This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32022Q0311(01)
Decision No 4/2022 of the Bureau of the Committee of the Regions of 25 January 2022 laying down internal rules concerning restrictions of certain rights of data subjects in relation to the processing of personal data in the context of activities and procedures carried out by the Committee of the Regions
Deċiżjoni Nru 4/2022 tal-Bureau tal-Kumitat tar-Reġjuni tal-25 ta’ Jannar 2022 li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest ta’ attivitajiet u proċeduri mwettqa mill-Kumitat tar-Reġjuni
Deċiżjoni Nru 4/2022 tal-Bureau tal-Kumitat tar-Reġjuni tal-25 ta’ Jannar 2022 li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest ta’ attivitajiet u proċeduri mwettqa mill-Kumitat tar-Reġjuni
ĠU L 84, 11.3.2022, p. 44–51
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
|
11.3.2022 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 84/44 |
DEĊIŻJONI Nru 4/2022 TAL-BUREAU TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI
tal-25 ta’ Jannar 2022
li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest ta’ attivitajiet u proċeduri mwettqa mill-Kumitat tar-Reġjuni
IL-BUREAU TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (1) u, b’mod partikolari, l-Artikolu 306 tiegħu,
Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (2) (“ir-Regolament” jew “ir-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
Wara li kkunsidra r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni (3), u partikolarment l-Artikolu 37(d) tiegħu,
Wara li kkunsidra l-Opinjoni D(2021) 0894 (Każ 2021-0345) tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (“l-EDPS”) tal-20 ta’ April 2021, li ġie kkonsultat b’konformità mal-Artikolu 41(2) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data,
BILLI:
|
(1) |
Skont l-Artikolu 3(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli (“suġġett tad-data”) għandha titqies bħala data personali. |
|
(2) |
Ir-Regolament japplika, bl-istess mod għal kwalunkwe istituzzjoni tal-Unjoni, għall-Kumitat tar-Reġjuni (“il-Kumitat”) fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest tal-attivitajiet u l-proċeduri li jwettaq. |
|
(3) |
Il-Kontrollur skont it-tifsira tal-Artikolu 3(8) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data huwa l-Kumitat li jista’ jiddelega r-responsabbiltà sabiex jiġu determinati l-iskopijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data personali. |
|
(4) |
Skont l-Artikolu 45(3) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, il-Bureau tal-Kumitat tar-Reġjuni (“il-Bureau”) adotta regoli ta’ implimentazzjoni (4) dwar ir-Regolament u l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tal-Kumitat (“l-UPD”). F’konformità ma’ dawn ir-regoli, id-dipartiment (direttorat, unità jew settur) tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kumitat jew is-segretarjat ta’ wieħed mill-gruppi politiċi fil-Kumitat li, waħdu jew b’mod konġunt ma’ oħrajn, jiddetermina l-għanijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data personali għandu, fir-rigward ta’ din id-data, jaġixxi f’isem il-Kumitat bħala kontrollur delegat. |
|
(5) |
Il-Kumitat u l-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (“il-KESE”) jaqsmu ċerti dipartimenti u riżorsi (“is-Servizzi Konġunti”) fil-kuntest tal-kooperazzjoni interistituzzjonali, u r-regoli interni applikabbli dwar ir-restrizzjonijiet tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali mis-Servizzi Konġunti għandhom jiġu ddeterminati skont l-arranġamenti konklużi bejn il-Kumitat u l-KESE għal dak il-għan. |
|
(6) |
Sabiex jissodisfaw il-kompiti tal-Kumitat, il-kontrolluri tad-data jiġbru u jipproċessaw l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inklużi d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. Għalhekk, il-kontrolluri tad-data huma obbligati, skont ir-Regolament, li jipprovdu informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawk l-attivitajiet ta’ pproċessar li jwettqu u li jirrispettaw id-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data. |
|
(7) |
