52013DC0606

RAPPORT TAL-KUMMISSJONI LILL-PARLAMENT EWROPEW U LILL-KUNSILL

Rapport Annwali lill-Awtorità tal-Kwittanza dwar l-Awditi Interni mwettqa fl-2012 (l-Artikolu 99(5) tar-Regolament Finanzjarju)

WERREJ

1........... Introduzzjoni................................................................................................................... 5

2........... Il-missjoni tal-IAS: L-indipendenza, l-oġġettività u r-responsabbiltà.................................. 5

3........... Il-produzzjoni tal-awditi.................................................................................................. 6

3.1........ L-implimentazzjoni tal-pjan tal-awditu tal-2012 tal-IAS................................................... 6

3.2........ Rakkomandazzjonijiet ġodda u r-rata ta’ aċċettazzjoni..................................................... 7

3.3........ L-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet li saru matul l-2008 sal-2012....................... 8

4........... Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet ewlenin..................................................................... 8

4.1........ L-awditi orizzontali......................................................................................................... 8

4.1.1..... Il-proċess tar-Rapport Annwali tal-Attività (aktar minn DĠ wieħed)................................ 8

4.1.2..... Il-ġestjoni u l-monitoraġġ tal-allokazzjoni tal-persunal (aktar minn DĠ wieħed)................. 9

4.1.3..... Ritrasferiment u s-sistemi ta’ fatturazzjoni interni (aktar minn DĠ wieħed)....................... 10

4.2........ L-Agrikoltura, ir-Riżorsi Naturali u s-Saħħa................................................................... 11

4.2.1..... L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ MARE, DĠ SANCO)..................................... 11

4.2.2..... L-Istrateġija ta’ Kontroll — Direttorat J (DĠ AGRI)..................................................... 12

4.3........ Il-Koeżjoni................................................................................................................... 12

4.3.1..... L-għeluq tal-Perjodu ta’ Pprogrammar 2000-06 (DĠ REGIO, DĠ EMPL)................... 12

4.3.2..... L-implimentazzjoni tal-Programmi tal-2007-13 (DĠ REGIO)........................................ 13

4.4........ Ir-riċerka, l-enerġija u t-trasport.................................................................................... 14

4.4.1..... L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ ENER)............................................................ 14

4.5........ L-Għajnuna Esterna, l-iżvilupp u t-tkabbir..................................................................... 14

4.5.1..... L-istabbiliment ta’ organizzazzjoni interna fid-delegazzjonijiet tal-UE (DĠ DEVCO)....... 14

4.6........ L-edukazzjoni u ċ-ċittadinanza...................................................................................... 14

4.6.1..... Il-Programm ta’ Tagħlim Tul il-Ħajja (DĠ EAC/EACEA).............................................. 14

4.6.2..... L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ HOME)........................................................... 15

4.6.3..... Il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-Liġi tal-UE (DĠ JUST)........................................ 15

4.7........ L-Affarijiet Ekonomiċi u Finanzjarji............................................................................... 15

4.7.1..... L-implimentazzjoni mill-FEI tal-Programm CIP (DĠ ECFIN)........................................ 16

4.7.2..... L-operazzjonijiet barra l-baġit (DĠ ECFIN).................................................................. 16

4.7.3..... L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ ENTR)............................................................ 17

4.7.4..... Il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-Liġi tal-UE (DĠ TAXUD).................................... 17

4.8........ Servizzi ġenerali u Riżorsi Umani................................................................................... 17

4.8.1..... Il-produzzjoni, l-iżvilupp u t-tixrid tad-dejta statistika (DĠ ESTAT)............................... 17

4.9........ L-awditi tal-IT.............................................................................................................. 18

4.9.1..... Il-ġestjoni tas-sistemi lokali tal-IT (DĠ DEVCO, DĠ TRADE)..................................... 18

4.9.2..... Il-governanza u l-prestazzjoni tal-IT (DĠ SANCO/EAHC)........................................... 18

4.9.3..... Orizzont 2020 (DĠ RTD, DĠ CNECT, ERCEA)......................................................... 19

5........... Konsultazzjoni mal-Panil speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji tal-Kummissjoni.. 19

6........... Konklużjonijiet............................................................................................................. 19

1.           Introduzzjoni

Dan ir-rapport dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni (IAS) jagħti informazzjoni lill-Awtorità tal-Kwittanza, kif mitlub mill-Artikolu 99(5) tar-Regolament Finanzjarju. Huwa bbażat fuq ir-rapport li l-Awditur Intern tal-Kummissjoni fassal skont l-Artikolu 99(3) tar-Regolament, fir-rigward tar-rapporti tal-awditi u tal-konsulenza tal-IAS li tlestew fl-2012[1] dwar id-Direttorati Ġenerali, is-Servizzi u l-Aġenziji Eżekuttivi tal-Kummissjoni[2]. Huwa jiddeskrivi n-nuqqasijiet identifikati u l-azzjoni meħuda biex jitranġaw, u jinkludi informazzjoni dwar l-iskopertura għar-riskju sinifikanti, il-kwistjonijiet ta’ kontroll u l-aspetti ta’ governanza[3].

Il-Kummissjoni diġà rreaġixxiet għal xi wħud minn dawn ir-rakkomandazzjonijiet fir-Rapport ta’ Sinteżi[4].

2.           Il-missjoni tal-IAS: L-indipendenza, l-oġġettività u r-responsabbiltà

L-IAS għandu l-missjoni li jikkontribwixxi għal ġestjoni tajba fil-Kummissjoni Ewropea permezz tal-awditjar tal-ġestjoni interna u tas-sistemi ta' kontroll sabiex tiġi vvalutata l-effikaċja tagħhom bl-għan li jinkiseb titjib kontinwu.

L-IAS jaqa’ taħt l-awtorità tal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-Awditi u għandu jagħti rendikont lill-APC. L-indipendenza tal-IAS hija minquxa fir-Regolament Finanzjarju u fil-Karta tal-Missjoni tiegħu adottata mill-Kummissjoni.

L-IAS iwettaq ix-xogħol tiegħu skont ir-Regolament Finanzjarju u l-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern u l-Kodiċi ta' Etika tal-Istitut tal-Awdituri Interni.

L-IAS ma jagħmilx awditjar tas-sistemi ta’ kontroll tal-Istati Membri fuq il-fondi tal-Kummissjoni. It-tali awditi, li jaslu sal-livell tal-benefiċjarji individwali, jitwettqu mill-awdituri interni tal-Istati Membri, mill-Awtoritajiet tal-Awditjar nazzjonali, minn DĠs oħra individwali tal-Kummissjoni u mill-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA). L-IAS, madankollu, iwettaq awditu tal-miżuri meħuda mis-servizzi tal-Kummissjoni għas-superviżjoni u l-awditjar tal-korpi fl-Istati Membri u korpi oħra li huma responsabbli għall-iżborżar ta’ fondi tal-UE, bħal pereżempju n-Nazzjonijiet Uniti. Kif previst fir-RF, l-IAS jista’ jwettaq dawn il-kompiti fil-post, inkluż fl-Istati Membri.

Opinjoni kumplessiva dwar il-ġestjoni finanzjarja tal-Kummissjoni

Kif meħtieġ fil-Karta tiegħu, l-IAS ħareġ it-tielet opinjoni kumplessiva tiegħu dwar il-ġestjoni finanzjarja tal-Kummissjoni.

