10.7.2008   

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 181/15

(1)

A seguito dell'adozione del regolamento (CE, Euratom) n. 1995/2006 del Consiglio, del 13 dicembre 2006, che modifica il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 sul regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3), è necessario modificare il regolamento (CE) n. 1653/2004 della Commissione (4) per allinearlo al regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, sul regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (in appresso: regolamento finanziario generale) (5).

(2)

Altre modifiche si sono rivelate necessarie alla luce dell'esperienza maturata dalle agenzie esistenti.

(3)

È opportuno precisare che la sana gestione finanziaria richiede un controllo interno efficace ed efficiente. Occorre definire le caratteristiche ed obiettivi principali dei sistemi di controllo interno.

(4)

Occorre semplificare la pubblicazione del bilancio amministrativo delle agenzie, pur preservando le prerogative dell'autorità di bilancio e della Corte dei conti.

(5)

La procedura che i direttori delle agenzie devono seguire per effettuare storni si è dimostrata poco chiara e nella prassi comporta tempi lunghi. È quindi necessario razionalizzarla e accelerarla.

(6)

Nel regolamento finanziario tipo si devono includere anche precisazioni relative alle situazioni di conflitto d'interessi, nuove disposizioni riguardanti la verifica a priori di singole operazioni analoghe relative a determinate voci di spesa corrente, disposizioni riguardanti la responsabilità degli ordinatori e l'utilizzo di un sistema di addebitamento diretto.

(7)

Occorre assicura una maggiore trasparenza nei confronti dell'autorità di bilancio stabilendo nuovi requisiti in materia di informazioni per le agenzie nella procedura di bilancio, in particolare per quanto riguarda il numero degli agenti contrattuali e le rinunce al recupero dei crediti accertati.

(8)

Al fine di assicurare la trasparenza nell'utilizzazione dei fondi provenienti dal bilancio, occorre rendere disponibili le informazioni sui beneficiari di detti fondi entro determinati limiti necessari per proteggere interessi legittimi pubblici e privati.

(9)

Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari delle Comunità, le agenzie dovrebbero partecipare alle attività di prevenzione delle frodi dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.

(10)

Per assicurarsi che i dati a carattere personali siano conservati per il periodo strettamente necessario ai fini per i quali i dati sono stati raccolti e per i quali vengono elaborati, occorre stabilire disposizioni specifiche in ordine ai documenti giustificativi.

(11)

Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari delle Comunità, ciascuna agenzia dovrebbe compilare l'elenco dei suoi crediti indicando il nome dei debitori e l'importo dei debiti, nel caso che al debitore sia stato ingiunto di pagare per decisione di un tribunale, con sentenza passata in giudicato, e che nessun pagamento di rilievo sia stato effettuato nell'anno successivo alla decisione del tribunale. L'elenco dovrebbe essere pubblicato, tenendo conto della normativa in materia di protezione dei dati.

(12)

È opportuno chiarire la responsabilità dei contabili per la certificazione dei conti in base alle informazioni finanziarie loro fornite dagli ordinatori. A tale scopo, si deve conferire al contabile il diritto di verificare le informazioni che ha ricevuto dall'ordinatore delegato e, se del caso, di formulare riserve al riguardo.

(13)

Poiché le agenzie sono ordinatori delegati della Commissione, le questioni di controllo interno riguardante l'esecuzione degli stanziamenti di funzionamento da parte dei loro direttori fanno parte delle relazioni da redigere a norma dell'articolo 86, paragrafi 3 e 4 del regolamento finanziario generale. Per razionalizzare i dispositivi inerenti alle relazioni e per evitare la dispersione dei flussi d'informazione, la relazione del revisore contabile interno riguardante gli stanziamenti amministrativi delle agenzie esecutive deve divenire parte della relazione che il revisore contabile interno deve redigere a norma dell'articolo 86, paragrafo 3 del regolamento finanziario generale. Per la stessa ragione, la Commissione dovrebbe comprendere le relazioni elaborate dalle agenzie conformemente all'articolo 49, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1653/2004 nella sua relazione ai sensi dell'articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario generale che inoltra all'autorità di discarico.

(14)

Si devono precisare le condizioni alle quali le agenzie devono avvalersi dei servizi e uffici della Commissione, degli uffici europei interistituzionali e del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, relativo all'istituzione di un Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea (6). È necessario prevedere una procedura specifica per la selezione di esperti, equivalente a quella stabilita nel regolamento finanziario generale.

