EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 32021Q0712(01)
EESC Decision No 160/21 A laying down internal rules concerning restrictions of certain rights of data subjects in relation to the processing of personal data in the framework of activities carried out by the European Economic and Social Committee
Deċiżjoni tal-KESE Nru 160/21 A li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew
Deċiżjoni tal-KESE Nru 160/21 A li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew
ĠU L 246, 12.7.2021, p. 8–14
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
In force
12.7.2021 |
MT |
Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea |
L 246/8 |
Deċiżjoni tal-KESE Nru 160/21 A li tistabbilixxi regoli interni dwar restrizzjonijiet ta’ ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-qafas tal-attivitajiet imwettqa mill-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew
IL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta’ Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data, u li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1) (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament”), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
kkonsulta lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (minn hawn ’il quddiem “EDPS”),
Wara li billi:
1. |
il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (minn hawn ’il quddiem “il-KESE”) għandu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi, proċedimenti predixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “is-CEOS”), stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (2), u skont id-Deċiżjoni tal-KESE Nru 635/05 A tas-7 ta’ Diċembru 2005 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni li jirregolaw il-proċeduri dixxiplinari u l-investigazzjonijiet amministrattivi; |
2. |
skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (minn hawn ’il quddiem “OLAF”) iwettaq investigazzjonijiet interni fl-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji kollha tal-UE. Fit-13 ta’ Jannar 2016, il-KESE u l-OLAF iffirmaw arranġamenti amministrattivi konġunti bil-għan li jipprovdu qafas strutturat għall-kooperazzjoni u jiffaċilitaw l-iskambju f’waqtu ta’ informazzjoni bejniethom; |
3. |
skont l-Artikoli 22a u 22b tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi l-frodi u l-korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrapportaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li tista’ tikkostitwixxi nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat internament bid-Deċiżjoni tal-KESE Nru 053/16 A tat-2 ta’ Marzu 2016 li tistabbilixxi regoli dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta; |
4. |
il-KESE stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jittratta b’mod effettiv każijiet attwali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tal-KESE Nru 200/14 A tas-26 ta’ Settembru 2014 dwar il-proċeduri għall-prevenzjoni u t-trattament ta’ fastidju psikoloġiku u sesswali fuq il-post tax-xogħol fi ħdan is-Segretarjat tal-KESE. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali u proċedura formali. Skont il-proċedura informali, il-persuna li temmen li hija vittma ta’ fastidju tista’ tikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-KESE u l-Awtorità tal-Ħatra tista’ tieħu miżuri qabel tiftaħ investigazzjoni amministrattiva formali jekk ikun meħtieġ; |
5. |
f’konformità mal-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE huma intitolati għal assistenza fi proċedimenti kontra kull persuna li tagħmel theddid, atti jew kliem ta’ insult jew defamatorji, jew kull attakk fuq persuna jew proprjetà li għalihom huma jew membru mill-familja tagħhom huma soġġetti minħabba l-pożizzjoni jew id-dmirijiet tagħhom. Il-membri tal-persunal tal-KESE huma intitolati jressqu talbiet lill-Awtorità tal-Ħatra skont l-Artikolu 25 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, jew l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 46 u 124 tas-CEOS. Skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 46 u 124 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom ukoll id-dritt li jressqu lmenti kontra atti li jaffettwawhom ħażin; |
6. |
il-KESE jwettaq proċeduri tal-għażla għall-għażla, ir-reklutaġġ, il-ħatra u l-evalwazzjoni tal-persunal tiegħu, skont l-Artikoli 29 u 43 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 12 u 82 tas-CEOS; |
7. |
il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom id-dritt li jiffamiljarizzaw ruħhom mal-fajls mediċi tagħhom skont l-Artikolu 26a tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS; |
8. |
il-KESE għandu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet interni skont l-Artikolu 74(8) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4) (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”) u verifiki skont it-tifsira tal-Artikolu 116(4) tar-Regolament Finanzjarju; |
9. |
il-KESE huwa soġġett għal awditjar intern dwar l-attivitajiet tiegħu, imwettqa mill-awditur intern skont l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju; |
10. |
il-KESE jwettaq proċeduri ta’ akkwist skont it-Titolu VII tar-Regolament Finanzjarju; |
11. |
fil-kuntest ta’ tali investigazzjonijiet amministrattivi, awditi u verifiki, il-KESE jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni; |
12. |
il-KESE jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u mal-organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja; |
13. |
il-KESE jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja. Tali kooperazzjoni tista’ tinkludi wkoll skambju ta’ informazzjoni fil-kuntest ta’ investigazzjonijiet kriminali jew finanzjarji; |
14. |
