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RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

ai sensi dell’articolo 213 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 relativa al contabile e al revisore interno del servizio europeo per l’azione esterna (SEAE)

A. Introduzione

Il servizio europeo per l’azione esterna (SEAE) è stato istituito nel 2010 con decisione 2010/247 del Consiglio a norma dell’articolo 27, paragrafo 3, del trattato sull’Unione europea. La decisione 2010/427 stabilisce, al considerando 15, che “dovrebbero essere evitate inutili duplicazioni dei compiti, delle funzioni e delle risorse con altre strutture”. In questo contesto, il contabile e il revisore interno della Commissione hanno svolto anche il ruolo, rispettivamente, di contabile e di revisore interno del SEAE. La base giuridica di questo regime è costituita dall’articolo 68, paragrafo 1, e dall’articolo 98, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

L’articolo 213 del regolamento finanziario prevede un riesame di questi due articoli nel 2013 che tenga “debitamente conto della specificità del SEAE e, in particolare, di quella delle delegazioni dell’Unione e se del caso di una capacità di gestione finanziaria adeguata del SEAE.”

La Commissione ha valutato il funzionamento del sistema in virtù del quale il contabile e il revisore interno della Commissione svolgono il ruolo, rispettivamente, di contabile e di revisore interno del SEAE. La presente relazione, sulla quale il SEAE ha potuto esprimersi, presenta i risultati di tale valutazione che ha portato alla conclusione di proseguire il regime attuale.

Il riesame di cui all’articolo 213 del regolamento finanziario è indipendente dal riesame della decisione che istituisce il SEAE[1]: quest’ultimo è previsto dall’articolo 13, paragrafo 3, della decisione che istituisce il SEAE, riguarda l’organizzazione e il funzionamento del SEAE, è effettuato nel 2013 sotto l’autorità dell’Alta rappresentante/ Vicepresidente e può essere corredato, ove opportuno, di adeguate proposte di revisione della decisione che istituisce il SEAE.

B. Risultati del riesame ai sensi dell’articolo 213 del regolamento finanziario

I. Il contabile

Come stabilito dall’articolo 68, paragrafo 1, del regolamento finanziario, il contabile della Commissione ha svolto una serie di servizi contabili per il SEAE. Tali servizi comprendono:

– la tesoreria (tesoreria centrale e esecuzione dei pagamenti, riconciliazione dei conti della banca centrale, gestione amministrativa delle casse di anticipi, convalida delle schede e dei conti bancari di terzi, gestione del sistema di allerta precoce);

– il quadro e il sistema contabile;

– la tenuta dei conti e la presentazione di relazioni;

– il recupero dei debiti e la gestione della procedura di compensazione;

– controlli di qualità su tutti i sistemi contabili locali.

La collaborazione tra la Commissione e il SEAE è ottima. Sia il SEAE che i servizi competenti della DG BUDG sono molto soddisfatti del regime attuale.

Le economie di scala ottenute sono particolarmente significative nel settore della gestione della tesoreria, della tenuta dei conti e della presentazione di relazioni. Per questi servizi il contabile della Commissione dispone di competenze uniche relative a tutti questi aspetti e in particolare relative alla funzione di tesoreria, fra cui:

· la gestione amministrativa delle casse di anticipi;

· la struttura bancaria complessiva necessaria per elaborare le operazioni di pagamento delle istituzioni e la relativa competenza che serve anche per far fronte alle esigenze bancarie e di pagamento locali presso le 140 delegazioni dell’UE in tutto il mondo;

· la gestione ottimizzata della cassa e dei rischi, nonché solide procedure di continuità operativa.

Grazie al regime attuale il SEAE non necessita di personale supplementare. Presso la DG Bilancio della Commissione vi sono attualmente 3 posti direttamente finalizzati a svolgere le nuove funzioni contabili e di tesoreria connesse al SEAE, mentre se il SEAE svolgesse da sé le funzioni contabili e di tesoreria sarebbero necessarie almeno 15 persone, secondo una stima prudente.

Oltre alle funzioni dirette di tesoreria e contabilità, i servizi della Commissione svolgono, sulla base di un accordo a livello di servizio firmato con il SEAE, anche altre attività orizzontali nel campo della finanza e del sostegno di bilancio (quali lo sviluppo di sistemi informatici finanziari e la relativa assistenza, i servizi di recupero, il servizio finanziario centrale, ecc.), le cui risorse non sono state divise alla creazione del SEAE.

