1.   Din id-Deċiżjoni tistipula l-kundizzjonijiet għat-trattament tal-informazzjoni klassifikata tal-UE (IKUE) ta’ livell RESTREINT UE/EU RESTRICTED (3) b’konformità mad-Deċiżjoni Nru 41-2021.

2.   Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għad-dipartimenti kollha u għall-bini kollu tal-Qorti tal-Awdituri. Hija tapplika wkoll għall-Awli u l-Kumitati tagħha, li huma inklużi fit-terminu “dipartimenti” għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni.

1.   L-aċċess għal informazzjoni kklassifikata bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED jista’ jingħata wara li:

2.   It-trainees tal-Qorti tal-Awdituri ma għandhomx jingħataw kompiti li jirrikjedu aċċess għal informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3.   L-aċċess ma għandux jingħata jew jiġi permess lil kategoriji oħra tal-persunal skont it-tabella li tinsab fl-Anness.

1.   Il-persunal li jabbozza dokument abbażi tal-informazzjoni fit-tifsira tal-Artikolu 1, fil-kuntest tal-paragrafu 6 tal-Artikolu 3 tad-Deċiżjoni Nru 41-2021 jew mod ieħor, għandu dejjem jikkunsidra l-ħtieġa li d-dokumenti tagħhom jiġu klassifikati. Il-klassifikazzjoni ta’ dokument bħala IKUE għandha tinvolvi valutazzjoni u deċiżjoni mill-oriġinatur dwar jekk l-iżvelar tad-dokument lil persuni mhux awtorizzati jikkawżax preġudizzju għall-interessi tal-Unjoni Ewropea jew ta’ Stat Membru wieħed jew aktar. Jekk l-abbozzaturi jkollhom dubju dwar jekk id-dokument li jkunu qegħdin jabbozzaw ikunx jeħtieġ li jiġi klassifikat bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED, huma għandhom jikkonsultaw mal-Maniġer Prinċipali jew mad-Direttur responsabbli.

2.   Dokument għandu jiġi kklassifikat bħala mill-inqas RESTREINT UE/EU RESTRICTED fil-każ li l-iżvelar mhux awtorizzat tiegħu jwassal għal, fost l-oħrajn:

3.   L-oriġinaturi jistgħu jiddeċiedu li jattribwixxu livell standard ta’ klassifikazzjoni għal kategoriji ta’ informazzjoni li joħolqu fuq bażi regolari. Madankollu, huma għandhom jiżguraw li biċċiet ta’ informazzjoni individwali jiġu assenjati l-livell ta’ klassifikazzjoni li jixirqilhom.

1.   L-informazzjoni għandha tiġi kklassifikata minnufih malli tiġi prodotta. Noti personali, abbozzi preliminari jew messaġġi li jkun fihom informazzjoni li teħtieġ il-klassifikazzjoni fil-livell ta’ RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandhom jiġu mmarkati bħala tali mill-bidu nett, u għandhom jiġu prodotti u ttrattati b’konformità ma’ din id-Deċiżjoni.

2.   Jekk id-dokument aħħari ma jkunx għadu jeħtieġ il-livell ta’ klassifikazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, dan għandu jiġi deklassifikat.

1.   B’konformità mal-Artikolu 3(1) tad-Deċiżjoni Nru 41-2021, il-livell ta’ klassifikazzjoni ġenerali ta’ dokument għandu mill-inqas ikun għoli daqs dak tal-komponent tiegħu li jkollu l-ogħla klassifikazzjoni. Meta tinġabar l-informazzjoni minn diversi sorsi, id-dokument aggregat aħħari għandu jiġi rrieżaminat biex jiġi ddeterminat il-livell ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà ġenerali tiegħu, peress li jista’ jkun jeħtieġ klassifikazzjoni ogħla minn dik tal-partijiet komponenti tiegħu.

2.   Id-dokumenti li jkun fihom partijiet klassifikati jew mhux klassifikati għandhom jiġu strutturati u mmarkati b’mod li l-komponenti b’livelli differenti ta’ klassifikazzjoni u/jew sensittività jkunu jistgħu jiġu identifikati u jitneħħew faċilment jekk ikun meħtieġ. Dan għandu jippermetti li kull parti tiġi ttrattata b’mod xieraq meta titneħħa mill-komponenti l-oħra.

1.   L-informazzjoni li teħtieġ klassifikazzjoni għandha tiġi mmarkata u ttrattata bħala tali, tkun xi tkun is-sura fiżika tagħha. Il-livell ta’ klassifikazzjoni għandu jiġi kkomunikat b’mod ċar lir-riċevituri, jew b’marka ta’ klassifikazzjoni, jekk l-informazzjoni titwassal bil-miktub, kemm jekk din tkun fuq karti, fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data jew f’Sistema ta’ Komunikazzjoni u Informazzjoni (SKI), jew bi tħabbira, jekk l-informazzjoni tingħata bil-fomm, bħal f’konverżazzjoni jew preżentazzjoni. Il-materjal klassifikat għandu jiġi mmarkat fiżikament sabiex il-klassifikazzjoni tas-sigurtà tiegħu tkun tista’ tiġi identifikata faċilment.