il-KESE huwa involut f’każijiet li jitressqu quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jirreferi kwistjoni lill-Qorti, jiddefendi deċiżjoni li jkun ħa u li tkun ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew jintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tiegħu. F’dan il-kuntest, il-KESE jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti; |
15. |
il-KESE jwettaq l-attivitajiet meħtieġa sabiex jiżgura s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni. Dawn l-attivitajiet, pereżempju inkjesti biex jiġi stabbilit jekk kienx hemm ksur tad-Deċiżjoni 222/19 A (5), jistgħu jiġu ttrattati internament jew b’involviment estern; |
16. |
f’konformità mat-tieni sentenza tal-Artikolu 45(2) tar-Regolament, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (minn hawn ’il quddiem “l-UPD”), fuq inizjattiva tiegħu jew tagħha stess jew fuq talba tal-kontrollur jew tal-proċessur, tal-Kumitat tal-Persunal jew ta’ kwalunkwe individwi kkonċernati, jista’/tista’ jinvestiga/tinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti tiegħu/tagħha u li jsir/ssir jaf/taf bihom; |
17. |
sabiex jissodisfa l-kompiti tiegħu, il-KESE jiġbor u jipproċessa l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. Il-KESE, irrappreżentat mill-President tiegħu, jaġixxi bħala kontrollur tad-data; |
18. |
skont ir-Regolament, il-KESE huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawn l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data; |
19. |
il-KESE jista’ jkun mitlub jirrikonċilja dawn id-drittijiet mal-objettivi ta’ investigazzjonijiet amministrattivi, awditi, verifiki u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll mitlub jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dan il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jagħti lill-KESE l-possibbiltà li jirrestrinġi, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35, kif ukoll, f’ċirkostanzi straordinarji, l-Artikolu 36 tar-Regolament, sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-KESE huwa intitolat li jillimita dawn id-drittijiet. |
20. |
il-KESE jista’, pereżempju, ikollu bżonn jillimita l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom fil-qafas ta’ attivitajiet preliminari għad-deċiżjoni li tinfetaħ investigazzjoni amministrattiva jew matul l-investigazzjoni nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli tal-każ jew fl-istadju predixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-KESE li jwettaq l-investigazzjoni b’mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. Il-KESE jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti; |
21. |
jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhieda jew ta’ informaturi li jkunu talbu li ma jiġux identifikati. F’każ bħal dan, il-KESE jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom; |
22. |
jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali dwar membri tal-persunal li jkunu kkuntattjaw lill-konsulenti kunfidenzjali tal-KESE skont il-proċedura informali. F’każijiet bħal dawn, il-KESE jista’ jkun jeħtieġ li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-persuna li temmen li hija vittma ta’ fastidju, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u ta’ persuni oħrajn involuti, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni kollha kkonċernati. L-istess restrizzjoni tista’ tkun meħtieġa wkoll fil-każ tal-proċedura formali; |
23. |
fir-rigward ta’ proċeduri tal-għażla, ir-reklutaġġ, il-ħatra u l-evalwazzjoni tal-persunal, kif ukoll fir-rigward ta’ proċeduri ta’ akkwist pubbliku, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni jista’ jiġi eżerċitat biss f’ċerti punti fiż-żmien u taħt il-kondizzjonijiet previsti fil-proċeduri rilevanti sabiex jiġu mħarsa d-drittijiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn u biex jiġu rispettati l-prinċipji ta’ trattament ugwali u s-segretezza tad-deliberazzjonijiet; |
24. |
il-KESE għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. Id-Deċiżjoni tal-KESE li jimponi tali restrizzjonijiet għandha tkun motivata; |
25. |
fl-applikazzjoni tal-prinċipju tal-obbligu ta’ rendikont, il-KESE għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet; |
26. |
meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, il-KESE u dawn l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar in-neċessità u l-proporzjonalità ta’ dawn ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-KESE; |
27. |
L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma/tinforma lis-suġġetti tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu ilment quddiem l-EDPS; |
28. |
skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, il-KESE huwa intitolat li jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni jekk dan b’xi mod jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-KESE għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk in-notifika lis-suġġett tad-data dwar ir-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha; |
29. |
il-KESE għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawn il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari; |
30. |
sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu/għandha jkun/tkun ikkonsultat/a fi żmien tajjeb dwar kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u għandu/għandha jivverifika/tivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni; |
31. |
L-Artikoli 15(4) u 16(5) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet japplikaw, il-KESE ma għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni, |
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni
1.1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kondizzjonijiet li skonthom il-KESE jista’ jirrestrinġi l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, u 35, kif ukoll, f’ċirkostanzi straordinarji, tal-Artikolu 36 tar-Regolament abbażi tal-Artikolu 25 tar-Regolament.
