1.   Alle verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten van het arbitragepanel worden tegelijkertijd verzonden naar beide partijen.

2.   Alle verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten van een partij die aan het arbitragepanel zijn gericht, worden tegelijkertijd als kopie naar de andere partij verzonden.

3.   Alle verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten van een partij die aan de andere partij zijn gericht, worden in voorkomend geval tegelijkertijd als kopie naar het arbitragepanel verzonden.

4.   Alle kennisgevingen als bedoeld in de leden 1, 2 en 3 worden gedaan via e-mail of, indien van toepassing, via enige andere vorm van telecommunicatie waarbij de verzending wordt geregistreerd. Een dergelijke kennisgeving wordt geacht te zijn afgeleverd op de datum van verzending, tenzij wordt aangetoond dat dit niet het geval is.

5.   Alle kennisgevingen worden gericht aan het directoraat-generaal Handel van de Europese Commissie van de Europese Unie en aan de coördinator van de SADC-EPO-staten, als bedoeld in artikel 105 van de overeenkomst.

6.   Kleine verschrijvingen in verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten in verband met de procedure bij het arbitragepanel kunnen worden verbeterd door indiening van een nieuw document waarin de wijzigingen duidelijk zijn aangegeven.

7.   Indien de laatste dag waarop een document kan worden ingediend op een officiële feestdag van de Europese Commissie of van de betrokken SADC-EPO-staat of -staten valt, wordt het document geacht op de volgende werkdag te worden ingediend.

8.   Afhankelijk van de aard van het geschil wordt van alle verzoeken en kennisgevingen die aan het Handels- en ontwikkelingscomité worden gericht ook een kopie gestuurd naar de andere bevoegde, krachtens de overeenkomst opgerichte subcomités.

1.   Indien op grond van artikel 80 van de overeenkomst door middel van loting een arbiter wordt aangewezen, stelt de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité de partijen onmiddellijk in kennis van de datum, het tijdstip en de plaats van de loting.

2.   De partijen mogen bij de loting aanwezig zijn en de loting wordt verricht met de partij of de partijen die aanwezig zijn.

3.   De voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité stelt elke persoon die is aangewezen om te fungeren als arbiter schriftelijk van zijn of haar aanstelling in kennis. Elke persoon bevestigt zijn of haar beschikbaarheid aan beide partijen binnen vijf (5) dagen vanaf de datum waarop die persoon over zijn of haar aanstelling werd geïnformeerd.

4.   Indien de in artikel 94 van de overeenkomst bedoelde lijst niet is opgesteld of op het tijdstip van indiening van een verzoek als bedoeld in lid 80, lid 3, van de overeenkomst niet voldoende namen bevat, worden de arbiters door middel van loting aangewezen uit de personen die door één of beide partijen formeel zijn voorgedragen.

1.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, komen zij binnen tien (10) dagen na de datum van instelling van het arbitragepanel met dat panel bijeen om te beslissen over aangelegenheden die de partijen of het arbitragepanel geschikt achten, met inbegrip van:

2.   De arbiters en de vertegenwoordigers van de partijen kunnen per telefoon of per videoconferentie aan de in lid 1 bedoelde bijeenkomst deelnemen.

1.   Tenzij de partijen binnen zeven (7) dagen vanaf de datum van instelling van het arbitragepanel anders overeenkomen, luidt het mandaat van dit panel als volgt:

2.   Indien de partijen overeenstemming bereiken over een ander mandaat, stellen zij het arbitragepanel binnen de in lid 1 vastgestelde termijn van het overeengekomen mandaat in kennis.

1.   De voorzitter van het arbitragepanel zit alle bijeenkomsten van het panel voor. Het arbitragepanel kan aan de voorzitter de bevoegdheid tot het nemen van administratieve en procedurele besluiten delegeren.

2.   Tenzij in deel III van de overeenkomst of dit reglement van orde anders is bepaald, kan het arbitragepanel bij zijn werkzaamheden alle mogelijke middelen gebruiken, waaronder telefoon-, fax- en computerverbindingen.