2.   Fid-dokumenti, il-marka ta’ klassifikazzjoni sħiħa RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tinkiteb b’ittri kapitali, u kollha kemm hi, bil-Franċiż u bl-Ingliż (l-ewwel bil-Franċiż), b’konformità mal-paragrafu 3. Il-marka ma għandhiex tiġi tradotta f’lingwi oħra.

3.   Il-marka ta’ klassifikazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha titwaħħal kif ġej:

4.   Meta jinħoloq dokument RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

1.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED jista’ jkollhom marki oħrajn jew “diżinjaturi tas-sigurtà”, li jispeċifikaw, pereżempju, il-qasam li miegħu jkun relatat id-dokument, jew li jindikaw distribuzzjoni partikolari fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ tagħrif. Pereżempju:

2.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED jista’ jkollhom twissija dwar is-sigurtà li tagħti struzzjonijiet speċifiċi dwar it-trattament u l-ġestjoni tad-dokumenti.

3.   Kull fejn possibbli, kwalunkwe indikazzjoni għad-deklassifikazzjoni għandha tkun inkluża fuq l-ewwel paġna tad-dokument meta jinħoloq. Pereżempju, tista’ tintuża l-marka li ġejja:

1.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandhom jinħolqu b’mezzi elettroniċi, fejn dawn ikunu disponibbli.

2.   Il-persunal tal-Qorti tal-Awdituri għandu juża sistemi akkreditati ta’ komunikazzjoni u informazzjoni (minn hawn ’il quddiem “SKI”) għall-ħolqien ta’ informazzjoni fil-livell RESTREINT UE/EU RESTRICTED (ara l-Artikolu 6 tad-Deċiżjoni Nru 41-2021). Il-persunal għandu jikkonsulta lill-Uffiċjal tas-Sigurtà tal-Informazzjoni (ISO) jekk ikun hemm xi dubju dwar liema SKI tista’ tintuża. F’konsultazzjoni mal-ISO, jistgħu jiġu applikati proċeduri speċifiċi f’emerġenzi jew f’konfigurazzjonijiet tekniċi speċifiċi.

3.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, fosthom l-abbozzi, b’konformità mal-Artikolu 5, ma għandhomx jintbagħtu permezz ta’ posta elettronika ordinarja u miftuħa, jiġu stampati fuq stampatur jew skanners standard, jew ittrattati fuq l-apparati personali tal-membri tal-persunal. L-istampar ta’ dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED jista’ jsir biss bl-istampaturi u l-kopjaturi konnessi ma’ kompjuters imqabbdin ma’ network jew konnessi ma’ sistema akkreditata.

1.   L-oriġinatur għandu jkollu “kontroll tal-oriġinatur” fuq informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED li jkun ħoloq. Il-kunsens bil-miktub minn qabel tal-oriġinatur għandu jingħata qabel l-informazzjoni tkun tista’ tiġi:

2.   Id-detenturi ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED ingħataw aċċess għall-informazzjoni klassifikata sabiex ikunu jistgħu jwettqu l-kompiti tagħhom. Huma responsabbli għat-trattament, il-ħżin u l-protezzjoni korretti tagħha, skont id-Deċiżjoni Nru 41-2021. Bil-kontra tal-oriġinaturi ta’ informazzjoni klassifikata, id-detenturi ma għandhomx jiġu awtorizzati jiddeċiedu dwar id-deklassifikazzjoni jew ir-rilaxx suċċessiv ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED lil pajjiżi terzi jew lil organizzazzjonijiet internazzjonali.

3.   Jekk l-oriġinatur ta’ biċċa informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma jkunx jista’ jiġi identifikat, id-dipartiment tal-Qorti tal-Awdituri li jkollu dik l-informazzjoni klassifikata għandu jeżerċita l-kontroll tal-oriġinatur. Fil-każ li r-rilaxx ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali jitqies meħtieġ mid-detentur tal-informazzjoni, il-Qorti tal-Awdituri għandha tfittex parir minn waħda mill-Partijiet għal Ftehim dwar is-Sigurtà tal-Informazzjoni ma’ dak l-istess pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali.

1.   L-użu ta’ mezzi movibbli għall-ħżin tad-data għandu jkun ikkontrollat u għandu jingħata rendikont tiegħu. Għandhom jintużaw biss mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu ġew ipprovduti mill-Qorti tal-Awdituri jew minn istituzzjoni, korp jew aġenzija oħra tal-UE u ġew approvati mill-ISO tal-Qorti tal-Awdituri, u li jkunu kriptati minn prodott approvat mill-ISO tal-Qorti tal-Awdituri. Il-mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu personali u dawk li jingħataw b’xejn waqt konferenzi, seminars, eċċ. ma għandhomx jintużaw għat-trasferiment ta’ informazzjoni klassifikata. Fejn possibbli, għandhom jintużaw mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu konformi mal-ispeċifikazzjonijiet tat-Tempest, b’konformità mal-gwida pprovduta mill-ISO.