1.2. Il-KESE, bħala l-kontrollur, huwa rrappreżentat mill-President tal-KESE.
Artikolu 2
Restrizzjonijiet
2.1. Il-KESE jista’ jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 4, 14 sa 22, u 35, kif ukoll, f’ċirkostanzi straordinarji, fl-Artikolu 36 tar-Regolament, għar-raġunijiet li ġejjin u għall-finijiet imsemmija hawn taħt:
(a) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi, attivitajiet preliminari għad-deċiżjoni li jinfetħu investigazzjonijiet amministrattivi, proċeduri predixxiplinari, dixxiplinari jew ta’ sospensjoni skont l-Artikolu 86 u l-Anness IX tar-Regolamenti tal-Persunal u d-Deċiżjoni tal-KESE Nru 635/05 A tas-7 ta’ Diċembru 2005 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni li jirregolaw il-proċeduri dixxiplinari u l-investigazzjonijiet amministrattivi; |
(b) |
skont l-Artikolu 25(1)(b), (c), (f), (g) u (h) tar-Regolament, meta jikkoopera mal-OLAF, b’mod partikolari meta jipprovdi lill-OLAF b’informazzjoni u dokumenti, jinnotifika każijiet lill-OLAF jew jipproċessa informazzjoni u dokumenti tal-OLAF; |
(c) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-KESE jistgħu jirrapportaw il-fatti b’mod kunfidenzjali meta jemmnu li hemm irregolaritajiet serji, kif stabbilit fid-Deċiżjoni tal-KESE 053/16 A tat-2 ta’ Marzu 2016 dwar ir-regoli interni dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta; |
(d) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jiżgura li l-membri tal-persunal tal-KESE jistgħu jikkuntattjaw lill-konsulenti kunfidenzjali skont il-proċedura informali u, sussegwentement u fejn adatt, lill-Awtorità tal-Ħatra skont il-proċedura formali, kif definit fid-Deċiżjoni tal-KESE 200/14 A tas-26 ta’ Settembru 2014 dwar il-proċeduri għall-prevenzjoni u t-trattament tal-fastidju psikoloġiku u sesswali fuq il-post tax-xogħol fi ħdan is-Segretarjat tal-KESE; |
(e) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jipproċessa talba għal assistenza skont it-tifsira tal-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal, talba skont it-tifsira tal-Artikolu 25 tar-Regolamenti tal-Persunal, talba skont it-tifsira tal-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal jew ilment skont it-tifsira tal-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal; |
(f) |
skont l-Artikolu 25(1)(c) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq proċeduri tal-għażla, ir-reklutaġġ, il-ħatra u l-evalwazzjoni tal-persunal; |
(g) |
skont l-Artikolu 25(1)(c) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq proċeduri tal-akkwist; |
(h) |
skont l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament, meta jipproċessa data medika li tinsab fil-fajls mediċi tas-suġġetti tad-data ġestiti mis-Servizz Mediku u Soċjali tal-KESE; |
(i) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq verifiki skont it-tifsira tal-Artikolu 116(4) tar-Regolament Finanzjarju jew fil-qafas tat-trattament ta’ irregolaritajiet finanzjarji skont it-tifsira tal-Artikolu 93 tar-Regolament Finanzjarju; |
(j) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq awditi interni fir-rigward ta’ attivitajiet jew dipartimenti tal-KESE skont l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju; |
(k) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (d), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni jew jikkoopera magħhom fil-kuntest tal-attivitajiet skont il-punti (a) sa (j) ta’ dan il-paragrafu u skont ftehimiet dwar il-livell ta’ servizz rilevanti, memoranda ta’ ftehim u ftehimiet ta’ kooperazzjoni; |
(l) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza lil jew minn awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiż terz u organizzazzjonijiet internazzjonali jew jikkoopera ma’ dawn l-awtoritajiet u organizzazzjonijiet, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja; |
(m) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jipprovdi jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil jew minn awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja; |
(n) |
skont l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament, meta jkun qed jipproċessa data personali f’dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest tal-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea; |