L-opinjoni kumplessiva għall-2012 hija bbażata fuq l-awditi fil-qasam tal-ġestjoni finanzjarja fil-Kummissjoni mwettqa mill-IAS u l-IACs matul it-tliet snin preċedenti (mill-2010 sal-2012). Hija tqis ukoll l-informazzjoni minn sorsi oħra bħal pereżempju r-rapporti mill-QEA

L-IAS, l-IACs jew il-QEA ppjanaw li jwettqu awditjar tal-entitajiet finanzjarji kollha li jistgħu jiġu awditjati u kklassifikati bħala entitajiet ta’ riskju għoli u li huma sostanzjali għall-implimentazzjoni tal-baġit sal-aħħar ta’ dan il-perjodu biex tiġi żgurata kopertura komprensiva. It-tlestija tal-impenji tal-awditjar fl-2012 tikkontribwixxi għall-iżgurar ta' kopertura suffiċjenti għas-sena 2012.

Il-kontribuzzjoni tal-IAS lejn il-mitigazzjoni tar-riskju ta’ kwittanza u Dikjarazzjoni ta' Aċċertament aktar pożittiva ("DAS")

Il-proċedura ta’ kwittanza tinvolvi riskji għar-reputazzjoni tal-Kummissjoni. Il-ħidma tal-IAS tappoġġja lill-Kummissjoni fil-mitigazzjoni ta' dan ir-riskju.

Il-konformità tibqa’ l-aktar aspett importanti tad-diskussjoni, għalkemm il-proċedura ta’ kwittanza qed tiffoka dejjem aktar fuq il-prestazzjoni. Il-valutazzjoni tal-konformità hija bbażata fuq ir-riżultati tal-awditu tad-Dikjarazzjoni ta' Aċċertament ("DAS") tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri (QEA). Din hija l-opinjoni tal-QEA dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet tal-UE u dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti.

Sabiex jiġi indirizzat ir-riskju ta’ żbalji fil-pagamenti, il-Kummissjoni trid tiżgura li l-istrateġiji ta’ kontroll implimentati jkunu proporzjonati mar-riskji. Dawn l-istrateġiji ta’ kontroll iridu jkunu effikaċi fil-prevenzjoni u fid-detezzjoni tal-iżbalji, u jridu jkunu akkumpanjati minn penali amministrattivi dissważivi u rapporti dwar ir-rata residwa ta' żball.

Din hija r-raġuni għaliex l-awditi, biex jiġi żgurat li strateġija ta’ kontroll koerenti qed tiġi implimentata għal kull qasam sinifikanti ta’ nefqa, ikollhom prijorità fil-Pjan Strateġiku tal-Awditu tal-IAS tal-2010-2012 kif ukoll tal-2013-2015. Fl-2012, twettqu awditi fuq l-istrateġiji ta’ kontroll fid-DĠs AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE u SANCO.

3.           Il-produzzjoni tal-awditi

3.1.        L-implimentazzjoni tal-pjan tal-awditu tal-2012 tal-IAS

Sad-data ta' skadenza tal-1 ta' Frar 2013, l-IAS kien implimenta 100 % tal-impenji prijoritarji tiegħu (88 % fl-2011) u 62 % tal-impenji mhux prijoritarji tiegħu (69 % fl-2011).

B’kollox, 89 rapporti (inklużi l-awditi, l-awditi ta' segwitu u l-konsulenza) ġew finalizzati, u dawn jistgħu jitqassmu kif ġej[5]:

|| 2012 || 2011 || 2010

|| Impenji || Rapporti || Impenji || Rapporti || Impenji || Rapporti

AWDITI || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28

KONSULENZA || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6

AZZJONI TA’ SEGWITU || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50

RIEŻAMIJIET || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0

Total || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84

Id-Dokument ta’ Ħidma tas-Servizzi mehmuż jiġbor fil-qosor ir-rapporti tal-awditi kollha kompluti. Dan jinkludi l-għanijiet, il-kamp ta' applikazzjoni, ir-riskji u r-rakkomandazzjonijiet ta’ kull rapport, l-istat kumplessiv tal-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet li saru għall-2008-2012 u s-sommarji tal-konklużjonijiet dwar l-impenji ta’ segwitu.

3.2.        Rakkomandazzjonijiet ġodda u r-rata ta’ aċċettazzjoni

Fl-2012, l-IAS ħareġ l-għadd ta' rakkomandazzjonijiet li ġejjin, inkluża r-rata ta' aċċettazzjoni tagħhom:

|| Rakkomandazzjonijiet ġodda || Rakkomandazzjonijiet aċċettati || Rakkomandazzjonijiet mhux aċċettati

Prijorità || # || # || % || # || %

Kritika || 0 || 0 || || 0 ||

Importanti ħafna || 83 || 83[6] || 100 % || 0 ||

Importanti || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 %

Mixtieqa || 0 || 0 || || 0 ||

Total || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 %

Għar-rakkomandazzjonijiet aċċettati kollha (jew parzjalment aċċettati), il-partijiet awditjati fasslu pjanijiet ta’ azzjoni li ġew ippreżentati lill-IAS u vvalutati bħala sodisfaċenti.

3.3.        L-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet li saru matul l-2008 sal-2012

Il-partijiet awditjati rrappurtaw li 78 % tar-rakkomandazzjonijiet aċċettati maħruġa bejn l-2008 u l-2012 ġew implimentati sal-bidu tal-2013. Id-Dokument ta' Ħidma tas-Servizzi mehmuż jipprovdi ħarsa kumplessiva lejn il-livell ta’ implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet (il-valutazzjoni tal-partijiet awditjati).

Madankollu, l-implimentazzjoni dwar 29 rakkomandazzjoni importanti ħafna[7] saret aktar minn sitt xhur tard meta mqabbla mad-data ta' skadenza inizjali[8]. L-ebda rakkomandazzjoni kritika ma hija pendenti. L-APC ġie infurmat regolarment dwar rakkomandazzjonijiet kritiċi jew importanti ħafna li kienu aktar minn sitt xhur tard.

Ġew aċċettati 733 rakkomandazzjoni b'kollox, li għalihom l-IAS wettaq awditi ta’ segwitu sal-aħħar tal-2012.

Il-ħidma ta' segwitu tal-IAS ikkonfermat li r-rakkomandazzjonijiet kienu qed jiġu implimentati b’mod sodisfaċenti, u dan kien qed jikkontribwixxi għat-titjib tas-sistemi ta’ kontroll fis-servizzi awditjati. L-IAS għalaq 88 % tar-rakkomandazzjonijiet segwiti matul dan il-perjodu.

4.           Is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet ewlenin

4.1.        L-awditi orizzontali

4.1.1.     Il-proċess tar-Rapport Annwali tal-Attività (aktar minn DĠ wieħed)

L-għan tal-awditu kien li jivvaluta l-adegwatezza u l-effikaċja tal-proċess tal-AAR (ir-Rapport Annwali tal-Attività) fil-Kummissjoni b’mod ġenerali u, b’mod partikolari, sa liema punt kien effikaċi biex jappoġġja d-Dikjarazzjoni ta’ Aċċertament tad-diversi Uffiċjali Awtorizzanti b’Delega. L-IAS analizza d-disinn tal-proċess, l-eżistenza ta’ gwida ċara u monitoraġġ regolari fil-livell korporattiv, u l-implimentazzjoni mid-DĠs/Servizzi individwali.

Dan l-awditu twettaq fl-SG, fid-DĠ BUDG, u f’disa’ DĠs/Servizzi operattivi, id-DĠ CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME u DEVCO u fl-OIB.