Il-kontrolluri tad-data jistgħu jkunu meħtieġa jirrikonċiljaw dawk id-drittijiet mal-għanijiet tal-inkjesti, l-investigazzjonijiet, il-verifiki, l-attivitajiet, l-awditi u l-proċedimenti li jitwettqu fi ħdan il-Kumitat. Jistgħu jkunu wkoll mitluba jibbilanċjaw id-drittijiet ta’ suġġett tad-data mad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dan il-għan, l-Artikolu 25(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data jagħti lill-kontrolluri tad-data l-possibbiltà li jirrestrinġu l-applikazzjoni tal-Artikoli 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 35 u 36 tal-istess Regolament, kif ukoll l-Artikolu 4 tal-istess Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22 tal-istess Regolament. |
|
(8) |
Il-kontrolluri tad-data għandhom japplikaw restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. |
|
(9) |
Il-kontrolluri tad-data għandhom jagħtu raġunijiet li jispjegaw il-ġustifikazzjoni għal dawk ir-restrizzjonijiet u għandhom iżommu rekord tal-applikazzjoni tagħhom tar-restrizzjonijiet għad-drittijiet tas-suġġetti tad-data. |
|
(10) |
Il-kontrolluri tad-data għandhom ineħħu restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li ġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw. Huma għandhom jivvalutaw regolarment dawk il-kundizzjonijiet. |
|
(11) |
Sabiex tiġi garantita l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data, l-UPD għandu jiġi kkonsultat fi żmien debitu dwar kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u għandu jivverifika l-konformità tagħhom ma’ din id-Deċiżjoni. |
|
(12) |
Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati (5), huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-kontrolluri tad-data huma intitolati li jirrestrinġu d-drittijiet tas-suġġetti tad-data. |
|
(13) |
Din id-Deċiżjoni ma għandhiex tapplika f’każijiet fejn tapplika waħda mill-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikoli 15(4) u 16(5) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data fir-rigward tal-informazzjoni li għandha tiġi pprovduta lil suġġett tad-data, |
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Suġġett, kamp ta’ applikazzjoni u definizzjonijiet
1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli ġenerali relatati mal-kundizzjonijiet li skonthom, skont l-Artikolu 25(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, il-kontrolluri tad-data jistgħu jirrestrinġu l-applikazzjoni, skont il-każ, tal-Artikoli 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 35 u 36 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, kif ukoll l-Artikolu 4 tal-istess Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22 tal-istess Regolament.
2. Għall-fini ta’ din id-Deċiżjoni, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
|
(a) |
“data personali” tfisser kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ suġġett tad-data li tiġi pproċessata meta jitwettqu attivitajiet jew proċeduri li ma jidħlux fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-Kapitolu 4 jew tal-Kapitolu 5 tat-Titolu V tal-Parti Tlieta tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, għall-kuntrarju ta’ data personali operazzjonali skont it-tifsira tal-Artikolu 3(2) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, |
|
(b) |
“kontrollur tad-data” tfisser l-entità li, waħedha jew flimkien ma’ oħrajn, fil-fatt tiddetermina l-finijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data personali fil-kuntest tal-attivitajiet u l-proċeduri mwettqa mill-Kumitat, irrispettivament minn jekk ġietx iddelegata r-responsabbiltà għal tali determinazzjoni. |
3. Din id-Deċiżjoni tapplika għall-ipproċessar ta’ data personali għall-finijiet tal-attivitajiet u l-proċeduri mwettqa mill-Kumitat. Din ma għandhiex tapplika meta att legali adottat abbażi tat-Trattati jipprevedi restrizzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data.
4. Il-Kontrollur skont it-tifsira tal-Artikolu 3(8) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data huwa l-Kumitat li jista’ jiddelega r-responsabbiltà sabiex jiġu determinati l-iskopijiet u l-mezzi tal-ipproċessar tad-data personali.
