1.   Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet skont liema l-FCH 2 JU, fil-qafas tal-proċeduri tagħha stabbiliti fil-paragrafu 2, tista’ tirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet stabbiliti fl-Artikoli 14 sa 21, 35 u 36, kif ukoll l-Artikolu 4 tagħha, skont l-Artikolu 25 tar-Regolament (UE) 2018/1725.

2.   Fil-qafas tal-funzjonament amministrattiv tal-FCH 2 JU, din id-Deċiżjoni tapplika għall-operazzjonijiet ta’ pproċessar fuq data personali mill-Uffiċċju tal-Programm għall-finijiet tat-twettiq ta’ inkjesti amministrattivi, proċedimenti dixxiplinari, attivitajiet preliminari relatati ma’ każijiet ta’ irregolaritajiet potenzjali rrapportati lill-OLAF, l-ipproċessar ta’ każijiet ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta, proċeduri (formali u informali) għall-prevenzjoni ta’ fastidju, l-ipproċessar ta’ lmenti interni u esterni, it-twettiq ta’ awditi interni, investigazzjonijiet imwettqa mill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data f’konformità mal-Artikolu 45(2) tar-Regolament (UE) 2018/1725 u l-investigazzjonijiet dwar is-sigurtà (tal-IT) ttrattati internament jew b’involviment estern (eż. CERT-UE).

3.   Il-kategoriji ta’ data kkonċernati huma hard data (data“oġġettiva” bħal data ta’ identifikazzjoni, data ta’ kuntatt, data professjonali, dettalji amministrattivi, data riċevuta minn sorsi speċifiċi, komunikazzjonijiet elettroniċi u data tat-traffiku) u soft data (data“suġġettiva” relatata mal-każ bħal data dwar ir-raġunament, data dwar l-imġiba, evalwazzjonijiet, data dwar il-prestazzjoni u l-kondotta u data relatata ma’ jew imressqa b’konnessjoni mas-suġġett tal-proċedura jew tal-attività).

4.   Meta l-FCH 2 JU twettaq id-dmirijiet tagħha fir-rigward tad-drittijiet tas-suġġett tad-data skont ir-Regolament (UE) 2018/1725, hija għandha tikkunsidra jekk tapplikax xi waħda mill-eżenzjonijiet stabbiliti f’dak ir-Regolament.

5.   Soġġett għall-kundizzjonijiet stabbiliti f’din id-Deċiżjoni, ir-restrizzjonijiet jistgħu japplikaw għad-drittijiet li ġejjin: il-forniment ta’ informazzjoni lis-suġġetti tad-data, id-dritt ta’ aċċess, rettifika, tħassir, restrizzjoni tal-ipproċessar, il-komunikazzjoni ta’ ksur ta’ data personali lis-suġġett tad-data, jew il-kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni.

1.   L-impriża konġunta għandha tqiegħed fis-seħħ is-salvagwardji li ġejjin bl-għan li jiġi evitat li jseħħ abbuż, jew aċċess jew trasferiment illegali ta’ data personali (4):

2.   Il-perjodu ta’ żamma tad-data personali msemmija fl-Artikolu 1(3) ma għandux ikun itwal milli jkun meħtieġ u xieraq għall-finijiet li għalihom tiġi pproċessata d-data. Fi kwalunkwe każ, ma għandux ikun itwal mill-perjodu ta’ żamma speċifikat fl-avviżi dwar il-protezzjoni tad-data, fl-istqarrijiet ta’ privatezza jew fir-reġistri msemmija fl-Artikolu 6.

3.   Meta l-FCH 2 JU tikkunsidra li tapplika restrizzjoni, ir-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data għandu jintiżen, b’mod partikolari, kontra r-riskju għad-drittijiet u l-libertajiet ta’ suġġetti oħra tad-data u r-riskju ta’ kanċellazzjoni tal-effett tal-investigazzjonijiet jew il-proċeduri tal-impriża konġunta pereżempju billi tinqered l-evidenza. Ir-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġett tad-data jikkonċernaw primarjament, iżda mhumiex limitati għal, riskji ta’ reputazzjoni u riskji għad-dritt ta’ difiża u d-dritt li jinstema’.

1.   Kull restrizzjoni għandha tiġi applikata biss mill-FCH 2 JU biex tissalvagwardja:

2.   Bħala applikazzjoni speċifika tal-finijiet deskritti fil-paragrafu 1 ta’ hawn fuq, l-FCH 2 JU tista’ tapplika restrizzjonijiet fiċ-ċirkostanzi li ġejjin:

1.   F’każijiet debitament ġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-Deċiżjoni, id-drittijiet li ġejjin jistgħu jiġu ristretti mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar elenkati fil-paragrafu 2 hawn taħt meta dan ikun meħtieġ u proporzjonat:

2.   F’konformità mal-Artikolu 25(2)(a) tar-Regolament (UE) 2018/1725, f’każijiet ġustifikati u taħt il-kundizzjonijiet stipulati f’din id-deċiżjoni, jistgħu jiġu applikati restrizzjonijiet mill-kontrollur fil-kuntest tal-operazzjonijiet ta’ pproċessar li ġejjin:

Ir-restrizzjoni għandha tkompli tapplika dment li jibqgħu applikabbli r-raġunijiet li jiġġustifikawha.

