1.   La presente decisione si applica agli atti e agli archivi detenuti dal personale del Comitato, compresi i suoi organi costitutivi — e i membri del Comitato che li compongono — gli altri organismi ed entità che fanno parte del Comitato o che esso istituisce, indipendentemente dal loro formato o dal loro supporto (ad esempio cartaceo, digitale, ottico, audio, fotografico).

2.   La presente decisione si applica a tutti gli atti detenuti dal Comitato, compresi quelli creati o ricevuti nel contesto di attività del Comitato dai servizi condivisi con il Comitato europeo delle regioni («servizi congiunti»).

3.   Il responsabile della gestione dei documenti di cui all’articolo 20 conclude un accordo con il suo omologo del Comitato europeo delle regioni su procedure e pratiche comuni e/o coordinate, volto a evitare incoerenze, incertezze e conflitti nella gestione degli atti e degli archivi.

1.   A seconda dei requisiti formali stabiliti per ciascun tipo di atto, l’autore di qualsiasi acquisizione e registrazione individua il sistema elettronico di gestione mediante il quale le informazioni devono essere gestite e il repertorio ufficiale in cui devono essere conservate.

2.   Gli atti del Comitato sono creati in formato elettronico e sono conservati nei suoi repositori elettronici ufficiali.

Tuttavia, gli atti possono essere creati su un supporto diverso o possono essere conservati secondo altre modalità nei seguenti casi:

1.   I documenti sono registrati se riguardano un caso di competenza di un servizio del Comitato o se possono comportare un’azione o un seguito da parte del Comitato o di uno dei suoi servizi. Le informazioni di breve durata non devono essere registrate.

2.   Sono istituiti registri per generare identificativi univoci per ciascun atto registrato e per garantirne l’inalterabilità, l’autenticità, l’affidabilità, l’integrità, la conservazione e l’accesso nel tempo.

3.   I registri sono collegati a uno o più repositori elettronici. Possono essere disposte eccezioni per motivi di sicurezza.

1.   Gli atti su supporti analogici creati o ricevuti dal Comitato sono sistematicamente digitalizzati. Le versioni elettroniche che ne risultano sostituiscono i corrispondenti documenti originali analogici, a meno che questi non contengano firme manoscritte che non possono essere sostituite da firme elettroniche qualificate.

2.   Le istruzioni interne adottate a norma dell’articolo 24 stabiliscono le modalità procedurali e tecniche dettagliate relative alla digitalizzazione, le eccezioni applicabili e l’eliminazione degli atti analogici a seguito della loro digitalizzazione.

1.   Gli atti sono organizzati in fascicoli dal momento in cui sono creati o ricevuti.

2.   Per ogni caso di competenza di un determinato servizio del Comitato è istituito un fascicolo specifico. Tale fascicolo contiene gli atti creati o ricevuti in relazione al caso.

3.   Per ciascun fascicolo del Comitato viene individuato un unico servizio capofila. Il servizio capofila è l’entità amministrativa responsabile del fascicolo durante la sua esistenza e coopera con il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi per quanto riguarda la sua conservazione, il suo trasferimento e la sua eliminazione.

4.   I servizi aggiungono metadati affidabili e duraturi a livello di fascicolo che possono essere utilizzati, tra l’altro, per effettuare operazioni derivanti da obblighi giuridici, in particolare a norma del regolamento (CE) n. 1049/2001 e del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83.

5.   Ciascun servizio, con il sostegno del servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi, redige un elenco dei tipi di fascicoli e atti che detiene e riesamina periodicamente i tipi di informazioni create o ricevute nel corso delle sue attività per individuare quelle che devono essere acquisite in un repositorio elettronico ufficiale e, tenendo conto del contesto in cui sono state prodotte, organizzarne la gestione lungo l’intero ciclo di vita.

6.   Gli atti non possono essere modificati. Possono essere rimossi o sostituiti da versioni successive fino a quando il fascicolo cui appartengono non viene chiuso.