3.   Hoewel alleen arbiters aan de beraadslagingen van het arbitragepanel mogen deelnemen, kan het panel toestaan dat assistenten van de arbiters de beraadslagingen van het panel bijwonen.

4.   Het opstellen van besluiten of verslagen blijft de exclusieve bevoegdheid van het arbitragepanel, die niet mag worden gedelegeerd.

5.   Wanneer zich een procedureel vraagstuk voordoet dat niet in deel III van de overeenkomst en de bijlagen daarbij is geregeld, kan het arbitragepanel na overleg met de partijen een geschikte procedure vaststellen die in overeenstemming is met die bepalingen.

6.   Wanneer het arbitragepanel van oordeel is dat andere procedurele termijnen dan die welke zijn vastgesteld in deel III van de overeenkomst moeten worden gewijzigd of dat een andere procedurele of administratieve aanpassing nodig is, stelt het de partijen schriftelijk en na overleg met hen in kennis van de redenen voor de wijziging of aanpassing, onder vermelding van de nieuwe vereiste termijn of de vereiste aanpassing.

1.   Indien een arbiter niet aan de procedure kan deelnemen, zich terugtrekt of moet worden vervangen, wordt overeenkomstig artikel 80, lid 3, van de overeenkomst in vervanging voorzien.

2.   Wanneer een partij van oordeel is dat een arbiter de vereisten van bijlage II (Gedragscode voor arbiters en bemiddelaars) niet naleeft en om die reden moet worden vervangen, stelt zij de andere partij daarvan in kennis binnen een termijn van vijftien (15) dagen vanaf de datum waarop zij voldoende bewijs heeft verkregen van de vermeende niet-naleving van de vereisten van die bijlage door de arbiter.

3.   De partijen plegen binnen vijftien (15) dagen na de kennisgeving aan de andere partij overleg met elkaar.

4.   De partijen stellen de arbiter in kennis van zijn vermeende niet-naleving en kunnen de arbiter verzoeken stappen te ondernemen om de vermeende niet-naleving te verhelpen. Indien zij daarover tot overeenstemming komen, kunnen zij de arbiter ook uit zijn functie ontzetten en een nieuwe arbiter aanwijzen overeenkomstig artikel 80 van de overeenkomst.

5.   Indien de partijen het niet eens worden over de vraag of een arbiter, die niet de voorzitter van het arbitragepanel is, moet worden vervangen, kan elke partij verzoeken de aangelegenheid voor te leggen aan de voorzitter van het arbitragepanel, van wie de beslissing definitief is.

6.   Indien de voorzitter van het arbitragepanel oordeelt dat de arbiter niet voldoet aan de vereisten van bijlage II (Gedragscode voor arbiters en bemiddelaars), wordt de nieuwe arbiter aangewezen overeenkomstig artikel 80 van de overeenkomst.

7.   Indien de partijen het niet eens worden over de vraag of de voorzitter moet worden vervangen, kan elke partij verzoeken de kwestie voor te leggen aan een van de overige personen op de krachtens artikel 94 van de overeenkomst opgestelde lijst van personen die zijn aangewezen om de rol van voorzitter van het arbitragepanel waar te nemen. De desbetreffende naam wordt door loting aangewezen door de voorzitter van het Handels- en ontwikkelingscomité. De aldus aangewezen persoon beslist of de voorzitter voldoet aan de vereisten van bijlage II (Gedragscode voor arbiters en bemiddelaars). Die beslissing is onherroepelijk. Indien het besluit luidt dat de voorzitter niet aan de vereisten van bijlage II (Gedragscode voor arbiters en bemiddelaars) voldoet, wordt een nieuwe voorzitter aangewezen overeenkomstig artikel 80 van de overeenkomst.

1.   Op basis van het tijdschema dat is vastgesteld krachtens artikel IV, lid 1, onder c), stelt de voorzitter van het arbitragepanel, na overleg met de partijen en de overige arbiters, de partijen in kennis van de datum, het tijdstip en de plaats van de hoorzitting. Tenzij de hoorzitting achter gesloten deuren plaatsvindt, wordt deze informatie door de partij op het grondgebied waarvan de hoorzitting plaatsvindt openbaar gemaakt.

