52006DC0358

[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 04.07.2006

COM(2006) 358 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS

2006 M. KOVO 31 D. EUROPOS KOMISIJOS APSKAITOS SISTEMOS MODERNIZAVIMO PAŽANGOS ATASKAITA

TURINYS

KOMISIJOS KOMUNIKATAS 2006 M. KOVO 31 D. EUROPOS KOMISIJOS APSKAITOS SISTEMOS MODERNIZAVIMO PAŽANGOS ATASKAITA .......................1

1. Įvadas 3

2. Įgyvendinimo iki 2006 m. kovo 31 d. apžvalga 4

3. Modernizuotų ataskaitų įdiegimas Komisijos tarnybose 5

3.1. 2005 m. finansinių ataskaitų ir pradinių balansų rengimas 5

3.2. Paskolos ir skolinimasis 7

3.3. Mokymai 7

3.4. Konsolidavimas. 8

3.5. Biudžetinių metų pasikeitimas 8

4. Kontrolė ir vietinių sistemų patvirtinimas 9

4.1. Informacijos perdavimas ir apskaitos kokybė 9

4.2. Vietinių sistemų patvirtinimas 9

5. Bendrojo biudžeto IT naujovės 9

6. ABAC sistemos diegimas kitose institucijose ir agentūrose 10

7. ABAC taikymas delegacijose 11

8. Europos plėtros fondas 11

9. Tolesni pokyčiai 11

10. Išvados 12

1 PRIEDAS: 2006 M. KOVO 31 D. INTEGRUOTOS PROGRAMOS PLANAS 13

II priedas: Sistemos apsauga ir sinchronizavimas 18

Įvadas

2006 m. kovo 31 d. Komisijos apskaitos pareigūnas pateikė Europos Audito Rūmams pirmąsias negalutines Europos Bendrijų ataskaitas, parengtas pagal tarptautiniu mastu pripažintus apskaitos standartus. Šiuo aspektu būdama viešojo sektoriaus institucijų priešakyje, Komisija pademonstravo biudžeto įvykdymą tvirtinančioms institucijoms savo norą prisiimti visišką atsakomybę už jai patikėtas mokesčių mokėtojų lėšas.

Šios ataskaitos – tai intensyvaus visų Komisijos tarnybų bei kitų institucijų ir agentūrų trejų metų darbo rezultatas:

- remiantis atitinkamais apskaitos vadovais, parengtos Bendrijų veiklą ir tarptautinius standartus atitinkančios apskaitos taisyklės;

- sukurtos IT sistemos, skirtos užtikrinti naujų apskaitos reikalavimų taikymą;

- kiekviena Komisijos tarnyba pertvarkė savo administracines ir finansines procedūras taip, kad į apskaitą įtraukiamus įvykius galėtų įrašyti tada, kai jie įvyksta, o ne tik tada, kai pinigai gaunami ar išmokami, arba tik metų pabaigoje, ir šitaip įtvirtino apskaitą kaupimo pagrindu;

- nustatyti balansai, būtini atidarant pirmąsias kaupimo pagrindu pagrįstas sąskaitas.

Šis darbas buvo baigtas iki 2005 m. sausio mėn., t. y. tinkamu laiku, kad būtų galima tinkamai pradėti 2005 finansinius metus. Nuo 2005 m. sausio mėn.:

- įgaliojimus suteikiančios tarnybos patikrino ir patvirtino pradinius balansus;

- kiekviena tarnyba įvertino iki kiekvienų metų pradžios ir pabaigos numatytas sukaupti išlaidas;

- Komisijos apskaitos pareigūnas patikrino visas sistemas siekdamas užtikrinti, kad jos būtų tinkamos įrašyti ir perduoti reikiamą su apskaita susijusią informaciją;

- Komisija parengė savo ataskaitas ir konsolidavo jas su kitų X institucijų ir Y agentūrų ataskaitomis.

Taigi, Komisija laikėsi Finansiniame reglamente nustatytų finansinių ataskaitų, visais reikšmingais aspektais atitinkančių tarptautinius standartus, parengimo terminų ir įvykdė savo įsipareigojimą Europos Parlamentui ir Tarybai pateikti ataskaitą apie pažangą, padarytą siekiant šio tikslo[1], kuris, jų manymu, buvo ypač ambicingas.

Tačiau darbas dar nebaigtas. Reikia nemažai laiko tinkamai atsižvelgti į visus apskaitos standartus. Komisijos užsienio delegacijų tvarkomos avansinės sąskaitos turi būti įtrauktos į centrinę apskaitos sistemą, o Europos plėtros fondai turi būti perkelti į modernizuotą IT sistemą. Šių užduočių vykdymas užsitęsė, kadangi, diegiant naujas sistemas bei organizuojant mokymus geografiniu požiūriu skirtingose vietose esančiose tarnybose, kilo sunkumų, iš esmės neturėjusių reikšmingo poveikio ataskaitoms.