B’mod ġenerali, l-IAS iqis li l-proċess huwa stabbilit sew u li laħaq l-għan tiegħu li jkun għodda ta' responsabbiltà u aċċertament mill-maniġment sal-Istituzzjoni. Madankollu, identifika xi oqsma importanti ħafna li fihom kien meħtieġ titjib. B’mod partikolari, l-IAS talab lis-servizzi ċentrali:

(i) biex jipprovdu aktar struzzjonijiet dwar ir-rappurtar dwar l-ekonomija, l-effiċjenza u l-effikaċja ta’ operazzjonijiet finanzjarji u mhux finanzjarji u dwar il-kost/effettività tal-kontrolli, sabiex jiġu appoġġjati kif xieraq il-konklużjonijiet tal-AODs (uffiċjali awtorizzanti b'delega) dwar il-ġestjoni tajba u d-Dikjarazzjoni ta’ Aċċertament;

(ii) biex isaħħu l-proċess tal-kontroll tal-kwalità biex jiffoka aktar fuq l-elementi sostanzjali tal-AAR, bħal pereżempju l-affidabilità tal-proċess tal-bini tal-aċċertament u tal-informazzjoni li tappoġġa d-Dikjarazzjoni ta’ Aċċertament, u

(iii) jissimplifikaw l-istruttura tal-AAR biex jevitaw rapporti twal u kumplessi żżejjed u biex jipproduċu dokumenti li huma aktar utli għall-Kulleġġ, il-QEA u l-Awtorità tal-Kwittanza.

Is-servizzi ċentrali aċċettaw ir-rakkomandazzjonijiet tal-IAS u ħejjew pjan ta’ azzjoni biex jitjieb il-proċess tal-AAR, li l-IAS qies bħala sodisfaċenti. Xi azzjonijiet diġà ġew implimentati fil-kuntest tal-eżerċizzju tal-AAR tal-2012.

Dwar il-ħidma mwettqa fid-disa’ DĠs/Servizzi operattivi, l-IAS identifika biss kwistjoni ewlenija[9] fid-DĠ DEVCO. Awditu limitat dwar il-koordinazzjoni tal-kontribuzzjoni tad-Delegazzjonijiet lill-AAR wera li d-DĠ DEVCO għandu jsaħħaħ is-sistema ta' responsabbiltà tiegħu (imsejħa ‘piramida ta’ kontroll’) billi:

(i) itejjeb il-kwalità tal-AAR tad-DĠ DEVCO, b’mod partikolari dwar l-informazzjoni dwar is-sistema ta’ kontroll intern u l-elementi li jappoġġjaw id-Dikjarazzjoni ta’ Aċċertament tal-AOD;

(ii) jippromwovi r-rapporti mill-Kapijiet tad-Delegazzjoni (RĠAE) bħala "għodod tar-responsabbiltà", billi jitlob għal aktar informazzjoni li tappoġġja d-dikjarazzjoni ta’ aċċertament tagħhom;

(iii) jipprovdi aktar gwida lill-Kapijiet tad-Delegazzjoni sabiex ikunu jistgħu jiksbu informazzjoni komprensiva u konsistenti li tappoġġja d-dikjarazzjoni ta’ aċċertament tagħhom, u

(iv) isaħħaħ ir-rwol tal-Kwartieri Ġenerali fl-appoġġ, il-koordinazzjoni u s-superviżjoni tal-obbligi ta’ rappurtar tal-Kapijiet tad-Delegazzjoni. Il-pjan ta' azzjoni tad-DĠ DEVCO huwa meqjus bħala sodisfaċenti.

4.1.2.     Il-ġestjoni u l-monitoraġġ tal-allokazzjoni tal-persunal (aktar minn DĠ wieħed)

L-għan tal-awditu kien li jiġi vvalutat jekk is-Servizzi tal-Kummissjoni magħżula għandhomx proċeduri u mekkaniżmi xierqa fis-seħħ biex jimmaniġġjaw u jimmonitorjaw l-allokazzjoni tal-persunal b’mod effikaċi u effiċjenti f’kuntest ta’ tnaqqis tal-persunal[10].

L-awditu ffoka fuq proċeduri relevanti f’erba’ DĠs: AGRI, RTD, COMP u DGT, magħżula sabiex ikun hemm stampa rappreżentattiva tal-attivitajiet diversi fil-Kummissjoni. L-IAS wettaq ukoll rieżami ta’ livell għoli tal-proċeduri ta' allokazzjoni tal-persunal fil-livell korporattiv, fl-SG, fid-DĠ BUDG u fid-DĠ HR.

Barra minn hekk, twettaq stħarriġ ġenerali biex tinkiseb ħarsa komprensiva tal-proċeduri stabbiliti fis-servizzi tal-Kummissjoni.

L-IAS irrakkomanda li d-DĠ AGRI u d-DĠ RTD ikomplu bl-isforzi tagħhom biex jiżviluppaw mekkaniżmi u għodod għall-ippjanar tal-kompiti, jistabbilixxu għodod/metodi biex jiġbru biżżejjed informazzjoni affidabbli dwar l-ammont ta’ xogħol u jiżviluppaw pjan fil-qasam tar-riżorsi umani. Id-DĠs aċċettaw ir-rakkomandazzjonijiet kollha. Il-pjanijiet ta’ azzjoni ġew ivvalutati mill-IAS bħala sodisfaċenti b’mod ġenerali.

Ix-xogħol ta’ awditjar u r-riżultati tal-istħarriġ fil-Kummissjoni kollha tal-IAS urew li kien hemm nuqqasijiet fil-livell operattiv tad-DĠ li jistgħu jiġu solvuti biss u r-riskji konkomitanti mitigati permezz ta' azzjonijiet tas-Servizzi Ċentrali. L-IAS irrakkomanda li s-Servizzi Ċentrali jkomplu jiżviluppaw il-qafas korporattiv għall-ġestjoni u l-monitoraġġ tal-allokazzjoni tal-persunal, u jiffaċilitaw it-tixrid ta’ prattiki tajbin bejn l-Ippjanar u l-Ipprogrammar Strateġiku (SPP) u l-professjonisti tar-Riżorsi Umani f’dan il-qasam. Is-Servizzi Ċentrali għandhom ukoll itejbu l-qafas korporattiv għar-rappurtar u r-responsabbiltà mis-Servizzi tal-Kummissjoni dwar l-użu tal-karigi rilokati għal dawn is-servizzi f’konformità mad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni dwar l-allokazzjoni tal-persunal.

4.1.3.     Ritrasferiment[11] u s-sistemi ta’ fatturazzjoni interni (aktar minn DĠ wieħed)

L-IAS ivvaluta jekk il-proċessi ta' ritrasferiment[12] kinux konformi mar-Regolament Finanzjarju u l-gwida ċentrali, u mal-kalkolu tal-kost konsistenti u trasparenti tas-servizzi pprovduti. L-awditu sar fid-DĠ BUDG (bħala s-servizz ewlieni għall-ġestjoni tal-qafas baġitarju u regolatorju u għall-promozzjoni ta’ ġestjoni finanzjarja tajba), fid-DĠ DIGIT u fl-SCIC. Fin-nuqqas ta’ gwida ċentrali jew struzzjoni dwar il-proċess ta' ritrasferiment, l-awditu sab li d-DĠs li ġew awditjati ddefinixxew il-kriterji tagħhom stess. B’mod ġenerali, dawn instabu li huma konformi mar-regoli baġitarji.