(15)

Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari delle Comunità e dato che le agenzie non possono esercitare determinate prerogative di competenza esclusiva delle istituzioni comunitarie, esse dovrebbero essere invitate a inserire specifiche clausole contrattuali nei loro contratti e nelle loro convenzioni di sovvenzione concluse con terzi, che permettano loro di esercitare determinati diritti, tra cui la sospensione e la cessazione dei contratti e delle procedure di gara e l'istituzione di un periodo di limitazione.

(16)

Ai fini di una maggiore trasparenza nei confronti dell'autorità di bilancio, sarebbe opportuno introdurre una procedura d'informazione per i progetti che hanno un impatto significativo sul bilancio amministrativo dell'agenzia.

(17)

L'articolo 14, paragrafo 3 del regolamento (CE) n. 58/2003 stabilisce che il discarico viene concesso entro il 29 aprile dell'anno N+2 e afferma esplicitamente che il discarico sarà accordato insieme a quello concernente l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea. A seguito della revisione del regolamento finanziario generale, che prevede il disscarico per l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea entro il 15 maggio dell'anno N+2, il contenuto dell'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 58/2003 è diventato incoerente. La data del discarico per il bilancio di gestione delle agenzie dovrebbe dunque essere armonizzata con quella per il bilancio generale.

(18)

Occorre modificare di conseguenza il regolamento (CE) n. 1653/2004,

(1)

L'articolo 3 è sostituito dal seguente:

«Articolo 3

Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l'esecuzione del bilancio rispettano i principi dell'unità, della verità del bilancio, dell'annualità, del pareggio, dell'unità di conto, dell'universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che presuppone un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.»;

(2)

All’articolo 9, quarto comma, è aggiunta la seguente frase:

«Entro il 1o giugno dell'anno N+1, l'agenzia informa la Commissione dell'esecuzione delle entrate con destinazione specifica riportate.»;

(3)

All'articolo 10, il secondo comma è sostituito dal seguente:

«Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal comitato di direzione che figurano alla corrispondente linea di bilancio per l'esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell'ultimo bilancio regolarmente adottato.»;

(4)

All'articolo 18, il primo comma è sostituito dal seguente:

«Il direttore decide gli storni di stanziamenti all'interno del bilancio di funzionamento. Egli informa preliminarmente il comitato di direzione, che può opporsi agli storni in questione. Se il comitato di direzione approva gli storni, oppure in mancanza di una sua reazione entro tre settimane successive alla data alla quale il comitato di direzione ne è stato informato, il direttore può procedere agli storni previsti.»;

(5)

Nel titolo II, capitolo 7, è inserito il seguente articolo 19 bis:

«Articolo 19 bis

1.   L'esecuzione del bilancio è soggetta a un controllo interno efficace ed efficiente.

2.   Ai fini dell'esecuzione del bilancio, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:

(6)

L'articolo 20 è modificato come segue.

(7)

L'articolo 21 è sostituito dal seguente:

«Articolo 21

Entro il 5 marzo di ogni anno, l'agenzia trasmette alla Commissione lo stato di previsione delle entrate e delle spese per l'anno N+1, stabilito dal direttore e adottato dal comitato di direzione, nonché gli orientamenti generali che lo giustificano e un progetto di programma di lavoro.

Lo stato di previsione delle spese e delle entrate dell'agenzia comprende:

I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che comporterebbe un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell'agenzia rispetto al suo bilancio per l'anno N.»;

(8)

L'articolo 22 è modificato come segue.

(9)

Al punto 1 dell'articolo 23, la lettera b) è sostituita da quanto segue:

(10)

All'articolo 24, paragrafo 1, secondo comma, i termini «sotto il grado A3» sono sostituiti dai termini «sotto il grado AD13»;

(11)

All'articolo 25, è aggiunto il seguente comma:

«A prescindere dalle responsabilità dell'ordinatore in merito alla prevenzione e rilevazione delle frodi e irregolarità, l'agenzia partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode.»;

(12)

All'articolo 27, il primo comma è sostituito dal seguente:

«È fatto divieto agli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e ad ogni altra persona partecipante all'esecuzione del bilancio, alla gestione, alla revisione contabile o al controllo, di adottare un'azione da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli delle Comunità. Qualora ciò si verificasse, l'agente interessato è tenuto ad astenersi da tali azioni e ad informarne il suo superiore. Il direttore deve informarne il comitato di direzione.»;

(13)

Gli articoli 29 e 30 sono sostituiti dal testo seguente:

«Articolo 29

1.   L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio. Ove possibile, i dati a carattere personale contenuti nei documenti giustificativi vengono cancellati quando non sono necessari per il discarico del bilancio, per il controllo e per l'audit. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico, si applicano le disposizioni dell'articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

2.   L'ordinatore delegato pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dalla Commissione per i suoi servizi e tenendo conto dei rischi specifici inerenti alle caratteristiche della gestione ed alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure interni di gestione e di controllo adeguati all'esecuzione dei suoi compiti, comprese eventuali verifiche ex post.