1.   Il responsabile della gestione dei documenti di cui all’articolo 20 elabora, modifica e aggiorna un sistema di classificazione e, se del caso, prepara proposte di decisioni relative al sistema di classificazione e all’elenco di conservazione al livello del Comitato.

2.   Il sistema di classificazione del Comitato utilizza una classificazione comune dei fascicoli in tutti i servizi del Comitato. Tale classificazione si integra nella gestione per attività del Comitato.

3.   Ciascun fascicolo del Comitato, indipendentemente dal sistema informatico che lo gestisce e dal repositorio ufficiale in cui è conservato, è allegato alla rubrica del sistema pertinente per l’attività cui si riferisce.

1.   Una firma elettronica qualificata (13) ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.

2.   Un sigillo elettronico qualificato (14) gode della presunzione di integrità dei dati e di correttezza dell’origine di quei dati a cui il sigillo elettronico qualificato è associato.

3.   Una validazione temporale elettronica qualificata (15) gode della presunzione di accuratezza della data e dell’ora che indica e di integrità dei dati ai quali tali data e ora sono associate.

4.   I dati inviati e ricevuti mediante servizio elettronico di recapito certificato qualificato godono della presunzione di integrità dei dati, dell’invio di tali dati da parte del mittente identificato, della loro ricezione da parte del destinatario identificato e di accuratezza della data e dell’ora dell’invio e della ricezione indicate dal servizio elettronico di recapito certificato qualificato.

1.   Un documento creato o ricevuto dal Comitato è considerato conforme ai criteri di validità o di ammissibilità se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

2.   Una versione elettronica creata digitalizzando un documento analogico creato o ricevuto dal Comitato è conforme ai criteri di validità o di ammissibilità se sono soddisfatte le seguenti condizioni:

Quando non è necessario un documento analogico firmato, una tale versione elettronica può essere utilizzata per qualsiasi scambio di informazioni e per qualsiasi procedimento interno al Comitato.

3.   Nel caso in cui una disposizione del diritto dell’UE o del diritto nazionale richieda un originale firmato di un documento, un documento elaborato o ricevuto dal Comitato soddisfa tale requisito se reca uno dei seguenti elementi:

4.   I procedimenti interni al Comitato che richiedano la firma di persone a ciò abilitate o l’accordo di determinate persone in una o più delle loro fasi possono essere gestiti con sistemi informatici purché ciascuna persona sia individuata in modo certo ed inequivocabile ed il sistema offra garanzie di inalterabilità del contenuto durante il procedimento.

5.   I procedimenti cui partecipino il Comitato ed altri soggetti e che richiedano la firma di persone a ciò abilitate o l’accordo di determinate persone in una o più delle loro fasi possono essere gestiti con sistemi informatici che soddisfano condizioni e forniscono le garanzie tecniche da stabilirsi mediante apposita convenzione.

1.   I dati e le informazioni sono resi disponibili e condivisi il più ampiamente possibile all’interno del Comitato a meno che obblighi giuridici non impongano di limitarne l’accesso.

2.   Ai fini della condivisione delle informazioni, i servizi garantiscono che i loro fascicoli siano accessibili nella misura in cui lo consente il carattere sensibile del loro contenuto.

1.   Gli atti sono gestiti conformemente alle norme di sicurezza del Comitato applicabili alla protezione delle informazioni. A tal fine gli atti, i fascicoli, i sistemi di informazione e gli archivi, compresi le loro reti e i mezzi di trasmissione, sono protetti da misure di sicurezza appropriate per la gestione delle informazioni classificate, delle informazioni sensibili non classificate e dei dati personali.

2.   Gli atti contenenti informazioni sensibili rientrano nell’ambito di applicazione della presente decisione e alle relative modalità di applicazione.

3.   Il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi, in collaborazione con i servizi responsabili della sicurezza e delle tecnologie dell’informazione, elabora una serie di norme sul trattamento delle informazioni sensibili nella gestione degli atti e degli archivi.

