1.   La presente decisione stabilisce norme interne relative alle condizioni alle quali l’SRB nell’ambito del procedimento informale della politica dell’SRB in materia di protezione della dignità della persona e prevenzione di molestie psicologiche e sessuali. L’SRB può limitare l’applicazione dei diritti sanciti dagli articoli 14-21, 35, nonché dall’articolo 4, a norma dell’articolo 25 del regolamento (UE) 2018/1725.

2.   La presente decisione si applica al trattamento di dati personali da parte dell’SRB ai fini di avviare, effettuare e chiudere il procedimento informale nel quadro della politica dell’SRB in materia di protezione della dignità della persona e protezione di molestie psicologiche e sessuali. Per le operazioni di trattamento di dati personali da parte dell’SRB ai fini dello svolgimento di indagini interne, indagini amministrative e procedimenti disciplinari, si applica una diversa decisione relativa alla limitazione dei diritti (per riferimento: SRB/ES/2019/32).

3.   Le categorie di dati interessati sono dati concreti (dettagli amministrativi, telefono, indirizzo privato, comunicazioni elettroniche e dati sul traffico e/o dati non controllati (perizie, apertura di indagini, relazioni su indagini preliminari) ecc.

4.   Fatte salve le condizioni stabilite nella presente decisione, le limitazioni possono applicarsi ai seguenti diritti: diritti di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità, diritti di informazione, riservatezza delle comunicazioni e principi del trattamento dei dati, a condizione che si riferiscano a un diritto.

1.   Le misure di salvaguardia in atto per evitare violazioni dei dati, perdite o divulgazione non autorizzata sono le seguenti: limitazione dei diritti di accesso alle cartelle elettroniche e alla cassetta postale funzionale per la presentazione di reclami, armadietti protetti con chiavi e formazione specifica delle persone che gestiscono le informazioni sulla riservatezza.

2.   Il responsabile di questa operazione di trattamento è l’SRB, qui rappresentato dal coordinatore anti-molestie dell’SRB.

3.   I dati personali raccolti vengono archiviati e conservati in conformità con le norme dell’SRB sulla conservazione dei documenti. Il periodo di conservazione rispetta il principio di conservazione non più del necessario per l’adempimento della finalità dell’operazione di perfezionamento e, infine, per consentire controversie giudiziarie o amministrative.

1.   In conformità all’articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, qualsiasi limitazione si applica solo per salvaguardare:

2.   Qualsiasi limitazione deve essere necessaria e proporzionata in una società democratica e deve rispettare l’essenza dei diritti fondamentali e delle libertà.

3.   Un test di necessità e proporzionalità deve essere effettuato in base alle presenti norme interne. Tale procedura è documentata mediante una nota di valutazione interna ed è effettuata caso per caso.

4.   Le limitazioni devono essere debitamente monitorate e una revisione periodica deve essere effettuata ogni sei mesi.

5.   Le limitazioni sono revocate non appena le condizioni che le giustificano cessino di sussistere.

6.   Il rischio per i diritti e le libertà dell’interessato è la limitazione provvisoria dell’esercizio effettivo dei diritti dell’interessato, tra l’altro in materia di informazione, cancellazione o difesa, come garantito dal regolamento (UE) 2018/1725.Tali rischi devono essere presi in considerazione nell’ambito di applicazione del test di necessità e proporzionalità di cui al paragrafo 3 del presente articolo.

1.   L’SRB, durante qualsiasi procedura di limitazione e senza indebito ritardo, informa il responsabile della protezione dei dati dell’SRB («l’RPD») ogni volta che limita l’applicazione dei diritti degli interessati conformemente alla presente decisione. Fornisce accesso all’atto e alla valutazione della necessità e della proporzionalità della limitazione.

2.   L’RPD può chiedere al titolare del trattamento di riesaminare l’applicazione della limitazione. L’SRB informa per iscritto il proprio RPD circa l’esito del riesame richiesto e quando la limitazione è stata revocata.

1.   L’SRB include, nelle comunicazioni sulla protezione dei dati pubblicate sul proprio sito intranet che informano gli interessati in merito ai loro diritti nel quadro di una determinata procedura, informazioni relative alla potenziale limitazione di tali diritti. Tali informazioni riguardano i diritti che possono essere limitati, le ragioni e la durata potenziale della limitazione.

2.   Inoltre, l’SRB informa gli interessati individualmente dei loro diritti in merito alle limitazioni presenti o future senza indebito ritardo e in forma scritta, fatto salvo il paragrafo seguente.

3.   Gli interessati sono informati sui principali motivi su cui si basa l’applicazione di una limitazione e sul loro diritto di presentare un reclamo dinanzi al Garante europeo della protezione dei dati.

1.   Qualora, a norma dell’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, gli interessati chiedano l’accesso ai propri dati personali trattati nell’ambito di uno o più casi specifici o di una particolare operazione di trattamento, l’SRB limita la propria valutazione della richiesta esclusivamente a tali dati personali.

2.   Allorché limita, integralmente o in parte, il diritto di accesso di cui all’articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725, l’SRB procede nel modo seguente:

La comunicazione di informazioni di cui alla lettera a) può essere rinviata, omessa o negata in conformità all’articolo 25, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2018/1725.

3.   L’atto di cui al paragrafo 2, lettera b), e, se del caso, i documenti contenenti elementi fattuali e giuridici sottostanti devono essere registrati. Su richiesta, essi sono messi a disposizione del Garante europeo della protezione dei dati. Si applica l’articolo 25, paragrafo 7, del regolamento (UE) n. 2018/1725.