2.   Meta dokument klassifikat jiġi ttrattat jew jinħażen elettronikament fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data, bħal USB sticks, USB hard drives, CDs, DVDs jew memory cards (inkluż l-SSD (4)), il-marka ta’ klassifikazzjoni għandha tkun viżibbli b’mod ċar fuq l-informazzjoni murija nfisha, kif ukoll fl-isem tal-fajl u fuq il-mezz movibbli għall-ħżin tad-data.

3.   Il-persunal għandu jżomm f’moħħu li meta ammonti kbar ta’ informazzjoni klassifikata jinħażnu fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data, l-apparat jista’ jkun jeħtieġ livell ogħla ta’ klassifikazzjoni.

4.   Huma biss is-SKI li jkunu ġew akkreditati b’mod xieraq li għandhom jintużaw għat-trasferiment ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED lejn u minn mezz movibbli għall-ħżin tad-data.

5.   Meta l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tkun qed titniżżel fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data, għandha tingħata attenzjoni partikolari biex jiġi żgurat li l-mezz ma jkunx fih viruses jew malware qabel it-trasferiment tad-data.

6.   Fejn applikabbli, il-mezz movibbli għall-ħżin tad-data għandu jiġi ttrattat b’mod konformi ma kwalunkwe proċedura operattiva ta’ sigurtà relatata mas-sistema ta’ kriptaġġ li tintuża.

7.   Id-dokumenti fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data li jew ma jkunux għadhom meħtieġa, jew li jkunu ġew ittrasferiti fuq SKI xierqa, għandhom jitneħħew jew jitħassru b’mod sikur bl-użu ta’ prodotti u metodi approvati. Sakemm ma jinżammx imsakkar kif xieraq f’għamara tal-uffiċċju, il-mezz movibbli għall-ħżin tad-data għandu jinqered meta ma jkunx hemm iżjed bżonnu. Kwalunkwe qerda jew tħassir għandhom jużaw metodu li jkun konformi mar-regoli tas-sigurtà tal-Qorti tal-Awdituri. Għandu jinżamm inventarju tal-mezzi movibbli għall-ħżin tad-data, u l-qerda tagħhom għandha tiġi rreġistrata.

1.   B’konformità mal-Artikoli 5(8) u 6(9) tad-Deċiżjoni Nru 41-2021, l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tiġi ttrattata f’Żona Amministrattiva (5), jew f’Żona ta’ Sigurtà fil-Kummissjoni (6) li għall-użu tagħha l-Qorti tal-Awdituri kkonkludiet ftehim dwar il-livell ta’ servizz, kif ġej:

2.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tiġi ttrattata barra minn Żona ta’ Sigurtà jew Żona Amministrattiva, dment li d-detentur jikkommetti ruħu li jikkonforma mal-miżuri ta’ kumpens biex l-informazzjoni tkun protetta mill-aċċess minn persuni mhux awtorizzati. Il-miżuri ta’ kumpens għandhom jinkludu mill-inqas dan li ġej:

3.   Kopja stampata tal-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tinħażen f’għamara tal-uffiċċju msakkra f’Żona Amministrattiva jew f’Żona ta’ Sigurtà. Hija tista’ tinżamm temporanjament barra Żona ta’ Sigurtà jew Żona Amministrattiva, dment li d-detentur jikkommetti ruħu li jikkonforma mal-miżuri ta’ kumpens.

4.   L-ISO jista’ jagħti aktar pariri f’dan ir-rigward.

5.   Kwalunkwe inċident ta’ sigurtà suspettat jew reali li jinvolvi d-dokument għandu jiġi rrappurtat lill-ISO malajr kemm jista’ jkun.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tiġi kkupjata jew tradotta fuq struzzjonijiet mingħand id-detentur, dment li l-oriġinatur ma jkun impona l-ebda twissija. Madankollu, ma għandhomx isiru aktar kopji milli hu strettament meħtieġ.

2.   Meta parti biss minn dokument klassifikat tiġi riprodotta, għandhom japplikaw l-istess kundizzjonijiet għall-ikkupjar tad-dokument sħiħ. Is-siltiet ukoll għandhom jiġu klassifikati bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED, sakemm l-oriġinatur ma jkunx immarkahom speċifikament bħala mhux klassifikati.

3.   Il-miżuri ta’ sigurtà applikabbli għall-informazzjoni oriġinali għandhom jiġu applikati wkoll għall-kopji u t-traduzzjonijiet tagħhom.

1.   Kull fejn possibbli, l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED li jkollha tinħareġ minn Żoni Amministrattivi u tas-Sigurtà għandha tintbagħat elettronikament b’mezzi akkreditati xierqa u/jew tiġi protetta minn prodotti kriptografiċi approvati.

