van iedere vergadering door de stabilisatie- en associatieraad vastgesteld. Indien beide partijen zulks overeenkomen, kan een punt dat niet op de voorlopige agenda staat, als agendapunt worden toegevoegd.

2.   De voorzitter kan met instemming van beide partijen de in lid 1 genoemde termijnen inkorten als dat in een bepaald geval noodzakelijk is.

Artikel 9

Notulen

Van elke vergadering worden door de beide secretarissen ontwerpnotulen opgesteld. Doorgaans bevatten de notulen voor elk agendapunt:

—	de bij de stabilisatie- en associatieraad ingediende documenten,

—	verklaringen die op verzoek van een lid van de stabilisatie- en associatieraad worden opgenomen,

—	besluiten, aanbevelingen, overeengekomen verklaringen en conclusies.

De ontwerpnotulen worden ter goedkeuring aan de stabilisatie- en associatieraad voorgelegd. Eenmaal goedgekeurd worden de notulen ondertekend door de voorzitter en de beide secretarissen. De notulen worden bewaard in de archieven van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie, dat optreedt als depositaris van de documenten van de associatie. Aan elk van de in artikel 6 bedoelde adressaten wordt een gewaarmerkt afschrift gezonden.

Artikel 10

Besluiten en aanbevelingen

1.   De besluiten en aanbevelingen van de stabilisatie- en associatieraad worden in onderlinge overeenstemming tussen de partijen vastgesteld. Indien beide partijen daarmee instemmen, kan de stabilisatie- en associatieraad besluiten of aanbevelingen via de schriftelijke procedure vaststellen.

2.   Besluiten en aanbevelingen van de stabilisatie- en associatieraad in de zin van artikel 117 van de overeenkomst worden voorzien van de titel „besluit” of „aanbeveling”, gevolgd door een volgnummer, de datum van vaststelling en een beschrijving van het onderwerp. De besluiten en aanbevelingen van de stabilisatie- en associatieraad worden ondertekend door de voorzitter en gewaarmerkt door de beide secretarissen. Besluiten en aanbevelingen worden aan elk van de in artikel 6 bedoelde adressaten gestuurd. Elke partij kan besluiten tot bekendmaking van besluiten en aanbevelingen van de stabilisatie- en associatieraad in haar respectieve officiële publicatie.

Artikel 11

Talen

De officiële talen van de stabilisatie- en associatieraad zijn de officiële talen van de beide partijen. Behoudens een andersluidend besluit beraadslaagt de stabilisatie- en associatieraad op basis van in deze talen opgestelde documenten.

Artikel 12

Kosten

De Europese Unie en Bosnië en Herzegovina dragen bij deelname aan vergaderingen van de stabilisatie- en associatieraad elk hun eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en hun eigen kosten voor post en telecommunicatie. De uitgaven voor de vertolking tijdens de vergaderingen en voor de vertaling en het drukken van de documenten, alsook andere kosten die verbonden zijn aan de organisatie van vergaderingen, komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergaderingen optreedt.

Artikel 13

Stabilisatie- en associatiecomité

1.   Er wordt een stabilisatie- en associatiecomité („het comité”) ingesteld, dat de stabilisatie- en associatieraad bij de uitvoering van zijn taken bijstaat. Het bestaat uit vertegenwoordigers van de Raad van de Europese Unie en vertegenwoordigers van de Europese Commissie, enerzijds, en vertegenwoordigers van de regering van Bosnië en Herzegovina, anderzijds, gewoonlijk op het niveau van hoge ambtenaren.

2.   Het comité bereidt de vergaderingen en beraadslagingen van de stabilisatie- en associatieraad voor, voert in voorkomend geval de besluiten van de stabilisatie- en associatieraad uit, en draagt in het algemeen zorg voor de continuïteit in de associatiebetrekkingen en de goede werking van de overeenkomst. Het stabilisatie- en associatiecomité behandelt alle zaken die de stabilisatie- en associatieraad aan het comité voorlegt, evenals alle andere zaken die zich voordoen bij de dagelijkse uitvoering van de overeenkomst. Voorstellen of ontwerpbesluiten of -aanbevelingen worden door het comité ter vaststelling aan de stabilisatie- en associatieraad voorgelegd.

3.   Bij een in de overeenkomst vermelde verplichting of mogelijkheid tot overleg, kan dat overleg plaatsvinden in het stabilisatie- en associatiecomité. Dit overleg kan, indien beide partijen daarmee instemmen, worden voortgezet in de stabilisatie- en associatieraad.

4.   Het reglement van orde van het comité is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

BIJLAGE

Uitsluitend ter informatie van de Raad