(o) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (d) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq attivitajiet sabiex tiġi żgurata s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni fir-rigward tal-attivitajiet jew id-dipartimenti tal-KESE; |
(p) |
skont l-Artikolu 25(1)(c), (g) u (h) tar-Regolament, meta jwettaq investigazzjonijiet dwar kwistjonijiet u okkorrenzi relatati ma’ kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data f’konformità mal-aħħar sentenza tal-Artikolu 45(2) tar-Regolament. |
2.2. Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f’soċjetà demokratika.
2.3. Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta’ każ b’każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li huwa strettament meħtieġ biex jinkiseb l-objettiv tagħhom.
2.4. Għal finijiet ta’ obbligu ta’ rendikont, il-KESE għandu jfassal rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet minn dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw, u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawn ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru, li għandu jkun disponibbli għall-EDPS, kull meta jintalab minnu.
2.5. Meta jkun qed jipproċessa data personali riċevuta minn organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, il-KESE għandu jikkonsulta ma’ dawn l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex impona restrizzjonijiet u dwar in-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet ikkonċernati, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-KESE.
Artikolu 3
Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data
3.1. Kull meta l-KESE jivvaluta n-neċessità u l-proporzjonalità ta’ restrizzjoni, għandu jqis ir-riskji potenzjali għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data.
3.2. Il-valutazzjonijiet tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data meta jiġu imposti r-restrizzjonijiet u d-dettalji tal-perjodu ta’ applikazzjoni ta’ dawn ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu rreġistrati fir-rekord tal-attivitajiet ta’ pproċessar rilevanti miżmum mill-KESE skont l-Artikolu 31 tar-Regolament. Dawn għandhom jiġu rreġistrati wkoll fi kwalunkwe valutazzjoni tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data rigward dawn ir-restrizzjonijiet imwettqa skont l-Artikolu 39 tar-Regolament.
Artikolu 4
Salvagwardji u perjodi ta’ żamma
4.1. Il-KESE għandu jimplimenta salvagwardji biex jipprevjeni l-abbuż u l-aċċess jew it-trasferiment illegali tad-data personali fir-rigward ta’ liema japplikaw jew jistgħu jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Tali salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu speċifikati skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta’ implimentazzjoni tal-KESE. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:
(a) |
definizzjoni ċara tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali; |
(b) |
jekk ikun adatt, ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali jew aċċidentali ta’ data elettronika lil persuni mhux awtorizzati; |
(c) |
jekk ikun adatt, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta’ dokumenti stampati; |
(d) |
il-monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u rieżami perjodiku tal-applikazzjoni tagħhom. |
Ir-rieżamijiet imsemmija fil-punt (d) għandhom jitwettqu mill-inqas kull sitt xhur.
4.2. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew hekk kif iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom ma jibqgħux japplikaw.
4.3. Id-data personali għandha tinżamm skont ir-regoli ta’ żamma applikabbli tal-KESE, li għandhom jiġu definiti fir-rekords miżmuma taħt l-Artikolu 31 tar-Regolament. Fi tmiem il-perjodu ta’ żamma, id-data personali għandha titħassar, tiġi anonimizzata jew trasferita fl-arkivji skont l-Artikolu 13 tar-Regolament.
Artikolu 5
L-Involviment tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data
5.1. L-UPD tal-KESE għandu/għandha jkun/tkun infurmat/a mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu ristretti skont din id-Deċiżjoni. L-UPD għandu/għandha jingħata/tingħata aċċess għar-rekords korrispondenti u għal kwalunkwe dokument li jikkonċerna l-kuntest fattwali jew legali.
