52013DC0936

KOMISIJAS ZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM UN PADOMEI

saskaņā ar 213. pantu Regulā (ES, Euratom) Nr.°966/2012 par Eiropas Ārējās darbības dienesta (EĀDD) grāmatvedi un iekšējo revidentu

A. Ievads

Eiropas Ārējās darbības dienests (EĀDD) tika izveidots 2010. gadā ar Padomes Lēmumu 2010/427 saskaņā ar Līguma par Eiropas Savienību 27. panta 3. punktu. Lēmuma 2010/427 15. apsvērumā ir noteikts, ka "būtu jāizvairās no nevajadzīgas uzdevumu, funkciju un resursu dublēšanās ar citām struktūrām". Ņemot to vērā, Komisijas grāmatvedis un iekšējais revidents ir darbojušies attiecīgi kā EĀDD grāmatvedis un iekšējais revidents. Šīs vienošanās juridiskais pamats ir Finanšu regulas 68. panta 1. punkts un 98. panta 2. punkts.

Finanšu regulas 213. pantā 2013. gadā paredzēta abu minēto pantu pārskatīšana, "pienācīgi ņemot vērā EĀDD un jo īpaši Savienības delegāciju specifiku un – attiecīgā gadījumā – atbilstīgu EĀDD finanšu pārvaldības spēju".

Komisija ir izvērtējusi sistēmas darbību, saskaņā ar kuru Komisijas grāmatvedis un iekšējais revidents darbojas attiecīgi kā EĀDD grāmatvedis un iekšējais revidents. Šajā ziņojumā, par kuru notika apspriedes ar EĀDD, sniegti šā novērtējuma rezultāti un izdarīts secinājums, ka pašreizējā kārtība jāsaglabā.

Finanšu regulas 213. pantā minētā pārskatīšana ir neatkarīga no 13. panta 3. punktā paredzētās lēmuma, ar ko izveido EĀDD, pārskatīšanas[1] attiecībā uz EĀDD organizatorisko struktūru un darbību; pārskatīšanu 2013. gadā veic Augstās pārstāves un Komisijas priekšsēdētāja vietnieces vadībā, un vajadzības gadījumā šai pārskatīšanai var pievienot atbilstošus priekšlikums pārskatīt lēmumu, ar ko izveido EĀDD.

B. Saskaņā ar Finanšu regulas 213. pantu veiktās pārskatīšanas rezultāti

I. Grāmatvedis

Kā paredzēts Finanšu regulas 68. panta 1. punktā, Komisijas grāmatvedis sniedz vairākus grāmatvedības pakalpojumus EĀDD. Šie pakalpojumi ietver

– kases pārvaldību (centrālā kase un maksājumi, bankas kontu centrāla saskaņošana, avansa kontu pakalpojumu administratīvā pārvaldība, “trešo personu dokumentu” un bankas kontu apstiprināšana, agrīnās brīdināšanas sistēmas pārvaldība),

– grāmatvedības sistēmu,

– grāmatvedības pārskatiem un informāciju, kas sniedzama saistībā ar juridiskajām prasībām,

– parādu atgūšanu un ieskaita procedūras pārvaldību,

– visu vietējo grāmatvedības sistēmu kvalitātes kontroli.

Sadarbība starp Komisiju un EĀDD norit ļoti labi. Gan EĀDD, gan BUDG ĢD kompetentie dienesti ir ļoti apmierināti ar pašreizējo kārtību.

Apjomradīti ietaupījumi ir īpaši nozīmīgi saistībā ar kases pārvaldību, uzskaiti un ziņojumu sniegšanu. Komisijas grāmatveža dienesti sniedz visus šos pakalpojumus, jo īpaši kases pārvaldību, un tiem ir unikāla zinātība. Šie pakalpojumi ietver

· avansu kontu administratīvo pārvaldību,

· vispārēju banku struktūru, kas nepieciešama, lai veiktu Iestāžu maksājumu operācijas, un saistīto zinātību, kas arī ļauj apmierināt 140 ES delegāciju visā pasaulē vietējās vajadzības attiecībā uz banku darījumiem un maksājumiem, un

· kases un riska optimālu pārvaldību un stabilas darījumu nepārtrauktības procedūras.

Pateicoties pašreizējai kārtībai, EĀDD nav nepieciešamības pieņemt darbā papildu personālu. Komisijas Budžeta ģenerāldirektorātā pašlaik trīs amata vietas ir tieši paredzētas, lai veiktu jaunos EĀDD grāmatvedības un kases pārvaldības uzdevumus, savukārt saskaņā ar piesardzīgām aplēsēm EĀDD būs nepieciešami vismaz 15 darbinieki, ja tas vēlēsies vest pats savu grāmatvedību un pārvaldīt kasi.

Turklāt Komisijas dienesti, balstoties uz pakalpojumu līmeņa nolīgumu, kas noslēgts ar EĀDD, šobrīd papildus tiešai kases pārvaldībai un grāmatvedības vešanai nodrošina citas horizontālas darbības finanšu un budžeta atbalsta jomā (piemēram, IT finanšu sistēmu izstrāde un pārvaldība, atgūšanas pakalpojumi, Centrālais finanšu dienests utt.), kurām pēc EĀDD izveides nav piešķirti atsevišķi resursi.