2.   Skont il-mezzi disponibbli jew iċ-ċirkustanzi partikolari, l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tinġarr fiżikament bl-idejn fis-sura ta’ dokumenti stampati jew fuq mezz movibbli għall-ħżin tad-data. L-użu ta’ mezz movibbli għall-ħżin tad-data għat-trasferiment ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandu jiġi ppreferut milli jintbagħtu dokumenti stampati.

3.   Għandhom jintużaw biss mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu kriptati minn prodott li jkun approvat mill-ISO tal-Qorti tal-Awdituri. L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED fuq mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li ma jkunux protetti minn prodott ta’ kriptaġġ li jkun ġie approvat mill-ISO għandha tiġi ttrattata bl-istess mod bħall-kopji stampati.

4.   Kunsinna jista’ jkun fiha aktar minn biċċa informazzjoni waħda bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED, dment li l-prinċipju tal-ħtieġa ta’ tagħrif jiġi rispettat.

5.   L-imballaġġ li jintuża għandu jiżgura li l-kontenut ma jkunx jidher minn barra. L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tinġarr f’imballaġġ opak, bħal envelop, folder opak, jew briefcase. Il-parti ta’ barra tal-imballaġġ ma għandu jkollha l-ebda indikazzjoni dwar in-natura jew il-livell ta’ klassifikazzjoni tal-kontenut tiegħu. Jekk jintuża, is-saff ġewwieni tal-imballaġġ għandu jiġi mmarkat bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Iż-żewġ saffi tal-imballaġ għandu jkollhom l-isem tar-riċevitur intenzjonat, il-kariga u l-indirizz tiegħu, kif ukoll indirizz tar-ritorn fil-każ li l-konsenja ma tkunx tista’ ssir.

6.   Kwalunkwe inċident ta’ sigurta li jinvolvi informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED li tkun qed tinġarr mill-persunal jew mill-kurrieri għandu jiġi rrappurtat għal investigazzjoni sussegwenti lid-Direttur tar-Riżorsi Umani, Finanzi u Servizzi Ġenerali, permezz tal-ISO.

1.   Il-mezzi movibbli għall-ħżin tad-data li jintużaw għall-ġarr ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandhom ikunu akkumpanjati minn nota ta’ dispaċċ li jkun fiha dettalji dwar il-mezz movibbli għall-ħżin tad-data li jkun fih l-informazzjoni klassifikata, kif ukoll il-fajls kollha li jkun hemm fih, sabiex ir-riċevitur ikun jista’ jagħmel il-verifiki meħtieġa.

2.   Id-dokumenti li jkunu se jiġu pprovduti biss jistgħu jinħażnu fil-mezz. Pereżempju, l-informazzjoni klassifikata kollha fuq USB stick trid tkun indirizzata lill-istess riċevitur. L-ispeditur għandu jżomm f’moħħu li meta ammonti kbar ta’ informazzjoni klassifikata jinħażnu fuq tali apparati, jaf ikun meħtieġ livell ta’ klassifikazzjoni ogħla għall-apparat kollu.

3.   Huma biss il-mezzi movibbli għall-ħżin tad-data bil-marka xierqa ta’ klassifikazzjoni li jistgħu jintużaw għall-ġarr ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Il-persunal jista’ jġorr dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED fil-bini tal-Qorti tal-Awdituri jew bejn istituzzjonijiet, aġenziji jew korpi tal-Unjoni, iżda d-dokumenti għandhom jibqgħu l-ħin kollu fil-pussess tal-portatur u ma għandhomx jinqraw fil-pubbliku.

2.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED jistgħu jintbagħtu permezz tal-posta interna lejn uffiċċji oħra tal-Qorti tal-Awdituri f’envelop wieħed li jkun opak u ordinarju, u fuq barra ma għandha tingħata l-ebda indikazzjoni li l-kontenut huwa klassifikat.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tinġarr mill-persunal jew mill-kurrieri tal-Qorti tal-Awdituri jew ta’ istituzzjoni, korp jew aġenzija oħra tal-UE fi kwalunkwe post fl-Unjoni, dment li jikkonformaw mal-istruzzjonijiet li ġejjin:

2.   Il-persunal li jkun jixtieq jibgħat informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED lejn postijiet oħra fl-Unjoni jista’ jagħmel arranġamenti biex din tasal b’wieħed mill-mezzi li ġejjin:

1.   L-informazzjoni kklassifikata bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tinġarr bl-idejn mill-persunal bejn it-territorju tal-Unjoni u t-territorju ta’ pajjiż terz.

2.   Il-persunal tal-Uffiċċju tar-Rekords jista’ jorganizza alternattiva minn dawn li ġejjin:

3.   Matul il-ġarr bl-idejn ta’ dokumenti stampati jew ta’ mezz movibbli għall-ħżin tad-data kklassifikati bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED, il-persunal għandu jikkonforma mal-miżuri addizzjonali li ġejjin:

1.   Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, “kurrieri kummerċjali” jinkludu servizzi postali nazzjonali u kumpaniji ta’ kurrieri kummerċjali li joffru servizz fejn l-informazzjoni titwassal bi ħlas u tinġarr personalment bl-idejn jew tiġi ttraċċata.

