1.

il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew (minn hawn ’il quddiem “il-KESE”) għandu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi, proċedimenti predixxiplinari, dixxiplinari u ta’ sospensjoni skont ir-Regolamenti tal-Persunal tal-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “is-CEOS”), stabbiliti fir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 (2), u skont id-Deċiżjoni tal-KESE Nru 635/05 A tas-7 ta’ Diċembru 2005 li tistabbilixxi dispożizzjonijiet ġenerali ta’ implimentazzjoni li jirregolaw il-proċeduri dixxiplinari u l-investigazzjonijiet amministrattivi;

2.

skont ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3), l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (minn hawn ’il quddiem “OLAF”) iwettaq investigazzjonijiet interni fl-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji kollha tal-UE. Fit-13 ta’ Jannar 2016, il-KESE u l-OLAF iffirmaw arranġamenti amministrattivi konġunti bil-għan li jipprovdu qafas strutturat għall-kooperazzjoni u jiffaċilitaw l-iskambju f’waqtu ta’ informazzjoni bejniethom;

3.

skont l-Artikoli 22a u 22b tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet potenzjalment illegali, inklużi l-frodi u l-korruzzjoni, li huma ta’ detriment għall-interessi tal-Unjoni. Il-membri tal-persunal huma obbligati wkoll li jirrapportaw imġiba relatata mal-qadi ta’ dmirijiet professjonali li tista’ tikkostitwixxi nuqqas serju ta’ konformità mal-obbligi tal-uffiċjali tal-Unjoni. Dan huwa rregolat internament bid-Deċiżjoni tal-KESE Nru 053/16 A tat-2 ta’ Marzu 2016 li tistabbilixxi regoli dwar l-iżvelar ta’ informazzjoni protetta;

4.

il-KESE stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jittratta b’mod effettiv każijiet attwali jew potenzjali ta’ fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tal-KESE Nru 200/14 A tas-26 ta’ Settembru 2014 dwar il-proċeduri għall-prevenzjoni u t-trattament ta’ fastidju psikoloġiku u sesswali fuq il-post tax-xogħol fi ħdan is-Segretarjat tal-KESE. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali u proċedura formali. Skont il-proċedura informali, il-persuna li temmen li hija vittma ta’ fastidju tista’ tikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-KESE u l-Awtorità tal-Ħatra tista’ tieħu miżuri qabel tiftaħ investigazzjoni amministrattiva formali jekk ikun meħtieġ;

5.

f’konformità mal-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE huma intitolati għal assistenza fi proċedimenti kontra kull persuna li tagħmel theddid, atti jew kliem ta’ insult jew defamatorji, jew kull attakk fuq persuna jew proprjetà li għalihom huma jew membru mill-familja tagħhom huma soġġetti minħabba l-pożizzjoni jew id-dmirijiet tagħhom. Il-membri tal-persunal tal-KESE huma intitolati jressqu talbiet lill-Awtorità tal-Ħatra skont l-Artikolu 25 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS, jew l-Artikolu 90(1) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 46 u 124 tas-CEOS. Skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 46 u 124 tas-CEOS, il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom ukoll id-dritt li jressqu lmenti kontra atti li jaffettwawhom ħażin;

6.

il-KESE jwettaq proċeduri tal-għażla għall-għażla, ir-reklutaġġ, il-ħatra u l-evalwazzjoni tal-persunal tiegħu, skont l-Artikoli 29 u 43 tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 12 u 82 tas-CEOS;

7.

il-membri tal-persunal tal-KESE għandhom id-dritt li jiffamiljarizzaw ruħhom mal-fajls mediċi tagħhom skont l-Artikolu 26a tar-Regolamenti tal-Persunal u l-Artikoli 11 u 81 tas-CEOS;

8.

il-KESE għandu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet interni skont l-Artikolu 74(8) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4) (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju”) u verifiki skont it-tifsira tal-Artikolu 116(4) tar-Regolament Finanzjarju;

9.

