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Document 52015TA1209(16)
Report on the annual accounts of the European Environment Agency for the financial year 2014, together with the Agency’s reply
Relazione sui conti annuali dell’Agenzia europea dell’ambiente relativi all’esercizio finanziario 2014 corredata della risposta dell’Agenzia
Relazione sui conti annuali dell’Agenzia europea dell’ambiente relativi all’esercizio finanziario 2014 corredata della risposta dell’Agenzia
GU C 409 del 9.12.2015, p. 143–150
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
9.12.2015 |
IT |
Gazzetta ufficiale dell’Unione europea |
C 409/143 |
RELAZIONE
sui conti annuali dell’Agenzia europea dell’ambiente relativi all’esercizio finanziario 2014 corredata della risposta dell’Agenzia
(2015/C 409/16)
INTRODUZIONE
1. |
L’Agenzia europea dell’ambiente (di seguito «l’Agenzia» o «EEA»), con sede a Copenaghen, è stata istituita dal regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio (1). È responsabile del funzionamento di una rete di osservazione che fornisca alla Commissione, al Parlamento, agli Stati membri e, più in generale, al pubblico informazioni attendibili sullo stato dell’ambiente. Tali informazioni dovrebbero, in particolare, permettere all’Unione europea e agli Stati membri di agire al fine di salvaguardare l’ambiente e di valutare l’efficacia di tale azione (2). |
INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
2. |
L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche dirette delle operazioni e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’Agenzia. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un’analisi delle attestazioni della direzione (management representations). |
DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
La responsabilità della direzione
La responsabilità del revisore
Giudizio sull’affidabilità dei conti
Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti
|
10. |
Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte. |
OSSERVAZIONI SULLA LEGITTIMITÀ E REGOLARITÀ DELLE OPERAZIONI
11. |
Nel 2014, l’Agenzia ha bandito un invito per l’appalto di servizi, di un valore pari a 1,7 milioni di EUR, per la prestazione di servizi di consulenza informatica e sui sistemi di informazione geografica (SIG) per l’attuazione della componente di accesso ai dati di riferimento (RDA) e per il sostegno all’Agenzia in altre attività relative al programma Copernicus. Nell’appalto si faceva riferimento ad un aspetto importante, ossia la presenza di carenze note, che, però, non sono state definite in nessuna parte delle specifiche tecniche. Un capitolato d’oneri più chiaro avrebbe contribuito a rendere la procedura d’appalto più efficace e rispettosa della concorrenza. |
OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI INTERNI
12. |
Sebbene l’Agenzia abbia cominciato ad attuare una nuova politica di controllo ex ante ed ex post delle sovvenzioni, le procedure di verifica non sono state ancora documentate. Tuttavia, l’Agenzia ha comunicato ai beneficiari (centri tematici europei o ETC) alcuni orientamenti sulla preparazione delle dichiarazioni di spesa. |
13. |
Ciononostante, sono state rilevate alcune carenze nelle operazioni relative alle sovvenzioni sottoposte ad audit. Nel caso di una delle ETC, l’ordinatore ha approvato l’intero importo dichiarato, sebbene il verificatore avesse identificato dei costi non ammissibili inclusi nella dichiarazione di spesa. In un secondo caso, l’intero importo della dichiarazione di spesa è stato rimborsato, sebbene la maggior parte dei partner selezionati per effettuare une verifica ex ante non avessero fornito all’Agenzia i documenti richiesti. Inoltre, nonostante l’incompatibilità degli incarichi, l’auditor interno ha effettuato sia la verifica ex ante che la verifica ex post. È opportuno osservare che il sistema di controlli ex ante è oggetto di discussione tra la Corte e l’Agenzia dal 2012. |
ALTRE OSSERVAZIONI
14. |
L’Agenzia ha concluso contratti per servizi di backup, tra cui servizi di posta elettronica, con un fornitore di servizi cloud tramite un appalto interistituzionale bandito dalla DG Informatica della Commissione europea. I termini del contratto non definiscono in modo adeguato l’ubicazione dei dati dell’Agenzia. Il contraente si è riservato il diritto di trasferire i dati dell’Agenzia al di fuori dell’area geografica dell’Unione europea senza preavviso: ad esempio, per risolvere problemi di latenza, potrebbe essere meglio copiare i dati di routing in vari centri dati in diverse regioni. Di conseguenza, l’Agenzia non ha garantito né il rispetto dei privilegi e delle immunità delle Comunità europee, a cui è soggetta, né il totale rispetto, da parte del fornitore, delle garanzie sulla privacy accordate dall’articolo 7 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. |
SEGUITO DATO ALLE OSSERVAZIONI FORMULATE PER GLI ESERCIZI PRECEDENTI
15. |
Nell’allegato I viene fornito un quadro generale delle azioni correttive intraprese a seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti. |
La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Milan Martin CVIKL, Membro della Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15 settembre 2015.
Per la Corte dei conti europea
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) GU L 120 del 11.5.1990, pag. 1.
(2) L’allegato II espone in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze e le attività dell’Agenzia.
(3) Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni del patrimonio netto e un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.
