1.   De Gezamenlijke Raad, opgericht krachtens artikel 100 van de economische partnerschapsovereenkomst (EPO) tussen de Europese Unie („EU”) en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit overeenkomstig de artikelen 100 en 101 van de overeenkomst.

2.   Wanneer in dit reglement van orde naar „de partijen” wordt verwezen, gebeurt dat overeenkomstig de definitie in artikel 104 van de overeenkomst, namelijk Botswana, Lesotho, Namibië, Zuid-Afrika, Eswatini en Mozambique („de SADC-EPO-staten”), enerzijds, en de EU-partij (d.w.z. de Europese Unie of haar lidstaten dan wel de Europese Unie en haar lidstaten, gelet op hun respectieve bevoegdheidsgebieden), anderzijds.

3.   Overeenkomstig artikel 101, lid 1, van de overeenkomst bestaat de Gezamenlijke Raad uit, enerzijds, de betrokken leden van de Raad van de Europese Unie en de betrokken leden van de Europese Commissie of hun vertegenwoordigers, en, anderzijds, de betrokken ministers van de SADC-EPO-staten of hun vertegenwoordigers.

4.   De Gezamenlijke Raad wordt op ministerieel niveau, beurtelings voor perioden van twaalf (12) maanden, voorgezeten door vertegenwoordigers van de EU-partij, gelet op de respectieve bevoegdheidsgebieden van de Unie en haar lidstaten, en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten.

5.   Onverminderd lid 4 worden de gewone vergaderingen van de Gezamenlijke Raad op ministerieel niveau beurtelings voorgezeten door vertegenwoordigers van de EU-partij, gelet op de respectieve bevoegdheidsgebieden van de Unie en haar lidstaten, en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten. De eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad wordt gezamenlijk voorgezeten door de partijen.

6.   Ongeacht de in lid 4 bedoelde periode vangt de eerste periode aan op de dag volgend op de eerste vergadering van de Gezamenlijke Raad en loopt zij af op 31 december van hetzelfde jaar. Het voorzitterschap van die eerste periode wordt bekleed door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten.

1.   Overeenkomstig artikel 102, lid 4, van de overeenkomst komt de Gezamenlijke Raad met regelmatige tussenpozen van niet meer dan twee jaar (2) bijeen, en wanneer de omstandigheden zulks vereisen in buitengewone vergadering, indien de partijen daartoe gezamenlijk besluiten.

2.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad worden beurtelings gehouden in Brussel of in een van de SADC-EPO-staten, tenzij de partijen anders overeenkomen.

3.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden vergaderingen van de Gezamenlijke Raad bijeengeroepen door de partij die het voorzitterschap bekleedt, na overleg met de andere partij.

4.   De partijen kunnen overeenkomen om de vergaderingen van de Gezamenlijke Raad via elektronische middelen te houden.

1.   Het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en de Europese Commissie, enerzijds, en de SADC-EPO-eenheid binnen het SADC-secretariaat, anderzijds, treden beurtelings voor perioden van twaalf (12) maanden op als secretariaat van de Gezamenlijke Raad („het secretariaat”). Die perioden vallen samen met de in artikel 1, leden 4 en 6, vastgestelde voorzitterschapsregelingen.

2.   Aan de zijde van de EU-partij worden voorlopige agenda's en ontwerpnotulen opgesteld door de Europese Commissie, en alle officiële documenten bestemd voor of uitgaande van de Gezamenlijke Raad worden verspreid door het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie.

3.   Aan de zijde van de SADC-EPO-staten worden voorlopige agenda's en ontwerpnotulen opgesteld door de SADC-EPO-eenheid, en worden alle officiële documenten bestemd voor of uitgaande van de Gezamenlijke Raad door de SADC-EPO-eenheid verspreid.

1.   Uiterlijk dertig (30) dagen van tevoren stelt het secretariaat de partijen in kennis van de bijeenroeping van een vergadering van de Gezamenlijke Raad en vraagt het om inbreng voor de agenda. Bij dringende aangelegenheden of onvoorziene omstandigheden kan de vergadering op korte termijn worden bijeengeroepen.