Šis papildu atbalsts uzskatāms par augstas kvalitātes un, pateicoties tam, ir iespējami jauni apjomradīti ietaupījumi attiecībā uz resursiem, kas var būt nepieciešami, ja EĀDD šos uzdevumus pilnībā veiks iekšēji.

Turklāt Komisijas grāmatvedis sagatavo gada pārskatu un darbojas kā Revīzijas palātas sarunu partneris attiecībā uz vairākām citām iestādēm. Komisijas grāmatvedības dienesti ir ieviesuši efektīvas procedūras, un tiem ir labas darba attiecības ar Revīzijas palātu, kas nāk par labu EĀDD.

Kopumā ņemot, lai EĀDD izveidotu neatkarīgu grāmatvedības departamentu, nevajadzīgi tiktu palielināts darbinieku skaits abās iestādēs, jo visu iepriekšminēto pamatuzdevumu veikšanai būs nepieciešamas daudzas jaunas amata vietas EĀDD, lai gan Komisija šos uzdevumus šobrīd veic ar minimāliem papildu resursiem.

Tādēļ Komisija uzskata, ka šī sadarbība būtu jāturpina. Nekādas izmaiņa pašreizējā kārtībā netiek uzskatītas par vajadzīgām.

II. Iekšējais revidents

Kā paredzēts Finanšu regulas 98. panta 2. punktā, Komisijas iekšējais revidents darbojas kā EĀDD iekšējais revidents.

Turpmāk minētie argumenti ir par labu šādas kārtības saglabāšanai.

ES delegācijas pārvalda gan EĀDD administratīvās apropriācijas, gan darbības apropriācijas no Komisijas budžeta. Principā EĀDD personāls pārvalda vienīgi EĀDD administratīvās apropriācijas, savukārt Komisijas personāls pārvalda vienīgi darbības apropriācijas.

Taču šim principam ir izņēmumi: delegācijas vadītājs, kas ir EĀDD darbinieks, ir apakšdelegācijas kredītrīkotājs attiecībā uz darbības apropriācijām no Komisijas budžeta (Finanšu regulas 65. panta 6. punkts). Komisijas personāls atbalsta EĀDD, pārvaldot tā administratīvo budžetu un galvenokārt darbojoties kā iniciatori. Šo izņēmumu rezultātā abas finanšu plūsmas, ko plaši izmanto Komisijas un EĀDD darbinieki, ir savstarpēji cieši saistītas.

Ņemot vērā šo situāciju, pastāv risks, ka dažādu iekšējo revidentu veiktas abu iestāžu finanšu plūsmu un iekšējās kontroles sistēmu neatkarīga revīzijas rezultātā konstatējumi pārklāsies vai ieteikumi būs atšķirīgi. Šādi atšķirīgi ieteikumi varētu mazināt revīzijas darba ticamību un liktu atbildīgajiem kredītrīkotājiem un delegāciju vadītājiem saskarties ar grūtībām, kad jāizvēlas starp diviem atzinumiem par vienu un to pašu tematu, kas tādējādi mazinātu revīzijas darba vērtību.

Iekšējo revīziju integrēšana ļautu arī veidot dziļāku izpratni par problēmām, kādas ir abās finanšu plūsmās. Tā arī palīdzētu nodot vienā plūsmā gūtās zināšanas otrai plūsmai un izpētīt un īstenot sinerģiju starp tām.

Var būt argumenti, kas ir par labu neatkarīgam EĀDD iekšējam revidentam, piemēram, ja iekšējais revidents strādā gan Komisijas, gan EĀDD labā. Iekšējam revidentam var būt situācijas, kurās tas nevienai no iestādēm, kam tas sniedz pakalpojumus, nevar īstenot tiesisko paļāvību. Ņemot vērā esošos noteikumus un garantijas, jo īpaši iekšējā revidenta neatkarību, šis risks tomēr ir pienācīgi mazināts.

Tādēļ Komisija uzskata, ka šī sadarbība būtu jāturpina, neveicot nekādas izmaiņas pašreizējā kārtībā.

C. Secinājums

Šis ziņojums liecina, ka sistēma, saskaņā ar kuru Komisijas grāmatvedis un iekšējais revidents darbojas attiecīgi kā EĀDD grāmatvedis un iekšējais revidents, ir darbojusies efektīvi, vienlaikus ļaujot gūt ievērojamus apjomradītus ietaupījumus. Tāpēc tā būtu jāsaglabā arī nākotnē.

Komisija informēs Eiropas Parlamentu un Padomi par visiem būtiskiem notikumiem attiecībā uz šīs sistēmas darbību saistībā ar kopsavilkuma ziņojumu.

[1]               Padomes 2010. gada 26. jūlija Lēmums, ar ko nosaka Eiropas Ārējās darbības dienesta organizatorisko struktūru un darbību.