ANNESS

IR-REGOLI TA' PROĊEDURA TAS-SOTTOKUMITAT SANITARJU U FITOSANITARJU BEJN L-UE U L-GEORGIA

Artikolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

1.   Is-Sottokumitat Sanitarju u Fitosanitarju (“is-Sottokumitat SFS”), stabbilit f'konformità mal-Artikolu 65(1) tal-Ftehim ta' Assoċjazzjoni bejn l-Unjoni Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika u l-Istati Membri tagħhom, minn naħa, u l-Georgia, min-naħa l-oħra (“il-Ftehim”) għandhom jassistu lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ, kif stipulat fl-Artikolu 408(4) tal-Ftehim (“il-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ”) fit-twettiq ta' dmirijietu.

2.   Is-Sottokumitat SFS għandu jwettaq il-funzjonijiet tiegħu stipulati fl-Artikolu 65(2) tal-Ftehim fid-dawl tal-għanijiet tal-Kapitolu 4 tat-Titolu IV stipulati fl-Artikolu 50 tal-Ftehim.

3.   Is-Sottokumitat SFS għandu jkun kompost minn rappreżentanti tal-Kummissjoni Ewropea u tal-Georgia, responsabbli għal kwistjonijiet sanitarji u fitosanitarji.

4.   Rappreżentant tal-Kummissjoni Ewropea jew tal-Georgia li jkollu r-responsabbiltà għall-kwistjonijiet sanitarji u fitosanitarji għandu jaġixxi bħala President tas-Sottokumitat SFS f'konformità mal-Artikolu 2.

5.   Il-Partijiet f'dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jiġu definiti kif previst fl-Artikolu 428 tal-Ftehim.

Artikolu 2

Presidenza

Il-Partijiet għandu jkollhom il-Presidenza tas-Sottokumitat SFS, b'mod alternat, għal perjodu ta' 12-il xahar. L-ewwel perjodu għandu jibda fid-data tal-ewwel laqgħa tal-Kunsill ta' Assoċjazzjoni u jintemm fil-31 ta' Diċembru tal-istess sena.

Artikolu 3

Laqgħat

1.   Ħlief fejn ikun miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, is-Sottokumitat SFS għandu jiltaqa' fi żmien tliet xhur wara d-dħul fis-seħħ ta' dan il-Ftehim, u sussegwentement fuq it-talba ta' xi waħda mill-Partijiet, jew mill-inqas darba fis-sena.

2.   Kull laqgħa tas-Sottokumitat SFS għandha tissejjaħ mill-Presidenza tagħha f'post u fi żmien maqbulin bejn il-Partijiet. L-avviż ta' sejħa għal-laqgħa għandu jinħareġ mill-President tas-Sottokumitat SFS mhux aktar tard minn 28 jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa, sakemm il-Partijiet ma jiftehmux mod ieħor.

3.   Fejn ikun possibbli, il-laqgħa regolari tas-Sottokumitat SFS għandha tissejjaħ fi żmien dovut qabel il-laqgħa regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

4.   Il-laqgħat tas-Sottokumitat SFS jistgħu jsiru bi qbil permezz ta' kwalunkwe tagħmir teknoloġiku, bħalma huma l-vidjokonferenzi jew l-awdjokonferenzi.

5.   Is-Sottokumitat SFS jista' wkoll jindirizza kwalunkwe kwistjoni mingħajr ma jiltaqa', permezz tal-korrispondenza.

Artikolu 4

Delegazzjonijiet

Qabel kull laqgħa, il-Partijiet għandhom jiġu mgħarrfin mis-Segretarjat tas-Sottokumitat SFS dwar l-għamla prevista tad-delegazzjoni ta' kull Parti li tkun se tattendi l-laqgħa.

Artikolu 5

Segretarjat

1.   Uffiċjal tal-Kummissjoni Ewropea u uffiċjal tal-Georgia għandhom jaġixxu b'mod konġunt bħala Segretarji tas-Sottokumitat tal-SFS u jwettqu kompiti segretarjali b'mod konġunt fi spirtu ta' fiduċja reċiproka u kooperazzjoni.

2.   Is-Segretarjat tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ għandu jkun mgħarraf b'kull deċiżjoni, opinjoni, rakkomandazzjoni, rapport u azzjoni oħra miftiehma tas-Sottokumitat SPS.

Artikolu 6

Korrispondenza

1.   Il-korrispondenza indirizzata lis-Sottokumitat SFS tintbagħat lis-Segretarju ta' waħda mill-Partijiet, li min-naħa tiegħu jgħarraf lis-Segretarju l-ieħor.

