ANNESS A

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUNSILL TA' ASSOĊJAZZJONI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni li huwa stabbilit skont l-Artikolu 4(1) tal-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha, minn naħa, u l-Amerika Ċentrali, min-naħa l-oħra (il-“Ftehim”) għandu jwettaq id-dmirijiet tiegħu kif previst fl-Artikolu 4(2) tal-Ftehim u jieħu responsabbiltà għall-implimentazzjoni ġenerali tal-Ftehim, kif ukoll kwalunkwe kwistjoni bilaterali, multilaterali jew internazzjonali oħra ta' interess komuni.

2.   Kif previst fl-Artikoli 5 u 345 tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u minn rappreżentanti ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, f'livell ministerjali kif xieraq u għandhom jittieħdu f'konsiderazzjoni kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati fi kwalunkwe sessjoni. Fejn adatt u maqbul miż-żewġ partijiet, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' fil-livell ta' Kapijiet ta' Stat jew ta' Gvern.

3.   Skont l-Artikolu 345 tal-Ftehim, meta l-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jwettaq esklussivament jew prinċipalment il-kompiti konferiti lilu f'Parti IV tal-Ftehim, għandu jkun kompost minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u l-Ministri ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali b'responsabbiltà għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ.

4.   Kif previst fl-Artikolu 352(3) tal-Ftehim, ir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom jaġixxu kollettivament fit-teħid tad-deċiżjonijiet fil-qafas istituzzjonali tal-Ftehim; l-adozzjoni ta' deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet għandhom jeħtieġu l-kunsens tagħhom.

5.   Referenza għall-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura hija skont id-definizzjoni prevista fl-Artikolu 352 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun ippresedut b'mod alternanti għal perjodi ta' 12-il xahar mir-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta' Sigurtà u rappreżentant fil-livell ministerjali tal-Parti tal-Amerika Ċentrali. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' regolarment fuq perjodu ta' mhux aktar minn sentejn. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

2.   Kull sessjoni tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tinżamm fejn xieraq u f'data miftiehma mill-Partijiet.

3.   Il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jissejħu b'mod konġunt mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni bi qbil mal-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

4.   F'każijiet eċċezzjonali, u jekk jaqblu ż-żewġ Partijiet, il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi, bħal vidjokonferenza.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1.   Il-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jiġu rrappreżentati f'każ li ma jkunux jistgħu jattendu. Jekk membru jixtieq li jiġi rrappreżentat b'dan il-mod, hu/hi għandu/ha j/tinnotifika lill-President bil-miktub, rigward l-isem tar-rappreżentant tiegħu/tagħha qabel il-laqgħa li fiha se j/tiġi rrappreżentat/a b'dan il-mod.

2.   Ir-rappreżentant ta' membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jeżerċità d-drittijiet kollha ta' dak il-membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

1.   Il-membri tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali. Qabel kull laqgħa, il-President se jkun informat, permezz tas-Segretarjat, mill-formazzjoni maħsuba tad-delegazzjoni ta' kull Parti.

2.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista', bi qbil bejn il-Partijiet, jistieden persuni li mhumiex membri sabiex jattendu l-laqgħat tiegħu bħala osservaturi jew sabiex jipprovdu informazzjoni fuq suġġetti partikolari.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tas-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u uffiċjal tal-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom flimkien iservu bħala Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1.   Korrispondenza indirizzata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lis-Segretarju jew tal-Parti tal-UE jew tar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li min-naħa tagħhom jgħarrfu lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza tiġi trażmessa lill-President u, fejn xieraq, imqassma lill-membri l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

3.   Is-Segretarjat għandu jibgħat il-korrispondenza lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea, is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, ir-Rappreżentanti Permanenti tal-Istati Membri u lis-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, kif ukoll lill-Ambaxxati tar-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali stabbiliti fi Brussell, il-Belġju, b'kopja, kif applikabbli, lill-ministeri responsabbli għall-affarijiet barranin jew il-ministeri responsabbli għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ.

4.   Komunikazzjonijiet mill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jintbagħtu lid-destinatarji tas-Segretarjat u ċċirkulati, fejn meħtieġ, lill-membri l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fl-indirizzi indikati fit-tielet paragrafu.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.

2.   Meta Parti tissottometti lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni informazzjoni ddikjarata kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni f'konformità mal-proċedura deskritta fl-Artikolu 336(2) tal-Ftehim.