5.2. L-UPD tal-KESE jista’/tista’ jitlob/titlob rieżami tal-applikazzjoni ta’ restrizzjoni. Il-KESE għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami.
5.3. Il-KESE għandu jiddokumenta l-involviment tal-UPD fl-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet, inkluż liema informazzjoni tiġi kondiviża miegħu/magħha.
Artikolu 6
Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjonijiet għad-drittijiet tagħhom
6.1. Il-KESE għandu jinkludi taqsima fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data ppubblikati fuq l-intranet jew is-sit web tiegħu li tipprovdi informazzjoni ġenerali lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjoni potenzjali tad-drittijiet tagħhom skont l-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet li għalihom jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet u t-tul potenzjali tagħhom.
6.2. Il-KESE għandu jinforma lis-suġġetti tad-data individwalment, bil-miktub u mingħajr dewmien żejjed, dwar ir-restrizzjonijiet kontinwi jew futuri tad-drittijiet tagħhom. Il-KESE għandu jinforma lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, bid-dritt tagħhom li jikkonsultaw lill-UPD bil-għan li jikkontestaw ir-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS.
6.3. Il-KESE jista’ jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad l-għoti ta’ informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni u d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-EDPS sakemm ikun meħtieġ sabiex jiġi evitat li dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-valutazzjoni dwar jekk dan ikunx ġustifikat għandha ssir fuq bażi ta’ każ b’każ. Hekk kif ma tibqax tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni, il-KESE għandu jipprovdi l-informazzjoni lis-suġġett tad-data.
Artikolu 7
Notifika lis-suġġetti tad-data dwar ksur tad-data personali tagħhom
7.1. Meta l-KESE ikun taħt obbligu li jinnotifika lil suġġett tad-data dwar ksur tad-data skont l-Artikolu 35(1) tar-Regolament, jista’, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, jillimita din in-notifika b’mod sħiħ jew parzjali. Għandu jiddokumenta f’nota r-raġunijiet għar-restrizzjoni, il-bażi legali għaliha skont l-Artikolu 2 u jagħmel valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tagħha. In-nota għandha tkun ikkomunikata lill-EDPS fil-ħin tan-notifika tal-ksur tad-data personali.
7.2. Meta r-raġunijiet għar-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw, il-KESE għandu jinnotifika lis-suġġetti tad-data dwar il-ksur tad-data personali tagħhom u jinfurmahom bir-raġunijiet prinċipali għar-restrizzjoni u dwar id-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS.
Artikolu 8
Kunfidenzjalità ta’ komunikazzjonijiet elettroniċi
8.1. F’ċirkostanzi straordinarji, il-KESE jista’ jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi skont l-Artikolu 36 tar-Regolament. Tali restrizzjonijiet għandhom ikunu konformi mad-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (6)
8.2. Minkejja l-Artikolu 6(3) ta’ din id-Deċiżjoni, li jippermetti lill-KESE biex, f’ċirkostanzi straordinarji, jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, huwa u jwieġeb kwalunkwe talba li ssir mis-suġġetti tad-data l-KESE għandu jinfurmahom dwar ir-raġunijiet ewlenin li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u tad-dritt tagħhom li jressqu lment quddiem l-EDPS.
Artikolu 9
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara l-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, il-21 ta’ Ġunju 2021.
Christa SCHWENG
Il-President
(1) ĠU L 295, 21.11.2018, p. 39.
(2) Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta’ Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal tal-uffiċjali u l-kondizzjonijiet ta’ impjieg ta’ uffiċjali oħra tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).
(3) ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta’ Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 (ĠU L 248, 18.9.2013, p. 1).
(4) Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU L 193, 30.7.2018, p. 1).
(5) Id-Deċiżjoni tas-Segretarju Ġenerali tal-KESE (Nru 229/19 A) u tas-Segretarju Ġenerali tal-KtR (Nru 177/2019) tal-4 ta’ Settembru 2019 dwar ir-regoli ġenerali għall-użu tas-sistema tal-IT.
(6) Id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta’ Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-data personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (ĠU L 201, 31.7.2002, p. 37).