2.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, wordt de hoorzitting in Brussel gehouden als een SADC-EPO-staat of de Zuidelijk-Afrikaanse Douane-unie (SACU) de klagende partij is, en op het grondgebied van de SADC-EPO-staten als de Europese Unie de klagende partij is. Indien het geschil betrekking heeft op een door een SADC-EPO-staat gehandhaafde maatregel, wordt de hoorzitting op het grondgebied van die staat gehouden, tenzij die staat het arbitragepanel binnen tien (10) dagen na de instelling van het panel schriftelijk meedeelt dat de hoorzitting op een andere plaats moet worden gehouden.

3.   De partij waartegen de klacht gericht is, staat in voor de kosten van de logistieke organisatie van de hoorzitting, waaronder de huurkosten van de locatie voor de hoorzitting. Deze kosten omvatten niet de eventuele kosten voor vertaling of vertolking, noch eventuele kosten in verband met of te betalen aan de adviseurs, de arbiters of het administratief personeel of de assistent(en) van de arbiters.

4.   Het arbitragepanel kan aanvullende hoorzittingen organiseren indien de partijen zulks overeenkomen.

5.   Alle arbiters zijn gedurende de gehele hoorzitting aanwezig.

6.   Tenzij de partijen anders overeenkomen, kunnen de volgende personen de hoorzitting bijwonen, ongeacht of de hoorzitting openstaat voor publiek:

7.   Uiterlijk zeven (7) werkdagen voor de datum van een hoorzitting verstrekt elke partij het arbitragepanel en de andere partij een lijst met de namen van de personen die namens die partij op de hoorzitting pleidooien of uiteenzettingen zullen houden en van andere vertegenwoordigers en adviseurs die de hoorzitting zullen bijwonen.

8.   Krachtens artikel 89, lid 2, van de overeenkomst zijn de hoorzittingen van het arbitragepanel openbaar, tenzij het arbitragepanel op eigen initiatief of op verzoek van de partijen anders besluit.

9.   Het arbitragepanel stelt in overleg met de partijen de nodige logistieke regelingen en procedures vast om de openbare hoorzittingen in goede banen te leiden. Voor deze procedures kan gebruik worden gemaakt van rechtstreekse uitzendingen via internet of van gesloten televisiecircuits.

10.   De hoorzitting wordt door het arbitragepanel op de volgende wijze gevoerd, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de klagende partij en de partij waartegen de klacht gericht is evenveel tijd krijgen toegewezen, zowel voor het pleidooi als de weerlegging:

11.   Het arbitragepanel kan op elk moment van de hoorzitting aan beide partijen vragen stellen.

12.   Het arbitragepanel laat een proces-verbaal van de hoorzitting opstellen en laat dit binnen een redelijke termijn na de hoorzitting aan de partijen bezorgen. De partijen kunnen opmerkingen maken over het proces-verbaal, die door het arbitragepanel in overweging kunnen worden genomen.

13.   Binnen tien (10) dagen na de datum van de hoorzitting kan elk van beide partijen een aanvullende schriftelijke opmerking indienen over alle aspecten die tijdens de hoorzitting aan de orde zijn gekomen.

1.   Het arbitragepanel kan op elk moment van de procedure aan een partij of aan beide partijen schriftelijk vragen stellen. Van alle vragen die aan een partij worden gesteld, wordt een kopie aan de andere partij bezorgd.

2.   Elke partij verstrekt aan de andere partij een kopie van haar antwoorden op de vragen van het arbitragepanel. De andere partij heeft de gelegenheid om binnen zeven (7) dagen vanaf de bezorging van deze kopie schriftelijk opmerkingen in te dienen over de antwoorden van de partij.