5. Għall-iskop ta’ kull proċessar, restrizzjoni u differiment, ommissjoni jew ċaħda ta’ informazzjoni, il-kontrollur tad-data responsabbli għandu jiġi ddeterminat skont id-deċiżjonijiet interni, il-proċeduri u r-regoli ta’ implimentazzjoni rilevanti tal-Kumitat.
Artikolu 2
Eċċezzjonijiet u derogi
1. Qabel ma ma tiġi applikata kwalunkwe restrizzjoni skont l-Artikolu 3(1), il-kontrolluri tad-data għandhom iqisu jekk tapplikax xi waħda mill-eċċezzjonijiet jew id-derogi stabbiliti fir-Regolament, b’mod partikolari dawk skont l-Artikoli 15(4), 16(5), 19(3), 25(3) u (4), u 35(3) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
2. L-applikazzjoni ta’ derogi għandha tkun soġġetta għal salvagwardji adatti skont l-Artikolu 13 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data u l-Artikolu 6 ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 3
Restrizzjonijiet
1. Il-kontrolluri tad-data jistgħu jirrestrinġu l-applikazzjoni, skont il-każ, tal-Artikoli 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 35 u 36 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, kif ukoll tal-Artikolu 4 tal-istess Regolament sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu mad-drittijiet u l-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22 tal-istess Regolament, fejn l-eżerċitar tad-drittijiet tagħhom mis-suġġetti tad-data jaffettwa b’mod detrimentali l-iskop jew l-eżitu ta’ waħda jew aktar mill-attivitajiet jew proċeduri mwettqa mill-Kumitat, b’mod partikolari:
|
(a) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-awtorità tal-ħatra u l-awtorità bis-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg tal-Kumitat (“l-Awtorità tal-Ħatra”) iwettqu proċeduri dixxiplinari, inkjesti amministrattivi u investigazzjonijiet relatati ma’ kwistjonijiet tal-persunal f’konformità mal-Artikolu 86 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (“ir-Regolamenti tal-Persunal”) u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal kif ukoll l-Artikoli 50a u 119 tal-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (6) (“il-Kondizzjonijiet tal-Impjieg” jew “is-CEOS”), u investigazzjonijiet fil-kuntest ta’ talbiet għall-assistenza mressqa skont l-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS u b’rabta mal-allegati każijiet ta’ fastidju fi ħdan it-tifsira tal-Artikolu 12a tar-Regolamenti tal-Persunal, |
|
(b) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Awtorità tal-Ħatra tirrevedi t-talbiet u l-ilmenti mressqa minn uffiċjali u aġenti oħra tal-Kumitat (“membri tal-persunal”) skont l-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 46 u 117 tas-CEOS, |
|
(c) |
skont l-Artikolu 25(1)(c) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Awtorità tal-Ħatra timplimenta l-politika tal-persunal tal-Kumitat billi twettaq proċeduri ta’ għażla (reklutaġġ), ta’ evalwazzjoni u ta’ promozzjoni, |
|
(d) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (f), (g) u (h) tar-tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-uffiċjal awtorizzanti tal-Kumitat (“l-Uffiċjal Awtorizzanti”) jimplimenta t-taqsima tal-Kumitat tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea billi jwettaq proċeduri ta’ għoti skont ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni (7) (“ir-Regolament Finanzjarju”), |
|
(e) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Uffiċjal Awtorizzanti jwettaq monitoraġġ u investigazzjonijiet rigward il-legalità tat-tranżazzjonijiet finanzjarji mwettqa mill-Kumitat u fi ħdanu, fir-rigward tal-intitolamenti finanzjarji (8) tal-membri u s-sostituti tal-Kumitat (“membri tal-Kumitat”), u fir-rigward tal-finanzjament tal-attivitajiet u l-avvenimenti organizzati jew koorganizzati mill-Kumitat, u jindirizza l-irregolaritajiet finanzjarji min-naħa ta’ membru tal-persunal skont l-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju, |