2.   Il-kurrieri kummerċjali jistgħu jużaw is-servizzi ta’ sottokuntrattur. Madankollu, ir-responsabbiltà għall-konformità ma’ din id-Deċiżjoni għandha tibqa’ f’idejn il-kumpanija ta’ kurrieri.

3.   Jekk ir-riċevitur intenzjonat ikun jinsab barra mill-UE, għandhom jintużaw żewġ saffi ta’ imballaġġ. Meta l-kunsinni klassifikati jkunu qed jiġu ppreparati, l-ispeditur għandu jżomm f’moħħu li s-servizzi ta’ kurrieri kummerċjali għandhom iwasslu l-kunsinni RESTREINT UE/EU RESTRICTED biss lir-riċevitur intenzjonat, lil sostitut debitament awtorizzat, lill-uffiċjal tal-kontroll tar-reġistru jew lis-sostitut debitament awtorizzat tiegħu/tagħha, jew lil receptionist. Biex jittaffa r-riskju li l-kunsinna ma tasalx għand ir-riċevitur intenzjonat, is-saff ta’ barra u, fejn applikabbli, dak ġewwieni tal-imballaġġ tal-kunsinna għandu jkollhom indirizz ta’ ritorn.

4.   Is-servizzi offruti minn kurrieri kummerċjali li jipprovdu t-trażmissjoni elettronika ta’ dokumenti tal-konsenja rreġistrati ma għandhomx jintużaw għal informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Kwalunkwe kundizzjoni tal-ġarr stipulata fi ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew f’arranġamenti amministrattivi għandha tiġi rispettata. F’każ ta’ dubju, il-persunal għandu jikkonsulta mal-ISO jew mal-Uffiċċju tar-Rekords.

2.   Ir-rekwiżit ta’ imballaġġ doppju jista’ jitneħħa għal informazzjoni klassifikata li tkun protetta minn prodotti kriptografiċi approvati. Madankollu, biex jitniżżel l-indirizz, u anki minħabba li l-mezz movibbli għall-ħżin tad-data jkollu marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà espliċita, il-mezz għandu jinġarr mill-inqas f’envelop ordinarju, iżda jista’ jkun jirrekjedi miżuri protettivi fiżiċi addizzjonali, bħal envelop b’imballaġġ protettiv (bubble wrap).

1.   Il-laqgħat li matulhom tkun se tiġi diskussa informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTREINT għandhom isiru biss fi kmamar tal-laqgħat li jkunu ġew akkreditati fil-livell xieraq jew f’livell ogħla minn dan. Meta tali kmamar ma jkunux disponibbli, il-persunal għandu jikkonsulta mal-ISO.

2.   Bħala regola ġenerali, jenħtieġ li l-aġendi ma jkunux klassifikati. Jekk l-aġenda ta’ laqgħa ssemmi dokumenti klassifikati, l-aġenda nfisha ma għandhiex awtomatikament tiġi kklassifikata. Il-punti fl-aġenda għandhom jiġu fformulati b’tali mod li jevita li jipperikola l-protezzjoni tal-interessi tal-Unjoni jew dawk ta’ Stat Membru wieħed jew aktar.

3.   Jekk mal-aġenda jiġu mehmuża fajls elettroniċi li jkun fihom informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED huwa obbligatorju li dawn jiġu protetti permezz ta’ prodotti kriptografiċi approvati mill-ISO tal-Qorti tal-Awdituri.

4.   L-organizzaturi tal-laqgħa għandhom ifakkru lill-parteċipanti li kwalunkwe kumment li jintbagħat dwar punt tal-aġenda li jkun RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma jistax jintbagħat permezz ta’ posta elettronika ordinarja u miftuħa, jew b’mezzi oħrajn li ma jkunux ġew akkreditati b’mod xieraq skont l-Artikolu 11 ta’ din id-Deċiżjoni.

5.   L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom jagħmlu ħilithom biex jiġbru l-punti li jkunu RESTREINT UE/EU RESTRICTED konsekuttivament fl-aġenda sabiex jiġi ffaċilitat il-funzjonament bla xkiel tal-laqgħa. Huma biss dawk il-persuni bi ħtieġa ta’ tagħrif li jistgħu jkunu preżenti waqt diskussjonijiet ta’ punti klassifikati.

6.   L-istedina nfisha għandha twissi lill-parteċipanti minn qabel li l-laqgħa se tiddiskuti suġġetti klassifikati, u li se japplikaw il-miżuri ta’ sigurtà korrispondenti.

7.   L-istedina jew in-nota fl-aġenda nfisha għandha tfakkar lill-parteċipanti li l-apparati elettroniċi portabbli jridu jintfew matul id-diskussjoni tal-punti li jkunu RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

8.   L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom jippreparaw lista sħiħa ta’ parteċipanti esterni qabel il-laqgħa.

