Scheda di sintesi

Valutazione d'impatto su un sistema informatizzato di comunicazione per i procedimenti civili e penali transfrontalieri (sistema elettronico di comunicazione in materia di giustizia attraverso l'estrazione di dati online — e-CODEX)

A. Necessità di intervento

Per quale motivo? Qual è il problema da affrontare?

e-CODEX è un sistema informatico per la cooperazione giudiziaria transfrontaliera che consente agli utenti, siano essi autorità giudiziarie, operatori della giustizia o cittadini, di inviare e ricevere documenti, moduli giuridici, prove o altre informazioni in modo sicuro. Il sistema e-CODEX è stato sviluppato da un consorzio di 21 Stati membri dell'UE tra il 2010 e il 2016 con finanziamenti dell'UE a titolo del programma di sostegno alle politiche in materia di TIC, inserito nel programma quadro per la competitività e l'innovazione (CIP). Gli Stati membri si sono avvalsi del sistema su base volontaria in procedimenti quali l'ingiunzione di pagamento europea o il procedimento europeo per le controversie di modesta entità. Ora, al fine di assicurare il mantenimento, l'evoluzione e la futura estensione del sistema ad altre procedure giudiziarie, si dovrebbe trovare una soluzione per garantirne il finanziamento e la sostenibilità adeguati, il che costituisce anche un prerequisito per l'adozione del sistema da parte degli Stati membri che finora non lo hanno utilizzato. La Commissione sta già sviluppando il sistema digitale di scambio di prove elettroniche (eEDES), utilizzando e-CODEX come canale di comunicazione. Gli Stati membri dovrebbero connettersi a eEDES entro il 2021. e-CODEX è anche la soluzione software più probabile da utilizzare per istituire il sistema informatico decentrato nel contesto dei regolamenti sulla notificazione o comunicazione degli atti e sull'assunzione delle prove. Senza una gestione sostenibile di e‑CODEX questo lavoro potrebbe essere compromesso, così come tutte le procedure che già si avvalgono di questo sistema in un contesto pilota.

Qual è l'obiettivo dell'iniziativa?

L'obiettivo generale è promuovere il funzionamento efficiente di uno spazio comune di libertà, sicurezza e giustizia assicurando un uso ottimale delle procedure giudiziarie. Per conseguirlo è essenziale un sistema comune di comunicazione online specifico per le autorità giudiziarie. Più specificamente, l'iniziativa mira a prevenire le inefficienze nella comunicazione transfrontaliera assicurando il mantenimento sostenibile del sistema e-CODEX e a migliorare l'efficienza garantendo un uso più ampio del sistema e-CODEX.

Qual è il valore aggiunto dell'intervento a livello dell'UE?

Un meccanismo per lo scambio sicuro di informazioni transfrontaliere nei procedimenti giudiziari è meglio realizzato a livello di UE, poiché è necessaria una soluzione che sia universalmente accettata. In assenza di un'azione dell'UE, vi è il rischio che gli Stati membri sviluppino i sistemi nazionali in modo indipendente, che non sarebbero quindi interoperabili. Sebbene la manutenzione a livello di UE comporti dei costi, è l'unico modo per realizzare un sistema di comunicazione transfrontaliera interoperabile tra autorità giudiziarie.

B. Soluzioni

Quali opzioni strategiche legislative e di altro tipo sono state prese in considerazione? Ne è stata prescelta una? Per quale motivo?

Sono state prese in considerazione diverse opzioni sia di carattere legislativo che di altro tipo. Alcune sono state scartate in una fase iniziale: la creazione di un'entità giuridica distinta è stata scartata in quanto sarebbe sproporzionata rispetto ai compiti limitati che le sarebbero affidati così come l'uso o lo sviluppo di un sistema alternativo, scartati principalmente in quanto l'attuale soluzione e-CODEX si è dimostrata molto efficace ed efficiente per le procedure per le quali è già utilizzata ed è ragionevole attendersi un rendimento dai 24 milioni di EUR investiti nella creazione di e-CODEX. Inoltre, una soluzione commerciale solleverebbe problemi di sostenibilità a lungo termine nonché di riservatezza e integrità dei dati scambiati, in quanto il proprietario della soluzione potrebbe teoricamente avere accesso ai dati trasferiti utilizzandola. Il passaggio di consegne/trasferimento di e-CODEX a uno Stato membro o a un consorzio di Stati membri non può essere preso in considerazione in quanto gli Stati membri hanno chiaramente escluso questa possibilità. La loro preferenza, espressa in varie conclusioni del Consiglio, è che eu-LISA assicuri l'ulteriore manutenzione evolutiva di e-CODEX.