|
(f) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat jipprovdi informazzjoni u dokumenti lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (“OLAF”), jew fuq talba tal-OLAF jew fuq inizjattiva tiegħu stess, jinnotifika każijiet lill-OLAF jew jipproċessa informazzjoni u dokumenti riċevuti mill-OLAF (9), |
|
(g) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat iwettaq awditi interni għall-fini tal-Artikoli 118 u 119 tar-Regolament Finanzjarju u fir-rigward tal-attivitajiet u l-proċeduri tad-dipartimenti tiegħu, |
|
(h) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (d) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat iwettaq valutazzjonijiet interni tar-riskju, kontrolli tal-aċċess, inklużi verifiki tal-preċedenti personali, miżuri ta’ prevenzjoni u investigazzjoni ta’ inċidenti ta’ sikurezza u sigurtà, inklużi inċidenti li jinvolvu membri tal-Kumitat jew membri tal-persunal kif ukoll inċidenti relatati mal-infrastruttura tal-Kumitat u mat-teknoloġiji tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni, kif ukoll inkjesti dwar is-sigurtà u investigazzjonijiet awżiljarji, inklużi tan-networks tal-komunikazzjoni elettronika tiegħu, fuq inizjattiva tiegħu stess jew fuq talba minn partijiet terzi, |
|
(i) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (d) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-UPD, fuq inizjattiva tiegħu stess jew fuq talba minn partijiet terzi, iwettaq investigazzjonijiet dwar kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti tagħhom li jkunu saru jafu bihom, f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, |
|
(j) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-kontrolluri tad-data jipproċessaw data personali miksuba fil-kuntest ta’ membru tal-persunal li jirrapporta b’rieda tajba elementi fattwali li jindikaw li jeżistu jew attivitajiet illegali possibbli, inklużi frodi u korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni (“irregolaritajiet serji”) jew imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li jistgħu jikkostitwixxu nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-membri tal-persunal (“imġiba ħażina serja”), |
|
(k) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-kontrolluri tad-data jipproċessaw data personali miksuba minn konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest tal-proċedura informali għal każijiet ta’ allegat fastidju, |
|
(l) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-kontrolluri tad-data jipproċessaw data personali dwar is-saħħa (“data medika”) jew ta’ membru tal-Kumitat jew ta’ membru tal-persunal, inkluża dik ta’ natura psikoloġika jew psikjatrika, li tinsab fil-fajl mediku miżmum mill-Kumitat dwar is-suġġett tad-data kkonċernat, |
|
(m) |
skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta kontrolluri tad-data jipproċessaw data personali f’dokumenti pproċessati jew miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest tal-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea (“il-Qorti tal-Ġustizzja”), |
|
(n) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (d), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni u jikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet jew il-proċeduri msemmija fil-paragrafu 1, punti (a) sa (m), u f’konformità mal-ftehimiet applikabbli dwar il-livell ta’ servizz, il-memoranda ta’ qbil u l-ftehimiet ta’ kooperazzjoni, |
|
(o) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (g) u (h) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat jipprovdi assistenza lill-awtoritajiet tal-Istati Membri jew dawk ta’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali – jew jirċievi assistenza mingħandhom – u jikkoopera ma’ tali awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva tiegħu stess, |
|
(p) |
skont l-Artikolu 25(1)(a), (b), (e) u (f) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data, meta l-Kumitat jipprovdi lill-awtoritajiet tal-Istati Membri, jew lil dawk ta’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali, informazzjoni u dokumenti li jitolbu fil-kuntest ta’ investigazzjonijiet. |
2. Ir-restrizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1 jistgħu jikkonċernaw kemm data personali oġġettiva (“hard data”) kif ukoll suġġettiva (“soft data”), b’mod partikolari iżda mhux esklużivament waħda jew aktar mill-kategoriji li ġejjin:
|
(a) |
Data ta’ identifikazzjoni; |
|
(b) |
Data ta’ kuntatt; |
|
(c) |
Data professjonali (10); |
|
(d) |
Data finanzjarja; |
|
(e) |
Data ta’ sorveljanza (11); |
|
(f) |
Data dwar it-traffiku (12); |
|
(g) |
Data medika (13); |
|
(h) |
Data ġenetika (13); |
|
(i) |
Data bijometrika (13); |
|
(j) |
Data dwar il-ħajja sesswali jew l-orjentazzjoni sesswali ta’ persuna fiżika (13); |
|
(k) |
Data li tiżvela l-oriġini razzjali jew etnika, it-twemmin reliġjuż jew filosofiku, l-opinjonijiet politiċi jew l-affiljazzjoni, jew is-sħubija fi trade union (13); |
|
(l) |
Data li tiżvela l-prestazzjoni jew l-imġiba ta’ persuni fiżiċi li jipparteċipaw fi proċeduri ta’ għażla (reklutaġġ), ta’ evalwazzjoni jew ta’ promozzjoni (14); |
|
(m) |
Data dwar il-preżenza ta’ persuni fiżiċi; |
|
(n) |
Data dwar attivitajiet esterni ta’ persuni fiżiċi; |
|
(o) |
Data relatata ma’ reati suspettati, ma’ reati, ma’ kundanni kriminali jew ma’ miżuri ta’ sigurtà; |
|
(p) |
Komunikazzjonijiet elettroniċi; |
|
(q) |
Id-data l-oħra kollha relatata mas-suġġett tal-attività jew il-proċedura rilevanti li teħtieġ l-ipproċessar ta’ dik id-data. |
3. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika, u għandha tkun limitata għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jintlaħaq l-objettiv tagħha.
4. Kwalunkwe restrizzjoni tal-applikazzjoni tal-Artikolu 36 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi), kemm jekk totali kif ukoll jekk parzjali, skont il-paragrafu 1 għandha tikkonforma mal-liġi applikabbli tal-Unjoni dwar il-privatezza tal-komunikazzjonijiet elettroniċi (15).
5. Il-kontrolluri tad-data għandhom janalizzaw perjodikament l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1, mill-inqas kull sitt xhur mill-adozzjoni rispettiva tagħhom iżda wkoll meta elementi essenzjali u deċiżivi tal-bidla tal-każ u mat-tlestija jew it-tmiem tal-attività jew il-proċedura li ġġeneraw ir-restrizzjonijiet. Wara dan, huma għandhom jimmonitorjaw il-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni fuq bażi annwali.
6. Ir-restrizzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1 għandhom ikomplu japplikaw dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawhom, Meta r-raġunijiet għal restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 1 ma jibqgħux jeżistu, il-kontrolluri tad-data għandhom ineħħu dik ir-restrizzjoni.
7. Meta jkunu qed jipproċessaw data personali riċevuta minn partijiet terzi fil-kuntest tal-kompiti tal-Kumitat, il-kontrolluri tad-data għandhom jikkonsultaw dawk il-partijiet terzi dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex imponew restrizzjonijiet u dwar in-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet ikkonċernati, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet jew il-proċeduri tal-Kumitat.
Artikolu 4
Valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità
1. Qabel ma japplikaw kwalunkwe restrizzjoni, il-kontrolluri tad-data għandhom, fuq bażi ta’ każ b’każ, jivvalutaw jekk ir-restrizzjonijiet ikkunsidrati humiex meħtieġa u proporzjonati.
2. Kull meta l-kontrolluri tad-data jivvalutaw in-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandhom iqisu r-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data.