1.   Meta tingħata informazzjoni RESTRICTED EU/EU RESTRICTED, pereżempju matul preżentazzjoni jew vidjokonferenza, jistgħu jintużaw biss sistemi tal-IT akkreditati b’konformità mal-Artikolu 11 ta’ din id-Deċiżjoni.

2.   Il-President għandu jiżgura li l-apparati elettroniċi portabbli mhux awtorizzati jkunu mitfijin.

1.   Fil-bidu tad-diskussjoni klassifikata, il-President għandu jħabbar lill-parteċipanti li l-laqgħa se timxi għall-modalità klassifikata. Il-bibien u l-blinds għandhom jingħalqu.

2.   Il-parteċipanti u l-interpreti għandhom jingħataw biss l-għadd meħtieġ ta’ dokumenti, kif xieraq, fil-bidu tad-diskussjoni.

Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma għandhomx jitħallew waħedhom meta jkun hemm xi waqfiet matul il-laqgħa.

3.   Fi tmiem il-laqgħa, il-parteċipanti u l-interpreti għandhom jiġu mfakkra biex ma jħallux waħedhom fil-kamra xi dokumenti klassifikati jew noti klassifikati li setgħu ħadu. Id-dokumenti jew in-noti klassifikati li jħallu warajhom il-parteċipanti fi tmiem il-laqgħa għandhom jinġabru mill-organizzaturi tal-laqgħa u jinqerdu fi shredders apposta.

4.   Għandha tittieħed nota tal-lista tal-parteċipanti u tat-taqsiriet ta’ kwalunkwe informazzjoni klassifikata li tiġi kondiviża mal-Istati Membri jew rilaxxata oralment lil pajjiżi terzi jew lil organizzazzjonijiet internazzjonali sabiex dawn jiġu rreġistrati fl-eżitu tal-proċedimenti.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tiġi kondiviża biss ma’ istituzzjoni, aġenzija, korp jew uffiċċju ieħor tal-Unjoni jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif u l-entità jkollha arranġament legali mal-Qorti tal-Awdituri.

2.   Fil-Qorti tal-Awdituri, l-Uffiċċju tar-Rekords stabbilit fis-Segretarjat tal-Qorti għandu, bħala regola ġenerali, ikun il-punt prinċipali ta’ dħul u ħruġ għal informazzjoni klassifikata bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED li l-Qorti tal-Awdituri tiskambja ma’ istituzzjonijiet, aġenziji, korpi u uffiċċji oħra tal-Unjoni. Madankollu, l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tiġi kondiviża direttament mar-riċevituri intenzjonati wara li jiġu infurmati l-ISO tal-Qorti tal-Awdituri u l-Uffiċċju tar-Rekords.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tista’ tiġi kondiviża ma’ Stati Membri jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif.

2.   L-informazzjoni klassifikata tal-Istati Membri li jkollha marka ta’ klassifikazzjoni nazzjonali ekwivalenti (8) u li tkun ingħatat lill-Qorti tal-Awdituri għandha tingħata l-istess livell ta’ protezzjoni bħall-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tiġi rilaxxata biss lil pajjiż terz jew lil organizzazzjoni internazzjonali jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif u jekk il-pajjiż jew l-organizzazzjoni internazzjonali jkollhom fis-seħħ qafas legali jew amministrattiv xieraq, bħal ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew arranġament amministrattiv mal-Qorti tal-Awdituri. Id-dispożizzjonijiet ta’ tali ftehim jew arranġament għandhom jipprevalu fuq id-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni.

2.   L-Uffiċċju tar-Rekords fis-Segretarjat tal-Qorti għandu, bħala regola ġenerali, ikun il-punt prinċipali ta’ dħul u ħruġ għall-informazzjoni kollha klassifikata bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED li tiġi skambjata bejn il-Qorti tal-Awdituri, pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali.

3.   Biex tiġi żgurata t-traċċabbiltà, l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandha tiġi rreġistrata mill-Uffiċċju tar-Rekords:

4.   Tali reġistrazzjoni tista’ ssir fuq karti jew f’reġistri elettroniċi.

5.   Il-proċeduri ta’ reġistrazzjoni għall-informazzjoni klassifikata ttrattata f’SKI akkreditata jistgħu jsiru permezz ta’ proċessi fis-SKI nfisha. F’dak il-każ, is-SKI għandha tinkludi miżuri li jiggarantixxu l-integrità tar-reġistrazzjonijiet.

6.   L-informazzjoni klassifikata rċevuta minn pajjiżi terzi jew minn organizzazzjonijiet internazzjonali għandha tingħata livell ta’ protezzjoni ekwivalenti bħall-IKUE, u jkollha l-marka ta’ klassifikazzjoni ekwivalenti kif stipulat fil-ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew fl-arranġament amministrattiv rispettivi.

1.   Fejn il-Qorti tal-Awdituri jew wieħed mid-dipartimenti tagħha jiddeterminaw li jkun hemm ħtieġa eċċezzjonali li l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED tiġi rilaxxata lil pajjiż terz, lil organizzazzjoni internazzjonali jew lil entità tal-UE meta ma jkun hemm l-ebda ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew arranġament amministrattiv fis-seħħ, għandha tiġi segwita l-proċedura ta’ rilaxx eċċezzjonali ad hoc.