3.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1.   Il-President għandu jfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa. Din għandha tintbagħat mis-Segretarji tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

L-aġenda proviżorja għandha tinkludi l-punti li fuqhom il-President irċieva talba sabiex jiżdiedu fuq l-aġenda mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa. Madankollu dawn il-punti m'għandhomx jinkitbu fl-aġenda proviżorja jekk ma tkunx intbagħtet id-dokumentazzjoni ta' sostenn għal dawk il-punti lis-Segretarji qabel id-data ta' dispaċċ tal-aġenda.

2.   L-aġenda għandha tkun adottata mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punt apparti dawk li jidhru fl-aġenda proviżorja jista' jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

3.   Il-President jista', b'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perjodi speċifikati fil-paragrafu 1 sabiex iqis il-ħtiġijiet ta' każ partikolari.

Artikolu 10

Minuti

1.   Għandu jitħejja abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa b'mod konġunt miż-żewġ Segretarji.

2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni;

(b)	id-dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun talab li jiddaħħlu, u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, id-dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjoni, fost oħrajn.

3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għall-approvazzjoni. Għandhom jiġu approvati fi żmien 45 jum kalendarju wara kull laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Wara l-approvazzjoni, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President u miż-żewġ Segretarji. Kopja ċċertifikata għandha tiġi mgħoddija lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet, li għandhom jiġu ffirmati mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

2.   Il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu wkoll deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dan l-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub mill-President tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni lill-membri tiegħu skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih il-membri għandhom jgħarrfu r-riżervi jew l-emendi li jixtiequ jagħmlu. Ladarba t-test jiġi miftiehem, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandhom jiġu ffirmati b'mod indipendenti u suċċessivament mir-rappreżentanti tal-Parti tal-UE u kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali.

3.   L-atti tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni” fi ħdan it-tifsira tal-Artikolu 6 tal-Ftehim. Is-Segretarjat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jagħti numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni meħuda. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha u għandha tiġi ffirmata mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

4.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu ffirmati miż-żewġ Segretarji.

5.   Id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet għandhom jiġu mgħoddija lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7 ta' dawn ir-regoli ta' Proċedura.

6.   Parti tista' tiddeċiedi li tordna l-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-Ispanjol u lingwa oħra mil-lingwi awtentiċi tal-Ftehim miftiehma mill-Partijiet.

2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawk il-lingwi.

Artikolu 13

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   Spejjeż li għandhom x'jaqsmu ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ispanjol u l-lingwa uffiċjali l-oħra tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif imsemmi fl-Artikolu 12(1) ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

Artikolu 14

Kumitat ta' Assoċjażżjoni

1.   Skont l-Artikolu 7 tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni għandu jkun megħjun fil-qadi ta' dmirijietu mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Il-Kumitat għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE, minn naħa, u rappreżentanti tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, min-naħa l-oħra, fuq il-livell iddeterminat b'dan il-Ftehim.

2.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jħejji l-laqgħat u d-deliberazzjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni (1), jimplimenta d-deċiżjonijiet tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni fejn xieraq u, b'mod ġenerali, jiżgura l-kontinwità tar-relazzjoni ta' assoċjazzjoni u l-funzjonament korrett tal-Ftehim. Għandu jqis kwalunkwe kwistjoni li titressaq quddiemu mingħand il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni kif ukoll kwalunkwe kwistjoni li tista' tinqala' fl-andament tat-twettiq ta' kuljum tal-Ftehim. Huwa għandu jippreżenta proposti jew kwalunkwe abbozz ta' deċiżjonijiet jew rakkomandazzjonijiet għal approvazzjoni lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni. Skont l-Artikolu 7(4) tal-Ftehim, il-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jista' jagħti s-setgħa lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni li jieħu deċiżjonijiet f'ismu.

3.   F'każijiet fejn il-Ftehim jirreferi għal obbligu ta' konsultazzjoni jew possibbiltà ta' konsultazzjoni jew fejn il-Partijiet jiddeċiedu bi ftehim komuni biex jikkonsultaw lil xulxin, din il-konsultazzjoni tista' ssir fi ħdan il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, ħlief fejn speċifikat mod ieħor fil-Ftehim. Il-konsultazzjoni tista' tkompli fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk.

Artikolu 15

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati f'konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 11.

---

(1)  Rigward Parti IV tal-Ftehim, din il-funzjoni għandha tiġi osservata mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni f'koordinazzjoni mill-qrib mal-Koordinaturi maħtura skont l-Artikolu 347 tal-Ftehim.