3. Il-valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data li jirriżultaw mill-impożizzjoni tar-restrizzjonijiet, b’mod partikolari r-riskju li d-data personali tagħhom tista’ tiġi pproċessata ulterjorment mingħajr ma jkunu jafu u li dawn jistgħu ma jitħallewx jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom f’konformità mar-Regolament, kif ukoll id-dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawk ir-restrizzjonijiet, għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru tal-attivitajiet ta’ pproċessar miżmuma mill-kontrolluri tad-data skont l-Artikolu 31(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data. Dawn għandhom jiġu rreġistrati wkoll fi kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data rigward dawn ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
Artikolu 5
Dokumentazzjoni u reġistrazzjoni tar-restrizzjonijiet
1. Kull meta l-kontrolluri tad-data japplikaw restrizzjonijiet, huma għandhom jiddokumentaw:
|
(a) |
Ir-raġunijiet għalfejn ġew applikati r-restrizzjonijiet; |
|
(b) |
Il-motivazzjoni li għaliha jiġu applikati r-restrizzjonijiet; |
|
(c) |
Kif l-eżerċitar tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data jaffettwa b’mod detrimentali l-iskop jew l-eżitu ta’ attività jew proċedura waħda jew aktar imwettqa mill-Kumitat; |
|
(d) |
L-eżitu tal-valutazzjoni msemmija fl-Artikolu 4(1). |
2. Id-dokumentazzjoni msemmija fil-paragrafu 1 għanda tagħmel parti mir-reġistru ċentrali previst fl-Artikolu 31(5) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data u għandhom ikunu disponibbli għall-EDPS fuq talba.
3. Meta l-kontrolluri tad-data jirrestrinġu l-applikazzjoni tal-Artikolu 35 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data), ir-rekord imsemmi fil-paragrafu 1 għandu jiġi inkluż fin-notifika lill-EDPS prevista fl-Artikolu 34(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
Artikolu 6
Salvagwardji u perjodu ta’ żamma
1. Il-kontrolluri tad-data għandhom jimplimentaw salvagwardji biex jipprevjenu l-użu ħażin ta’ data personali, li jkun hemm aċċess illegali għaliha, jew li tiġi trasferita, li tista’ tkun soġġetta għal restrizzjonijiet skont l-Artikolu 3(1). Tali salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali adatti u għandhom ikunu inklużi, skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni rilevanti tal-Kumitat.
2. Is-salvagwardji msemmija fil-paragrafu 1 għandhom jinkludu:
|
(a) |
Rwoli, responsabbiltajiet u passi proċedurali definiti b’mod ċar; |
|
(b) |
Fejn meħtieġ, ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni li data elettronika tiġi aċċessata b’mod illegali jew aċċidentali minn jew trasferita lil persuni mhux awtorizzati; |
|
(c) |
Fejn meħtieġ, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta’ dokumenti stampati; |
|
(d) |
Monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom. |
3. Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli applikabbli tal-Kumitat dwar iż-żamma (16), li għandhom jiġu stabbiliti fir-rekords miżmuma mill-kontrolluri tad-data skont l-Artikolu 31(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data. Fi tmiem il-perjodu taż-żamma, id-data personali għandha, skont il-każ, titħassar, issir anonima b’tali mod li s-suġġett tad-data kkonċernat ma jkunx jew ma jibqax identifikabbli, jew trasferita fl-arkivji tal-Kumitat skont l-Artikolu 13 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
Artikolu 7
Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjoni tad-drittijiet tagħhom
1. L-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fis-sit web pubbliku tal-Kumitat u fl-intranet tiegħu għandhom jinkludu taqsima li tipprovdi lis-suġġetti tad-data b’informazzjoni ġenerali dwar ir-restrizzjoni potenzjali tad-drittijiet tagħhom fil-kuntest tal-attivitajiet u l-proċeduri tal-Kumitat li jinvolvu l-ipproċessar tad-data personali tagħhom. Din it-taqsima għandha tispeċifika d-drittijiet li jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li għalihom jistgħu jiġu applikati r-restrizzjonijiet, it-tul ta’ żmien potenzjali ta’ dawk ir-restrizzjonijiet u r-rimedji amministrattivi u legali disponibbli għas-suġġetti tad-data.
2. Kull meta l-kontrolluri tad-data japplikaw restrizzjonijiet, huma għandhom, mingħajr dewmien żejjed u fl-aktar format adatt, jinfurmaw direttament lil kull suġġett tad-data kkonċernat dwar:
|
(a) |
Kwalunkwe restrizzjoni eżistenti jew imminenti tad-drittijiet tagħhom; |
|
(b) |
Ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni; |
|
(c) |
Id-dritt tagħhom li jikkonsultaw lill-UPD bil-ħsieb li jikkontestaw ir-restrizzjoni; |
|
(d) |
Id-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS; |
|
(e) |
Id-dritt tagħhom li jitolbu rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja. |
3. Minkejja l-paragrafu 2, fejn il-kontrolluri tad-data jirrestrinġu, f’każijiet eċċezzjonali, l-applikazzjoni tal-Artikolu 35 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (Komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data), huma għandhom jikkomunikaw il-ksur tad-data personali lis-suġġett tad-data kkonċernat u jipprovdu l-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2, il-punti (b), (d) u (e), malli r-raġunijiet għar-restrizzjoni ta’ tali komunikazzjoni ma jibqgħux jeżistu.
4. Minkejja l-paragrafu 2, fejn il-kontrolluri tad-data jirrestrinġu, f’każijiet eċċezzjonali, l-applikazzjoni tal-Artikolu 36 tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data (Kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi), huma għandhom jipprovdu l-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 fit-tweġiba tagħhom għal kwalunkwe talba mis-suġġett tad-data kkonċernat.
5. Il-kontrolluri tad-data jistgħu jiddifferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti tal-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 (“differiment, ommissjoni jew ċaħda ta’ informazzjoni”) sakemm dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Huma għandhom jipprovdu lis-suġġett tad-data kkonċernat bl-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 2 malli dan ma jibqax irendi r-restrizzjoni ineffettiva.
6. L-Artikolu 4 u l-Artikolu 5 għandhom japplikaw b’analoġija fir-rigward ta’ kwalunkwe każ ta’ differiment, ommissjoni jew ċaħda ta’ informazzjoni.
Artikolu 8
Involviment tal-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-Kumitat
1. Il-kontrolluri tad-data għandhom, mingħajr dewmien żejjed, jinformaw lill-UPD bil-miktub kull meta jirrestrinġu d-drittijiet ta’ suġġett tad-data skont l-Artikolu 3(1), iwettqu l-analiżijiet perjodiċi msemmija fl-Artikolu 3(5), ineħħu r-restrizzjonijiet kif previst fl-Artikolu 3(6), jew jiddifferixxu, iħallu barra jew jiċħdu l-għoti tal-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 7(2) f’konformità mal-Artikolu 7(5). Fuq talba, l-UPD għandu jingħata aċċess għar-rekords assoċjati u kwalunkwe dokument li jkun fih elementi fattwali u legali sottostanti.
2. L-UPD jista’ jitlob lill-kontrolluri tad-data biex janalizzaw kwalunkwe restrizzjoni eżistenti kif ukoll differimenti, ommissjonijiet jew ċaħdiet ta’ informazzjoni, u l-applikazzjoni tagħhom. L-UPD għandu jiġi infurmat bil-miktub dwar l-eżitu tal-analiżi mitluba.
3. L-involviment tal-UPD previst fil-paragrafi 1 u 2 fir-rigward tal-applikazzjoni ta’ restrizzjonijiet u differimenti, ommissjonijiet jew ċaħdiet ta’ informazzjoni għandu jiġi dokumentat kif imiss mill-kontrolluri tad-data, inkluża l-informazzjoni kondiviża mal-UPD.