3.   Meta l-impriża konġunta tirrestrinġi, b’mod sħiħ jew parzjali, l-applikazzjoni tad-drittijiet fil-paragrafu 1 ta’ hawn fuq, hija għandha tieħu l-passi stabbiliti fl-Artikoli 6 u 7 ta’ din id-Deċiżjoni.

4.   Meta s-suġġetti tad-data jitolbu aċċess għad-data personali tagħhom ipproċessata fil-kuntest ta’ każ speċifiku wieħed jew aktar, jew għal operazzjoni ta’ pproċessar partikolari, f’konformità mal-Artikolu 17 tar-Regolament (UE) 2018/1725, l-FCH 2 JU għandha tillimita l-valutazzjoni tagħha tat-talba għal din id-data personali biss.

1.   Kull restrizzjoni deskritta fl-Artikolu 5 għandha tkun meħtieġa u proporzjonata, filwaqt li jitqiesu r-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data u li jiġi rrispettat il-qofol tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali f’soċjetà demokratika.

2.   Jekk titqies l-applikazzjoni ta’ restrizzjoni, għandu jitwettaq test tan-neċessità u tal-proporzjonalità abbażi tar-regoli preżenti. It-test għandu jitwettaq ukoll fil-qafas tar-rieżami perjodiku, wara li ssir valutazzjoni dwar jekk ir-raġunijiet fattwali u legali għal restrizzjoni għadhomx japplikaw. Għandha tkun iddokumentata permezz ta’ nota ta’ valutazzjoni interna għal skopijiet ta’ responsabbiltà abbażi ta’ każ b’każ.

3.   Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu temporanji u jridu jitneħħew malli ma jkunux għadhom japplikaw iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom. B’mod partikolari, meta jitqies li l-eżerċitar tad-dritt ristrett ma jibqax iħassar l-effett tar-restrizzjoni imposta jew jaffettwa b’mod negattiv id-drittijiet jew il-libertajiet ta’ suġġetti tad-data oħra.

L-impriża konġunta għandha tirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjoni kull sitt xhur mill-adozzjoni tagħha u fl-għeluq tal-inkjesta, proċedura jew investigazzjoni rilevanti. Imbagħad, kull sitt xhur, il-kontrollur għandu jimmonitorja l-ħtieġa li tinżamm kwalunkwe restrizzjoni.

4.   Meta l-FCH 2 JU tapplika, b’mod sħiħ jew parzjali, ir-restrizzjonijiet deskritti fl-Anness 5 ta’ din id-Deċiżjoni, hija għandha tirreġistra r-raġunijiet għar-restrizzjoni, ir-raġuni legali skont il-paragrafu 1 ta’ hawn fuq, inkluż valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni.

Għandhom jiġu rreġistrati r-rekord u, fejn applikabbli, id-dokumenti li jinkludu l-elementi fattwali u legali sottostanti. Dawn għandhom jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data fuq talba.

1.   L-FCH 2 JU għandha tinkludi fl-avviżi tal-protezzjoni tad-data, dikjarazzjonijiet ta’ privatezza jew rekords skont it-tifsira tal-Artikolu 31 tar-Regolament (UE) 2018/1725, ippubblikati fuq is-sit web tagħha u/jew fuq l-intranet biex tinforma lis-suġġetti tad-data bid-drittijiet tagħhom fil-qafas ta’ proċedura partikolari, informazzjoni relatata mar-restrizzjoni potenzjali ta’ dawn id-drittijiet. L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta’ żmien potenzjali.

Mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 6(4), l-FCH 2 JU, fejn proporzjonat, għandha tinforma wkoll individwalment lis-suġġetti kollha tad-data, li huma kkunsidrati bħala persuni kkonċernati fl-operazzjoni speċifika ta’ pproċessar, bid-drittijiet tagħhom b’rabta mar-restrizzjonijiet preżenti jew futuri mingħajr dewmien bla bżonn u bil-miktub.

2.   Meta l-FCH 2 JU tirrestrinġi, b’mod sħiħ jew parzjali, id-drittijiet stipulati fl-Artikolu 5, hija għandha tinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għat-talba, bir-restrizzjoni applikata u bir-raġunijiet prinċipali għaliha, u bil-possibbiltà li jista’ jressaq ilment lill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data jew li jfittex rimedju ġudizzjarju fil-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea;

Il-forniment ta’ informazzjoni msemmi fil-paragrafu 2 ta’ hawn fuq jista’ jiġi differit, jitħalla barra jew jiġi miċħud, jekk dan ikun jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni f’konformità mal-Artikolu 25(8) tar-Regolament (UE) 2018/1725.

1.   L-FCH 2 JU għandha, mingħajr dewmien żejjed, tinforma lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (“UPD”) tal-impriża konġunta kull meta l-kontrollur jirrestrinġi l-applikazzjoni tad-drittijiet tas-suġġetti tad-data, jew jestendi r-restrizzjoni, skont din id-Deċiżjoni. Il-kontrollur għandu jipprovdi aċċess lill-UPD għar-rekord li jinkludi l-valutazzjoni tan-neċessità u l-proporzjonalità tar-restrizzjoni, u jiddokumenta fir-rekord id-data li fiha jinforma lill-UPD.

2.   L-UPD jista’ jitlob lill-kontrollur bil-miktub biex jirrieżamina l-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD bil-miktub dwar l-eżitu tar-rieżami mitlub.

3.   L-UPD għandu jkun involut matul il-proċedura kollha. Il-kontrollur għandu jinforma lill-UPD meta tkun tneħħiet ir-restrizzjoni.