ANNESS B

REGOLI TA' PROĊEDURA TAL-KUMITAT U S-SOTTOKUMITATI TA' ASSOĊJAZZJONI

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni stabbilit skont l-Artikolu 7 tal-Ftehim li jistabbilixxi Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Istati Membri tagħha minn naħa u l-Amerika Ċentrali min-naħa l-oħra, (“il-Ftehim”) għandu jaqdi d-dmirijiet tiegħu kif provdut fil-Ftehim u jassumi r-responsabbiltà għall-implimentazzjoni ġenerali tal-Ftehim.

2.   Kif previst fl-Artikoli 7(1) u 346 tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jkun magħmul minn rappreżentanti tal-Parti tal-UE u minn rappreżentanti ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, f'livell uffiċjali għoli, li jkollu kompetenza fi kwistjonijiet speċifiċi li jridu jiġu indirizzati fi kwalunkwe sessjoni.

3.   Skont l-Artikolu 346 tal-Ftehim, meta l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jwettaq il-kompiti konferiti lilu f'Parti IV tal-Ftehim, għandu jkun kompost minn uffiċjali anzjani tal-Kummissjoni Ewropea u ta' kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali li jkollhom responsabbiltà għal kwistjonijiet relatati mal-kummerċ. Rappreżentant tal-Parti li tippresiedi l-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha taġixxi bħala president.

4.   Kif previst fl-Artikolu 352(3) tal-Ftehim, ir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom jaġixxu kollettivament fit-teħid tad-deċiżjonijiet fil-qafas istituzzjonali tal-Ftehim; l-adozzjoni ta' deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet għandhom jeħtieġu l-kunsens tagħhom.

5.   Referenza għall-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura hija skont id-definizzjoni prevista fl-Artikolu 352 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Parti tal-UE u l-Parti tal-Amerika Ċentrali għandhom iżommu l-Presidenza tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, alternatament, għal perjodu ta' 12-il xahar. Il-President għandu jkun Membru tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Ħlief fejn ikun miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jiltaqa' b'mod regolari, minn tal-inqas darba fis-sena. Jistgħu jsiru sessjonijiet speċjali tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fuq talba ta' waħda mill-Partijiet, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

2.   Kull laqgħa tal-Kumitat tal-Assoċjazzjoni għandha titlaqqa' mill-President fi żmien u f'post li jkun hemm qbil dwaru miż-żewġ Partijiet. Is-sejħa għal-laqgħa għandha tinħareġ mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni lill-Membri mhux aktar tard minn 28 jum qabel il-bidu tas-seduta sakemm ma jiftehmux mod ieħor il-Partijiet.

3.   Kull meta huwa possibbli, il-laqgħa regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tissejjaħ fi żmien xieraq qabel il-laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

4.   F'każijiet eċċezzjonali, u jekk jaqblu hekk iż-żewġ Partijiet, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jsiru permezz ta' mezzi teknoloġiċi li jkun hemm qbil dwarhom.

Artikolu 4

Rappreżentanza

1.   Kull Parti għandha tinnotifika lill-Partijiet l-oħra l-lista tar-rappreżentanti tagħha fil-Kumitat ta' Assoċjazzjoni (il-“Membri”) għad-diversi kwistjonijiet li għandhom jiġu indirizzati. Il-lista se tiġi amministrata mis-Segretarju tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

2.   Membru li jixtieq jiġi rrappreżentat minn rappreżentant alternattiv għal laqgħa partikolari għandu jinnotifika bil-miktub lill-Partijiet l-oħra tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni bl-isem tar-rappreżentant supplenti tiegħu jew tagħha qabel issir dik il-laqgħa. Ir-rappreżentant sostitut ta' Membru għandu jeżerċita d-drittijiet kollha ta' dak il-Membru.

Artikolu 5

Delegazzjonijiet

Il-Membri tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jistgħu jkunu akkumpanjati minn uffiċjali oħra. Qabel kull laqgħa, il-Partijiet se jkunu informati, permezz tas-Segretarjat, mill-formazzjoni maħsuba tad-delegazzjonijiet li jattendu kull laqgħa.