2.   Het secretariaat stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk veertien (14) dagen voor de vergadering door het secretariaat aan de voorzitter en aan de leden van de Gezamenlijke Raad toegezonden.

3.   De voorlopige agenda bevat punten waarvoor het secretariaat van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen.

4.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door de Gezamenlijke Raad goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

5.   De voorzitter van de Gezamenlijke Raad kan met instemming van alle partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

1.   Het secretariaat stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op, binnen eenentwintig (21) dagen na de vergadering, tenzij met wederzijdse instemming van de partijen anders wordt besloten.

2.   In de regel bevatten de notulen voor elk agendapunt:

3.   De ontwerpnotulen van elke vergadering worden binnen tweeënveertig (42) dagen na de vergadering door beide partijen schriftelijk goedgekeurd, tenzij de partijen anders overeenkomen. Na de goedkeuring worden twee exemplaren van de notulen ondertekend door de vertegenwoordigers van de partijen, in overeenstemming met hun respectieve interne voorschriften, en ontvangt elk van de partijen een origineel van die authentieke documenten.

1.   Overeenkomstig artikel 102 van de overeenkomst stelt de Gezamenlijke Raad besluiten of aanbevelingen bij consensus vast in de in de overeenkomst genoemde gevallen.

2.   In de gevallen waarin de Gezamenlijke Raad krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, worden de desbetreffende documenten in de notulen voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Het secretariaat voorziet de vastgestelde besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

3.   In gevallen waarin een SADC-EPO-staat een vergadering van de Gezamenlijke Raad niet kan bijwonen, worden de besluiten of aanbevelingen die tijdens die vergadering zijn overeengekomen, door het secretariaat aan dat lid meegedeeld. De betrokken SADC-EPO-staat verstrekt binnen tien (10) kalenderdagen na verzending van de besluiten of aanbevelingen een schriftelijk antwoord, waarin hij de besluiten of aanbevelingen aangeeft waarmee hij niet akkoord gaat, vergezeld van de redenen daarvoor. Bij het uitblijven van dat schriftelijk antwoord binnen de vastgestelde termijn, worden de besluiten of aanbevelingen geacht te zijn vastgesteld. Indien de SADC-EPO-staat die niet aan de vergadering heeft deelgenomen, het niet eens is met een of meer besluiten of aanbevelingen, streven de partijen naar een oplossing voor de openstaande problemen via de schriftelijke procedure of langs elektronische weg, overeenkomstig het bepaalde in lid 4.

4.   In de perioden tussen de vergaderingen kan de Gezamenlijke Raad, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure of langs elektronische weg vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen vertegenwoordigers van de partijen.

5.   Besluiten en aanbevelingen die door de Gezamenlijke Raad zijn vastgesteld, worden geauthentiseerd door twee originelen, ondertekend door een vertegenwoordiger van de Europese Commissie namens de EU-partij en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten.

1.   De vergaderingen van de Gezamenlijke Raad zijn niet openbaar, tenzij anders door de partijen wordt besloten.

2.   De partijen kunnen besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van de Gezamenlijke Raad.

1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan de vergaderingen van de Gezamenlijke Raad.

2.   Uitgaven in verband met de organisatie van een vergadering, het verstrekken van tolkdiensten en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

1.   Het Handels- en ontwikkelingscomité, opgericht krachtens artikel 103 van de economische partnerschapsovereenkomst tussen de Europese Unie en haar lidstaten, enerzijds, en de SADC-EPO-staten, anderzijds („de overeenkomst”), voert zijn taken uit overeenkomstig dat artikel.