2.   Id-dipartimenti tal-Qorti tal-Awdituri għandhom jikkuntattjaw lill-ISO u lill-oriġinatur. Il-Qorti tal-Awdituri għandha tfittex parir mingħand waħda mill-Partijiet għal Ftehim dwar is-Sigurtà tal-Informazzjoni ma’ dik l-istess entità tal-UE, pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali.

3.   Wara din il-konsultazzjoni, il-Kulleġġ tal-Qorti tal-Awdituri jista’, fuq il-bażi ta’ proposta mis-Segretarju Ġenerali, jawtorizza r-rilaxx tal-informazzjoni kkonċernata.

1.   L-informazzjoni għandha tibqa’ klassifikata biss sakemm ikun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta. Id-deklassifikazzjoni tfisser li l-informazzjoni ma għandhiex tibqa’ tiġi kkunsidrata bħala klassifikata. Hekk kif tinħoloq l-IKUE, l-oriġinatur għandu jindika, fejn possibbli, jekk l-IKUE tistax tiġi deklassifikata f’data partikolari jew wara avveniment speċifiku. Inkella, l-oriġinatur għandu jirrieżamina regolarment l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED biex jiddetermina jekk il-klassifikazzjoni għadhiex xierqa.

2.   L-informazzjoni klassifikata RESTREINT UE/EU RESTRICTED li tkun oriġinat fil-Qorti tal-Awdituri għandha tiġi deklassifikata awtomatikament wara 30 sena, b’konformità mar-Regolament (KEE, Euratom) Nru 354/83 (9) kif emendat bir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1700/2003 (10) u r-Regolament tal-Kunsill (UE) 2015/496 (11).

3.   Id-dokumenti tal-Qorti tal-Awdituri jistgħu wkoll jiġu deklassifikati fuq bażi ad hoc, pereżempju wara talba għal aċċess mill-pubbliku.

1.   L-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma għandhiex tiġi deklassifikata mingħajr il-permess tal-oriġinatur.

2.   Id-dipartiment tal-Qorti tal-Awdituri li joħloq dokument klassifikat għandu jkun responsabbli biex jieħu d-deċiżjoni dwar jekk dan id-dokument jistax jiġi deklassifikat jew le. Fil-Qorti tal-Awdituri, it-talbiet kollha għad-deklassifikazzjoni għandhom ikunu suġġetti għall-konsultazzjoni mal-Maniġer Prinċipali jew mad-Direttur tad-dipartiment minn fejn tkun oriġinat l-informazzjoni, jew mal-kap tal-kompitu. Jekk id-dipartiment ikun ikkompila l-informazzjoni klassifikata minn diversi sorsi, l-ewwel huwa għandu jitlob il-kunsens ta’ kwalunkwe parti oħra li tkun ipprovdiet materjal sors, inkluż fl-Istati Membri, f’korpi oħra tal-UE, f’pajjiżi terzi u f’organizzazzjonijiet internazzjonali.

3.   Meta d-dipartiment tal-Qorti tal-Awdituri minn fejn tkun oriġinat l-informazzjoni ma jkunx għadu jeżisti, u r-responsabbiltajiet tiegħu jkunu għaddew għand dipartiment ieħor, id-deċiżjoni rigward id-deklassifikazzjoni għandha tittieħed minn dan id-dipartiment. Fejn id-dipartiment minn fejn tkun oriġinat l-informazzjoni ma jkunx għadu jeżisti u r-responsabbiltajiet tiegħu ma jkunux għaddew għand dipartiment ieħor, id-deċiżjoni dwar id-deklassifikazzjoni għandha tittieħed b’mod konġunt mid-diretturi tal-Qorti tal-Awdituri.

1.   Il-marka ta’ klassifikazzjoni oriġinali fin-naħa ta’ fuq u fil-qiegħ ta’ kull paġna għandha tkun ingassata viżibbilment permezz tal-funzjonalità “strikethrough” għall-formati elettroniċi, jew manwalment għall-kopji stampati.

2.   L-ewwel paġna (ta’ quddiem) għandha tiġi stampata bħala deklassifikata u kompluta bid-dettalji tal-awtorità responsabbli għad-deklassifikazzjoni u d-data korrispondenti.

3.   Ir-riċevituri oriġinali tal-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandhom jiġu infurmati dwar id-deklassifikazzjoni. Ir-riċevituri inizjali għandhom ikunu responsabbli milli jinfurmaw lil kwalunkwe destinatarju sussegwenti li lilu jkunu bagħtu l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED oriġinali jew kopja tagħha.

4.   Is-Servizz tal-Arkivji tal-Qorti tal-Awdituri għandu jiġi infurmat dwar kull deċiżjoni li tittieħed fir-rigward tad-deklassifikazzjoni.