(4) Queste relazioni comprendono il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio e il relativo allegato.
(5) Articoli 39 e 50 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione (GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42).
(6) Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) o, ove pertinenti, dai princìpi contabili internazionali [International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)] emanati dall’International Accounting Standards Board.
(7) Articolo 107 del regolamento (UE) n. 1271/2013.
(8) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).
ALLEGATO I
Seguito dato alle osservazioni formulate per gli esercizi precedenti
Anno |
Osservazione della Corte |
Stato di avanzamento dell’azione correttiva (Completata/In corso/Pendente/N.A.) |
2012 |
Nel 2012, l’Agenzia ha concesso sovvenzioni nell’ambito di tre programmi (1) principali a consorzi costituiti da istituzioni e organismi ambientali in Europa, organizzazioni delle Nazioni Unite e organizzazioni ambientali nazionali. Nel 2012, la spesa totale per le sovvenzioni è stata di 11,9 milioni di EUR, pari al 27 % del totale delle spese operative. Le verifiche ex ante espletate dall’Agenzia prima di procedere al rimborso delle spese dichiarate dai beneficiari consistono in un’analisi documentale delle dichiarazioni di spesa. Di norma, l’Agenzia non ottiene dai beneficiari alcuna documentazione a sostegno dell’ammissibilità e dell’esattezza delle spese dichiarate per il personale, che rappresentano la parte più rilevante delle spese (2). Le verifiche ex post in loco a livello del beneficiario sono rare (3). |
In corso |
2013 |
Nel 2013, l’Agenzia ha concesso sovvenzioni nell’ambito di cinque programmi (4) a consorzi costituiti da istituzioni e organismi ambientali in Europa, organizzazioni delle Nazioni Unite e organizzazioni ambientali nazionali. La spesa per sovvenzioni nel 2013 è ammontata in totale a 13,9 milioni di EUR, ossia il 31 % delle spese operative totali. Le verifiche ex ante espletate dall’Agenzia consistono in un’analisi documentale delle dichiarazioni di spesa. A seguito delle osservazioni formulate dalla Corte per l’esercizio precedente, l’Agenzia ha intensificato i controlli sull’ammissibilità e l’esattezza delle spese per il personale dichiarate nell’ambito dei programmi di sovvenzione, in quanto queste rappresentano la maggior parte dei costi. In particolare, per un campione di beneficiari, è stato possibile ottenere le schede orarie per controllare i costi relativi alle retribuzioni dichiarati, ma non le buste paga. Le verifiche in loco a livello del beneficiario sono rare. I controlli esistenti forniscono dunque solo una limitata certezza circa l’ammissibilità e l’esattezza delle spese dichiarate dai beneficiari. Per le operazioni controllate dalla Corte, la Corte ha ottenuto la documentazione giustificativa che ha fornito una ragionevole certezza della legittimità e regolarità delle operazioni in questione. |
In corso |
(1) Centri tematici europei (ETC), Strumento europeo di vicinato e partenariato (ENPI) e Operazioni iniziali per il monitoraggio globale per l’ambiente e la sicurezza (GIO).
(2) Per altri tipi di spesa (come ad esempio i subappalti e l’acquisto di attrezzature), vengono richiesti ed esaminati i documenti giustificativi.
(3) Nel 2012 e nel 2011 è stata effettuata una verifica ex ante per controllare i sistemi di controllo di un beneficiario. Nel 2010 era stata effettuata una verifica ex ante per verificare l’ammissibilità delle spese dichiarate da un beneficiario.
(4) Centri tematici europei (ETC), Strumento europeo di vicinato e partenariato (ENPI), Operazioni iniziali per il monitoraggio globale per l’ambiente e la sicurezza (GIO and GIO2), coordinamento in situ GMES (GISC) e Strumento di assistenza preadesione (IPA2).