Madankollu, l-IAS talab lil dawk li ġew awditjati biex issaħħu l-proċess u biex jippermettu implimentazzjoni konsistenti fil-Kummissjoni kollha billi:

(i) jistabbilixxu qafas ta’ governanza b’attribuzzjoni ċara tas-sjieda tal-proċess, id-definizzjoni tal-proċess ta' ritrasferiment u l-approvazzjoni ta’ mudelli tal-kost tal-fornituri ewlenin ta' servizzi;

(ii) jipprovdu struzzjoni u gwida ċentrali (inklużi l-kriterji għall-identifikazzjoni tas-servizzi u l-kostijiet), u

(iii) jipprovdu aktar ċarezza tal-linji baġitarji użati għall-finanzjament tan-nefqa għall-IT.

L-IAS iqis li l-Grupp ta’ Tmexxija tal-ABM, bħala korp ta’ governanza, għandu jkunu s-sid tal-proċess u fl-aħħar mill-aħħar ikun il-korp responsabbli għad-definizzjoni tal-proċess.

Id-DĠ BUDG aċċetta r-rakkomandazzjonijiet kollha u l-pjan ta’ azzjoni li rriżulta huwa vvalutat bħala sodisfaċenti.

Id-DĠ DIGIT intalab li:

(i) jidentifika b’mod aktar ċar is-servizzi u l-kostijiet li jridu jiġu ritrasferiti u jipproponi kriterji sabiex jiġu identifikati s-sistemi tal-IT li għalihom il-kostijiet tal-hosting jiġu ritrasferiti, u;

(ii) jiżgura li l-korp ta' governanza japprova t-tibdil sinifikanti tal-mudell tal-kost.

Il-pjan ta’ azzjoni li rriżulta għar-rakkomandazzjonijiet aċċettati huwa vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.2.        L-Agrikoltura, ir-Riżorsi Naturali u s-Saħħa

(AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO)

4.2.1.     L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ MARE, DĠ SANCO)

L-istrateġija ta’ kontroll tad-DĠ MARE ma tinkludix miri ċari, kwantifikabbli u miżurabbli relatati mal-proċess tal-bini tal-aċċertament, b’mod partikolari dwar il-kopertura ppjanata tal-awtoritajiet tal-awditjar nazzjonali u tad-DĠ MARE stess. L-indikaturi kwantitattivi u kwalitattivi biex ikejlu l-prestazzjoni tal-attività tal-awditjar tad-DĠ MARE huma insuffiċjenti. Jeħtieġ ukoll li d-DĠ MARE jsaħħaħ il-monitoraġġ tiegħu tal-istrateġiji ta’ awditjar nazzjonali u r-rapporti annwali ta’ kontroll, u jtejjeb il-kontrolli tiegħu tal-mod kif l-awtoritajiet tal-awditjar nazzjonali jiddeterminaw il-kampjunar u r-rata ta’ żball.

L-awditu tad-DĠ SANCO kopra l-kontrolli ex-ante u ex post. L-IAS enfasizza l-ħtieġa li d-DĠ SANCO jiffinalizza d-dokument dwar l-istrateġija ta’ kontroll tiegħu.

Il-pjanijiet ta’ azzjoni għall-indirizzar tal-kwistjonijiet fiż-żewġ awditi ġew ivvalutati bħala sodisfaċenti.

4.2.2.     L-Istrateġija ta’ Kontroll — Direttorat J (DĠ AGRI)

Dan l-awditu fid-DĠ AGRI ffoka fuq id-disinn u l-monitoraġġ tal-istrateġija ta’ kontroll għall-perjodu ta’ pprogrammar 2007-2013.

L-IAS sab li l-istrateġija ta’ awditu ma kinitx ifformalizzata biżżejjed , u li kien hemm xi nuqqasijiet fid-definizzjoni tal-univers tal-awditjar, l-istabbiliment ta’ għanijiet kwantitattivi u miżurabbli (pereżempju l-kopertura tal-awditjar) u l-analiżi tal-kapaċitajiet relatata.

Minħabba li l-perjodu ta’ pprogrammar li jmiss qiegħed joqrob, ir-rwol tal-fornituri tal-aċċertament li għandhom il-korpi ta’ ċertifikazzjoni fl-Istati Membri għandu jiġi infurzat biex jissaħħu l-kontrolli u jiġi ottimizzat l-użu tar-riżorsi ta’ awditjar limitati tad-DĠ AGRI.

L-IAS innota wkoll li l-pjanijiet ta’ awditjar ma kinux biżżejjed appoġġjati minn valutazzjonijiet tar-riskju u li kien hemm xogħol ta' awditjar pendenti sinifikanti (13 % tal-impenji tal-2007-2010 għadhom miftuħa), minkejja l-isforzi tad-DĠ biex jitnaqqas. L-IAS irrakkomanda li d-DĠ AGRI jiżviluppa u jifformalizza l-istrateġija ta’ kontroll tiegħu, ifassal mill-ġdid il-valutazzjonijiet tar-riskju tiegħu skont il-miri stabbiliti, u jiżgura monitoraġġ xieraq permezz ta' indikaturi ewlenin ta' prestazzjoni kwantitattivi u kwalitattivi aħjar li d-divulgazzjoni tagħhom fl-AAR għandha tittejjeb.

Id-DĠ aċċetta r-rakkomandazzjonijiet kollha u l-IAS ivvaluta l-pjan ta’ azzjoni tiegħu bħala sodisfaċenti.

4.3.        Il-Koeżjoni

(REGIO, EMPL)

Twettqu erba’ awditi fl-2012 biex jipprovdu aċċertament mill-ġdid dwar l-isforzi li kienu qed jagħmlu d-DĠs biex jiġu indirizzati r-rati għoljin ta’ żball, partikolarment fid-DĠ REGIO. Għall-ewwel darba, l-IAS akkumpanja[13] l-awdituri tad-DĠ fil-missjonijiet tagħhom fl-Istati Membri.

4.3.1.     L-għeluq tal-Perjodu ta’ Pprogrammar 2000-06 (DĠ REGIO, DĠ EMPL)

Huwa essenzjali li d-DĠs ikollhom proċess ta’ għeluq ippjanat tajjeb biex juru li jinstabu l-iżbalji u l-irregolaritajiet kollha u li dawn jiġu kkoreġuti.

Għalkemm id-DĠs ħejjew u mexxew il-proċess ta’ għeluq għall-Fond Ewropew għall-Iżvilupp Reġjonali (DĠ REGIO) u għall-Fond Soċjali Ewropew (DĠ EMPL) tajjeb, jeħtieġ li jsir titjib fl-ippjanar, il-metodoloġija u l-gwida, partikolarment meta jħejju għall-għeluq tal-perjodu ta’ pprogrammar 2007-2013 u li jkun hemm dokumentazzjoni aħjar li tipprovdi evidenza aħjar tal-kontrolli fuq id-dokumenti tal-għeluq.

L-awditu dwar l-għeluq tal-proġetti tal-Fond ta’ Koeżjoni (FK) fid-DĠ REGIO identifika inkonsistenzi u lakuni fil-proċess ta’ valutazzjoni. Minħabba l-għadd kbir ta’ proġetti u xogħol li għad irid isir, dawn għandhom jiġu indirizzati għall-bqija tal-proċess ta’ għeluq. F’dan ir-rigward, ġew stabbiliti mudelli armonizzati għall-analiżi tad-dikjarazzjonijiet ta’ stralċ mill-21 ta' Diċembru 2012. Dawn tfasslu biex jindirizzaw il-lakuni speċifiċi identifikati mill-IAS, partikolarment il-koordinazzjoni bejn l-unità ta' awditjar u l-unità ġeografika u l-iżgurar li jkun hemm konsistenza fil-valutazzjoni kwalitattiva tad-dokumenti ta’ għeluq.