5.   It-traduzzjonijiet kollha ta’ informazzjoni klassifikata għandhom ikunu suġġetti għall-istess proċeduri ta’ deklassifikazzjoni bħall-verżjoni lingwistika oriġinali.

1.   Id-deklassifikazzjoni parzjali għandha tkun possibbli wkoll (eż. annessi, xi paragrafi biss). Il-proċedura għandha tkun identika għal dik tad-deklassifikazzjoni ta’ dokument sħiħ.

2.   Malli tkun saret deklassifikazzjoni parzjali (“sanitizzazzjoni”) ta’ informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED, għandu jiġi prodott estratt deklassifikat.

3.   Il-partijiet li jibqgħu kklassifikati għandhom jiġu sostitwiti minn:

jew fil-parti prinċipali tat-test innifsu, jekk il-parti li tibqa’ klassifikata tkun parti minn paragrafu, jew bħala paragrafu, jekk il-parti li tibqa’ klassifikata tkun paragrafu speċifiku jew aktar minn paragrafu wieħed.

4.   Għandha ssir referenza speċifika fit-test jekk anness sħiħ ma jkunx jista’ jiġi deklassifikat u għaldaqstant ikun tħalla barra mill-estratt.

1.   Il-Qorti tal-Awdituri ma għandhiex tiġma’ kwantitajiet kbar ta’ informazzjoni klassifikata.

2.   Id-dipartimenti minn fejn tkun oriġinat l-informazzjoni għandhom jirrieżaminaw b’mod regolari ammonti żgħar biex imbagħad jinqerdu jew jitħassru f’intervalli qosra. Għandu jsir rieżami kemm tal-informazzjoni li tinżamm fuq il-karti kif ukoll tal-informazzjoni li tinżamm fis-SKI f’intervalli regolari.

3.   Il-persunal għandu jeqred u jħassar b’mod sikur kwalunkwe dokument RESTREINT UE/EU RESTRICTED li ma jkunx għadu meħtieġ, suġġett għal kwalunkwe rekwiżit ta’ arkivjar għad-dokument oriġinali.

4.   Il-persunal ma għandux ikun meħtieġ jinforma lill-oriġinatur jekk jeqred jew iħassar kopji ta’ dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5.   L-abbozz ta’ materjal li jkun fih informazzjoni klassifikata għandu jkun suġġett għall-istess metodi ta’ rimi bħal dokumenti klassifikati finalizzati.

6.   Ix-shredders approvati biss għandhom jintużaw għall-qerda ta’ dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Shredders fil-Livell 4 tad-DIN 32757 u fil-Livell 5 tad-DIN 66399 huma adegwati biex jeqirdu dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

7.   Il-materjal imqatta’ minn shredders approvati jista’ jintrema bħala skart normali tal-uffiċċju.

8.   Il-mezzi u l-apparati kollha li jkun fihom informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED għandhom jiġu sanitizzati b’mod xieraq meta jaslu fi tmiem iċ-ċiklu tal-użu tagħhom. Id-data elettronika għandha tinqered jew titħassar mir-riżorsi tat-teknoloġija tal-informazzjoni u mill-mezzi tal-ħżin assoċjati (inkluż il-backup) b’mod li jagħti assigurazzjoni raġonevoli li l-informazzjoni ma tkunx tista’ tiġi rkuprata. Is-sanitizzazzjoni għandha tneħħi d-data mill-apparat għall-ħżin, u tneħħi wkoll it-tikketti, il-marki u l-logs tal-attività kollha.

9.   Il-mezzi tal-ħżin tal-kompjuters għandhom jingħataw lill-ISO biex jinqerdu u jintremew.

1.   Id-Direttur tar-Riżorsi Umani, Finanzi u Servizzi Ġenerali, flimkien mal-ISO, għandu jiżviluppa, japprova u, jekk meħtieġ, jattiva pjanijiet ta’ evakwazzjoni u qerda ta’ emerġenza biex jissalvagwardja l-informazzjoni RESTREINT UE/EU RESTRICTED li tkun f’riskju sinifikanti li taqa’ f’idejn persuni mhux awtorizzati matul kriżi. F’ordni ta’ prijorità, u skont in-natura tal-emerġenza, għandha tingħata kunsiderazzjoni għal:

2.   Meta l-pjanijiet ta’ emerġenza jkunu ġew attivati, l-ewwel għandha tingħata prijorità liċ-ċaqliq jew il-qerda ta’ informazzjoni ta’ livelli ogħla.

3.   Id-dettalji operattivi tal-pjanijiet ta’ evakwazzjoni u qerda ta’ emerġenza għandhom ikunu huma stess klassifikati bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

1.   Id-deċiżjonijiet dwar jekk u meta jsir l-arkivjar, u l-miżuri prattiċi korrispondenti li jridu jittieħdu, għandhom ikunu konformi mal-politiki tal-Qorti tal-Awdituri dwar is-sigurtà tal-informazzjoni, dwar il-klassifikazzjoni tal-informazzjoni u dwar l-arkivji;

2.   Id-dokumenti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma għandhomx jintbagħtu lill-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea f’Firenze.