ALLEGATO II
Agenzia europea dell’ambiente (Copenaghen)
Competenze e attività
Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato (articolo 191 del TFUE) |
Politica ambientale La politica dell’Unione in materia ambientale contribuisce a perseguire […] gli obiettivi di salvaguardia, tutela e miglioramento della qualità dell’ambiente; protezione della salute umana; utilizzazione accorta e razionale delle risorse naturali; promozione sul piano internazionale di misure destinate a risolvere i problemi dell’ambiente a livello regionale o mondiale e, in particolare, a combattere i cambiamenti climatici. La politica dell’Unione in materia ambientale mira a un elevato livello di tutela, tenendo conto della diversità delle situazioni nelle varie regioni dell’Unione. Essa è fondata sui princìpi della precauzione e dell’azione preventiva, sul principio della correzione, in via prioritaria alla fonte, dei danni causati all’ambiente, nonché sul principio «chi inquina paga». […] Nel predisporre la sua politica […], l’Unione tiene conto dei dati scientifici e tecnici disponibili, delle condizioni dell’ambiente nelle varie regioni dell’Unione, dei vantaggi e degli oneri che possono derivare dall’azione o dall’assenza di azione, dello sviluppo socioeconomico dell’Unione nel suo insieme e dello sviluppo equilibrato delle sue singole regioni […]. |
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Competenze dell’Agenzia [regolamento (CEE) n. 1210/1990 del Consiglio] |
Obiettivi Attuare una rete europea di informazione e di osservazione in materia ambientale che fornisca all’Unione e agli Stati membri:
Compiti:
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Organizzazione |
Consiglio di amministrazione Composizione Un rappresentante di ogni Stato membro, un rappresentante per ciascun paese membro dell’Agenzia, due rappresentanti della Commissione e due personalità del mondo scientifico designate dal Parlamento europeo. Compiti Adottare i programmi pluriennali e annuali di lavoro ed assicurarne l’attuazione e adottare la relazione annuale sulle attività dell’Agenzia. Direttore esecutivo Nominato dal consiglio di amministrazione su proposta della Commissione. Comitato scientifico È composto da membri particolarmente qualificati in materia ambientale, nominati dal consiglio di amministrazione. Audit esterno Corte dei conti europea. Autorità competente per il discarico Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio. |
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Risorse messe a disposizione dell’Agenzia nel 2014 (2013) |
Bilancio definitivo 52,6(41,7) milioni di EUR Sovvenzione dell’Unione: 80 % (100 %) Effettivi al 31 dicembre 2014 Posti previsti nella tabella dell’organico: 135 (138) Posti occupati: 130 (132) più 74 (78) altri posti (agenti contrattuali ed esperti nazionali distaccati) Totale effettivi: 204 (210) Posti in organico destinati a funzioni:
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Attività svolte e servizi forniti nel 2014 (2013) |
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Fonte: Allegato fornito dall’Agenzia. |
LA RISPOSTA DELL’AGENZIA
11. |
A giudizio dell'AEA il principio della trasparenza è stato rispettato. Le carenze note sono state adeguatamente descritte alla sezione 6.3.2 del capitolato d'oneri usando espressioni quali miglioramento, correzione, adeguamento e garanzia della coerenza. La versione integrale del capitolato d'oneri è reperibile sul sito web dell'AEA (http://www.eea.europa.eu/about-us/tenders/eea-mdi-14-005-it). |
12. |
Nell'attuazione della nuova politica di controllo ex ante ed ex post delle sovvenzioni dal maggio 2014, l'AEA ha dato priorità agli orientamenti sulla preparazione delle dichiarazioni di spesa per i beneficiari. Da quel momento sono stati elaborati gli orientamenti AEA in materia di controlli, che sono stati distribuiti ai responsabili della gestione del bilancio e dei contratti, preposti ai controlli ex ante delle sovvenzioni e che sono applicabili dall'esercizio finanziario 2016. |
13. |
A seguito dell'osservazione della Corte, l'AEA ha avviato la riscossione dal beneficiario interessato. L'AEA assicurerà un'attuazione rigorosa dell'NCI n. 18 per documentare eventuali casi di mancato rispetto dei controlli o di deviazioni dalla procedura e dalle politiche consolidate che possano verificarsi in futuro. Per quanto riguarda la seconda parte dell'osservazione, l'Agenzia non ha ritenuto opportuno cercare di ottenere i documenti richiesti poiché in passato erano state raccolte valide prove dagli stessi partner. Inoltre, in quel momento l'Agenzia era impegnata in un dialogo con gli auditor della Corte in merito alla formulazione della politica più appropriata in materia di controlli allo scopo di assicurare la copertura e l'ammissibilità. L'AEA prende atto del terzo commento contenuto nell'osservazione e lo terrà in considerazione nel riesame dell'attuale politica in materia di controlli degli ETC. Sarà elaborata una strategia formale di controlli ex post che assicuri la compatibilità con i compiti della capacità di audit interno dell'AEA. L'auditor interno effettuerà esclusivamente controlli ex post coprendo in tal modo sia i controlli sul posto sia l'efficacia del processo dei controlli ex ante dell'AEA. |
14. |
Prima dell'introduzione di un servizio di posta elettronica basato su cloud, l'AEA ha condotto un test e quindi una valutazione dei rischi in merito ai cambiamenti implicati, cui hanno partecipato esperti informatici e di gestione della qualità nonché il responsabile della protezione dei dati dell'AEA. A seguito di questo processo di valutazione sono stati richiesti al fornitore ulteriori chiarimenti e garanzie, al fine di assicurare la conformità al regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali. A tale riguardo il fornitore ha confermato che:
L'AEA ritiene pertanto che i rischi residui individuati siano accettabili e adeguatamente coperti dalle clausole contrattuali concordate. Nondimeno, sottoporrà l'esecuzione del contratto a riesami periodici al fine di valutare nuovamente i rischi e adottare misure appropriate e interventi correttivi se ritenuto necessario. Inoltre, l'AEA reputa che le immunità e i privilegi che proteggono i suoi dati non siano influenzati dal ricorso a servizi cloud. Per quanto concerne il rispetto della vita privata e della vita familiare secondo quanto disposto dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, l'AEA ha aggiornato la sua politica in materia di utilizzo della posta elettronica includendo un disclaimer rivolto ai membri del personale riguardo all'uso limitato del sistema di posta elettronica per scopi personali. |