Prieš patvirtinant dviejų generalinių direktoratų (GD) sistemas, dar būtina jas patobulinti. Mažiausiai vieno GD pateiktuose duomenyse rasta reikšmingų klaidų ir paprašyta, kad direktoratas patikslintų duomenis. Nors Komisijos tarnybos deda daug pastangų po keletą kartų tikrindamos pradinius balansus ir sukauptas išlaidas, tikėtina, kad Audito Rūmai pastebės daugiau neatitikimų, kuriuos, jeigu tik įmanoma, būtina ištaisyti galutinėse ataskaitose, kurios turi būti pateiktos iki 2006 m. liepos 31 d. Klaidų tikimybę didina tai, kad Komisijoje nepakanka kvalifikuotų apskaitos darbuotojų, kad būtų galima greitai įgyvendinti tokią reformą, taip pat vėluoja kai kurios tarnybos, dėl to darbas atliekamas skubotai, vėluojama plėtoti tam tikras apskaitos ir ataskaitų rengimo priemones IT sistemoje ir atnaujinti dokumentų ir mokymo kursus.

ĮGYVENDINIMO IKI 2006 M . KOVO 31 D. APžVALGA

PERėJIMAS PRIE NAUJOS APSKAITOS SISTEMOS EUROPOS KOMISIJOJE IKI šIOL VYKO SKLANDžIAI. 2005 m. sausio 1 d. Komisijos iniciatyva bendroji ES apskaita buvo pradėta tvarkyti ne pinigų, o kaupimo pagrindu. Naujoji sistema jau padeda Europos Komisijai užtikrinti didesnę kasdienę finansų kontrolę ir gauti geresnės kokybės finansinę informaciją. Apskaitos kaupimo pagrindu sistema buvo tobulinama visus 2005 metus. Sistema bus toliau plėtojama ir tobulinama ir 2006–2007 m., į šiuos procesus laipsniškai įtraukiant Europos plėtros fondą, delegacijas, agentūras ir bendrą duomenų saugyklą.

2005–2006 metams parengtas išsamus veiksmų planas pritaikomas ir plečiamas atsižvelgiant į sukauptą patirtį. 2006 ir 2007 m. planai grafiškai pavaizduoti priede. Pastangos, būtinos daugybei IT plėtros projektų užbaigti, pradiniame plane nebuvo pakankamai įvertinos, todėl kai kurias užduotis teko atidėti. Pagrindiniai šiuo metu vis dar vykdomi apskaitos projektai – ABAC-EDF (ABAC-EPF) ir ABAC-Delegations (ABAC delegacijos), kurie, kaip dabar tikimasi, bus visiškai įgyvendinti 2007 (delegacijose) ir 2008 (EPF) finansinių metų pradžioje. Pagrindinės 2005 m. kilusios problemos aptariamos šioje ataskaitoje.

Komisijos apskaitos pareigūnas pateikė Audito Rūmams pirmąsias kaupimo pagrindu parengtas negalutines 2005 m. finansines ataskaitas. Galutines ataskaitas Komisija turi patvirtinti iki 2006 m. liepos 31 dienos. Visi generaliniai direktoratai ir tarnybos deda daug pastangų pirmųjų naujos apskaitos sistemos taikymo metų pradiniams balansams parengti, patikrinti ir reikiamiems pataisymams atlikti, taip pat finansinių metų pradžioje ir pabaigoje sukauptoms išlaidoms detaliai ir nuosekliai apskaičiuoti. Kai kurie duomenų patikrinimai bus tęsiami tol, kol bus uždarytos galutinės sąskaitos. Kai kurios sąskaitos turi būti suderintos su bendromis sąskaitomis, o vieno GD buvo pareikalauta peržiūrėti apskaičiavimus. Nors dedama daug pastangų, atsižvelgiant į užduočių apimtis, į tai, kad tarnybos yra nepakankamai susipažinusios su naujos apskaitos sistemos procedūromis, ir į tai, kad kvalifikuotų ir parengtų darbuotojų yra nedaug, egzistuoja rizika, kad galutinėse ataskaitose vis dar liks nepastebėtų reikšmingų klaidų ir neatitikimų.