il-KESE huwa soġġett għal awditjar intern dwar l-attivitajiet tiegħu, imwettqa mill-awditur intern skont l-Artikolu 118 tar-Regolament Finanzjarju;

10.

il-KESE jwettaq proċeduri ta’ akkwist skont it-Titolu VII tar-Regolament Finanzjarju;

11.

fil-kuntest ta’ tali investigazzjonijiet amministrattivi, awditi u verifiki, il-KESE jikkoopera ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni;

12.

il-KESE jista’ jikkoopera mal-awtoritajiet nazzjonali ta’ pajjiżi terzi u mal-organizzazzjonijiet internazzjonali, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja;

13.

il-KESE jista’ wkoll jikkoopera mal-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, jew fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva proprja. Tali kooperazzjoni tista’ tinkludi wkoll skambju ta’ informazzjoni fil-kuntest ta’ investigazzjonijiet kriminali jew finanzjarji;

14.

il-KESE huwa involut f’każijiet li jitressqu quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea meta jirreferi kwistjoni lill-Qorti, jiddefendi deċiżjoni li jkun ħa u li tkun ġiet ikkontestata quddiem il-Qorti, jew jintervjeni f’każijiet rilevanti għall-kompiti tiegħu. F’dan il-kuntest, il-KESE jista’ jkollu bżonn jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti;

15.

il-KESE jwettaq l-attivitajiet meħtieġa sabiex jiżgura s-sigurtà tal-persuni, l-assi u l-informazzjoni. Dawn l-attivitajiet, pereżempju inkjesti biex jiġi stabbilit jekk kienx hemm ksur tad-Deċiżjoni 222/19 A (5), jistgħu jiġu ttrattati internament jew b’involviment estern;

16.

f’konformità mat-tieni sentenza tal-Artikolu 45(2) tar-Regolament, l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (minn hawn ’il quddiem “l-UPD”), fuq inizjattiva tiegħu jew tagħha stess jew fuq talba tal-kontrollur jew tal-proċessur, tal-Kumitat tal-Persunal jew ta’ kwalunkwe individwi kkonċernati, jista’/tista’ jinvestiga/tinvestiga kwistjonijiet u okkorrenzi relatati direttament mal-kompiti tiegħu/tagħha u li jsir/ssir jaf/taf bihom;

17.

sabiex jissodisfa l-kompiti tiegħu, il-KESE jiġbor u jipproċessa l-informazzjoni u diversi kategoriji ta’ data personali, inkluża d-data ta’ identifikazzjoni ta’ persuni fiżiċi, l-informazzjoni ta’ kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u d-data finanzjarja. Il-KESE, irrappreżentat mill-President tiegħu, jaġixxi bħala kontrollur tad-data;

18.

skont ir-Regolament, il-KESE huwa għalhekk obbligat li jipprovdi informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar dawn l-attivitajiet ta’ pproċessar u li jirrispetta d-drittijiet tagħhom bħala suġġetti tad-data;

19.

il-KESE jista’ jkun mitlub jirrikonċilja dawn id-drittijiet mal-objettivi ta’ investigazzjonijiet amministrattivi, awditi, verifiki u proċedimenti tal-qorti. Jista’ jkun ukoll mitlub jibbilanċja d-drittijiet ta’ suġġett tad-data kontra d-drittijiet u l-libertajiet fundamentali ta’ suġġetti oħra tad-data. Għal dan il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jagħti lill-KESE l-possibbiltà li jirrestrinġi, taħt kundizzjonijiet stretti, l-applikazzjoni tal-Artikoli 4, 14 sa 22, 35, kif ukoll, f’ċirkostanzi straordinarji, l-Artikolu 36 tar-Regolament, sa fejn id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 22. Sakemm ma jkunx hemm restrizzjonijiet previsti f’att legali adottat abbażi tat-Trattati, huwa neċessarju li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-KESE huwa intitolat li jillimita dawn id-drittijiet.