4.   Le informazioni classificate sono trattate nel rispetto delle regole in vigore in materia di sicurezza.

1.   La conservazione degli atti ha luogo alle seguenti condizioni:

2.   Il Comitato garantisce l’attuazione di una strategia di conservazione digitale per garantire l’accesso a lungo termine agli atti elettronici sulla base degli elenchi di conservazione summenzionati. La strategia garantisce l’esistenza di processi, strumenti e risorse volti a garantire l’autenticità, l’affidabilità e l’integrità degli atti e la loro accessibilità.

1.   Il periodo di conservazione per le varie categorie di fascicoli è stabilito per l’insieme del Comitato tramite strumenti regolamentari, come un elenco di conservazione per i fascicoli del Comitato stilato in base al contesto organizzativo, alla legislazione esistente e agli obblighi giuridici del Comitato.

2.   Ciascun servizio del segretariato generale del Comitato, compresi i servizi congiunti nell’ambito delle attività del Comitato, procede regolarmente a una valutazione degli atti e dei fascicoli da esso gestiti per stabilire se debbano essere trasmessi al servizio archivi del Comitato di cui all’articolo 16 o se debbano essere eliminati.

3.   Gli atti e i fascicoli conservati, una volta trascorso il periodo di utilità amministrativa, dovrebbero essere trasmessi al servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi, indicando le modalità di trasferimento.

Una serie di metadati relativi agli atti e ai fascicoli è conservata nel repositorio elettronico originale come prova dell’esistenza di tali atti e fascicoli e della loro trasmissione o eliminazione.

1.   Conformemente all’articolo 25, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2018/1725, e solo nella misura in cui l’esercizio dei diritti in questione renda impossibile o pregiudichi gravemente il conseguimento delle finalità di archiviazione nel pubblico interesse e in cui le deroghe in questione siano necessarie per il conseguimento di tali finalità, sono applicabili le seguenti deroghe ai seguenti diritti degli interessati:

2.   Il Comitato mette in atto garanzie adeguate per assicurare l’osservanza dell’articolo 13 del regolamento (UE) 2018/1725. Tali garanzie includono misure tecniche e organizzative, in particolare al fine di garantire il rispetto del principio della minimizzazione dei dati, e specificamente comportano quanto segue:

3.   Il Comitato stila un resoconto dei motivi delle deroghe applicate a norma della presente decisione. Tale resoconto e, se del caso, i documenti riguardanti il contesto di fatto o di diritto, sono conservati in un registro. Su richiesta, sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati.

4.   Nei casi in cui è prevista l’applicazione di deroghe ai diritti degli interessati in conformità della presente decisione è necessario consultare il prima possibile il responsabile della protezione dei dati del Comitato. Qualsiasi deroga ai diritti degli interessati deve essere documentata e la documentazione include il parere del responsabile della protezione dei dati. Ogniqualvolta, in un caso specifico, intenda prendere la decisione di applicare una deroga ai diritti dell’interessato, il titolare del trattamento:

5.   Ogniqualvolta ciò sia fattibile, e possibilmente prima di raccogliere i dati personali in questione, il Comitato informa gli interessati del fatto che atti contenenti loro dati personali potrebbero essere trasmessi agli archivi storici al termine del periodo di conservazione stabilito per tali atti.

6.   Le misure di attuazione della presente decisione possono stabilire norme specifiche per una maggiore protezione dei dati personali sensibili, compresi i dati che non rientrano nell’ambito di applicazione dell’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725.

1.   Il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi fornisce all’IUE, ove possibile, l’accesso alle copie digitalizzate degli atti conservati su supporto analogico.

2.   L’IUE è il principale punto di accesso agli archivi storici del Comitato aperti al pubblico.

3.   Il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi invia all’IUE le descrizioni degli archivi depositati.

4.   L’IUE agisce in qualità di responsabile del trattamento (19) ai sensi dell’articolo 3 del regolamento (UE) 2018/1725, seguendo le istruzioni del Comitato, che agisce in qualità di titolare del trattamento (20) dei dati personali contenuti nei suoi archivi storici depositati presso l’IUE. Il servizio archivi del Comitato, a nome del Comitato stesso, fornisce le istruzioni necessarie per il trattamento, da parte dell’IUE, dei dati personali contenuti negli archivi del Comitato depositati, e controlla l’esecuzione di tali istruzioni.