2.   Is-Segretarjat tas-Sottokumitat SFS għandu jiżgura li l-korrispondenza indirizzata lis-Sottokumitat SFS tingħadda lill-President tas-Sottokumitat SFS u tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, bħala dokumenti msemmija fl-Artikolu 7.

3.   Il-korrispondenza mill-President għandha tintbagħat lill-Partijiet mis-Segretarjat f'isem il-President. Din il-korrispondenza għandha tiġi ċċirkolata, fejn xieraq, kif previst fl-Artikolu 7.

Artikolu 7

Dokumenti

1.   Id-dokumenti jiġu ċċirkolati mis-Segretarji tas-Sottokumitat SFS.

2.   Parti għandha tittrażmetti d-dokumenti tagħha lis-Segretarju tagħha. Is-Segretarju għandu jittrażmetti dawn id-dokumenti lis-Segretarju tal-Parti l-oħra.

3.   Is-Segretarju tal-Unjoni għandu jiċċirkola d-dokumenti mar-rappreżentanti rilevanti tal-Unjoni u għandu jikkopja sistematikament lis-Segretarju tal-Georgia u lis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ f'din il-korrispondenza.

4.   Is-Segretarju tal-Georgia għandu jiċċirkola d-dokumenti mar-rappreżentanti rilevanti tal-Georgia u għandu jikkopja sistematikament lis-Segretarju tal-Unjoni u lis-Segretarji tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ f'din il-korrispondenza.

5.   Is-Segretarji tas-Sottokumitat SFS għandhom iservu bħala punti ta' kuntatt għal skambji previsti fl-Artikolu 58 tal-Ftehim.

Artikolu 8

Kunfidenzjalità

Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor mill-Partijiet, il-laqgħat tas-Sottokumitat SFS ma għandhomx ikunu pubbliċi. Meta Parti tippreżenta informazzjoni mmarkata bħala kunfidenzjali lis-Sottokumitat SFS, il-Parti l-oħra tittratta dik l-informazzjoni bħala tali.

Artikolu 9

Aġendi għal-laqgħat

1.   Għandha titfassal aġenda provviżorja għal kull laqgħa kif ukoll abbozz tal-konklużjonijiet operattivi kif previst fl-Artikolu 10 mis-Segretarjat tas-Sottokumitat SFS abbażi tal-proposti li jsiru mill-Partijiet. L-aġenda provviżorja għandha tinkludi punti li s-Segretarjat ikun irċieva talba dwarhom mingħand xi Parti biex jiddaħħlu fl-aġenda, sostnuti mid-dokumenti rilevanti, mhux aktar tard minn 21 jum kalendarju qabel id-data tal-laqgħa.

2.   L-aġenda provviżorja, flimkien mad-dokumenti rilevanti, għandhom jiġu ċċirkolati kif previst fl-Artikolu 7 mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa.

3.   L-aġenda għandha tkun adottata mis-Sottokumitat SFS fil-bidu ta' kull laqgħa. Kull punt minbarra dawk li jidhru fl-aġenda provviżorja jista' jitqiegħed fuq l-aġenda jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk.

4.   Il-President tas-Sottokumitat SFS jista', bil-qbil tal-Parti l-oħra, jistieden rappreżentanti ta' korpi oħra tal-Partijiet jew esperti indipendenti ta' qasam partikolari fuq bażi ad hoc sabiex jattendu l-laqgħat tas-Sottokumitat SFS bil-għan li jipprovdu tagħrif dwar suġġetti speċifiċi. Il-Partijiet għandhom jiżguraw li dawk l-osservaturi jew l-esperti jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità.

5.   Il-President tas-Sottokumitat SFS jista', f'konsultazzjoni mal-Partijiet, iqassar il-perjodi ta' żmien speċifikati fil-paragrafi 1 u 2 sabiex jittieħed kont ta' ċirkostanzi speċjali.

Artikolu 10

Minuti u konklużjonijiet operattivi

1.   Għandu jitħejja abbozz tal-minuti ta' kull laqgħa b'mod konġunt mis-Segretarji tas-Sottokumitat SFS.

2.   Bħala regola ġenerali, il-minuti għandhom jindikaw fir-rigward ta' kull punt fuq l-aġenda:

(a)	lista tal-parteċipanti fil-laqgħa, lista tal-uffiċjali li jakkumpanjawhom u lista ta' kull osservatur jew espert li jattendi l-laqgħa;

(b)	id-dokumentazzjoni ppreżentata lis-Sottokumitat SFS;

(c)	id-dikjarazzjonijiet li s-Sottokumitat SFS ikun talab li jiddaħħlu fil-minuti; kif ukoll

(d)	il-konklużjonijiet operattivi tal-laqgħa, kif previst fil-paragrafu 4.