L'ordinatore può, in funzione in particolare della natura e dell'ampiezza delle sue funzioni, organizzare, all'interno dei suoi servizi, una funzione di know-how e di consulenza incaricata di assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.

Prima che un'operazione sia autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione.

Ai fini della verifica a priori, l'ordinatore responsabile può considerare come un'unica operazione una serie di singole operazioni analoghe relative a una spesa di gestione corrente per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche. In tal caso, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l'ordinatore responsabile procede a un'adeguata verifica a posteriori.

L’avvio e la verifica ex ante ed ex post di un’operazione sono funzioni separate.

3.   Conformemente all'articolo 9, paragrafo 7 del regolamento (CE) n. 58/2003, l'ordinatore riferirà, entro il 15 marzo di ogni anno, al comitato di direzione sull'esercizio delle sue funzioni sotto forma di rapporto annuale d'attività insieme alle informazioni finanziarie e in materia di gestione che confermano che le informazioni contenute nella relazione forniscono un'immagine fedele e corretta, salvo se diversamente specificato nelle eventuali riserve collegate a determinati settori di entrate e spese.

Articolo 30

1.   Il comitato di direzione nomina un contabile, che è un funzionario distaccato o un agente temporaneo assunto direttamente dall'agenzia e che è incaricato di quanto segue:

2.   Prima che il comitato di direzione approvi i conti, il contabile li firma, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'agenzia.

A tale scopo, il contabile si accerta che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme, dei metodi e dei sistemi contabili stabiliti e che siano state iscritte nei conti tutte le entrate e le spese.

L'ordinatore trasmette al contabile tutte le informazioni necessarie per l'esercizio delle sue funzioni.

L'ordinatore resta pienamente responsabile dell'utilizzo corretto dei fondi da lui gestiti, nonché della legalità e regolarità delle spese sotto il suo controllo.

Il contabile ha il diritto di verificare le informazioni ricevute e di procedere ad ogni altra verifica che ritenga necessaria per firmare i conti.

Il contabile esprime riserve, se necessario, illustrando nei dettagli la natura e la portata di tali riserve.

Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'agenzia e dell'esecuzione del bilancio.

3.   Fatte salve le deroghe previste dal presente regolamento, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. Egli è responsabile della custodia dei medesimi.»;

(14)

Al titolo IV, capitolo 2, è inserito il seguente articolo 30 bis:

«Articolo 30 bis

Nell'esercizio delle sue funzioni, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni ai suoi subordinati, che sono agenti temporanei.»;

(15)

L'articolo 34 è modificato come segue.

(16)

All’articolo 35, paragrafo 1, è aggiunto il seguente paragrafo:

«Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell'istanza nella sua relazione annuale d'attività e indica le misure di controllo adottate.»;

(17)

All'articolo 38, il terzo comma è sostituito dal seguente:

«I contratti stipulati dall'agenzia con gli operatori economici prevedono che qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi, conformemente al regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione (8). Le condizioni alla quali gli interessi di mora sono dovuti all'agenzia, compreso il tasso degli interessi, saranno esplicitamente indicate nei contratti e nelle convenzioni di sovvenzione.

(18)

All'articolo 40, il primo comma sostituito dal seguente:

«Quando l'ordinatore competente intende rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e di proporzionalità. Egli riferisce al comitato di direzione l'intenzione di rinunciare ad un credito accertato. Tale rinuncia deve esprimersi in una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti d'importo inferiore a 5 000 euro. La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali essa è fondata.»;

(19)

L'articolo 42 è sostituito dal seguente:

«Articolo 42

Il contabile, di concerto con l'ordinatore competente, può concedere termini supplementari per il pagamento, solo dietro richiesta scritta debitamente motivata del debitore e a condizione che il debitore s'impegni al pagamento di interessi per tutta la durata del periodo del termine concesso a decorrere dalla data di scadenza indicata nella nota di addebito, e costituisca, allo scopo di tutelare i diritti dell'agenzia, una garanzia finanziaria a copertura del debito sia del capitale che degli interessi.»