1.   Elke partij en het arbitragepanel behandelen informatie die door de andere partij aan het arbitragepanel is verstrekt en als vertrouwelijk is aangemerkt, als vertrouwelijk. Wanneer een partij bij het arbitragepanel een schriftelijke opmerking indient die vertrouwelijke informatie bevat, verstrekt zij daarvan binnen vijftien (15) dagen ook een versie zonder de vertrouwelijke informatie, die openbaar kan worden gemaakt.

2.   Niets van dit reglement van orde belet dat een partij haar eigen standpunten openbaar maakt voor zover zij, wanneer zij naar door de andere partij verstrekte informatie verwijst, geen informatie openbaar maakt die door de andere partij als vertrouwelijk is aangemerkt.

3.   Het arbitragepanel komt achter gesloten deuren bijeen wanneer de stukken en pleidooien van een partij vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten. Wanneer een hoorzitting van het arbitragepanel achter gesloten deuren plaatsvindt, respecteren de partijen het vertrouwelijke karakter van de hoorzitting.

1.   Het arbitragepanel ontmoet een partij niet of communiceert niet met een partij in afwezigheid van de andere partij.

2.   Een arbiter mag inhoudelijke aspecten van de procedure niet met een of beide partijen bespreken in afwezigheid van de andere arbiters.

1.   Tenzij de partijen binnen vijf (5) dagen na de datum van instelling van het arbitragepanel anders overeenkomen, kan het arbitragepanel ongevraagde schriftelijke bijdragen van natuurlijke personen van een partij of rechtspersonen die op het grondgebied van een partij gevestigd zijn en die onafhankelijk zijn van de regeringen van de partijen in ontvangst nemen, op voorwaarde dat zij:

2.   De bijdragen worden verstrekt aan de partijen, zodat zij hierover opmerkingen kunnen maken. De partijen kunnen binnen tien (10) dagen na de bezorging opmerkingen indienen bij het arbitragepanel.

3.   Het arbitragepanel vermeldt in zijn verslag alle bijdragen die het overeenkomstig lid 1 heeft ontvangen. Het arbitragepanel is niet verplicht in zijn verslag op de in de bijdragen naar voren gebrachte argumenten in te gaan; maar als het dit doet, moet het ook rekening houden met eventuele opmerkingen van de partijen uit hoofde van lid 2.

1.   Tijdens het in artikel 77 van de overeenkomst bedoelde overleg, en uiterlijk op de in artikel 4, lid 1, van dit reglement van orde bedoelde bijeenkomst, trachten de partijen tot overeenstemming te komen over een gemeenschappelijke werktaal voor de procedure voor het arbitragepanel.

2.   Indien de partijen niet tot overeenstemming komen over een gemeenschappelijke werktaal, is het bepaalde in artikel 91, lid 2, van de overeenkomst van toepassing.

3.   De partij waartegen de klacht gericht is, zorgt voor de vertolking van mondelinge bijdragen naar de door de partijen gekozen talen.

4.   De verslagen en besluiten van het arbitragepanel worden uitgebracht in de door de partijen gekozen taal of talen. Indien de partijen geen overeenstemming hebben bereikt over een gemeenschappelijke werktaal, wordt het tussentijdse verslag en het eindverslag van het arbitragepanel in een van de werktalen van de WTO uitgebracht.

5.   Elke partij kan opmerkingen maken over de nauwkeurigheid van een overeenkomstig het reglement van orde gemaakte vertaling van een document.

6.   Elke partij draagt zelf de kosten die zij maakt in verband met de vertaling van haar schriftelijke opmerkingen. Eventuele kosten voor het vertalen van een uitspraak worden door de partijen gelijkelijk gedragen.

1.   Om de integriteit en onpartijdigheid van het mechanisme van geschillenbeslechting te verzekeren, geldt voor iedere kandidaat en iedere arbiter dat zij:

2.   De arbiters gaan direct noch indirect verplichtingen aan en aanvaarden geen voordelen die op welke wijze dan ook de goede uitoefening van hun taken verstoren of lijken te verstoren.