2.   Wanneer in dit reglement van orde sprake is van „de partijen”, betreft het de partijen als gedefinieerd in artikel 104 van de overeenkomst, namelijk Botswana, Lesotho, Namibië, Zuid-Afrika, Eswatini en Mozambique („de SADC-EPO-staten”), enerzijds, en de EU-partij (d.w.z. de Europese Unie of haar lidstaten dan wel de Europese Unie en haar lidstaten, gelet op hun respectieve bevoegdheidsgebieden), anderzijds.

3.   Overeenkomstig artikel 103, lid 1, van de overeenkomst bestaat het Handels- en ontwikkelingscomité uit vertegenwoordigers van de partijen, gewoonlijk hoge ambtenaren.

4.   De vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden beurtelings voor perioden van twaalf (12) maanden voorgezeten door een hoge ambtenaar van de Europese Commissie en door een hoge ambtenaar van de SADC-EPO-staten. De eerste vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité wordt gezamenlijk voorgezeten door de betreffende vertegenwoordigers van de partijen.

5.   Ongeacht de in lid 4 bedoelde periode, vangt de eerste voorzitterschapsperiode aan op de datum van de eerste vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité en loopt zij af op 31 december van hetzelfde jaar. Het voorzitterschap van die eerste periode wordt bekleed door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten.

1.   Het Handels- en ontwikkelingscomité komt op geregelde tijdstippen bijeen, ten minste eenmaal per jaar, en op verzoek van een van de partijen. De vergaderingen worden beurtelings gehouden in Brussel of in een van de SADC-EPO-staten, tenzij de partijen anders overeenkomen.

2.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, worden vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité bijeengeroepen door de partij die het voorzitterschap bekleedt, na overleg met de andere partij.

3.   De partijen kunnen overeenkomen om de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité langs elektronische weg te houden.

1.   De partij die de vergadering van het Handels- en ontwikkelingscomité voorzit, treedt op als secretariaat van het Handels- en ontwikkelingscomité („het secretariaat”).

2.   Indien de vergadering langs elektronische weg plaatsvindt, treedt de partij die het voorzitterschap bekleedt op als secretariaat.

1.   Uiterlijk dertig (30) dagen vóór een vergadering stelt het secretariaat de partijen van de bijeenroeping ervan op de hoogte en vraagt het om inbreng voor de agenda. Bij dringende aangelegenheden of onvoorziene omstandigheden kan de vergadering op korte termijn worden bijeengeroepen.

2.   Het secretariaat stelt voor elke vergadering een voorlopige agenda op. Deze wordt uiterlijk veertien (14) dagen voor de vergadering door het secretariaat aan de voorzitter en aan de leden van het Handels- en ontwikkelingscomité toegezonden.

3.   De voorlopige agenda bevat punten waarvoor het secretariaat van een partij een verzoek tot plaatsing op de agenda heeft ontvangen.

4.   De agenda wordt bij het begin van elke vergadering door het Handels- en ontwikkelingscomité goedgekeurd. Indien de partijen zulks overeenkomen, kunnen punten die niet op de voorlopige agenda staan, als agendapunt worden opgenomen.

5.   De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité kan met instemming van alle partijen deskundigen uitnodigen de vergaderingen bij te wonen om informatie over specifieke onderwerpen te verstrekken.

1.   Overeenkomstig artikel 103, lid 6, van de overeenkomst stelt het Handels- en ontwikkelingscomité besluiten of aanbevelingen bij consensus vast in de gevallen die zijn genoemd in de overeenkomst of indien die bevoegdheid door de Gezamenlijke Raad aan dat comité is verleend.

2.   Indien het Handels- en ontwikkelingscomité krachtens de overeenkomst gemachtigd is besluiten of aanbevelingen vast te stellen, of indien deze bevoegdheid door de Gezamenlijke Raad aan dat comité is verleend, worden de desbetreffende documenten in het in artikel 7 bedoelde verslag van de vergaderingen voorzien van het opschrift „Besluit” dan wel „Aanbeveling”. Het secretariaat voorziet de vastgestelde besluiten of aanbevelingen van een volgnummer, vermeldt de datum van vaststelling en geeft een beschrijving van het onderwerp. In elk besluit en in elke aanbeveling wordt de datum van inwerkingtreding vermeld.