1.   Tutti i membri degli organi costitutivi e del personale del Comitato dovrebbero essere tenuti a rendere conto della creazione e della corretta gestione degli atti relativi alle politiche, ai procedimenti e alle procedure di cui sono responsabili.

2.   Ciascun servizio del Comitato, compresi i servizi congiunti nel contesto delle attività del Comitato, è responsabile di garantire la necessaria struttura organizzativa, amministrativa e fisica e fornisce al personale la formazione necessaria per attuare la presente decisione.

3.   Il segretario generale è responsabile dell’applicazione della presente decisione e delle relative modalità di attuazione.

4.   Il servizio responsabile delle tecnologie dell’informazione è incaricato di mettere a disposizione l’infrastruttura tecnologica necessaria per l’attuazione della presente decisione e delle relative modalità di attuazione.

1.   Il segretario generale designa un responsabile della gestione dei documenti (più alcuni aggiunti) incaricato di mantenere, in seno al Comitato, un sistema moderno ed efficiente di gestione documentaria e di garantire il coordinamento tra tutti i servizi del Comitato e con le altre istituzioni, organi e organismi dell’Unione.

2.   Il responsabile della gestione dei documenti e i suoi aggiunti fanno parte del servizio incaricato dell’attuazione delle politiche in materia di gestione degli atti e archivi.

3.   Il responsabile della gestione dei documenti svolge i seguenti compiti principali:

1.   Il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi garantisce che gli atti creati o ricevuti, i fascicoli e gli archivi siano gestiti conformemente alle norme della presente decisione e alle relative misure di attuazione.

2.   Il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi svolge i seguenti compiti generali:

1.   Ciascun servizio del Comitato designa un corrispondente per la gestione dei documenti incaricato di mantenere un sistema moderno ed efficiente di gestione degli atti e di garantire il coordinamento all’interno del proprio servizio, con il servizio responsabile della gestione degli atti e con gli altri servizi del Comitato.

2.   La rete di corrispondenti per la gestione dei documenti svolge i seguenti compiti:

1.   Il segretario generale può adottare istruzioni interne in coordinamento con il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi e ne assicura l’attuazione.

2.   Il segretario generale può delegare questo e altri compiti connessi al servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi, nonché al responsabile della gestione dei documenti.

1.   I dati e le informazioni sono resi disponibili e condivisi il più ampiamente possibile all’interno del Comitato. Sono utilizzati sistemi e strumenti efficaci per facilitare la ricerca di dati e informazioni in tutti i repositori elettronici ufficiali.

2.   Fatta salva l’ampia applicazione del principio di cui al paragrafo 1, la condivisione delle informazioni contenute in determinati fascicoli è limitata a breve, medio o lungo termine, in funzione della sensibilità dell’argomento e dei casi trattati, per motivi connessi, tra l’altro, alla sicurezza delle informazioni, alla protezione dei dati e alla riservatezza richiesta in determinati ambiti, ad esempio su questioni in materia di concorrenza, riguardo a indagini o in relazione a interessi commerciali.

3.   Ove ritenuto necessario per una tutela efficace della riservatezza, gli atti sensibili non classificati sono identificati da contrassegni di sicurezza (ossia etichette apposte sulle informazioni per garantire che siano applicate le opportune misure di sicurezza e indicanti il livello di riservatezza delle informazioni stesse).

4.   Il segretario generale, in cooperazione con i servizi responsabili delle tecnologie dell’informazione, delle risorse umane e della sicurezza delle informazioni e con il servizio responsabile della gestione degli atti e degli archivi, adotta inoltre istruzioni interne sul trattamento delle informazioni sensibili nella gestione degli atti e degli archivi. Ove necessario, norme specifiche riguardano la gestione degli atti classificati.