Dawn l-awditi pprovdew ukoll lid-DĠs bi tfakkira f’waqtha tal-ħtieġa li jirrappurtaw dwar l-effikaċja tal-proċess ta’ għeluq għall-perjodu 2000-2006 u li juru l-kapaċità korrettiva pluriennali tal-istrateġija ta’ kontroll[14].

Id-DĠ aċċetta r-rakkomandazzjonijiet kollha u l-IAS ivvaluta l-pjanijiet ta’ azzjoni tiegħu bħala sodisfaċenti.

4.3.2.     L-implimentazzjoni tal-Programmi tal-2007-2013 (DĠ REGIO)

Wara li ra r-rati għolja ta’ żball fil-Koeżjoni, l-IAS wettaq awditu dwar l-implimentazzjoni tal-perjodu ta’ pprogrammar 2007-2013 għall-programmi tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp Reġjonali (FEŻR) u tal-Fond ta’ Koeżjoni biex jivvaluta sa liema punt id-DĠ REGIO kien stabbilixxa u rrappurta rati affidabbli ta’ żball u sa liema punt ittieħdu miżuri suffiċjenti u xierqa sabiex jitnaqqsu r-rati għolja ta’ żball.

L-IAS semma l-isforzi li għamel id-DĠ REGIO biex isaħħaħ il-miżuri korrettivi u jnaqqas ir-rati ta’ żball, iżda enfasizza r-riskju inerenti għoli ħafna involut meta d-DĠ ikollu jiddependi ħafna fuq l-awtoritajiet tal-awditjar tal-Istati Membri. Minkejja l-isforzi li diġà saru, dan xorta jirrappreżenta sfida ewlenija għad-DĠ. Dawn l-awtoritajiet interpretaw il-gwida b’modi differenti, partikolarment fir-rigward tal-kampjunar statistiku u l-kopertura tal-univers tal-awditjar[15]. Barra minn hekk, jeħtieġ li d-DĠ itejjeb il-kontrolli tiegħu stess fuq ir-rapporti ta’ kontroll annwali tal-awtoritajiet tal-awditjar, biex jiżgura li l-awdituri jkunu jistgħu jaslu għal konklużjonijiet dwar l-impatt tal-affidabbiltà tar-rati ta’ żball mill-awditi tal-Istati Membri.

L-IAS sab varjazzjonijiet sinifikanti fil-livell u l-profondità tat-testijiet fuq il-post. Filwaqt li jiġi rikonoxxut li d-DĠ REGIO jeħtieġ li jkollu approċċ ibbażat fuq ir-riskju, ix-xogħol fuq il-post huwa ta’ importanza tant kruċjali għall-proċess ta’ aċċertament tiegħu li dawn l-inkonsistenzi jridu jiġu indirizzati sabiex jiġi minimizzat ir-riskju li ma jiġux skoperti n-nuqqasijiet u/jew l-iżbalji u l-irregolaritajiet fis-sistema.

Il-partijiet awditjati aċċettaw ir-rakkomandazzjonijiet kollha u l-IAS ivvaluta l-pjan ta’ azzjoni tagħhom bħala sodisfaċenti.

4.4.        Ir-riċerka, l-enerġija u t-trasport[16]

(EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER)

4.4.1.     L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ ENER)

Ir-rieżami tal-kontrolli fid-DĠ ENER kopra l-kontrolli ex ante u ex post. Huwa sab li jridu jiġu provduti dokumenti ta’ ħidma tal-awditjar kompluti u konsistenti fil-fajls ta' wara l-awditu. Sussegwentement, l-IAS irrakkomanda li d-DĠ ENER juża programm standardizzat ta’ awditjar u jipproduċi evidenza aħjar għar-rieżami u għall-approvazzjoni tal-kwistjonijiet tal-awditjar. Ir-rakkomandazzjonijiet ġew aċċettati u l-pjan ta’ azzjoni ġie vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.5.        L-Għajnuna Esterna, l-Iżvilupp u t-Tkabbir

(DEVCO, ECHO, ELARG, FPI)

4.5.1.     L-istabbiliment ta’ organizzazzjoni interna fid-delegazzjonijiet tal-UE (DĠ DEVCO)

Il-ħolqien tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) ħtieġ l-istabbiliment ta’ għadd ta’ strutturi u proċessi ġodda, li jinvolvu l-Kwartieri Ġenerali u d-Delegazzjonijiet. L-għan ġenerali ta’ dan ir-rieżami limitat kien li jiġu vvalutati l-proċeduri stabbiliti bejn il-Kummissjoni Ewropea u s-SEAE biex tiġi żgurata l-ġestjoni finanzjarja tajba tal-baġit għall-għajnuna esterna implimentat permezz tad-Delegazzjonijiet tal-UE.

L-IAS stieden lid-DĠ DEVCO biex jikkunsidra jekk il-ħolqien ta’ funzjoni ta’ maniġment intermedju — partikolarment fl-akbar delegazzjonijiet tal-UE — jistax jgħin lill-Kap tad-Delegazzjoni fil-ġestjoni tal-assistenza finanzjarja esterna. Se jkun hemm awditu tal-implimentazzjoni effettiva ta’ dawn l-arranġamenti riveduti minħabba l-modifiki kontinwi fil-proċeduri (pereżempju ċirkwiti finanzjarji riveduti) u l-implimentazzjoni ta’ struttura ta' kontroll intern riveduta fid-Delegazzjonijiet[17] fiż-żmien tar-rieżami limitat.

4.6.        L-edukazzjoni u ċ-ċittadinanza

(COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST)

4.6.1.     Il-Programm ta’ Tagħlim Tul il-Ħajja (LLP) (DĠ EAC/EACEA)

L-għan tal-awditu kien li jivvaluta jekk l-istrateġija ta’ kontroll fis-seħħ fl-EACEA għall-ġestjoni tal-Programm tal-LLP jippermettilhiex tikseb aċċertament raġonevoli dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet finanzjarji sottostanti u li tivvaluta l-adegwatezza, l-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistema ta’ kontroll intern tad-DĠ EAC għat-twettiq tar-rwol superviżorju tiegħu bħala DĠ prinċipali fl-implimentazzjoni tal-programm tal-Aġenzija.

Id-disinn tal-proċess ta’ pagamenti finali[18] huwa organizzat u stabbilit sew fl-EACEA, iżda l-awditu enfasizza implimentazzjoni inkonsistenti tal-istrateġija ta’ kontroll ibbażata fuq ir-riskju u nonkonformità mar-regola ta' nonretroattività.

Is-sistema ta’ kontroll intern għall-eżerċizzju tar-rwol superviżorju tad-DĠ EAC bħala DĠ prinċipali ġiet ivvalutata bħala xierqa, effiċjenti u effikaċi, għalkemm nuqqasijiet, bħal pereżempju n-nuqqas ta’ strateġija ta' superviżjoni aġġornata, il-lakuni fid-dokumentazzjoni tal-arranġamenti superviżorji u n-nuqqas ta’ indikaturi ewlenin tal-prestazzjoni, jagħmluha diffiċli biex wieħed jivvaluta jekk il-politika ta' superviżjoni strateġika inkisbitx. L-involviment dirett tad-DĠ EAC fil-ġestjoni operattiva tal-Programm tal-LLP jista' ma jkunx l-aktar użu effiċjenti tar-riżorsi.