3.   In gevallen waarin een SADC-EPO-staat een vergadering van de Gezamenlijke Raad niet kan bijwonen, worden de besluiten of aanbevelingen die tijdens die vergadering zijn overeengekomen, door het secretariaat aan dat lid meegedeeld. De betrokken SADC-EPO-staat verstrekt binnen tien (10) kalenderdagen na verzending van de besluiten of aanbevelingen een schriftelijk antwoord, waarin hij de besluiten of aanbevelingen aangeeft waarmee hij niet akkoord gaat, vergezeld van de redenen daarvoor. Bij het uitblijven van dat schriftelijk antwoord binnen de vastgestelde termijn, worden de besluiten of aanbevelingen geacht te zijn vastgesteld. Indien de SADC-EPO-staat die niet aan de vergadering heeft deelgenomen, het niet eens is met een of meer besluiten of aanbevelingen, streven de partijen naar een oplossing voor de openstaande problemen via de schriftelijke procedure of langs elektronische weg, overeenkomstig het bepaalde in lid 4.

4.   In de perioden tussen de vergaderingen kan het Handels- en ontwikkelingscomité, indien beide partijen daarmee instemmen, besluiten of aanbevelingen volgens de schriftelijke procedure of langs elektronische weg vaststellen. De schriftelijke procedure bestaat in een uitwisseling van nota's tussen vertegenwoordigers van de partijen.

5.   Besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité worden geauthentiseerd door twee originelen, ondertekend door een vertegenwoordiger van de EU en door een vertegenwoordiger van de SADC-EPO-staten.

1.   De vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité zijn niet openbaar, tenzij anders door de partijen wordt besloten.

2.   De partijen kunnen besluiten tot bekendmaking van de besluiten en aanbevelingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.

1.   Elke partij draagt haar eigen personeels-, reis- en verblijfkosten en haar eigen kosten voor post en telecommunicatie in verband met de deelname aan de vergaderingen van het Handels- en ontwikkelingscomité.

2.   Uitgaven in verband met de organisatie van een vergadering, het verstrekken van tolkdiensten en de reproductie van documenten komen ten laste van de partij die als gastheer voor de vergadering optreedt.

1.   Het Speciaal Comité voor douane en handelsbevordering, opgericht uit hoofde van artikel 50 van de overeenkomst, het landbouwpartnerschap, opgericht uit hoofde van artikel 68 van de overeenkomst, en het Speciaal Comité voor geografische aanduidingen en handel in wijn en gedistilleerde dranken, opgericht uit hoofde van artikel 13 van protocol 3 bij de overeenkomst, brengen verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.

2.   Overeenkomstig artikel 50, lid 2, punt f), van de overeenkomst, respectievelijk artikel 13, lid 5, van protocol 3 bij de overeenkomst, stellen het Speciaal Comité voor douane en handelsbevordering en het Speciaal Comité voor geografische aanduidingen en handel in wijn en gedistilleerde dranken hun eigen reglement van orde vast.

3.   Overeenkomstig artikel 68, lid 3, van de overeenkomst worden de voorschriften voor de werking van het landbouwpartnerschap in onderlinge overeenstemming door de partijen in het Handels- en ontwikkelingscomité vastgesteld.

4.   Op grond van artikel 103, lid 3, van de overeenkomst kan het Handels- en ontwikkelingscomité speciale technische werkgroepen oprichten voor de behandeling van specifieke aangelegenheden die binnen hun bevoegdheid vallen.

5.   Het Handels- en ontwikkelingscomité stelt het reglement van orde voor de in lid 4 bedoelde speciale technische werkgroepen vast. Het Handels- en ontwikkelingscomité kan besluiten speciale technische werkgroepen op te heffen of hun mandaat vast te leggen of te wijzigen.

6.   De speciale technische werkgroepen brengen na elke vergadering verslag uit aan het Handels- en ontwikkelingscomité.