52011DC0643

SATURS

1. Ievads 3

2. IRD uzdevums — neatkarība, objektivitāte un atbildība 3

3. Darba vide un revīzijas plāns 3

3.1. Iekšējās revīzijas process 3

3.2. IRD saskaņotā revīzijas plāna īstenošana 3

3.3. IRD ieteikumu pieņemšanas un īstenošanas rādītāji 4

3.4. IRD darba uztvere 4

3.5. Konsultācijas ar Komisijas Finanšu pārkāpumu komisiju (FPK) 4

4. Galvenie IRD konstatējumi un ieteikumi 4

4.1. Pārvaldība 4

4.2. IT jautājumi 6

4.3. Kontroles stratēģijas 8

4.4. Maksājumu termiņu ievērošanas revīzija — Budžeta, Humānās palīdzības un civilās aizsardzības, Mobilitātes un transporta un Enerģētikas ģenerāldirektorāti un EuropeAid sadarbības birojs 10

5. Secinājumi 11

5.1. Kontroles procedūras 11

5.2. Krāpšanas apkarošana 12

IEVADS

Saskaņā ar Finanšu regulas 86. panta 4. punktu Komisija ar šo ziņojumu informē budžeta izpildes apstiprinātājiestādi par Komisijas Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) veikto darbu. Šā ziņojuma pamatā ir IRD ziņojums atbilstoši Finanšu regulas 86. panta 3. punktam, galvenie revīzijas konstatējumi, būtiski riska faktori, kontroles un korporatīvās pārvaldības jautājumi.

Šā ziņojuma pamatā ir IRD 2010. gadā pabeigtie revīzijas un konsultatīvie ziņojumi[1], kas attiecas uz Komisijas departamentiem un izpildaģentūrām. Ziņojumā nav iekļauti citās IRD revidētās aģentūrās un struktūrās veikto revīziju darba rezultāti, par ko sagatavoti atsevišķi gada ziņojumi.

Komisijas atbildes uz dažiem iekšējā revidenta ieteikumiem jau ir iekļautas kopsavilkuma ziņojumā[2], kurā Komisija pauž nostāju par transversāliem jautājumiem, ko izvirzījis IRD, Eiropas Revīzijas palāta (ERP) un budžeta izpildes apstiprinātājiestāde, un par problēmām, kuras konstatējusi Revīzijas progresa komiteja (RPK).

IRD UZDEVUMS — NEATKARīBA, OBJEKTIVITāTE UN ATBILDīBA

IRD uzdevums ir veicināt pareizu pārvaldību Eiropas Komisijā, veicot iekšējās pārvaldības un kontroles sistēmu revīziju, lai novērtētu to efektivitāti un panāktu pastāvīgus uzlabojumus.

IRD darbojas par revīziju atbildīgā Komisijas locekļa vadībā un atskaitās RPK. IRD neatkarība noteikta tās nolikumā, ko pieņēmusi Komisija.

IRD darbojas saskaņā ar Finanšu regulu, Iekšējo revidentu institūta iekšējās revīzijas profesionālās prakses starptautiskajiem standartiem un ētikas kodeksu.

DARBA VIDE UN REVīZIJAS PLāNS

Iekšējās revīzijas process

Attiecībā uz revīzijas plānošanas koordinēšanu, revīzijas ziņojumu regulāru sniegšanu, apmaiņu ar metodiku un kopīgiem mācību pasākumiem IRD sadarbojās ar ERP un iekšējās revīzijas struktūrām (IRS).

IRD Komisijai pirmo reizi iesniedza vispārēju atzinumu, kurā galvenā uzmanība pievērsta finanšu pārvaldībai un kura pamatā ir IRD un IRS 2008.–2010. gadā veiktās iekšējās revīzijas.

IRD saskaņotā revīzijas plāna īstenošana

IRD stratēģiskais revīzijas plāns 2008.–2010. gadam tika regulāri atjaunināts, lai ņemtu vērā konkrētas vajadzības (pirmo vispārējo atzinumu, vadības ikgadējā riska novērtējuma rezultātus un citas ārējo un iekšējo apstākļu pārmaiņas).

IRD 2010. gadā īstenoja darba programmu 88 % apmērā (2009. gadā 87 % apmērā), tostarp “C1” darba uzdevumus[3] 100 % apmērā (2009. gadā 100 % apmērā) un “C2” darba uzdevumus[4] 68 % apmērā (2009. gadā 66 % apmērā). Kopumā IRD sagatavoja 85 ziņojumus (30 revīzijas, 49 izpildes kontroles un 1 konsultatīvu ziņojumu, 4 vadības vēstules un 1 ziņojumu par vispārējo atzinumu).

IRD ieteikumu pieņemšanas un īstenošanas rādītāji

Revidētās struktūras 2010. gadā izšķirošos un ļoti svarīgos revīzijas ieteikumus pieņēma 100 % apmērā (2009. gadā 98,8 %).

Līdz 2010. gada beigām bija īstenoti 86 % no visiem 2006.–2010. gada ieteikumiem.

IRD secināja, ka jau ir īstenoti 33 % no 2010. gada ieteikumiem. Ja kāda izšķiroša vai ļoti svarīga ieteikuma īstenošana ilgstoši kavējas, tā izpildes kontroli uzņemas RPK.

IRD darba uztvere

Kopējie 2010. gada aptaujas rezultāti ir pozitīvi — 92,7 % respondentu (2009. gadā 90 %) uzskata, ka IRD darbs palīdz uzlabot pārvaldības un kontroles sistēmu kvalitāti, bet 94,5 % (2009. gadā 90 %) atzīst, ka IRD strādā godīgi, objektīvi un taisnīgi. Ar IRD ziņojumu kvalitāti ir apmierināti 86,2 % respondentu (salīdzinājumā ar 76,3 % 2009. gadā, 61,5 % 2008. gadā un 48,8 % 2007. gadā).

Konsultācijas ar Komisijas Finanšu pārkāpumu komisiju (FPK)

Saskaņā ar Finanšu regulas 66. panta 4. punktu izveidotā Finanšu pārkāpumu komisija (FPK) 2010. gadā nav konstatējusi nevienu sistēmisku problēmu.

GALVENIE IRD KONSTATēJUMI UN IETEIKUMI

Pārvaldība

IRD izvērtēja pieredzi, ko var sniegt trīs lielu ģenerāldirektorātu sadalīšana un pārstrukturēšana, kā arī iespējamās sinerģijas un ar pārvaldību saistītus ieteikumus, kuri būtu apsverami turpmāku reorganizāciju kontekstā. IRD veica vairākas revīzijas Komisijas pārvaldības struktūrā, ar krāpšanas novēršanu un atklāšanu saistītas revīzijas un revīzijas izpildaģentūrās.

- Krāpšanas apkarošana

Turpinot 2007. gadā sākto ar krāpšanas apkarošanu saistīto revīzijas darbu, IRD veica divas ar krāpšanas atklāšanu un novēršanu saistītas revīzijas (Eiropas Birojā krāpšanas apkarošanai ( OLAF ) un Tiesiskuma, brīvības un drošības ģenerāldirektorātā) un vienu izpildes kontroles revīziju. Arī četrās citās revīzijās bija iekļauti ar krāpšanas novēršanu un atklāšanu saistīti aspekti.

Tā kā nebija pieejama atjaunināta Komisijas krāpšanas apkarošanas stratēģija, IRD atzinums bija negatīvs. IRD uzskatīja, ka stratēģijā jāparedz tādu informācijas tehnoloģiju (IT) instrumentu izstrāde, kas palīdzētu novērst un atklāt krāpšanu, jāveicina OLAF un ieinteresēto personu sadarbība, jāparedz informētības uzlabošanas un mācību pasākumi.

Komisija saskaņā ar IRD ieteikumiem ir pieņēmusi paziņojumu par Komisijas stratēģiju krāpšanas apkarošanai[5], kurā paredzēts pilnveidot Komisijas dienestu krāpšanas apkarošanas stratēģijas, nostiprināt ES politiku un palīdzēt uzlabot ES finansiālo interešu aizsardzību. Komisija ir pārliecināta, ka rīcības plānā ierosinātie pasākumi palīdzēs novērst konstatētās potenciālās nepilnības un uzlabos pārvaldības un kontroles sistēmu efektivitāti un lietderību.

Pārvaldības jomā IRD Tieslietu ģenerāldirektorātam un Iekšlietu ģenerāldirektorātam ieteica pilnveidot riska novērtēšanas procesu, pienācīgi ņemot vērā krāpšanas risku, un saskaņā ar riska novērtējumu izstrādāt un apstiprināt krāpšanas apkarošanas stratēģiju.

Attiecībā uz krāpšanas novēršanu IRD Iekšlietu ģenerāldirektorātam ieteica nodrošināt, lai solidaritātes fondu tiesiskais regulējums atbilstu Finanšu regulas un izslēgšanas gadījumu centrālās datubāzes noteikumiem. Attiecībā uz krāpšanas atklāšanu IRD ieteica Iekšlietu ģenerāldirektorātam izstrādāt, organizēt un ieviest dalībvalstu paziņoto pārkāpumu reģistrēšanas, uzraudzības un novēršanas kontroles procedūras un sistēmas.

SOLID fondu[6] komiteja jau ir veikusi informētības uzlabošanas pasākumus. Abi ģenerāldirektorāti ar OLAF atbalstu 2011. gadā izstrādās īpašas krāpšanas apkarošanas stratēģijas. Komisijas Regulas par izslēgšanas gadījumu centrālo datubāzi noteikumi tiks ņemti vērā ar nākamo daudzgadu finanšu shēmu (laikposmam pēc 2013. gada) saistītajos īpašajos tiesību aktos.

- Ģenerāldirektorātu sadalīšana

IRD izvērtēja 2010. gadā veikto Enerģētikas un transporta, Vides un Tiesiskuma, brīvības un drošības ģenerāldirektorāta sadalīšanu, pēc kuras tika izveidoti kopīgi resursu direktorāti un kopīgas iekšējās revīzijas struktūras. Organizatoriskās pārmaiņas tika veiktas saskaņā ar Komisijas saistībām līdz 2013. gadam izpildīt visas personāla komplektēšanas prasības ar nemainīgiem resursiem un samazināt administratīvā atbalsta funkciju daļu.

Vadības vēstulē[7] ir aplūkoti vairāki apsverami jautājumi, tostarp pastiprināta un strukturēta reorganizācijas procesa uzraudzība, un iekļauti vairāki centrālajiem dienestiem adresēti ieteikumi attiecībā uz iepriekšējiem metodiskiem norādījumiem, dalīšanos pieredzē un labāku sagatavošanos.

Komisija ir pieņēmusi zināšanai vadības vēstulē izvirzītos jautājumus, bet uzskata, ka vēl ir par agru izdarīt galīgus secinājumus par kopīgu direktorātu priekšrocībām un trūkumiem. Komisija veiks kritisku novērtējumu vēlāk, kad attiecīgie dienesti būs ieguvuši lielāku ar jauno organizatorisko struktūru saistītu pieredzi.

- Izpildaģentūras

Pārskata ziņojumā par izpildaģentūrām aplūkotas revīzijas darba uzdevumu veikšanas gaitā 2006.–2009. gadā konstatētās sistēmiskās problēmas. IRD atzinums bija pozitīvs, izņemot dažus aspektus, un aģentūrām bija ieteikts atjaunināt savas resursu stratēģijas, noskaidrot dažus ar aģentūru un atbildīgo ģenerāldirektorātu funkcijām un pienākumiem saistītus jautājumus un pielāgot drošības politiku attiecībā uz Komisijas programmatūras izmantošanu. Lai izvairītos no sistēmisku problēmu atkārtošanās, centrālajiem dienestiem ieteikts veikt korektīvus pasākumus, galvenokārt izstrādājot pamatnostādnes.

Kā paredzēts IT darba grupas ziņojumā, ABM (budžeta līdzekļu pārvaldība pēc darbības jomām) un IT koordinācijas grupa pievērsīsies jautājumam par IT pārvaldības, arhitektūras un sistēmu izstrādi izpildaģentūrās. Komisija uzskata, ka dažas metodiskajos norādījumos noteiktās pārmaiņas (piemēram, attiecībā uz funkcijām un pienākumiem, pamatlīdzekļu uzskaites konfigurāciju) var ieviest tikai pēc reizi trijos gados veicamās Finanšu regulas pārskatīšanas. Komisija pašlaik izstrādā jaunus drošības noteikumus un izmantos radušos iespēju, lai nodrošinātu, ka izpildaģentūras, kas vēlas piekļūt Komisijas IT sistēmām, ievēro Komisijas IT drošības politiku, īstenošanas noteikumus, standartus un pamatnostādnes.

Attiecībā uz Pētniecības izpildaģentūru ( REA ) un Eiropas Pētniecības padomes izpildaģentūru ( ERCEA ) IRD secināja, ka šajās aģentūrās īstenotā iekšējā kontrole nodrošina pietiekamu pārliecību par vispārējās kontroles vides koncepciju un risinājumiem un par deleģēto programmu pārvaldībā izmantojamiem dotāciju pārvaldības procesiem. Tomēr IRD norādīja uz dažiem ļoti svarīgiem risināmiem jautājumiem, proti, aģentūrām jāizstrādā savas krāpšanas apkarošanas stratēģijas, jāuzlabo revīzijas stratēģijas un procedūras, riska pārvaldība, ticamības veidošanas procesi un projektu atlases process.

Aģentūras jau ir veikušas uzlabojumus attiecībā uz revīzijas plānu (plānošanas procesu, riska novērtējumu, revīzijas vidi un jomu) un tā īstenošanu saskaņā ar vispārīgo revīzijas stratēģiju septītajai pamatprogrammai (metodiski norādījumi, uzraudzība un izpildes kontrole). Pēc Komisijas krāpšanas apkarošanas stratēģijas pieņemšanas abas aģentūras sadarbībā ar atbildīgajiem ģenerāldirektorātiem un ar OLAF atbalstu izstrādās savas krāpšanas apkarošanas stratēģijas. Paredzams, ka 2011. gadā aģentūras pilnīgi īstenos rīcības plānus.

IT jautājumi

- Vadības vēstules

Vadības vēstulē par Komisijas IT drošības politiku ir sniegts kopsavilkums par IT revīzijas darba uzdevumu veikšanas gaitā pēdējos četros gados konstatētajām galvenajām problēmām Komisijas IT drošības pārvaldības un ar to saistītās politikas īstenošanas jomā.

IRD ierosināja uzticēt atbildību par Komisijas drošības stratēģijas pārraudzību piemērotai struktūrai, kas nodrošinātu tās atbilstību korporatīviem mērķiem un uzraudzītu īstenošanu. IRD arī ierosināja izveidot augsta līmeņa komiteju, kas pārraudzītu drošības politikas un Cilvēkresursu un drošības ģenerāldirektorāta ieteikumu īstenošanu. Šī komiteja varētu kļūt arī par augsta līmeņa problēmu risināšanas struktūru un kompetenti risināt projektu koordinācijas komiteju domstarpības. Citi vadības vēstulē izklāstīti apsverami jautājumi bija galveno dalībnieku funkciju un pienākumu noskaidrošana, Cilvēkresursu un drošības ģenerāldirektorāta piedalīšanās korporatīvu un liela mēroga IT sistēmu drošības aspektu izstrādē un vietējā IT drošības speciālista stāvokļa nostiprināšana ģenerāldirektorāta līmenī.

IRD ir sagatavojusi arī vadības vēstuli par IT projektu risinājumiem Komisijā , lai apzinātu biežāk sastopamo problēmu galvenos cēloņus.

IRD uzskata, ka jaunos informācijas sistēmu izstrādes projektos būtu vairāk jāiesaista korporatīvi eksperti un dažiem ģenerāldirektorātiem būtu sistemātiski korporatīvā līmenī jāsniedz informācija par savu IT ģenerālplānu un projektu definīcijām. IRD arī uzskata, ka IT projektiem būtu jāatbilst prasību minimumam attiecībā uz metodiku un uzņēmuma arhitektūras aspektiem.

Komisija ir pārliecināta, ka jaunā IT pārvaldības struktūra atbilst abās vadības vēstulēs uzsvērtajām vajadzībām. Saskaņā ar IT darba grupas ziņojumā iekļauto rīcības plānu tā turklāt ļaus samazināt Komisijas kopējo IT sistēmu skaitu.

IT drošības politika ir IT augsta līmeņa komitejas kompetencē, bet par operatīviem IT drošības jautājumiem atbild Komisijas Drošības padome. Komisija uzskata, ka nav vajadzības pēc papildu struktūras, kas nodarbotos tikai ar IT drošības jautājumiem.

Attiecībā uz IT projektu pārvaldību saskaņā ar Komisijas paziņojumā “ Gūt labāko no IT Komisijā ”[8] izklāstītajiem jaunajiem IT pārvaldības principiem ir izveidota Informācijas sistēmu projektu vadības padome. Daži no tās uzdevumiem ir nodrošināt projektu atbilstību standarta metodikai, izbeigt projektu dublēšanos un nodrošināt sinerģijas starp izraudzītajiem projektiem.

IT augsta līmeņa komiteja, kas koordinē racionalizācijas darbu, jau ir apzinājusi astoņas darbības jomas, kurās notiek vienkāršošanas pasākumi. Katrā darbības jomā ir sniegti ieteikumi attiecībā uz IT sistēmām, no kurām būtu iespējams atteikties vai kuru funkcijas būtu jāpārņem kopīgam/korporatīvam IT instrumentam.

Komisija uzskata, ka ar IT pārvaldībā ieviestajām pārmaiņām ir novērstas IRD konstatētās nepilnības un šīs pārmaiņas uzskatāmas par ievērojamu sasniegumu IT stratēģijas izstrādē un īstenošanā.

- Vietējo IT revīzija Izglītības un kultūras ģenerāldirektorātā

Attiecībā uz IT projektu pārvaldību revidenti Izglītības un kultūras ģenerāldirektorātam ieteica izveidot prasībām atbilstošu IT projektu riska novērtēšanas sistēmu un precīzu projekta risku reģistru katram liela mēroga IT projektam, ko paredzēts īstenot. IRD arī secināja, ka Izglītības un kultūras ģenerāldirektorātam būtu jāpabeidz LLPLink [9] koncepcijas izveide.

Prasībām atbilstošas IT projektu riska novērtēšanas sistēmas, projektu risku reģistra un LLPLink koncepcijas izveide 2010. gadā ir pabeigta.

Informācijas drošības jomā IRD vienā informācijas sistēmā konstatēja potenciālas drošības problēmas. Lai uzlabotu autentifikācijas mehānismus, ģenerāldirektorāts ir ieviesis jaunu paroļu politiku, un paredzams, ka 2011. gadā tas pilnīgi īstenos rīcības plānu, novēršot visas konstatētās nepilnības.

- Darbības nepārtrauktības pārvaldības (DNP) revīzija Informātikas ģenerāldirektorātā

Šis revīzijas darba uzdevums ietilpst 2009. gadā sāktajā Komisijas DNP novērtējumā. IRD sagatavoja ieteikumus, lai pilnveidotu darbības nepārtrauktības programmu pārvaldību, tostarp lai darbības nepārtrauktības sistēmā pilnīgi integrētu incidentu pārvaldības procedūras un lai nodrošinātu testēšanu krīzes simulācijas apstākļos. IRD turklāt ieteica Informātikas ģenerāldirektorātam izveidot koordinējošu DNP īstenošanas pārraudzības funkciju un uzlabot vispārējos plānošanas un koordinācijas pasākumus, tostarp (savstarpēju) atkarību apzināšanu un koordinēšanu.

IRD sagatavos revīzijas atzinumu pēc izpildes kontroles darba uzdevuma pabeigšanas, kad būs īstenoti šajā ziņojumā minētie ieteikumi.

Kontroles stratēģijas

- Struktūrfondi — Reģionālās politikas un Nodarbinātības, sociālo lietu un iekļautības ģenerāldirektorāts

IRD veica divas kontroles stratēģiju revīzijas Reģionālās politikas un Nodarbinātības, sociālo lietu un iekļautības ģenerāldirektorātā. Par efektīvu iekšējās kontroles sistēmu ieviešanu pirmām kārtām atbild dalībvalstis, bet Komisija pārrauga dalībvalstu sistēmas un uzņemas galīgo atbildību par budžeta izpildi.

Revidenti atzinīgi novērtēja abu ģenerāldirektorātu (kuru revīzijas dienesti ir sasnieguši briedumu) stiprās puses, bet konstatēja, ka stratēģiskās plānošanas procesos joprojām ir dažas nepilnības, jo īpaši attiecībā uz līdzsvaru starp pārbaudēm uz vietas un dokumentu pārbaudēm. IRD ieteica pagarināt revīzijas plānu darbības viena gada termiņu, pielāgojot to revīzijas stratēģijai, nostiprināt riska novērtēšanas procesu, uzlabot pasākumu koordināciju kopējās jomās, uzlabot revīzijas apjoma saistību ar plānotajiem ticamības apliecinājumiem un izstrādāt vispusīgāku kvalitātes nodrošināšanas sistēmu. Šīm prasībām būtu jānodrošina skaidrs pārskats par piemērojamiem revīzijas standartiem, kā arī periodiski iekšēji un ārēji kvalitātes novērtējumi.

Abi ģenerāldirektorāti ir iesnieguši rīcības plānus, kas atzīti par atbilstošiem, un sadarbībā ar pārējo struktūrfondu ģenerāldirektorātu revīzijas departamentiem sākuši īstenot kvalitātes nodrošināšanas programmu (tajā iekļauti visi galvenie darbības rādītāji un norādīti piemērojamie starptautiskie revīzijas standarti).

Struktūrfondu revīzijas stratēģija pašlaik pamatojas uz revīzijas stratēģijas regulāru koordināciju un uzraudzību struktūrfondu koordinācijas sanāksmēs (revīzijas pieeja, plānošana, riska novērtēšana, reprezentatīvā parauga revīzijas metodes un procedūras) un uz daudzgadu revīzijas plāniem, kas ļauj labāk pārdalīt resursus. Ir ieviests jauns riska novērtēšanas modelis, kurā paredzēta iepriekšējo revīziju rezultātu konsolidācija un īpaši kritēriji attiecībā uz krāpšanas novēršanu un atklāšanu. Paredzams, ka 2011. gadā tiks īstenoti visi rīcības plānos paredzētie pasākumi.

- Revīzijas stratēģija — Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts

Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāta netiešās centralizētās pārvaldības režīma revīzijas stratēģija tika novērtēta, veicot revīziju, kas aptvēra Mūžizglītības programmas pārvaldībā iesaistīto valsts aģentūru pārraudzību un kontroli, tostarp attiecīgi valsts aģentūru un valsts iestāžu veikto pirmā un otrā līmeņa pārbaužu pārraudzību. Lai gan Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts iegulda ievērojamas pūles, ir vajadzīgi turpmāki uzlabojumi attiecībā uz iepriekšējo gadu priekšfinansējuma noskaidrošanu un ģenerāldirektorāta pārraudzības mehānismiem, lai varētu pienācīgi izmantot ieguvumus, ko nodrošina dažādie kontroles līmeņi.

No 2011. gada Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts savas ikgadējo pārraudzības revīziju programmas izstrādē izmanto pienācīgi dokumentētu riska analīzi, kas attiecas uz valsts iestāžu veikto otrā līmeņa un valsts aģentūru veikto pirmā līmeņa pārbaužu kvalitāti un efektivitāti. Programmu paredzēts atjaunināt, pamatojoties uz valsts iestāžu gada un daudzgadu revīzijas plānu analīzi, lai nodrošinātu, ka kontroles stratēģija (vienota revīzija) darbojas, kā paredzēts. Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāts turklāt izstrādās ar otrā līmeņa pārbaudēm saistītu rādītāju sarakstu, lai pamatotu valsts iestāžu sniegto ticamības apliecinājumu efektivitāti. Paredzams, ka 2011. gadā visi ieteikumi tiks pilnīgi īstenoti.

- Attīstības palīdzība — EuropeAid sadarbības birojs un Paplašināšanās ģenerāldirektorāts

Revīzijā, lai novērtētu EuropeAid sadarbības biroja tematisko budžeta līniju (centralizētās pārvaldības režīms) kontroles stratēģijas atbilstību un efektivitāti, IRD norādīja, ka no delegāciju vadītājiem jāiegūst pietiekama informācija, lai pamatotu ticamības apliecinājumus, ko katru gadu sniedz deleģētais kredītrīkotājs.

IRD ieteica analizēt šā instrumenta pastarpinātās deleģēšanas un atskaitīšanās ķēdi, izstrādāt un īstenot atbilstošākus kontroles procesus, izmantojot rezultātu rādītājus, izvērtēt darbinieku skaitu un mazināt kļūdas vietējo aicinājumu iesniegt priekšlikumus izvērtēšanā.

Procedūras programmu pārvaldībai saskaņā ar daļēji centralizētas pārvaldības režīmu tika novērtētas revīzijā, kas aptvēra Eiropas Attīstības fonda un ES budžeta finansēto programmu tāmju finansiālo pārvaldību. IRD ieteica EuropeAid sadarbības birojam pilnveidot metodiskos norādījumus, veicināt standarta kontrolsarakstu izmantošanu un nostiprināt pārraudzību, lai nodrošinātu, ka dažādie kontroles līmeņi sniedz deleģētajam kredītrīkotājam pietiekamu pārliecību.

Pēc Eiropas Ārējās darbības dienesta izveides un EuropeAid sadarbības biroja un Attīstības ģenerāldirektorāta apvienošanas pastarpinātās deleģēšanas un atskaitīšanās ķēdes tika pārskatītas un pielāgotas. Ir noteiktas jaunas atskaitīšanās prasības un rādītāji, kas ļauj labāk pamatot un precīzāk noteikt kontroles procesu rezultātus un rentabilitāti un iegūt pamatotāku pārliecību no pārskatiem. Attīstības un sadarbības ģenerāldirektorāts ir ieviesis jaunus rādītājus, lai pilnveidotu cilvēkresursu pietiekamības novērtēšanu. Ģenerāldirektorāts pilnveido arī vietējo aicinājumu iesniegt priekšlikumus pārvaldības un pieteikšanās procesus (vienkāršošana, standarta dotācijas pieteikuma veidlapa) un līdz šā gada beigām plāno pilnīgi īstenot rīcības plānu.

Paplašināšanās ģenerāldirektorātā veiktajā Pirmspievienošanās palīdzības instrumenta ( IPA ) revīzijā IRD pārbaudīja centralizētās un decentralizētās pārvaldības režīma kontroles procesus. IRD norādīja, ka kontrolsarakstiem būtu jāpamatojas uz kontroles prasību minimumu, ko katrs pastarpināti deleģētais kredītrīkotājs varētu papildināt un/vai pielāgot atbilstoši konkrētiem riskiem.

Pirmspievienošanās dotāciju instrumenta (centralizētās un kopīgās pārvaldības režīma) revīzijā IRD ieteica izstrādāt praktiskas ex-ante novērtēšanas procedūras un nodrošināt konsekventu datu šifrēšanu un pārskatu datu ievadīšanu pārvaldības instrumentos. Būtu jānostiprina aicinājumu iesniegt priekšlikumus pārvaldības uzraudzība un jāoptimizē pašreizējais process, uzlabojot izvērtēšanas procedūras un IT instrumentus un izmantojot daudzgadu aicinājumus piedalīties konkursos.

Paplašināšanās ģenerāldirektorāts ir ieviesis saskaņotus kontrolsarakstus, lai uzlabotu iepirkuma procedūru ex-ante verificēšanu, un ar mērķtiecīgāku atskaitīšanās kārtību un konsekventāku datu šifrēšanu ir nostiprinājis pārraudzību attiecībā uz aicinājumiem iesniegt priekšlikumus dotāciju saņemšanai.

- Kopīgā veselības apdrošināšanas shēma (KVAS) — Atalgojuma un individuālo tiesību birojs ( PMO )

Revīzijā IRD galveno uzmanību pievērsa PMO īstenotās KVAS pārvaldības iekšējai organizācijai un iekšējās kontroles videi un KVAS kontroles stratēģijai. IRD revīzijas atzinums bija negatīvs.

Saskaņā ar IRD viedokli KVAS Centrālajam birojam būtu jāuzņemas pārliecinošāka un aktīvāka koordinējoša loma, sniedzot atbalstu norēķinu birojiem citās iestādēs un ģeogrāfiskās atrašanās vietās, jāizstrādā vispārēja ex-ante un ex-post kontroles stratēģija un jānodrošina kontroles procesu konsekventa piemērošana un dokumentēšana. Pārējie ieteikumi attiecās uz krāpšanas novēršanas un atklāšanas stratēģijas izstrādi.

Komisija ir pieņēmusi jaunu organizatorisku shēmu un pārņēmusi Padomes veselības apdrošināšanas funkciju. Notiek attālināto struktūru un Centrālā biroja regulāras tikšanās. Ir izstrādāta kontroles stratēģija, nosakot kontroles procesus, atskaitīšanās līmeņus un kontroles plānu. Ir veikti steidzami pasākumi, lai novērstu dažus revīzijā konstatētus kritiskus trūkumus (regulāra uzraudzība un ziņošana par finanšu deficītu un rezervēm, personāla parakstīti medicīniskās konfidencialitātes apstiprinājumi utt.). Visi izšķirošie revīzijas ieteikumi tiks īstenoti līdz 2011. gada beigām.

Maksājumu termiņu ievērošanas revīzija — Budžeta, Humānās palīdzības un civilās aizsardzības , Mobilitātes un transporta un Enerģētikas ģenerāldirektorāti un EuropeAid sadarbības birojs

Revīzijas darba uzdevums aptvēra centralizētās pārvaldības maksājumu darījumu apstrādi, uzraudzības un atskaitīšanās kārtību operatīvajos un horizontālajos ģenerāldirektorātos un centrālo un vietējo IT sistēmu izmantošanu. IRD atzina, ka Komisijā ieviestā iekšējās kontroles sistēma, kas nodrošina maksājumu termiņu ievērošanu, sniedz pamatotu pārliecību par darbības mērķu sasniegšanu, izņemot dažus ļoti svarīgus aspektus.

Revidētajos operatīvajos ģenerāldirektorātos (izņemot Humānās palīdzības un civilās aizsardzības ģenerāldirektorātu) netika sistemātiski uzraudzīta maksājumu termiņu ievērošana un vadībai adresētajos pārskatos reizēm nebija iekļauta visa maksājumu termiņu ievērošanas pārraudzībai vajadzīgā informācija.

IRD ieteica pastiprināt uzraudzību centrālā un vietējā līmenī un ieviest efektīvas vadībai iesniedzamo atskaišu sistēmas. Revidenti konstatēja arī ar pamatnostādnēm un norādījumiem/procedūrām saistītas nepilnības un norādīja uz maksājumu apstrādes pilnveidošanas iespējām, jo īpaši attiecībā uz datu ievadīšanas kvalitāti, atliktajiem maksājumiem un faktūrrēķinu laicīgu reģistrēšanu.

Komisija pēdējos gados ir veikusi uzlabojumus šajā jomā (to apliecina Eiropas ombuda regulāri veiktā izmeklēšanas darba rezultāti), pateicoties uz uzkrāšanas principu balstītas grāmatvedības ( ABAC ) sistēmas pilnveidei, vietējo IT sistēmu validācijai, pamatnostādņu uzlabošanai un regulārai uzraudzībai.

Komisija pašlaik izvērtē pašreizējos standarta pārskatus, kas operatīvajiem ģenerāldirektorātiem ļauj uzraudzīt maksājumu darījumus un maksājumu termiņu ievērošanu. Ir izveidota darba grupa, kas analizē spēkā esošos metodiskos norādījumus un ierosina uzlabojumus. Dienestiem ir atgādināts, ka dati par novēlotiem maksājumiem precīzi jāievada ABAC sistēmā. Pēc reizi trijos gados veicamās Finanšu regulas pārskatīšanas Komisija apsvērs iespēju pielāgot ABAC funkcijas attiecībā uz atliktajiem maksājumiem. Rīcības plānus paredzēts pilnīgi īstenot līdz 2012. gada beigām.

SECINāJUMI

IRD darbs sekmē tādas darba kultūras izveidi, kuras pamatā ir efektivitāte un lietderība. Tā revīzijas darbs palīdz Komisijai apzināt tiklab sinerģijas, kā riskus, un līdz ar to nostiprina Komisijas pārvaldību.

Komisija atzīmē IRD un revidēto ģenerāldirektorātu un to iekšējās revīzijas struktūru pozitīvo sadarbību. Saskaņā ar revīzijas ieteikumiem izstrādāto šā gada un iepriekšējo gadu rīcības plānu īstenošana sekmē Komisijas iekšējās kontroles sistēmas nepārtrauktu pilnveidi.

Kontroles procedūras

IRD ir norādījis, ka EuropeAid sadarbības biroja ticamības apliecinājumu iegūšanas procesā no delegāciju vadītājiem jāiegūst atbilstošāka informācija un Izglītības un kultūras ģenerāldirektorātam jāizvairās no tā dienestu un valsts aģentūru īstenoto kontroles pasākumu nevajadzīgas pārklāšanās. Paplašināšanās ģenerāldirektorātam būtu jāpapildina sava iniciatīva, pieprasot, lai delegāciju vadītāji iesniedz ikgadēju ticamības apliecinājumu iegūšanas stratēģiju, izstrādājot visām delegācijām piemērojamus kontrolsarakstus. IRD ir ieteicis Reģionālās politikas un Nodarbinātības, sociālo lietu un iekļautības ģenerāldirektorātiem veikt vajadzīgos uzlabojumus, lai iegūtu pietiekamu pārliecību attiecībā uz daudzgadu programmām. Kontroles stratēģiju līmenī Komisija ir pieņēmusi ievērojamu skaitu pasākumu, lai tās dienesti varētu izveidot atbilstošas revīzijas un kontroles sistēmas. Jomās ar visaugstāko riska pakāpi ir izstrādāti un īstenoti rīcības plāni, ļaujot uzlabot kontroles pasākumu plānošanu un uzraudzību, likvidējot administratīvos slogus un pārklāšanos un uzlabojot Komisijas iekšējās kontroles sistēmu darbības efektivitāti.

Oficiālo maksājumu termiņu ievērošanas pārbaudes procesu kontrole dažos ģenerāldirektorātos nav bijusi pietiekami efektīva un dažkārt nav piemēroti Komisijas pieprasītie īsākie termiņi. Vadībai jāuzlabo uzraudzība, lai nodrošinātu pienācīgu kontroles procedūru īstenošanu attiecībā uz maksājumu apstrādi. Komisija ir veikusi vairākus pasākumus (IT ( ABAC ) sistēmas, vietējo IT sistēmu validācijas un pamatnostādņu līmenī), lai uzlabotu maksājumu izpildi un saistītos kontroles mehānismus, un nodrošinājusi regulāru un efektīvāku uzraudzību.

IRD ir izvirzījis jautājumus, kas būtu jāņem vērā, lai uzlabotu jaunu IT projektu efektivitāti un lietderību un turpmāk palīdzētu Komisijai rentabli, efektīvi un droši sasniegt tās mērķus. Ievērojot IT darba grupas ieteikumus, Komisija ir reformējusi IT pārvaldību, 2010. gadā izveidojot ABM un IT koordinācijas grupu un 2011. gadā — Informācijas sistēmu projektu vadības padomi un IT augsta līmeņa komiteju, — tas uzskatāms par ievērojamu sasniegumu IT stratēģijas izstrādē un īstenošanā.

Veicot revīzijas nesen sadalītajos ģenerāldirektorātos, IRD ir izvērtējis pieredzi, kas būtu jāņem vērā turpmākā iespējamā ģenerāldirektorātu sadalīšanā, lai mazinātu pārmaiņu ietekmi uz ģenerāldirektorātiem, centrālajiem un horizontālajiem dienestiem un personālu. Komisija uzskata, ka vēl ir par agru izdarīt galīgus secinājumus par kopīgu direktorātu priekšrocībām un trūkumiem, un veiks kritisku novērtējumu vēlāk, kad attiecīgie dienesti būs ieguvuši lielāku ar jauno organizatorisko struktūru saistītu pieredzi.

Krāpšanas apkarošana

Saistībā ar krāpšanas apkarošanu IRD ir norādījis, ka krāpšanas novēršanas un atklāšanas jomā trūkst skaidrības attiecībā uz organizatorisko atbildību un ka Komisijas līmenī jāpieņem atjaunināta krāpšanas apkarošanas stratēģija.

Komisija ir pieņēmusi jaunu krāpšanas apkarošanas stratēģiju, kuru sagatavojis OLAF sadarbībā ar centrālajiem dienestiem un operatīvajiem ģenerāldirektorātiem un kurā ņemti vērā visi IRD izvirzītie jautājumi.

[1] Daži ziņojumi, kas pabeigti 2010. gada sākumā, ir iekļauti 2009. gada ziņojumā, tāpēc tie nav vēlreiz iekļauti 2010. gada ziņojumā. Savukārt 2010. gada ziņojumā iekļauti daži ziņojumi, kuru sagatavošana sākta 2010. gadā un pabeigta līdz 2011. gada 1. februārim.

[2] COM(2011)0323, 2011. gada 1. jūnijs.

[3] “C1” ir darba uzdevumi, kas jāpabeidz attiecīgajā gadā.

[4] “C2” ir darba uzdevumi, ko var pārnest uz nākamo gadu, jo īpaši, ja rīcības plānu īstenošana ir nepietiekama, lai pamatotu izpildes kontroles revīziju, vai ja kavējas attiecīgais revīzijas priekšmets.

[5] COM(2011)0376, 2011. gada 24. jūnijs.

[6] SOLID fondi ir ES fondi, kuru pārvaldība notiek saskaņā ar pamatprogrammu “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība”.

[7] Vadības vēstulēs sniegti vadībai adresēti padomi, kas parasti izriet no vairāku revīziju konstatējumiem vai konsultācijām, un tām neseko revidentu oficiāla izpildes kontrole. Šīs vēstules atšķiras no ziņojumiem par revīzijām (ticamības apliecinājumu iegūšanas), kuros revidenti sagatavo atzinumu un pieprasa izstrādāt rīcības plānu, lai īstenotu pieņemtos ieteikumus, kuriem piemēro oficiālu izpildes kontroles procedūru.

[8] SEC(2010)1182, 2010. gada 7. oktobris.

[9] LLPLink ir viena no galvenajām informācijas sistēmām.