Atkreiptas Audito Rūmų dėmesys į kai kurias apskaitos problemas, ypač į tas, su kuriomis susiduria subjektai, kurių ataskaitos turėjo būti įtrauktos į Europos Komisijos konsoliduotas ataskaitas, tačiau kurie dar nepritarė šiam įtraukimui, ir į sumų, kurias valstybės narės turės skirti esamiems EB įsipareigojimams apmokėti, atskleidimo būdus.

MODERNIZUOTų ATASKAITų įDIEGIMAS KOMISIJOS TARNYBOSE

2005 m. finansinių ataskaitų ir pradinių balansų rengimas

Buvo nustatyti nauji apskaitos reikalavimai 2005 m. finansinėms ataskaitoms ir parengti apskaitos procesai 2005 m. sąskaitoms uždaryti bei 2005 m. finansinėms ataskaitoms parengti. Negalutinės metinės ataskaitos buvo pateiktos Finansiniame reglamente nustatytu laiku – 2006 m. kovo 31 d.

Siekiant nustatyti pradinius veiklos balansus, 2005 m. sausio mėn. visa informacija, reikalinga apskaitai kaupimo pagrindu tvarkyti, buvo įkelta į centrinę apskaitos sistemą. Ši informacija – tai daugiau kaip 7 000 sąskaitų ar prašymų apmokėti išlaidas, 30 000 išankstinio finansavimo įrašų, 92 000 turto įrašų ir 3 100 garantijų. Kiekvienos tarnybos buvo paprašyta iki 2005 m. gegužės 1 d. patikrinti šios informacijos tikslumą, o 2005 m. liepos mėn. kiekvieno generalinio direktorato ir kiekvienos tarnybos vadovo buvo paprašyta oficialiai patvirtinti savo pradinius veiklos balansus. Atlikus patikrinimus ir kontrolę, duomenys buvo patvirtinti kiekviename GD, tačiau, siekiant užtikrinti duomenų kokybę, buvo paprašyta atlikti tam tikrus pataisymus. Paskutinis patvirtinimas gautas 2006 m. sausio mėn.

2005 m. vasario mėn. Audito Rūmams buvo pateikta išsami informacija apie į centrinę apskaitos sistemą įkeltas sąskaitas ir išankstinius apmokėjimus, taip pat informacija iš GD apie balansus po to, kai 2005 m. liepos mėn. jie buvo išsiųsti patvirtinti. Audito Rūmai taip pat turi prieigą prie visų duomenų, kurie buvo įtraukti į naujai įdiegtą apskaitos sistemą.

Pagrindinė užduotis, pereinant prie naujos apskaitos sistemos 2005 m., buvo užbaigti pradinius 2005 m. sausio 1 d. kaupimo pagrindu parengtus balansus . Tam prireikė didelių biudžeto GD ir visų susijusių tarnybų pastangų. 2005 m. rugpjūčio 16 d. generaliniams direktoratams buvo išsiųstos gairės, kaip apskaičiuoti gavėjų dar nepateiktų prašymų dėl EB finansavimo vertę (ribinius duomenis), pasikonsultavus su jais dėl tinkamiausio šių skaičiavimų pagrindo nustatymo. Iki 2006 m. sausio 31 d. paskutinis generalinis direktoratas parengė savo metodus ir nustatė į pradinius balansus įtrauktinus ribinius duomenis, o informaciją, būtiną finansinių metų pabaigos ribiniams duomenims perkelti į naujų metų pradžią, pateikė iki kovo 17 d. Siekdamas užtikrinti duomenų kokybę, Biudžeto GD peržiūrėjo duomenis ir patikrino jų suderinamumą. Prieš patvirtinant galutines ataskaitas 2006 m. liepos 31 d., dar reikės atlikti keletą pataisymų. Tai pirmiausia turės padaryti vienas generalinis direktoratas, kurio bus prašoma pataisyti savo ribinius apskaičiavimus.

Nors visi generaliniai direktoratai atliko tai, kas buvo nurodyta, kaip galima matyti iš 1 lentelės, daugeliu atvejų informacija buvo pateikta pavėluotai. Šie vėlavimai atsirado todėl, kad buvo susidurta su sunkumas siekiant per trumpą laiką pereiti prie apskaitos kaupimo pagrindu ir visoms tarnyboms laiku suteikti IT priemones bei organizuoti mokymus.

1 lentelė

[pic]

Kalbant apie konsoliduotas ataskaitas, daugelis kitų institucijų ir agentūrų reikiamą informaciją pateikė laiku. Išimtis šiuo atveju sudaro dvi institucijos, kurios nepateikė savo pinigų srautų ataskaitų, ir trys subjektai, kurių ataskaitos, jų manymu, neturėjo būti įtrauktos į konsoliduotas ataskaitas, kadangi Finansiniame reglamente yra numatyta tokia išimtis (dviem agentūroms), arba jie nėra pavaldūs Europos bendrijai (Bendra sveikatos draudimo sistema). Šiuos klausimus būtina išspręsti prieš tvirtinant galutines ataskaitas.