20.

il-KESE jista’, pereżempju, ikollu bżonn jillimita l-informazzjoni li jipprovdi lil suġġetti tad-data dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom fil-qafas ta’ attivitajiet preliminari għad-deċiżjoni li tinfetaħ investigazzjoni amministrattiva jew matul l-investigazzjoni nnifisha, qabel iċ-ċaħda possibbli tal-każ jew fl-istadju predixxiplinari. F’ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta’ tali informazzjoni jista’ jaffettwa b’mod serju l-kapaċità tal-KESE li jwettaq l-investigazzjoni b’mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata tista’ teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma’ xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. Il-KESE jista’ wkoll ikollu bżonn jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tax-xhieda kif ukoll dawk ta’ persuni oħra involuti;

21.

jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-anonimità ta’ xhieda jew ta’ informaturi li jkunu talbu li ma jiġux identifikati. F’każ bħal dan, il-KESE jista’ jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra ta’ tali persuni, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom;

22.

jista’ jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta informazzjoni kunfidenzjali dwar membri tal-persunal li jkunu kkuntattjaw lill-konsulenti kunfidenzjali tal-KESE skont il-proċedura informali. F’każijiet bħal dawn, il-KESE jista’ jkun jeħtieġ li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-persuna li temmen li hija vittma ta’ fastidju, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u ta’ persuni oħrajn involuti, sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni kollha kkonċernati. L-istess restrizzjoni tista’ tkun meħtieġa wkoll fil-każ tal-proċedura formali;

23.

fir-rigward ta’ proċeduri tal-għażla, ir-reklutaġġ, il-ħatra u l-evalwazzjoni tal-persunal, kif ukoll fir-rigward ta’ proċeduri ta’ akkwist pubbliku, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni jista’ jiġi eżerċitat biss f’ċerti punti fiż-żmien u taħt il-kondizzjonijiet previsti fil-proċeduri rilevanti sabiex jiġu mħarsa d-drittijiet ta’ suġġetti tad-data oħrajn u biex jiġu rispettati l-prinċipji ta’ trattament ugwali u s-segretezza tad-deliberazzjonijiet;

24.

il-KESE għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, ikunu strettament meħtieġa u jkunu miżura proporzjonata f’soċjetà demokratika. Id-Deċiżjoni tal-KESE li jimponi tali restrizzjonijiet għandha tkun motivata;

25.

fl-applikazzjoni tal-prinċipju tal-obbligu ta’ rendikont, il-KESE għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tiegħu tar-restrizzjonijiet;

26.

meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma’ organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, il-KESE u dawn l-organizzazzjonijiet għandhom jikkonsultaw ma’ xulxin dwar ir-raġunijiet potenzjali għaliex ġew imposti restrizzjonijiet u dwar in-neċessità u l-proporzjonalità ta’ dawn ir-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-KESE;

27.

L-Artikolu 25(6) tar-Regolament jobbliga lill-kontrollur li jinforma/tinforma lis-suġġetti tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u bid-dritt tagħhom li jressqu ilment quddiem l-EDPS;

28.

skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, il-KESE huwa intitolat li jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad l-għoti ta’ informazzjoni lis-suġġett tad-data dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ restrizzjoni jekk dan b’xi mod jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-KESE għandu jivvaluta fuq bażi ta’ każ b’każ jekk in-notifika lis-suġġett tad-data dwar ir-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha;

29.

il-KESE għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawn il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari;

30.

sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f’konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, l-UPD għandu/għandha jkun/tkun ikkonsultat/a fi żmien tajjeb dwar kwalunkwe restrizzjoni li tista’ tiġi applikata u għandu/għandha jivverifika/tivverifika l-konformità tagħha ma’ din id-Deċiżjoni;

31.

L-Artikoli 15(4) u 16(5) tar-Regolament jipprevedu eċċezzjonijiet għad-dritt tas-suġġetti tad-data għall-informazzjoni. Jekk dawn l-eċċezzjonijiet japplikaw, il-KESE ma għandux għalfejn japplika restrizzjoni skont din id-Deċiżjoni,