Questo sostegno supplementare è ritenuto di elevata qualità e consente ulteriori economie di scala di risorse rispetto alle risorse potenzialmente necessarie in caso di completa internalizzazione nel SEAE.

Inoltre, il contabile della Commissione redige i conti annuali e interagisce con la Corte dei conti relativamente a varie altre istituzioni. I servizi contabili della Commissione hanno istituito procedure efficienti e buone relazioni di lavoro con la Corte dei conti di cui il SEAE beneficia.

In sintesi, la creazione di un servizio di contabilità a sé stante all’interno del SEAE aumenterebbe inutilmente il numero di persone in servizio presso le due istituzioni, poiché ciascuna delle principali funzioni summenzionate richiederebbe numerosi nuovi posti nel SEAE, mentre sono già state assorbite dalla Commissione con un minimo di risorse supplementari.

Secondo l’opinione della Commissione, la collaborazione dovrebbe pertanto continuare e l’attuale regime dovrebbe proseguire invariato.

II. Il revisore interno

Come stabilito dall’articolo 98, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il revisore interno della Commissione ha svolto il ruolo di revisore interno del SEAE.

Le seguenti argomentazioni depongono a favore del mantenimento di tale regime.

Le delegazioni dell’UE gestiscono sia stanziamenti amministrativi del SEAE sia stanziamenti operativi a carico del bilancio della Commissione. In linea di principio, il personale del SEAE gestisce soltanto stanziamenti amministrativi del SEAE, mentre il personale della Commissione gestisce solo gli stanziamenti operativi.

Tuttavia ci sono delle eccezioni a questo principio: i capi delle delegazioni, in servizio presso il SEAE, agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati per quanto riguarda gli stanziamenti operativi a carico del bilancio della Commissione (articolo 65, paragrafo 6, del regolamento finanziario). Il personale della Commissione fornisce assistenza al SEAE nella gestione del suo bilancio amministrativo, principalmente nel ruolo di agente iniziatore. La conseguenza di tali eccezioni è che i due circuiti finanziari comunemente utilizzati dalla Commissione e dal SEAE sono strettamente interconnessi.

Questa situazione comporta il rischio che la revisione contabile separata dei due circuiti finanziari e dei sistemi di controllo interno, effettuata da diversi revisori interni, possa determinare una sovrapposizione dei risultati o possa portare alla formulazione di raccomandazioni divergenti. Queste ultime potrebbero compromettere la credibilità del lavoro di revisione contabile e metterebbero gli ordinatori responsabili e i capi di delegazione di fronte alla difficoltà di dover scegliere tra due pareri sulla stessa materia, il che limiterebbe il valore del lavoro di revisione.

Integrare le revisioni contabili interne permetterebbe inoltre una più profonda comprensione dei problemi incontrati in entrambi i circuiti finanziari e contribuirebbe anche a trasferire le conoscenze acquisite dalla revisione di un circuito e ad esplorare e sfruttare le sinergie tra di essi.

Alcuni fattori possono fare propendere per un revisore interno distinto per il SEAE, come il fatto che se il revisore interno svolge tale ruolo sia per la Commissione che per il SEAE, in alcune situazioni potrebbe non essere in grado di soddisfare le legittime aspettative di entrambe le istituzioni, destinatarie del servizio. Tale rischio è tuttavia adeguatamente attenuato se si tiene conto delle attuali norme e garanzie, in particolare l’indipendenza del revisore interno.

A giudizio della Commissione, la collaborazione dovrebbe pertanto continuare, senza modifiche all’attuale regime.

C. Conclusione

La presente relazione dimostra che il sistema in base al quale il contabile e il revisore interno della Commissione hanno svolto il ruolo, rispettivamente, di contabile e di revisore interno del SEAE ha funzionato efficacemente e ha consentito significative economie di scala. Pertanto, tale sistema dovrebbe essere mantenuto in futuro.

La Commissione terrà informato il Parlamento europeo e il Consiglio circa eventuali sviluppi significativi intervenuti in merito al funzionamento di tale sistema nel contesto della relazione di sintesi.

[1]               Decisione del Consiglio del 26 luglio 2010 che fissa l’organizzazione e il funzionamento del servizio europeo per l’azione esterna.