3.   L-abbozz tal-minuti għandu jiġi ppreżentat lis-Sottokumitat SFS għall-approvazzjoni. Dawn il-minuti għandhom jiġu approvati fi żmien 28 jum kalendarju wara kull laqgħa tas-Sottokumitat SFS. Għandha tintbagħat kopja lil kull wieħed mid-destinatarji msemmija fl-Artikolu 7.

4.   Abbozz tal-konklużjonijiet operattivi ta' kull laqgħa għandu jitfassal mis-Segretarju tas-Sottokumitat SFS tal-Parti li jkollha l-presidenza tas-Sottokumitat SFS, u jiġi ċċirkolat lill-Partijiet flimkien mal-aġenda, mhux aktar tard minn 15-il jum kalendarju qabel il-bidu tal-laqgħa. Dan l-abbozz għandu jiġi aġġornat matul il-laqgħa sabiex fi tmiem il-laqgħa, sakemm ma jkunx miftiehem mod ieħor mill-Partijiet, is-Sottokumitat SFS jadotta l-konklużjonijiet operattivi, li jirriflettu l-azzjonijiet ta' segwitu li l-Partijiet qablu dwarhom. Ladarba jkunu miftiehma, il-konklużjonijiet operattivi għandhom ikunu mehmuża mal-minuti u l-implimentazzjoni tagħhom għandha tiġi eżaminata matul kwalunkwe laqgħa sussegwenti tas-Sottokumitat SFS. Għal dan il-għan, is-Sottokumitat SFS jadotta mudell, li jippermetti li kull azzjoni tiġi segwita fir-rigward ta' skadenza speċifika.

Artikolu 11

Deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet

1.   Is-Sottokumitat SFS għandu jkollu s-setgħa jadotta deċiżjonijiet, opinjonijiet, rakkomandazzjonijiet, rapporti u azzjonijiet konġunti kif previst fl-Artikolu 65 tal-Ftehim. Dawn id-deċiżjonijiet, opinjonijiet, rakkomandazzjonijiet, rapporti u azzjonijiet konġunti għandhom jiġu adottati b'kunsens bejn il-Partijiet wara t-tlestija tal-proċeduri interni rispettivi għall-adozzjoni tagħhom. Id-deċiżjonijiet għandhom ikunu vinkolanti għall-Partijiet, li jieħdu l-miżuri xierqa biex jimplimentawhom.

2.   Kull deċiżjoni, opinjoni jew rakkomandazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-President tas-Sottokumitat SFS u awtentikata mis-Segretarji tas-Sottokumitat SFS. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafu 3, il-President għandu jiffirma dawk id-dokumenti matul il-laqgħa li fiha tiġi adottata d-deċiżjoni, l-opinjoni, ir-rakkomandazzjoni jew ir-rapport rilevanti.

3.   Is-Sottokumitat SFS jista' jieħu deċiżjonijiet, jagħmel rakkomandazzjonijiet u jadotta opinjonijiet jew rapporti bi proċedura bil-miktub, wara li jitlestew il-proċeduri interni rispettivi, jekk il-Partijiet jaqblu li jsir hekk. Il-proċedura bil-miktub għandha tikkonsisti minn skambju ta' noti bejn is-Segretarji, li jaġixxu bi ftehim mal-Partijiet. Għal dak il-għan, it-test tal-proposta għandu jiġi ċċirkolat skont l-Artikolu 7, b'limitu ta' żmien ta' mhux anqas minn 21 jum kalendarju li fih kull riżerva jew emenda għandha tiġi mgħarrfa. Il-President jista' jqassar dak il-limitu ta' żmien, b'konsultazzjoni mal-Partijiet biex jittieħed kont ta' ċirkostanzi speċjali. Ġaladarba jkun hemm qbil dwar it-test, id-deċiżjoni, l-opinjoni, ir-rakkomandazzjoni jew ir-rapport jiġu ffirmati mill-President u awtentikati mis-Segretarji.

4.   L-atti tas-Sottokumitat SFS għandhom jingħataw it-titolu ta' “Deċiżjoni”, “Opinjoni”, “Rakkomandazzjoni” jew “Rapport” rispettivament. Kull deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fid-data tal-adozzjoni tagħha sakemm id-deċiżjoni ma tipprevedix mod ieħor.

5.   Id-deċiżjonijiet, l-opinjonijiet, ir-rakkomandazzjonijiet u r-rapporti jiġu ċċirkolati mal-Partijiet.

6.   Kull Parti tista' tiddeċiedi dwar l-ippubblikar tad-deċiżjonijiet, tal-opinjonijiet u tar-rakkomandazzjonijiet tas-Sottokumitat SFS fil-pubblikazzjoni uffiċjali rispettiva tagħha.