Kaip galima spręsti iš negalutinių ataskaitų, Europos bendrijos įsipareigojimai viršija Bendrijos turtą beveik 62 mlrd. eurų. Taip yra todėl, kad pajamų pareikalaujama tik tada, kai būtina apmokėti įsipareigojimus. Pagrindiniai įsipareigojimai – tai pensijos darbuotojams (32 mlrd. eurų) ir paraiškos Europos žemės ūkio orientavimo ir garantijų fondo Garantijų skyriui (47 mlrd. eurų). Kadangi nėra tarptautinių standartų, kaip turi būti pateikti valstybių narių įsipareigojimai, ataskaitos bus baigtos atsižvelgiant į Audito Rūmų pastabas.

Paskolos ir skolinimasis

Komisijos biudžete nenumatytos su paskolomis ir skolinimusi susijusios operacijos anksčiau buvo registruojamos Ekonomikos ir finansų GD Globus informacinėje sistemoje. 2005 m. šie duomenys buvo perkelti į Komisijos centrinę sistemą (SAP/CFM ir FM). Kai kurios finansinės priemonės į naują sistemą buvo įkeltos 2005 m. liepos mėn., o likusios – tų pačių metų lapkričio mėn. Atskaitomybės funkcinės priemonės šiuo metu dar nebaigtos. Kad centrinė IT sistema galėtų parengti ataskaitas, visiškai atitinkančias tarptautinius standartus, būtina ją atnaujinti. Tai tikimasi padaryti 2006 m. antrąjį ketvirtį.

Mokymas

2005 m. svarbiausi pasiekimai mokymų srityje:

- intensyvių ABAC mokymo kursų, kurie 2004 m. spalio mėn. iki 2005 m. birželio mėn. buvo vykdomi daugiau kaip 7000 darbo vietų nuo, užbaigimas;

- naudojimosi ABAC IT sistema kursų nuolatinis atnaujinimas, siekiant atsižvelgti į sistemos patobulinimus ir gerinti kursų kokybę. Pasitenkinimo jais lygis pakilo nuo 79 % 2004 m. iki 90 % 2005 m. Atsižvelgiant į generalinių direktoratų poreikius, pradėta rengti naujus integruotus kursus, apimančius visus pagrindinius sistema SI2 (kurios laipsniškai atsisakoma) ir ABAC atliekamų operacijų valdymo aspektus. Pirmąjį metų ketvirtį buvo surengti informaciniai susitikimai su įgaliojimus suteikiančiais pareigūnais;

- tolesni ABAC ir SI2 kursai, baigus intensyvius mokymus, taip pat privačiojo ir viešojo sektoriaus apskaitos kursai, nors kartais mokymo medžiaga ir dokumentai nevisiškai atitiko sistemos pokyčius.

2006 m. pagrindinės užduotys:

- tolesnis kursų organizavimas ir atnaujinimas, daugiau dėmesio skiriant teisingo ataskaitos kodo pasirinkimo svarbai, kadangi tai kelia sunkumų kai kuriuose GD;

- delegacijų ir atstovybių personalo mokymai;

- pasirengimas rengti mokymus agentūrų ir kitų institucijų, kurios gali nuspręsti įsidiegti ABAC IT sistemą, personalui.

Konsolidavimas

Konsolidavimo vadovas ir ataskaitų paketas jau parengti ir išsiųsti visoms institucijoms ir agentūroms. Nauja IT konsolidavimo priemonė (SAP ECCS) buvo parengta ir išbandyta lapkričio mėn., naudojant bandomuosius ataskaitų paketus, gautus iš 15 dalyvaujančių institucijų ir agentūrų. Institucijos ir agentūros parengė savo pradinius balansus ir perdavė juos Komisijos apskaitos pareigūnui, kad šis patikrintų jų suderinamumą ir konsoliduotų. Naudojantis naująja priemone, negalutines institucijų ir agentūrų ataskaitas pavyko sėkmingai konsoliduoti.