Artikolu 6

Segretarjat

Uffiċjal tal-Parti tal-UE u uffiċjal ta' Repubblika tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li għandhom jalternaw skont il-linji gwida stabbiliti għal dak l-għan mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 7

Korrispondenza

1.   Korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lis-Segretarju ta' xi waħda mill-Parti tal-UE jew tar-Repubblika tal-Parti tal-Amerika Ċentrali, li min-naħa tagħhom jgħarrfu lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni tingħata lill-President tal-Kumitat u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

3.   Il-korrispondenza mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandha tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat u fejn xieraq tiġi ċċirkolata bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

Artikolu 8

Dokumenti

1.   Meta d-deliberazzjonijiet tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jkunu bbażati fuq dokumenti ta' sostenn bil-miktub, it-tali dokumenti għandhom jiġu nnumerati u ċċirkolati mis-Segretarjat tal-Membri.

2.   Kull Segretarju għandu jkun responsabbli għaċ-ċirkulazzjoni tad-dokumenti lill-Membri adatti fin-naħa tiegħu jew tagħha fil-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u sistematikament għall-ikkupjar lis-Segretarju l-ieħor.

Artikolu 9

Kunfidenzjalità

1.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni m'għandhomx ikunu pubbliċi.

2.   Meta Parti tissottometti lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, lis-Sottokumitati, lill-Gruppi ta' Ħidma jew kwalunkwe korp ieħor, informazzjoni ddikjarata bħala kunfidenzjali, il-Parti l-oħra għandha tittratta dik l-informazzjoni f'konformità mal-proċedura deskritta fl-Artikolu 336(2) tal-Ftehim.

3.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar il-pubblikazzjoni tad-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 10

Aġendi għal-Laqgħat

1.   Għandha titfassal aġenda proviżorja għal kull laqgħa mis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet. Din għandha tintbagħat, flimkien mad-dokumenti rilevanti, lill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni u l-Membri tiegħu mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 8 ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura.

2.   L-aġenda proviżorja għandha tinkludi dawk il-punti li s-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jkun irċieva talba dwarhom mingħand Parti biex jiddaħħlu fl-aġenda, flimkien mad-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

3.   L-aġenda għandha tiġi adottata mill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-bidu ta' kull laqgħa. Punti oħra li ma jkunux fuq l-aġenda proviżorja jistgħu jitqiegħdu fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4.   Il-President tas-sessjoni tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, bi ftehim mal-Partijiet, jista' jistieden osservaturi jew esperti fuq bażi ad hoc biex jattendu l-laqgħat tiegħu biex jipprovdu l-informazzjoni fuq suġġetti speċifiċi.

5.   Il-President tas-sessjoni tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista', bi qbil mal-Partijiet, iqassar il-perjodi ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jittieħed kont tar-rekwiżiti ta' xi każ partikolari.

Artikolu 11

Minuti

1.   Iż-żewġ Segretarji għandhom jiktbu b'mod konġunt abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa, normalment fi żmien 21 jum kalendarju minn mindu tispiċċa l-laqgħa.

2.   Il-minuti għandhom, bħala regola ġenerali, jindikaw fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni;

(b)	id-dikjarazzjonijiet li membru tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni jkun talab li jiddaħħlu, u

(c)	kwistjonijiet li dwarhom ikun intlaħaq qbil bejn il-Partijiet, bħal deċiżjonijiet adottati, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u d-dikjarazzjonijiet li kien hemm qbil dwarhom u kwalunkwe konklużjoni fuq punti speċifiċi, fost oħrajn.

3.   Il-minuti għandhom jinkludu wkoll lista tal-Membri jew tar-rappreżentanti sostituti tagħhom li jkunu ħadu sehem fil-laqgħa, lista tal-Membri tad-delegazzjonijiet li jakkumpanjawhom u lista ta' kull osservatur jew espert li jattendi l-laqgħa.

4.   Il-minuti għandhom jiġu approvati bil-miktub mill-Partijiet kollha fi żmien 28 jum kalendarju mid-data tal-laqgħa. Wara l-approvazzjoni, il-minuti għandhom jiġu ffirmati mill-President u miż-żewġ Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni. Kopja ċċertifikata għandha tiġi mgħoddija lil kull waħda mill-Partijiet.

5.   Sakemm ma jkunx miftiehem mod ieħor, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jadotta pjan ta' azzjoni li jirrifletti l-azzjonijiet miftiehma matul il-laqgħa u l-implimentazzjoni tiegħu għandha tiġi riveduta fil-laqgħa segwenti.