Artikolu 12

Rapporti

Is-Sottokumitat SFS għandu jippreżenta rapport lill-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ dwar l-attivitajiet tiegħu u dawk tal-gruppi ta' ħidma tekniċi jew il-gruppi ad hoc imwaqqfin mis-Sottokumitat SFS. Ir-rapport għandu jiġi ppreżentat 25 jum tal-kalendarju qabel il-laqgħa annwali regolari tal-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ.

Artikolu 13

Lingwi

1.   Il-lingwi ta' ħidma tas-Sottokumitat tal-SFS għandhom ikunu l-Ingliż u l-Georgjan.

2.   Sakemm ma jiġix deċiż mod ieħor, is-Sottokumitat SFS għandu jibbaża d-deliberazzjonijiet tiegħu fuq dokumentazzjoni mfassla f'dawk il-lingwi.

Artikolu 14

Spejjeż

1.   Kull Parti għandha tkopri kull spiża li ġġarrab minħabba li tieħu sehem fil-laqgħat tas-Sottokumitat SFS, kemm fir-rigward tal-persunal, tal-ivvjaġġar u tal-ispejjeż ta' sussistenza kif ukoll fir-rigward tal-infiq tal-posta u tat-telekomunikazzjonijiet.

2.   In-nefqa marbuta mal-organizzazzjoni tal-laqgħat u mar-riproduzzjoni tad-dokumenti għandha titħallas mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

3.   L-ispejjeż marbutin ma' servizzi ta' interpretazzjoni fil-laqgħat, u t-traduzzjoni ta' dokumenti għal jew mill-Ingliż u l-Georgjan kif imsemmi fl-Artikolu 13(1) għandhom jitħallsu mill-Parti li tkun qed tospita l-laqgħa.

L-interpretazzjoni u t-traduzzjoni minn lingwi oħra jew għalihom għandhom jitħallsu direttament mill-Parti li titlobhom.

Artikolu 15

Emendar tar-Regoli ta' Proċedura

Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jistgħu jiġu emendati permezz ta' deċiżjoni tas-Sottokumitat SFS f'konformità mal-Artikolu 65(5) tal-Ftehim.

Artikolu 16

Gruppi ta' ħidma tekniċi u gruppi ad hoc

1.   Is-Sottokumitat tal-SFS jista' permezz ta' deċiżjoni skont l-Artikolu 65(6) tal-Ftehim joħloq jew jabolixxi, fejn xieraq, gruppi ta' ħidma tekniċi jew gruppi ta' ħidma ad hoc, inklużi gruppi xjentifiċi u gruppi ta' esperti.

2.   Is-sħubija fi gruppi ad hoc ma għandhiex bilfors tkun ristretta għar-rappreżentanti tal-Partijiet. Il-Partijiet għandhom jiżguraw li l-membri ta' kull grupp maħluq mis-Sottokumitat SFS jirrispettaw kull rekwiżit ta' kunfidenzjalità li jixraq.

3.   Sakemm ma jkunx deċiż mod ieħor, il-gruppi maħluqin mis-Sottokumitat SFS jaħdmu taħt l-awtorità tas-Sottokumitat SFS, u jagħtu rendikont lilu.

4.   Il-laqgħat tal-gruppi ta' ħidma jistgħu jsiru skont il-bżonn, fuq il-post jew permezz ta' vidjokonferenzi jew awdjokonferenzi.

5.   Is-Segretarjat tas-Sottokumitat SFS għandu jirċievi kopja ta' kull korrispondenza, dokument u komunikazzjoni rilevanti li jikkonċernaw l-attivitajiet tal-gruppi ta' ħidma.

6.   Il-gruppi ta' ħidma għandu jkollhom is-setgħa li jagħmlu rakkomandazzjonijiet bil-miktub quddiem is-Sottokumitat SFS. Ir-rakkomandazzjonijiet għandhom isiru b'kunsens u jiġu kkomunikati lill-President tas-Sottokumitat SFS, li min-naħa tiegħu jiċċirkola r-rakkomandazzjonijiet kif previst fl-Artikolu 7.

7.   Dawn ir-Regoli ta' Proċedura jiġu applikati mutatis mutandis għal kull grupp ta' ħidma tekniku jew grupp ta' ħidma ad hoc maħluq mis-Sottokumitat SFS, sakemm ma jkunx previst mod ieħor f'dan l-Artikolu. Ir-referenzi għall-Kumitat ta' Assoċjazzjoni fil-konfigurazzjoni tal-Kummerċ għandhom jinftiehmu bħala referenzi għas-Sottokumitat SFS.