Biudžetinių metų pasikeitimas

Nuo 2005 m. liepos mėn. visi generaliniai direktoratai ir tarnybos bendradarbiavo su Biudžeto GD, siekdami iki kelių dienų sutrumpinti laikotarpį, per kurį dėl naujų finansinių metų pradžios nutraukiamos finansinės operacijos. Šis laikotarpis buvo sėkmingai sutrumpintas daugiau kaip trimis savaitėmis, palyginti su įprastiniu grafiku (2 lentelė). Šis pasiekimas nėra vien tik ABAC projekto nuopelnas. Viena vertus, tam įtakos turėjo geresnis penkių Biudžeto GD priklausančių direktoratų 13 skyrių tarpusavio veiklos koordinavimas, kita vertus – preliminarių biudžeto projekto duomenų naudojimas, nuo 2005 m. rugsėjo mėn. vykstant pirmosioms tarnybų konsultacijoms dėl vidaus taisyklių, taikytinų 2006 m. Patvirtinus biudžetą, šie preliminarūs duomenys buvo patikslinti.

2 LENTELĖ. 2006 M. IR 2005 M. PRADŽIOS PALYGINIMAS

Įvykis | 2005/2006 | 2004/2005 |

Numatytos aplinkos pradžia (*) | 11 15 | 11 19 |

Numatytų asignavimų, leidžiančių prisiimti naujus įsipareigojimus ir atlikti susijusius mokėjimus, įrašas | 12 21 (**) | 1 10 |

Neįvykdytų įsipareigojimų perkėlimas, sudarantis galimybę juos išmokėti iki: |

- 1 laikotarpis | 1 5 – 1 9 | 1 31 – 2 1 |

- 2 laikotarpis (***) | 1 20 – 1 22 | 2 18 |

- 2 pakartotinis laikotarpis (***) | 1 24 | - |

- 3 laikotarpis (***) | 2 3 | 2 28 |

Likę asignavimai, pagrindinis laikotarpis | 1 6 – 1 9 | 2 3 |

Pajamos | 1 16 –1 17 | 2 15 |

(*) Ši data (11 15) numatyta FR 178 straipsnio 1 dalyje ir 150 straipsnio 3 dalyje |

(**) Mokėjimai, išskyrus numatytuosius FR 178 straipsnio 2 dalyje, negali būti leidžiami iki sausio 1 d. (***) papildomas laikotarpis, numatytas tiems GD, kurie laiku neatliko ankstesnių laikotarpių būtinų parengiamųjų darbų |

KONTROLė IR VIETINIų SISTEMų PATVIRTINIMAS

Informacijos perdavimas ir ataskaitų kokybė

Generaliniai direktoratai dalyvavo ir bendravo apskaitos klausimais, rengdami už apskaitą ir finansinius reikalus atsakingų darbuotojų susitikimus ir 2005 metais. Kad ataskaitos būtų dar patikimesnės, apskaitos pareigūno tarnybos darbuotojai 2005 m. patikrino naujausių ataskaitose pateiktų duomenų kokybę. Apie visas nustatytas klaidas ir neatitikimus buvo pranešta atitinkamoms tarnyboms. Be to, buvo parengtas GD finansinio atsiskaitymo modelis ir surengti keli susitikimai su už apskaitą atsakingais darbuotojais.

Šiuo metu, siekiant gerinti apskaitos duomenų kokybę, toliau gerinama apskaitos kontrolės aplinka ir tikslinamos funkcijos bei atsakomybė.

Vietinių sistemų patvirtinimas

Kalbant apie duomenų kokybę , modernizuota apskaitos sistema priklauso nuo to, ar teisingai ir išsamiai centrinės IT sistemos vartotojai (tikimasi, kad jų bus apie 7 000) įveda duomenis. Vartotojų patogumui sukurti pasirinkimo meniu teikia nuoseklią pagalbą siekiant maksimaliai sumažinti klaidos tikimybę, tačiau įvedamų duomenų kokybė taip pat priklauso nuo kontrolės aplinkos, kurią nustato kiekvienas įgaliotas įgaliojimus suteikiantis pareigūnas. Biudžeto GD sistemų patvirtinimo grupės aštuonių žmonių kolektyvas ėmėsi įgyvendinti programą, pagal kurią numatoma nuodugniai patikrinti įgaliojimus suteikiančių pareigūnų nustatytas sistemas, skirtas teikti arba pateisinti apskaitos informaciją, kaip reikalaujama Finansinio reglamento 61 straipsnio 1 dalies e punkte, pradedant tomis, kuriose po įvertinimo buvo nustatyta didesnė rizika.

Sistemas patvirtinanti grupė generaliniuose direktoratuose atliko visas 2005 m. numatytas užduotis. 2005 m. liepos mėn. paskelbtoje pažangos ataskaitoje teigiama, kad šiuo požiūriu padėtis 27 generaliniuose direktoratuose yra patenkinama. 2006 m. vasario 28 d. patvirtintoje galutinėje ataskaitoje pristatoma visuose GD pasiekta pažanga, tačiau tebėra rimtų problemų dviejų GD (AIDCO ir EAC) sistemose, todėl apskaitos pareigūnas turėjo laikinai atidėti šių sistemų patvirtinimą, kol jos bus pakoreguotos. Be to, avansinėms sąskaitoms registruoti skirtos sistemos negali būti patvirtintos, kol nebaigtas ABAC- Delegations IT projektas (žr. 7 skyrių toliau).

bendrojo biudžeto it naujovės

ABAC moduliai buvo laipsniškai tobulinami parengiant ir išleidžiant naujas versijas 2005 m. balandžio, birželio ir lapkričio mėn. bei 2006 m. kovo mėn. Duomenis apie sąskaitas ir mokėjimus bei juridinių asmenų duomenis dabar galima įvesti naudojantis internete veikiančiomis taikomosiomis programomis. Toliau buvo dedamos pastangos siekiant pagerinti prieigos prie centrinės apskaitos sistemos (SAP) apsaugą, o 2006 m. vasario mėn. buvo naujai apribota IT skyriaus darbuotojų prieiga prie sistemos. Apskritai ABAC sistema veikė gerai, tačiau dėl tam tikro vėlavimo įgyvendinant IT plėtros programą kai kurios tarnybos iki 2006 m. kovo mėn. negalėjo pakoreguoti ataskaitų.

Gruodžio mėn. viduryje buvo baigtas pirmasis skolų išieškojimo proceso tobulinimo etapas. Antrąjį etapą numatyta baigti iki 2006 m. rugsėjo mėn. pabaigos.

Didelė pažanga pasiekta įgyvendinant Jungtinio tyrimų centro (JTC) projektą naudoti SAP-PS ir CATS (darbo laiko apskaitos žiniaraštis) funkcijas, siekiant patenkinti JTC poreikį sudaryti išsamų mokslinių tyrimų projektų biudžetą ir parengti detalias projektų ataskaitas. Projektas buvo įgyvendintas rengiantis 2006 biudžetiniams metams.

Kaip matyti iš 2005 m. atliktos galimybių studijos, naujoji SAP FM modulio versija, BCS (biudžeto kontrolės sistema ), galėtų pakeisti šiuo metu naudojamą, tvarkant bendrąjį biudžetą, programinės įrangos versiją ir kad ji galėtų sujungti biudžeto eilutes, kurios būtinos siekiant pateikti departamentams išsamesnę sistemą vietiniams biudžetams tvarkyti. Šios vietinių biudžetų eilutės dabar tvarkomos naudojant Si2 programinę įrangą. BCS tikimasi įdiegti iki šių metų pabaigos.

Pažanga rengiant naująją finansinę bendrą duomenų saugyklą , kuri būtina siekiant užbaigti IT bylų ir apskaitos įrašų integravimą, kol kas pastebima tik konceptualiame lygmenyje.

Kalbant apie ABAC- contracts (ABAC sutartys) , 2005 m. daugiausia dėmesio buvo skiriama funkcijų, kurių pageidavo šios programinės įrangos vartotojų grupė, atlikimui ir sistemos įdiegimui visuose GD. Visos sutartys, kurių suma viršijo 13 800 eurų ir kurios sudarytos nuo 2005 m. sausio mėn., turėjo būti įrašytos į ABAC- contracts . Į šią taikomąją programą 2006 m. kovo pabaigoje iš viso buvo įregistruota apie 57 000 sutarčių, kurių bendra vertė viršijo 7,7 mlrd. eurų.

Pagrindiniai su ABAC- assets (ABAC turtas) susiję darbai, atlikti 2005 m.:

- pokyčių rengiantis taikyti kaupimo principą apskaitoje užbaigimas ir geresnis integravimas bei suderinimas su kitomis ABAC taikomosiomis programomis siekiant didesnio duomenų suderinamumo ABAC sistemoje;

- ankstesnių sistemų pakeitimas nauja;

- delegacijoms ir atstovybėms skirtų taikomųjų programų rengimo bandomasis etapas.

Komisija ir toliau gerino prieigos prie sistemos apsaugą ir dėjo pastangas, kad užtikrintų į sistemą įtrauktų apskaitos duomenų sinchronizavimą ( II priedas ).

ABAC SISTEMOS DIEGIMAS KITOSE INSTITUCIJOSE IR AGENTūROSE

KELIOS AGENTūROS IR MAžESNėS INSTITUCIJOS SAVO BIUDžETINėMS SąSKAITOMS NAUDOJA KOMISIJOS Si2 sistemos versiją. Komisija sutiko toliau leisti 2006 m. naudoti Si2 ir visus ABAC modulius subjektams, kurie norės juos naudoti.

Kai kurios agentūros (2 vykdomosios ir 9 įprastinės) ir 2 komitetai (Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Regionų komitetas) oficialiai išreiškė pageidavimą naudoti ABAC. Penkios agentūros ABAC sistemą išbandys 2006 m., kitos – 2007 m. ir 2008 m.

Kiekvienai agentūrai ABAC sistemoje nustatoma speciali finansinė ir apskaitos aplinka. Apskaitos pareigūnai ir toliau lieka atsakingi už savo ataskaitas ir mokėjimų terminų laikymąsi.

ABAC TAIKYMAS DELEGACIJOSE

Biudžeto, Išorės santykių (RELEX) ir Informatikos (DIGIT) generaliniai direktoratai nustatė priemones, padėsiančias į ABAC sistemą perkelti delegacijų sandorius, kurie šiuo metu vykdomi per avansines sąskaitas ir įregistruojami nepriklausomoje sistemoje RAI-web. Jų ilgalaikio turto registrai turės būti tvarkomi ABAC- assets sistemoje. Įgyvendinant šį projektą, reikės pakoreguoti susijusius ABAC modulius bei parengti ir įdiegti internete veikiančias taikomąsias programas. Delegacijose naująją sistemą tikimasi įdiegti 2006 m., nors sąsaja su SAP bus aktyvi tik prasidėjus 2007 finansiniams metams. Sistemos perkėlimas į delegacijas bus kiek įmanoma suderintas su ABAC-EDF (žr. 8 skyrių toliau).

EUROPOS PLėTROS FONDAS

ATSKIRAI turės būti atnaujintos Europos plėtros fondo (EPF) sąskaitos, kurios šiuo metu yra atskirtos nuo bendrojo biudžeto sąskaitų.

Modernizuojant EPF apskaitą, parengiamas atnaujintas sąskaitų planas ir, remiantis kaupimo principo apskaitoje reikalavimais, suformuluojamos naujos apskaitos taisyklės. Modernizavimo projekte taip pat numatyta pakeisti OLAS – EPF šiuo metu taikomą IT sistemą. OLAS sistemą pakeis ABAC ir AIDCO GD vietinės IT sistemos derinys – CRIS. Ir ABAC, ir CRIS jau yra naudojamos rengiant bendrojo biudžeto ataskaitas, o šiuo metu jos yra derinamos prie EPF ypatybių.

Didelė pažanga padaryta 2005 m. įgyvendinant ABAC-EDF projektą. Sudarytas naujas sąskaitų planas ir parengti nauji apskaitos metodai, kuriuos patvirtino apskaitos pareigūnas. Bendradarbiaujant su AIDCO GD, buvo atlikta trūkumų analizė, siekiant išsiaiškinti, kokius ABAC ir CRIS pataisymus dar reikėtų padaryti. Tokie IT patobulinimai jau yra daromi ir dabar tikimasi, kad jie bus įgyvendinti 2008 m. sausio mėn. Potencialių vartotojų mokymas 46 AKR delegacijose vis dar telieka rimtu išbandymu.

Svarbu pažymėti, kad nors naujos IT priemonės šiuo metu tik kuriamos, EPF 2005 m. metinės ataskaitos vis dėlto buvo parengtos pagal kaupimo pagrindu pagrįstos apskaitos principus. Be to, siekdamas užtikrinti galimybę palyginti metinių ataskaitų duomenis, EPF apskaitos pareigūnas pradines 2005 finansinių metų ataskaitas iš naujo parengė pagal kaupimo principu pagrįstos apskaitos reikalavimus. Apskaitos informacija, kurią pateikia dabartinė apskaitos IT sistema (OLAS), buvo pritaikyta, kad jos pateikiami duomenys atitiktų kaupimo principą. EPF apskaitos pareigūnas taip pat atliko būtinus pinigų principu parengtų duomenų koregavimus, atsižvelgdamas į įgaliojimus suteikiančio pareigūno pateiktą papildomą informaciją.

tolesni pokyčiai

Jau yra atnaujintas 2006 m. veiksmų planas, įtraukiant ir 2007 m. (žr. priedą). Tikimasi, kad iki 2006 m. pabaigos ABAC IT architektūra jau bus visiškai užbaigta. Tolesniais pokyčiais IT srityje daugiausia bus siekiama padidinti patogumą vartotojui ir gerinti finansinės atskaitomybės funkcijas, taip pat įgyvendinti ilgalaikį tikslą glaudžiau susieti vietines sistemas ir teikti naujas pagalbos vartotojams ir finansinio valdymo priemones. Kalbant apie apskaitos struktūrą, daugiausia dėmesio bus skiriama finansinių procedūrų dalyvių funkcijų ir atsakomybės nustatymui, apskaitos duomenų ir valdymo ataskaitų kokybės gerinimui. Be to, įgalioti įgaliojimus suteikiantys pareigūnai stebės, ar apskaitos struktūra atitinka vietinių sistemų patvirtinimo kriterijus.

išvados

Perėjimas prie naujos apskaitos sistemos Europos Komisijoje atliktas laiku, laikantis Finansiniame reglamente nustatytų galutinių terminų, ir 2005 m. sausio 1 d. ES apskaita pradėta tvarkyti ne pinigų, o kaupimo pagrindu ir dabar visais reikšmingais aspektais atitinka visus pagrindinius tarptautiniu mastu pripažintus apskaitos standartus. Pirmieji galutiniai naujos sistemos rezultatai buvo patikrinti ir patvirtinti, kai Komisijos apskaitos pareigūnas 2006 m. kovo 31 d. parengė negalutines ataskaitas. Taigi, Komisija per gana trumpą laiką sugebėjo pasiekti užsibrėžtą tikslą – pereiti prie kaupimo principu pagrįstos apskaitos. Be visų Komisijos tarnybų pasišventimo ir konstruktyvaus bendradarbiavimo tai padaryti būtų buvę kur kas sunkiau.

Tačiau nors perėjimas prie kaupimo principu pagrįstos apskaitos vyko sėkmingai ir buvo atlikti išsamūs sistemos išbandymai, 2005 m. pabaigoje tikrinant vietines sistemas, trijose iš jų buvo nustatyta problemų, dėl kurių sistemos negalėjo būti patvirtintos. Ataskaitoje apie generalinių direktoratų vietines sistemas taip pat pateikiamos rekomendacijos, kaip pagerinti apskaitos informacijos kontrolę, geriau suvokti apskaitos kodų pasirinkimo galimybes, pagerinti apskaitos mokymų kokybę, taip pat rekomendacijos dėl susijusių kultūrinių pokyčių. Be to, 2005 m. Komisijos departamentams teko didelis krūvis rengiantis per palyginti trumpą laiką įgyvendinti naujus sudėtingus procesus. Veiksmai apskaitos sistemos darnos patikrinimui pagerinti neabejotinai bus tęsiami tol, kol 2006 m. liepos 31 d. bus patvirtintos galutinės finansinės ataskaitos.

Kalbant apie tris vietines apskaitos sistemas, kurios negalėjo būti patvirtintos, pažymėtina, jog numatoma, kad dvi iš jų (AIDCO ir RELEX) jau 2006 m. pabaigoje atitiks patvirtinimo reikalavimus. Kadangi vėluojama parengti naują sistemą, kuri galėtų pakeisti trečiąją sistemą (EAC), susijęs GD privalės užtikrinti, kad dabartinė sistema bus patobulinta prieš pasibaigiant 2006 finansiniams metams.

Siekdama išspręsti kvalifikuotų apskaitos specialistų trūkumo klausimą, Komisija organizuoja išorinius konkursus tinkamą pasirengimą ir patirtį turintiems specialistams pritraukti. Ji taip pat ketina dažniau rengti kursus dabartiniams darbuotojams.

IT patobulinimai, būtini siekiant į ABAC sistemą įtraukti Europos plėtros fondus, delegacijų avansines sąskaitas ir agentūras, turėtų būti užbaigti iki 2006 m. vidurio, o tada Komisija visą dėmesį skirs centrinių IT sistemų integravimui ir saugumo patikrinimų tobulinimui.

Planuojama, kad projektas suteiks kiekvieno departamento vadovybei patikimesnę ir išsamesnę informaciją apie turtą ir įsipareigojimus, už kuriuos departamentas yra atsakingas, bei informaciją apie ryšius su kiekvienu tiekėju (ilgesniam laikotarpiui) ir apie daugiamečių projektų ir įsipareigojimų finansinį įgyvendinimą vidutinės trukmės laikotarpiu.

Tikimasi, jog patirtis, įgyta sprendžiant pirmaisiais kaupimo principo taikymo apskaitoje metais iškilusias problemas ir vėlavimus, leis Komisijai pagerinti finansinės informacijos kokybę ir tiksliau laikytis nustatytų terminų rengiant ateinančių metų ataskaitas.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komisija pateikė 2005 m. gegužės 31 d. pasibaigusio pusmečio pažangos ataskaitas.