Artikel 1

De Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van hun respectieve aangewezen medevoorzitters van de werkgroep. Een medevoorzitter wordt geacht te zijn gemachtigd om respectievelijk de Unie of het Verenigd Koninkrijk te vertegenwoordigen tot de datum waarop aan de andere Partij kennis is gegeven van een nieuwe medevoorzitter.

Een medevoorzitter kan voor een bepaalde vergadering of een deel daarvan worden vervangen door een aangewezen persoon. De medevoorzitter, of zijn aangewezen persoon, stelt de andere medevoorzitter en het secretariaat van de werkgroep zo vroeg mogelijk in kennis van de aanwijzing. In dit reglement van orde wordt hierna onder medevoorzitters ook een aangewezen persoon verstaan.

Artikel 2

Het secretariaat van de werkgroep bestaat uit een ambtenaar van de Unie en een ambtenaar van de regering van het Verenigd Koninkrijk. Het secretariaat verricht onder toezicht van het bevoegde comité de taken die het bij dit reglement van orde heeft gekregen.

De Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar in kennis van de naam, de functie en de contactgegevens van de ambtenaar die lid is van het secretariaat van de respectieve werkgroep. Die ambtenaar wordt geacht als lid van het secretariaat voor de Unie of voor het Verenigd Koninkrijk op te treden tot de datum waarop de Unie of het Verenigd Koninkrijk kennis heeft gegeven van een nieuw lid.

Artikel 3

Elke vergadering van de werkgroep wordt door het secretariaat bijeengeroepen op een door de medevoorzitters overeengekomen datum en tijdstip. Wanneer hetzij de Unie, hetzij het Verenigd Koninkrijk om een vergadering heeft verzocht, neemt de andere Partij dit verzoek naar behoren in overweging en antwoordt zij binnen 30 dagen.

De werkgroep houdt haar vergaderingen afwisselend in Brussel en Londen, tenzij de medevoorzitters anders besluiten.

In afwijking van het tweede lid kunnen de medevoorzitters overeenkomen dat een vergadering van de werkgroep via videoconferentie, teleconferentie of in hybride vorm zal plaatsvinden.

Artikel 4

De Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar een redelijke tijd vóór elke vergadering via het secretariaat in kennis van de voorgenomen samenstelling van hun respectieve delegaties en vermelden de naam en functie van elk lid van de delegatie.

Waar passend kunnen de medevoorzitters met wederzijdse instemming deskundigen (d.w.z. personen die geen ambtenaar zijn) uitnodigen voor een vergadering van de werkgroep om informatie te verstrekken over een specifiek onderwerp, en alleen voor de delen van de vergadering tijdens welke die specifieke onderwerpen worden besproken.

Artikel 5

Schriftelijke documenten die ten grondslag liggen aan de beraadslagingen van de werkgroep, worden door het secretariaat genummerd en aan de Unie en het Verenigd Koninkrijk bezorgd.

Artikel 6

De Unie en het Verenigd Koninkrijk zenden hun voor de werkgroep bestemde correspondentie aan het secretariaat. Die correspondentie kan worden toegezonden in welke vorm van schriftelijke communicatie dan ook, met inbegrip van e-mail.

Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan de werkgroep is gericht, aan de medevoorzitters wordt verstrekt en in voorkomend geval overeenkomstig artikel 5 wordt bezorgd.

Alle correspondentie van of rechtstreeks gericht aan de medevoorzitters wordt doorgestuurd naar het secretariaat en waar passend overeenkomstig artikel 5 bezorgd.

Artikel 7

Voor elke vergadering stelt het secretariaat een voorlopige ontwerpagenda op. Dit ontwerp wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk vijf dagen voor de datum van de vergadering aan de medevoorzitters toegezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de Unie of het Verenigd Koninkrijk een verzoek tot plaatsing op de agenda hebben gedaan. Verzoeken daartoe dienen, vergezeld van alle relevante documenten, uiterlijk zeven dagen voor het begin van de vergadering bij het secretariaat te worden ingediend.

Uiterlijk drie dagen voor de datum van de vergadering stellen de medevoorzitters de voorlopige agenda voor een vergadering vast.

De agenda wordt aan het begin van iedere vergadering door de werkgroep vastgesteld. Op verzoek van de Unie of het Verenigd Koninkrijk kunnen punten die niet op de voorlopige agenda stonden, bij consensus aan de agenda worden toegevoegd.

De medevoorzitters mogen, met wederzijdse instemming, de in het eerste, tweede en derde lid vermelde termijnen inkorten of verlengen als zulks in een bepaald geval vereist is.

Artikel 8

De ambtenaar die fungeert als lid van het secretariaat voor de Partij die de vergadering organiseert, stelt binnen zeven dagen na het einde van de vergadering ontwerpnotulen daarvan op, tenzij de medevoorzitters anders besluiten. De ontwerpnotulen worden voor commentaar toegezonden aan het lid van het secretariaat van de andere Partij. Laatstgenoemde mag binnen vijf dagen na de datum van ontvangst van de ontwerpnotulen opmerkingen kenbaar maken.

De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

De notulen bevatten als bijlage een deelnemerslijst met daarin voor elk van de delegaties de namen en functies van alle personen die de vergadering hebben bijgewoond.

Het secretariaat past de ontwerpnotulen aan op basis van de ontvangen opmerkingen; de herziene ontwerpnotulen worden door de medevoorzitters goedgekeurd binnen 28 dagen na de datum van de vergadering of op een andere door de medevoorzitters overeengekomen datum.

Na goedkeuring worden kopieën van de notulen ondertekend door de leden van het secretariaat en worden deze toegezonden aan de Unie en het Verenigd Koninkrijk, evenals aan het toezichthoudend comité. De medevoorzitters kunnen overeenkomen dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën in dit verband volstaan.

Artikel 9

Tenzij anders besloten door de medevoorzitters, zijn de vergaderingen van de werkgroep vertrouwelijk.

Indien de Unie of het Verenigd Koninkrijk aan de werkgroep informatie voorlegt die vertrouwelijk is, of die uit hoofde van haar respectievelijk zijn wet- en regelgeving niet openbaar mag worden gemaakt, behandelt de andere Partij die informatie als vertrouwelijk.

De medevoorzitters kunnen besluiten voorlopige agenda’s openbaar te maken voor aanvang van de vergadering van de werkgroep. De medevoorzitters kunnen ook besluiten de notulen van de vergadering openbaar te maken nadat deze overeenkomstig artikel 8 zijn goedgekeurd.

De bekendmaking van de in het derde lid bedoelde documenten geschiedt overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingsregels van beide Partijen.

Artikel 10

De werktaal van de werkgroep is het Engels. Tenzij anders besloten door de medevoorzitters, beraadslaagt de werkgroep op basis van in het Engels opgestelde documenten.

Artikel 11

De Unie en het Verenigd Koninkrijk dragen elk hun eigen kosten in verband met deelname aan de vergaderingen van de werkgroep.

Uitgaven in verband met de organisatie van de vergaderingen en de reproductie van documenten komen ten laste van de Partij die de vergadering organiseert.

De kosten in verband met vertolking van en naar de werktaal van de werkgroep bij de vergaderingen zijn ten laste van de Partij die om vertolking vraagt.

Artikel 12

De werkgroep stelt het toezichthoudend comité ruim voor haar bijeenkomsten in kennis van haar vergaderrooster en -agenda en meldt de resultaten en conclusies van elke vergadering aan het toezichthoudend comité.