1.   Šiuo sprendimu nustatomos slaptumo žymos lygiu RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos ES įslaptintos informacijos (toliau – ESĮI) tvarkymo sąlygos (3) laikantis Sprendimo Nr. 41–2021.

2.   Šis sprendimas taikomas visiems Audito Rūmų padaliniams ir visose Audito Rūmų patalpose. Jis taip pat taikomas jų kolegijoms ir komitetams, kurie šiame sprendime įtraukti į sąvoką „padaliniai“.

1.   Galimybė susipažinti su slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti suteikiama:

2.   Pareigos, dėl kurių reikia susipažinti su slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija, nepavedamos Audito Rūmų stažuotojams.

3.   Kitų kategorijų darbuotojams galimybė susipažinti su tokia informacija nesuteikiama arba suteikiama pagal priede pateikiamą lentelę.

1.   Darbuotojai, kurie rengia dokumentą remdamiesi 1 straipsnyje nurodyta informacija, pagal Sprendimo Nr. 41–2021 3 straipsnio 6 dalį ar kitais atvejais, visada sprendžia, ar jų dokumentas turi būti įslaptintas. Siekdamas įslaptinti dokumentą kaip ESĮI, rengėjas vertina ir sprendžia, ar dokumento atskleidimas leidimo neturintiems asmenims pakenktų Europos Sąjungos arba vienos ar daugiau valstybių narių interesams. Jeigu rengėjams kyla kokių nors abejonių dėl to, ar dokumentą, kurį jie rengia, yra pagrindo žymėti slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED, jie turėtų konsultuotis su pagrindiniu vadybininku arba atsakingu direktoriumi.

2.   Dokumentas žymimas bent jau slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED, jeigu be leidimo atskleidžiama informacija galėtų, inter alia,:

3.   Rengėjai gali nuspręsti tam tikrų kategorijų informacijai, kurią jie reguliariai rengia, suteikti standartinį slaptumo žymos lygį. Tačiau jie užtikrina, kad atskiroms informacijos dalims būtų suteiktas tinkamas slaptumo žymos lygis.

1.   Informacija įslaptinama iškart, kai tik ji parengiama. Asmeniniai užrašai, preliminarūs projektai arba pranešimai, kuriuose yra informacijos, kurią yra pagrindo žymėti slaptumo žymos lygiu RESTREINT UE/ES RESTRICTED, nuo pat pradžių taip pažymimi ir rengiami bei tvarkomi pagal šį sprendimą.

2.   Jei nėra pagrindo galutinio dokumento žymėti slaptumo žymos lygiu RESTREINT UE/ES RESTRICTED, jis išslaptinamas.

1.   Pagal Sprendimo Nr. 41–2021 3 straipsnio 1 dalį dokumento bendras slaptumo žymos lygis nustatomas bent pagal aukščiausią slaptumo žymos lygį turinčią jo dalį. Kai informacija renkama iš įvairių šaltinių, visas galutinis dokumentas peržiūrimas siekiant nustatyti jo bendrą slaptumo žymos lygį, nes gali prireikti jam suteikti aukštesnį slaptumo žymos lygį nei jo dalims.

2.   Dokumentams, kuriuose yra įslaptintų ir neįslaptintų dalių, suteikiama tokia struktūra ir jie pažymimi taip, kad skirtingo lygio įslaptinimo ir (arba) slaptumo žymomis pažymėtas dalis būtų galima lengvai nustatyti ir prireikus atskirti. Kai dalis atskiriama nuo kitų dalių, kiekvieną dalį galima tvarkyti tinkamai.

1.   Informacija, kurią yra pagrindo įslaptinti, atitinkamai pažymima ir tvarkoma, kad ir kokia būtų jos fizinė forma. Įslaptinimo lygis aiškiai nurodomas gavėjams arba slaptumo žyma, jeigu informacija pateikiama raštu ant popieriaus, ant išimamųjų duomenų saugojimo laikmenų arba ryšių ir informacinėje sistemoje (RIS), arba pranešimu, jeigu informacija pateikiama žodžiu, pavyzdžiui, per pokalbį arba pristatymą. Įslaptinta medžiaga fiziškai žymima taip, kad būtų galima lengvai nustatyti jos slaptumo žymą.

2.   Remiantis 3 dalimi, ant dokumentų slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED nurodoma didžiosiomis raidėmis prancūzų ir anglų kalbomis (pirma prancūzų kalba) visais žodžiais. Žyma neverčiama į kitas kalbas.

3.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED nurodoma taip:

4.   Rengiant slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą dokumentą:

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai gali būti žymimi kitais ženklais arba slaptumo žymos galiojimo žymomis, nurodant, pavyzdžiui, veiklos sritį, su kuria dokumentas susijęs, arba nurodant konkretų jo platinimą vadovaujantis principu „būtina žinoti“. Pavyzdžiui,

2.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai gali turėti saugumo apribojimą, kuriame pateikiami konkretūs nurodymai, kaip tvarkyti ir valdyti dokumentus.

3.   Jeigu įmanoma, bet kokie nurodymai, kaip dokumentą išslaptinti, turi būti nurodomi dokumento pirmame puslapyje tuo metu, kai jis parengiamas. Pavyzdžiui, galima naudoti tokią žymą:

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai parengiami naudojant elektronines priemones, jeigu jų yra.

2.   RESTREINT UE/ES RESTRICTED lygio dokumentams parengti Audito Rūmų darbuotojai naudoja akredituotas ryšių ir informacines sistemas (toliau – RIS) (žr. Sprendimo Nr. 41–2021 6 straipsnį). Jeigu kyla abejonių, kokią RIS naudoti, darbuotojai konsultuojasi su informacijos saugumo pareigūnu (ISP). Konsultuojantis su ISP, ekstremalios padėties atvejais arba specifinių techninių konfigūracijų atvejais galima taikyti specialias procedūras.

3.   Kaip reikalaujama pagal 5 straipsnį, slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai, įskaitant projektus, nesiunčiami paprastu neįslaptintu e. laišku, nespausdinami arba neskenuojami standartiniais spausdintuvais arba skeneriais, arba netvarkomi darbuotojų asmeniniais prietaisais. Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai spausdinami tik spausdintuvais arba kopijavimo aparatais, prijungtais prie atskirų kompiuterių arba akredituotų sistemų.

1.   Rengėjas vykdo savo parengtos slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos kontrolę. Išankstinio rašytinio rengėjo sutikimo prašoma prieš informaciją:

2.   Galimybė susipažinti su įslaptinta informacija slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos turėtojams suteikiama tam, kad jie galėtų vykdyti savo pareigas. Jie yra atsakingi už tinkamą jos tvarkymą, saugojimą ir apsaugą pagal Sprendimą Nr. 41–2021. Kitaip nei įslaptintos informacijos rengėjai, turėtojai neturi teisės nuspręsti dėl slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos išslaptinimo arba vėlesnio jos suteikimo trečiosioms valstybėms ar tarptautinėms organizacijoms.

3.   Jeigu slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos dalies rengėjo tapatybės nustatyti negalima, informacijos rengėjo kontrolę vykdo tą įslaptintą informaciją turintis Audito Rūmų padalinys. Jei informacijos turėtojas mano, kad slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją reikia pateikti trečiajai valstybei arba tarptautinei organizacijai, Audito Rūmai konsultuojasi su viena iš su ta pačia trečiąja valstybe arba tarptautine organizacija sudaryto susitarimo dėl informacijos saugumo šalių.

1.   Išimamųjų duomenų saugojimo laikmenų naudojimas kontroliuojamas ir apskaitomas. Naudojamos tik Audito Rūmų arba kitos ES institucijos, įstaigos ar agentūros pateiktos ir Audito Rūmų ISP patvirtintos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos, užšifruotos Audito Rūmų ISP patvirtintu produktu. Asmeninės išimamosios duomenų saugojimo laikmenos ir konferencijose, seminaruose ir pan. nemokamai dalinamos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos nenaudojamos įslaptintai informacijai perduoti. Jei įmanoma, atsižvelgiant į ISP rekomendacijas, turėtų būti naudojamos TEMPEST išbandytos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos.

2.   Jei įslaptintas dokumentas tvarkomas arba saugomas elektroniškai išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose, pavyzdžiui, USB atmintinėse, USB standžiuose diskuose, kompaktiniuose diskuose arba atminties kortelėse (įskaitant SSD (4)), slaptumo žyma turi būti aiškiai matoma ant pačios pateikiamos informacijos, taip pat rinkmenos pavadinime ir ant išimamosios duomenų saugojimo laikmenos.

3.   Darbuotojai turi turėti omenyje, kad išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose saugojant didelius įslaptintos informacijos kiekius, yra pagrindo prietaisus žymėti aukštesniu slaptumo žymos lygiu.

4.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtai informacijai perkelti į išimamąsias duomenų saugojimo laikmenas ir iš jų naudojama tik tinkamai akredituota RIS.

5.   Perkeliant slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją į išimamąsias duomenų saugojimo laikmenas, ypač svarbu užtikrinti, kad prieš perkeliant duomenis laikmenose nebūtų virusų ar kenkimo programinės įrangos.

6.   Jei taikoma, išimamosios duomenų saugojimo laikmenos tvarkomos laikantis visų saugios eksploatacijos taisyklių, susijusių su naudojama šifravimo sistema.

7.   Dokumentai išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose, kurių nebereikia arba kurie buvo perkelti į atitinkamą RIS, saugiai pašalinami arba ištrinami naudojant patvirtintus produktus arba metodus. Jeigu nebereikalingos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos nesaugomos tinkamuose rakinamuose biuro balduose, jos sunaikinamos. Bet koks sunaikinimas arba ištrynimas atliekamas taikant metodą, kuris atitinka Audito Rūmų saugumo taisykles. Išimamosios duomenų saugojimo laikmenos inventorizuojamos, o jų sunaikinimas registruojamas.

1.   Pagal Sprendimo Nr. 41–2021 5 straipsnio 8 dalį ir 6 straipsnio 9 dalį slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją galima tvarkyti administracinėje zonoje (5) arba Komisijos saugioje zonoje (6), dėl kurios naudojimo Audito Rūmai yra sudarę susitarimą dėl paslaugų lygio:

2.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti laikinai tvarkoma ne saugioje ar administracinėje zonoje, jeigu turėtojas yra įsipareigojęs taikyti kompensacines priemones, kad ją apsaugotų taip, kad su ja negalėtų susipažinti leidimo neturintys asmenys. Kompensacinės priemonės apima bent šias priemones:

3.   Popierinės formos slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija saugoma rakinamuose biuro balduose administracinėje ar saugioje zonoje. Ji gali būti laikinai saugoma ne saugioje ar administracinėje zonoje, jeigu turėtojas įsipareigojo taikyti kompensacines priemones.

4.   Daugiau patarimų galima gauti iš ISP.

5.   Apie visus su dokumentu susijusius įtariamus arba faktinius saugumo incidentus kuo greičiau pranešama ISP.

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti kopijuojama arba verčiama turėtojo nurodymu, su sąlyga, kad rengėjas nenustatė jokių apribojimų. Tačiau nedaroma daugiau kopijų, nei tikrai būtina.

2.   Jeigu kopijuojama tik įslaptinto dokumento dalis, taikomos tos pačios sąlygos kaip ir viso dokumento kopijavimui. Ištraukos taip pat pažymimos slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED, išskyrus atvejus, kai rengėjas konkrečiai nurodo, kad jos yra neįslaptintos.

3.   Pirminei informacijai taikomos saugumo priemonės taip pat taikomos jų kopijoms ir vertimams.

1.   Jeigu įmanoma, slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija, kurią reikia perduoti už saugios ar administracinės zonos ribų, siunčiama elektroninėmis tinkamai akredituotomis priemonėmis ir (arba) saugoma naudojant patvirtintas kriptografines priemones.

2.   Atsižvelgiant į turimas priemones arba konkrečias aplinkybes, slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti fiziškai gabenama popieriniuose dokumentuose arba išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose. Pirmenybė teikiama slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos perdavimui išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose, o ne popieriniuose dokumentuose.

3.   Gali būti naudojamos tik Audito Rūmų ISP patvirtintu produktu užšifruotos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos. Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija išimamojoje duomenų saugojimo laikmenoje, kuri nėra apsaugota ISP patvirtintu šifravimo produktu, tvarkoma taip pat kaip ir popierinės kopijos.

4.   Siuntoje gali būti daugiau nei viena slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos dalis, jeigu laikomasi principo „būtina žinoti“.

5.   Naudojama pakuote užtikrinama, kad turinys nebūtų matomas. Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gabenama nepermatomoje pakuotėje, pavyzdžiui, voke, nepermatome aplanke arba portfelyje. Ant pakuotės išorinės dalies nepateikiama jokių nuorodų į jos turinio pobūdį ar slaptumo žymos lygį. Jeigu naudojama vidinė pakuotė, ji žymima slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED. Ant abiejų pakuočių nurodomas numatomo gavėjo vardas, pavardė, pareigos ir adresas, taip pat atgalinis adresas tuo atveju, kai siuntos negalima pristatyti.

6.   Apie visus saugumo incidentus, susijusius su slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija, kurią gabena darbuotojai arba kurjeriai, tolesnio tyrimo reikmėms pranešama Žmogiškųjų išteklių, finansų ir bendrųjų paslaugų direktorato direktoriui per ISP.

1.   Prie išimamųjų duomenų saugojimo laikmenų, kurios naudojamos slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtai informacijai gabenti, pridedamas išsiuntimo pranešimas, kuriame nurodoma, kad išimamojoje duomenų saugojimo laikmenoje yra įslaptinta informacija, taip pat visos joje esančios rinkmenos, kad gavėjas galėtų atlikti reikiamus patikrinimus.

2.   Laikmenose saugomi tik teiktini dokumentai. Visa įslaptinta informacija, pavyzdžiui, vienoje USB atmintinėje, turėtų būti skirta tam pačiam gavėjui. Siuntėjas turi omenyje, kad, tokiuose prietaisuose saugojant didelius įslaptintos informacijos kiekius, yra pagrindo visą prietaisą žymėti aukštesniu slaptumo žymos lygiu.

3.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtai informacijai gabenti naudojamos tik tos išimamosios duomenų saugojimo laikmenos, kurios pažymėtos tinkama slaptumo žyma.

1.   Darbuotojai gali gabenti slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus dokumentus Audito Rūmų pastate arba tarp Sąjungos institucijų, agentūrų ar įstaigų, tačiau dokumentai nepaliekami be juos gabenančio asmens priežiūros arba neskaitomi viešai.

2.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus dokumentus galima siųsti vidiniu paštu į kitas Audito Rūmų tarnybas viename įprastame nepermatomame voke, bet ant voko išorinės dalies nenurodant, kad turinys yra įslaptintas.

1.   Audito Rūmų arba kitos ES institucijos, įstaigos ar agentūros darbuotojai arba kurjeriai gali gabenti slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją bet kur Sąjungoje, jeigu jie laikosi šių nurodymų:

2.   Darbuotojai, pageidaujantys išsiųsti slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją į kitas Sąjungos vietas, gali pasirūpinti, kad ji būtų perduota vienu iš toliau nurodytų būdų:

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją darbuotojai gali gabenti iš Sąjungos teritorijos į trečiosios valstybės teritoriją ir atvirkščiai.

2.   Registracijos biuro darbuotojai gali pasirūpinti, kad būtų gabenama vienu iš šių būdų:

3.   Gabendami slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus tiek popierinius dokumentus, tiek išimamąsias duomenų saugojimo laikmenas, darbuotojai laikosi visų šių papildomų priemonių:

1.   Šiame sprendime komerciniai kurjeriai yra nacionalinės pašto tarnybos ir komercinės kurjerių bendrovės, kurios siūlo paslaugą pristatyti informaciją už mokestį arba ją gabenant asmeniškai, arba ją atsekant.

2.   Komerciniai kurjeriai gali naudotis subrangovų paslaugomis. Tačiau atsakomybė už šio sprendimo laikymąsi tenka kurjerių bendrovei.

3.   Jeigu numatytas gavėjas yra ne ES teritorijoje, naudojama dviguba pakuotė. Kai rengiama įslaptinta siunta, siuntėjas turi atsižvelgti į tai, kad komercinės kurjerių pašto tarnybos pristato RESTREINT UE/ES RESTRICTED siuntas tik numatytam gavėjui, jo tinkamai įgaliotam pavaduojančiam asmeniui, registracijos kontrolės pareigūnui arba jo tinkamai įgaliotam pavaduojančiam pareigūnui ar registratoriui. Siekiant sumažinti riziką, kad siunta nepasieks numatyto gavėjo, ant siuntos išorinės ir, jei taikoma, vidinės pakuotės nurodomas atgalinis adresas.

4.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtai informacijai nenaudojamos komercinių kurjerių siūlomos elektroninio dokumentų siuntimo registruotu paštu paslaugos.

1.   Laikomasi visų gabenimo sąlygų, nustatytų susitarime dėl informacijos saugumo arba administraciniuose susitarimuose. Jei kyla abejonių, darbuotojai konsultuojasi su ISP arba registracijos biuru.

2.   Dvigubos pakuotės reikalavimas gali būti netaikomas įslaptintai informacijai, kuri yra apsaugota patvirtintomis kriptografinėmis priemonėmis. Tačiau adresavimo tikslais, taip pat dėl to, kad išimamosiose duomenų saugojimo laikmenose aiškiai nurodoma slaptumo žyma, laikmena gabenama bent jau įprastame voke, bet gali reikėti papildomų fizinės apsaugos priemonių, pavyzdžiui, voko su oro apsauga.

1.   Susitikimai, kuriuose turi būti aptariama slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija, rengiami tik atitinkamo ar aukštesnio lygio akredituotoje posėdžių salėje. Jeigu jos nėra, darbuotojai kreipiasi patarimo į ISP.

2.   Paprastai darbotvarkės neturėtų būti įslaptintos. Jeigu susitikimo darbotvarkėje minimi įslaptinti dokumentai, pati darbotvarkė nėra automatiškai įslaptinama. Darbotvarkės klausimai formuluojami taip, kad nekiltų pavojaus Sąjungos arba vienos ar kelių valstybių narių interesų apsaugai.

3.   Jeigu prie darbotvarkės turi būti pridėtos elektroninės rinkmenos, kuriose yra slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos, jas privaloma apsaugoti Audito Rūmų ISP patvirtintomis kriptografijos priemonėmis.

4.   Susitikimo organizatoriai dalyviams primena, kad bet kokios pastabos dėl slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos darbotvarkės klausimo neturi būti siunčiamos paprastais neįslaptintais e. laiškais arba kitomis priemonėmis, kurios nebuvo tinkamai akredituotos pagal šio sprendimo 11 straipsnį.

5.   Siekdami užtikrinti sklandų susitikimo darbą, susitikimo organizatoriai stengiasi darbotvarkėje iš eilės sugrupuoti slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus klausimus. Svarstant įslaptintus klausimus gali dalyvauti tik tie asmenys, kuriems „būtina žinoti“.

6.   Pačiame kvietime dalyviai įspėjami, kad susitikime bus aptariamos įslaptintos temos ir kad bus taikomos atitinkamos saugumo priemonės.

7.   Kvietime arba pranešime dėl pačios darbotvarkės dalyviams primenama, kad svarstant slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus klausimus reikia išjungti nešiojamuosius elektroninius prietaisus.

8.   Prieš susitikimą susitikimo rengėjai parengia išsamų išorės dalyvių sąrašą.

1.   Kai perduodama slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija, pavyzdžiui, skaitant pranešimą arba rengiant vaizdo konferenciją, gali būti naudojamos tik pagal šio sprendimo 11 straipsnį akredituotos IT sistemos.

2.   Pirmininkas užtikrina, kad nešiojamieji elektroniniai prietaisai, kuriems nesuteiktas leidimas, būtų išjungti.

1.   Diskusijos, kurioje aptariama įslaptinta informacija, pradžioje pirmininkas praneša susitikimo dalyviams apie tai, kad pradedama svarstyti įslaptinta informacija. Durys uždaromos, žaliuzės užtraukiamos.

2.   Prireikus diskusijos pradžioje dalyviams ir vertėjams žodžiu pateikiama tik tiek dokumentų, kiek būtina.

Per visas susitikimo pertraukas slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai nepaliekami be priežiūros.

3.   Susitikimo pabaigoje dalyviams ir vertėjams žodžiu primenama, kad jie salėje be priežiūros negali palikti jokių įslaptintų dokumentų arba savo padarytų įslaptintų užrašų. Susitikimo pabaigoje susitikimo rengėjai surenka dalyvių paliktus įslaptintus dokumentus arba užrašus ir susmulkina atitinkamuose smulkintuvuose.

4.   Per susitikimą sudaromas dalyvių sąrašas ir bet kokios įslaptintos informacijos, kuria dalytasi su valstybėmis narėmis ir kuri suteikta žodžiu trečiosioms valstybėms ar tarptautinėms organizacijoms, aprašas, kad ši informacija būtų įrašyta į susitikimo rezultatus.

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija dalijamasi su kita Sąjungos institucija, agentūra, įstaiga ar tarnyba tik tuo atveju, jeigu gavėjui „būtina žinoti“, ir subjektas yra sudaręs atitinkamą teisinį susitarimą su Audito Rūmais.

2.   Audito Rūmų sekretoriate įsteigtas registracijos biuras paprastai yra pagrindinis RESTREINT UE/ES RESTRICTED slaptumo žyma pažymėtos informacijos, kuria Audito Rūmai keičiasi su kitomis Sąjungos institucijomis, agentūromis, įstaigomis ir tarnybomis, įregistravimo ir išregistravimo punktas. Tačiau slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti dalijamasi tiesiogiai su numatytais gavėjais, prieš tai informavus Audito Rūmų ISP ir registracijos biurą.

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija gali būti keičiamasi su valstybėmis narėmis, jeigu gavėjui „būtina žinoti“.

2.   Valstybių narių įslaptintai informacijai, kuri yra pažymėta lygiaverte nacionaline slaptumo žyma (8) ir buvo pateikta Audito Rūmams, suteiiamas toks pats apsaugos lygis kaip ir slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtai informacijai.

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija suteikiama trečiajai valstybei ar tarptautinei organizacijai tik tuo atveju, jeigu gavėjui „būtina žinoti“, o valstybė ar tarptautinė organizacija turi atitinkamą teisinę ar administracinę sistemą, pavyzdžiui, yra sudariusi susitarimą dėl informacijos saugumo arba administracinį susitarimą su Audito Rūmais. Tokio susitarimo nuostatos yra viršesnės už šio sprendimo nuostatas.

2.   Audito Rūmų sekretoriato registracijos biuras paprastai yra pagrindinis visos įslaptintos slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos, kuria Audito Rūmai keičiasi su trečiosiomis valstybėmis ir tarptautinėmis organizacijomis, įregistravimo ir išregistravimo punktas.

3.   Siekiant užtikrinti atsekamumą, slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją registruoja registracijos biuras:

4.   Toks registravimas gali būti atliekamas popieriuje arba elektroninėse registrų knygose.

5.   Įslaptintos informacijos, kuri tvarkoma akredituotoje RIS, registravimo procedūros gali būti atliekamos vykdant procedūras pačioje RIS. Tokiu atveju RIS apima priemones, kuriomis užtikrinamas įrašų registruose vientisumas.

6.   Iš trečiųjų valstybių ar tarptautinių organizacijų gautai įslaptintai informacijai suteikiamas lygiavertis apsaugos lygis kaip ir ESĮI, nurodant lygiavertę slaptumo žymą, kaip nustatyta atitinkamame susitarime dėl informacijos saugumo arba administraciniame susitarime.

1.   Jeigu Audito Rūmai arba vienas iš jų padalinių nustato, kad slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją išimtine tvarka reikia suteikti trečiajai valstybei, tarptautinei organizacijai arba ES subjektui, bet nėra sudaryto susitarimo dėl informacijos saugumo arba administracinio susitarimo, laikomasi informacijos ad hoc suteikimo išimtinės tvarkos.

2.   Audito Rūmų padaliniai kreipiasi į ISP ir rengėją. Audito Rūmai kreipiasi patarimo į vieną iš susitarimo dėl informacijos saugumo su tuo pačiu ES subjektu, trečiąja valstybe ar tarptautine organizacija šalių.

3.   Po šių konsultacijų Audito Rūmų narių kolegija, remdamasi Generalinio sekretoriaus pasiūlymu, gali leisti atskleisti atitinkamą informaciją.

1.   Informacija lieka įslaptinta tik tol, kol ją būtina apsaugoti. Išslaptinimas reiškia, kad informacija visiškai nebelaikoma įslaptinta. Įslaptintos informacijos rengėjas, rengdamas tokią informaciją, nurodo, jei įmanoma, ar tam tikrą dieną arba po tam tikro įvykio galima ją išslaptinti. Kitais atvejais rengėjas reguliariai peržiūri slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją, kad nustatytų, ar jos įslaptinimas tebėra pagrįstas.

2.   Pagal Reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 (9), su pakeitimais, padarytais Tarybos reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 1700/2003 (10) ir Tarybos reglamentu (EB) 2015/496 (11), Audito Rūmuose parengta slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija išslaptinama praėjus trisdešimčiai metų.

3.   Audito Rūmų dokumentai taip pat gali būti išslaptinti ad hoc pagrindu, pavyzdžiui, visuomenei pateikus prašymą leisti susipažinti su informacija.

1.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija nėra išslaptinama be rengėjo leidimo.

2.   Audito Rūmų padalinys, kuris parengia įslaptintą dokumentą, atsako už sprendimą, ar jį galima išslaptinti. Audito Rūmuose visi prašymai dėl išslaptinimo pateikiami pasikonsultavus su parengusio padalinio pagrindiniu vadybininku arba direktoriumi, arba užduoties vadovu. Jei padalinys surinko įslaptintą informaciją iš įvairių šaltinių, pirmiausia jis siekia gauti bet kurios kitos šalies, kuri pateikė pradinės medžiagos, įskaitant valstybes nares, kitas ES įstaigas, trečiąsias valstybes ar tarptautines organizacijas, sutikimą.

3.   Jeigu parengusio Audito Rūmų padalinio nebėra ir jo atsakomybę perėmė kitas padalinys, sprendimą dėl išslaptinimo priima šis padalinys. Jeigu parengusio padalinio nebėra ir jo atsakomybės neperėmė kitas padalinys, sprendimą dėl išslaptinimo kartu priima Audito Rūmų direktoriai.

1.   Kiekvieno puslapio viršuje ir apačioje esanti originali slaptumo žyma matomai perbraukiama (nepašalinama), naudojant perbraukimo funkciją elektroninėje formoje arba perbraukiant ranka popierinėje kopijoje.

2.   Pirmasis puslapis (viršelis) užantspauduojamas kaip išslaptintas, ir užrašomi už išslaptinimą atsakingos institucijos duomenys ir atitinkama data.

3.   Apie išslaptinimą pranešama pirminiams slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos gavėjams. Pirminiai gavėjai yra atsakingi už visų vėlesnių adresatų, kuriems jie išsiuntė arba kopijavo pirminę slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją, informavimą.

4.   Audito Rūmų archyvų tarnybai pranešama apie visus priimtus išslaptinimo sprendimus.

5.   Visiems įslaptintos informacijos vertimams taikomos tokios pačios išslaptinimo procedūros kaip ir versijai originalo kalba.

1.   Taip pat įmanomas dalinis išslaptinimas (pavyzdžiui, tik priedai, kai kurios pastraipos). Procedūra identiška viso dokumento išslaptinimo procedūrai.

2.   Kai slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėta informacija išslaptinama (iškarpoma) iš dalies, parengiama išslaptinta ištrauka.

3.   Dalys, kurios lieka įslaptintos, pakeičiamos įrašu

arba pačiame tekste, jei dalis, kuri lieka įslaptinta, yra pastraipos dalis, arba pateikiamos kaip pastraipa, jei dalis, kuri lieka įslaptinta, yra konkreti pastraipa ar daugiau kaip viena pastraipa.

4.   Tekste daroma konkreti nuoroda, jei visas priedas negali būti išslaptintas ir todėl nebuvo įtrauktas į ištrauką.

1.   Audito Rūmai nekaupia didelių įslaptintos informacijos kiekių.

2.   Parengę padaliniai reguliariais trumpais intervalais peržiūri nedidelius sunaikinti arba ištrinti skirtus kiekius. Reguliariais intervalais peržiūrima tiek informacija, kuri saugoma popieriuje, tiek RIS saugoma informacija.

3.   Darbuotojai sunaikina arba saugiai ištrina visus slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtus dokumentus, kurių nebereikia, atsižvelgdami į visus dokumento originalo archyvavimo reikalavimus.

4.   Darbuotojų nereikalaujama informuoti rengėjo, jeigu jie sunaikina arba ištrina slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtų dokumentų kopijas.

5.   Medžiagos, kurioje yra įslaptintos informacijos, projektui taikomi tie patys sunaikinimo metodai kaip ir galutiniams įslaptintiems dokumentams.

6.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtiems dokumentams naikinti naudojami tik patvirtinti smulkintuvai. Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtiems dokumentams naikinti tinka 4 lygio DIN 32757 ir 5 lygio DIN 66399 smulkintuvai.

7.   Patvirtinto smulkintuvo atliekas galima šalinti kaip įprastas biuro atliekas.

8.   Visos laikmenos ir prietaisai, kuriuose yra slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtos informacijos, tinkamai sunaikinami, kai baigiasi jų naudojimo trukmė. Elektroniniai duomenys sunaikinami arba ištrinami iš informacinių technologijų išteklių ir su jais susijusių duomenų saugojimo laikmenų (įskaitant atsargines kopijas) taip, kad būtų galima pagrįstai užtikrinti, kad informacijos nebūtų galima atkurti. Ištrinant iš kaupiklio pašalinami duomenys, taip pat pašalinami visi ženklai, žymos ir veiklos registrai.

9.   Kompiuterinės duomenų saugojimo laikmenos pateikiamos ISP sunaikinti ir pašalinti.

1.   Žmogiškųjų išteklių, finansų ir bendrųjų paslaugų direktorius kartu su ISP parengia, patvirtina ir, jei būtina, pradeda įgyvendinti evakuacijos ir sunaikinimo ekstremaliosios padėties atveju planus, kad apsaugotų slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėtą informaciją, kai kyla didelė rizika, kad ji per krizę gali patekti į leidimo neturinčių asmenų rankas. Pirmumo tvarka ir atsižvelgiant į ekstremaliosios padėties pobūdį, svarstoma:

2.   Kai planai ekstremalios padėties atveju pradedami įgyvendinti, pirmenybė teikiama aukštesnio lygio informacijos pergabenimui arba sunaikinimui.

3.   Patys operatyviniai duomenys apie evakuacijos ir sunaikinimo ekstremaliosios padėties atveju planus įslaptinami kaip RESTREINT UE/ES RESTRICTED.

1.   Sprendimai dėl to, ar ir kada archyvuoti, ir atitinkamos praktinės priemonės, kurių reikia imtis, turi atitikti Audito Rūmų informacijos saugumo politiką, informacijos įslaptinimo politiką ir archyvavimo politiką.

2.   Slaptumo žyma RESTREINT UE/ES RESTRICTED pažymėti dokumentai nesiunčiami į Europos Sąjungos istorinius archyvus Florencijoje.