In queste condizioni, sono state valutate due alternative allo scenario di base, che non prevede alcun sistema di manutenzione permanente fino alla conseguente scadenza di e-CODEX. Tra queste il trasferimento di e‑CODEX a un'agenzia è stata ritenuta l'opzione più appropriata. L'altra possibilità, che consiste nell'affidare la manutenzione di e-CODEX alla Commissione, è stata giudicata meno favorevole in quanto sarebbe più difficile garantire la partecipazione degli Stati membri alla governance del sistema, cosa che gli Stati membri ritengono importante per garantire l'indipendenza della magistratura. Un'agenzia potrebbe essere inoltre una soluzione più flessibile che consentirebbe di tenere maggiormente conto del contributo dei portatori di interessi. Tra le agenzie esistenti, l'Agenzia dell'Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA) è l'unica con esperienza pertinente nella gestione di sistemi IT su larga scala e dovrebbe pertanto essere incaricata di gestire e-CODEX. Per consentire l'adozione di una base giuridica per e-CODEX e garantire un processo adeguato per il trasferimento delle consegne, l'attuale consorzio degli Stati membri o una nuova entità dovrebbero continuare a mantenere il sistema e-CODEX nel periodo 2021-2023.

Chi sono i sostenitori delle varie opzioni?

Gli Stati membri hanno espresso una forte preferenza per il trasferimento di e-CODEX a un'agenzia e ritengono che eu-LISA sia la più appropriata (più recentemente nelle conclusioni del Consiglio adottate dal Consiglio GAI nell'ottobre 2020).

Anche i portatori di interessi che rappresentano le principali organizzazioni professionali del settore giuridico in Europa si sono espressi a favore di una soluzione permanente per il sistema e-CODEX. Diversi portatori di interessi che hanno risposto alla valutazione d'impatto iniziale ritengono che eu-LISA sia l'entità più appropriata per gestire il sistema.

C. Impatto dell'opzione prescelta

Quali sono i vantaggi dell'opzione prescelta (o in mancanza di quest'ultima, delle opzioni principali)?

Trattandosi di un sistema informatico essenziale per la digitalizzazione della cooperazione giudiziaria, e-CODEX semplificherà e accelererà le procedure giudiziarie transfrontaliere. Migliorando l'efficienza dei procedimenti transfrontalieri, questo sistema contribuirebbe anche a migliorare il funzionamento del mercato unico digitale. L'uso di e-CODEX avrebbe un impatto positivo sulla lotta contro la criminalità transfrontaliera facilitando la cooperazione tra autorità giudiziarie in materia penale. Anche l'efficienza degli organi giurisdizionali nazionali potrebbe beneficiare della digitalizzazione delle procedure.

Un'agenzia di regolamentazione dell'UE come eu-LISA avrà la capacità di assicurare la manutenzione a lungo termine del sistema e-CODEX e sarà in grado di adottare procedure di governance che consentano una rapida assimilazione delle esigenze che emergeranno dalle diverse comunità, incluso dagli Stati membri e dagli utenti di e-CODEX.

Quali sono i costi dell'opzione prescelta (o in mancanza di quest'ultima, delle opzioni principali)?

Quale sarà l'incidenza su aziende, PMI e microimprese?

Le PMI e le microimprese trarranno vantaggio dalla digitalizzazione delle procedure giudiziarie resa possibile da e-CODEX. La possibilità di presentare istanze ai tribunali online, ad esempio nell'ambito dell'applicazione dell'ingiunzione di pagamento europea o delle domande a titolo del procedimento europeo per le controversie di modesta entità, consentirà di ridurre le spese di spedizione e i costi grazie a procedure più brevi ed efficienti. L'attuazione di e-CODEX per una specifica procedura giuridica non comporterà costi aggiuntivi per le PMI (o per altri operatori).

L'impatto sui bilanci e sulle amministrazioni nazionali sarà significativo?

Ci si può attendere un impatto positivo sulla capacità delle autorità giudiziarie nazionali di cooperare con le loro controparti in altri Stati membri. Il sistema e-CODEX potrebbe ad esempio facilitare la riscossione delle multe non pagate per le infrazioni al codice della strada contro i residenti stranieri.

Per gli Stati membri che non l'hanno ancora fatto l'installazione e l'utilizzo di e-CODEX comporteranno costi - che non dovrebbero superare 80-100 persone/giorni per introduzione.

Sono previsti altri impatti significativi? Massimo 6 righe

L'ulteriore estensione dell'uso di un sistema informatico come e-CODEX alle procedure giuridiche potrebbe consentire di risparmiare risorse naturali riducendo l'uso della carta e il minore ricorso ai servizi di trasporto per la distribuzione postale potrebbe avere un impatto positivo sull'ambiente. Si prevede inoltre un effetto di ricaduta che porterà alla digitalizzazione dell'amministrazione nazionale, considerando che e-CODEX potrebbe essere adottato come soluzione anche a livello nazionale e non solo per i casi transfrontalieri.

D. Tappe successive

Quando saranno riesaminate le misure proposte? Massimo 4 righe

Tre anni dopo il trasferimento di e-CODEX a eu-LISA e successivamente ogni quattro anni, la Commissione effettuerà una valutazione della misura in cui si è rivelata una soluzione efficace. Sulla base di tale valutazione, la Commissione deciderà sul seguito da dare.