Id-DĠ EAC u l-EACEA aċċettaw ir-rakkomandazzjonijiet kollha u l-EACEA u l-pjanijiet ta’ azzjoni ġew ivvalutati bħala sodisfaċenti.

4.6.2.     L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ HOME)

L-IAS enfasizza nuqqasijiet fil-monitoraġġ tal-proċeduri ta' għeluq tad-DĠ HOME, speċjalment fin-nuqqas ta’ għodod adegwati għall-monitoraġġ kif suppost tal-ġestjoni ta’ numru kbir ta’ proċessi ta' għeluq tal-programm annwali. Barra minn hekk, id-DĠ HOME ma kienx qiegħed jirreġistra s-sottomissjoni tard tad-dokumenti ta’ għeluq b’mod korrett bħala avvenimenti ta' nonkonformità. L-IAS irrakkomanda li d-DĠ jikkonforma mar-rekwiżiti tal-Istandards tal-Kummissjoni dwar il-Kontroll Intern. Id-DĠ għandu jsaħħaħ is-sistemi ta’ ġestjoni u kontroll tiegħu u jirrevedi l-proċeduri tiegħu permezz ta’ lista ta' kontroll għall-għeluq u l-linji gwida għad-dokumenti tal-għeluq fil-fajl.

L-IAS identifika wkoll nuqqasijiet fl-istrateġija tal-awditjar ex post tad-DĠs, u rrakkomanda li tiġi introdotta metodoloġija sabiex ir-riżultati tal-awditi ex post jkunu jistgħu jiġu inklużi fil-mudell ta' aċċertament tad-DĠ għall-AAR. Il-pjan ta’ azzjoni relatat huwa vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.6.3.     Il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-Liġi tal-UE (DĠ JUST)

Il-kontroll fuq l-applikazzjoni korretta tal-Istati Membri tal-leġiżlazzjoni tal-UE huwa wieħed mill-attivitajiet ċentrali tal-Kummissjoni, kif stipulat fit-Trattat. L-"acquis communautaire" u l-oqsma ta’ politika tad-DĠ JUST, awditjati fl-2012, jirriżultaw f'aktar minn 10 % tal-każijiet ta’ ksur attivi fil-Kummissjoni kollha. L-awdituri rrikonoxxew il-livell tajjeb ta' maturità u l-isforzi kontinwi tad-DĠ, iżda enfasizzaw xi nuqqasijiet fl-ippjanar strateġiku u l-proċeduri tal-ipprogrammar tagħhom, partikolarment fil-kopertura mogħtija lill-kwistjoni fil-Pjanijiet ta’ Ġestjoni u l-AARs. Konsegwentement, ir-riżorsi allokati għal din l-attività, u l-evalwazzjoni tal-prestazzjoni tagħhom, mhumiex mill-aqwa, minkejja l-importanza u d-daqs tagħha. Il-pjan ta’ azzjoni relatat huwa vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.7.        L-Affarijiet Ekonomiċi u Finanzjarji

(COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE)

4.7.1.     L-implimentazzjoni mill-FEI tal-Programm CIP (DĠ ECFIN)

Bħala parti mill-Programm Qafas għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni (CIP) usa' u mill-Programm għall-Intraprenditorjat u l-Innovazzjoni (EIP), il-Faċilità għall-SMEs Innovattivi u b'Rata Għolja ta' Tkabbir (GIF) hija strument finanzjarju Komunitarju għall-impriżi żgħar u ta’ daqs medju. Il-Fond Ewropew għall-Investiment (FEI) jimplimenta l-GIF f’isem il-Kummissjoni fuq il-bażi ta’ Ftehim dwar il-Ġestjoni Fiduċjarja (FMA).

L-għan tal-awditu kien li jivvaluta kemm fil-fatt l-FEI jimplimenta l-GIF b'mod effikaċi, u b’mod partikolari, (i) kif l-FEI jikkonforma mal-FMA u (ii) kemm fil-fatt id-DĠ ECFIN jissorvelja effikaċement u effiċjentement il-GIF sabiex din tikseb l-għanijiet speċifiċi tagħha.

L-awditu enfasizza żewġ kwistjonijiet:

(i) nuqqasijiet fl-indikaturi użati biex jirriflettu l-għanijiet tal-istrument finanzjarju, u

(ii) id-definizzjoni tal-avvenimenti li jikkostitwixxu bidla materjali fl-FMA.

Id-DĠ ECFIN aċċetta r-rakkomandazzjonijiet kollha u l-pjanijiet ta’ azzjoni ġew ivvalutati bħala sodisfaċenti.

4.7.2.     L-operazzjonijiet barra l-baġit (DĠ ECFIN)

Bħala konsegwenza tal-kriżi finanzjarja u tad-dejn sovran, l-Unjoni Ewropea ħolqot strumenti finanzjarji ġodda biex jaġixxu bħala mutwatarju u biex jisilfu l-flus lill-Istati Membri b’diffikultajiet finanzjarji. Il-Kummissjoni Ewropea tħaddem il-Mekkaniżmu Ewropew ta' Stabbilizzazzjoni Finanzjarja, programm ta’ assistenza finanzjarja li bih tista’ tagħti self u tiffinanzja dan is-self billi joħroġ strumenti ta’ dejn fis-swieq kapitali.

L-awditu enfasizza żewġ kwistjonijiet fil-ġestjoni tal-istrument il-ġdid:

(i) id-DĠ ECFIN qed jiffaċċja sfidi interni u esterni ġodda li għalihom il-prattiki ta' ġestjoni tar-riskju normali ma kinux adattati. L-iżvilupp tal-kontrolli fl-oqsma tal-appoġġ loġistiku, is-sigurtà fl-IT u l-ġestjoni tad-dokumenti kien għadu lura, u

(ii) minħabba l-ambjent li fih iseħħu l-operazzjonijiet tad-DĠ ECFIN, dan qed jiffaċċja l-isfida li jattira lejh u jżomm persunal kompetenti mingħajr ma jpoġġi f'riskju l-kontinwità tan-negozju.

Dawn in-nuqqasijiet jistgħu jaffettwaw il-kontinwità tan-negozju u l-effiċjenza u l-effikaċja tal-operazzjonijiet u jirriżultaw f’li l-Kummissjoni tkun esposta għal riskju għoli għar-reputazzjoni tagħha.

Biex jindirizza r-rakkomandazzjonijiet tal-IAS, id-DĠ ECFIN wettaq eżerċizzju ta' valutazzjoni tar-riskju komprensiv dwar kif qed jimplimenta l-kompiti l-ġodda tiegħu.

4.7.3.     L-awditi tal-Istrateġija ta’ Kontroll (DĠ ENTR)

Dan l-awditu kopra l-kontrolli ex ante u ex post. L-IAS irrakkomanda li d-DĠ ENTR isaħħaħ ir-rwol tal-koordinatur ta’ kontroll intern. Barra minn hekk, il-ġestjoni tad-dokumenti u r-reġistrazzjoni tal-eċċezzjonijiet għandhom jitjiebu. Il-pjan ta’ azzjoni tad-DĠ ġie vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.7.4.     Il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-Liġi tal-UE (DĠ TAXUD)

L-IAS wettaq awditu fid-DĠ TAXUD dwar il-monitoraġġ tal-implimentazzjoni tal-liġi tal-UE. Minkejja numru ta’ punti tajbin, bħal pereżempju esperjenza professjonali b’saħħitha u sfond ta’ persunal li jimmaniġġja l-każijiet u prijoritizzazzjoni effikaċi tax-xogħol, l-awditu enfasizza xi nuqqasijiet.

Id-DĠ TAXUD huwa wieħed mit-tliet oqsma ta' politika l-aktar suxxettibbli għal ksur, b’aktar minn 12 % tal-każijiet kollha ta’ ksur attivi fil-Kummissjoni kollha, iżda dan mhuwiex rifless kompletament fil-Pjan ta’ Ġestjoni, jew fir-Rapport Annwali tal-Attività. Jeħtieġ li jsir titjib fil-kejl tal-prestazzjoni f’din l-attività. L-IAS irrakkomanda wkoll li tiġi żgurata koordinazzjoni aħjar bejn l-unitajiet biex tiġi mmonitorjata l-applikazzjoni tal-liġi tal-UE b’mod aktar effikaċi fil-qasam tad-Dwana. Il-pjan ta’ azzjoni tad-DĠ ġie vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.8.        Servizzi ġenerali u Riżorsi Umani

(HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG)

4.8.1.     Il-produzzjoni, l-iżvilupp u t-tixrid tad-dejta statistika (DĠ ESTAT)

Id-DĠ ESTAT (Eurostat) huwa fdat bir-responsabbiltà li jiżgura l-produzzjoni tal-istatistika Ewropea skont ir-regoli u l-prinċipji tal-istatistika stabbiliti[19] u permezz tal-konformità mal-Kodiċi ta’ Prattika tal-Istatisika Ewropea[20].

In-nuqqas ta’ koordinazzjoni bejn id-DĠs għall-politika u l-Eurostat fix-xogħol ta' statistika ġie inkluż fir-reġistru tad-DĠ ESTAT tal-2011 bħala riskju kritiku.

L-għan ta’ dan l-awditu kien li jivvaluta l-adegwatezza, l-effikaċja u l-effiċjenza tal-proċessi relatati mal-produzzjoni, l-iżvilupp u t-tixrid tal-istatistika ġestita mid-DĠ ESTAT (f’koordinazzjoni ma’ DĠs u Servizzi oħra tal-Kummissjoni).

Il-kwistjonijiet identifikati li jistgħu jwasslu għal inkonsistenzi, lakuni/irduppjar, kwalità baxxa ta’ dejta u xkiel għall-kontinwità tan-negozju kienu:

(i) nuqqas ta’ definizzjoni ċara u fehim komuni tat-terminu “statistika” fil-Kummissjoni;

(ii) nuqqas ta' allinjament tal-Programm Statistiku Komunitarju tal-Eurostat maċ-ċiklu ta’ ppjanar strateġiku tal-Kummissjoni;

(iii) il-fatt li r-rwol u r-responsabbiltà tal-Eurostat mhumiex magħrufa u rikonoxxuti bis-sħiħ,

(iv) l-ebda aċċertament dwar il-limitu tal-konformità mal-Kodiċi ta’ Prattika tal-Istatistika Ewropea, u

(v) nuqqas ta’ koordinazzjoni fil-livell tal-Kummissjoni dwar l-użu ta’ fornituri esterni tas-servizzi tal-istatistika.

Wara l-awditu, il-Kummissjoni adottat Deċiżjoni ġdida dwar l-Eurostat (2012/504/UE) fis-17 ta' Settembru 2012 li tindirizza ħafna mis-sejbiet ta’ hawn fuq. Il-pjan ta’ azzjoni tqies bħala sodisfaċenti.

4.9.        L-awditi tal-IT

L-IAS wettaq diversi awditi fil-qasam tal-IT, u dan jirrifletti l-kontribut tal-IAS lill-monitoraġġ kumplessiv tas-sigurtà u l-vijabbiltà teknoloġika tal-Kummissjoni.

4.9.1.     Il-ġestjoni tas-sistemi lokali tal-IT (DĠ DEVCO, DĠ TRADE)

L-awditi tal-IT lokali fid-DĠ DEVCO u d-DĠ TRADE eżaminaw mill-ġdid il-ġestjoni effikaċi u effiċjenti tal-attivitajiet tal-IT u sabu unitajiet tal-IT stabbiliti sew. Ir-rapporti tal-awditi għamlu enfasi partikolari fuq l-importanza tal-implimentazzjoni ta' governanza effikaċi tal-IT u ta' ġestjoni tar-riskju tal-IT aħjar u l-importanza tal-protezzjoni tal-kunfidenzjalità tal-informazzjoni pproċessata (DĠ TRADE) u tat-tisħiħ tal-qafas tas-sigurtà tal-IT biex jiġi minimizzat il-ksur tas-sigurtà (DĠ DEVCO).

4.9.2.     Il-governanza u l-prestazzjoni tal-IT (DĠ SANCO/EAHC)

Id-DĠ SANCO għandu baġit tal-IT pjuttost għoli u jiffinanzja l-biċċa l-kbira tan-nefqiet tiegħu għall-IT mill-approprjazzjonijiet operattivi. Wara l-awditu preċedenti[21], ġie nnutat titjib sinifikanti fil-maturità ġenerali tal-kontrolli ġenerali tal-IT. Dan l-awditu ffoka fuq l-aspetti ta' governanza, prestazzjoni u kwalità. Twettaq rieżami aktar limitat għall-EAHC, filwaqt li tqies il-baġit tal-IT ħafna iżgħar tagħha.

L-awdituri sabu li:

(i) id-DĠ SANCO għad ma għandux pjan strateġiku tal-IT kumplessiv fuq terminu twil/jew strateġija dokumentata li tinkludi l-EAHC, li jispjega kif se jappoġġja l-proċessi tan-negozju f’dan il-perjodu ta’ żmien. Għalkemm il-Pjan Direttur tal-IT u l-Pjan ta’ Ġestjoni jinkludu xi indikaturi tal-prestazzjoni ewlenin ta' livell għoli, ma hemm l-ebda proċess kumplessiv ta’ ġestjoni tal-prestazzjoni, u

(ii) l-EAHC għandha tifformalizza xi proċeduri ewlenin (il-ġestjoni tal-bidla, tal-prestazzjoni u tal-kwalità).

Il-pjan ta’ azzjoni huwa vvalutat bħala sodisfaċenti.

4.9.3.     Orizzont 2020 (DĠ RTD, DĠ CNECT, ERCEA)

Il-programm emblematiku "Orizzont 2020" għar-riċerka u l-innovazzjoni għandu l-għan li jiżgura l-kompetittività kumplessiva tal-Ewropa u huwa mutur għall-ħolqien ta' tkabbir u impjiegi ġodda. Bosta proġetti tal-IT ġew żviluppati biex jappoġġjaw il-ġestjoni ta’ dan il-proġett, bid-DĠ RTD bħala s-sid tas-sistema u d-DĠ CNECT u l-ERCEA bħala maniġers tan-negozju.

L-IAS fassal żewġ rakkomandazzjonijiet importanti ħafna:

(i) il-ħtieġa għal aktar integrazzjoni tas-sistema ta’ informazzjoni biex l-inizjattiva tkun tista' tkompli tagħmel progress; inkluża l-ħtieġa għal proċeduri ċari u governanza kumplessiva tal-IT permezz ta’ Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġett tal-IT, u

(ii) il-ħtieġa li d-DĠ RTD jiddefinixxi aħjar il-ħidma fuq il-proġett u l-pjan tar-riżorsi tiegħu.

Peress li l-Orizzont 2020 huwa inizjattiva ġdida u trasversali, l-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet tista' tinvolvi d-DĠ DIGIT u DĠs ta’ riċerka oħra.

Id-DĠ RTD żviluppa pjan ta’ azzjoni li ġie vvalutat bħala wieħed sodisfaċenti.

5.           Konsultazzjoni mal-Panil speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji tal-Kummissjoni

Fl-2012 ma ġew irrappurtati l-ebda problemi sistemiċi mill-Panil speċjalizzat dwar l-Irregolaritajiet Finanzjarji skont l-Artikolu 73(6)[22] tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej.

6.           Konklużjonijiet

L-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta’ azzjoni mfassla bi tweġiba għall-awditi tal-IAS f'din is-sena u fis-snin preċedenti tikkontribwixxi għal titjib kostanti fil-qafas ta’ kontroll intern tal-Kummissjoni.

Is-servizzi tal-Kummissjoni għalhekk intalbu jiżguraw li ħadu azzjoni dwar ir-rakkomandazzjonijiet li rriżultaw mill-awditi. L-IAS se jwettaq awditi ta’ segwitu dwar it-twettiq tal-pjanijiet ta’ azzjoni li se jiġu eżaminati mill-Kumitat tal-Progress tal-Awditi, li se jinforma lill-Kulleġġ kif xieraq.

L-IAS, f’koordinazzjoni mill-qrib mal-IACs kollha, fassal Pjan Strateġiku tal-Awditu ġdid li jkopri l-perjodu bejn l-2013 u l-2015. L-IAS se jkompli jiffoka fuq l-awditi finanzjarji/tal-konformità u tal-IT u se jżid ukoll l-attivitajiet ta' awditjar tal-prestazzjoni.

[1]               Ir-rapporti tal-awditi u tal-konsulenza li ġew iffinalizzati sal-1 ta' Frar 2013 huma inklużi f’dan ir-Rapport.

[2]               Ir-Rapport ma jkoprix l-Aġenziji Ewropej deċentralizzati, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna jew korpi oħra awditjati mill-IAS, li jirċievu rapporti annwali separati.

[3]               Mitlub mill-Istandard ta' Prestazzjoni 2060 tal-Istandards Internazzjonali għall-Prattika Professjonali tal-Awditjar Intern (Standards) ippromulgat mill-FII.

[4]               COM(2013) 334 final.

[5]               Impenn wieħed jista’ jirriżulta f’diversi rapporti tal-awditi f’każ li l-impenn ikopri aktar minn Direttorat Ġenerali jew Servizz wieħed bħala l-parti awditjata.

[6]               Kien hemm erba' rakkomandazzjonijiet li ġew biss parzjalment aċċettati.

[7]               Minn dawn id-29 rakkomandazzjoni, tnejn inħarġu fl-2006 u u l-maniġment irrapporta li waħda minnhom ilha "tiġi implimentata" sa minn Marzu 2013.

[8]               Id-data ta' skadenza hija l-1 ta’ Frar 2013.

[9]               L-oqsma minuri fejn irid isir titjib li nstabu kienu sottomessi għall-attenzjoni tad-DĠ permezz ta’ ittra għall-maniġment. Id-DĠs inklużi fil-kampjun wieġbu fil-pożittiv għal din l-ittra, u impenjaw ruħhom li jqisu l-kummenti tal-IAS — sa fejn huwa possibbli — mill-eżerċizzju attwali tal-AAR.

[10]             Il-Kummissjoni kienet ipproponiet tnaqqis tal-persunal f’kull Istituzzjoni, korp u aġenzija ta’ 5 % matul il-perjodu ta' bejn l-2013 u l-2017 billi ma jiġux sostitwiti xi wħud mill-membri tal-persunal li jitilqu (li jirtiraw jew li jiskadilhom il-kuntratt). Il-Kummissjoni stabbilixxiet ukoll mekkaniżmu biex jiġu rilokati l-karigi sabiex tilħaq il-prijoritajiet tagħha, abbażi ta’ imposta lineari ta' 1 % fuq il-kwoti bażiċi kollha tal-impjiegi.

[11]             Il-kost tas-servizzi tad-DĠs/Servizzi lil DĠs/Servizzi oħra jew istituzzjonijiet li huma trasferiti mil-linja baġitarja tal-klijent għal dik tal-fornitur (ordnijiet ta’ rkupru, kodelegazzjonijiet u subdelegazzjonijiet inkroċjati). Ma hemm l-ebda ċifra kkonsolidata li tipprovdi ħarsa ġenerali tal-ammonti ritrasferiti lill-klijenti interni u esterni mill-fornituri tas-servizzi tal-Kummissjoni.

[12]             Il-kost tas-servizzi tad-DĠs/Servizzi lil DĠs/Servizzi oħra jew istituzzjonijiet li huma trasferiti mil-linja baġitarja tal-klijent għal dik tal-fornitur (ordnijiet ta’ rkupru, kodelegazzjonijiet u subdelegazzjonijiet inkroċjati). Ma hemm l-ebda ċifra kkonsolidata li tipprovdi ħarsa ġenerali tal-ammonti ritrasferiti lill-klijenti interni u esterni mill-fornituri tas-servizzi tal-Kummissjoni.

[13]             Fl-Awditu dwar l-implimentazzjoni tal-Perjodu ta’ Pprogrammar għas-snin 2007-13 fid-DĠ REGIO.

[14]             Ġie ppreżentat rapport dwar il-kapaċità korrettiva tal-korrezzjonijiet finanzjarji għall-perjodu 2000-2006 lill-COCOBU fit-12 ta' April 2013.

[15]             Id-DĠ REGIO ittrażmetta gwida aġġornata dwar il-kampjunar lill-Awtoritajiet tal-Awditjar fl-4 ta' April 2013. Organizza wkoll sessjonijiet ta' ħidma indirizzati lil dawn il-korpi f’Novembru 2012 fi Brussell u twettqu seminars fl-2013 f’xi Stati Membri (l-Italja, Spanja, il-Ġermanja, is-Slovakkja u r-Repubblika Ċeka).

[16]             Fl-2011 twettaq xogħol ta' awditjar estensiv f’dan il-qasam ta’ politika, b’mod partikolari dwar l-istrateġiji ta’ kontroll.

[17]             Pereżempju Rapporti Dwar il-Ġestjoni tal-Assistenza Esterna riveduti, dikjarazzjoni ta’ aċċertament mill-Kapijiet tad-Delegazzjoni.

[18]             Minbarra l-pagamenti finali tal-baġit amministrattiv u tal-akkwist pubbliku, kif ukoll dawk il-partijiet tal-LLP implimentati permezz tal-Aġenziji Nazzjonali fl-Istati Membri.

[19]             Ir-Regolament (KE) Nru 223/2009, l-Artikolu 6.

[20]             COM(2005) 0217 final.

[21]             L-awditu tal-IT tal-2006 dwar "Sistemi tal-informazzjoni fuq skala kbira”.

[22]             L-Artikolu 117, RAP jistipula: "Dak ir-rapport annwali [jiġifieri r-rapport 99(3)] jsemmi wkoll kwalunkwe problema sistemika li tiġi osservata mill-grupp speċjalizzat imwaqqaf skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament Finanzjarju.