(20)

Al titolo IV, capo 4, sono inseriti i seguenti articoli 42 bis e 42 ter:

«Articolo 42 bis

Il contabile compila l'elenco degli importi da recuperare, raggruppando i crediti dell'agenzia in funzione della data di emissione dell'ordine di recupero. Egli indica anche le decisioni di rinuncia totale o parziale al recupero di crediti accertati. L'elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'agenzia. L'agenzia compila l'elenco dei suoi crediti indicando il nome dei debitori e l'importo dei debiti, nel caso che al debitore sia stato ingiunto di pagare per decisione di un tribunale, con sentenza passata in giudicato, e che nessun pagamento di rilievo sia stato effettuato nell'anno successivo alla decisione del tribunale. L'elenco viene pubblicato, tenendo conto della normativa in materia di protezione dei dati.

Articolo 42 ter

Ai crediti dell'agenzia nei confronti di terzi ed ai crediti di terzi nei confronti dell'agenzia si applica un termine di prescrizione di cinque anni. Il periodo di limitazione sarà stabilito nei contratti stipulati dall'agenzia.»;

(21)

All'articolo 47, dopo il primo comma è inserito il seguente comma:

«Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati o beni forniti, e fatta salva l'analisi dei rischi, l'ordinatore può ordinare l'applicazione del cosiddetto sistema di incasso automatico.»

(22)

L'articolo 49 modificato come segue.

(23)

L'articolo 50 è sostituito dal seguente:

«Articolo 50

1.   Per quanto riguarda le procedure di aggiudicazione di appalti pubblici, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, nel rispetto dei paragrafi da 3 a 5 del presente articolo.

2.   Le agenzie possono chiedere di essere associate, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, nell'aggiudicazione di appalti della Commissione o degli appalti interistituzionali.

3.   Quando la Commissione, gli uffici interistituzionali o il Centro di traduzione sono in grado di fornire merci, prestare servizi o effettuare lavori, le agenzie esecutive si rivolgono in via prioritaria a tali organismi. Lo stesso vale quando questi organismi sono in grado di provvedere in tal senso tramite contratti con operatori economici e di prestare servizi supplementari di portata maggiore rispetto a quelli di un semplice intermediario o consulente. L'agenzia conclude accordi con tali organismi.

4.   Ai fini dell'applicazione dell'articolo 101 del regolamento finanziario generale, il bando di gara stabilisce che fino al momento della firma del contratto, l'agenzia può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell'appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo.

5.   Ai fini dell'applicazione dell'articolo 103 del regolamento finanziario generale, i bandi di gara lanciati dall'agenzia prevedono che essa possa sospendere la procedura e prendere le misure del caso, tra cui l'annullamento della procedura alle condizioni stabilite in detto articolo.

Ai fini dell'applicazione dell'articolo 103 del regolamento finanziario generale, i contratti conclusi dall'agenzia con gli operatori economici stabiliscono che essa possa adottare le misure specificate in detto articolo alle condizioni ivi previste»;

(24)

Sono inseriti i seguenti Titoli V bis e V ter:

«TITOLO V BIS

PROGETTI CON INCIDENZE SIGNIFICATIVE SUL BILANCIO

Articolo 50 bis

Il comitato di direzione comunica quanto prima all'autorità di bilancio la sua intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative sul finanziamento del suo bilancio amministrativo, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali l'affitto o l'acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.

Qualora uno dei rami dell’autorità di bilancio comunichi intenda formulare un parere, notifica all'agenzia in questione, entro due settimane dal ricevimento dell'informazione relativa al progetto, che intende formulare detto parere. In assenza di risposta, l'agenzia può procedere con l'operazione prevista.

Questo parere è trasmesso all'agenzia interessata ed alla Commissione entro due settimane della notifica di cui al secondo paragrafo.

TITOLO V TER

ESPERTI

Articolo 50 ter

L'articolo 265 bis del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 si applica, mutatis mutandis, per la selezione di esperti. Tali esperti sono remunerati in base a un importo fisso, perché coadiuvino l'agenzia, in particolare valutando proposte e domande di sovvenzione od offerte per gare d'appalto, e perché prestino assistenza tecnica nel seguito da dare ai progetti e nella loro valutazione finale. L'agenzia può avvalersi anche degli elenchi di esperti compilati dalla Commissione.»;

(25)

L'articolo 51 è sostituito dal seguente:

«Articolo 51

I conti dell'agenzia comprendono i rendiconti finanziari e le relazioni sull'esecuzione del bilancio. Essi sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio. Tale relazione fornisce informazioni, fra l'altro, sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.»

(26)

L'articolo 57 è modificato come segue.

(27)

All'articolo 66, il primo comma è sostituito dal seguente:

«Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, che delibera a maggioranza qualificata, dà atto al direttore, entro il 15 maggio dell'anno N+2, dell'esecuzione del bilancio dell'esercizio N. Il direttore informa il comitato di direzione delle osservazioni del Parlamento europeo contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico.»;

(28)

L'articolo 68 è soppresso.