3.   De arbiters gebruiken hun positie als lid van het arbitragepanel niet om persoonlijke of particuliere belangen te dienen. Zij onthouden zich van handelingen die de indruk kunnen wekken dat anderen in een bijzondere positie verkeren waardoor zij invloed op hen kunnen uitoefenen.

4.   De arbiters laten hun gedrag of oordeel niet beïnvloeden door vroegere of huidige financiële, zakelijke, professionele, persoonlijke of sociale relaties of verantwoordelijkheden.

5.   De arbiters gaan geen relaties aan en verwerven geen financiële belangen wanneer daardoor hun onpartijdigheid in het gedrang kan komen of wanneer redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daardoor de schijn van laakbaar gedrag of partijdigheid wordt gewekt.

6.   De arbiters bepalen hun standpunt zonder instructies van enige regering, internationale, gouvernementele organisatie of internationale niet-gouvernementele organisatie of particuliere bron te aanvaarden of te vragen en zonder dat zij in een eerder stadium van het aan hen toegewezen geschil al hebben geïntervenieerd.

1.   Voorafgaand aan de aanvaarding van hun aanstelling als arbiter op grond van artikel 80 van de overeenkomst maken de kandidaten die gevraagd worden als arbiter op te treden alle eventuele belangen, relaties of aangelegenheden openbaar die van invloed kunnen zijn op hun onafhankelijkheid of onpartijdigheid of waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij tijdens de procedure de schijn van laakbaar gedrag of partijdigheid zouden kunnen wekken.

2.   Daartoe doen de kandidaten alle redelijke inspanningen om zich bewust te worden van dergelijke belangen, relaties en aangelegenheden, met inbegrip van financiële belangen, professionele belangen, werkgelegenheids- of familiebelangen.

3.   Op grond van de openbaarmakingsplicht krachtens lid 1 blijven de arbiters voortdurend gehouden dergelijke belangen, relaties en aangelegenheden openbaar te maken wanneer deze zich tijdens de procedure voordoen.

4.   De kandidaten of arbiters delen het Handels- en ontwikkelingscomité ter overweging door de partijen alle eventuele aangelegenheden met betrekking tot feitelijke of mogelijke schendingen van deze gedragscode mee zodra zij zich ervan bewust worden.

1.   Na de aanvaarding van hun aanstelling zijn de arbiters beschikbaar voor de uitoefening van hun taken en oefenen zij hun taken gedurende de gehele procedure nauwgezet, snel en billijk uit.

2.   De arbiters onderzoeken uitsluitend vragen die tijdens de procedure aan de orde worden gesteld en die voor het besluit noodzakelijk zijn, en dragen deze taak niet over aan een andere persoon.

3.   De arbiters nemen alle nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat hun assistenten en administratief personeel bekend zijn met de door de arbiters krachtens de artikelen 2 3, 4 en 6 van deze gedragscode aangegane verplichtingen en deze naleven.

1.   Voormalige arbiters onthouden zich van handelingen die de schijn kunnen wekken dat zij bij de uitoefening van hun taken niet onpartijdig waren of dat zij voordeel hebben ontleend aan het besluit van het arbitragepanel.

2.   Voormalige arbiters leven de in artikel 6 bepaalde verplichtingen van deze gedragscode na.

1.   Een arbiter maakt op geen enkel moment niet-publieke informatie over de procedure, of informatie die is verkregen tijdens de procedure waarvoor hij of zij is aangesteld, openbaar. Een arbiter maakt dergelijke informatie in geen geval openbaar en gebruikt dergelijke informatie niet om persoonlijk voordeel te verwerven, anderen voordeel te verschaffen of de belangen van anderen in negatieve zin te beïnvloeden.

2.   Een arbiter maakt een besluit van het arbitragepanel of delen daarvan niet openbaar vóór de bekendmaking ervan.

3.   Een arbiter maakt op geen enkel moment informatie openbaar over de beraadslagingen van een arbitragepanel of over het standpunt van individuele arbiters, en legt geen verklaringen af over de procedure waarvoor hij of zij is aangesteld of over de litigieuze kwesties in de procedure.