4. L-UPD għandu, fuq talba, jipprovdi l-fehma tiegħu lill-kontrolluri tad-data dwar id-determinazzjoni tar-responsabbiltajiet tagħhom fil-kuntest ta’ arranġament ta’ kontroll konġunt skont l-Artikolu 28(1) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
Artikolu 9
Servizzi Konġunti
L-UPD għandu jikkoopera mal-uffiċjal tal-protezzjoni tad-data tal-KESE fir-rigward tal-ipproċessar tad-data personali mis-Servizzi Konġunti bil-għan li tiġi żgurata l-implimentazzjoni effettiva ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 10
Dispożizzjonijiet finali
1. Is-Segretarju Ġenerali jista’, kif meħtieġ, joħroġ istruzzjonijiet jew jadotta miżuri ta’ implimentazzjoni biex, fejn meħtieġ, jispeċifika aktar u jagħti effett lil kwalunkwe dispożizzjoni ta’ din id-Deċiżjoni, f’konformità magħha.
2. Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara l-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, il-25 ta’ Jannar 2022.
Għall-Bureau tal-Kumitat tar-Reġjuni
Apostolos TZITZIKOSTAS
Il-President
(1) ĠU C 202, 7.6.2016, p. 47.
(2) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
(3) ĠU L 472, 30.12.2021, p. 1.
(4) Deċiżjoni Nru 19/2020 tal-Bureau tal-Kumitat tar-Reġjuni li tadotta r-regoli ta’ implimentazzjoni li jikkonċernaw ir-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data (“Deċiżjoni Nru 19/2020”).
(5) It-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea (“TUE”) (ĠU C 202, 7.6.2016, p. 13) u t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea (“TFUE”).
(6) Anness għar-Regolament tal-Kunsill Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika (ĠU P 45, 14.6.1962, p. 1385 – mhux disponibbli bil-Malti), kif modifikat bir-Regolament (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tal-Kunsill tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għal-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg ta’ Aġenti Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri temporanji applikabbli għal uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1) u kif emendat, speċifikat, supplimentat jew modifikat mod ieħor.
(7) Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014 (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1).
(8) Inklużi, iżda mhux limitati għal, indennizzi għall-ispejjeż ġenerali, indennizzi tal-persunal, indennizzi għat-tagħmir u l-faċilitajiet, indennizzi għall-ivvjaġġar, għas-sussistenza u għal-laqgħat (mill-bogħod) kif ukoll indennizzi oħra mħallsa skont l-Artikolu 238 tar-Regolament Finanzjarju.
(9) Dan il-punt ma japplikax għall-ipproċessar ta’ data personali li għaliha l-OLAF jaġixxi bħala l-uniku kontrollur, b’mod partikolari f’każijiet fejn l-OLAF jipproċessa data personali miżmuma fil-bini tal-Kumitat.
(10) Inklużi, iżda mhux limitati għal, kuntratti ta’ impjieg, kuntratti ta’ fornituri ta’ servizzi u data relatata ma’ missjonijiet.
(11) Inklużi, iżda mhux limitati għal, reġistrazzjonijiet awdjo u vidjo u reġistri sign-in u sign-out.
(12) Inklużi, iżda mhux limitati għal, ħinijiet ta’ log-on u log-off, aċċess għal applikazzjonijiet interni u għal riżorsi bbażati fuq in-network u l-użu tal-Internet.
(13) Sa fejn tali data tiġi pproċessata skont l-Artikolu 10(2) tar-Regolament tal-UE dwar il-Protezzjoni tad-Data.
(14) Inklużi, iżda mhux limitati għal, testijiet bil-miktub, diskorsi rreġistrati, dokumenti ta’ evalwazzjoni, u valutazzjonijiet, osservazzjonijiet jew opinjonijiet tal-evalwaturi.
(15) Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta’ Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).
(16) Deċiżjoni Nru 129/2003 tas-Segretarju Ġenerali tal-Kumitat tar-Reġjuni tas-17 ta’ Ġunju 2003 dwar il-ġestjoni tad-dokumenti fil-Kumitat tar-Reġjuni.