Artikolu 12

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Fil-każijiet speċifiċi fejn il-Ftehim jagħti s-setgħa li jittieħdu deċiżjonijiet jew fejn tali setgħa kienet iddelegata lilu mill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jieħu d-deċiżjonijiet tiegħu u jagħmel ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu bi ftehim reċiproku bejn il-Partijiet, li għandhom jiġu ffirmati mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE fil-laqgħat tiegħu.

2.   Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jieħu deċiżjonijiet jew jagħmel rakkomandazzjonijiet bi proċedura bil-miktub jekk iż-żewġ Partijiet jaqblu li jsir hekk. Għal dan l-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub mill-President tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni lill-Membri tiegħu skont l-Artikolu 8, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih il-Membri għandhom jgħarrfu r-riżervi jew l-emendi li jixtiequ jagħmlu. Ladarba t-test jiġi miftiehem, id-deċiżjoni jew ir-rakkomandazzjoni għandhom jiġu ffirmati b'mod indipendenti u suċċessivament mir-rappreżentanti tal-Parti tal-UE u kull waħda mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali.

3.   L-atti tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom jiġu intitolati “Deċiżjoni” jew “Rakkomandazzjoni”. Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jagħti numru tas-serje, id-data tal-adozzjoni u deskrizzjoni tas-suġġett għal kull deċiżjoni jew rakkomandazzjoni meħuda. Kull deċiżjoni għandha tipprevedi d-data tad-dħul fis-seħħ tagħha u għandha tiġi ffirmata mir-Repubbliki tal-Parti tal-Amerika Ċentrali u mill-Parti tal-UE.

Artikolu 13

Rapporti

Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jirrapporta lill-Kunsill ta' Assoċjazzjoni dwar l-attivitajiet tiegħu u Sottokumitati tiegħu, il-Gruppi ta' Ħidma u korpi oħra f'kull laqgħa regolari tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni.

Artikolu 14

Lingwi

1.   Il-lingwi uffiċjali tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandhom ikunu l-Ispanjol u lingwa oħra mil-lingwi awtentiċi tal-Ftehim miftiehma mill-Partijiet.

2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawk il-lingwi.

Artikolu 15

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tkopri kwalunkwe spiża li tagħmel bħala riżultat tal-parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, kemm fir-rigward tal-persunal, l-ivvjaġġar u l-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-ispejjeż ta' posta u telekomunikazzjoni.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   Spejjeż li għandhom x'jaqsmu ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ispanjol u l-lingwa uffiċjali l-oħra tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni kif imsemmi fl-Artikolu 14(1) ta' dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa. Interpretazzjoni u traduzzjoni għal jew minn lingwi oħra għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li tagħmel it-talba.

Artikolu 16

Emenda tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati f'konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 12.

Artikolu 17

Sottokumitati u Gruppi ta' Ħidma speċjalizzati

1.   Skont l-Artikolu 8(2) tal-Ftehim, il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li jwaqqaf Sottokumitati jew Gruppi ta' Ħidma speċjalizzati minbarra dawk li hemm ipprovduti fil-Ftehim sabiex jgħinuh fit-twettiq ta' dmirijietu. Il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni jista' jiddeċiedi li jtemm tali Sottokumitat jew Grupp ta' Ħidma, jew li jiddefinixxi jew jemenda t-termini ta' referenza tagħhom. Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, dawn is-sottokumitati għandhom jaħdmu taħt l-awtorità tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni, li lilu għandhom jirrappurtaw wara kull waħda mil-laqgħat tagħhom.

2.   Sakemm ma jkunx previst mod ieħor mill-Ftehim jew miftiehem fil-Kunsill ta' Assoċjazzjoni, ir-regoli preżenti ta' proċeduri għandhom jiġu applikati mutatis mutandis għal kwalunkwe Sottokumitat, Bord jew Grupp ta' Ħidma speċjalizzat, bl-adattamenti li ġejjin:

(a)	kull Parti għandha tinnotifika bil-miktub lill-Partijiet l-oħra l-lista tal-parteċipanti tagħha f'dawn il-korpi u l-funzjonijiet rispettivi tagħhom. Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni għandu jamministra dawn il-listi.

(b)	il-korrispondenza rilevanti kollha, id-dokumenti u l-komunikazzjonijiet bejn il-punti ta' kuntatt għandhom jintbagħtu wkoll lis-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fl-istess ħin.

(c)	sakemm mhux provdut mod ieħor fil-Ftehim jew miftiehem mill-Partijiet, is-Sottokumitati, il-Bordijiet jew il-Gruppi ta' Ħidma għandhom biss ikollhom is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet.