1.

Saskaņā ar pamatdokumentu, lai izdevumi būtu atbilstīgi, tiem jābūt:

2.

Daudzgadu darbību gadījumā pamatdokumenta 13. panta 6. punkta nozīmē par projektu, uz kuru jāattiecina šie atbilstības noteikumi, uzskata tikai to darbības daļu, ko līdzfinansē gada programmas ietvaros.

3.

Fonda atbalstītos projektus nevar finansēt no citiem avotiem, kas ietver Kopienas budžeta līdzekļus. Fonda atbalstītos projektus līdzfinansē no valsts vai privātā sektora līdzekļiem.

1.

Fonda atbalstītajiem projektiem jābūt bezpeļņas projektiem. Ja projekta noslēgumā ienākumi, ieskaitot ieņēmumus, pārsniedz izdevumus, attiecīgi samazina Eiropas Bēgļu fonda ieguldījumu projektā. Visiem projekta ienākumu avotiem jābūt reģistrētiem tiešā saņēmēja grāmatvedībā vai nodokļu dokumentos, un tiem jābūt identificējamiem un pārbaudāmiem.

2.

Projekta ienākumus veido finansiālie ieguldījumi, kas projektam piešķirti no fonda, valsts vai privāto līdzekļu ieguldījumi, ieskaitot paša finansējuma saņēmēja ieguldījumu, kā arī ieņēmumi, ko radījis pats projekts. “Ieņēmumi” šajos noteikumos nozīmē ienākumus, ko I.4. punktā aprakstītajā atbilstības laikposmā projekts gūst no pārdošanas, nomas, pakalpojumiem, vai reģistrēšanas nodevām, un citus tamlīdzīgus ienākumus.

3.

Kopienas ieguldījumu, piemērojot bezpeļņas principu saskaņā ar šī lēmuma 12. panta c) punktu, aprēķina, no “kopējām atbilstīgajām izmaksām” atņemot “trešo personu ieguldījumu” un atņemot “projekta paša ieņēmumus”.

1.

Projekta izmaksām jārodas un attiecīgajiem maksājumiem jābūt izdarītiem (izņemot amortizāciju) pēc tā gada 1. janvāra, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalsts gada programmas. Atbilstības laikposms ir līdz (N (2) + 2). gada 30. jūnijam, kas nozīmē, ka projekta izdevumiem ir jārodas pirms šā datuma.

2.

Izņēmums no iepriekš 1. punktā minētā atbilstības laikposma ir:

1.

Izdevumi atbilst tiešo saņēmēju veiktajiem maksājumiem. Tiem ir jābūt finanšu (skaidras naudas) transakciju veidā, izņemot amortizācijas izdevumus.

2.

Izdevumus vienmēr pamato ar oficiāliem rēķiniem. Ja tas nav iespējams, maksājumus pamato ar uzskaites dokumentiem vai apliecinošiem dokumentiem, kam ir līdzvērtīgs pierādījuma spēks.

3.

Izdevumiem jābūt identificējamiem un pārbaudāmiem. Jo īpaši tiem jābūt:

4.

Ja nepieciešams, tiešajiem saņēmējiem ir pienākums glabāt uzskaites dokumentu apstiprinātas kopijas, kas pamato partneru ienākumus un izdevumus saistībā ar attiecīgo projektu.

5.

Uzskaites datu, kas minēti 2.–4. punktā, glabāšanai un apstrādei ir jāatbilst valsts tiesību aktiem datu aizsardzības jomā.

1.

Pamatdokumenta 4. pantā aprakstīto darbību izdevumiem:

2.

Projekta partneri, kas reģistrēti un darbojas trešā valstī, var piedalīties projektā, neradot tam izmaksas, izņēmums ir starptautiskās publiskā sektora organizācijas, kas izveidotas uz starpvaldību nolīgumu pamata, un īpašās aģentūras, ko izveidojušas minētās organizācijas, kā arī Starptautiskā Sarkanā Krusta komiteja (SSKK) un Starptautiskā Sarkanā Krusta un Sarkanā Pusmēness federācija.

1.

Projektam asignētās personāla izmaksas, tas ir, faktiskās algas, pieskaitot sociālās apdrošināšanas maksājumus un citas tiesību aktos noteiktās izmaksas, ir atbilstīgas, ja tās atbilst tiešā saņēmēja parastajai atalgojuma shēmai.

2.

Attiecībā uz starptautiskām organizācijām atbilstīgās personāla izmaksas var ietvert tiesību aktos paredzētos pienākumus un tiesības saistībā ar atalgojumu.

3.

Attiecīgo valsts struktūru personāla algu izmaksas ir atbilstīgas, ciktāl tās ir saistītas ar tādu darbību izmaksām, kuras attiecīgā valsts struktūra neveiktu, ja nebūtu attiecīgā projekta; šādu personālu pārceļ vai norīko projekta īstenošanai ar rakstisku tiešā saņēmēja lēmumu.

4.

Personāla izmaksas sīki apraksta budžeta projektā, norādot funkcijas un personāla locekļu skaitu.

1.

Ceļa un uzturēšanās izdevumi ir atbilstīgas tiešās izmaksas tikai attiecībā uz personālu un citām personām, kas piedalās projekta darbībās un kuru ceļošana ir nepieciešama projekta īstenošanai.

2.

Ceļa izmaksas ir atbilstīgas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām. Atmaksājamo izdevumu likmes nosaka, balstoties uz lētāko sabiedriskā transporta veidu, un lidojumi vienmēr ir pieļaujami tikai tad, ja ceļojums ir garāks par 800 km (turp un atpakaļ) vai ja galamērķis ģeogrāfisku īpatnību dēļ attaisno aviosatiksmes izvēli. Ja izmanto privāto automašīnu, atmaksājamos izdevumu parasti aprēķina, pamatojoties vai nu uz sabiedriskā transporta izmaksām, vai nobrauktā attāluma likmēm saskaņā ar attiecīgās dalībvalsts publicētiem oficiāliem noteikumiem vai tiešā saņēmēja parasti izmantotiem noteikumiem.

3.

Uzturēšanās izmaksas ir atbilstīgas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām vai dienas naudu. Ja organizācijai ir savas dienas naudas likmes (uzturēšanās nauda), tās piemēro, ievērojot dalībvalstī noteikto maksimālo robežu saskaņā ar valsts tiesību normām un praksi. Vispārējā izpratnē uzturēšanās nauda ietver vietējā transporta (ieskaitot braucienus ar taksometru), nakšņošanas, ēdienreižu, vietējo telefona sakaru un citas papildu izmaksas.

1.

Izmaksas par aprīkojuma iegādi ir atbilstīgas tikai tad, ja tās ir būtiski nepieciešamas projekta īstenošanai. Aprīkojumam jāpiemīt projektam nepieciešamajām tehniskajām iezīmēm, un tam jāatbilst spēkā esošajām normām un standartiem.

2.

Izvēle starp īri, nomu vai pirkumu vienmēr jāpamato ar vislētāko variantu. Tomēr, ja īre vai noma nav iespējama projekta īstermiņa rakstura dēļ vai aprīkojuma vērtības straujas krišanās dēļ, pirkums ir pieļaujams.

1.

Ja aprīkojumu pērk projekta laikā, budžetā ir jānorāda, vai tajā ir iekļautas visas izmaksas vai tikai tā amortizācijas izdevumu daļa, kas atbilst aprīkojuma izmantošanas laikposmam un faktiskās izmantošanas apjomam projekta vajadzībām. Pēdējo aprēķina saskaņā ar piemērojamiem valstu noteikumiem.

2.

Izmaksas attiecībā uz aprīkojumu, kas pirkts pirms projekta sākšanās, bet kuru izmanto projekta vajadzībām, ir atbilstīgas, pamatojoties uz amortizāciju. Tomēr šīs izmaksas nav atbilstīgas, ja aprīkojums pirkts ar Kopienas subsīdijas palīdzību.

3.

Atsevišķiem priekšmetiem, kuru vērtība ir mazāka par EUR 20 000, visa pirkuma summa ir atbilstīgās izmaksas ar noteikumu, ka aprīkojums ir nopirkts pirms pēdējiem trīs projekta mēnešiem. Atsevišķi priekšmeti, kas maksā EUR 20 000 vai vairāk, ir atbilstīgi tikai, pamatojoties uz amortizāciju.

a)

nekustamais īpašums nav iegādāts ar Kopienas subsīdijas palīdzību;

b)

nekustamo īpašumu izmanto tikai projekta īstenošanai. Pretējā gadījumā atbilstīga ir tikai tā izmaksu daļa, kas ir proporcionāla izlietojumam projekta vajadzībām.

1.

Vispārīgais noteikums ir tāds, ka finansējuma saņēmējiem ir jābūt spējīgiem pašiem veikt projektus. Summa, kas atbilst uzdevumiem, par ko projekta ietvaros slēgs apakšuzņēmuma līgumus, ir skaidri jānorāda subsīdiju līgumā.

2.

Izdevumiem, kas radušies no turpmāk aprakstītajiem apakšuzņēmumu līgumiem, nevar saņemt līdzfinansējumu no fonda:

3.

Attiecībā uz visiem apakšuzņēmumu līgumiem apakšuzņēmējs apņemas revīzijas un kontroles iestādēm sniegt visu vajadzīgo informāciju par apakšuzņēmuma darbībām.

1.

Pirkumi, ko tiešais saņēmējs palīdzības sniegšanas nolūkā veic saistībā ar trešo valstu valstspiederīgajiem, uz kuriem attiecas fonda piemērošanas joma saskaņā ar pamatdokumentā sniegto definīciju, un tiešā saņēmēja veiktie izdevumu atlīdzināšanas maksājumi šīm personām ir atbilstīgi izdevumi, ievērojot šādus īpašus nosacījumus:

2.

Tādu darbību gadījumā, kad nepieciešams, lai fonda piemērošanas jomā ietilpstošās personas tās apmeklētu (piemēram, mācību pasākums), var izdalīt nelielas skaidras naudas prēmijas kā papildu palīdzību ar noteikumu, ka to kopējā summa vienā projektā nepārsniedz EUR 25 000 un tās izdala katrai personai attiecīgajā pasākumā, kursā vai cita veida darbībā. Tiešais saņēmējs glabā personu sarakstu, kurā fiksēts maksājuma laiks un datums, un nodrošina atbilstošus pasākumus, lai izvairītos no dubultas finansēšanas un līdzekļu ļaunprātīgas izmantošanas.

1.

Darbības atbilstīgās netiešās izmaksas ir tās izmaksas, kas, ņemot vērā I.1.1. punktā minētos atbilstības noteikumus, nav uzskatāmas par īpašām izmaksām, kas tieši saistītas ar projekta darbību.

2.

Atkāpjoties no I.1.1.e) punkta un I.5. punkta, darbības īstenošanas netiešās izmaksas var būt atbilstīgas fiksētas vienotas likmes finansējuma ietvaros, kurš nepārsniedz 7 % no kopējām atbilstīgām tiešajām izmaksām.

3.

Organizācijas, kas saņem darbības subsīdiju no Savienības budžeta, nevar budžeta projektā iekļaut netiešās izmaksas.

a)

PVN, izņemot, ja tiešais saņēmējs var pierādīt, ka viņš nespēj to atgūt;

b)

kapitāla peļņa, parādi un parādu apkalpošanas izmaksas, debeta procenti, ārvalstu valūtas maiņas komisija un zaudējumi valūtas kursu svārstību rezultātā, uzkrājumi zaudējumiem vai iespējamām saistībām nākotnē, procentu maksājumi, apšaubāmi parādi, soda naudas, finansiālas sankcijas, ar tiesāšanos saistītas izmaksas un pārmērīgi vai neapdomāti izdevumi;

c)

reprezentācijas izmaksas, kas attiecas tikai uz projekta darbiniekiem. Ir pieļaujamas saprātīgas reprezentācijas izmaksas saviesīgiem pasākumiem, ko attaisno projekta veids, piemēram, izmaksas projekta noslēguma pasākumam vai projekta koordinācijas grupas sanāksmēm;

d)

izmaksas, ko deklarējis tiešais saņēmējs un kas attiecas uz citu projektu vai darba programmu, kas saņem Kopienas subsīdiju;

e)

zemes iegāde, nekustamā īpašuma iegāde, būvniecība un atjaunošana;

f)

ieguldījumi natūrā.

1.

Visi izdevumi, kas nepieciešami, lai atbildīgā iestāde, deleģētā iestāde, revīzijas iestāde, sertifikācijas iestāde vai citas struktūras, kas palīdz veikt turpmāk 2. punktā minētos uzdevumus, īstenotu fondu, ir atbilstīgas kā tehniskā palīdzība pamatdokumenta 15. pantā noteikto robežu ietvaros.

2.

Iepriekšminētajā ietilpst:

3.

Ar tehnisko palīdzību saistītajiem pasākumiem un attiecīgajiem maksājumiem jābūt veiktiem pēc tā gada 1. janvāra, kas minēts finansēšanas lēmumā, ar kuru apstiprinātas dalībvalsts gada programmas. Atbilstības laikposms ilgst līdz noslēguma ziņojuma par gada programmu īstenošanu iesniegšanas termiņa beigām.

4.

Visi publiskie iepirkumi ir jāveic saskaņā ar valsts publiskā iepirkuma noteikumiem, kas ir spēkā dalībvalstī.

5.

Dalībvalstis var īstenot tehniskās palīdzības pasākumus šim fondam kopā ar tehniskās palīdzības pasākumiem dažiem citiem vai visiem četriem fondiem. Tomēr šādā gadījumā tikai tā izdevumu daļa, kas izmantota kopīgā pasākuma īstenošanai attiecībā uz šo fondu, var saņemt finansējumu no šā fonda, un dalībvalstis nodrošina, ka: