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Document 52024DC0249
REPORT FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL AND THE COURT OF AUDITORS Annual report to the Discharge Authority on internal audits carried out in 2023
RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI Relazione annuale all'autorità di discarico sugli audit interni effettuati nel 2023
RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI Relazione annuale all'autorità di discarico sugli audit interni effettuati nel 2023
COM/2024/249 final
COMMISSIONE EUROPEA
Bruxelles, 19.6.2024
COM(2024) 249 final
RELAZIONE DELLA COMMISSIONE
AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI
Relazione annuale all'autorità di discarico sugli audit interni effettuati nel 2023
{SWD(2024) 145 final}
Indice
1.Obiettivi e ambito della relazione
2.Missione del servizio di audit interno: responsabilità, indipendenza e obiettività
3.Quadro generale dell'attività di audit
3.1.A ttuazione del piano di audit 2023
3.2.Dati statistici sulle raccomandazioni formulate dal servizio di audit interno
4.Conclusioni fondate sull'attività di audit svolta nel 2023
4.1.Conclusioni sugli audit delle prestazioni
4.1.1.Gestione delle prestazioni
4.1.2.Attuazione delle politiche dell'UE
4.1.3.Sistemi di controllo interno in relazione alla legittimità e alla regolarità9
4.1.4.Preparazione e prime fasi di esecuzione del bilancio dell'UE
4.1.5.Cooperazione con soggetti terzi che attuano politiche e programmi
4.1.6.Sicurezza delle informazioni e tecnologie dell'informazione
4.1.7.Altri processi
4.2.Conclusioni circoscritte del servizio di audit interno
4.3.Parere complessivo sulla gestione finanziaria della Commissione
5.Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie
1.Obiettivi e ambito della relazione
La presente relazione informa il Parlamento europeo e il Consiglio, nel quadro della procedura di discarico, in merito agli audit interni effettuati nel 2023 dal servizio di audit interno della Commissione europea presso le direzioni generali, i servizi e le agenzie esecutive della Commissione( 1 ) e riporta: i) un riepilogo del numero e del tipo di audit interni effettuati, ii) una sintesi delle principali raccomandazioni formulate e iii) il seguito dato a queste ultime. A norma dell'articolo 118, paragrafo 8, e dell'articolo 247 del regolamento finanziario( 2 ), la Commissione trasmette la relazione al Parlamento europeo e al Consiglio. La relazione si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione a norma dell'articolo 118, paragrafo 4, del regolamento finanziario, riguardante le relazioni di audit e consulenza che il servizio di audit interno ha portato a termine nel 2023( 3 ).
2.Missione del servizio di audit interno: responsabilità, indipendenza e obiettività
La missione del servizio di audit interno è promuovere e tutelare il valore organizzativo fornendo garanzie di affidabilità, suggerimenti e pareri obiettivi e basati sui rischi. Il servizio di audit interno aiuta la Commissione a raggiungere gli obiettivi applicando un metodo sistematico e rigoroso al fine di valutare e migliorare l'efficacia dei processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance. I suoi compiti includono la valutazione dei processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance e la formulazione di raccomandazioni adeguate per migliorarli nell'ottica del raggiungimento dei tre obiettivi seguenti: i) promuovere un'etica e valori adeguati all'interno dell'organizzazione, ii) assicurare una gestione organizzativa delle prestazioni e una responsabilizzazione efficaci e iii) assicurare l'efficace trasmissione delle informazioni sui rischi e sui controlli ai settori interessati dell'organizzazione. Così facendo, il servizio di audit interno promuove una cultura di gestione efficiente ed efficace all'interno della Commissione e dei suoi servizi.
L'indipendenza dell'attività del servizio di audit interno è sancita dal regolamento finanziario e dal suo mandato( 4 ), adottato dalla Commissione. A norma del mandato, al fine di garantire l'obiettività del proprio giudizio e di evitare conflitti di interessi, la direzione e i revisori del servizio di audit interno sono tenuti a mantenere la propria indipendenza rispetto alle attività e alle operazioni che esaminano. Se l'obiettività viene compromessa nei fatti o in apparenza, ciò dovrebbe essere reso noto in maniera dettagliata. Il revisore interno, se lo ritiene necessario, ha facoltà di rivolgersi direttamente al presidente della Commissione e/o al collegio dei commissari.
Il servizio di audit interno opera conformemente al regolamento finanziario, alle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno e al codice deontologico dell'Istituto dei revisori interni (Institute of Internal Auditors).
Il servizio di audit interno rende conto e risponde a livello funzionale di tutti i suoi audit al comitato di controllo degli audit istituito a norma dell'articolo 123 del regolamento finanziario. Il servizio di audit interno: i) riferisce i problemi significativi che emergono dai suoi audit e i possibili miglioramenti dei processi sottoposti ad audit, ii) formula un parere complessivo annuale sullo stato della gestione finanziaria presso la Commissione e iii) riferisce (a cadenza perlomeno annuale) in merito alla propria missione e alle proprie prestazioni, secondo quanto previsto dal piano di audit annuale. Tale attività di relazione contempla le rilevanti situazioni di rischio, i problemi in materia di controllo, i problemi inerenti alla governance istituzionale e altre questioni.
Il comitato di controllo degli audit assiste il collegio nell'adempimento degli obblighi stabiliti dai trattati, dal regolamento finanziario e dagli altri strumenti giuridici. Assolve tale funzione: i) assicurando l'indipendenza del servizio di audit interno, ii) monitorando la qualità dell'attività interna di audit, iii) garantendo che le raccomandazioni formulate a seguito degli audit interni ed esterni siano debitamente prese in considerazione dai servizi della Commissione e iv) garantendo che tali raccomandazioni ricevano un seguito adeguato. In tal modo il comitato di controllo degli audit aiuta la Commissione a migliorare l'efficacia e l'efficienza nel raggiungimento degli obiettivi, agevolando inoltre la sorveglianza del collegio sulle prassi della Commissione in materia di governance, gestione dei rischi e controllo interno( 5 ).
Il servizio di audit interno non effettua audit dei sistemi degli Stati membri per il controllo dei fondi dell'UE. Questo tipo di audit si svolge fino al livello dei singoli beneficiari ed è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre direzioni generali della Commissione e della Corte dei conti europea. Il servizio di audit interno svolge invece audit delle misure adottate dalla Commissione per monitorare e sottoporre ad audit i) gli organismi degli Stati membri e (ii) altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE. In conformità dell'articolo 118, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il servizio di audit interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l'esercizio delle sue funzioni, all'occorrenza anche in loco, sia negli Stati membri sia nei paesi terzi.
3.Quadro generale dell'attività di audit
3.1.Attuazione del piano di audit 2023
Il servizio di audit interno ha attuato il piano di audit 2023 in un contesto caratterizzato da una crescente pressione sulle risorse in alcune direzioni generali della Commissione e da sfide di portata più ampia connesse alla guerra di aggressione della Russia nei confronti dell'Ucraina e ad altre crisi geopolitiche emergenti. Alla data limite del 31 gennaio 2024 il servizio di audit interno aveva portato a termine 93 impegni (audit, esami e impegni di follow-up) e pubblicato 139 relazioni (tra cui relazioni finali di audit e di esame, note di follow-up e di chiusura e lettere di gestione)( 6 ).
Alla data limite del 31 gennaio 2024 il servizio di audit interno aveva portato a termine 34 impegni di audit (audit, esami e impegni di consulenza). Il piano di audit 2023 aggiornato è stato dunque completato per il 97 % (34 impegni su 35)( 7 ).
In conformità del suo mandato e delle norme internazionali in materia di audit, il servizio di audit interno pianifica le attività di audit sulla base di una valutazione dei rischi e di un'analisi delle capacità. L'obiettivo è definire un piano di audit che copra i settori a rischio più alto, massimizzandone così il valore aggiunto, e contribuisca ad assicurare il miglior utilizzo delle risorse e un'attuazione efficiente ed efficace del piano stesso. Il servizio di audit interno monitora costantemente l'attuazione del piano di audit e se necessario effettua adeguamenti.
Il servizio di audit interno ha dato seguito a 59 impegni di audit precedenti al fine di esaminare l'attuazione delle raccomandazioni e ha inviato 81 note di follow-up alle direzioni generali e ai servizi rispettivi( 8 ). Di conseguenza sono stati chiusi 41 impegni( 9 ). Il servizio di audit interno ha concluso che tutte le raccomandazioni sono state attuate in maniera efficace, mentre 18 erano ancora in corso di attuazione alla data limite.
I grafici seguenti presentano il numero complessivo e una ripartizione per tipo degli impegni portati a termine entro la data limite del 31 gennaio 2024.
Impegni per tipo
Fonte: Commissione europea
Impegni di follow-up
Fonte: Commissione europea, servizio di audit interno.
Nel 2023 il servizio di audit interno ha pubblicato 38 relazioni (relazioni finali di audit e lettere di gestione). Il numero delle relazioni supera quello degli impegni in quanto, per alcuni audit orizzontali o multientità( 10 ), il servizio di audit interno produce diverse relazioni e lettere di gestione per le varie entità controllate nell'ambito dell'audit. Nel 2023 ha effettuato 17 audit orizzontali e multientità (e ha pubblicato 18 relazioni finali e due lettere di gestione collegate a detti audit).
3.2.Dati statistici sulle raccomandazioni formulate dal servizio di audit interno
Il servizio di audit interno ha formulato 170 raccomandazioni in esito alle attività di audit svolte nel 2023. Come illustrato di seguito, tali raccomandazioni sono state classificate come importanti in circa due terzi dei casi (69 %), mentre in un terzo dei casi (31 %) sono state classificate come molto importanti; non vi erano raccomandazioni essenziali.
Raccomandazioni per classificazione
Fonte: Commissione europea, servizio di audit interno.
Nel 2023 le entità controllate hanno accettato tutte le 170 raccomandazioni formulate dal servizio di audit interno. Per tutte le raccomandazioni, le entità controllate hanno elaborato piani d'azione, che sono stati presentati al servizio di audit interno, il quale li ha poi giudicati soddisfacenti o ha richiesto un piano d'azione riveduto.
RACCOMANDAZIONI FORMULATE TRA IL 2019 E IL 2023
Il servizio di audit interno ha trasmesso al comitato di controllo degli audit una panoramica completa del seguito dato alle raccomandazioni che erano in ritardo di oltre sei mesi. Ha inoltre elaborato relazioni trimestrali sull'attuazione delle raccomandazioni in ritardo da oltre sei mesi, che sono state discusse durante le riunioni del gruppo preparatorio del comitato di controllo degli audit.
Come illustrato di seguito, alla data limite del 31 gennaio 2024 su un totale di 791 raccomandazioni (parzialmente) accettate(
11
), formulate dal servizio di audit interno nel periodo 2019-2023, 557 (pari al 70 %) sono state valutate dalle entità controllate come attuate(
12
). Restano quindi in sospeso complessivamente 234 raccomandazioni (il 30 %).
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Numero di raccomandazioni accettate
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Numero di raccomandazioni in sospeso per classificazione |
Fonte: Commissione europea, servizio di audit interno.
Delle 234 raccomandazioni ancora in sospeso alla data limite, nessuna era classificata come essenziale, 64 (27 %) erano classificate come molto importanti e 170 (73 %) come importanti.
Delle raccomandazioni in sospeso, 38 erano in ritardo (non erano state attuate entro la data inizialmente concordata). Tali raccomandazioni in ritardo rappresentano il 4,8 % delle raccomandazioni (parzialmente) accettate. Sul totale delle raccomandazioni in ritardo, tre raccomandazioni molto importanti sono classificate in notevole ritardo (una raccomandazione è in notevole ritardo se risulta ancora in sospeso a oltre sei mesi dalla data di attuazione originaria), una situazione in linea con l'anno precedente, a riprova della rigorosa politica di follow-up adottata dal servizio di audit interno nel valutare l'attuazione delle sue raccomandazioni. Queste raccomandazioni molto importanti in notevole ritardo rappresentano lo 0,4 % del numero totale di raccomandazioni (parzialmente) accettate nel periodo 2019-2023 (la stessa percentuale del precedente periodo di programmazione). Non vi sono raccomandazioni molto importanti in notevole ritardo formulate prima del 2019.
Entità del ritardo delle raccomandazioni in ritardo, per classificazione
(formulate nel periodo 2019-2023)
Fonte: Commissione europea, servizio di audit interno.
Nel complesso il servizio di audit interno ritiene che l'attuazione delle sue raccomandazioni sia soddisfacente e in linea con i precedenti periodi di programmazione. Tale situazione indica che i servizi della Commissione attuano le raccomandazioni essenziali e molto importanti con la dovuta diligenza, mitigando in tal modo i rischi individuati dal servizio di audit interno. Ciononostante si dovrebbe prestare attenzione alle singole raccomandazioni classificate molto importanti che sono in notevole ritardo.
La parte 3 dell'allegato della presente relazione presenta una sintesi di tali raccomandazioni molto importanti e in notevole ritardo.
4.Conclusioni fondate sull'attività di audit svolta nel 2023
4.1.Conclusioni sugli audit delle prestazioni
Contribuendo alla cultura basata sulla performance e alla maggiore attenzione al rapporto qualità/prezzo proprie della Commissione, nel 2023 il servizio di audit interno ha effettuato audit della performance e audit integrati( 13 ) nell'ambito del suo piano di audit strategico. Nella metà dei casi, nell'ambito degli impegni il servizio di audit interno non ha individuato rischi residui elevati nei settori o nei processi sottoposti ad audit e non ha formulato raccomandazioni essenziali o molto importanti. Sono stati riscontrati vari punti di forza e diverse buone prassi, tra cui il forte e costante impegno del personale, nonostante l'elevato carico di lavoro e il difficile contesto in cui varie entità controllate hanno operato (per ulteriori dettagli, cfr. sezione 1 dell'allegato).
Le conclusioni di tali audit hanno riguardato: 1) la gestione delle prestazioni; 2) l'attuazione delle politiche dell'UE; 3) i sistemi di controllo interno in relazione alla legittimità e alla regolarità; 4) la preparazione e prime fasi di esecuzione del bilancio dell'UE; 5) la cooperazione con soggetti terzi che attuano politiche e programmi; 6) le tecnologie dell'informazione; e 7) altri processi.
In linea con la propria metodologia e le proprie migliori prassi il servizio di audit interno analizza le prestazioni in maniera indiretta, valutando i risultati conseguiti dai servizi della Commissione in sede di attuazione delle politiche, dei programmi e delle azioni in riferimento ai rischi ad essi associati. Adottando questo approccio, il servizio di audit interno intende assicurarsi che le direzioni generali e i servizi abbiano elaborato quadri di riferimento della performance, strumenti di misurazione della performance e sistemi di monitoraggio completi.
I paragrafi successivi illustrano le conclusioni del servizio di audit interno sui vari aspetti relativi alla performance che sono stati oggetto degli audit effettuati nel 2023.
4.1.1.Gestione delle prestazioni
Un solido sistema di gestione delle prestazioni è essenziale per garantire: i) che siano efficacemente definiti obiettivi e indicatori di performance in linea con le priorità della Commissione; ii) che tali obiettivi e indicatori siano regolarmente monitorati e siano oggetto di comunicazioni periodiche e iii) che le attività della Commissione producano i massimi risultati e il massimo valore aggiunto Sempre più spesso i portatori di interessi e i cittadini esigono prove chiare che attestino i risultati raggiunti dalla Commissione nel conseguimento degli obiettivi politici e operativi.
La Commissione è pertanto impegnata ad applicare un forte quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione. La comunicazione relativa al quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione per il bilancio dell'UE nell'ambito del quadro finanziario pluriennale 2021-2027 illustra gli strumenti e le procedure necessarie a fissare obiettivi e a misurare e monitorare i progressi verso il loro conseguimento.
Proprio nell'ambito di tale quadro di riferimento il servizio di audit interno ha svolto tre audit riguardanti la gestione delle prestazioni e ha formulato una serie di raccomandazioni molto importanti( 14 ):
(1)la Commissione utilizza le valutazioni come uno strumento importante per la gestione efficace ed efficiente degli interventi( 15 ). In tale contesto il servizio di audit interno ha effettuato un audit sulle valutazioni a livello di intervento presso la direzione generale per i Partenariati internazionali, la direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento e il servizio degli strumenti di politica estera. L'obiettivo dell'audit era appurare se il processo di valutazione degli interventi fosse impostato adeguatamente e attuato in modo efficace ed efficiente in modo da garantire il conseguimento dei principali obiettivi di valutazione (ossia valutare i risultati di un intervento, individuare le opportunità di miglioramento degli interventi attuali e futuri e comunicare gli esiti alle parti interessate e al pubblico in generale). Il servizio di audit interno ha concluso che le direzioni generali sottoposte ad audit e il servizio degli strumenti di politica estera hanno predisposto un quadro di valutazione comprendente orientamenti, modelli e uno strumento informatico e hanno esternalizzato servizi di supporto. Tuttavia il processo predisposto per la valutazione degli interventi dovrebbe essere ulteriormente migliorato ai fini del conseguimento efficiente ed efficace dei principali obiettivi di valutazione, per quanto riguarda: i) le carenze individuate negli orientamenti, nei modelli e nello strumento informatico utilizzati per la valutazione; ii) l'attuazione del processo di valutazione; iii) il monitoraggio, la supervisione e la rendicontazione a livello di sede centrale;
(2)un secondo audit ha riguardato Orizzonte Europa e ha esaminato lo stato di attuazione di tale programma, valutando aspetti specifici inerenti all'efficacia della sua attuazione. Il servizio di audit interno ha rilevato che, sebbene i meccanismi di governance e i processi di elaborazione dei programmi di lavoro e della pianificazione di bilancio siano in generale impostati adeguatamente e attuati in maniera efficace, sarebbero necessari ulteriori miglioramenti per quanto riguarda gli specifici meccanismi di governance per le missioni dell'UE;
(3)un terzo audit aveva l'obiettivo di valutare i processi istituiti per misurare e comunicare i risultati dei progetti di sostegno tecnico presso la direzione generale per il Sostegno alle riforme strutturali. La direzione generale ha ideato e predisposto processi e controlli per la misurazione della performance e la comunicazione degli esiti e dei risultati dei progetti in generale. Sarebbe tuttavia necessario migliorarne ulteriormente l'efficacia per quanto riguarda la metodologia di misurazione della performance.
4.1.2.Attuazione delle politiche dell'UE
Nel 2019 la presidente della Commissione ha definito le priorità politiche per un periodo di cinque anni. Uno dei compiti principali della Commissione è tradurre tali priorità in azioni concrete. Le varie direzioni generali e i vari servizi svolgono un ruolo attivo nell'elaborazione e nell'attuazione delle politiche dell'UE. Ad esempio presentano proposte di atti legislativi dell'UE, assistono gli Stati membri nell'attuazione della normativa dell'Unione, garantiscono l'osservanza del diritto dell'UE e assicurano la rappresentanza esterna dell'UE per le materie che non rientrano nella politica estera e di sicurezza. Nell'ambito di due audit il servizio di audit interno ha valutato:
(1)il ruolo di Eurostat nel sistema statistico europeo;
(2)l'efficacia dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode nelle attività di prevenzione delle frodi.
Entrambi gli audit hanno concluso che sono in vigore controlli adeguati per l'attuazione efficace dei rispettivi processi sottoposti ad audit.
4.1.3.Sistemi di controllo interno in relazione alla legittimità e alla regolarità
Una delle priorità del servizio di audit interno continua ad essere quella di rassicurare il collegio, le direzioni generali e i servizi in merito al funzionamento efficiente ed efficace dei controlli interni sulla gestione finanziaria. A seguito di una valutazione globale dei rischi e del piano di audit strategico 2021-2023 che ne è scaturito, nel 2023 il servizio di audit interno ha realizzato 11 impegni di audit in tale settore. Tali audit hanno evidenziato la necessità di apportare sensibili miglioramenti e hanno condotto alla formulazione di una serie di raccomandazioni molto importanti( 16 ).
(1)Il servizio di audit interno ha effettuato un esame tematico del rischio al pagamento stimato dalla Commissione; l'esame è stato condotto presso la direzione generale del Bilancio e un campione di direzioni generali e servizi quali la direzione generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale, la direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione, la direzione generale per i Partenariati internazionali, la direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento, la direzione generale della Politica regionale e urbana, la direzione generale della Ricerca e dell'innovazione, l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo per l'innovazione e delle PMI, l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca e l'Agenzia esecutiva europea per la ricerca. Tale impegno mirava a fornire garanzie e rassicurazioni circa il calcolo del rischio al pagamento stimato dalla Commissione e, in ultima analisi, a contribuire all'elaborazione di un resoconto coerente e convincente (principalmente nella procedura di discarico) per quanto riguarda: i) le differenze rispetto agli errori rilevati dalla Corte dei conti europea e ii) la capacità della Commissione di proteggere il bilancio dell'UE, in considerazione dei suoi sistemi di controllo pluriennali (l'impegno ha fatto seguito al precedente esame, da parte del servizio di audit interno, della capacità correttiva della Commissione). Il servizio di audit interno ha riconosciuto che la Commissione si era adoperata per migliorare la qualità e la chiarezza della comunicazione del rischio al pagamento sia a livello di direzione generale/servizio (nelle relazioni annuali di attività) sia a livello istituzionale (nella relazione annuale sulla gestione e il rendimento). L'audit ha concluso che le istruzioni istituzionali per la comunicazione del rischio al pagamento e la categorizzazione del rischio sono state nel complesso ben progettate e attuate efficacemente dalle direzioni generali e dai servizi inclusi nel campione. Sono tuttavia necessari, da parte della Commissione, ulteriori miglioramenti a livello di analisi e comunicazione delle cause di fondo degli errori in relazione alle constatazioni della Corte dei conti europea.
(2)L'audit sulla preparazione in vista della chiusura del periodo di programmazione 2014-2020 dei Fondi strutturali e di investimento europei è stato effettuato presso la direzione generale della Politica regionale e urbana, la direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione e la direzione generale degli Affari marittimi e della pesca. Gli audit si sono concentrati sul ciclo di vita del programma operativo, durante il quale la Commissione ha effettuato controlli che hanno permesso di trarre conclusioni in merito alla legittimità e alla regolarità della spesa. Dall'audit è emerso che le direzioni generali avevano già attuato diverse misure essenziali per sostenere in modo efficace ed efficiente la preparazione del processo di chiusura. Tuttavia sono necessari ulteriori miglioramenti per quanto riguarda la pianificazione interna dell'esercizio di chiusura e le disposizioni per il regolamento delle pendenze finanziarie alla chiusura.
(3)A seguito della fusione nel 2021 delle precedenti funzioni di audit della direzione generale della Politica regionale e urbana e della direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione, che ha dato vita alla direzione congiunta dell'Audit per la coesione, il servizio di audit interno ha valutato l'adeguatezza dei sistemi di gestione e di controllo istituiti dalla direzione congiunta al fine di garantire l'attuazione efficace ed efficiente del proprio mandato. L'audit ha concluso che, sebbene la direzione congiunta dell'Audit per la coesione avesse posto in essere sistemi di gestione e di controllo impostati in maniera adeguata per garantire l'attuazione efficace del proprio mandato, permane la necessità di migliorare ulteriormente l'efficienza delle sue attività interne. La complessità della sua struttura organizzativa aveva comportato una perdita di efficienza nei processi interni di sostegno amministrativo (anche per quanto concerne la gestione delle risorse umane, la gestione finanziaria e di bilancio e la rendicontazione). Inoltre la direzione congiunta dell'Audit per la coesione non aveva effettuato una valutazione completa e documentata degli incrementi di efficienza realizzati a seguito della propria istituzione. Inoltre continuava a utilizzare, a sostegno dei suoi processi, sistemi e strumenti informatici diversi che erano in uso nelle due direzioni generali e non erano pienamente integrati, il che influiva sull'efficienza operativa.
(4)Il servizio di audit interno ha effettuato un audit sull'attuazione del Fondo per l'innovazione, fino alla firma delle convenzioni di sovvenzione, presso la direzione generale per l'Azione per il clima e l'Agenzia esecutiva europea per il clima, l'infrastruttura e l'ambiente. Ha concluso che nel complesso erano stati impostati e attuati controlli e processi adeguati per l'attuazione del Fondo per l'innovazione. È tuttavia necessario migliorare ulteriormente l'efficienza e l'efficacia del processo di valutazione delle proposte.
(5)Il dispositivo per la ripresa e la resilienza è entrato in vigore nel 2021 quale elemento centrale dello strumento temporaneo per la ripresa NextGenerationEU. Il servizio di audit interno ha effettuato un audit sui controlli ex ante delle richieste di pagamento a titolo del dispositivo per la ripresa e la resilienza (prima dell'autorizzazione dei pagamenti destinati a uno Stato membro) presso la direzione generale degli Affari economici e finanziari e la task force per la ripresa e la resilienza. Pur prendendo atto delle misure già adottate, ha concluso che era necessario rafforzare ulteriormente l'impostazione e l'attuazione dei controlli ex ante per la valutazione delle richieste di pagamento degli Stati membri nell'ambito del dispositivo per la ripresa e la resilienza al fine di rendere tali controlli più efficaci. Sono in particolare necessari ulteriori miglioramenti per quanto riguarda la valutazione dei traguardi in materia di audit e di controllo e la protezione delle informazioni sensibili non classificate.
(6)È stato effettuato un audit presso la direzione generale dell'Ambiente, la direzione generale dell'Energia, la direzione generale per l'Azione per il clima e l'Agenzia esecutiva europea per il clima, l'infrastruttura e l'ambiente. L'audit si è concentrato sull'esecuzione del programma per l'ambiente e l'azione per il clima (programma LIFE) per il periodo 2021-2027 (progettazione e attuazione fino alla firma delle convenzioni di sovvenzione)e ha concluso che, sebbene la governance, i controlli e i processi istituiti dalle direzioni generali sottoposte ad audit e dall'agenzia esecutiva per l'attuazione del programma LIFE 2021-2027 siano stati nel complesso impostati in maniera adeguata, è tuttavia necessario migliorare ulteriormente la gestione dei conflitti di interessi nel processo di valutazione.
(7)Il servizio di audit interno ha realizzato cinque impegni per i quali non sono state individuate carenze essenziali o molto importanti nei sistemi di controllo interno delle entità controllate. Due audit sono stati effettuati presso la direzione generale per la Protezione civile e le operazioni di aiuto umanitario europee, con un audit sulla liquidazione finanziaria annuale dei conti presso la direzione generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale. Pur concentrandosi su questioni finanziarie, gli audit hanno anche riguardato aspetti relativi alla performance, segnatamente un audit sulla gestione finanziaria degli aiuti umanitari in regime di gestione indiretta. Un altro audit presso la direzione generale della Migrazione e degli affari interni si è concentrato sulla preparazione in vista della chiusura delle azioni e dei programmi finanziati nell'ambito del Fondo Sicurezza interna 2014-2020 e del Fondo Asilo, migrazione e integrazione. Il servizio di audit interno ha inoltre effettuato un esame limitato sulla protezione dei dati presso la direzione generale per i Partenariati internazionali, la direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento, la direzione generale per la Protezione civile e le operazioni di aiuto umanitario europee, la direzione generale del Commercio, la direzione generale della Fiscalità e dell'unione doganale e il servizio degli strumenti di politica estera. L'audit si è concentrato sull'osservanza, da parte delle direzioni generali e dei servizi sottoposti ad audit, delle principali disposizioni del regolamento UE sulla protezione dei dati (regolamento (UE) 2018/1725) e delle relative modalità di applicazione, con particolare attenzione al trasferimento di dati verso paesi terzi. Infine il servizio di audit interno ha effettuato un esame limitato sul processo di valutazione che l'Autorità per la preparazione e la risposta alle emergenze sanitarie ha svolto in relazione al proprio quadro di controllo interno e illustrato nella relazione annuale di attività 2022.
4.1.4.Preparazione e prime fasi di esecuzione del bilancio dell'UE
(1)La gestione di un bilancio significativo e il conseguimento dei suoi obiettivi nell'ambito del quadro finanziario pluriennale per il periodo 2021-2027, unitamente a NextGenerationEU, comprendente il dispositivo per la ripresa e la resilienza, miravano ad attenuare gli effetti socioeconomici della pandemia di COVID-19 e ad agevolare i progressi dell'Europa verso un futuro moderno, più verde e più sostenibile, il che comporta notevoli rischi intrinseci. In tale contesto il servizio di audit interno ha incluso, nel suo piano di audit 2023, sette audit riguardanti le fasi iniziali della pianificazione e dell'esecuzione del bilancio dell'UE. Per la maggior parte di questi audit i risultati sono stati complessivamente positivi, fatta eccezione per due audit per i quali il servizio di audit interno ha formulato due raccomandazioni classificate come molto importanti.
(2)Il servizio di audit interno ha effettuato un audit presso la direzione generale per l'Industria della difesa e lo spazio, esaminando la preparazione dei relativi sistemi di gestione e di controllo ai fini dell'attuazione del programma spaziale 2021-2027. L'audit ha concluso che, sebbene nel complesso i sistemi di gestione e di controllo siano stati predisposti in maniera adeguata ai fini dell'attuazione del programma spaziale 2021-2027, sono necessari ulteriori miglioramenti in relazione ai piani di gestione della sicurezza.
(3)Il servizio di audit interno ha effettuato un audit sul programma Europa digitale presso la direzione generale delle Reti di comunicazione, dei contenuti e delle tecnologie e l'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale. L'audit si è concentrato sulle fasi iniziali dell'attuazione del programma Europa digitale 2021-2027, destinato a sostenere e promuovere la transizione digitale nell'economia europea nei prossimi anni. L'audit ha concluso che i controlli e i processi istituiti dalle entità controllate per le fasi iniziali dell'attuazione del programma Europa digitale sono stati nel complesso efficaci e impostati in maniera adeguata. È tuttavia necessario migliorare l'impostazione dei controlli per quanto riguarda la gestione dei conflitti di interessi e l'etica.
(4)Altri cinque impegni non hanno individuato carenze essenziali o molto importanti nei sistemi di controllo interno delle entità controllate. Due di questi impegni hanno riguardato la prima fase di attuazione (dalla pubblicazione degli inviti a presentare proposte fino alla firma delle convenzioni di sovvenzione) del processo di gestione delle sovvenzioni nell'ambito del programma Orizzonte Europa: un impegno è stato realizzato presso l'Agenzia esecutiva per la ricerca e l'altro presso l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca e l'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale. Tre audit si sono concentrati sulle fasi iniziali dell'attuazione del quadro finanziario pluriennale 2021-2027, principalmente sulla preparazione dei sistemi di gestione e di controllo: 1) per l'attuazione del programma Cittadini, uguaglianza, diritti e valori e del programma Giustizia presso la direzione generale della Giustizia e dei consumatori e l'Agenzia esecutiva europea per l'istruzione e la cultura; 2) per l'attuazione, da parte dell'Agenzia esecutiva europea per l'istruzione e la cultura, dei programmi Erasmus+ e Europa creativa e del programma "corpo europeo di solidarietà" e per la relativa supervisione da parte della direzione generale dell'Istruzione, della gioventù, dello sport e della cultura; e 3) per l'esecuzione iniziale delle sovvenzioni nell'ambito del programma EU4Health presso la direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare, l'Autorità europea per la preparazione e la risposta alle emergenze sanitarie e l'Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale.
4.1.5.Cooperazione con soggetti terzi che attuano politiche e programmi
Agli organismi dell'UE di cui agli articoli 70 e 71 del regolamento finanziario possono essere affidati compiti di esecuzione del bilancio. Attualmente il panorama delle agenzie decentrate dell'UE è eterogeneo in termini di strutture di governance, mandati e compiti. Alla luce dei rischi individuati dal servizio di audit interno in relazione alla responsabilità della Commissione di cooperare con tali organismi, di monitorarli e di vigilare sul loro operato,
(1)nel 2023 il servizio di audit interno ha realizzato due impegni che hanno coinvolto un partner della Commissione, direzioni generali e varie agenzie decentrate o altri organismi autonomi. Gli impegni hanno riguardato il coordinamento tra la direzione generale della Migrazione e degli affari interni e le agenzie decentrate dell'UE( 17 ) e sono stati realizzati unitamente a un esame limitato dei meccanismi di cooperazione e coordinamento atti a prevenire, individuare e contrastare le gravi minacce per la salute a carattere transfrontaliero presso la direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare, l'Autorità europea per la preparazione e la risposta alle emergenze sanitarie, il Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie e l'Agenzia europea per i medicinali. Il servizio di audit interno non ha individuato carenze essenziali o molto importanti.
4.1.6.Sicurezza delle informazioni e tecnologie dell'informazione
Alla luce delle accresciute preoccupazioni generalmente rilevate in materia di sicurezza e degli obblighi giuridici, delle aspettative degli Stati membri, delle nuove esigenze degli utenti e di un approccio istituzionale alla gestione delle informazioni, la Commissione ha varato nel 2019 una strategia istituzionale in materia di sicurezza delle informazioni. Tale strategia integra la strategia di gestione di dati, informazioni e conoscenze della Commissione, la strategia digitale e la strategia in materia di sicurezza delle tecnologie dell'informazione. Inoltre nel 2022 la Commissione ha adottato una proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio relativo a norme comuni in materia di sicurezza delle informazioni per tutte le istituzioni e tutti gli organi e gli organismi dell'Unione e una proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce misure per un livello comune elevato di cibersicurezza nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'Unione che, a seguito dei negoziati interistituzionali, è stato adottato dai colegislatori nel dicembre 2023 ed è entrato in vigore nel gennaio 2024.
Nel 2023 il servizio di audit interno ha effettuato quattro audit concernenti la sicurezza delle informazioni e le tecnologie dell'informazione. Tali audit hanno individuato una serie di ambiti in cui sono necessari ulteriori miglioramenti (10 raccomandazioni su un totale di 52 raccomandazioni molto importanti formulate nel 2023).
(1)La Commissione è esposta a elevati rischi intrinseci per la sicurezza delle informazioni, compreso il rischio concernente la riservatezza delle informazioni. Negli ultimi anni sono emersi nuovi rischi per la sicurezza delle informazioni dato il maggior numero di informazioni trattate per via elettronica. Per affrontare tali rischi sarebbe opportuno istituire controlli efficaci atti a garantire che le informazioni siano classificate in funzione della loro sensibilità e siano trattate in base al loro livello di classificazione in modo da tutelare la riservatezza. L'audit sulla tutela della riservatezza delle informazioni ha riguardato i tre soggetti principali a livello istituzionale che sono responsabili della sicurezza delle informazioni: la direzione generale Risorse umane e sicurezza, la direzione generale dei Servizi digitali e il segretariato generale. Ha concluso che la Commissione ha compiuto progressi nella definizione di un quadro istituzionale adeguato e di controlli istituzionali efficaci, compresa un'efficace gestione dei rischi per tutelare la riservatezza delle informazioni. L'audit ha individuato ulteriori azioni necessarie a livello istituzionale per sostenere più efficacemente i servizi della Commissione nell'espletamento dei loro compiti di tutela della riservatezza delle informazioni riguardanti i fornitori esterni di servizi, i controlli relativi alle tecnologie dell'informazione e il processo di gestione degli incidenti di sicurezza delle informazioni.
(2)Il servizio di audit interno ha effettuato presso la direzione generale della Concorrenza un audit sulla razionalizzazione della gestione dei casi (CASE@EC). Si tratta dell'iniziativa faro del progetto di razionalizzazione dei sistemi informativi della Commissione, che fa capo a questa DG. L'audit ha concluso che, sebbene la direzione generale della Concorrenza abbia compiuto progressi nell'impostazione e nell'attuazione dei processi di governance e di controllo interno per il progetto CASE@EC, è necessario migliorare ulteriormente il modo in cui sono impostati, applicati o documentati taluni controlli di sicurezza delle tecnologie dell'informazione. In tale contesto il servizio di audit interno ha individuato due problemi molto importanti.
(3)Il sistema di scambio di quote di emissioni dell'UE (l'ETS dell'UE) è una pietra miliare della politica dell'Unione nella lotta ai cambiamenti climatici e costituisce lo strumento fondamentale per ridurre le emissioni di gas a effetto serra in modo efficace sotto il profilo dei costi. Rappresenta il primo importante mercato del carbonio a livello mondiale e rimane il più grande. È gestito dalla direzione generale per l'Azione per il clima e da un soggetto terzo. La direzione generale dei Servizi digitali è uno dei vari fornitori del sistema e fornisce servizi informatici standardizzati, tra cui alcuni servizi di sicurezza. Il servizio di audit interno ha effettuato un esame limitato del piano di sicurezza e delle relative misure di sicurezza del sistema informativo dell'EU ETS gestito dalla direzione generale per l'Azione per il clima. Sebbene i processi di sicurezza del sistema informativo dell'EU ETS abbiano raggiunto gradualmente una maggiore maturità, è necessario migliorarne ulteriormente l'impostazione e l'efficacia. L'audit ha individuato due problemi molto importanti che riguardano l'impostazione del piano di sicurezza delle tecnologie dell'informazione 2022 per il sistema informativo dell'EU ETS e del quadro di governance per la sua attuazione. Dal 2010 la direzione generale per l'Azione per il clima formula ogni anno, nelle sue relazioni annuali di attività, una riserva per motivi reputazionali, giuridici e finanziari in relazione ai rischi per la sicurezza individuati in merito al registro dell'Unione nell'ambito dell'EU ETS.
(4)È stato effettuato un altro audit sulla gestione della sicurezza delle tecnologie dell'informazione presso la direzione generale dell'Istruzione, della gioventù, dello sport e della cultura, riguardante il sistema di controllo per la gestione della sicurezza dei sistemi informatici. L'audit ha concluso che è necessario migliorare ulteriormente l'efficacia della sua attuazione. Ha individuato incoerenze nella classificazione dei dati tra il piano di sicurezza delle tecnologie dell'informazione per la piattaforma di gestione indiretta delle sovvenzioni e le conclusioni tratte sulla valutazione dell'impatto operativo.
4.1.7.Altri processi
Tre audit hanno valutato aspetti relativi alla performance all'interno di altri processi per quanto riguarda:
(1)la comunicazione istituzionale presso la direzione generale della Comunicazione;
(2)la gestione delle risorse umane presso la direzione generale della Concorrenza;
dai due audit non sono emerse carenze essenziali o molto importanti nei sistemi di controllo;
(3)progetti immobiliari su larga scala comprendenti lavori presso l'Ufficio per le infrastrutture e la logistica a Bruxelles e l'Ufficio per le infrastrutture e la logistica a Lussemburgo.
Il servizio di audit interno ha riconosciuto le difficoltà incontrate dai due uffici, in particolare la necessità di gestire un'ampia base di clienti con esigenze diverse e il fatto di operare in un mercato immobiliare dinamico e competitivo e in un contesto giuridico complesso e mutevole. L'audit ha concluso che, sebbene gli uffici avessero nel complesso impostato e attuato efficacemente un quadro adeguato per la gestione di progetti immobiliari su larga scala, permaneva la necessità di migliorare ulteriormente la loro efficienza, anche per garantire che le procedure di appalto siano sufficientemente documentate, trasparenti e competitive.
4.2.Conclusioni circoscritte del servizio di audit interno
Il servizio di audit interno ha trasmesso conclusioni circoscritte sullo stato dei controlli interni a tutte le direzioni generali e a tutti i servizi della Commissione( 18 ) nel febbraio 2024. Tali conclusioni circoscritte hanno contribuito alle relazioni annuali di attività per il 2023 delle direzioni generali e dei servizi interessati. Sulla base dell'attività di audit svolta negli ultimi cinque anni, esse riguardano tutte le raccomandazioni in sospeso formulate. Le conclusioni del servizio di audit interno sullo stato del controllo interno sono circoscritte ai sistemi di gestione e di controllo sottoposti ad audit. Non contemplano i sistemi che negli ultimi cinque anni il servizio di audit interno non ha sottoposto a audit.
4.3.Parere complessivo sulla gestione finanziaria della Commissione
Come prevede il suo mandato, il servizio di audit interno presenta un parere complessivo annuale sulla gestione finanziaria della Commissione. Tale parere si basa sull'attività di audit nel settore della gestione finanziaria nella Commissione svolta dal servizio di audit interno nei tre anni precedenti (dal 2021 al 2023). Tiene altresì conto delle informazioni provenienti da altre fonti, segnatamente delle relazioni della Corte dei conti europea. Il parere complessivo è presentato contemporaneamente alla presente relazione e riguarda lo stesso esercizio.
Sulla base di queste informazioni di audit, il revisore interno ha rilevato che, nel 2023, la Commissione ha messo in atto procedure di governance, gestione dei rischi e controllo interno che, nel complesso, sono in grado di fornire ragionevoli garanzie in merito al conseguimento degli obiettivi finanziari fissati. Il parere complessivo è tuttavia corredato da riserve che gli ordinatori delegati hanno formulato nelle dichiarazioni di affidabilità contenute nelle rispettive relazioni annuali di attività.
Nella formulazione del parere complessivo, il servizio di audit interno ha anche considerato l'impatto combinato di tutti gli importi stimati a rischio al momento del pagamento, poiché essi eccedono gli importi oggetto di riserva. Gli importi globali a rischio al pagamento rappresentano la migliore stima effettuata dagli ordinatori delegati dell'importo della spesa autorizzata non conforme alle disposizioni contrattuali e normative applicabili al momento del pagamento nel 2023. Nelle rispettive relazioni annuali di attività le direzioni generali e i servizi stimano che gli importi a rischio al pagamento ammontino complessivamente a una cifra compresa all'incirca tra 2 742,5 milioni di EUR e 3 291,5 milioni di EUR. Questo dato corrisponde a una percentuale compresa tra l'1,6 % e l'1,9 % delle spese pertinenti complessive( 19 ) a carico del bilancio della Commissione, del Fondo europeo di sviluppo e dei fondi fiduciari dell'UE nel 2023 ed è quindi al di sotto della soglia di rilevanza del 2 % definita nelle istruzioni per la preparazione delle relazioni annuali di attività 2023.
Questi importi a rischio al pagamento nel 2023 non tengono ancora conto delle rettifiche finanziarie e dei recuperi relativi a carenze ed errori che le direzioni generali e i servizi individueranno e correggeranno in futuro in ragione dei meccanismi correttivi pluriennali integrati nei sistemi di controllo interno della Commissione.
Alla luce di questi elementi, il servizio di audit interno ritiene che il bilancio dell'UE sia dunque tutelato adeguatamente nel suo complesso e nel tempo.
Senza aggiungere riserve al parere complessivo, il servizio di audit interno ha richiamato l'attenzione della Commissione sulla necessità di mettere a frutto gli insegnamenti ricavati dalla gestione delle sue risorse finanziarie in un contesto difficile.
La risposta alle sfide degli ultimi anni ha evidenziato i punti di forza e la flessibilità del bilancio dell'UE e di NextGenerationEU per reagire di fronte alle crisi. Tuttavia sono emersi nuovi rischi elevati che potrebbero incidere sulla garanzia di affidabilità e sulla performance a causa di un contesto instabile e in rapida evoluzione in cui la risposta alle crisi, associata alla mobilitazione di importi senza precedenti, alla creazione di strumenti innovativi e complessi e all'adozione di nuovi approcci ai programmi esistenti, sta diventando la norma.
Per garantire che il bilancio sia debitamente protetto nel tempo, è importante continuare a concentrarsi su misure volte a mitigare tali rischi. Oltre alla collaborazione con gli Stati membri e con soggetti terzi, gli strumenti finanziari e i programmi basati sui risultati sono due degli ambiti che continueranno a richiedere particolare attenzione. Tutto ciò si inserisce in un contesto di eccezionale pressione sulle risorse umane, che costituisce un rischio trasversale già individuato all'interno della Commissione e rende ancora più difficile il conseguimento degli obiettivi strategici e di gestione finanziaria.
Inoltre la Commissione deve garantire che siano predisposti meccanismi adeguati di governance, gestione dei rischi e controllo interno per i programmi e gli strumenti elaborati per il prossimo quadro finanziario pluriennale.
Il servizio di audit interno continuerà a monitorare l'impatto dei rischi sulla solidità della gestione finanziaria della Commissione.
5.Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie
Nel 2023 l'istanza istituita a norma dell'articolo 143 del regolamento finanziario( 20 ) non ha segnalato alcun problema sistemico nel formulare il parere di cui all'articolo 93 del regolamento finanziario.